1.1 ELEKTRONİK BELGELERİN MEDYA TÜRLERİNİN ÖZELLİKLERİ

elektronik belgeler belirli bir depolama ortamına sıkı sıkıya bağlı değildir. Medyaya sabitlenebilirler farklı şekiller... Bilgi kaydetmek ve okumak için kullanılan yönteme bağlı olarak, manyetik, optik, manyeto-optik ve diğer belge türleri ayırt edilir.

Manyetik depolama ortamı, manyetik bant, manyetik kart, manyetik disk (sert ve esnek) içerir.

Manyetik belgelerle ilgili bilgiler, taşıyıcının manyetik tabakasının ayrı bölümlerinin kalan mıknatıslanması değiştirilerek kaydedilir.

Manyetik bant, ferromanyetik kaplamalı esnek ve şeffaf filmden yapılmış bir bant şeklinde bir bilgi taşıyıcıdır. Manyetik bant, elektromanyetik olarak korunan ses veya dijital bilgileri taşır. Bilgisayarlarda, ses ve video ekipmanlarında kullanılır.

Manyetik kart, manyetik kaplamalı esnek bir plaka şeklinde bir veri taşıyıcıdır.

Manyetik disk - kayıt için ferromanyetik kaplamalı disk şeklinde bir depolama ortamı.

Manyetik diskler sabit diskler ve disketler olarak ikiye ayrılır.

Disket (disket), ferromanyetik bir katmanla kaplanmış plastikten yapılmış bir disktir. Kişisel bilgisayarlarda yaygın olarak kullanılır ve çıkarılabilir medya bilgi veya yazılım. Bilgisayarın dışında depolanır ve gerektiğinde sürücüye kurulur. En sık takas için kullanılır yazılım ürünleri ve veriler.

Taşıyıcının çapına göre, disketler standart (203 mm çap), mini diskler (çap 133 mm), mikro diskler (çap 89; 82.5; 76,2 mm) olarak alt bölümlere ayrılmıştır. Şu anda çoğu bilgiler mikro disklere dağıtılır (kişisel bilgisayarlar için standart, 89 mm çapında mikro disklerdir).

Manyetik diskler de farklıdır teknik özellikler... Kullanıcı için asıl önemli olan disk kapasitesi yani üzerinde depolanabilecek bilgi miktarıdır. Disketlerin kapasitesi iki parametreye bağlıdır: kullanılan yüzeyin alanı ve belirli bir disket tasarımı için izin verilen kayıt yoğunluğu.

Şu anda, 1.44 MB kapasiteli en yaygın kullanılan disketler. Belge ve programları bir bilgisayardan diğerine aktarmanıza, bilgisayarda sürekli kullanılmayan bilgileri depolamanıza, bilgisayardaki bilgilerin arşiv kopyalarını oluşturmanıza olanak tanır. sabit sürücüler.

Bilgi, sektörlere ayrılmış eşmerkezli yollar üzerinde kaydedilir ve saklanır.

Rastgele erişim yöntemini kullanan kısa erişim süresi (1 saniyeden az) ve disk ile yüksek veri değişim hızı (250.000 bit/sn), herhangi bir manyetik bant depolama ortamına kıyasla disketin önemli avantajlarını sağlar.

sert manyetik disk (winchester), ferromanyetik bir tabaka ile kaplanmış sert bir malzemeden (metal) yapılmış yuvarlak düz bir plakadır. için tasarlanmıştır Sürekli depolama kişisel bir bilgisayarla çalışırken kullanılan ve içine yüklenen bilgiler.

Winchester'lar disketlerden çok daha üstündür. Onlarda var en iyi performans bilgiye erişim kapasitesi, güvenilirliği ve hızı. Bu nedenle, kullanımları, kullanıcı diyaloğunun ve uygulanan programların hız özelliklerini sağlar, genişler. sistem yetenekleri veritabanlarının kullanımı konusunda, çok görevli bir çalışma modunun organizasyonu, mekanizma için etkili destek sağlar sanal bellek.

İki tür sabit manyetik disk vardır.

HDD ( hard disk) - bilgisayarın çalışması sırasında çıkarılamayan, sabit bir manyetik disk üzerindeki bir sürücüye (disk sürücüsü) yerleştirilmiş, birbiri üzerine sabitlenmiş bir manyetik disk paketi.

Çıkarılabilir sert disk (çıkarılabilir sabit disk) - bilgisayarın çalışması sırasında çıkarılabilir bir sabit diskteki sürücüden çıkarılabilen ve bir başkasıyla değiştirilebilen koruyucu bir kabuk içine yerleştirilmiş bir manyetik disk paketi. Bu sürücülerin kullanımı neredeyse sınırsız depolama alanı sağlar harici bellek BİLGİSAYAR.

Sabit disk sürücüleri, öncelikle kapasitelerinde birbirinden farklıdır. Kullanıcı için gerekli olan ikinci özellik hard disk- bilgiye erişim zamanı.

Optik belge, optik kayıt, okuma ve çoğaltma yöntemlerine dayanan en son depolama ortamını ifade eder. Tüm belge yığınından, belgeleme yolunda öne çıkıyor.

Optik belge, bilgi ve medya materyallerini kaydetmenin çeşitli yöntemlerinin avantajlarını biriktirir. Önemli bir avantaj bu ortam bilgi, her şeyden önce, çok yönlülüğü, yani tek bir dosyada kaydetme ve saklama yeteneğidir. dijital form her türlü bilgi - ses, metin, grafik, video. İkincisi, optik bir belge, bilgilerin tek bir veritabanları biçiminde düzenlenmesini ve depolanmasını mümkün kılar. optik ortam... Üçüncüsü, bu belge entegre oluşturma yeteneği sağlar. bilgi ağları bu tür veritabanlarına erişim sağlamak.

Optik bir belgedir integral görünüm bir kitabın, mikro, dia- ve video filmlerin, ses kayıtlarının vb. avantajlarını ve olanaklarını ve tüm bunları aynı anda özümseyebilen belge. Büyük miktarda bilginin uzun süreli depolanması için gereklidir.

Optik belgeler, optik diskleri ve video diskleri içerir: CD, CD-ROM, DVD ve diğerleri.

Teknik olarak kodlanmış belgelerden oluşan mevcut sistemdeki optik belgelerin avantajları tabloda gösterilmektedir.

Optik disk. Taşıyıcının şekli ve kullanım özellikleri ile ayırt edilen en umut verici optik belge türü, optik disk- odaklanmış bir lazer ışını kullanılarak bilgilerin kaydedildiği ve okunduğu somut bir ortam. Bu durumda, birlikte ses kaydı (optik ses diskleri), görüntüler (optik video diskleri) veya çeşitli spiral veya dairesel izler oluşturan mikroskobik çöküntüler veya çukurlar (çukurlar) oluşur. metin bilgisi... Kayıt yoğunluğu 10 8 bit/cm2'nin üzerindedir.

Optik disk, 8-12 cm (4,5 ”) çapında, 1,2 mm kalınlığında optik (lazer) bir veri taşıyıcıdır.

İlk optik diskler 50'li yılların ilk yarısında ortaya çıkmaya başladı (COM - bilgisayar çıkışlı mikrofilm - mikrofilm üreten bir bilgisayar). 1962 yılında, alanında ilk gelişmeler optik diskler 1970'lerin başında sektöre tanıtılmaya başlandı. Bununla birlikte, her iki tip optik diskin (kompakt ve dijital) yaygın endüstriyel üretimi yalnızca 1980'lerde başladı ve bu güne kadar devam ediyor. İlk nesil dijital optik diskler 1983'te ortaya çıktı. Bir disk, faks biçiminde 25 ila 50 bin sayfa A4 formatında metin içeriyordu. 1985 yılında geliştirilen yeni nesil diskler, 1 milyon sayfaya kadar metin içerir. Şu anda, bu tür disklerin bir düzineden fazla çeşidi bilinmektedir.

Optik diskin çapı genellikle 305 mm'dir. Bilgiler kodlanmış biçimde (ikili kod) kaydedilir. Disk kapasitesi kayıt teknolojisine bağlıdır ve 10.000, 25.000 veya 40.000 A4 sayfası olabilir. Bu da disk yüzeyinin sadece %60-70 oranında bilgi kaydetmek için kullanılması sağlanır.

Optik disklerdeki depolama nesneleri şunlar olabilir: ansiklopediler, bilimsel ve teknik, endüstri referans kitapları ve sözlükleri, düzenleyici referans veritabanları, görsel-işitsel öğreticiler, eğitim ve oyun programları ve diğer belgeler setleri. Şimdi disklerde çeşitli modifikasyonlar 600'ün üzerinde yayın yapılmaktadır. Bunların yarısı bibliyografik dizinler ve yıllıklardır. Tam metin belgeler, yani kitaplar, dergiler vb., bu konudaki yayınların %20'sini oluşturmaktadır. lazer diskler... Disklerin en umut verici uygulama alanı otomatik bilgidir. arama motorları.

Depolama ortamının kapasitesine göre diskler üç türe ayrılır:

· geniş kapasite(2´10 9 bayttan fazla) - bilgisayardan geçen verilerin arşivleri olarak kullanım için;

· orta kapasite(7´10 8 - 2´10 9 bayt) - metin ve resim bilgilerini saklamak için;

· Kompakt diskler (7 × 10 8 bayta kadar kapasite) - mikro bilgisayarlar için.

Diskler, yazma ve okuma amaçlı kullanımlarına göre iki türe ayrılır. Kullanıcı tarafından doğrudan bilgi yazmak ve depolamak için tasarlanmış sürücüler, - WORM (Bir Kez Okunur Çok Okunur) ve salt okunur bilgi için tasarlanmış sürücüler, - CD-ROM (Kompakt Disk Salt Okunur Bellek - CD, salt okunur) ... WORM sürücüleri, bir kez yazılabilen aygıtlar ve yeniden yazılabilir kompakt diskler - CD-R (CD-Kaydedilebilir), üzerine bilgilerin kullanıcı tarafından özel bir sürücü kullanılarak yazılabileceği ve okunabileceği olarak ayrılmıştır. 1999 yılından itibaren DVD üretimine başlanmıştır.

uygulama optik teknoloji belgesel alanında başlangıç ​​olarak kabul edilebilir. yeni Çağ Belgesel bilgilerin dağıtımında, depolanmasında, kullanımında.

Ses CD'si, kalıcı (silinmez) ses (konuşma, müzik vb.) bilgilerinin kayıtlı olduğu bir optik disktir. ikili kod... Oynatma kalitesi (gürültü bağışıklığı), kompaktlık, oynatma kolaylığı ve saklama CD'nin ana avantajlarıdır.

İlk müzikal optik CD'ler 1982 yılında piyasaya sürülmüştür. Plaka 120 mm çapında, 1,2 mm kalınlığında ve 10 g ağırlığında olup, ses süresi 1 saattir. 1987'nin sonunda, dünyada yaklaşık 30 milyon lazer oynatıcı ve müzik eserleri içeren 450 milyondan fazla CD üretilmişti.

Dijital kompakt diskler için ilk spesifikasyonun geliştirilmesi, karmaşık bir bilgi sunumuna sahip, yani sadece ses değil, aynı zamanda metin, grafik ve video bilgilerini de depolayabilen diskler oluşturmanın temeli olarak hizmet etti. Ancak, ilk belirtim diskin yalnızca belirli model sürmek. Kısa bir süre sonra geliştirilen ikinci belirtim, bir diskin hem mantıksal hem de dosya biçimlerini tanımladı.

Dijital diskler için uluslararası standart ISO-9660, mantıksal ve dosya biçimlerini tanımlayarak kısa süre içinde kabul edildi. Tüm diskler eşleşiyor bu standart birbirleriyle uyumludur. Bu standart, kayıt yöntemini bilgi türlerine göre tanımlar: metin, grafik, ses vb. Standart, herhangi bir bilgi türü için mevcuttur. işletim sistemişu anda mevcut.

Küçük boyutu, büyük kapasitesi, güvenilirliği ve dayanıklılığı nedeniyle ses CD'si yaygınlaştı.

CD-ROM, kullanım için en yaygın optik disk türüdür. kişisel bilgisayarlar.

CD-ROM - içeren CD kalıcı hafıza, önemli miktarda bilgiyi (550 MB ve üzeri) depolamak ve okumak için tasarlanmıştır. O içerir bilgisayar bilgisi PC'ye bağlı sürücü tarafından okunan .

CD-ROM'lar 1985 yılında veritabanı pazarında ortaya çıktı ve plastikten basılmış dairesel bir plakadır.

Bir CD-ROM, 17 İncil'e eşit olan 150 bin sayfalık metin tutabilir. 650 MB'a eşit küçük bir boyuttaki böyle bir diskin kapasitesi, yaklaşık 450 üç inçlik disketin kapasitesine eşittir.

CD-ROM, multimedya ortamını, yani mobil cihazlarla eşzamanlı işlemlere izin veren etkileşimli görsel-işitsel ortamı ifade eder. grafik, metin ve ses. Bilgi genellikle karmaşık bir biçimde sunulur: grafikler - menü - hiper metin (arama sırasında metne ve grafik parçalarına sıralı bağlantılar için bir araç ihtiyacınız olan bilgiler).

Tasarım gereği CD-ROM, dış görünüş ve fiziksel parametreler neredeyse bir ses CD'si ile aynıdır. Bir CD ve CD-ROM'dan bilgi okuma cihazları temelde aynıdır. Farklılıklar sadece kullanılanlardadır. Farklı yollar sinyali görüntülenen bilgilere dönüştürmek. Bilgisayarın okuyucusu hem CD-ROM hem de Ses CD'si ile çalışır.

CD-ROM'ların sabit ve disketlere göre en büyük avantajı, yüksek bilgi kapasitesi... CD-ROM'un özelliği, diskteki bilgilerin değiştirilememesi ve bilgisayardan doğrudan ortama yazılamamasıdır. CD-ROM'un bir özelliği daha var. Üzerindeki bilgiler, manyetik disklerde olduğu gibi dairesel izlerde değil, tek bir spiral yolda bulunur. Bu tür bilgi yerleşimi, diğerlerine kıyasla okumayı yavaşlatır. sert kullanmak erişim süresini artıran ve veri aktarımını yavaşlatan manyetik disk. Sabit manyetik diskler için ortalama bilgiye erişim ve veri aktarım süresi yaklaşık 35 m/s, CD-ROM'lar için ise 350-500 m/s'dir.

Bu nedenle, manyetik ve optik içeren çeşitli ED taşıyıcı türleri vardır.

1.2 Ofis çalışmalarında elektronik teknolojisi

V Rusya Federasyonuöncelikli görevler arasında, elektronik bir belgenin kuruluşların ofis çalışmalarında kullanılmasının yanı sıra devlet arşivi depolaması da dahil olmak üzere elektronik belgelerin saklanması için aktarılmasının yasal gerekçesi yer almaktadır. Çözümlerinde belirli bir rol, ilgili gelişmelerle doğrudan ilgilenen ve doğrudan ilgili olan arşiv departmanına ve VNIIDAD'a aittir.

araçlarla oluşturulan belgelerin kullanımı ile ilgili sorunları çözmede ilk adım bilgi işlem teknolojisi, GOST 6.10.4-84'ün geliştirilmesiydi “Bir makine taşıyıcısı ve bilgisayar teknolojisi tarafından oluşturulan bir makine-gramı üzerindeki belgelere yasal güç verilmesi. Yazarları arasında SSCB Glavarchiv olan Temel Hükümler ”. Devlet standardının formu, yeni belgelerin yasal gücünü yasalaştırmak için kullanıldı.

Yerli uzmanlar henüz "elektronik belge" konusunda ortak bir anlayışa sahip değiller. Belirsizlik, bir makine ortamına kaydedilen bilgilere yasal etki vermede zorluklara yol açar. Bir "elektronik belgeye" kanıt vermenin teknik olarak mümkün olan tek yolu, Elektronik İmza... Ulusal çapta tek tanım GOST R 51141-98 “Ofis işleri ve arşivleme”de verilmiştir. Bir "makine belgesi" ni, bilgilerinin elektronik bir bilgisayar tarafından işlenmesini sağlayan ortam ve kayıt yöntemleri kullanılarak oluşturulan bir belge olarak tanımlayan terimler ve tanımlar.

Standart, birleştirilmiş dokümantasyon sistemleri için devlet standartlarının gereklilikleri dikkate alınarak makine şemasının oluşturulması gerektiğini belirledi. Yavaş yavaş, yazı tipinin yerini bilgisayar baskısı aldı.

Makine ortamına gelince, standart ayrıca kağıt belgelerin türüne göre zorunlu kayıt ayrıntılarını da belirledi:

o kuruluşun adı - belgenin yaratıcısı

o kuruluşun yeri - belgenin yaratıcısı veya posta adresi

o belge üretim tarihi

o belgenin bir makine ortamında doğru üretilmesinden sorumlu kişinin kodu veya belgeyi onaylayan kişinin kodu.

Belgenin zorunlu ayrıntılarının, ayrıntıların açık bir şekilde tanımlanmasına izin verecek şekilde bir makine ortamına yerleştirilmesi önerildi. Daha sonra, standart tanıtıldığında, ayrıntıları özel etiketlere, bandın ilk alanına vb. yerleştirmek için teklifler vardı.

Aslında, yalnızca makine çıktılarının kullanımı için sağlanan standart - geleneksel kağıt belgeler olarak biçimlendirilmeye başlayan makine gramları.

GOST 6.10.4-84, GSSOU'nun (VNIIDAD, 1991) ve Rusya Federasyonu Bakanlıkları ve Kurumlarında Büro Çalışmaları için Model Talimatın (Rosarkhiv, M., 1992) gereksinimlerine ilişkin bölümlerinin hazırlanması için temel oluşturdu. makine tarafından okunabilen belgeler.

VNIIDAD'ın müteakip tüm düzenleyici ve metodolojik belgeleri, elektronik belgelerin kullanımına ve saklanmasına değinir: Federal Yürütme Organlarında Büro Çalışmaları için Model Talimatında, Devlet Arşivlerinin ve Arşivlerinin İşletilmesine İlişkin yeni Kurallarda devlet kurumları ve diğerleri (2007)

“Kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan ve saklama sürelerini gösteren tipik yönetim belgelerinin listesi” (Rosarkhiv, VNIIDAD. M., 2000) ayrıca “geleneksel olmayan medyadaki” belgelere odaklanarak bunları depolama süresi açısından eşitler. kağıt belgeler. Örneğin, 64. madde “Kodlama kartları, yasama işlemleri ve diğer normatif belgeler (talimatlar, kurallar) hakkındaki veri tabanları (referans, tam metin)” devlet deposuna aktarılmaz.

Arşiv bölümünün ilgisi, devletten belgelerin geçici olarak saklanması için süreyi belirleyen Rusya Federasyonu Arşiv Fonu Yönetmeliğine (17 Mart 1994 tarihli Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı Kararı, N 552) yansıtılmıştır. Bölüm arşivlerinde makine medyasına ilişkin Arşiv Fonunun bir parçası - 5 yıl.

Elektronik imzalarla ilgili bir yasal düzenlemenin olmaması, ED kullanımının önünde gerçek bir engel değildir. ED'nin yasal işleyişini sağlamak için bölüm düzenlemeleri ve talimatlarının verildiği Rusya Federasyonu'nun yasal düzenlemeleri vardır. Bu tür eylemler federal yasa 27 İbnya No. 149-FZ 2006 tarihli ve ilgili makaleleri Rusya Merkez Bankası, Yüksek Tahkim Mahkemesi'nin bölüm düzenlemelerinde kullanılan Rusya Federasyonu Medeni Kanunu 1995 tarihli "Bilgi, Bilgi Teknolojileri ve Bilgi Koruması Üzerine" Rusya Federasyonu, Devlet Standartları ( örneğin, GOST R 34.10-94 " Bilgi Teknolojisi. kriptografik koruma bilgi. Asimetrik kriptografik algoritmaya dayalı elektronik dijital imzalar için örnekleme ve doğrulama prosedürleri ”) ve elektronik belgelerin değişiminin yasal desteği için diğerleri.

Tüm katılımcılar tarafından kabul edilecek ve ilgili ülkelerde yasal düzenlemeler olarak tanıtılacak olan, BDT içinde birleştirilmiş bir dizi kural ve prosedür olması beklenen Elektronik Dijital İmza Model Kanun taslağı hazırlanmıştır. “Böyle bir yasanın varlığı, BDT içinde yasal olarak korunan elektronik belgelerin değişimini sağlayacaktır. BDT Model Kanun taslağı hakkında bilgi”. bkz. 11 Nisan 2000 tarihli "Computerra" dergisi No. 13 (342), s. 26-27.

Devlet Duması, 13 Aralık 2001 tarihli 129-FZ sayılı "Elektronik Dijital İmza Üzerine" Federal Yasayı kabul etti.

Yukarıda belirtilen yerel mevzuat taslakları, elektronik iletişim kanalları aracılığıyla iletilen bir belgenin değişmezliğinin elektronik sertifikalandırma teknolojisinin yasal olarak tanıtılmasını önermemektedir.

Mevzuat düzenlemesinin ana yönü, belirli bir alanda elektronik imzanın yasal gücünün tanınması ve belirli bir alanda da kullanımının kısıtlanmasıdır. Dijital imzaları yapıştırma teknolojisi yasaların dışında kalmaktadır.

Bilgi alanındaki mevzuatın geliştirilmesi, bilginin yaygınlaştırılmasını sağlamalıdır. bilgi üretimi ve önümüzdeki 5-10 yıl için bilgi ilişkileri, hayatın her alanında bilginin hedeflenen kullanımına odaklanarak bilişim sürecini hızlandırmak.

Sorun küçültülmemeli elektronik Teknoloji ofiste sadece “kağıtsız ofis” yaratmak için çalışır. Bugün, yavaş gelişmenin gerçek koşullarında Yasama çerçevesi Rusya Federasyonu'nda ED, bugünün çözümüne tabi olan belgesel nitelikteki mevcut sorunları vurgulamanız ve yasal konsolidasyonu öngörerek, bunları yaklaşık 5 yıllık bir süreyi adlandırarak geçici sorunlar olarak çözmeye çalışmanız tavsiye edilir.

Ve her şeyden önce, bu tür sorunlar, geleneksel (yani kağıt) ofis işlerinde elektronik teknolojilerin kullanımını içerir.

Belge yönetimi ile ilgilenen ve çözümleri Federal Arşiv Kurumu'ndan beklenen geleneksel konulardan gelmektedir: yönetimin dokümantasyon desteği, ofis işleri, organizasyonel ve idari dokümantasyon, arşiv depolama. Ek olarak, pratikte ofis işlerinin yazılı, kağıt, hatta zaman bile kaldığı varsayılmalıdır. yüksek seviye organizasyonda bilgisayarlaşma. Arşiv depolamanın kağıt üzerinde kaldığı gerçeğinden bahsetmiyorum bile.

Bence geleneksel ofis çalışmalarında elektronik teknolojileri kullanmanın en etkili üç alanını sayabiliriz:

· Elektronik teknolojileri kullanarak belgelerin hazırlanması - kurallara göre gerçekleştirilir ve birleşik belge formları ve formları kullanılır. Çıkışta metinler kağıda basılır ve mevcut kurallara uygun olarak belge şeklinde alınır.

· elektronik iletim bilgi - müteakip belgelerin kağıda çıktısı ile tüketicilere teslimini hızlandırmak için kullanılır. En acil görev, geleneksel ofis çalışma sisteminde bir belgenin faks ile gönderileceği yerini belirlemektir.

· elektronik kayıt sistemdeki belgelerin alınması - tek bir dosyaya dahil edilmesini içerir bilgi sistemi tek tip kayıt kuralları temelinde herhangi bir biçimde ortaya çıkan veya kuruluşa giren tüm belgeler. Kayıt dizisi temelinde, diğer kayıt formları oluşturulmadan belgelerin muhasebesi, aranması ve yürütülmesinin kontrolü oluşturulur.

Kuruluş içinde belge aktarımı için geleneksel teknolojiler göz önüne alındığında, muhasebe ve kontrol için kağıt üzerinde çift kayıt formları kullanılabilir. Bir belgenin kayıt dizisine dahil edilmesi, onun varlığını ve kaydettiği eylemin gerçekleştirildiğini doğrular.

Bu nedenle, önerdiğim yaklaşım şudur: şimdiki aşama- en azından önümüzdeki beş yıl içinde - “elektronik belge” sorunlarına değil, geleneksel ofis işlerinde elektronik teknolojilerin kullanımına öncelik verilmelidir. Elektronik teknolojilerin işleyişinin çözülmesi gereken öncelikli sorunlarını şu şekilde sıralayalım:

Yönetim faaliyetleri alanında modern düzenleyici eylemler tarafından oluşturulan belgelerin yazılı yapısına karşılık gelen belge biçimlerinin korunması

Orijinalleri ve kopyaları ayırma gerekçeleri

ED'nin kullanılabileceği, kullanılması ve kullanılmaması gereken durumların aralığını sınırlamak

· Mevcut normatif düzenlemeler temelinde, ED'nin yasal gücünün tanınması ve bunların bölüm talimatları, yöntemleri vb. pratik kullanım için belgeler ve gelişmelerin eksiklikleri hakkında bilgi toplanması.

Özellikle, şu anda GOST 6.10.4-84'ün işlenmesinden vazgeçmeniz ve VNIIDAD adına Metodolojik Öneriler hazırlamanız tavsiye edilir (Geçici bile yapabilirsiniz). yönergeler) ofis işlerinde elektronik teknolojilerin kullanımı hakkında. Böyle ileriye dönük, deneyimli bir içeriğin metodolojik geliştirme belki, prensipte, aşağıdakiler:

Uluslararası karşılık gelen terminoloji

· Bir makine ortamında bir belgenin yasal gücünün tanınması için koşullar; elektronik belgelerin kullanımına izin veren mevcut düzenlemeler

Elektronik belgeye benzer bir kağıt belgenin zorunlu kullanım durumları (örneğin, personel - kişisel verilerle ilgili belgelerde ve ayrıca kalıcı ve uzun süreli depolama belgelerinde, vatandaşların haklarının sağlanması vb.)

· Elektronik bir belgeyi onaylama prosedürü; doğrulama yöntemleri: EDS, iletim mektubu veya bir kimlik belgesi ve detayları.

· Faks kullanımı, E-posta, İnternet üzerinden alınan belgeler; yasal güç ekrandaki belge görüntüleri

Elektronik belgelerin bir kağıt analogu eşliğinde arşiv deposuna aktarılması veya tam tersi

· Elektronik formdaki (form) belgelerin kullanımının kısıtlanması, örneğin bildirimler, sertifikalar, davetler vb. gönderirken. vatandaşlar; vatandaşlara tıbbi belgeler verirken

· Bu aşamada, çoğu durumda kağıt forma dönüştürülecekleri akılda tutularak, elektronik belgeler için yazılı belgelerin zorunlu ayrıntılarının korunması ihtiyacı.

Elektronik teknolojileri kullanırken, belgenin formunun ilgili mevzuata uygun olarak muhafaza edildiğinden emin olun. birleşik sistemler bir belgeyi kağıda aktarırken belgeler, geçerli standartlar ve diğer düzenlemeler.

Kalıcı ve uzun süreli depolamanın zorunlu kağıt orijinal belgeleri ve vatandaşların haklarını sağlayan belgeler.

Bu nedenle, pratikte olan ED'nin pratik kullanımı için yeterli bir düzenleyici çerçevenin olduğu ve aynı zamanda bu tür acil problemler, el yazısı imza analoglarının kullanımı, faks, e-posta ve tüm ortaya çıkan yeni kayıt ve bilgi aktarma yolları. Bu alandaki yasama faaliyetinin artan faaliyeti göz önüne alındığında, yeterince kısa dönem geçici tavsiyeler hazırlamak, pratik kullanım daha fazlasını bulmanızı sağlayacak doğru kararlar yasama işlemlerinde.

... No. 146 "Kazakistan Cumhuriyeti'nde 2001-2005 Yılları Arşivinin Geliştirilmesi Kavramı Üzerine" ve 11 Haziran 2001 Sayılı 797 Sayılı Kararı "Cumhuriyet'te Arşiv İşlerinin Geliştirilmesi Programının Onaylanması Hakkında" 2001-2005 için Kazakistan". Programın gelişimi, arşiv endüstrisini daha da iyileştirme, bölgedeki arşiv kurumlarının maddi ve teknik temelini modernize etme ihtiyacı tarafından belirlenir ...

... // Sekreterlik işi 1997. №4. 19-24. 49. Sivil toplum kuruluşlarının (iş ortaklıkları ve dernekleri, üretim kooperatifleri) faaliyetlerinde oluşturulan kalıcı saklama süresi yönetim belgeleri. VNIIDAD, 1996. Ek 1 CJSC İnşaat Şirketi Technoliga ofis işleri için TALİMATLAR ___________ No. _______ Genel Müdür tarafından ONAYLANMIŞTIR ...

Bu ülkeler, belge yöneticilerinin ulusal meslek birliklerinin yüksek statüsünün yanı sıra sorunlara kamu yararı ile karakterize edilir. dokümantasyon desteği yönetmek. 2.1 Avustralya'da elektronik kayıt yönetimi Avustralya'daki arşivlerin kayıt yönetimi düzenleyici faaliyetleri artık ...

SSR BİRLİĞİ DEVLET STANDARDI

Bilgi işleme sistemleri

MANYETİK VERİ ORTAMINDAKİ BELGELER

PERFORMANS SİPARİŞİ VE İŞLEM

GOST 28388-89

SSCB ÜRÜN KALİTE VE STANDART YÖNETİMİ DEVLET KOMİTESİ

SSR BİRLİĞİ DEVLET STANDARDI

giriş tarihi01.01.91

Bu standart, üzerinde gerçekleştirilen tasarım, yazılım, teknolojik ve diğer tasarım belgelerine uygulanır. manyetik ortam veri (MN).

Standart, belirli değişim ve işleme yönteminden bağımsız olarak manyetik ortam (DM) üzerinde belgelerin yürütülmesi için gereklilikleri ve ayrıca Genel kurallar DM'nin muhasebeleştirilmesi, depolanması, değiştirilmesi ve dolaşımı.

MN belgeleri mikrofilme tabi değildir.

Standartta kullanılan terimler ve açıklamaları Ek 1'de verilmiştir.

1. GENEL HÜKÜMLER 2. ELLEÇLEME SÜRECİNDE MANYETİK VERİ ORTAMLARINA İLİŞKİN BELGELER 3. MANYETİK VERİ ORTAMINDAKİ BELGELERİN ADI VE TANIMI 4. BİLGİ ARAMA ÖZELLİKLERİ 5. MANYETİK VERİ ORTAMINDAKİ BELGELERİN ESKD, ESTD, ESTD İÇİN BELGE SETİNE EKLENMESİNE İLİŞKİN KURALLAR 6. SERTİFİKA FORMU'NUN PERFORMANS KURALLARI 7. PERFORMANS KAYIT KURALLARI İLE MANYETİK TAŞIYICI BEYANI 8. MANYETİK ORTAMLARIN MUHASEBE VE DEPOLANMASI 9. ORJİNALLERİN, KOPYALARIN, KOPYALARIN MUHASEBESİ 10. ORJİNALLERİN RESTORASYONU 11. DEĞİŞİKLİK KURALLARI EK 1 Referans ŞARTLAR VE AÇIKLAMALAR EK 2 Tavsiye edilen VERİ ORTAMLARINDA BELGELERİN KULLANIM TALİMATLARI. PERFORMANS KURALLARI EK 3 Tavsiye edilen ETİKET TASARIM VE YERİ ÖRNEKLERİ EK 4 Tavsiye edilen MANYETİK VERİ ORTAMINDA TEKNİK BELGELEME VE BELGELERİN İŞLENMESİ HİZMETİ EK 5 Tavsiye edilen ÖNLEYİCİ KONTROL EK 6 Tavsiye edilen MANYETİK VERİ ORTAMINDAKİ BELGELERİN ÇOĞALLARININ (KOPYALARININ) TÜKETİCİYE AKTARILMASI PROSEDÜRÜ EK 7 Tavsiye edilen MANYETİK VERİ ORTAMINDAKİ BELGELERİN ESKD TARAFINDAN GERÇEKLEŞTİRİLEN BİR BELGE TAKIMINA EKLENMESİNİN ÖZELLİKLERİ EK 8 Tavsiye edilen NORMOKONTROL EK 9 Tavsiye edilen DOLDURMA FORMLARI VE KURALLARI BİLGİ VERİSİ

1. Genel Hükümler

1.1. DM, bu standart ve ESKD, ESPD, ESTD ve KS A.Ş. standartlarına uygun olarak yapılır ve dokümanlar setine dahil edilir.

1.2. Belgeleme için aşağıdaki MN türleri kullanılır:

manyetik bantlar;

manyetik diskler;

disket manyetik diskler.

1.3. Dosyalar (veri kümeleri), DM yürütme sırasında veri yönetiminin nesneleridir. DM, bir veya daha fazla dosya şeklinde gerçekleştirilir. Dosyaların, biçimlerin ve "etiketlerin içeriğinin yapısı, işaretlenmesi:

GOST 25752 - 12.7 mm genişliğinde manyetik bantlar için;

GOST 28104 - 3.81 mm genişliğinde manyetik bantlar için;

GOST 28081 - esnek manyetik diskler için.

Notlar:

1. Düzenleyici ve teknik belgeler (NTD) tarafından oluşturulmayan dosyaların yapısı ve işaretlemesi, DM'nin kullanım talimatlarında açıklanmıştır ( Ek 2) veya içinde (veya belge setinin diğer belgelerinde) ilgili belgeye bir bağlantı verin.

2. Gerekirse, MN'de etiketsiz belgelerin yürütülmesine izin verilir.

1.4. Bir belge, boyutuna ve kapasitesine bağlı olarak bir veya birkaç cilt üzerine kaydedilebilir.

Bir cilt üzerine birden fazla belge kaydedilebilir.

1.5. MN'nin aynı hacminde bulunan DM, aynı kayıt yoğunluğu ile kaydedilir.

Bir DM'yi birkaç cilt üzerine kaydederken, DM'nin bulunduğu tüm ciltler için aynı kayıt yoğunluğunun yanı sıra aynı tip ve tipte MD kullanılır.

Gerekirse, örneğin MH'de katı metin ve kağıt üzerinde çizimler gibi çeşitli türlerdeki veri taşıyıcıları üzerinde bir belgenin yürütülmesine izin verilir.

1.6. Her DM'ye, aşağıdakilere uygun olarak bir bilgi alma özelliği (IPH) eşlik eder: mezhep. 4.

1.7. DM'nin geliştirilmesinden, üretilmesinden, koordinasyonundan ve onaylanmasından sorumlu kişilerin gerçek imzaları, aşağıdakilere uygun olarak gerçekleştirilen sertifikasyon sayfasına (CA) yapıştırılır. mezhep. 6.

Yukarıdaki imzaların ESKD ve ESPD standartları tarafından sağlanan onay belgesine (LU) eklenmesine izin verilir.

1.8. Kayıtlı belgelere (MNZ) sahip her manyetik taşıyıcı, GOST 27781'e göre bir etikete sahip olmalıdır.

Etiket tasarımı örnekleri, doldurulması ve MH üzerindeki konumu aşağıdaki bölümlerde verilmiştir. Ek 3.

1.9. Her MNZ için eşlik eden bir belge gerçekleştirilir - MNZ beyanı mezhep. 7.

1.10. İşletmede depolanan ve dolaşımda olan tüm DM'ler muhasebeye tabidir. DM'nin muhasebeleştirilmesi, saklanması, çoğaltılması, değiştirilmesi teknik dokümantasyon servisi (STD) tarafından aşağıdakilere uygun olarak gerçekleştirilir: mezhep. sekiz - 11 ve ek 4.

1.11. MNZ ile ilgili bilgilerin güvenliğinin belirlenmesi için MNZ önleyici kontrole tabi olmalıdır. ek 5.

1.12. MN ve MNZ için saklama koşulları, belirli MN türleri ve türleri için ilgili düzenleyici belgelerde belirlenen standartlara uygun olmalıdır.

1.13. DM'nin yürütülmesi ve sirkülasyonu için kullanılan teknik ve yazılım-bilgi araçları işletime alınmalı ve operasyonel belgelerine uygun olarak doğrulanmalı ve MP gelen denetimden geçmelidir. Doğrulama ve gelen kontrol, işletmede belirlenen prosedüre uygun olarak gerçekleştirilir.

1.14. DM'nin tüketiciye devri, aşağıdakilere uygun olarak kopyalar (kopyalar) şeklinde gerçekleştirilir. ek 6.

elektronik taşıyıcı

"... Elektronik ortam: bilgisayar teknolojisi kullanılarak işlenen bilgileri kaydetmek, depolamak ve yeniden üretmek için kullanılan somut bir ortam ..."

Bir kaynak:

"BİRLEŞTİRİLMİŞ TASARIM DOKÜMANTASYON SİSTEMİ. ELEKTRONİK BELGELER. GENEL HÜKÜMLER. GOST 2.051-2006"

(22.06.2006 N 119-st'den Rostekhregulirovanie Nişanı ile tanıtıldı)

Resmi terminoloji... Akademik.ru. 2012.

Diğer sözlüklerde "Elektronik taşıyıcı" nın ne olduğunu görün:

elektronik taşıyıcı- 3.1.15 elektronik ortam: Bilgisayar teknolojisi kullanılarak işlenen bilgilerin kaydedilmesi, saklanması ve çoğaltılması için kullanılan bir maddi ortam Kaynak: GOST 2.051 2006: tek sistem tasarım belgeleri.… …

ELEKTRONİK TAŞIYICI- GOST 2.051 2006 ESKD'ye göre “Elektronik belgeler. Genel Hükümler"- bilgisayar teknolojisi kullanılarak işlenen bilgilerin kaydedilmesi, depolanması ve çoğaltılması için kullanılan somut bir ortam ... Terimler ve tanımlar açısından kayıt yönetimi ve arşivleme

bilgi taşıyıcı - (bilgi taşıyıcı) (I) bilgisini içeren (taşıyan) herhangi bir maddi nesne veya ortam [bilinmeyen terim], yapısında bir taşı, bir ağacı uzun süre bünyesinde saklayabilecek kapasitededir ... Wikipedia

Çevrimiçi cüzdan- (İngiliz e Cüzdan veya e Cüzdan) elektronik para depolamanıza ve para kazanmanıza izin veren bir ödeme çipli bir akıllı kart veya başka bir elektronik ortam elektronik ödemeler... Terim ayrıca cihazlara ve yazılım, ... ... Vikipedi

ELEKTRONİK PARAMANYETİK REZONANS- (EPR) rezonans absorpsiyonu (radyasyon) el. magn. dalgalar radyo frekans aralığı(109 1012 Hz) paramanyetizma, rykh için paramanyetizma elektronlardan kaynaklanır. EPR, paramagnetin özel bir halidir. rezonans ve daha genel manyetik rezonans fenomeni. Yalanlar ... Fiziksel ansiklopedi

elektronik belge- belge dijital medyaüç unsurdan oluşur: bilgi içeriği; içerik sağlama biçimi; bilgi taşıyıcı. Birçok faaliyet alanında elektronik belgelerin kullanımı yaygınlaştı ve ... ... Büyük Hukuk Sözlüğü

2. Bu gerekliliklerde, maddi bir ortam, bir kişinin fizyolojik özelliklerini karakterize eden bilgilerin kaydedilmesi ve depolanmasının gerçekleştirildiği, makine tarafından okunabilen bir ortam (manyetik ve elektronik dahil) olarak anlaşılır ... ... Resmi terminoloji

Hafıza kartı

Hafıza kartı- Elektronik veri taşıyıcısı. Temel türler: SmartMedia, CompactFlash, SD kart, Sony Memory Stick, xD Picture Card, MMC ... Samsung Ev ve Bilgisayar Terimleri Sözlüğü

GOST 2.051-2006: Tasarım dokümantasyonu için birleşik sistem. Elektronik belgeler. Genel Hükümler- Terminoloji GOST 2.051 2006: Tasarım dokümantasyonu için birleşik sistem. Elektronik belgeler. Genel hükümler orijinal belge: otomatik sistem: Faaliyetleri için personel ve bir dizi otomasyon aracından oluşan bir sistem, ... ... Normatif ve teknik dokümantasyon terimlerinin sözlük referans kitabı

Kitabın

• Alıştırmalar ve görevler ile biyolojik kimya. Ders Kitabı (+ CD), Severin Sergey Evgenievich, Avdeeva Lyudmila Viktorovna, Gubareva Alexandra Evgenievna, Aleinikova Tatyana Leonidovna, Andrianova Lyudmila Evgenievna. Ders kitabı klasik biyolojik kimyanın ana hükümlerini inceler, insan vücudundaki moleküllerin yapısı ve özellikleri, fizyolojik fonksiyonların moleküler temeli hakkında bilgi verir ...