Gmail'de Bcc. E-postalar nasıl yasallaştırılır

e-posta nedir? Modern iş dünyasında bunlar:

• Yüzün. Karşı tarafın gözünde olumlu bir imaj yaratabileceğiniz veya ilk izlenimi mahvedebileceğiniz e-posta yardımı ile.
• İş aracınız. Dış dünyayla birçok iletişim e-posta yoluyla gerçekleşir. Bu nedenle, bu araca iyi bir şekilde hakim olarak hayatınızı büyük ölçüde kolaylaştırabilirsiniz.
• Güçlü bir dikkat dağıtıcı. Dış dünya sizi e-posta yoluyla elde etmeye, dikkatinizi dağıtmaya ve yoldan çıkarmaya çalışıyor.

Bu açıdan e-posta ile çalışmaya bakalım. Basitten başlayalım.

mektup tasarımı

Mozilla Thunderbird posta istemcisini kullanıyorum, bu yüzden örnek olarak kullanacağım. Yeni bir harf oluşturalım ve alanlar listesinde yukarıdan aşağıya doğru gidelim.

Kime. Kopyala. Gizli kopya

Birisi bilmeyebilir, ancak Mozilla'nın "Kime"si "Cc" veya "Bcc" olarak değiştirilebilir.

• Kime: ana muhatabı veya birkaç muhatabı noktalı virgülle ayırarak yazarız.
• kopyala: Mektubu okuması gereken ama cevap beklemediğimiz birine yazıyoruz.
• Gizli kopya: Mektubu tanıması gereken, ancak mektubun geri kalanı tarafından bilinmeyen kalması gereken kişiye yazıyoruz. Özellikle iş mektuplarının, örneğin bildirimlerin toplu olarak gönderilmesi için uygundur.

Doğru değil toplu postalamada, alıcıları "Bilgi" veya "Kime" alanları aracılığıyla belirtin. Yılda birkaç kez, “Cc” alanında 50-90 muhatabın listelendiği mektuplar alıyorum. Gizlilik ihlali var. Tüm alıcılarınızın benzer bir konu üzerinde başka kimlerle çalıştığınızı bilmesi gerekmez. Bunlar birbirinizi tanıdığınız insanlarsa iyi olur. Listede birbirinden habersiz rakip şirketler varsa ne olur? En azından, bunlardan biriyle işbirliğinin sona ermesi için en fazla gereksiz açıklamalara hazır olmanız gerekir. Böyle yapma.

mektup konusu

Konu satırının önemi, profesyonel posta hizmetleri tarafından kurumsal bloglarında genellikle (bazen mantıklı bir şekilde) yazılır. Ancak çoğu zaman, konu satırının "e-postanın açılması gerektiği" sorununu çözdüğü satış mektuplarından bahsediyoruz.

Günlük iş yazışmalarını tartışıyoruz. Buradaki tema, "mektup ve yazarı kolayca tanımlanmalı ve sonra bulunmalı" sorununu çözmektedir. Ayrıca, çalışkanlığınız, yalnızca öneklerle birlikte sayısız cevap mektubunun karma şeklinde size geri dönecektir. Tekrar: veya ileri, aralarında konuyla ilgili istenen mektubu aramanız gerekecek.

Yirmi harf, orta düzey bir yöneticinin bir günlük yazışmasının hacmidir. Girişimcilerden ve işletme sahiplerinden hiç bahsetmiyorum, mektup sayıları bazen günde 200 veya daha fazla ölçek dışına çıkıyor. Bu nedenle, bir kez daha: boş bir konuyla e-posta göndermeyin.

Peki konu satırınızı doğru şekilde nasıl formüle edersiniz?

1 numaralı hata : Konuda sadece şirketin adı. Örneğin, "Gökyüzü" ve hepsi bu. İlk olarak, bu karşı tarafla iletişim kuran şirketinizden biri olmadığınızdan emin olun. İkinci olarak bu konu bir anlam ifade etmemektedir çünkü firmanızın adı zaten adresten görülebilmektedir. Üçüncüsü, bu yazışma yaklaşımıyla kendi posta kutunuzun nasıl görüneceğini tahmin edin? Bunun gibi bir şey.

Bu gibi konularda arama yapmak uygun mu?

Hata # 2 : gösterişli, satan bir başlık. Böyle manşetleri nasıl yazacağını biliyorsan harika. Ancak bu becerileri iş yazışmalarında kullanmak uygun mudur? Bir iş mektubunun konu satırının amacını hatırlayın: satmak değil, kimlik ve arama sağlamak.

mektubun metni

Farklı durumlar için birçok yazma kılavuzu vardır. Örneğin, Maxim İlyakhov, Alexander Amzin ve kelimenin diğer ustalarının birçok yararlı şeyi var. En azından genel okuryazarlığı geliştirmek ve genel yazım tarzını geliştirmek için makalelerini okumanızı tavsiye ederim.

Bir mektup yazma sürecinde, sürekli olarak birkaç karar vermeliyiz.

Bir nezaket sorusu ... Mektubun başında, "Sevgili Rodya'm, iki aydan fazla bir süredir sizinle yazılı olarak konuşmadım, kendim de acı çektim ve hatta konuşmadım" ruhunda nezaket ve hatta hassasiyette bulanıklaşabilirsiniz. başka bir gece düşünerek uyu." Hem böyle bir giriş yapma süresi hem de muhatabın okuma süresi açısından çok kibar ve çok maliyetlidir. Bu bir iş yazışması, hatırladın mı? Yarışma için mektup türünün bir denemesi değil, Raskolnikov'un annesine bir mektup değil, iş yazışmaları.

Zamanımıza ve alıcının zamanına saygı duyuyoruz!

Kendinizi tanıtmak ve tanışma koşullarını yalnızca sergideki kısacık bir toplantıdan sonra gönderilen ilk mektupta hatırlatmak mantıklı. Bu, işbirliğinin veya mevcut yazışmaların devamıysa, günün ilk harfine şunu yazarız: "Merhaba Ivan", ikinci ve sonrakilere: "İvan, ...".

Çekici ... Birkaç alıcı varsa, bir mektupta kiminle iletişim kuracağım konusunda her zaman endişelendim. Geçenlerde Anna adında üç kıza bir mektup yazdım. Hiç tereddüt etmeden "Merhaba Anna" yazdım ve banyo yapmadım. Ancak bu her zaman böyle değildir.

Ya üç hatta yedi alıcı varsa ve aynı adı paylaşmıyorlarsa? Bunları isimlerine göre listeleyebilirsiniz: "İyi günler, Rodion, Pulcheria, Avdotya ve Pyotr Petrovich." Ama uzun ve zaman alıyor. Yazabilirsiniz: "Merhaba meslektaşlarım!"

Kendim için, kuralı "Kime" alanında bulunan kişiye adıyla atıfta bulunmak için kullanıyorum. Ve nüshada olanlar için hiç başvuru yapmayın. Bu kural aynı zamanda mektubun muhatabı ve bu mektubun amacını (bir!) daha doğru bir şekilde belirlemenizi sağlar.

Alıntı ... Çoğu zaman, yazışma, soru ve cevapları olan bir mektup zinciridir - tek kelimeyle, bir diyalog. Yazışmaların geçmişini silmemek ve cevabınızı alıntılanan metnin başına yazmanız iyi bir davranış olarak kabul edilir, böylece bir hafta sonra bu yazışmaya dönerek azalan tarihlerde diyaloğu yukarıdan aşağıya kolayca okuyabilirsiniz.

Bazı nedenlerden dolayı Mozilla'daki varsayılan ayar "İmleci alıntı yapılan metinden sonra yerleştir" şeklindedir. Bunu "Araçlar" → "Hesap ayarları" → "Oluşturma ve adresleme" menüsünde değiştirmenizi öneririm. Bu böyle olmalı.

Mektubun amacı ... İş mektupları iki çeşittir:

• muhatabı bilgilendirdiğimizde (örneğin, bir ay boyunca yapılan çalışma hakkında bir rapor);
• ve muhataptan bir şey istediğimizde. Örneğin, ödeme için ekteki faturayı onaylaması için.

Kural olarak, bildirmekten çok daha cesaret verici mektuplar vardır. Muhataptan bir şey elde etmek istiyorsak, bunu düz metin olarak bir mektupta söylemek çok önemlidir. Harekete geçirici mesaja, adın yazılı olduğu bir adres ve mektubun son cümlesi eşlik etmelidir.

Doğru değil : "Porfiry Petrovich, yaşlı kadını kimin öldürdüğünü biliyorum."

Doğru : "Porfiry Petrovich, yaşlı kadını hackleyen bendim, lütfen beni tutuklamak için önlem alın, acı çekmekten bıktım!"

Muhabir neden bu mektupla ne yapacağınızı düşünmeli? Sonuçta, yanlış karar verebilir.

Metindeki imza ... Olmalı. Ayrıca, tüm posta istemcileri, örneğin klasik "Saygılarımızla, ..." gibi bir imzanın otomatik olarak değiştirilmesini yapılandırmanıza izin verir. Mozilla'da bu, Araçlar → Hesap Seçenekleri altında yapılır.

İmzaya kontak yazıp yazmamak herkesin şahsi işidir. Ancak herhangi bir şekilde satışla bağlantınız varsa - yazdığınızdan emin olun. İletişim sonuçlarına göre işlem gerçekleşmese bile, gelecekte imzadaki kişiler tarafından kolayca bulunacaksınız.

Son olarak, sevmeyen (yapamayan, istemeyen, zamanı olmayan) muhataplar için mektubun gövdesinin bir özelliği daha mektuplarınıza cevap vermek. Mektubun metninde varsayılanı belirtin. Örneğin, "Porfiry Petrovich, Cuma günü saat 12:00'den önce beni tutuklamaya gelmezseniz, o zaman kendimi affedilmiş sayarım." Tabii ki son teslim tarihi gerçek olmalı (örnekteki metni Cuma günü saat 11:50'de göndermemelisiniz). Alıcı, mektubunuzu fiziksel olarak okuyabilmeli ve karar verebilmelidir. Bu "sessizlik", muhatabın yanıt vermemesi nedeniyle sizi sorumluluktan kurtarır. Her zaman olduğu gibi, bu özelliğin kullanımına akıllıca yaklaşılmalıdır. Bir kişi mektuplarınıza zamanında ve düzenli olarak cevap verirse, böyle bir ültimatom, onu rahatsız etmese bile, onu biraz zorlayabilir veya mektuba hemen cevap vermeme kararına yol açabilir, ancak Cuma gününü bekletebilir.

ekler

Mektuplar genellikle eklerle birlikte gelir: özgeçmişler, ticari teklifler, tahminler, çizelgeler, belge taramaları - çok kullanışlı bir araç ve aynı zamanda popüler hataların kaynağı.

Hata : büyük ek boyutu. Ekleri 20 MB'a kadar olan e-postalar genellikle alınır. Kural olarak, bunlar 600 dpi çözünürlükte TIFF formatındaki bazı belgelerin taranmasıdır. Muhabirin e-posta programı, bu ekin bir ön izlemesini indirmek için yapılan boş girişimlerde birkaç dakika askıda kalacaktır. Ve Tanrı, alıcının bu mektubu bir akıllı telefonda okumaya çalışmasını yasakladı ...

Şahsen, bu tür mektupları hemen siliyorum. Mektubunuzun okunmadan önce çöp kutusuna gitmesini istemiyor musunuz? Ekin boyutunu kontrol edin. En fazla 3 MB olması önerilir.

Peki ya aşarsa?

• Tarayıcınızı farklı bir biçim ve çözünürlükte yeniden yapılandırmayı deneyin. Örneğin, PDF ve 300 dpi'de oldukça okunabilir taramalar elde edilir.
• WinRar veya 7zip gibi programları düşünün. Bazı dosyalar mükemmel şekilde sıkıştırılmıştır.
• Ya ek çok büyükse ve sıkıştıramıyorsanız? Örneğin, neredeyse boş bir muhasebe veritabanı 900 MB ağırlığındadır. Bilgilerin bulutta depolanması kurtarmaya gelecek: Dropbox, Google Drive ve benzerleri. Mail.ru gibi bazı hizmetler, büyük ekleri otomatik olarak bulut depolama bağlantılarına dönüştürür. Ancak bulutta depolanan bilgilerimi kendim yönetmeyi tercih ediyorum, bu nedenle Mail.ru'dan gelen otomasyonu kabul etmiyorum.

Ve yatırımlar hakkında pek açık olmayan bir tavsiye daha - onların isim ... Alıcı tarafından anlaşılır ve kabul edilebilir olmalıdır. Şirkete girdiğimizde, Fyodor Mihayloviç Dostoyevski'ye yönelik ticari bir teklif hazırlıyorduk. Yöneticiden onay için proje teklifi içeren bir mektup aldım ve ekte "DlyaFedi.docx" adlı bir dosya vardı. Bana bunu gönderen yöneticiyle şöyle bir diyalog geçti:

Sayın yönetici, bu saygın kişiye şahsen yaklaşmaya ve Fedya'nın yüzüne adını vermeye hazır mısınız?

Her nasılsa hayır, saygın adam, herkes onu ilk adıyla ve soyadıyla çağırır.

Eke neden "ForFedi" adını verdiniz? Onu şimdi gönderirsem, bu CP için bizden balta alır mı sizce?

Adını daha sonra değiştirecektim...

Neden bir saatli bomba hazırlayasınız - bir potansiyel müşterinin reddi - ya da bir dosyayı yeniden adlandırmak için fazladan bir iş yapın? Neden eki hemen doğru bir şekilde adlandırmıyorsunuz: "Fedor Mikhailovich.docx için" veya daha iyisi - "KP_Nebo_Topory.docx".

Bu nedenle, e-postayı "yüz" olarak aşağı yukarı sıraladık. Etkili çalışma için bir araç olarak e-postaya bakmaya devam edelim ve dikkat dağınıklığı hakkında konuşalım.

Harflerle çalışma

E-posta güçlü bir dikkat dağıtıcıdır. Herhangi bir dikkat dağıtmada olduğu gibi, postanın da kuralları sıkılaştırarak ve bir çalışma programı sunarak ele alınması gerekir.

En azından, postanın gelişiyle ilgili TÜM bildirimleri kapatmanız gerekir. Posta istemcisi varsayılan olarak yapılandırılmışsa, bir ses sinyali ile bilgilendirileceksiniz ve saatin yanındaki simge yanıp sönecek ve mektubun bir önizlemesi gösterilecektir. Tek kelimeyle, sizi önce özenli çalışmalardan uzaklaştırmak için her şeyi yapacaklar ve sonra sizi okunmamış mektupların ve görünmeyen postaların uçurumuna sürükleyecekler - hayattan bir veya iki saat eksi.

Birinin güçlü iradesi, bildirimlerle dikkatlerinin dağılmamasına izin verir ve sıradan insanlar için kaderi kışkırtmamak ve kapatmamak daha iyidir. Mozillla Thunderbird'de bu, "Araçlar" → "Seçenekler" → "Genel" → "Yeni mesajlar göründüğünde" menüsü aracılığıyla yapılır.

Herhangi bir bildirim yoksa, bir mektubun geldiğini nasıl anlayabilirim?

Çok basit. Siz kendiniz, bilinçli olarak, postayı ayrıştırmak için zaman ayırın, posta istemcisini açın ve tüm okunmamış mesajları görün. Bu, günde iki kez, örneğin öğle ve akşam saatlerinde veya örneğin trafik sıkışıklığında zorunlu kesintilerde yapılabilir.

Sıkça sorulan, tepki süreleri ve acil e-postalar ne olacak? Cevap: Postada acil mektubunuz yok. Müşteri destek bölümünde çalışmadığınız sürece (böyle bir bölümün postayla çalışmak için kendi kuralları vardır).

Acil mektuplar varsa, gönderen sizi bu konuda diğer kanallar - telefon, SMS, Skype - bilgilendirecektir. Ardından, kasıtlı olarak posta istemcisine girecek ve acil postayı işleyeceksiniz. Tüm zaman yönetimi guruları (örneğin, "Zaman Sürüşü" ile Gleb Arkhangelsky) e-postalara 24 saate kadar yanıt verme standardını ilan eder. Bu normal bir görgü kuralıdır - muhataptan e-posta ile anında yanıt beklemeyin. Acil bir mektup varsa, daha hızlı iletişim kanalları aracılığıyla bildirin.

Böylece bildirimleri kapattık ve şimdi programımıza göre posta istemcisini açıyoruz.

Peki mail kutusuna gidip “parsing e-mail” isimli aktiviteye başladığımızda ne yapmalıyız? Bu işin başı ve sonu nerede?

Sıfır gelen kutusu sistemi hakkında çok şey duydum ama ne yazık ki onu kullanan tek bir kişiyle tanışmadım. Tekerleğimi yeniden icat etmem gerekiyordu. Lifehacker'da bu konuyla ilgili makaleler var. Örneğin, " ". Aşağıda yorumumdaki sıfır gelen kutusu sisteminden bahsedeceğim. GTD guruları yorumları kontrol eder, açıklanan sistemi ekler veya geliştirirse minnettar olurum.

E-postanın, etkinlikleriniz için bir görev zamanlayıcı veya arşiv olmadığını anlamak ve kabul etmek önemlidir. Bu nedenle, "Gelen Kutusu" klasörü her zaman boş olmalıdır. Gelen kutunuzun ayrıştırılmasını üstlendiyseniz, bu klasörü boşaltana kadar durmayın ve hiçbir şey dikkatinizi dağıtmayın.

Gelen kutunuzdaki e-postalarla ne yapmalı? Her harfi sırayla gözden geçirmeniz ve silmeniz gerekir. Evet, klavyenizde seçip Sil'e basmanız yeterlidir. Mektubu silmeye cesaret edemiyorsan, onunla ne yapacağına karar vermen gerekecek.

1. Üç dakika içinde cevaplayabilir misin? Cevap vermem gerekiyor mu? Evet, gerekli ve cevap üç dakikadan fazla sürmeyecek, ardından hemen cevap verecek.
2. Cevap vermeniz gerekiyor, ancak cevabı hazırlamak üç dakikadan fazla sürecek. Bir e-postayı göreve dönüştürmenize izin veren bir görev planlayıcı kullanıyorsanız, e-postanızı bir göreve dönüştürün ve bir süreliğine unutun. Örneğin, kesinlikle harika Doit.im hizmetini kullanıyorum. Kişisel bir e-posta adresi oluşturmanıza olanak tanır: ona bir mektup iletirsiniz ve bu bir göreve dönüşür. Ancak bir görev zamanlayıcınız yoksa, harfi "0_Run" alt klasörüne taşıyın.
3. Bir mektuba hızlı bir yanıt verdikten, onu bir göreve veya basit bir alışmaya dönüştürdükten sonra, bu mesajla ne yapacağınıza karar vermeniz gerekir: onu silin veya uzun süreli depolama için klasörlerden birine gönderin.

İşte uzun vadeli depolama klasörlerim.

• 0_Çalıştır. Benim böyle bir klasörüm yok ama planlayıcınız yoksa tekrar ediyorum detaylı çalışma gerektiren mektupları buraya koyabilirsiniz. Bu klasörün de düzenli olarak temizlenmesi gerekir, ancak özel olarak belirlenmiş bir zamanda düşünceli bir yaklaşımla.
• 1_Ref. Arka plan bilgilerini içeren mektupları buraya koyuyorum: çeşitli web hizmetlerinden giriş bilgilerini içeren hoş geldiniz mektupları, yaklaşan uçuşlar için biletler vb.
• 2_Projeler. Güncel bir ilişkinin olduğu ortaklar ve projelerle ilgili yazışmaların arşivi burada saklanır. Doğal olarak her proje veya ortak için ayrı bir klasör oluşturulur. Bir ortağın dosyasına sadece çalışanlarından değil, aynı zamanda bu ortakla ilgili "Cennet" çalışanlarından gelen mektupları da koydum. Çok uygun: Gerekirse, projeyle ilgili tüm yazışmalar birkaç tıklamayla elinizin altında.
• 3_Müze. Silinmesi üzücü olan o mektupları buraya atıyorum ve bunların faydaları çok açık değil. Ayrıca, "2_Projects"ten kapalı projeleri olan klasörler buraya taşınır. Tek kelimeyle, silme için ilk adaylar "Müzede" tutulur.
• 4_Belgeler. Gelecekte muhasebe için faydalı olabilecek elektronik belge örneklerine sahip mektuplar, örneğin müşterilerden gelen mutabakat beyanları, seyahat biletleri. Klasörün birçok açıdan "2_Projects" ve "1_Sprav" klasörleriyle ortak bir yanı vardır, içinde yalnızca muhasebe bilgileri saklanır ve yönetim bilgileri "2_Projects" klasöründe saklanır. "4_Documents" - ölü bilgi ve "2_Projects" - canlı bilgi.
• 5_Bilgi. Burası, yalnızca bir süre sonra ilham almak veya çözüm bulmak için geri dönmek istediğim gerçekten yararlı postaları eklediğim yer.

Bu sistemin çalışması için önemli olan posta istemcisinin başka ayarları da vardır. İlk olarak, varsayılan olarak Thunderbird'de Mesajları okundu olarak işaretle onay kutusu seçilidir. Bunu kasıtlı olarak yapmayı tercih ediyorum, bu yüzden onay kutusu gitti! Bunu yapmak için "Araçlar" → "Seçenekler" → "Gelişmiş" → "Oku ve görüntüle" menüsüne gidin.

İkincisi, kullandığımız filtreler ... Daha önce, gönderenin adresine göre mektupları uygun klasörlere otomatik olarak ileten filtreleri aktif olarak uyguladım. Örneğin, bir avukattan gelen mektuplar “Avukat” klasörüne taşındı. Bu yaklaşımı birkaç nedenden dolayı reddettim. Birincisi: davaların %99'unda bir avukattan gelen mektuplar bir projeye veya ortağa atıfta bulunur, bu da bu ortak veya projenin klasörüne taşınmaları gerektiği anlamına gelir. İkincisi, farkındalık eklemeye karar verdim. Belirli bir mektubun nerede saklanacağına kendiniz karar vermelisiniz ve işlenmemiş mesajları yalnızca tek bir yerde - gelen kutusunda aramak daha uygundur. Artık filtreleri sadece çeşitli sistemlerden gelen otomatik normal harfleri klasörlere, yani benim karar vermemi gerektirmeyen harflere kategorize etmek için kullanıyorum. Mozilla Thunderbird'deki filtreler, Araçlar → Mesaj Filtreleri menüsünde yapılandırılır.

Bu nedenle, doğru yaklaşımla, e-posta, yazışma hacmine bağlı olarak günde 10 ila 60 dakika sürmelidir.

Evet ve bir şey daha. Yeni mektupların gelişiyle ilgili bildirimleri zaten kapattınız, değil mi? ;)

e-posta nedir? Modern iş dünyasında bunlar:

• Yüzün. Karşı tarafın gözünde olumlu bir imaj yaratabileceğiniz veya ilk izlenimi mahvedebileceğiniz e-posta yardımı ile.
• İş aracınız. Dış dünyayla birçok iletişim e-posta yoluyla gerçekleşir. Bu nedenle, bu araca iyi bir şekilde hakim olarak hayatınızı büyük ölçüde kolaylaştırabilirsiniz.
• Güçlü bir dikkat dağıtıcı. Dış dünya sizi e-posta yoluyla elde etmeye, dikkatinizi dağıtmaya ve yoldan çıkarmaya çalışıyor.

Bu açıdan e-posta ile çalışmaya bakalım. Basitten başlayalım.

mektup tasarımı

Mozilla Thunderbird posta istemcisini kullanıyorum, bu yüzden örnek olarak kullanacağım. Yeni bir harf oluşturalım ve alanlar listesinde yukarıdan aşağıya doğru gidelim.

Kime. Kopyala. Gizli kopya

Birisi bilmeyebilir, ancak Mozilla'nın "Kime"si "Cc" veya "Bcc" olarak değiştirilebilir.

• Kime: ana muhatabı veya birkaç muhatabı noktalı virgülle ayırarak yazarız.
• kopyala: Mektubu okuması gereken ama cevap beklemediğimiz birine yazıyoruz.
• Gizli kopya: Mektubu tanıması gereken, ancak mektubun geri kalanı tarafından bilinmeyen kalması gereken kişiye yazıyoruz. Özellikle iş mektuplarının, örneğin bildirimlerin toplu olarak gönderilmesi için uygundur.

Doğru değil toplu postalamada, alıcıları "Bilgi" veya "Kime" alanları aracılığıyla belirtin. Yılda birkaç kez, “Cc” alanında 50-90 muhatabın listelendiği mektuplar alıyorum. Gizlilik ihlali var. Tüm alıcılarınızın benzer bir konu üzerinde başka kimlerle çalıştığınızı bilmesi gerekmez. Bunlar birbirinizi tanıdığınız insanlarsa iyi olur. Listede birbirinden habersiz rakip şirketler varsa ne olur? En azından, bunlardan biriyle işbirliğinin sona ermesi için en fazla gereksiz açıklamalara hazır olmanız gerekir. Böyle yapma.

mektup konusu

Konu satırının önemi, profesyonel posta hizmetleri tarafından kurumsal bloglarında genellikle (bazen mantıklı bir şekilde) yazılır. Ancak çoğu zaman, konu satırının "e-postanın açılması gerektiği" sorununu çözdüğü satış mektuplarından bahsediyoruz.

Günlük iş yazışmalarını tartışıyoruz. Buradaki tema, "mektup ve yazarı kolayca tanımlanmalı ve sonra bulunmalı" sorununu çözmektedir. Ayrıca, çalışkanlığınız, yalnızca öneklerle birlikte sayısız cevap mektubunun karma şeklinde size geri dönecektir. Tekrar: veya ileri, aralarında konuyla ilgili istenen mektubu aramanız gerekecek.

Yirmi harf, orta düzey bir yöneticinin bir günlük yazışmasının hacmidir. Girişimcilerden ve işletme sahiplerinden hiç bahsetmiyorum, mektup sayıları bazen günde 200 veya daha fazla ölçek dışına çıkıyor. Bu nedenle, bir kez daha: boş bir konuyla e-posta göndermeyin.

Peki konu satırınızı doğru şekilde nasıl formüle edersiniz?

1 numaralı hata : Konuda sadece şirketin adı. Örneğin, "Gökyüzü" ve hepsi bu. İlk olarak, bu karşı tarafla iletişim kuran şirketinizden biri olmadığınızdan emin olun. İkinci olarak bu konu bir anlam ifade etmemektedir çünkü firmanızın adı zaten adresten görülebilmektedir. Üçüncüsü, bu yazışma yaklaşımıyla kendi posta kutunuzun nasıl görüneceğini tahmin edin? Bunun gibi bir şey.

Bu gibi konularda arama yapmak uygun mu?

Hata # 2 : gösterişli, satan bir başlık. Böyle manşetleri nasıl yazacağını biliyorsan harika. Ancak bu becerileri iş yazışmalarında kullanmak uygun mudur? Bir iş mektubunun konu satırının amacını hatırlayın: satmak değil, kimlik ve arama sağlamak.

mektubun metni

Farklı durumlar için birçok yazma kılavuzu vardır. Örneğin, Maxim İlyakhov, Alexander Amzin ve kelimenin diğer ustalarının birçok yararlı şeyi var. En azından genel okuryazarlığı geliştirmek ve genel yazım tarzını geliştirmek için makalelerini okumanızı tavsiye ederim.

Bir mektup yazma sürecinde, sürekli olarak birkaç karar vermeliyiz.

Bir nezaket sorusu ... Mektubun başında, "Sevgili Rodya'm, iki aydan fazla bir süredir sizinle yazılı olarak konuşmadım, kendim de acı çektim ve hatta konuşmadım" ruhunda nezaket ve hatta hassasiyette bulanıklaşabilirsiniz. başka bir gece düşünerek uyu." Hem böyle bir giriş yapma süresi hem de muhatabın okuma süresi açısından çok kibar ve çok maliyetlidir. Bu bir iş yazışması, hatırladın mı? Yarışma için mektup türünün bir denemesi değil, Raskolnikov'un annesine bir mektup değil, iş yazışmaları.

Zamanımıza ve alıcının zamanına saygı duyuyoruz!

Kendinizi tanıtmak ve tanışma koşullarını yalnızca sergideki kısacık bir toplantıdan sonra gönderilen ilk mektupta hatırlatmak mantıklı. Bu, işbirliğinin veya mevcut yazışmaların devamıysa, günün ilk harfine şunu yazarız: "Merhaba Ivan", ikinci ve sonrakilere: "İvan, ...".

Çekici ... Birkaç alıcı varsa, bir mektupta kiminle iletişim kuracağım konusunda her zaman endişelendim. Geçenlerde Anna adında üç kıza bir mektup yazdım. Hiç tereddüt etmeden "Merhaba Anna" yazdım ve banyo yapmadım. Ancak bu her zaman böyle değildir.

Ya üç hatta yedi alıcı varsa ve aynı adı paylaşmıyorlarsa? Bunları isimlerine göre listeleyebilirsiniz: "İyi günler, Rodion, Pulcheria, Avdotya ve Pyotr Petrovich." Ama uzun ve zaman alıyor. Yazabilirsiniz: "Merhaba meslektaşlarım!"

Kendim için, kuralı "Kime" alanında bulunan kişiye adıyla atıfta bulunmak için kullanıyorum. Ve nüshada olanlar için hiç başvuru yapmayın. Bu kural aynı zamanda mektubun muhatabı ve bu mektubun amacını (bir!) daha doğru bir şekilde belirlemenizi sağlar.

Alıntı ... Çoğu zaman, yazışma, soru ve cevapları olan bir mektup zinciridir - tek kelimeyle, bir diyalog. Yazışmaların geçmişini silmemek ve cevabınızı alıntılanan metnin başına yazmanız iyi bir davranış olarak kabul edilir, böylece bir hafta sonra bu yazışmaya dönerek azalan tarihlerde diyaloğu yukarıdan aşağıya kolayca okuyabilirsiniz.

Bazı nedenlerden dolayı Mozilla'daki varsayılan ayar "İmleci alıntı yapılan metinden sonra yerleştir" şeklindedir. Bunu "Araçlar" → "Hesap ayarları" → "Oluşturma ve adresleme" menüsünde değiştirmenizi öneririm. Bu böyle olmalı.

Mektubun amacı ... İş mektupları iki çeşittir:

• muhatabı bilgilendirdiğimizde (örneğin, bir ay boyunca yapılan çalışma hakkında bir rapor);
• ve muhataptan bir şey istediğimizde. Örneğin, ödeme için ekteki faturayı onaylaması için.

Kural olarak, bildirmekten çok daha cesaret verici mektuplar vardır. Muhataptan bir şey elde etmek istiyorsak, bunu düz metin olarak bir mektupta söylemek çok önemlidir. Harekete geçirici mesaja, adın yazılı olduğu bir adres ve mektubun son cümlesi eşlik etmelidir.

Doğru değil : "Porfiry Petrovich, yaşlı kadını kimin öldürdüğünü biliyorum."

Doğru : "Porfiry Petrovich, yaşlı kadını hackleyen bendim, lütfen beni tutuklamak için önlem alın, acı çekmekten bıktım!"

Muhabir neden bu mektupla ne yapacağınızı düşünmeli? Sonuçta, yanlış karar verebilir.

Metindeki imza ... Olmalı. Ayrıca, tüm posta istemcileri, örneğin klasik "Saygılarımızla, ..." gibi bir imzanın otomatik olarak değiştirilmesini yapılandırmanıza izin verir. Mozilla'da bu, Araçlar → Hesap Seçenekleri altında yapılır.

İmzaya kontak yazıp yazmamak herkesin şahsi işidir. Ancak herhangi bir şekilde satışla bağlantınız varsa - yazdığınızdan emin olun. İletişim sonuçlarına göre işlem gerçekleşmese bile, gelecekte imzadaki kişiler tarafından kolayca bulunacaksınız.

Son olarak, sevmeyen (yapamayan, istemeyen, zamanı olmayan) muhataplar için mektubun gövdesinin bir özelliği daha mektuplarınıza cevap vermek. Mektubun metninde varsayılanı belirtin. Örneğin, "Porfiry Petrovich, Cuma günü saat 12:00'den önce beni tutuklamaya gelmezseniz, o zaman kendimi affedilmiş sayarım." Tabii ki son teslim tarihi gerçek olmalı (örnekteki metni Cuma günü saat 11:50'de göndermemelisiniz). Alıcı, mektubunuzu fiziksel olarak okuyabilmeli ve karar verebilmelidir. Bu "sessizlik", muhatabın yanıt vermemesi nedeniyle sizi sorumluluktan kurtarır. Her zaman olduğu gibi, bu özelliğin kullanımına akıllıca yaklaşılmalıdır. Bir kişi mektuplarınıza zamanında ve düzenli olarak cevap verirse, böyle bir ültimatom, onu rahatsız etmese bile, onu biraz zorlayabilir veya mektuba hemen cevap vermeme kararına yol açabilir, ancak Cuma gününü bekletebilir.

ekler

Mektuplar genellikle eklerle birlikte gelir: özgeçmişler, ticari teklifler, tahminler, çizelgeler, belge taramaları - çok kullanışlı bir araç ve aynı zamanda popüler hataların kaynağı.

Hata : büyük ek boyutu. Ekleri 20 MB'a kadar olan e-postalar genellikle alınır. Kural olarak, bunlar 600 dpi çözünürlükte TIFF formatındaki bazı belgelerin taranmasıdır. Muhabirin e-posta programı, bu ekin bir ön izlemesini indirmek için yapılan boş girişimlerde birkaç dakika askıda kalacaktır. Ve Tanrı, alıcının bu mektubu bir akıllı telefonda okumaya çalışmasını yasakladı ...

Şahsen, bu tür mektupları hemen siliyorum. Mektubunuzun okunmadan önce çöp kutusuna gitmesini istemiyor musunuz? Ekin boyutunu kontrol edin. En fazla 3 MB olması önerilir.

Peki ya aşarsa?

• Tarayıcınızı farklı bir biçim ve çözünürlükte yeniden yapılandırmayı deneyin. Örneğin, PDF ve 300 dpi'de oldukça okunabilir taramalar elde edilir.
• WinRar veya 7zip gibi programları düşünün. Bazı dosyalar mükemmel şekilde sıkıştırılmıştır.
• Ya ek çok büyükse ve sıkıştıramıyorsanız? Örneğin, neredeyse boş bir muhasebe veritabanı 900 MB ağırlığındadır. Bilgilerin bulutta depolanması kurtarmaya gelecek: Dropbox, Google Drive ve benzerleri. Mail.ru gibi bazı hizmetler, büyük ekleri otomatik olarak bulut depolama bağlantılarına dönüştürür. Ancak bulutta depolanan bilgilerimi kendim yönetmeyi tercih ediyorum, bu nedenle Mail.ru'dan gelen otomasyonu kabul etmiyorum.

Ve yatırımlar hakkında pek açık olmayan bir tavsiye daha - onların isim ... Alıcı tarafından anlaşılır ve kabul edilebilir olmalıdır. Şirkete girdiğimizde, Fyodor Mihayloviç Dostoyevski'ye yönelik ticari bir teklif hazırlıyorduk. Yöneticiden onay için proje teklifi içeren bir mektup aldım ve ekte "DlyaFedi.docx" adlı bir dosya vardı. Bana bunu gönderen yöneticiyle şöyle bir diyalog geçti:

Sayın yönetici, bu saygın kişiye şahsen yaklaşmaya ve Fedya'nın yüzüne adını vermeye hazır mısınız?

Her nasılsa hayır, saygın adam, herkes onu ilk adıyla ve soyadıyla çağırır.

Eke neden "ForFedi" adını verdiniz? Onu şimdi gönderirsem, bu CP için bizden balta alır mı sizce?

Adını daha sonra değiştirecektim...

Neden bir saatli bomba hazırlayasınız - bir potansiyel müşterinin reddi - ya da bir dosyayı yeniden adlandırmak için fazladan bir iş yapın? Neden eki hemen doğru bir şekilde adlandırmıyorsunuz: "Fedor Mikhailovich.docx için" veya daha iyisi - "KP_Nebo_Topory.docx".

Bu nedenle, e-postayı "yüz" olarak aşağı yukarı sıraladık. Etkili çalışma için bir araç olarak e-postaya bakmaya devam edelim ve dikkat dağınıklığı hakkında konuşalım.

Harflerle çalışma

E-posta güçlü bir dikkat dağıtıcıdır. Herhangi bir dikkat dağıtmada olduğu gibi, postanın da kuralları sıkılaştırarak ve bir çalışma programı sunarak ele alınması gerekir.

En azından, postanın gelişiyle ilgili TÜM bildirimleri kapatmanız gerekir. Posta istemcisi varsayılan olarak yapılandırılmışsa, bir ses sinyali ile bilgilendirileceksiniz ve saatin yanındaki simge yanıp sönecek ve mektubun bir önizlemesi gösterilecektir. Tek kelimeyle, sizi önce özenli çalışmalardan uzaklaştırmak için her şeyi yapacaklar ve sonra sizi okunmamış mektupların ve görünmeyen postaların uçurumuna sürükleyecekler - hayattan bir veya iki saat eksi.

Birinin güçlü iradesi, bildirimlerle dikkatlerinin dağılmamasına izin verir ve sıradan insanlar için kaderi kışkırtmamak ve kapatmamak daha iyidir. Mozillla Thunderbird'de bu, "Araçlar" → "Seçenekler" → "Genel" → "Yeni mesajlar göründüğünde" menüsü aracılığıyla yapılır.

Herhangi bir bildirim yoksa, bir mektubun geldiğini nasıl anlayabilirim?

Çok basit. Siz kendiniz, bilinçli olarak, postayı ayrıştırmak için zaman ayırın, posta istemcisini açın ve tüm okunmamış mesajları görün. Bu, günde iki kez, örneğin öğle ve akşam saatlerinde veya örneğin trafik sıkışıklığında zorunlu kesintilerde yapılabilir.

Sıkça sorulan, tepki süreleri ve acil e-postalar ne olacak? Cevap: Postada acil mektubunuz yok. Müşteri destek bölümünde çalışmadığınız sürece (böyle bir bölümün postayla çalışmak için kendi kuralları vardır).

Acil mektuplar varsa, gönderen sizi bu konuda diğer kanallar - telefon, SMS, Skype - bilgilendirecektir. Ardından, kasıtlı olarak posta istemcisine girecek ve acil postayı işleyeceksiniz. Tüm zaman yönetimi guruları (örneğin, "Zaman Sürüşü" ile Gleb Arkhangelsky) e-postalara 24 saate kadar yanıt verme standardını ilan eder. Bu normal bir görgü kuralıdır - muhataptan e-posta ile anında yanıt beklemeyin. Acil bir mektup varsa, daha hızlı iletişim kanalları aracılığıyla bildirin.

Böylece bildirimleri kapattık ve şimdi programımıza göre posta istemcisini açıyoruz.

Peki mail kutusuna gidip “parsing e-mail” isimli aktiviteye başladığımızda ne yapmalıyız? Bu işin başı ve sonu nerede?

Sıfır gelen kutusu sistemi hakkında çok şey duydum ama ne yazık ki onu kullanan tek bir kişiyle tanışmadım. Tekerleğimi yeniden icat etmem gerekiyordu. Lifehacker'da bu konuyla ilgili makaleler var. Örneğin, " ". Aşağıda yorumumdaki sıfır gelen kutusu sisteminden bahsedeceğim. GTD guruları yorumları kontrol eder, açıklanan sistemi ekler veya geliştirirse minnettar olurum.

E-postanın, etkinlikleriniz için bir görev zamanlayıcı veya arşiv olmadığını anlamak ve kabul etmek önemlidir. Bu nedenle, "Gelen Kutusu" klasörü her zaman boş olmalıdır. Gelen kutunuzun ayrıştırılmasını üstlendiyseniz, bu klasörü boşaltana kadar durmayın ve hiçbir şey dikkatinizi dağıtmayın.

Gelen kutunuzdaki e-postalarla ne yapmalı? Her harfi sırayla gözden geçirmeniz ve silmeniz gerekir. Evet, klavyenizde seçip Sil'e basmanız yeterlidir. Mektubu silmeye cesaret edemiyorsan, onunla ne yapacağına karar vermen gerekecek.

1. Üç dakika içinde cevaplayabilir misin? Cevap vermem gerekiyor mu? Evet, gerekli ve cevap üç dakikadan fazla sürmeyecek, ardından hemen cevap verecek.
2. Cevap vermeniz gerekiyor, ancak cevabı hazırlamak üç dakikadan fazla sürecek. Bir e-postayı göreve dönüştürmenize izin veren bir görev planlayıcı kullanıyorsanız, e-postanızı bir göreve dönüştürün ve bir süreliğine unutun. Örneğin, kesinlikle harika Doit.im hizmetini kullanıyorum. Kişisel bir e-posta adresi oluşturmanıza olanak tanır: ona bir mektup iletirsiniz ve bu bir göreve dönüşür. Ancak bir görev zamanlayıcınız yoksa, harfi "0_Run" alt klasörüne taşıyın.
3. Bir mektuba hızlı bir yanıt verdikten, onu bir göreve veya basit bir alışmaya dönüştürdükten sonra, bu mesajla ne yapacağınıza karar vermeniz gerekir: onu silin veya uzun süreli depolama için klasörlerden birine gönderin.

İşte uzun vadeli depolama klasörlerim.

• 0_Çalıştır. Benim böyle bir klasörüm yok ama planlayıcınız yoksa tekrar ediyorum detaylı çalışma gerektiren mektupları buraya koyabilirsiniz. Bu klasörün de düzenli olarak temizlenmesi gerekir, ancak özel olarak belirlenmiş bir zamanda düşünceli bir yaklaşımla.
• 1_Ref. Arka plan bilgilerini içeren mektupları buraya koyuyorum: çeşitli web hizmetlerinden giriş bilgilerini içeren hoş geldiniz mektupları, yaklaşan uçuşlar için biletler vb.
• 2_Projeler. Güncel bir ilişkinin olduğu ortaklar ve projelerle ilgili yazışmaların arşivi burada saklanır. Doğal olarak her proje veya ortak için ayrı bir klasör oluşturulur. Bir ortağın dosyasına sadece çalışanlarından değil, aynı zamanda bu ortakla ilgili "Cennet" çalışanlarından gelen mektupları da koydum. Çok uygun: Gerekirse, projeyle ilgili tüm yazışmalar birkaç tıklamayla elinizin altında.
• 3_Müze. Silinmesi üzücü olan o mektupları buraya atıyorum ve bunların faydaları çok açık değil. Ayrıca, "2_Projects"ten kapalı projeleri olan klasörler buraya taşınır. Tek kelimeyle, silme için ilk adaylar "Müzede" tutulur.
• 4_Belgeler. Gelecekte muhasebe için faydalı olabilecek elektronik belge örneklerine sahip mektuplar, örneğin müşterilerden gelen mutabakat beyanları, seyahat biletleri. Klasörün birçok açıdan "2_Projects" ve "1_Sprav" klasörleriyle ortak bir yanı vardır, içinde yalnızca muhasebe bilgileri saklanır ve yönetim bilgileri "2_Projects" klasöründe saklanır. "4_Documents" - ölü bilgi ve "2_Projects" - canlı bilgi.
• 5_Bilgi. Burası, yalnızca bir süre sonra ilham almak veya çözüm bulmak için geri dönmek istediğim gerçekten yararlı postaları eklediğim yer.

Bu sistemin çalışması için önemli olan posta istemcisinin başka ayarları da vardır. İlk olarak, varsayılan olarak Thunderbird'de Mesajları okundu olarak işaretle onay kutusu seçilidir. Bunu kasıtlı olarak yapmayı tercih ediyorum, bu yüzden onay kutusu gitti! Bunu yapmak için "Araçlar" → "Seçenekler" → "Gelişmiş" → "Oku ve görüntüle" menüsüne gidin.

İkincisi, kullandığımız filtreler ... Daha önce, gönderenin adresine göre mektupları uygun klasörlere otomatik olarak ileten filtreleri aktif olarak uyguladım. Örneğin, bir avukattan gelen mektuplar “Avukat” klasörüne taşındı. Bu yaklaşımı birkaç nedenden dolayı reddettim. Birincisi: davaların %99'unda bir avukattan gelen mektuplar bir projeye veya ortağa atıfta bulunur, bu da bu ortak veya projenin klasörüne taşınmaları gerektiği anlamına gelir. İkincisi, farkındalık eklemeye karar verdim. Belirli bir mektubun nerede saklanacağına kendiniz karar vermelisiniz ve işlenmemiş mesajları yalnızca tek bir yerde - gelen kutusunda aramak daha uygundur. Artık filtreleri sadece çeşitli sistemlerden gelen otomatik normal harfleri klasörlere, yani benim karar vermemi gerektirmeyen harflere kategorize etmek için kullanıyorum. Mozilla Thunderbird'deki filtreler, Araçlar → Mesaj Filtreleri menüsünde yapılandırılır.

Bu nedenle, doğru yaklaşımla, e-posta, yazışma hacmine bağlı olarak günde 10 ila 60 dakika sürmelidir.

Evet ve bir şey daha. Yeni mektupların gelişiyle ilgili bildirimleri zaten kapattınız, değil mi? ;)

Dahil olmak üzere çoğu e-posta istemcisi Gmail, yahoo, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbirdçok sayıda alıcıya bir e-posta gönderme yeteneği sağlar. Bunu genellikle işlevle yapabilirsiniz kopyala(İngilizce'de kısaltma, tanımı için kabul edilmiştir. SS), veya Gizli kopya (CCB). adresine mesaj gönderirken kopyalar alıcılar, bu e-postanın gönderildiği diğer kişilerin e-posta adreslerini de görebilir. İkinci durumda, ek muhatapların kimliği gizlenir.

Alıcı adresi ekle

E-postanın alıcısını (veya alıcılarını) belirtmek için alana e-posta adresini girin Kime (o):

Bazı e-posta istemcileri, daha sonra program tarafından otomatik olarak doldurulan bir alana bir kullanıcı adı girmenize izin verir.

Bu alanı birden fazla kişiye e-posta göndermek için kullanırsanız, her biri diğer alıcıların tam listesini görebilir.

Bir e-postanın kopyası nasıl oluşturulur

Alan CC veya kopyala bir alandan daha dolaylı bir şekilde e-posta alışverişi için kullanılır Kime... Doğrudan e-postanızda bir kişiye hitap etmiyorsanız, ancak bu kişinin mektup dizisindeki tartışmayı takip etmesini veya sadece bu konudan haberdar olmasını istiyorsanız, alan kopyala harika bir seçenek olurdu. İçinde bulunan muhatap kopyalar mektuplar, gelen kutusuna okunmamış bir mektup alır, tıpkı alana yerleştirilen gibi Kime; tek fark, e-postanızın gövdesinde mektuba ilk olarak kime hitap ettiğinizdir. Profesyonel dünyada, postalama kopyalarçok yaygın olarak kullanılır ve meslektaşları farklı olaylar ve konular hakkında bilgilendirmeye hizmet eder.

Alana adreslerin listesini yazarak e-posta alıcılarını listeleyebilirsiniz. kopyala genellikle alanın hemen altında olan Kime... Bu alıcı zincirindeki herkes, diğer tüm alıcıların adlarını ve e-posta adreslerini görebilecek:

Bir e-postanın kör karbon kopyası nasıl oluşturulur

Her e-posta istemcisi (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo, vb.), mektubu gönderen kişinin, bilgilerini e-posta zincirindeki diğer kullanıcılara ifşa etmeden çok sayıda kişiye ulaşmasını sağlar. Bu özellik denir gizli veya Gizli kopya... Alana adreslerini girerek alıcıları gizleyebilirsiniz. Gizli kopya alanları kullanmak yerine Kime ve kopyala:

Bu özelliği hem bireysel hem de grup e-postaları için kullanabilirsiniz. Bu, özellikle kişilerinizi gizli tutmak, istenmeyen e-postalardan ve istenmeyen e-postalardan korumak istiyorsanız veya yalnızca alıcılarınızın aynı mesajı kimin aldığını bilmesini istemiyorsanız kullanışlıdır.

Alan Gizli kopya tüm e-posta istemcileri için varsayılan olarak her zaman mevcut değildir. Örneğin, Görünüm gitmen gerekecek Seçenekler ayara erişmek için; v yıldırım kuşu açılır menüden bu işlevi seçmeniz gerekecek; v Gmail düğmeye basmak gerekiyor kopyala ve Gizli kopya; v Windows Canlı Posta Tuşlara aynı anda basmanız gerekecek alt + B.

Resim: © Ruslan Nesterenko - 123RF.com

Talimatlar

Posta kutunuza gidin ve yeni bir tane oluşturun mektup... Adresin ilk harfini girin ve size posta kutusu adları onunla başlayan alıcıların bir listesi sunulacak. Onlardan istediğiniz e-postayı seçin ve fare ile üzerine tıklayın. Adres, ilgili pencerede ve ondan sonra görünecektir. Veri girişini diğer alıcılar için de aynı şekilde tekrarlayın. İletinin konusunu, iletinin gövdesini ve gerekli ekleri ekleyin. Kaydı bitirdikten sonra "gönder" düğmesini tıklayın. Sizin mektup listelenen posta adreslerinin tüm sahipleri tarafından alınacaktır. Doğru, her biri tek alıcı olmadığını bilecek.

Adres defterinin olanaklarından yararlanın. Farklı posta hizmetleri bu hizmeti kendi yöntemleriyle ancak aynı mantıkla uygular. "Kime" satırının sonunda, adres defterini temsil eden bir simge vardır. Daha önce mesaj gönderdiğiniz adresler otomatik olarak buna eklenir. Tüm listeyi önünüzde açmak için sembole tıklayın. Bu mektubun alıcılarına eklemek istediklerinizin yanındaki kutuları işaretleyin. Seçilenleri Ekle düğmesini tıklayın. İşaretli adresler "to" satırında görünecektir.

Gerekli verileri manuel olarak girin. Bu adreslere daha önce mektup göndermediyseniz bunu yapmanız gerekecektir. Her birini virgül ve boşlukla ayırın. Örneğin: [e-posta korumalı], [e-posta korumalı], [e-posta korumalı]

Adres çubuğuna en fazla 25 adresin sığamayacağını lütfen unutmayın. Bu mesajı daha fazla kişiye göndermek istiyorsanız, Cc ve Bcc alanlarını kullanın.

Diğer alıcıların bunu gönderdiğinizi bilmemesini istiyorsanız, alıcıları "kör kopya" satırına ekleyin. mektup sadece onlara değil. "Tüm alanları göster" teklifine veya "kime" satırının üzerindeki ilgili yazıya tıklarsanız nokta görünecektir. Bu yöntemin önemli bir dezavantajı vardır: muhataplar paketlerinizi alamayabilir. Spam ile mücadele eden posta robotları bu tür e-postaları siler.

Posta kutusu ayarlarınıza gidin ve birçok alıcıya göndermek istediğiniz metinle oluşturun. Şimdi her adres için manuel olarak oluşturun mektup, bir alıcı girin ve bir konu seçin. Bir kez girmeniz yeterlidir, ardından açılır satırda görünecektir. Gerekirse bir dosya ekleyin ve "gönder" e tıklayın. Bu yöntem spam filtrelerini önler ve bu kişiye yazdığınız izlenimini verir. Aynı zamanda manuel çalışma miktarını en aza indirir.

Mektupların toplu olarak gönderilmesi için özel programlar kullanın. Dakikada birkaç yüz mesaj göndermenize izin verir ve mektup yazmanın tüm aşamalarını maksimum düzeyde basitleştirir. Size en uygun programı seçin ve tematik sitelerden birinden indirin.

Kaynaklar:

• Silahlar kitle alarmı. Kendi bülteninizi nasıl organize edersiniz
• birden fazla alıcıya nasıl mesaj gönderilir
• ile toplu e-postaları kişiselleştirin

Toplu postalama - hemen bir mektup gönderme yeteneği birçok alıcılar - özellikle selamlama veya davet göndermeniz veya bir basın açıklaması göndermeniz gerektiğinde kullanışlıdır. Birçok posta sunucusunda bu işlev bulunur ve bunu kullanmak için bir İnternet bağlantısı yeterlidir.

Talimatlar

Aynı anda bir e-posta göndermek için birçok muhataplar Zaten kişi listenizde bulunanlar, e-postanızı açın (mektup gönderme algoritması birçok muhataplar birçok e-posta programında aynıdır). "Bir mektup yaz" sekmesine tıklayın ve yeni bir mesaj oluşturmak için alanları doldurun: konusu ve metnin kendisi.

"Ekle" bağlantısını veya bir not defteri görüntüsünü seçin. Böylece, mektubu göndermek istediğiniz kişilerin kutusunu işaretleyen adres defterinin listesini indireceksiniz. Tekrar "Ekle"ye tıklayın veya boş bir alana tıklayın.

Girilen tüm adreslerin bir listesi "Kime" adres çubuğunda görünecektir. "Gönder"e tıklayın, kullanıcılar e-postanızı alacaktır. Ancak, mektuba ek olarak, "Kime" satırında diğer tüm alıcıların adreslerini göreceklerdir.

Toplu postalama işlevini kullandığınız alıcılardan gizlemek istiyorsanız, iki yöntemden birini kullanın. Mektubun konusunu ve gövdesini doldurduktan sonra, "Kime" kutusuna alıcının adını girin ve ardından "Bcc" bağlantısını tıklayın. Hücrenin altında, önceki yöntemi kullanarak istenen alıcıları seçen ek bir boş alan görünecektir. Tekrar "Gönder"e tıklayın. Mektubunuz tüm alıcılara gönderilecektir, ancak bu mektubun alınacağını garanti etmemektedir. Birçok posta sisteminin robotları, bu tür iletileri spam olarak ele alır ve çoğu zaman siler.

Spam filtresine bir mesaj gelmemesi için "Taslak" üzerinden mesaj gönderin. Uygun alanlara bir konu ve metin girin ve ardından "Taslak olarak kaydet" bağlantısını tıklayın. Sayfanın sol tarafındaki "Taslak" bölümüne gidin ve kaydedilen e-postayı tıklayın. Önünüzde yalnızca alıcının adresini içermeyen bir mektup şablonu görünecektir. Gerekli e-postayı manuel olarak girin ve "Gönder"e tıklayın, ardından "Taslak" bölümüne dönün ve prosedürü her yeni kullanıcı için tekrarlayın.

İlgili videolar

Kaynaklar:

• 2019'da taslaktan e-posta nasıl gönderilir

Öyle oluyor ki birkaç tane göndermeniz gerekiyor mesajlar bir kerede. Şakalar, duyurular ve diğer bilgiler genellikle bu şekilde dağıtılır. Bunun için özel servisler ve programlar var. Mesajlarınızı anında gönderecekler.

İhtiyacın olacak

• - bir bilgisayar;
• - internet;
• - Atomik Posta Gönderici 4.2
• - ayrıca Atomic Subscription Manager programı

Talimatlar

Örneğin, pistonposter.com adresinden kayıt olabilirsiniz. Bu hizmet kararlıdır. Burada kendi bloglarınızı veya bloglarınızı oluşturabilirsiniz. "Projeler" bölümüne gidin. Dağıtmayı planladığınız metninizi girin. Altında birkaç simge bulunan Eylem seçeneğini de bulabilirsiniz. Yaprak resmini seçin. "Mesaj Gönder" penceresi görünecektir. Gönderinizin nereye ve kime gönderileceğini belirtin ve "Gönder" düğmesini tıklayın.

Vkontakte sosyal ağında, aynı anda birkaç tane de gönderebilirsiniz. mesajlar... Bunu yapmak için "Mesajlarım" bölümüne gidin ve "Mesaj yaz" düğmesini tıklayın. İhtiyacınız olan metni girin ve "Alıcı" alanına mektuplarınızı göndermek istediğiniz kişileri seçin.

Posta kutusundan çok sayıda gereksiz mektubu silmek için kullanıcının bir dizi işlem yapması gerekir. Elektronik sistemdeki ilk eylem kullanıcı olacaktır. Bunu yapmak için, postanızın ana sayfasını açmanız ve ardından kaynak tarafından sunulan yetkilendirme formuna kullanıcı adınızı ve şifrenizi girmeniz gerekir. Bu alanları doldurduktan sonra "Giriş" butonuna tıklayınız. Böylece kendinizi posta kutunuzda kişisel hesabınızda bulacaksınız.

Arama motorunda başarılı bir yetkilendirmeden sonra aşağıdakileri yapmanız gerekir. Gelen mesajları görüntülemek için gidin. Bunu yapmak için sayfada ilgili bağlantıyı bulun ve ardından tıklayın. Tüm gelen kutularınızı görüntüleyen bir sayfaya yönlendirileceksiniz. Dikkat ederseniz, gelen her mesajın konusunun karşısında boş hücreler görebilirsiniz.

Bu hücrelere tıklayarak belirli Edebiyat... Sayfadaki tüm gelen mesajları bir kerede işaretlemeniz gerekiyorsa, üstte ayrı bir kutu göreceksiniz. Kutuyu işaretleyin - sayfada gördüğünüz tüm gelen mesajlar otomatik olarak işaretlenecektir.

Gelen mesajlarla eylemlerde "Sil" komutunu ayarlayın ve ardından ilgili mesajın silinmesini onaylayın. Bir seferde yirmi ila elli harf silebilirsiniz. Tüm postaları tamamen silmek için yukarıdaki tüm adımları bir kereden fazla tekrarlamanız gerekebilir.

Hayatta göndermemiz gereken durumlar var mektup e-posta ile hemen değil, belirli bir süre sonra. Bazı posta sunucuları, örneğin Yandex, göndermenize izin verir. mektup otomatik olarak. Bunu tam olarak nasıl yapıyorsun?

Talimatlar

Önünüzde gelen harflerin olduğu bir sayfa açılacaktır. Harflerin hemen üstünde "Yaz" düğmesi bulunur - tıklayın.

şimdi kendin yaz mektup... İlk olarak, bulunduğunuz kişinin posta kutusu adresini girin mektup gönderiyor. Ardından, mektubun konusunu belirtin, yazdıklarınızın bir özetini yansıtmalıdır. Son olarak, en büyük kutuya mektubun metnini girin. düzeninizi sağlamak istiyorsanız mektup bir şekilde özel bir şekilde, sağdaki "Ödeme mektup". Bu düğmeye tıklamak, metin biçimlendirme panelini açacaktır. Dilerseniz Yazımı Kontrol Et butonunu tıklayarak yazım hatalarını kontrol edebilirsiniz. Mektuba herhangi bir dosya eklemeniz gerekiyorsa, "Dosya ekle" düğmesini tıklayın, bunları bilgisayarınızdan yükleyin ve mektuba ekleyin. Ek işlevlerden birini de ayarlayabilirsiniz, örneğin, bir mektubun alındığına dair bildirim, alıcının bir mektubun alındığına ilişkin SMS bildirimi, vb.

Şimdi eğlenceli kısım geliyor. Kendinle çalışmayı bitirdiğinde mektup m, göndermeniz gerekiyor. Böylece muhatabına otomatik olarak gönderilir, yani. yazdıktan hemen sonra değil, belirli bir süre sonra, mektubun metninin altında "Bugün gönder ..." yazısını bulun. Bu işlevi etkinleştirmek için yanındaki kutuyu işaretleyin. Sevkiyatın tam tarihini ve saatini ayarlayın. Soru işareti simgesine tıklayarak bu fonksiyon için yardım okuyabilirsiniz. Dikkat: Mektubun gönderilmesi, mevcut tarihten itibaren bir yıldan fazla ertelenemez. Tüm sürecin sonunda, "Gönder" düğmesine tıklayın.

Rusya'da e-posta artık özel yazışmalarda çok aktif olarak kullanılıyor. Batı Avrupa ve Kuzey Amerika'da, on yıl önce, bu yöntem özel yazışmalarda değil, çeşitli kuruluşlarda ticari bilgi alışverişinde uygulanmaya başlandı. Aynı zamanda, aynı anda birkaç meslektaşa aynı anda mesaj göndermek oldukça gerekli olduğundan, posta programları hızla bu görevin çözümünü basitleştirmeyi mümkün kılan ek bir işlev aldı. Modern posta hizmetleri, birkaç alıcıya aynı anda mesaj göndermek için bir mekanizma devraldı ve geliştirdi.

İhtiyacın olacak

• Posta programı veya posta hizmetine erişim

Talimatlar

E-posta göndermek için işletim sisteminizde yüklü bir uygulama kullanıyorsanız (örneğin, Microsoft Outlook veya The Bat!), Ardından uygulamayı başlatın ve birden çok alıcıya göndermek istediğiniz bir mesaj oluşturun.

Talimatlar

E-posta göndermek için işletim sisteminizde yüklü bir uygulama kullanıyorsanız (örneğin, Microsoft Outlook veya The Bat!), Ardından uygulamayı başlatın ve birden çok alıcıya göndermek istediğiniz bir mesaj oluşturun.

"Kime" alanında tüm alıcıların e-posta adreslerini listeleyin. Bunları virgül ve boşlukla ayırarak bir satıra yazın. Virgül yerine noktalı virgül (;) kullanabilirsiniz. İhtiyacınız olan tüm adresler posta istemcinizin adres defterindeyse, manuel olarak girmek yerine onu kullanabilirsiniz. Kullanılan programa bağlı olarak, bu eylem farklı şekillerde düzenlenebilir - örneğin, The Bat uygulamasında, "Kime" alanının sağ tarafındaki simgeye tıklayın ve ardından açılan pencerede gerekli tüm öğeleri sürükleyin. adresler sol alandan sağa. Diğer bir seçenek ise listenin gerekli satırlarının onay kutularını seçip ardından sağ ok ile butona tıklamaktır.

Benzer şekilde Cc ve Bcc alanlarını da kullanabilirsiniz. Alıcı listesini "Kime" ve "Bilgi" alanına yerleştirmek arasındaki ana şey, sıralama düzeni ve daha önce gönderilmiş mesajları bulma kolaylığıdır. Daha sonra bu mesajın metnini bulmanız gerekirse, "Bilgi" alanına daha iyi yerleştirilmiş olan tüm liste tarafından değil, ana alıcı tarafından "Kime" alanından aramak daha kolaydır. Bcc satırı, Cc satırından farklıdır, çünkü içine yerleştirilen liste hiçbir alıcı tarafından görülmez.

Doldurulmuş bir alıcı listesi ile hazırlanmış bir mesaj göndermek için düğmeye basın, uygulama mesajı göndermeye başlayacaktır.

Bir İnternet sunucusunda barındırılan bir posta hizmeti kullanıyorsanız (örneğin, Gmail.com veya Mail.ru), ikinci ve üçüncü adımlarda açıklanan alanların doldurulması tarayıcıda ve adları ve amaçları aşağıdaki gibi yapılmalıdır. bir kural, posta istemcisinde kullanılanlarla çakışır. Posta hizmetiniz ücretsizse, büyük olasılıkla alıcı sayısında bir sınırı vardır - örneğin, Mail.ru 15'i geçmemelidir. Mesaj göndermeden önce hizmetinizin ilgili kısıtlamalarını kontrol edin.

Kaynaklar:

• 1000 e-posta nasıl gönderilir

Öyle oluyor ki birkaç tane göndermeniz gerekiyor mesajlar bir kerede. Şakalar, duyurular ve diğer bilgiler genellikle bu şekilde dağıtılır. Bunun için özel servisler ve programlar var. Mesajlarınızı anında gönderecekler.

İhtiyacın olacak

• - bir bilgisayar;
• - internet;
• - Atomik Posta Gönderici 4.2
• - ayrıca Atomic Subscription Manager programı

Talimatlar

Örneğin, pistonposter.com adresinden kayıt olabilirsiniz. Bu hizmet kararlıdır. Burada kendi bloglarınızı veya bloglarınızı oluşturabilirsiniz. "Projeler" bölümüne gidin. Dağıtmayı planladığınız metninizi girin. Altında birkaç simge bulunan Eylem seçeneğini de bulabilirsiniz. Yaprak resmini seçin. "Mesaj Gönder" penceresi görünecektir. Gönderinizin nereye ve kime gönderileceğini belirtin ve "Gönder" düğmesini tıklayın.

Vkontakte sosyal ağında, aynı anda birkaç tane de gönderebilirsiniz. mesajlar... Bunu yapmak için "Mesajlarım" bölümüne gidin ve "Mesaj yaz" düğmesini tıklayın. İhtiyacınız olan metni girin ve "Alıcı" alanına mektuplarınızı göndermek istediğiniz kişileri seçin.

Atomic Mail Sender 4.25 - göndermek için mesajlar... Muhataplara toplu posta göndermeye izin verir. İndirin ve üzerine kurun. Bunu soft.softodrom.ru web sitesinde bulabilirsiniz. Gerekli e-postaları ve muhataplarınızın isimlerini içeri aktarın. Göndermek istediğiniz metni ekleyin. Ardından "Başlat" düğmesine tıklayın. Birkaç saniye içinde tüm mesajlar teslim edilecektir.