MS Access: Veritabanı Nedir? Access'in Excel'den Farkı. Microsoft Excel'in Microsoft Access'ten farkı nedir?

Access ve Excel arasında karar vermekte zorluk mu yaşıyorsunuz? Şaşırtıcı değil. İlk bakışta, bu programlar birbirine benzer. Sonuçta, veri depolamak için kullanılırlar ve bir hücre ızgarasına veri girebilirsiniz. Nasıl yapılır doğru seçim? Bir yol, birkaç cevap vermektir basit sorular verilerin nasıl düzenlenmesi gerektiği ve saklanması ve işlenmesi gereken veri miktarı gibi ilgili sorular.

Bu soruları yanıtlamak, daha kısa sürede daha fazlasını başarmanıza yardımcı olabilir, bu yüzden denemeye değer.

Büyük soru şudur: Verilerinizi nasıl düzenlersiniz?

Access ve Excel arasında seçim yapmakta sorun yaşıyorsanız, şu yanıtı deneyin: önemli soru: Veriler ilişkisel bir yapı olarak mı yoksa düz bir yapı olarak mı düzenlenmelidir? Bunlar oldukça zekice terimler, ancak onlardan korkmamalısınız. Yapı tipini seçmek o kadar da zor değil. Aşağıdaki bölümlerde, bu tür veri yapılarının her biri açıklanacak ve aralarında seçim yapmak için kılavuzlar sağlanacaktır.

Şimdilik Access'in ilişkisel verilerle çalışmak üzere tasarlandığını ve Excel daha iyi düz bir yapıda verilerle çalışmak için uygundur.

"İlişkisel", birden çok tabloda depolanan verileri ifade eder.

İlişkisel yapılarda veriler birbiriyle ilişkili parçalara ayrılır. ilişkisel yapı veriler mantıksal olarak her biri ayrı bir tabloya yerleştirilmiş parçalara bölünür. Bu zor değildir.Örneğin, bir satış veritabanında, müşteri bilgileri - adlar, adresler ve diğer önemli veriler - genellikle bir tabloda saklanır ve bu müşterilerin ne satın aldıkları başka bir tabloda kullanılır.

İlişkisel yapıların faydaları

İlişkisel bir veri yapısının çeşitli avantajları vardır.

• Geçen hafta en çok (veya en az) ürünü kimin satın aldığı gibi önemli işle ilgili soruları yanıtlamanıza yardımcı olabilir. Yukarıdaki resim bunun nasıl yapılabileceğini göstermektedir.
• Ayrıca, ayrı tabloların kullanılması verilerle çalışmayı kolaylaştırır, çünkü her tablo verilerin yalnızca bir kısmını depolar.
• Son olarak, ilişkisel yapı, kullanıcıların yanlış tabloya veri girmesini engelleyebileceğiniz için veri kesinliği desteği sağlar.

Düz bir yapıda tüm veriler bir arada saklanır

Normal (düz) veriler tek bir tabloda bulunur.İlişkisel bir veri yapısının aksine, düz bir yapı, diğer verilerle ilgili olmayan basit bir listedir. Örneğin, birinin arkadaş ve aile listesi gibi bir bakkal listesi düz bir dosyadır. Düz bir veri yapısı oluşturmak kolaydır. Böyle bir yapının bakımı da kolaydır, ancak çok fazla veri olmadığı sürece.

Birlikte çalışmak basit listeler mükemmel uyuyor Excel uygulaması... Bu program aslında düz dosyalar oluşturmak ve sürdürmek için tasarlanmıştır.İlişkisel yapıdaki her tablonun aynı zamanda düz bir dosya olduğu belirtilebilir. Örneğin, tipik bir satış veritabanında, bir tablo bir müşteri listesi, diğeri ise bir sipariş listesi içerir.

Yapı türleri arasındaki tek önemli fark, düz bir yapı kullanırken, bir listedeki verileri başka bir listedeki verilerle ilişkilendirmenize gerek olmamasıdır. Her liste kendi başına yararlıdır.

Bağlamak ya da bağlamamak?

Eylemler ve yinelenen veriler için ilişkisel bir yapı gereklidir.

Müşteri Kirilov Anton ...

Ve 10 Temmuz'da bir sipariş daha. Bir müşteri - birçok işlem. Bu tür tekrarlar ilişkisel bir yapı gerektirir.

Daha fazla soru, daha fazla netlik

Programların her birini kullanma nedenleri.

Veri yapısı türü olmasına rağmen büyük önem, Access ve Excel arasında seçim yapmanın tek nedeni bu değildir. Doğru seçimi yapmak için birkaç ek soruyu düşünmek mantıklıdır.

• İlk olarak, verileri depolamanız ve yönetmeniz mi yoksa verileri analiz etmeniz mi gerekiyor? Asıl göreviniz veri depolama ise, Access'i kullanmalısınız ve analiz için Excel'e ihtiyacınız olacak.
• İkincisi, veri miktarı büyük mü? Örneğin, Excel elektronik tabloöyle bir boyuta ulaştı ki onunla çalışmak zorlaştı mı? Öyleyse, düz verilerle çalışırken bile Access istediğiniz bilgiyi bulmanızı kolaylaştıracaktır.
• Veriler çoğunlukla metinsel mi yoksa sayısal mı? Access, tek bir veritabanında iki gigabayta kadar büyük miktarda metin depolayabilirken, Excel sayıları depolamak ve karmaşık hesaplamalar yapmak için tasarlanmıştır.

Erişim daha fazla kolay erişim verilere

Access uygulamasını kullanmak için birkaç neden daha aşağıda listelenmiştir.

• Kullanıcıların veri girmesini kolaylaştırma ihtiyacı. Örneğin, bazı kullanıcılar bir hücre ızgarasına veri girmeyi zor buluyor. Access, verileri doğru şekilde girmeyi kolaylaştıran veri giriş formları oluşturarak bu sorunu çözebilir.
• Kullanıcılar için rapor ihtiyacı. Access'te, kullanıcıların istedikleri zaman çalıştırabilecekleri raporlar oluşturabilirsiniz.
• Ayrıca, birden çok kullanıcının verileriyle aynı anda çalışma olanağı sağlamanız gerektiğinde Access'i seçmek daha iyidir. Access bir kaydı yalnızca bir kullanıcı değiştirdiğinde kilitler, böylece birden çok kullanıcı aynı anda aynı verilerle çalışabilir. sağlayabilirsiniz genel erişim birden çok kullanıcıyı bir Excel çalışma kitabına aktarabilir, ancak kullanıcıların Excel'deki verileri farklı zamanlarda değiştirmesi daha iyidir.
• Farklı veri kaynaklarına bağlanmanız ve bu kaynaklardaki verileri doğrudan değiştirmeniz gerekiyorsa, Uygulamaya erişin... Excel'de dış verileri görüntüleyebilirsiniz, ancak değiştiremezsiniz.

Verileri analiz etmek ve sayılarla çalışmak için Excel'i seçmelisiniz

Sayılarla çalışırken Excel vazgeçilmezdir. Onun yardımıyla inşa edebilirsiniz karmaşık modeller"what-if" ve Access'te mümkün olmayan maliyet-fayda analizi gerçekleştirin.

Raporların varsayılan kullanımı özet tablolar? Satırları ve sütunları değiştirebileceğiniz ve çeşitli özet verileri görüntüleyebileceğiniz etkileşimli tablolardır. V Excel daha kolay Raporların yanı sıra pivot tablo raporlarıyla çalışın özet grafikler- bu tablolara dayalı diyagramlar.

Verilerinizin grafikler veya çubuk grafikler kullanarak görsel bir temsiline ihtiyacınız varsa, Excel en iyi seçimdir.

Son olarak, herkesin Erişimi yoktur ve herkes onu nasıl kullanacağını bilmiyor. Çalışanlarınız Excel'i tercih edebilir.

İlişkisel ve düz veri yapıları arasında seçim yapma

• Çok fazla veri var mı? Düz veriler olsa bile Access, kullanımı ve yönetimi çok daha kolay hale getirebilir.
• Veriler çoğunlukla metin mi yoksa sayılar mı? Access, büyük miktarda metin depolayabilir ve bu tür verilerle çalışmayı çok daha kolay hale getirir. Excel'de sayısal verileri düz bir yapıda depolamak ve kullanmak daha uygundur.

Programların her birini kullanmak için iyi nedenler

Erişim avantajları	Excel'in faydaları
Veri girişi.	Numaraları saklamak.
Kullanıcıların istedikleri zaman çalıştırabileceği raporlar.	PivotTable raporları, farklı pivot verilerini görüntülemek için satırları ve sütunları değiştirebileceğiniz etkileşimli tablo raporlarıdır.
Bağlanmak dış tabanlar veriler ve bunlardaki verileri değiştirme.	diyagramlar, koşullu biçimlendirme, renkli histogramlar ve diğer yollar Görsel sunum veri.
Aynı verilerle birden fazla kullanıcının aynı anda çalışma imkanı.	Geniş kullanım. Çoğu kişi Access'i değil Excel'i kullanır.

Tabloların oluşturulması.

Amaç ve Kapsam.

EXCEL'de tabloların oluşturulması.

algoritmik diller(örneğin, BASIC, Pascal, C) evrenseldir ve oldukça geniş bir problem yelpazesini çözmeye izin verir.

Şu anda çeşitli paketler geliştiriliyor Uygulama programları(RFP), daha dar bir dizi sorunu çözmek için tasarlanmıştır, ancak algoritmik dillere kıyasla daha kullanışlı ve verimlidir.

Çeşitli RFP'ler arasında, sözde elektronik tablolar veya masa işlemcileri... En popüler ET programları Lotus 1-2-3'ü içerir. pencereler için, dörtlü için profesyonel Novell'den Windows ve Microsoft Excel.

Excel paketinin ana uygulaması hesaplamalar yapmaktır. Excel, bilgisayar ekranını, planlama, muhasebe ve istatistik sorunları, ekonomik yapı vb. listeler ve diğer görevleri çözmenize olanak tanıyan güçlü bir elektronik tabloya dönüştürür.

Excel paketi sağlar aşağıdaki olasılıklar:

¨ elektronik tabloyu sizin için uygun bir görünüme dönüştürün;

¨ her türlü tablo hesaplamasını gerçekleştirin;

¨ elektronik tabloları birleştirmek;

¨ büyük sayılarla hızlı hesaplamalar yapın;

¨ hesaplamaların yürütülmesine müdahale etmeden başlıklar oluşturun ve metin girin;

¨ profesyonelce tasarlanmış raporlar yazdırın;

¨ raporlama (tablo) bilgilerini diğer belgelere ekleyin;

¨ diyagramlar, haritalar, grafik nesneler oluşturun.

EXCEL'deki her tablonun bir adı vardır. 1 kitap(2, 3 ...) ve üç Yaprak... Bu tablonun sütun adları (A, B, C, D...) yatay olarak, satır numaralandırması ise dikey olarak görülmektedir.

EXCEL'de (veritabanında olduğu gibi), sütunları seçip üzerine tıklayarak silebilir, kopyalayabilir, yapıştırabilirsiniz. sağ tık fare, ardından içerik menüsünden seçin veya Silmek , veya Sokmak , veya kopyala (ihtiyacımız olan eylemlere bağlı olarak). Aynı anda birden çok hücreden veri kopyalamak, taşımak veya silmek için önce bu hücreleri seçmelisiniz. Ardından seçilen eylemleri üzerlerinde gerçekleştirebilirsiniz.

Hücre seçim yöntemleri:

¨ farenin sol tuşu tıklanarak herhangi bir hücre seçilir;

¨ bitişik hücreler (aralık) sol tıklama ile seçilir üst hücre seçilen grupta ve fare işaretçisini sağ alt hücreye doğru sürükleyerek;

¨ bitişik olmayan hücreleri seçmek için Ctrl tuşu ve basılı tutarak seçili tüm hücreleri tıklayın;

¨ bir satırın tamamını veya bir hücre sütununun tamamını seçmek için, seçili satır veya sütunun başlığına tıklayın;

¨ bitişik satırların veya sütunların seçimi, fare işaretçisini başlıkların üzerine sürükleyerek gerçekleştirilir;

¨ bitişik olmayan satırları veya sütunları seçmek için Ctrl ve seçili sütunların veya satırların her bir başlığını tıklayın.

Hücreler otomatik olarak ayarlanır sayısal ve Metin kayıtlar (sayısal bir kayıt Sağ Taraf, ve metinle - solda).

Satır ve sütun ekleme sırası:

1. Bir satır veya bir sütun eklemek için, soluna sütun eklemek istediğiniz hücreyi veya üstüne satır eklemek istediğimiz hücreyi seçin.

Birden çok satır veya sütun eklemek için eklemek istediğiniz kadar sütun veya satır seçin. Sütun eklemek için farenizi sayfanın üst kısmındaki sütun harflerinin üzerine sürükleyin. Çizgi eklemek için farenizi satır numaralarının üzerine sürükleyin. Örneğin, iki satır veya iki sütun eklemek için iki harfli sütun veya iki satır numarası seçin.

2. Menüyü açın Sokmak .

3. Komutu seçin Hat veya komut Kolon .

Excel, satırlar veya sütunlar ekler ve bitişik satırları aşağı ve bitişik sütunları sağa kaydırır.

Bir satırı veya sütunu silmek için:

1. Silmek istediğiniz satır numarasına veya sütun harfine tıklayın. Satır numaralarını veya sütun harflerini sürükleyerek birden fazla satır veya sütun seçebilirsiniz.

2. Menüyü açın Düzenlemek.

3. Komutu seçin Silmek .

Excel, satırları ve sütunları silecek ve kalan satırları ve sütunları sırayla yeniden adlandıracaktır. Formüllerdeki tüm hücre referansları ve formüllerdeki isimler buna göre değiştirilecektir.

Sütun ve satır başlıklarını sabitlemek için şunu yürütün: aşağıdaki eylemler:

1. Satır başlığının sağındaki ve/veya dondurmak istediğiniz sütun başlığının altındaki hücreye tıklayın. Hücre vurgulanacaktır.

2. Menüyü açın pencere ve komutu seçin Alanları düzeltmek için .

İmleci belgenin üzerine getirerek satır ve/veya sütun başlıklarının yerinde kaldığından emin olun. Bu size, sabitlenmiş verilerin neyi temsil ettiğini gözden kaçırmadan çalışma sayfasının diğer bölümlerindeki verileri görüntüleme yeteneği verir.

Sabitlemeyi kaldırmak için menüyü tekrar açın pencere ve komutu seçin Bölgelerin sabitlemesini kaldır.

ACCESS ve EXCEL arasındaki bağlantı, tabloları veritabanından EXCEL'e aktarabilmeniz (veya kopyalayabilmeniz) şeklindedir. Bu çok gereklidir, çünkü veritabanında toplamları ve diğer işlevleri hesaplayamayacağız (EXCEL'de yeni bir elektronik tablo oluşturmamız gerekecek ve bu fazladan bir zaman harcanıyor).

Taşınmak için tablo 1 DB'den 1 kitap, şunları yapın: sağ tıklayın tablo 1, bağlam menüsünde kopyala , temiz aç Çarşaf kitabımızın ve ayrıca içerik menüsünden Sokmak .

Bundan sonra bizim tablo 1 sayfamızın hücrelerine. Tabii ki, bu tablo çirkin görünecek (hücrelerin ölçeğine göre değil), bu yüzden yukarıdaki şekillerde düzenlememiz gerekecek (bkz. 4).

Bölüm 6. Uygulanan bir paketten tablo aktarma yöntemleri Erişim programları Excel uygulama paketine.

İş sürecinde, verileri Access'ten Excel'e aktarmak genellikle gereklidir. 2 aktarım yöntemi vardır:

İlk yöntem:

1. Açılış doğru taban veri - "Ömür sayfası".

2. "Tablolar" sekmesini seçin ve istenilen tablo- "Doğal levha".

3. Sırayla seçin: Servis → Ofis Bağlantıları → MS Excel'de Analiz.

4. Bundan sonra bilgisayar otomatik olarak Excel'i başlatır ve tabloyu ekler.

İkinci yöntem:

1. Gerekli veritabanını açın - "Sayfa".

2. "Doğal sayfa" tablosunu seçin.

3. Masayı açın.

4. Panoya kopyalayın.

5. Excel'i açın.

6. İçine yerleştirin yeni yaprak panodan içerdiği tablodan.

Sonuç olarak, bitmiş tabloyu yeni bir Excel çalışma sayfası

Bölüm 7. Excel'de CL düzenleme sırası.

Access uygulama paketinden Excel uygulama paketine taşınan bir elektronik tablonun düzenlenmesi gerekiyor.

Eksik satırları eklemek için, önüne başka bir satır eklemek istediğim satırı seçip satıra sağ tıklıyorum. Hücre Ekle'yi seçiyorum. Bu şekilde "Natural Sheet" başlığını oluşturacak satırları ekledim.

Tablo sütun başlıklarında metnin ortada olması için hücreyi seçtim ve Hücreleri Biçimlendir iletişim kutusunda Hizalama sekmesini tıkladım. Biçimlendirme tablosundan Merkez Hizalama'yı seçtim.

Ayrıca başlıklardaki metnin hücreye tam olarak sığması için Word Wrap'ı seçtim.

Metni sütun başlıklarına ve içindeki verileri yerleştirmek için "Hücreleri Birleştir" i seçtim. Bu, verilere uyacak birkaç hücreden birini yapmanızı sağlar.

Bir hücrenin içeriğini değiştirmek için içeriğini değiştirmek istediğim hücreye çift tıklıyorum. Verileri değiştirip "Enter" tuşuna basıyorum. Değişikliklerimi atmak için Esc tuşuna basıyorum.

Access'ten aktarılan verilerin bir tablo gibi görünmesi için sınırlar tanımlamanız gerekir. Bunu yapmak için, sınırları ayarlamak istediğim alanı seçiyorum ve "Biçim" → "Hücreler ..." menüsünden "Kenarlık" sekmesini seçiyorum. Orada dış ve iç sınırların rengini ve kalınlığını seçiyorum.

Bir hücrenin içeriğini düzenlemek için üzerine tıkladım ve gerekli metni yazdım. değişiklik yap mevcut metin Değiştirilmesi gereken kısmını tıklayıp vurgulayarak yapabilirim.

Bir hücreden verileri hızlı bir şekilde silmek için imleci hücrenin üzerine getirdim, sağ tıklayın ve "İçeriği Temizle" seçeneğini seçin. Bu teknik, aynı hücre boyutunu terk ederken verileri siler.

7.1 Excel'de Çalışma Sayfasının işlenmesi için görevin durumu:

Kompozisyondaki dolgu sayısını hesaplamak için sayının sayılacağı hücreyi seçiyorum. Daha sonra araç çubuğundaki butona tıklıyorum. Bundan sonra, "İşlev Sihirbazı - Adım 1 / 2" penceresi görünür. Bu pencerede - SAYI → Tamam işlevini seçiyorum. "Tamam" düğmesine bastıktan sonra, "İşlev argümanları" penceresi görünür. "Değer 1" satırında, sütuna karşılık gelen tüm hücreleri giriyorum.

Sonra "Tamam" ı tıklıyorum ve vurguladığım hücrede kompozisyondaki mühürlerin sayısı görünüyor.

Excel sayfasının mühür sayısını hesapladığım formülü göstermesi için, "Araçlar" → "Seçenekler" → "Formüller" menüsünü açıyorum, bunun sonucunda formül hücrede görünecek. mühür sayısı: “= COUNT (J4: J23) "

2. Büyük boyutlu kargonun toplam kütlesini belirleyin.

Büyük boyutlu bir kargonun toplam kütlesini hesaplamak için önce sonucu almam gereken hücreyi seçiyorum. Daha sonra araç çubuğundaki butona tıklıyorum. Bundan sonra, "İşlev Sihirbazı - Adım 1 / 2" penceresi görünür. Bu pencerede - SUM → OK işlevini seçiyorum.

"Tamam" düğmesine bastıktan sonra, "İşlev argümanları" penceresi görünür. "1 Numara" satırında, sütuna karşılık gelen tüm hücreleri giriyorum.

Ve "Tamam" a tıklıyorum, bundan sonra yükün ağırlığını hesapladım.

Excel sayfasının büyük boy kargonun toplam ağırlığını hesapladığım formülü göstermesi için, "Araçlar" → "Seçenekler" → "Formüller" menüsünü açıyorum, bunun sonucunda bir hücrede maksimum değer formül görünecektir: "= SUM (D4: D23)"

3. Koşullu vagon uzunluğu için bir sütun ekleyin ve koşullu tren uzunluğunu bulun.

Koşullu araba uzunluğu için bir sütun ekledikten ve doldurduktan sonra, önce sonucu almam gereken hücreyi seçiyorum. Daha sonra araç çubuğundaki butona tıklıyorum. Bundan sonra, "İşlev Sihirbazı - Adım 1 / 2" penceresi görünür. Bu pencerede fonksiyon kategorisini seçiyorum - İstatistiksel → SUM → Tamam. "Tamam" düğmesine bastıktan sonra, "İşlev argümanları" penceresi görünür. "1 Numara" satırında, sütuna karşılık gelen tüm hücreleri giriyorum. Ardından "Tamam"a tıklıyorum ve vurguladığım hücrede koşullu tren uzunluğu beliriyor.

4. Trenin brüt kütlesini belirleyin

Bir trenin brüt kütlesini bulmak için önce sonucu almam gereken hücreyi seçerim. Daha sonra araç çubuğundaki butona tıklıyorum. Bundan sonra, "İşlev Sihirbazı - Adım 1 / 2" penceresi görünür. Bu pencerede - SUM → OK işlevini seçiyorum. "Tamam" düğmesine bastıktan sonra, "İşlev argümanları" penceresi görünür. "1 Numara" satırında, yükün ağırlığı sütununa karşılık gelen tüm hücreleri giriyorum. Ve "2 Numara" satırında, arabanın Tara sütununa karşılık gelen hücreleri giriyorum.

Sonra "Tamam"a tıklıyorum ve vurguladığım hücrede trenin brüt kütlesi beliriyor.

Excel sayfasının hesapladığım formülü göstermesi için Ağırlık sınırı yükle, "Servis" → "Seçenekler" → "Formüller" menüsünü açıyorum, bunun sonucunda Brüt ağırlıklı hücrede formül görünecek: "= SUM (N4: N23; O4: O23)"

Çıktı:

Devam etmekte dönem ödevi ACCESS'te tablolar (Veritabanı) ve EXCEL'de elektronik tablolar oluşturmayı öğrendim.

ACCESS'te raporların ve sorguların nasıl oluşturulacağını öğrendim farklı şekiller... Hangi türlerin daha iyi ve daha kullanışlı olduğunu ve hangilerinin olmadığını fark ettim. Tablolardaki Alanları kopyalamayı, silmeyi, yapıştırmayı, yeniden adlandırmayı öğrendim.

EXCEL'de tablo oluşturmanın yanı sıra tablolarda çeşitli toplamları ve fonksiyonları hesaplamayı, hücreleri düzenleme ve biçimlendirmede farklı incelikleri öğrendim. Çeşitli işlemleri olabildiğince kolay gerçekleştirmeyi öğrendim. ACCESS'te olduğu gibi, Sütunları ve Satırları kopyalamayı, silmeyi, eklemeyi öğrendim.

ACCESS ve EXCEL arasındaki bağlantıyı öğrendim: Tabloları bir veritabanından bir Kitaba nasıl aktaracağımı öğrendim. Ve ayrıca tüm bu işleri baskı için çıkarmak.

Kullanılmış literatür listesi.

1. Yu. A. Kosoriga "Metodik talimatlar".

2. VA Rykov "Metodik talimatlar".

3. Veronika Mikheeva, Irina Kharitonova " Microsoft Erişimi 2003 ", BHV-Petersburg, 2004.

4. Joe Habreiken" Microsoft Office 2003. Hepsi Bir Arada ”.

Bir bakışta basit kullanıcı Erişim DBMS, yetenek ve amaç bakımından elektronik programa benzer. Microsoft tabloları Excel. Ama aslında, bu uygulamalar arasında önemli farklılıklar vardır.

Örneğin: bir Excel tablosuyla çalışırken, bir tablo hücresine herhangi bir bilgi girebilirsiniz, yani çalışma sayfasına bir tablo, resim ve metin yerleştirebilirsiniz. Bir sütuna farklı veriler girilebilir. Access'teki bir tablo, bir tablodan farklıdır Excel temaları içinde kaydın her alanı için bir veri türü tanımlanır, bu nedenle tablonun bir sütununa farklı satırlarda veri girmek imkansızdır farklı şekiller... Access, tablolara veri girmenize ve tablo düzeyinde doğrulama kurallarını ayarlayarak girilen verilerin doğruluğunu kontrol etmenize olanak tanır.

Bu nedenle, veriler nasıl girilirse girilsin (doğrudan tabloya, görüntüleme formu aracılığıyla, veri erişim sayfasında), Access belirtilen kurallara uymayan kayıttaki verileri kaydetmeyecektir. Excel elektronik tabloları, az sayıda satır içerdiklerinde kullanışlıdır. Bu durumun aksine, veritabanı tabloları çok sayıda kayıt içerebilir. uygun yollar bu kümeden çıkarma gerekli bilgi... Gerekli verileri içinde saklarsanız Word belgeleri ve elektronik tablolar, bilgi miktarı arttığında, önemli sayıda dosyada kafanız karışabilir.

Buna karşılık Access, tüm verileri tek bir dosyada saklamanıza ve verilere sayfa sayfa erişmenize olanak tanır. Access'te tablolar arasında bağlantılar oluşturmanın mümkün olduğu da belirtilebilir, bu, verileri kullanmanıza izin verir. farklı tablolar, kullanıcı için bir tablo ile temsil edileceklerse de, elektronik tabloları kullanarak benzer bir şeyi uygulamak zordur.

Access, ayrı tablolar arasında bağlantılar kurarak gereksiz veri tekrarını önler, bilgisayar belleğinden tasarruf sağlar ve bilgi işlemenin doğruluğunu ve hızını artırır. Uygulamaya benzer eylemler yinelenen veriler içeren tablolar birden çok tabloya bölünür. Excel, birkaç kişinin tek bir belgeyle çalışmasına izin verir, ancak bu yetenekler çok sınırlıdır ve buna karşılık Access, elli kullanıcılı bir veritabanı ile eşzamanlı çalışmayı destekleyebilir ve tüm kullanıcıların güncel verilerle çalışması garanti edilir.

Assess, istenmeyen, yetkisiz erişime karşı her kullanıcının veya grubun yalnızca yönetici tarafından kendisine haklar verilen nesneleri görmesine ve değiştirmesine izin veren gelişmiş bir koruma sistemine sahiptir; örneğin, bazı komutların kullanımını yasaklayabilirsiniz. menü, bu tablolarda veya formlarda değişiklik, belirli formları açın Kartigin SA Access 2000. Örnekler ile kullanım kılavuzu. M.: Laboratuvar temel bilgi, 2000. 136 s. Elektronik tablolar, verileri parolayla korumanıza veya verilerin görüntülenmesine izin verebilir, ancak bu araçlar hala çok daha basittir.

Erişim DBMS'si şu durumlarda kullanılır: uygulamalı görev hakkında çeşitli bilgilerin işlenmesini ve depolanmasını gerektirir. Büyük bir sayı nesneler ve çok oyunculu modu etkinleştirir. Bir deponun kayıtlarını tutma görevi örnek teşkil edebilir, Excel tabloları, tablolardan sınırlı miktarda veri depolamak için uygun bir araç olabilir. bol fırsatlar hesaplamalar ve veri analizi yapmak. Genellikle, Excel belgeleri bireysel kullanım için tasarlanmıştır.

Modern uygarlık, büyük miktarlarda çeşitli verilerin sürekli olarak işlenmesine ve depolanmasına çok ihtiyaç duymaktadır. Ayrıca, değişikliklerinin diğer bilgi dizileri üzerindeki etkisini izlemek için sürekli bir ihtiyaç vardır. Tüm bu süreçleri bir veritabanı şeklinde düzenlemek en uygunudur. Kullanışlı araç böyle bir organizasyon için olabilir popüler program DBMS'ye erişin.

DBMS nedir

Çeşitli verileri tablolar şeklinde sunmak ve saklamak gelenekseldir. Çoğu zaman, birkaç tablo, bir şekilde birbiriyle ilişkili bilgiler içerir. Bu tür birbirine bağlı tabloların toplanması bir veri tabanı oluşturur.

Veritabanındaki verilerle tam olarak çalışabilmek için sorguların yürütülmesi de gereklidir. Veri tabanının ilk bilgilerle doldurulmasını kolaylaştırmak için genellikle özel olarak tasarlanmış formlar kullanılır. İşlemi otomatikleştirmek için bazı durumlarda ek olarak makro kullanmak gerekir. agrega ve ek araçlar DBMS adlı bir sistem oluşturur - bir veritabanı yönetim sistemi. Bir örnek Foxpro, Oracle olabilir, Microsoft VTYS Erişim.

DBMS'nin ana işlevleri

Access DBMS aşağıdaki önemli işlevleri yerine getirir:

Uygulama gerekli ve formüller;

Tablolar ve veri kümeleri arasında bağlantılar kurmak;

İstek ekleme yeteneği.

DBMS'nin cephaneliğinde bulunan tüm araç seti, operasyon sırasında iki ana alanın tam hizmetine yöneliktir. bilgi sistemi... Bunlar, yapının tasarım ve modifikasyonunun organizasyonu ve çeşitli gerekli veri manipülasyonlarıdır.

Access DBMS arasındaki temel farklar

Programcılar tarafından veritabanlarıyla çalışmayı otomatikleştirmek için kullanılan pek çok diğerinden, Access DBMS'yi öğrenmesi kolaydır. kadarıyla bu platform Ruslaştırılmış ve ayrıca tüm MS programları için bir standardı vardır. Ofis arayüzü, hatta deneyimsiz kullanıcılar geliştirilmesi sırasında herhangi bir rahatsızlık hissetmeyecektir.

Aynı zamanda, Access tam teşekküllü bir program tüm gerekli niteliklere sahip veri dizilerini yönetme. Oluşturulan sistem sadece ayrı bilgisayar, aynı zamanda geniş bir yerel ağda.

Erişim özellikleri

Bu program oluşturmayı mümkün kılar. orijinal nesnelerörneğin sayısal, metin, grafik, hatta OLE alanları gibi çeşitli türlerde alanlara sahip tablolar şeklinde.

Ayrıca, tablolar arasında iletişimi sağlarken, basamaklı veri güncellemelerini ve gerektiğinde basamaklı silmeleri destekler.

Girme, görüntüleme, depolama, güncelleme, sıralama, filtreleme ve seçim alma gibi verilerle ilgili tüm temel işlemler gerçekleştirilir. Seçilen alanlar üzerinde de indeksleme yapılır, girilen bilgilerin kontrolü yapılır.

Alanlar doldurulurken çeşitli formüller kullanılarak yapılan hesaplamalar kullanılabilir.

Access DBMS, kullanışlı ve anlaşılır program, benzer profesyonel uygulamaların tüm yeteneklerine sahiptir.

2 Microsoft ürünü Office — Access ve Excel — genellikle kullanıcıyla neredeyse aynı görünür. Bu görünüm oluşur tablo yolu verileri düzenlemek. Hem Access hem de Excel tablolarla çalışır, verileri işleyebilir ve analiz edebilir ve karmaşık hesaplamalar yapabilir. Birlikte minimum maliyet görevleri çözmek için zaman ve emek, bunun için hangi programların daha uygun olduğunu belirlemeye değer.

Tanım

Microsoft Excel- oluşturulan veri tablolarıyla çalışmak için bir program Microsoft tarafından ve anlaşmanın bir parçası Microsoft programları Ofis.

Microsoft Erişimi — ilişkisel sistem veritabanı yönetimi dahil Microsoft paketi Ofis.

Karşılaştırmak

Tanımlardan da anlaşılacağı gibi, Access ve Excel arasındaki temel fark eylemin konusudur: Excel ile çalışır. elektronik tablolar, Access - tablo görünümünde veritabanları ile. Dıştan, çok benzer görünüyor. V Excel verileri sayfalar halinde birleştirilmiş sütunlar ve satırlar oluşturan hücrelerde depolanır. Access'te veriler, toplu olarak bir veritabanı oluşturan tablolarda depolanır. Access'te bir satırdaki bir dizi veriye kayıt denir.

Excel, verileri tek bir tabloda düzenleme görevini gerçekleştirir; Access, bir tablo koleksiyonuna karşı karmaşık veri sorguları gerçekleştirir. Bu nedenle, bir Excel tablosu ilişkisel olmayan bir veri koleksiyonudur ve Access ilişkisel bir tablodur. belirli nesne diğer tablolarda bağlantılar var. Excel'de her tablo hücresinde benzersiz tanımlayıcı bir satır numarası ve bir sütun harfinden oluşan bir Access kaydının benzersiz bir tanımlayıcı anahtarı vardır.

Access, veri dizisi çok büyükse ve aralarındaki ilişkiler karmaşıksa kullanışlıdır. Bu durumda, içindeki tabloların etkileşimi ilişkisel temel veri sağlayacaktır hızlı kontrol... Excel, küçük miktarlardaki verilerin hesaplanması ve istatistiksel karşılaştırmaları için uygundur. Veriler ağırlıklı olarak sayısal ise, aralarında çok sayıda varsa, Excel ile çalışmak daha uygundur. metin değerleri- Erişim.

Veritabanının çok kullanıcılı olması gerekiyorsa ve ayrıca sürekli ve çoklu bir revizyonu varsa, bu tür görevleri çözerken Access'in herhangi bir sorunu olmayacaktır. Excel, bir kullanıcı için tasarlanmıştır ve nispeten statik içeriğe sahiptir.

Sonuç sitesi

1. Excel veri tablolarıyla, Access tablo veritabanlarıyla çalışır.
2. Access daha karmaşık sorgular gerçekleştirir.
3. Excel ilişkisel olmayan bir veri kümesidir, Access ilişkisel bir veri kümesidir.
4. Benzersiz Excel tanımlayıcısı, sütun ve satır adlarına bağlıdır; Access'te tanımlama anahtarı bağımsızdır.
5. Access, büyük miktarda veriyle çalışmak üzere tasarlanmıştır.
6. Excel, öncelikle sayısal verilerle çalışır.
7. Access'te çok kullanıcılı çalışma mevcuttur.