Microsoft access subd'de rapor geliştirme teknolojisi. Alt erişimde form ve raporların oluşturulması. Access subd'deki formlar, raporlar, sorgular, amaçları, oluşturma yöntemleri

Rapor Bir ekranda, baskıda veya dosyada görüntülenen verilerin biçimlendirilmiş bir temsilidir. Veritabanından gerekli bilgileri çıkarmanıza ve bunu anlaşılması kolay bir biçimde sunmanıza izin verir ve ayrıca verileri genelleştirmek ve analiz etmek için geniş fırsatlar sunar. Tabloları ve sorguları yazdırırken, bilgiler neredeyse depolandığı biçimde görüntülenir. Verileri genellikle geleneksel ve okunması kolay raporlar biçiminde sunmak gerekir. Ayrıntılı bir rapor, bir tablo veya sorgudaki tüm bilgileri içerir, ancak üstbilgileri içerir ve üstbilgiler ve altbilgilerle sayfalara ayrılır.

Tasarım modunda rapor yapısı

Microsoft Access, bir sorgudan veya tablodan verileri bir raporda görüntüler ve ona okumayı kolaylaştıran metin öğeleri ekler. Bu unsurlar şunları içerir:

1. Başlık. Bu bölüm yalnızca raporun ilk sayfasının üst kısmına yazdırılır. Rapor başlığının metni, tarih veya belgenin metninin belirleyici kısmı gibi raporun başında bir kez yazdırılması gereken verileri görüntülemek için kullanılır. Bir rapora başlık alanı eklemek veya çıkarmak için Görünüm menüsünden Rapor Başlığı / Açıklama komutunu seçin.

2. Başlık. Raporun her sayfasının üst kısmına yazdırılan sütun başlıkları, tarihler veya sayfa numaraları gibi verileri görüntülemek için kullanılır. Üstbilgi eklemek veya kaldırmak için Görünüm menüsünden Üstbilgi ve Altbilgi komutunu seçin. Microsoft Access, aynı anda üstbilgi ve altbilgi ekler. Üstbilgi ve altbilgilerden birini gizlemek için Height özelliğini 0 olarak ayarlayın.

3. Sayfa üstbilgisi ve altbilgisi arasında yer alan veri alanı. Raporun ana metnini içerir. Bu bölüm, raporun temel aldığı tablo veya sorgudaki kayıtların her biri için yazdırılan verileri görüntüler. Kontrolleri veri alanına yerleştirmek için bir alan listesi ve bir araç çubuğu kullanılır. Veri alanını gizlemek için Yükseklik bölüm özelliğini 0 olarak ayarlayın.

4. Altbilgi. Bu bölüm her sayfanın altında görünür. Raporun her sayfasının altında yazdırılan toplamlar, tarihler veya sayfa numaraları gibi verileri görüntülemek için kullanılır.

5. Not. Raporun sonunda bir kez yazdırılması gereken sonuç metni, genel toplamlar veya imza gibi verileri görüntülemek için kullanılır. Raporun Not bölümü Tasarım görünümünde raporun alt kısmında olmasına rağmen, raporun son sayfasındaki sayfa altbilgisinin yukarısına yazdırılır. Bir rapor notu alanı eklemek veya kaldırmak için Görünüm menüsünden Rapor Başlığı / Not komutunu seçin. Microsoft Access, bir raporun başlık ve not alanlarını aynı anda ekler ve kaldırır

Rapor oluşturmanın yolları

Microsoft Access'te çeşitli şekillerde raporlar oluşturabilirsiniz:

1. Yapıcı

2. Rapor Sihirbazı

3. Otomatik rapor: sütuna

4. Otomatik rapor: bant

5. Diyagram Sihirbazı

6. Posta çıkartmaları

Sihirbaz, bir grup kayıtla raporlar oluşturmanıza olanak tanır ve rapor oluşturmanın en kolay yoludur. Seçilen alanları rapora yerleştirir ve altı sunum stili sunar. Sihirbaz tamamlandıktan sonra ortaya çıkan rapor Tasarım görünümünde sonlandırılabilir. Otomatik Rapor işlevini kullanarak, hızlı bir şekilde raporlar oluşturabilir ve ardından bunlarda bazı değişiklikler yapabilirsiniz.

Bir Otomatik Rapor oluşturmak için aşağıdakileri yapmanız gerekir:

1. Veritabanı penceresinde, Raporlar sekmesine ve ardından Yeni düğmesine tıklayın. Yeni Rapor iletişim kutusu görünür.

2. Otomatik rapor: sütununda veya Otomatik rapor: teyp öğesini listede seçin.

3. Veri kaynağı alanında oka tıklayın ve veri kaynağı olarak bir tablo veya sorgu seçin.

4. Tamam düğmesine tıklayın.

5. Otomatik Rapor Sihirbazı, bir sütunda veya şeritli bir raporda (kullanıcının seçimine göre) bir otomatik rapor oluşturur ve bunu, raporun basılı biçimde nasıl görüneceğini görmenizi sağlayan Önizleme modunda açar.

1. Raporlar hakkında temel bilgiler.

2. Rapor oluşturmak için MS Access DBMS araçları.

3. Tasarım modunda bir rapor oluşturma.

3.1. Rapor sayfası parametrelerini yapılandırma

3.2. Raporun yapısı

3.3. Raporu biçimlendirme

MS Access DBMS'de basılı bir belge elde etmek için birkaç seçenek sunulur:

Tablo modunda bir tablo yazdırma (filtreleme koşullarını karşılayan tüm kayıtları veya kayıtları bir tablo biçiminde görüntüleme);

Tablo modunda sorgu kayıt kümesini yazdırın;

Form modunda veya tablo modunda form yazdırma;

Raporu yazdırın.

1. Raporlar hakkında temel bilgiler

Rapor- bir ekrana, yazıcıya veya dosyaya çıktı alınması amaçlanan verilerin biçimlendirilmiş bir sunumunu düzenlemenize izin veren özelleştirilebilir bir iletişim kutusu. MS Access'te raporlar, veritabanı nesneleridir.

Raporlar, bir veritabanındaki bilgileri basılı kopya olarak sunmanın en iyi yoludur. Diğer yazdırma verileriyle karşılaştırıldığında raporların 2 temel avantajı vardır:

- büyük kayıt kümeleri için alt toplamları ve genel toplamları gruplandırma, sıralama ve hesaplama için geniş fırsatlar sağlamak (hesaplamalar bir grup, birkaç grup ve bir bütün olarak rapor bağlamında yapılabilir);

- standart belge formlarına yakın bir biçimde veri çıktısı almanıza izin verir.

Rapor oluşturma aşamaları.

İlk aşamada, kağıt üzerinde gelecek raporun bir düzeni oluşturulur. Aynı zamanda, verilerin hangi tablo veya sorgudan görüntüleneceğini, verilerin gruplama ve sıralama düzeylerinin belirlendiği, raporda hangi alanların sunulacağı ve verilerin hangi kontrollerin kullanılacağı, verinin görüntülenip görüntülenmediği belirtilir. profesyonel görünümlü bir rapor oluşturmak için hangi grafik öğelerinin kullanılacağı hesaplanmış alanlara ihtiyaç vardır.

Bir sonraki aşama, raporun DBMS aracılığıyla oluşturulmasıdır.

2. VTYS araçlarıHANIM Erişimrapor oluşturmak için

MS Access DBMS'de yeni bir rapor oluşturmak için veritabanı penceresindeki sekmeye gidin Raporlar ve düğmeye tıklayın Oluşturmak ... Görüntülenen iletişim kutusunda Yeni rapor(Şekil 10.1) bir rapor oluşturmak için aracı seçin.

İletişim kutusunda listelenen tüm araçlar Yeni raporüç ana gruba ayrılabilir:

- otomatik raporlama araçları (Otomatik rapor: bir sütunda, Otomatik rapor: bant);

- Rapor Sihirbazı (Rapor Sihirbazı, Diyagram Sihirbazı ve Posta Etiketleri);

- raporlar oluşturmak için kurucu.

Şekil 10.1. Yeni Rapor İletişim Kutusu

Otomatik raporlama araçları, seçilen veri kaynağına göre uygun türde bir rapor oluşturmanıza olanak tanır: bir tablo veya sorgu.

Rapor sihirbazları, kullanıcıyla diyalog modunda raporlar oluşturmanıza olanak tanır. Sihirbazları kullanarak bir rapor için bir veri kaynağı oluşturabilir, bir veri sunumu tipi seçebilir, gruplama, sıralama ve özetleme için alanlar tanımlayabilir, gruba göre özet fonksiyonları seçebilir, bir rapor düzeni ve stili tanımlayabilir ve rapor için bir isim belirleyebilirsiniz. .

Rapor tasarımcısı, herhangi bir karmaşıklıkta manuel olarak raporlar oluşturmanıza olanak sağlayan ana araçtır. Raporun türü ve içeriği, rapor geliştiricinin niteliklerine bağlıdır.

Tipik olarak, bir prototip raporu oluşturmak için otomatik rapor oluşturma araçlarını veya sihirbazlarını kullanırsınız ve raporu profesyonel bir görünüme dönüştürmek için rapor tasarımcısını kullanırsınız.

Raporlarla çalışma üç modda yapılabilir: modda, modda ve modda.

Mod, bir rapor oluşturmak ve kayıt kaynağındaki tüm verileri ekranda görüntülemek için tasarlanmıştır, mod, veri kaynağının çeşitli kayıtlarından verilerin mekanik olarak değiştirilmesine dayalı olarak hızlı bir rapor oluşturulması için tasarlanmıştır (seçim ve sıralama kriterleri yoksayılır), mod, raporun yapısını oluşturmak ve değiştirmek için tasarlanmıştır. Raporla çalışma modunu değiştirmek için düğmesini kullanabilirsiniz. görüş araç çubuğunda Rapor Tasarımcısı veya benzer bir menü komutu görüş.

3. Tasarım modunda bir rapor oluşturma

Modda bir rapor oluşturmak için aşağıdakileri yapmanız gerekir:

1. Sayfa parametrelerini yapılandırın.

2. Rapor için bir kayıt kaynağı seçin veya oluşturun.

3. Gruplama ve sıralama düzeylerini belirleyin.

4. Kayıt kaynağının alanlarını rapora yerleştirin.

5. Hesaplanmış ve ücretsiz kontroller ekleyin.

6. Raporun kontrollerinin ve bölümlerinin özelliklerini yapılandırın.

7. Rapora profesyonel bir görünüm kazandırmak için biçimlendirin.

3.1. Rapor sayfası parametrelerini yapılandırma

Raporun temel amacı, veri tabanından bilgileri biçimlendirilmiş bir biçimde (kağıt belge biçimine yakın) yazdırmaktır. Bu nedenle, bir rapor tasarlamadan önce (rapora kontrolleri yerleştirme), rapor sayfası parametrelerini yapılandırmak gerekir (bir yazıcı seçin, sayfanın boyutunu ve yönünü belirleyin, kenar boşluklarını ayarlayın, vb.).

Fiziksel olarak yazıcı yoksa, işletim sistemi komutunu kullanarak yazıcıyı programlı olarak yüklemelisiniz. Başlat | Ayar | Yazıcılar | Yazıcıyı kurma.

Rapor sayfasının parametrelerini yapılandırmak için şu komutu çalıştırmalısınız: Dosya | Sayfa ayarları…... iletişim penceresi Sayfa ayarlarıŞekil 10.2'de gösterilmiştir.

sekme Sayfa (a) sekmesi Alanlar (b)

Şekil 10.2. Sayfa Yapısı İletişim Kutusu

Her rapor için sayfa parametreleri yapılandırılır.

Raporların çeşitli yazıcılara çıktısı alınabiliyorsa, iletişim kutusunda Sayfa ayarları sekmede Sayfa istediğiniz yazıcı türünü seçebilirsiniz. iletişim penceresi Yazıcı seçimiŞekil 10.3'te gösterilmiştir.

Şekil 10.3. Yazıcı iletişim kutusunu seçin

Diğer sayfa parametreleri, seçilen yazıcının türüne bağlıdır (bkz. Şekil 10.2): maksimum kağıt boyutu ve boyutu, minimum kenar boşlukları, kağıt besleme türü.

Raporun rengi, seçilen yazıcının türüne ve özelliklerinin ayarlarına bağlıdır: renkli veya siyah beyaz çıktı.

3.2. Raporun yapısı

Moddaki raporun yapısı Şekil 10.4'te gösterilmektedir. Herhangi bir raporda aşağıdaki bölümler bulunur:

– rapor başlığı(raporun yalnızca 1. sayfasında (başlık sayfası) görüntülenir ve raporun adını, şirket logosunu, şirketin yasal adresini vb. içerebilir);

– sayfa başlığı(her sayfanın üstünde görüntülenir ve başlıklar, baskı tarihi, sayfa numarası vb. içerebilir);

– veri alanı(bir sorgu veya tablodan alanları görüntülemek için tasarlanmıştır - bir rapor için bir kayıt kaynağı);

– altbilgi(her sayfanın altında görüntülenir ve başlıklar, baskı tarihi, sayfa numarası vb. içerebilir);

– rapor notu(sadece raporun son sayfasında gösterilir ve nihai hesaplamaları, rapordaki sonuçları vb. içerebilir).

Listelenen tüm bölümlerden gerekli bölüm veri alanıdır.

Rapor başlığı ve rapor notu bölümleri aynı anda pencerede görüntülenir / gizlenir. Üstbilgi ve Altbilgi bölümlerini gösterme / gizleme ilkesiyle aynı (bkz. Şekil 10.4).

Rapor penceresinde kayıtları gruplandırırken (bkz. Şekil 10.4), her grup için eklenebilir ve raporlarda, aşağıdaki bölümlerden bağımsız olarak 10'a kadar gruplama ve sıralama düzeyi tanımlanabilir:

– grup başlığı(her yeni grubun başında görüntülenir ve gruplandırmanın gerçekleştirildiği bir alan içerebilir);

– grup notu(her grubun sonunda görüntülenir ve grup için toplamları içerebilir).

Raporun herhangi bir bölümünün alanının yüksekliği, bölümün alt kısmı yukarı veya aşağı sürüklenerek fare kullanılarak değiştirilebilir.

Raporun genişliği, seçilen kağıt boyutuna, kağıt yönüne ve yazdırılan alanların boyutuna göre ayarlanır.

A4 kağıt için raporun genişliğini belirleme örneği tablo 10.1'de gösterilmiştir.

Tablo 10.1

Raporda görüntülenen bilgiler birkaç sayfaya bölüneceğinden, raporun genişliği hesaplanan boyutu aşmamalıdır.

Raporun sağ kenarlığını sola veya sağa sürükleyerek raporun genişliğini fareyi kullanarak değiştirebilirsiniz.

Formda olduğu gibi, raporun herhangi bir bölümünde çeşitli kontroller ekleyebilirsiniz: ekli, hesaplanmış ve ücretsiz. Hesaplanan rapor alanlarındaki ifadeler, formlarla aynı kurallara göre oluşturulur:

= [Fiyat] * [Miktar]

TOPLA ([Maliyet]

Soyadı & "" & Sol (Ad; 1) & "."

Kontrolü kullanma Alt form / rapor alt raporları ana rapora gömebilirsiniz.

Her bir kontrol, bölüm ve rapor için bir bütün olarak özellikler belirlenebilir.

Oluşturulan rapor Sipariş formu modda ve modda Şekil 10.5'te gösterilmiştir.

Şekil 10.5. Oluşturucu modunda (a) ve Önizleme modunda (b) Rapor Siparişi formu

Şekil 10.6. Sıra alanı için özellikler penceresi

Her grubu (sipariş formu) ayrı bir sayfada görüntülemek için, bölüm özellikleri penceresinde ayarlayın "Sipariş Kodu" grubunun notu sekmede Düzen mülk değeri Sayfanın sonu: Bölümden sonra(Şekil 10.7).

Şekil 10.5. Not Grupları1 bölümünün özellikler penceresi

3.3. Raporu biçimlendirme

Rapor penceresinin öğelerinden biri araç çubuğudur. Formu / raporu biçimlendir biçimlendirme seçeneklerini (renk, yazı tipi, çizgi kalınlığı, hizalama yöntemi vb.) seçmeyi kolaylaştıran düğmeler ve açılır listeler içerir.

Biçimlendirme aynı zamanda kontrollerin rapor bölümlerine yerleştirilmesini, kontrollerin hizalanmasını, kontrollerin yeniden boyutlandırılmasını ve kontroller arasındaki boşluğun ayarlanmasını ifade eder. Bu işlemleri gerçekleştirmek için fareyi kullanabilir veya menü komutlarını kullanabilirsiniz. Biçim (Hizala..., Boyut …, Dikey boşluk... ve Yatay boşluk...).

Bir raporu biçimlendirmeyle ilgili işlemlerin daha hızlı yürütülmesi için araç çubuğunu özelleştirebilirsiniz Formu / raporu biçimlendir menüdeki düğmeleri ona kopyalayarak Biçim.

Raporlar Access'te, verileri anlaşılması kolay ve etkileyici bir şekilde sunmak için kullanılırlar ve öncelikle ekranda görüntülemek yerine yazdırmak için tasarlanmıştır. Genellikle raporlar, veritabanıyla çalışmanın nihai ürünleridir. Form oluşturmada olduğu gibi, bir rapor oluşturmak için tablolardan ve sorgulardan (bazen formlar da, ancak bu durum artık basit raporlar için geçerli değildir) veriler kullanılır.

Raporlar tasarlanırken, formlar tasarlanırken kullanılan teknolojinin çoğu kullanılır, ancak formların aksine, kullanıcının raporlardaki verileri değiştirmesine izin verilmez. Modda raporları düzenlerken yapıcı(bkz. Şekil 42) bir form düzenlenirken kullanılan arayüz alanlarının aynısı - alanlar başlık ve Notlar (düzenle), alan Üst ve altbilgi, Veri alanı.

Pirinç. 38. Rapor oluşturma modlarını seçme penceresi

Rapor oluşturmak için aşağıdaki modlar kullanılır: yapıcı, Rapor Sihirbazı, Grafik Sihirbazı, Posta Etiketleri, ve Otomatik raporlar: sütuna ve kaset(bkz. şekil 38).

Formlarda olduğu gibi, tamamen hazırlanmış bir rapor Otomatik raporlar, kaynak tablo veya sorguyu belirttikten hemen sonra elde edilir. Usta Posta çıkartmaları birkaç adımda çalışsa da herhangi bir özel açıklama gerektirmez. Aynı kullanıma dayalı Rapor Sihirbazlarıçoğu rapor, oldukça karmaşık bir yapıya sahip olabilen Access'te oluşturulur. Bu sihirbazla çalışma aşağıda ayrıntılı olarak tartışılacaktır.

Bununla birlikte, yukarıdaki raporların tümünün, ekli(veri kaynağına), çünkü hepsi, formlar gibi, yapıları için tablolar veya sorgular kullanır. En karmaşık yapı, kullanıcı tarafından modda "sıfırdan" oluşturulan raporlardır. yapıcı... İçerebilecek raporlar astlar raporlar, Sihirbazlar tarafından sağlanmayan özel sıralamaları kullanma ve çeşitli Erişim işlevlerini kullanma vb., raporlar olarak adlandırılır. Bedava raporlar. Bununla birlikte, karmaşık raporlar oluşturmak yapıcı ek bilgi gerektirir ve burada dikkate alınmaz.

Temelli Rapor Sihirbazları Access, kaynak tablodaki veya sorgudaki verileri belirli ölçütlere göre birleştiren bir rapor hazırlayabilir. Bu raporlar, veri grupları için toplamları hesaplamanıza ve kullanımı kolay bir biçimde bilgi sağlamanıza izin verdiği için en yaygın şekilde oluşturulur. Bu tür özet raporlar oluşturmak için şu komutu kullanın: Gruplandırma...(bkz. Şekil 39) ve iletişim kutusunda gruplanmış veriler üzerinde ilgili hesaplamalar sonuçlar(bkz. şekil 41). Bu durumda, verilerin gruplanacağı en fazla dört alan belirleyebilirsiniz.

Rapor sayısal alanlar içeriyorsa, bir sayısal değer grubunun her aralığı için sihirbaz bu alanlarda bulunan değerlerin toplamını otomatik olarak hesaplar. Ancak, diyalog komutlarını kullanarak sonuçlar(bkz. Şekil 41), ortalamayı hesaplayabilirsiniz ( Ort.), minimum ve maksimum (sırasıyla En az en çok) gruplandırılmış alanların değerleri ve yüzdeler.

Pirinç. 40. Gruplandırılmış alanlar için gruplama aralıklarının seçilmesi

Pirinç. 41. Toplamları içeren bir rapor oluştururken hesaplamaları ayarlamak için pencere

Oluşturulan raporu her zaman modunda düzenleyebilirsiniz. yapıcı(bkz. şekil 42). Raporun tek tek alanlarının özelliklerini tanımlamak veya değiştirmek için ilgili alanın ad çubuğuna tıklayın ve komutu seçin. Özellikler.

Raporlarda bazı kontrollerin özellikler içerdiğini unutmayın. Uzantı ve Sıkıştırma... Eğer onlar için değeri ayarlarsak NS, sonra yazdırırken, Access ilgili öğeyi otomatik olarak yeniden boyutlandırır, böylece uzun metin bu öğenin penceresi tarafından kesilmez ve kısa metin, öğenin penceresini küçültmez, böylece fazladan yer kaplamaz. baskı.

Pirinç. 42. Pencere yapıcı raporu düzenlemek için

Veritabanıyla çalışmanın sonucunda, Microsoft Office (MS) paketinin diğer yazılım uygulamalarıyla uyumluluğu nedeniyle Access DBMS'nin sağladığı basit ve kullanışlı bir özellik göstereceğiz - Word testinde seri harflerin dağıtımını hazırlayacağız. veritabanı tablolarında depolanan bilgileri kullanan düzenleyici.

Metin editörü Word'de, deponuzdaki malların tedariki ve siparişi için sözleşmelerin imzalanmasına aktif katılımları için müşterilere teşekkür eden bir seri mektup için bir şablon hazırlayın.

Firmanızla sözleşme yapmakta en aktif olarak yer alan kuruluşların adlarını içeren ve mal tedariki için yapılan sözleşmelerin miktarına dayalı olarak numunenin koşulunu tanımlayan yeni bir "Teşekkürler" sorgusu oluşturun (en iyi üç firmalar örnekleme dahil edilmelidir). Oluşturulan isteğe bağlı olarak sihirbazı kullanarak yeni bir rapor oluşturmaya başlayın MS Word ile birleştirme, komutları sırayla yürütmenin gerekli olduğu Ofis Bağlantısı / MS Word Bağlantısı.

Bu bir iletişim kutusu açacak Bileşik Belge Sihirbazları... Daha önce hazırlanmış bir MS Word belgesi ile çalışabilir veya iletişim kutusunda uygun komutu seçerek yeni bir belge oluşturabilirsiniz. Yeni bir belge oluşturduğunuzda, Access Word'ü başlatır, Word ile Access arasında bir DDE bağlantısı kurar ve içinde yeni bir mektup oluşturabileceğiniz yeni bir metin belgesi açar.

Pirinç. 43. Word ve Access arasındaki iletişimin organizasyonu

Şekil l'de gösterilen içeriğe sahip bir seri mektup hazırlayın. 43. Tırnak içinde vurgulanan alan adları, simgeye tıklanarak açılması gereken listeden harf metninde ilgili yere girilir. Birleştirme alanı ekle(bkz. şekil 43). Liste, ihtiyacımız olan "Müşteriler" ve "Ürünler" alanları da dahil olmak üzere oluşturulan "Teşekkür" talebinin tüm alanlarını içermelidir. Simgeye tıkladıktan sonra Alanlar / Veriler ve butonları kullanarak veri tabanı sorgu tablosundan alan değerlerini kaydırmak için, baskıya hazırlanan harfleri önizleyebilirsiniz.

Harfler yazdırıldığında, karşılık gelen veritabanı tablosunun verileriyle değiştirilirler. Harf sayısı, harfteki kontrol alanları için değerlerin her kayıt için birer birer eklendiği tablodaki kayıt sayısına göre belirlenir.

Metin belgesini kaydedip kapattıktan sonra Access'e dönün. DDE bağlantısı sayesinde Access tablosundaki veriler değiştiğinde seri mesajdaki veriler otomatik olarak güncellenecektir. Düzenleyicide seri harfi olan bir dosyayı açtığınızda, Word'ün Access'i gerekli veritabanıyla otomatik olarak yüklediğini unutmayın.

Kontrol soruları

Raporların amacı.

Raporların yapısı.

Rapor oluşturma modları.

Rapor sihirbazı.

Raporlardaki hesaplamalar.

yapıcı raporlar.

Ortak Access ve Word belgeleri oluşturun.

EDEBİYAT

Bilişim / Ed. S.V. Simonovich. SPb.: Peter, 1999.

Veiskas D. Microsoft Access 2.0, 1996 ile etkili çalışma.

Dwine G. Erişim 97. Kullanıcı Ansiklopedisi. Kiev: DiaSoft, 1997.

Jennings R. Microsoft Access 2000'i Kullanma. Moskova: Williams, 2000.

F. Novikov, A. Yatsenko, genel olarak Microsoft Office 2000. SPb.: BNV, 1999.

AI Zmitrovich ve ekonomideki diğer Bilgi teknolojileri. Minsk: Vedalar, 1998.

Veritabanları: MS Access 2007'de Raporlama

Çalıştay, öğrencinin bir VTYS aracılığıyla bilgi kaynaklarını manipüle etme, uygulamalı ve bilgi süreçlerinin içeriğini sunma yeterliliğinin oluşturulmasını amaçlamaktadır.

Temel konseptler

Veri tabanı(DB), belirli bir konu alanındaki nesnelerin durumunu ve ilişkilerini görüntüleyen ve kullanıcıların bilgi ihtiyaçlarını karşılamak için kullanılan, birbiriyle ilişkili, adlandırılmış bir veri kümesidir. MS Access DBMS'deki veritabanları, ilişkisel veritabanlarının türüne aittir. Bu tür veri tabanlarında, çeşitli konularla ilgili bilgiler, aralarında bağlantıların kurulduğu ayrı tablolarda saklanır.

Veri tabanı- tablolar ve diğer bilgi nesnelerinden oluşan bir dosya.

tablo- kayıtlardan oluşan bir bilgi nesnesi. Tablo, bir VTYS'deki ana bilgi nesnesi olan temel bir veri yapısıdır.

Kayıt Gerçek dünyadaki belirli bir nesne hakkında eksiksiz bir veri setidir: müşteri, kitap, etkinlik vb. Kayıt bir dize olarak temsil edilir. Tablodaki tüm kayıtların yapısı aynıdır. Tablodaki kayıt sayısı değişkendir.

Alan Bir tablodaki aynı türden bir veri kümesidir, örneğin, tüm çalışanların adları. Alanı temsil etmek için bir sütun kullanılır. Alanın bir adı ve değerleri vardır.

Rapor- tablo veya sorgu verilerini yazdırmaya hazır formatlanmış bir belge biçiminde saklayan bir bilgi nesnesi.

Bileşik rapor- bir alt rapor veya alt tablo kullanarak ilgili verileri gösteren bir rapor.

Bir raporda kontrol- bir rapordaki verilerle çalışırken kullanıcı arayüzünü iyileştiren bir nesne, örneğin bir düğme, radyo düğmesi, sekme vb.

Ekli kontrol- veri kaynağı bir tablo veya sorgu alanı olan bir kontrol öğesi. Yerleştirilmiş kontrol, veritabanı alanlarının değerlerini görüntülemek için kullanılır.

Ücretsiz kontrol- veri kaynağı olmayan bir kontrol (örneğin, alanlar veya ifadeler). Bilgileri, çizgileri, dikdörtgenleri ve resimleri ekranda görüntülemek için ücretsiz kontroller kullanılır. Ücretsiz öğeye bir örnek, bir raporda bir başlık görüntüleyen bir etikettir.

Atölye, çeşitli türlerde raporlar oluşturmak, basit veri arama işlemleri gerçekleştirmek, verileri filtrelemek ve sıralamak, bir raporun yapısını değiştirmek, raporlara ek veri kontrolleri eklemek için adım adım talimatlar ve ayrıca kendi kendine yürütme görevlerini içerir.

işin başlangıcı

Veritabanı raporları hakkında fikir edinmek için Northwind 2007 eğitim veritabanının MS Access'te açılması önerilmektedir.

veritabanını açma

Northwind 2007 veritabanını açmak için şunları yapmalısınız:

1. Başlat düğmesine tıklayarak Microsoft Access'i başlatın.

2. "Tüm Programlar"ı, ardından Microsoft Office'i ve ardından Microsoft Access 2007'yi seçin. Microsoft Access 2007 penceresi açılacaktır.

Northwind 2007 veritabanı bilgisayarınızda ilk kez açılmadıysa, ekranda Northwind 2007 veritabanı açılış ekranını göreceksiniz;

Bu ilk kez ise, önce MS Access indirecektir. İndirmeye başlamak için İndir komut düğmesini tıklamanız ve talimatları izlemeniz gerekir.

Northwind 2007 veritabanı penceresi açılır.

Veritabanı, MS Office için olağan şekilde kapatılır: dosyayla çalışmak için komutlar içeren sistem menüsünde "Veritabanını kapat" seçeneğini seçin.

1. Egzersiz. MS Access 2007'yi başlatın. Northwind 2007 veritabanını açın. Kapat onu. Northwind 2007 veritabanını yeniden açın.

MS Access 2007 arabiriminin özellikleri

MS Access 2007, önceki sürümlerden farklı bir arayüze sahiptir. Menüler ve araç çubukları, menü şeridini farklı sekmelerle değiştirir: Ana Sayfa, Oluşturma, Dış veriler, Bir veritabanıyla çalışma.

Sekmeler, girebileceğiniz araçları veya araç gruplarını (grup bir "üçgen" simgesiyle işaretlenmiştir) içerir.

Pirinç. 1. MS Access 2007 Sekmeli Menü Şeridi

Ayrıca, hangi veritabanı nesnesiyle çalıştığınıza bağlı olarak, bağlamsal araçlar otomatik olarak görünür; örneğin, formlarla çalışırken, form için bağlamsal araçlar görünür.

Şeridin altında solda Gezinti Bölmesi ve sağda düzenlenen nesneyi görüntüleyen Düzenleme Penceresi bulunur.

Pirinç. 2. Veritabanı penceresi "Northwind 2007"

Gezinti Bölmesi, tüm Access nesnelerini (tablolar, formlar, sorgular, raporlar vb.) içerir. Tam Erişim Nesneleri listesinde istediğiniz nesneyi seçebilirsiniz. Gezinti Bölmesi'nde bir nesnenin adına çift tıkladığınızda, bu nesne sekmesindeki Düzenleme Penceresinde görüntülenecektir.

Veritabanı nesneleri

Veritabanı, aşağıdaki türlerdeki nesnelerde veri içerir: tablo, sorgu, form, rapor, makro ve modül. Veri depolamanın temel yapısı bir tablodur. Diğer tüm nesne türleri tablodan türetilir:

Sorgu, veri almak için bir komutun derlenmesi sırasında kullanıcı tarafından belirtilen herhangi bir kriteri karşılayan tablo verilerini depolar.

Form, tablo veya sorgu verilerini, her biri tek bir tablonun veya sorgu kaydının içeriğini görüntüleyen ve tablolardaki verileri güncellerken kullanışlı olan ekran kartları koleksiyonu olarak depolar.

Rapor, tablo veya sorgu verilerini yazdırılabilir bir metin belgesi olarak saklar.

Bir makro, aynı tipik işlemleri sık sık gerçekleştirmeniz gerekiyorsa kullanışlı olan, Enter tuşuna tek bir basışla başlatılabilen bir dizi veri işleme işlemini saklar.

Modül, bir programlama dilinde, çoğunlukla MS Access, Access Basic'te gömülü bir dilde yazılmış bir veri işleme programını saklar.

Gezinti Alanındaki veritabanı nesneleri gruplandırılmıştır ve grupların adlarını görebilirsiniz. Grubun içeriğini görmek için grubun adına tıklamanız gerekir. İkinci bir tıklama, grup listesini adına daraltacaktır.

ödev 2... Gezinti Bölmesi'ndeki grup listelerini daraltın ve genişletin.

Tabloların veri depolamanın ana yapısı olması nedeniyle, onlara zarar vermemek ve verilerle çalışma rahatlığını sağlamak için kullanıcı türetilmiş nesne türleri ile çalışır. "Northwind 2007" veri tabanında "Müşteriler ve Siparişler", "Envanter ve Satın Almalar", "Tedarikçiler", "Teslimat", "Raporlar", "Çalışanlar" formları Navigasyon Alanında açıkça sunulmaktadır.

Tablolar ve diğer nesne türleri, Yapı Nesneleri grubundaki Gezinti Bölmesi'nde gizlenir.

"Atanmamış nesneler" grubu, kullanıcı tarafından ek olarak oluşturulan nesneleri depolar. Örneğin burada oluşturduğunuz sorguları kaydedebilirsiniz.

Lütfen farklı nesne türlerinin farklı simgelerle gösterildiğine dikkat edin:

Gezinti Alanındaki nesnelerin sunumunu, MS Access'in önceki sürümlerinde kullanılan tanıdık olanla değiştirebilirsiniz. Bunu yapmak için, Gezinti Bölmesi başlığındaki liste simgesine (▼) tıklayarak nesne filtreleri listesini genişletin ve Tüm Erişim Nesneleri'ni seçin.

ödev 3... Yapı Nesneleri grubunun içeriğini görüntüleyin. Farklı türde nesneler açın, içeriklerini görüntüleyin. Yapı Nesneleri grubunu kapatın. Nesneleri türe göre gruplamak için Gezinme Alanındaki nesnelerin sunumunu değiştirin: tablolar, sorgular, formlar, makrolar, modüller.

Gezinti Bölmesi, çift ok düğmesine (<<) или (>>) panelin sağ üst köşesinde.

4. Ödev... Gezinti Bölmesi'ni daraltın ve genişletin.

Düzenleme penceresi artık açılış ekranı tarafından işgal edilmiştir. Ekran koruyucu, “Ekran Koruyucu” sekmesinin sağındaki (X) düğmesine tıklanarak kaldırılabilir.

"Auxiliary Objects" grubundan Geçiş Alanında, ardından "Giriş Ekranı" formunda görüntüleyebilirsiniz.

Ödev 5... "Borey 2007" veritabanı açılış ekranını kapatın.

Tüm veritabanı tabloları bağlantılıdır. “Veritabanlarıyla çalışma” menü sekmesinde “Veri şeması”nı seçerek veri şemasını açarsanız tablolar arasındaki ilişkileri görebilirsiniz.

Menünün Tasarım sekmesindeki Kapat düğmesine tıklayarak veri şemasını kapatabilirsiniz.

Ödev 6... Veri şemasını açın ve kapatın.

MS Access 2007 Yardım Sistemi

Herhangi bir MS Office uygulaması gibi, MS Access 2007'nin de kendi yardım sistemi vardır. Açmak için ihtiyacınız olan:

1. Menü çubuğunun sağ tarafında (?) Düğmesine tıklayın.

2. "Yardım: Erişim" penceresinde, pencerenin altındaki gerekli Yardım konusuna gidin veya arama bağlamını arama çubuğuna girin ve Enter'a basın.

Ödev 7... MS Access 2007 yardım sistemini açın.Formlar ve Raporlar bölümünü açın. Bölümün içeriğini inceleyin. Yardım sistemini kapatın.

Rapor Açma ve Verileri Görüntüleme

LABORATUVAR ÇALIŞMASI No. 5

Microsoft Access DBMS'de ekran formları ve raporların oluşturulması

işin amacı... Microsoft Access DBMS'de veri yönetimi için ekran formları oluşturma becerisi kazanma.

işin amacı... Microsoft Access DBMS'de rapor oluşturma becerilerini edinme.

MICROSOFT ACCESS DBMS'DE EKRAN FORMLARI OLUŞTURMA

İşin tamamlanması

1. Sihirbaz modunda veri yönetimi için ekranlar oluşturun.

Sihirbazı kullanarak, tek bir tabloya dayalı formlar ve alt formları olan birden çok tablo ve sorguya dayalı daha karmaşık formlar oluşturabilirsiniz.

Form Sihirbazı, form oluşturma sürecini birkaç aşamaya ayırır. Her adım, sihirbazın her biri bir form oluşturma adımını tanımlayan iletişim kutularından birinde belirli parametrelerin ayarlanmasını gerektirir. Herhangi bir adımda bir hata yapılırsa veya ayarlanan parametrelerden herhangi birinin değiştirilmesi gerekirse, önceki adıma dönmek için düğmesine basın. Geri... Ayrıca, istediğiniz zaman düğmeye basabilirsiniz. İptal formu oluşturmayı iptal etmek ve veritabanı penceresine dönmek için.

Form Sihirbazını kullanarak basit formların nasıl oluşturulacağı hakkında daha iyi bir fikir edinmek için, tıbbi kayıt kartı "CMU" için bir form oluşturma prosedürünü açıklayacağız. Bu formun veri kaynağı "KMU" tablosu olacaktır. Alt formlar içermeyen basit bir form oluşturmak üzere sihirbazı kullanmak için:

Kısayolu tıklayın Formlar veritabanı penceresinde.

Düğmeye bas Oluşturmak veritabanı penceresinin araç çubuğunda. Görüntülenen iletişim kutusundaki seçenekler listesinde Yeni formöğeyi vurgula Form sihirbazı ve düğmeye basın Tamam... Aynı şey kısayola çift tıklayarak da yapılabilir. Sihirbazı kullanarak form oluşturma veritabanındaki mevcut formların listesinden önce.

Form Sihirbazının ilk iletişim kutusu görünecektir (Şekil 2.1). Birleşik giriş kutusunda Tablolar ve Sorgular penceredeki açılır menüde olduğu gibi Yeni form, form için veri kaynağı olarak kullanılabilecek veritabanındaki tüm tablo ve sorguların adları görüntülenecektir. Bu listeyi genişletin ve tablonun veya sorgunun adını seçin. Örneğimizde, bu "KMU" tablosudur.

Pirinç. 2.1. Form Sihirbazının İlk İletişim Kutusu

Listede Kullanılabilir alanlar Bu iletişim kutusu, seçilen tablo veya sorgunun tüm alanlarını görüntüler. Forma alanlar eklemek, seçilen tablonun verilerini görüntülemenize ve düzenlemenize olanak tanır. Oluşturulan forma yalnızca belirli alanları eklemek için bu alanların her birini seçin ve ">" düğmesini tıklayın. Seçilen alan listeden taşınacak Kullanılabilir alanlar listeye Seçili alanlar... Seçilen tablo veya sorgudan tüm alanları oluşturulan forma tek seferde eklemek için ">>" butonuna tıklayınız. Düğmeye bas Daha öteİkinci Form Sihirbazı iletişim kutusunu görüntülemek için

Sihirbazın ikinci iletişim kutusunda (Şekil 2.2), formun türünü tanımlayabilirsiniz. Formun görünümünü ayarlamak için radyo düğmelerinden birini seçin: bir sütunda, kaset, tablo, hizalı, Pivot tablo veya özet grafik.

Formdaki verileri görüntülemek için uygun modu seçtikten sonra düğmesine basın. Daha öte sonraki Form Sihirbazı iletişim kutusunu görüntülemek için

Pirinç. 2.2. Form Sihirbazının İkinci İletişim Kutusu

Form Sihirbazının üçüncü iletişim kutusu (Şekil 2.3), yeni formun tasarım stilini seçmek için tasarlanmıştır. Sihirbaz birkaç standart tasarım stili sunar. Önerilen stillerden birini seçin ve düğmesine tıklayın Daha öte.

Form Sihirbazının son iletişim kutusunda (Şekil 2.4), formun adını belirtmeniz gerekir. Bu iletişim kutusunun giriş alanına formun adını girin: CMU. Sihirbaz tarafından oluşturulan formu Form modunda görüntülemek için radyo düğmesini seçin Verileri görüntülemek ve girmek için bir form açın ve ardından düğmeye basın Hazır.

Pirinç. 2.3. Form Sihirbazının Üçüncü İletişim Kutusu

Pirinç. 2.4. Form Sihirbazının son iletişim kutusu

Sonuç olarak sihirbaz, seçilen parametrelere göre bir form oluşturacak ve belirtilen adla kaydedecek, ardından bu form belirtilen modda açılacaktır. İncirde. 2.5, Formlar modunda açılan oluşturulan formu gösterir.

Pirinç. 2.5. Form Sihirbazı ile oluşturulan Form "CMU"

Sihirbaz yardımıyla oluşturulan "CMU" formu kullanıma hazırdır. Ancak, görünüm seçeneklerinden bazılarını değiştirerek görünümünü iyileştirebilirsiniz.

2. Tasarım modunda ekranlarınızı iyileştirin.

Listeden bir form seçin ve araç çubuğundaki Tasarım düğmesine tıklayın. "CMU" formunu, hastaya verilen tıbbi hizmetlerin kartta gösterilmesini sağlayacak şekilde iyileştireceğiz.

Sihirbaz modunda bir "İşlenmiş tıbbi hizmetler" formu oluşturun (Şekil 2.6).

Pirinç. 2.6. Form "Tasarımcı modunda işlenmiş tıbbi hizmetler

Tasarım görünümünde "Tıbbi hizmetlerin sağlanması" formunu açın. Fare imlecini formun sol üst köşesinde bulunan karenin üzerine getirin ve sağ fare düğmesine basın. Görüntülenen menüde, öğesini seçin. Özellikler... Özelliği ayarla Varsayılan mod bir eyalette Tablo modu(şekil 2.7). Ve "Sağlık Hizmetlerinin Sağlanması" formunu kaydedin.

Pirinç. 2.7."İşlenen tıbbi hizmetler" formunun özellikleri

Tasarım modunda "CMU" formunu açın (Şekil 2.8).

Pirinç. 2.8. Tasarım modunda "CMU" oluşturun

Fareyi kullanarak veri alanını büyütün ve kontrolleri Şekil 1'de gösterildiği gibi form üzerinde konumlandırın. 2.9.

Pirinç. 2.9. Tasarım modunda kontrollerin yerini değiştirdikten sonra "CMU" oluşturur

Düğmeye tıklayarak Araç Kutusu'nu görüntüleyin. Araç kutusunda, Alt Form / Rapor öğesini seçin. Sağlanan tıbbi hizmetler tablosunun bulunacağı alanı form üzerinde belirtmek için fareyi kullanın. Bu durumda, ekran Şekil 2'de gösterilen iletişim kutusunu görüntüleyecektir. 2.10.

Pirinç. 2.10. Alt form sihirbazının ilk penceresi.

Listeden "Rendered tıbbi hizmetler" formunu seçin. Düğmeye bas Daha öte... Ana ve alt formlar arasındaki ilişkiyi şekil l'de gösterildiği gibi tanımlayın. 2.11

Pirinç. 2.11. Alt formlar sihirbazının ikinci penceresi.

Şekil 2.12. Alt formlar sihirbazının üçüncü penceresi.

Sonuç, Şekil 2'de gösterilen şekil olacaktır. 2.13.

Pirinç. 2.13. Tablo şeklinde bir bölümle "CMU" oluşturun

Üst kısımda, CMU başlığı görüntülenir ve düzenlenir ve alt kısımda tablo kısmı bulunur.

MICROSOFT ACCESS'TE RAPOR OLUŞTURMA

İşin tamamlanması

1. Ev hazırlığınız sırasında çizdiğiniz raporları oluşturun.

Rapor oluşturmanın kolay ve hızlı bir yolu Rapor Sihirbazını kullanmaktır. Bir veya daha fazla tablo veya sorgudan alanlar içeren raporlar oluşturmak için kullanılabilir. Sihirbazı kullanarak bir rapor oluşturma sürecini daha açık bir şekilde temsil etmek için, "Dönem için çalışanlar tarafından hizmetler" talebine dayalı olarak bir rapor oluşturma prosedürünü açıklayacağız:

SEÇ Çalışanlar.Kodu, Çalışanlar.Soyadı, Çalışanlar.Adı,

Çalışanlar Patronimik, Tıbbi Hizmetler İsim,

Sum (Sağlanan Tıbbi Hizmetler.Miktar) AS Miktar

Çalışanlardan INNER JOIN

(Medikal Hizmetler INNER JOIN

İşlenen Tıbbi Hizmetler

ON MedicalServices.Code = RenderedMedicalServices.Code of Services)

ON Çalışanlar.Kodu = Oluşturulan Tıbbi Hizmetler.Uzman Kodu

NEREDE Tarih '01 .01.2006 've '31 .12.2006' Arası

Çalışanlara Göre GRUPLA.Kod, Çalışanlar.Soyadı, Çalışanlar.Adı,

Çalışanlar, Patronimik, Tıbbi Hizmetler.

Çalışanlara Göre SİPARİŞ Soyadı, Çalışanlar, Ad, Çalışanlar, Patronimik,

Tıbbi Hizmetler.

Veritabanı penceresinin nesne bölmesinde kısayola tıklayın Raporlar ve düğmeye basın Oluşturmak... Bir iletişim kutusu belirecektir Yeni rapor(bkz. şekil 4.1). İletişim kutusu listesinde Yeni raporöğeyi vurgula Rapor sihirbazı... İletişim kutusunun altındaki birleşik giriş kutusunda Yeni rapor, veritabanındaki rapor için veri kaynağı olarak kullanılabilecek tüm tabloların ve sorguların adlarını içerir. Bu listeyi genişletin ve içindeki "Dönem için çalışana göre hizmetler" sorgusunu seçin. Düğmeye bas TAMAM. Rapor Sihirbazının ilk iletişim kutusu görünecektir (Şekil 4.2).

Pirinç. 4.1. Rapor Sihirbazının İlk İletişim Kutusu

Her şeyden önce, rapora hangi alanların dahil edileceğini belirlemeniz gerekir. "Periyoda göre çalışana göre hizmetler" sorgusundan, rapor tüm alanları kullanacaktır. Alanları listeden taşımak için ">>" düğmesini kullanın Kullanılabilir alanlar listeye Seçili alanlar... Raporda alanlar, listedeki konumlarının sırasına göre soldan sağa doğru görünür. Seçili alanlar.

Pirinç. 4.2. Rapor Sihirbazının İkinci İletişim Kutusu

İkinci iletişim kutusunda, verilerin raporda nasıl yapılandırılacağını belirtmelisiniz. Çalışan kodlarına göre gruplandırmak için listedeki öğeyi seçin kod.

Access 2002, bir grup içindeki kayıtları rastgele bir alanın değerine göre sıralamanıza izin verirken, sıralama dörtten fazla alana göre yapılmaz (Şekil 4.3). İlk açılır listeden Ad alanını seçin. Varsayılan sıralama düzeni artandır; azalan sıralama düzenini seçmek istiyorsanız, açılır listenin sağındaki düğmeyi tıklayın. Artan sıralamaya dönmek için bu düğmeye tekrar basın.

Pirinç. 4.3. Rapor Sihirbazının Üçüncü İletişim Kutusu

Düğmeye bas Daha öte(Sonraki) Şekil 4'te gösterilen Rapor Sihirbazının dördüncü iletişim kutusuna gitmek için. 4.4. Rapor Sihirbazı, gruplandırılmış verileri görüntülemek için altı seçenek sunar. Sihirbazlar iletişim kutusunun sol tarafında seçilen düzenin küçük resmi görüntülenir. Grupta seçin Düzen değiştirmek basamaklı... Rapor Sihirbazının beşinci iletişim kutusuna gitmek için düğmesine tıklayın. Daha öte.

Pirinç. 4.4. Rapor Sihirbazının dördüncü iletişim kutusu

Rapor Sihirbazının beşinci iletişim kutusunda, önerilen rapor stillerinden birini seçin. Sihirbaz iletişim kutusunun sol tarafında, seçilen stilin raporunun küçük resmi görüntülenir (Şekil 4.5). Oluşturulan rapor için bir stil seçin İşletme ve ardından düğmeye basın Daha öte Rapor Sihirbazının son iletişim kutusuna gitmek için

Pirinç. 4.5. Rapor Sihirbazının Altıncı İletişim Kutusu

Rapor Sihirbazının son iletişim kutusunda (Şekil 4.6), raporun başlığı olarak şunu girin: "Dönem için çalışana göre hizmetler". Rapor sihirbazı, oluşturulan raporu aynı adla kaydedecektir. Radyo düğmesini seçin Raporu görüntüle ve düğmeye basın Hazır raporun oluşturulmasını tamamlamak için. Rapor Sihirbazı raporu oluşturur ve Önizleme modunda görüntüler.

İncirde. 4.7, sihirbaz tarafından oluşturulan raporu gösterir. Raporun tüm bölümlerini görüntülemek için dikey ve yatay kaydırma çubuklarını kullanın. Bu raporu doğrudan sihirbazın oluşturduğu şekilde kullanabilir veya daha karmaşık bir rapor geliştirmek için temel olarak kullanabilirsiniz.

Pirinç. 4.6. Rapor Sihirbazının son iletişim kutusu

Pirinç. 4.7. Rapor Sihirbazı tarafından oluşturulan "Dönem için çalışan tarafından hizmetler" raporu

2. Raporu tasarım modunda hassaslaştırın

Rapor Tasarımcısı, raporun görünümünü daha esnek bir şekilde özelleştirmenize olanak tanır. Rapor adı verilen birkaç bölümden oluşur. bölümler. Rapor bölümleri, rapor başlığını, rapor notunu, rapor veri alanını ve rapor sayfası üstbilgisini ve altbilgisini içerir. Rapor başlığı ve notu, sayfa üstbilgisi ve altbilgisi, rapor yapısının isteğe bağlı öğeleridir. Bu bölümler, Tasarım modunda Görünüm menüsündeki ilgili komut kullanılarak rapora eklenebilir veya rapordan çıkarılabilir.

Rapor başlığı bölümü, rapor başlığı alanının yüksekliğini belirler. Bu bölüm, raporun en üstünde görünen metin, grafik ve diğer kontrolleri içerebilir. Çok sayfalı bir raporda, başlık bölümü yalnızca ilk sayfada görünür.

Veri alanı bölümü, rapor veri kaynağının kayıtlarını görüntülemek için tasarlanmıştır. Bu bölüm, kaynak tablo ve sorgudaki her bir kayıttan veri görüntülemek için kontroller içerebilir.