Skrytá kópia v Gmaile. Ako legalizovať e-mailovú korešpondenciu

čo je e-mail? V dnešnom obchodnom svete je to takto:

• Tvoja tvár. Od r cez email môžete vytvoriť pozitívny obraz v očiach protistrany alebo pokaziť prvý dojem.
• Váš pracovný nástroj. Veľa komunikácie s vonkajším svetom prebieha prostredníctvom e-mailu. Ak teda dobre ovládate tento nástroj, môžete si výrazne uľahčiť život.
• Silné rozptýlenie. Vonkajší svet pokúšať sa vás dostať, rozptýliť a zviesť z cesty prostredníctvom e-mailu.

Z týchto pozícií sa pozrite na prácu s e-mailom. Začnime jednoducho.

Dizajn písmen

Používam emailového klienta Mozilla Thunderbird, preto poviem na jeho príklade. Vytvorme nové písmeno a prechádzame zhora nadol cez zoznam polí.

Komu. Kopírovať. Skrytá kópia

Možno niekto nevie, ale „Komu“ v Mozille možno zmeniť na „Kópia“ alebo „Skrytá kópia“.

• Komu: píšeme hlavného príjemcu alebo viacerých príjemcov oddelených bodkočiarkou.
• Kopírovať: píšeme niekomu, kto by si mal list prečítať, ale od koho neočakávame reakciu.
• Skrytá kópia: napíšeme niekoho, kto by si mal list prečítať, ale mal by zostať neznámy pre ostatných adresátov listu. Je vhodné ho použiť najmä na hromadné zasielanie obchodných listov, ako sú oznámenia.

Nesprávne v hromadnej korešpondencii zadajte príjemcov prostredníctvom polí „Kópia“ alebo „Komu“. Niekoľkokrát do roka dostávam listy, ktoré v poli „Kópia“ uvádzajú 50 – 90 príjemcov. Dochádza k narušeniu súkromia. Nie všetci vaši príjemcovia musia vedieť, s kým ďalším pracujete na podobnej téme. Je dobré, ak sú to ľudia, ktorí sa poznajú. A ak sú na zozname konkurenčné firmy, ktoré o sebe nevedia? Minimálne sa treba pripraviť na zbytočné vysvetľovanie a prinajmenšom s jedným z nich ukončiť spoluprácu. Nerobte to takto.

Téma listu

Dôležitosť témy listu je v nich často napísaná (niekedy rozumne). firemné blogy profesionálne služby poštové zásielky. Najčastejšie však hovoríme o obchodných listoch, kde predmet listu rieši problém „e-mail by sa mal otvoriť“.

Diskutujeme o každodennej obchodnej korešpondencii. Tu téma rieši problém „list a jeho autora treba ľahko identifikovať a potom nájsť“. Navyše, vaša usilovnosť sa vám vráti vo forme karmy mnohých odpovedí, iba s predponami Re: alebo fwd, medzi ktorými musíte hľadať správne písmeno na túto tému.

Dvadsať listov je objem jednodňovej korešpondencie stredného manažéra. O podnikateľoch a majiteľoch firiem vôbec nehovorím, ich počet listov niekedy presahuje 200 a viac za deň. Takže ešte raz: neposielajte e-maily s prázdnym predmetom.

Ako teda správne formulovať predmet listu?

Chyba #1 : v predmete len názov firmy. Napríklad "Sky" a všetko. Po prvé, pravdepodobne nepatríte medzi vašu spoločnosť, ktorá komunikuje s touto protistranou. Po druhé, takáto téma nedáva zmysel, pretože názov vašej spoločnosti je viditeľný už z adresy. Po tretie, hádajte, ako bude vaša poštová schránka vyzerať s týmto prístupom ku korešpondencii? Približne takto.

Je vhodné hľadať v takýchto témach?

Chyba #2 : honosný, predajný titul. Je skvelé, ak viete písať takéto nadpisy. Je však vhodné využívať tieto zručnosti v obchodnej korešpondencii? Pamätajte na účel predmetu obchodného listu: nie predať, ale poskytnúť identifikáciu a vyhľadávanie.

Text listu

Existuje mnoho návodov na písanie textov pre rôzne prípadyživota. Napríklad Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin a ďalší majstri slova majú veľa užitočných informácií. Odporúčam vám čítať ich články aspoň pre zlepšenie všeobecnej gramotnosti a zlepšenie celkového štýlu písaného prejavu.

V procese písania listu musíme dôsledne urobiť niekoľko rozhodnutí.

Otázka zdvorilosti . Na začiatku listu môžete rozmazávať zdvorilosti či dokonca nežnosti v duchu: „Môj milý Rodya, už viac ako dva mesiace sa s tebou písomne ​​nerozprávam, z čoho som sám trpel a ani som nespal inú noc, premýšľanie." Veľmi zdvorilé a veľmi nákladné, a to z hľadiska času na zostavenie takéhoto úvodu, ako aj z hľadiska času účastníka rozhovoru na jeho prečítanie. Korešpondencia je biznis, pamätáš? Nie písanie epištolárneho žánru na súťaž a nie list jeho matky Raskoľnikovovi, ale obchodnú korešpondenciu.

Rešpektujeme náš čas a príjemcu!

Predstaviť sa a pripomenúť si okolnosti vášho zoznámenia má zmysel až v prvom liste odoslanom po letmom stretnutí na výstave. Ak ide o pokračovanie spolupráce alebo aktuálnej korešpondencie, v prvom liste dňa napíšeme: „Dobrý deň, Ivan“, v druhom a nasledujúcich: „Ivan, ...“.

Príťažlivosť . Vždy som sa obával otázky, na koho sa v liste obrátiť, ak je adresátov viacero. Nedávno som napísal list adresovaný trom dievčatám menom Anna. Bez váhania som napísal „Ahoj, Anna“ a nepustil som sa do parného kúpeľa. Ale nie vždy to tak je.

Čo ak sú príjemcovia traja alebo dokonca siedmi a nemajú rovnaké meno? Môžete uviesť podľa mena: "Dobré popoludnie, Rodion, Pulcheria, Avdotya a Pyotr Petrovič." Ale je to dlhé a chce to čas. Môžete napísať: "Dobrý deň, kolegovia!".

Pre seba používam pravidlo osloviť menom toho, kto je v poli „Komu“. A tých, ktorí sú v kópii, vôbec nekontaktujte. Toto pravidlo zároveň umožňuje presnejšie určiť (jedného!) adresáta listu a účel tohto listu.

Citácia . Korešpondencia je často reťaz listov s otázkami a odpoveďami – jedným slovom dialóg. Považuje sa za osvedčený postup nevymazávať históriu korešpondencie a napísať svoju odpoveď na začiatok citovaného textu, aby ste si po týždni mohli dialóg prečítať zhora nadol zostupne podľa dátumu.

Z nejakého dôvodu je predvolené nastavenie v Mozille "Nastaviť kurzor po citovanom texte." Odporúčam to zmeniť v menu „Nástroje“ → „Možnosti účtu» → «Zloženie a adresovanie». Musí to tak byť.

Účel listu . Obchodné listy sú dvoch typov:

• keď jednoducho informujeme partnera (napríklad správu o vykonanej práci za mesiac);
• a keď niečo chceme od spolubesedníka. Napríklad tak, že odsúhlasí priloženú faktúru na úhradu.

Motivačných listov je spravidla oveľa viac ako ohlasovacích. Ak chceme od partnera niečo dosiahnuť, je veľmi dôležité povedať to listom v obyčajnom texte. Po výzve na akciu by malo nasledovať krstné meno a malo by byť poslednou vetou listu.

Nesprávne : "Porfirij Petrovič, viem, kto zabil starú ženu."

Správny : "Porfiry Petrovič, to ja som zabil starú ženu, prosím, zakročte pri mojom zatknutí, som unavený z utrpenia!"

Prečo by mal korešpondent premýšľať za vás, čo robiť s týmto listom? Koniec koncov, môže urobiť nesprávne rozhodnutie.

Podpis v texte . Musí byť. Všetky e-mailové klienty navyše umožňujú nastaviť automatickú náhradu podpisu, napríklad klasické „S úctou, ...“. V Mozille sa to robí v menu „Nástroje“ → „Možnosti účtu“.

Napísať alebo nenapísať kontakty do podpisu je osobná záležitosť každého. Ale ak ste nejako spojený s predajom - určite napíšte. Aj keď sa transakcia neuskutoční na základe výsledkov komunikácie, v budúcnosti vás možno ľahko nájsť pomocou kontaktov z podpisu.

Na záver ešte jedna vlastnosť tela listu pre tých účastníkov rozhovoru, ktorí neradi (nemôžu, nechcú, nemajú čas) odpovedať na vaše listy. Zadajte predvolenú hodnotu v texte listu. Napríklad: "Porfiry Petrovič, ak ma neprídeš zatknúť do piatku o 12:00, potom sa považujem za amnestovaného." Samozrejme uzávierka musí byť reálna (text z ukážky neposielajte v piatok o 11:50). Príjemca musí byť fyzicky schopný prečítať váš list a rozhodnúť sa o ňom. Takéto „ticho“ vás zbavuje zodpovednosti za nereagovanie partnera. Ako vždy, k použitiu tohto čipu treba pristupovať s rozumom. Ak človek odpovedá na vaše listy včas a pravidelne, takéto ultimátum ho môže, ak nie uraziť, tak trochu napínať alebo viesť k rozhodnutiu neodpovedať na list hneď, ale nechať vás čakať na piatok.

investície

Listy často prichádzajú s prílohami: životopisy, obchodné ponuky, odhady, plány, skeny dokumentov - veľmi šikovný nástroj a zároveň zdrojom ľudových chýb.

Omyl : Obrovská veľkosť investície. Často dostávame e-maily s prílohami do veľkosti 20 MB. Spravidla ide o skeny niektorých dokumentov vo formáte TIFF, s rozlíšením 600dpi. poštový program korešpondent takmer určite zostane niekoľko minút visieť v márnych pokusoch stiahnuť náhľad tejto prílohy. A Boh chráň, aby sa príjemca pokúsil prečítať tento list na smartfóne ...

Osobne takéto listy okamžite mažem. Nechcete, aby váš e-mail skončil v koši skôr, ako si ho prečítate? Ovládajte veľkosť prílohy. Odporúča sa, aby nebol väčší ako 3 MB.

Čo ak prekročí?

• Skúste prekonfigurovať skener na iný formát a rozlíšenie. Napríklad v PDF a 300 dpi sa získajú celkom čitateľné skeny.
• Zvážte programy ako archivátor WinRar alebo 7zip. Niektoré súbory sa dokonale komprimujú.
• Čo ak je príloha obrovská a nemôžete ju stlačiť? Napríklad takmer prázdna účtovná databáza váži 900 MB. Na záchranu prídu cloudové úložiská informácií: Dropbox, disk Google a podobne. Niektoré služby, ako napríklad Mail.ru, automaticky konvertujú veľké prílohy na odkazy cloud-ové úložisko. Radšej si však svoje informácie uložené v cloude spravujem sám, takže automatizáciu od Mail.ru nevítam.

A ešte jedno nie celkom samozrejmé odporúčanie o investíciách – ich názov . Musí byť zrozumiteľné a prijateľné pre príjemcu. Raz sme vo firme pripravovali obchodnú ponuku adresovanú ... nech je to Fjodor Michajlovič Dostojevskij. Od manažéra som dostal list s návrhom CP na schválenie a v prílohe bol súbor s názvom „DlyaFedi.docx“. S manažérom, ktorý mi to poslal, sa uskutočnil dialóg s nasledujúcim obsahom:

Vážený manažér, ste osobne pripravený priblížiť sa k tejto váženej osobe a nazvať ju Fjodor?

Akosi nie, vážený človek, každý ho volá krstným menom a priezviskom.

Prečo ste prílohu nazvali „Pre Fediho“? Ak mu to hneď pošlem, myslíte, že si u nás v tomto CP kúpi sekery?

Chystal som sa premenovať...

Načo pripravovať časovanú bombu – odmietnutie potenciálny klient- alebo si vytvoríte prácu navyše premenovaním súboru? Prečo hneď správne nepomenovať prílohu: "Pre Fedora Michajloviča.docx" alebo ešte lepšie - "KP_Sky_Axes.docx".

Takže s e-mailom ako "tvárou" viac-menej vyriešené. Prejdime k pohľadu na e-mail ako na nástroj. efektívnu prácu a hovoriť o jeho rušivej zložke.

Práca s písmenami

E-mail je silné rozptýlenie. Ako každé rozptýlenie, aj pošta sa musí riešiť sprísnením pravidiel a implementáciou pracovných harmonogramov.

Minimálne musíte vypnúť VŠETKY e-mailové upozornenia. Ak je poštový klient predvolene nakonfigurovaný, budete upozornení a zvukový signál a blikaním ikony vedľa hodín zobrazíte ukážku písmena. Jedným slovom urobia všetko preto, aby vás najskôr odtrhli od namáhavej práce a potom vás ponorili do priepasti neprečítaných listov a neprezretých korešpondencií – mínus hodina alebo dve života.

Niekomu silná vôľa umožňuje nenechať sa rozptyľovať upozorneniami, ale Obyčajní ľudia radšej nepokúšajte osud a vypnite ich. V Mozillla Thunderbird sa to robí cez ponuku „Nástroje“ → „Nastavenia“ → „Všeobecné“ → „Keď sa objavia nové správy“.

Ak neexistujú žiadne upozornenia, ako pochopiť, že prišiel list?

Veľmi jednoduché. Vy sami si vedome vyhradíte čas na analýzu pošty, otvoríte poštového klienta a uvidíte všetko neprečítané správy. Dá sa to robiť dvakrát denne, napríklad na obed a večer, alebo počas nútenej odstávky, napríklad v dopravných zápchach.

Ľudia sa často pýtajú, ako je to s dobou odozvy a urgentnými e-mailmi? Odpovedám: nemáte na pošte súrne listy. Pokiaľ nepracujete na oddelení zákaznícka podpora(v tomto oddelení úprava práce s poštou).

Ak existujú naliehavé listy, odosielateľ vás o tom informuje prostredníctvom iných kanálov - telefón, SMS, Skype. Potom vedome prejdete do poštového klienta a spracujete urgentnú poštu. Všetci guru time managementu (napríklad Gleb Arkhangelsky so svojím „Time Drive“) deklarujú štandard pre odpovedanie na e-maily do 24 hodín. Toto je normálne pravidlo dobrej formy - neočakávajte okamžité odpovede od partnera e-mailom. Ak máte naliehavý list, informujte o tom viac rýchle kanály spojenia.

Vypli sme teda notifikácie a teraz zapíname poštového klienta podľa nášho harmonogramu.

Čo robiť, keď sme sa dostali do e-mailu a zapojili sme sa do činnosti nazývanej „analyzovanie e-mailov“? Kde je začiatok a koniec tejto práce?

O systéme zero inbox som už veľa počul, ale, žiaľ, nestretol som jediného človeka, ktorý by ho používal. Musel som znovu vynájsť svoje koleso. Na Lifehackeri sú na túto tému články. Napríklad, " ". Nižšie vo svojom výklade budem hovoriť o systéme nulovej schránky. Budem vďačný, ak budú GTD guru uvedení v komentároch, doplnia alebo vylepšia popísaný systém.

Je dôležité pochopiť a akceptovať, že e-mail nie je plánovač úloh ani archív vašich aktivít. Preto by mal byť priečinok Doručená pošta vždy prázdny. Ak ste sa pustili do analýzy doručenej pošty, nezastavujte sa a nenechajte sa ničím rozptyľovať, kým tento priečinok nevyprázdnite.

Čo robiť s e-mailami v doručenej pošte? Musíte postupne prejsť každé písmeno a odstrániť ho. Áno, stačí vybrať a stlačiť Delete na klávesnici. Ak sa nemôžete prinútiť odstrániť e-mail, budete sa musieť rozhodnúť, čo s ním urobíte.

1. Dokážete odpovedať za tri minúty? Treba na to odpovedať? Áno, áno a odpoveď nezaberie viac ako tri minúty, potom odpovedzte hneď.
2. Musíte odpovedať, ale príprava odpovede zaberie viac ako tri minúty. Ak používate plánovač úloh, ktorý vám umožňuje previesť e-mail na úlohu, premeňte svoj e-mail na úlohu a na chvíľu naň zabudnite. Ja napríklad používam úplne úžasnú službu Doit.im. Umožňuje vám vygenerovať si osobnú e-mailovú adresu: prepošlete jej list a zmení sa na úlohu. Ak však nemáte plánovač úloh, presuňte písmeno do podpriečinku „0_Run“.
3. Po rýchlej odpovedi na list, jeho premene na úlohu alebo len prečítaní sa musíte rozhodnúť, čo ďalej s touto správou: vymazať ju alebo poslať do jedného z priečinkov na dlhodobé uloženie.

Tu sú priečinky na dlhodobé skladovanie, ktoré mám.

• 0_Run. Nemám taký priečinok, ale ak nemáte plánovač, opakujem, môžete sem pridať písmená, ktoré si vyžadujú podrobné štúdium. Tento priečinok je tiež potrebné pravidelne čistiť, ale s premysleným prístupom v čase, ktorý je na to špeciálne určený.
• 1_Odkaz Odtiaľto vkladám listy informácie o pozadí: uvítacie listy s prihlasovacími údajmi z rôznych webových služieb, lístky na nadchádzajúce lety atď.
• 2_Projekty. Tu je uložený archív korešpondencie o partneroch a projektoch, s ktorými existuje aktuálny vzťah. Prirodzene, pre každý projekt alebo partnera a samostatný priečinok. Do priečinka partnera vkladám listy nielen od jeho zamestnancov, ale aj listy od zamestnancov „Neba“ spojených s týmto partnerom. Veľmi pohodlné: v prípade potreby je všetka korešpondencia o projekte po ruke niekoľkými kliknutiami.
• 3_Múzeum. Sem hodím tie písmenká, ktoré je škoda vymazať a výhody z nich nie sú zrejmé. Sem migrujú aj priečinky s uzavretými projektmi z "2_Projects". Jedným slovom, prví kandidáti na výmaz sú uložení v „Múzeu“.
• 4_Dokumenty. Tu sú listy od elektronické vzorky dokumenty, ktoré môžu byť v budúcnosti užitočné na účtovanie, napríklad akty odsúhlasení od zákazníkov, lístky za uskutočnené cesty. Priečinok má veľa spoločného s priečinkami "2_Projekty" a "1_Sprav", iba obsahuje účtovné informácie av priečinku "2_Projekty" - informácie o správe. V "4_Documents" - mŕtve informácie a v "2_Projects" - živé.
• 5_Znalosti. Sem dávam len naozaj užitočné mailingy, ku ktorým sa chcem po čase vrátiť pre inšpiráciu alebo hľadanie riešení.

Existujú ďalšie nastavenia poštového klienta, ktoré sú dôležité pre fungovanie tohto systému. Po prvé, v predvolenom nastavení má Thunderbird začiarkavacie políčko „Označiť správy ako prečítané“. Radšej to robím vedome, takže vlajka je vypnutá! Ak to chcete urobiť, prejdite do ponuky „Nástroje“ → „Nastavenia“ → „Rozšírené“ → „Čítanie a zobrazenie“.

Po druhé, používame filtre . Predtým som aktívne používal filtre, ktoré automaticky preposielali listy do príslušných priečinkov na základe adresy odosielateľa. Napríklad listy od právnika sa presunuli do priečinka „Právnik“. Tento prístup som opustil z niekoľkých dôvodov. Po prvé: listy od právnika sa v 99 % prípadov týkajú projektu alebo partnera, čo znamená, že musia byť presunuté do priečinka tohto partnera alebo projektu. Po druhé: Rozhodol som sa pridať povedomie. Sami sa musíte rozhodnúť, kam sa má konkrétny list uložiť, a je pohodlnejšie hľadať nespracované správy len na jednom mieste – v priečinku doručenej pošty. Teraz používam filtre len na triedenie do priečinkov automatické bežné písmená z rôzne systémy, teda listy, ktoré si odo mňa nevyžadujú rozhodovanie. Filtre v Mozilla Thunderbird sa konfigurujú v ponuke „Nástroje“ → „Filtre správ“.

Takže, o správny prístup e-mail by mal trvať 10 až 60 minút denne, v závislosti od objemu korešpondencie.

Áno a ešte jedna vec. Máte už vypnuté upozornenia na nové e-maily? ;)

čo je e-mail? V dnešnom obchodnom svete je to takto:

• Tvoja tvár. Práve pomocou emailu dokážete v očiach protistrany vytvoriť pozitívny obraz alebo pokaziť prvý dojem.
• Váš pracovný nástroj. Veľa komunikácie s vonkajším svetom prebieha prostredníctvom e-mailu. Ak teda dobre ovládate tento nástroj, môžete si výrazne uľahčiť život.
• Silné rozptýlenie. Vonkajší svet sa vás snaží získať, rozptýliť a zviesť vás prostredníctvom e-mailu.

Z týchto pozícií sa pozrite na prácu s e-mailom. Začnime jednoducho.

Dizajn písmen

Používam poštu Klient Mozilla Thunderbird, tak použijem jeho príklad. Vytvorme nové písmeno a prechádzame zhora nadol cez zoznam polí.

Komu. Kopírovať. Skrytá kópia

Možno niekto nevie, ale „Komu“ v Mozille možno zmeniť na „Kópia“ alebo „Skrytá kópia“.

• Komu: píšeme hlavného príjemcu alebo viacerých príjemcov oddelených bodkočiarkou.
• Kopírovať: píšeme niekomu, kto by si mal list prečítať, ale od koho neočakávame reakciu.
• Skrytá kópia: napíšeme niekoho, kto by si mal list prečítať, ale mal by zostať neznámy pre ostatných adresátov listu. Je vhodné ho použiť najmä na hromadné zasielanie obchodných listov, ako sú oznámenia.

Nesprávne v hromadnej korešpondencii zadajte príjemcov prostredníctvom polí „Kópia“ alebo „Komu“. Niekoľkokrát do roka dostávam listy, ktoré v poli „Kópia“ uvádzajú 50 – 90 príjemcov. Dochádza k narušeniu súkromia. Nie všetci vaši príjemcovia musia vedieť, s kým ďalším pracujete na podobnej téme. Je dobré, ak sú to ľudia, ktorí sa poznajú. A ak sú na zozname konkurenčné firmy, ktoré o sebe nevedia? Minimálne sa treba pripraviť na zbytočné vysvetľovanie a prinajmenšom s jedným z nich ukončiť spoluprácu. Nerobte to takto.

Téma listu

Profesionálne poštové služby často píšu o dôležitosti predmetu (niekedy rozumne) vo svojich firemných blogoch. Najčastejšie však hovoríme o obchodných listoch, kde predmet listu rieši problém „e-mail by sa mal otvoriť“.

Diskutujeme o každodennej obchodnej korešpondencii. Tu téma rieši problém „list a jeho autora treba ľahko identifikovať a potom nájsť“. Navyše, vaša usilovnosť sa vám vráti vo forme karmy mnohých odpovedí, iba s predponami Re: alebo fwd, medzi ktorými budete musieť vyhľadať požadované písmeno k téme.

Dvadsať listov je objem jednodňovej korešpondencie stredného manažéra. O podnikateľoch a majiteľoch firiem vôbec nehovorím, ich počet listov niekedy presahuje 200 a viac za deň. Takže ešte raz: neposielajte e-maily s prázdnym predmetom.

Ako teda správne formulovať predmet listu?

Chyba #1 : v predmete len názov firmy. Napríklad "Sky" a všetko. Po prvé, pravdepodobne nepatríte medzi vašu spoločnosť, ktorá komunikuje s touto protistranou. Po druhé, takáto téma nedáva zmysel, pretože názov vašej spoločnosti je viditeľný už z adresy. Po tretie, hádajte, ako bude vaša poštová schránka vyzerať s týmto prístupom ku korešpondencii? Približne takto.

Je vhodné hľadať v takýchto témach?

Chyba #2 : honosný, predajný titul. Je skvelé, ak viete písať takéto nadpisy. Je však vhodné využívať tieto zručnosti v obchodnej korešpondencii? Pamätajte na účel predmetu obchodného listu: nie predať, ale poskytnúť identifikáciu a vyhľadávanie.

Text listu

Existuje mnoho návodov na písanie textov na rôzne príležitosti. Napríklad Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin a ďalší majstri slova majú veľa užitočných informácií. Odporúčam vám čítať ich články aspoň pre zlepšenie všeobecnej gramotnosti a zlepšenie celkového štýlu písaného prejavu.

V procese písania listu musíme dôsledne urobiť niekoľko rozhodnutí.

Otázka zdvorilosti . Na začiatku listu môžete rozmazávať zdvorilosti či dokonca nežnosti v duchu: „Môj milý Rodya, už viac ako dva mesiace sa s tebou písomne ​​nerozprávam, z čoho som sám trpel a ani som nespal inú noc, premýšľanie." Veľmi zdvorilé a veľmi nákladné, a to z hľadiska času na zostavenie takéhoto úvodu, ako aj z hľadiska času účastníka rozhovoru na jeho prečítanie. Korešpondencia je biznis, pamätáš? Nie písanie epištolárneho žánru na súťaž a nie list jeho matky Raskoľnikovovi, ale obchodnú korešpondenciu.

Rešpektujeme náš čas a príjemcu!

Predstaviť sa a pripomenúť si okolnosti vášho zoznámenia má zmysel až v prvom liste odoslanom po letmom stretnutí na výstave. Ak ide o pokračovanie spolupráce alebo aktuálnej korešpondencie, v prvom liste dňa napíšeme: „Dobrý deň, Ivan“, v druhom a nasledujúcich: „Ivan, ...“.

Príťažlivosť . Vždy som sa obával otázky, na koho sa v liste obrátiť, ak je adresátov viacero. Nedávno som napísal list adresovaný trom dievčatám menom Anna. Bez váhania som napísal „Ahoj, Anna“ a nepustil som sa do parného kúpeľa. Ale nie vždy to tak je.

Čo ak sú príjemcovia traja alebo dokonca siedmi a nemajú rovnaké meno? Môžete uviesť podľa mena: "Dobré popoludnie, Rodion, Pulcheria, Avdotya a Pyotr Petrovič." Ale je to dlhé a chce to čas. Môžete napísať: "Dobrý deň, kolegovia!".

Pre seba používam pravidlo osloviť menom toho, kto je v poli „Komu“. A tých, ktorí sú v kópii, vôbec nekontaktujte. Toto pravidlo zároveň umožňuje presnejšie určiť (jedného!) adresáta listu a účel tohto listu.

Citácia . Korešpondencia je často reťaz listov s otázkami a odpoveďami – jedným slovom dialóg. Považuje sa za osvedčený postup nevymazávať históriu korešpondencie a napísať svoju odpoveď na začiatok citovaného textu, aby ste si po týždni mohli dialóg prečítať zhora nadol zostupne podľa dátumu.

Z nejakého dôvodu je predvolené nastavenie v Mozille "Nastaviť kurzor po citovanom texte." Odporúčam zmeniť v menu „Nástroje“ → „Možnosti účtu“ → „Zostavenie a adresovanie“. Musí to tak byť.

Účel listu . Obchodné listy sú dvoch typov:

• keď jednoducho informujeme partnera (napríklad správu o vykonanej práci za mesiac);
• a keď niečo chceme od spolubesedníka. Napríklad tak, že odsúhlasí priloženú faktúru na úhradu.

Motivačných listov je spravidla oveľa viac ako ohlasovacích. Ak chceme od partnera niečo dosiahnuť, je veľmi dôležité povedať to listom v obyčajnom texte. Po výzve na akciu by malo nasledovať krstné meno a malo by byť poslednou vetou listu.

Nesprávne : "Porfirij Petrovič, viem, kto zabil starú ženu."

Správny : "Porfiry Petrovič, to ja som zabil starú ženu, prosím, zakročte pri mojom zatknutí, som unavený z utrpenia!"

Prečo by mal korešpondent premýšľať za vás, čo robiť s týmto listom? Koniec koncov, môže urobiť nesprávne rozhodnutie.

Podpis v texte . Musí byť. Všetky e-mailové klienty navyše umožňujú nastaviť automatickú náhradu podpisu, napríklad klasické „S úctou, ...“. V Mozille sa to robí v menu „Nástroje“ → „Možnosti účtu“.

Napísať alebo nenapísať kontakty do podpisu je osobná záležitosť každého. Ale ak ste nejako spojený s predajom - určite napíšte. Aj keď sa transakcia neuskutoční na základe výsledkov komunikácie, v budúcnosti vás možno ľahko nájsť pomocou kontaktov z podpisu.

Na záver ešte jedna vlastnosť tela listu pre tých účastníkov rozhovoru, ktorí neradi (nemôžu, nechcú, nemajú čas) odpovedať na vaše listy. Zadajte predvolenú hodnotu v texte listu. Napríklad: "Porfiry Petrovič, ak ma neprídeš zatknúť do piatku o 12:00, potom sa považujem za amnestovaného." Samozrejme uzávierka musí byť reálna (text z ukážky neposielajte v piatok o 11:50). Príjemca musí byť fyzicky schopný prečítať váš list a rozhodnúť sa o ňom. Takéto „ticho“ vás zbavuje zodpovednosti za nereagovanie partnera. Ako vždy, k použitiu tohto čipu treba pristupovať s rozumom. Ak človek odpovedá na vaše listy včas a pravidelne, takéto ultimátum ho môže, ak nie uraziť, tak trochu napínať alebo viesť k rozhodnutiu neodpovedať na list hneď, ale nechať vás čakať na piatok.

investície

Listy často prichádzajú s prílohami: životopisy, obchodné ponuky, odhady, plány, skeny dokumentov - veľmi pohodlný nástroj a zároveň zdroj populárnych chýb.

Omyl : Obrovská veľkosť investície. Často dostávame e-maily s prílohami do veľkosti 20 MB. Spravidla ide o skeny niektorých dokumentov vo formáte TIFF, s rozlíšením 600dpi. Poštový program korešpondenta bude takmer určite niekoľko minút visieť v márnych pokusoch stiahnuť náhľad tejto prílohy. A Boh chráň, aby sa príjemca pokúsil prečítať tento list na smartfóne ...

Osobne takéto listy okamžite mažem. Nechcete, aby váš e-mail skončil v koši skôr, ako si ho prečítate? Ovládajte veľkosť prílohy. Odporúča sa, aby nebol väčší ako 3 MB.

Čo ak prekročí?

• Skúste prekonfigurovať skener na iný formát a rozlíšenie. Napríklad v PDF a 300 dpi sa získajú celkom čitateľné skeny.
• Zamyslite sa nad programami, ako je archivátor WinRar alebo 7zip. Niektoré súbory sa dokonale komprimujú.
• Čo ak je príloha obrovská a nemôžete ju stlačiť? Napríklad takmer prázdna účtovná databáza váži 900 MB. Na pomoc prídu cloudové úložiská informácií: Dropbox, Disk Google a podobne. Niektoré služby, ako napríklad Mail.ru, automaticky konvertujú veľké prílohy na odkazy na cloudové úložisko. Radšej si však svoje informácie uložené v cloude spravujem sám, takže automatizáciu od Mail.ru nevítam.

A ešte jedno nie celkom samozrejmé odporúčanie o investíciách – ich názov . Musí byť zrozumiteľné a prijateľné pre príjemcu. Raz sme vo firme pripravovali obchodnú ponuku adresovanú ... nech je to Fjodor Michajlovič Dostojevskij. Od manažéra som dostal list s návrhom CP na schválenie a v prílohe bol súbor s názvom „DlyaFedi.docx“. S manažérom, ktorý mi to poslal, sa uskutočnil dialóg s nasledujúcim obsahom:

Vážený manažér, ste osobne pripravený priblížiť sa k tejto váženej osobe a nazvať ju Fjodor?

Akosi nie, vážený človek, každý ho volá krstným menom a priezviskom.

Prečo ste prílohu nazvali „Pre Fediho“? Ak mu to hneď pošlem, myslíte, že si u nás v tomto CP kúpi sekery?

Chystal som sa premenovať...

Prečo pripravovať časovanú bombu – odmietnutie potenciálneho klienta – alebo si vytvárať prácu navyše premenovaním súboru? Prečo hneď správne nepomenovať prílohu: "Pre Fedora Michajloviča.docx" alebo ešte lepšie - "KP_Sky_Axes.docx".

Takže s e-mailom ako "tvárou" viac-menej vyriešené. Prejdime k e-mailu ako nástroju produktivity a povedzme si o jeho rozptýlení.

Práca s písmenami

E-mail je silné rozptýlenie. Ako každé rozptýlenie, aj pošta sa musí riešiť sprísnením pravidiel a implementáciou pracovných harmonogramov.

Minimálne musíte vypnúť VŠETKY e-mailové upozornenia. Ak je poštový klient predvolene nakonfigurovaný, budete upozornení zvukovým signálom a ikona vedľa hodín bude blikať a zobrazí sa náhľad písmena. Jedným slovom urobia všetko preto, aby vás najskôr odtrhli od namáhavej práce a potom vás ponorili do priepasti neprečítaných listov a neprezretých korešpondencií – mínus hodina alebo dve života.

Niekomu silná vôľa umožňuje nenechať sa rozptyľovať upozorneniami a pre obyčajných ľudí je lepšie nepokúšať osud a vypnúť ich. V Mozillla Thunderbird sa to robí cez ponuku „Nástroje“ → „Nastavenia“ → „Všeobecné“ → „Keď sa objavia nové správy“.

Ak neexistujú žiadne upozornenia, ako pochopiť, že prišiel list?

Veľmi jednoduché. Vy sami si vedome vyhradíte čas na analýzu pošty, otvoríte poštového klienta a uvidíte všetky neprečítané správy. Dá sa to robiť dvakrát denne, napríklad na obed a večer, alebo počas nútenej odstávky, napríklad v dopravných zápchach.

Ľudia sa často pýtajú, ako je to s dobou odozvy a urgentnými e-mailmi? Odpovedám: nemáte na pošte súrne listy. Pokiaľ nepracujete na oddelení zákazníckej podpory (takéto oddelenie má svoje pravidlá pre prácu s poštou).

Ak existujú naliehavé listy, odosielateľ vás o tom informuje prostredníctvom iných kanálov - telefón, SMS, Skype. Potom vedome prejdete do poštového klienta a spracujete urgentnú poštu. Všetci guru time managementu (napríklad Gleb Arkhangelsky so svojím „Time Drive“) deklarujú štandard pre odpovedanie na e-maily do 24 hodín. Toto je normálne pravidlo dobrej formy - neočakávajte okamžité odpovede od partnera e-mailom. Ak existuje naliehavý list, upozornite na to prostredníctvom rýchlejších komunikačných kanálov.

Vypli sme teda notifikácie a teraz zapíname poštového klienta podľa nášho harmonogramu.

Čo robiť, keď sme sa dostali do e-mailu a zapojili sme sa do činnosti nazývanej „analyzovanie e-mailov“? Kde je začiatok a koniec tejto práce?

O systéme zero inbox som už veľa počul, ale, žiaľ, nestretol som jediného človeka, ktorý by ho používal. Musel som znovu vynájsť svoje koleso. Na Lifehackeri sú na túto tému články. Napríklad, " ". Nižšie vo svojom výklade budem hovoriť o systéme nulovej schránky. Budem vďačný, ak budú GTD guru uvedení v komentároch, doplnia alebo vylepšia popísaný systém.

Je dôležité pochopiť a akceptovať, že e-mail nie je plánovač úloh ani archív vašich aktivít. Preto by mal byť priečinok Doručená pošta vždy prázdny. Ak ste sa pustili do analýzy doručenej pošty, nezastavujte sa a nenechajte sa ničím rozptyľovať, kým tento priečinok nevyprázdnite.

Čo robiť s e-mailami v doručenej pošte? Musíte postupne prejsť každé písmeno a odstrániť ho. Áno, stačí vybrať a stlačiť Delete na klávesnici. Ak sa nemôžete prinútiť odstrániť e-mail, budete sa musieť rozhodnúť, čo s ním urobíte.

1. Dokážete odpovedať za tri minúty? Treba na to odpovedať? Áno, áno a odpoveď nezaberie viac ako tri minúty, potom odpovedzte hneď.
2. Musíte odpovedať, ale príprava odpovede zaberie viac ako tri minúty. Ak používate plánovač úloh, ktorý vám umožňuje previesť e-mail na úlohu, premeňte svoj e-mail na úlohu a na chvíľu naň zabudnite. Ja napríklad používam úplne úžasnú službu Doit.im. Umožňuje vám vygenerovať si osobnú e-mailovú adresu: prepošlete jej list a zmení sa na úlohu. Ak však nemáte plánovač úloh, presuňte písmeno do podpriečinku „0_Run“.
3. Po rýchlej odpovedi na list, jeho premene na úlohu alebo len prečítaní sa musíte rozhodnúť, čo ďalej s touto správou: vymazať ju alebo poslať do jedného z priečinkov na dlhodobé uloženie.

Tu sú priečinky na dlhodobé skladovanie, ktoré mám.

• 0_Run. Nemám taký priečinok, ale ak nemáte plánovač, opakujem, môžete sem pridať písmená, ktoré si vyžadujú podrobné štúdium. Tento priečinok je tiež potrebné pravidelne čistiť, ale s premysleným prístupom v čase, ktorý je na to špeciálne určený.
• 1_Odkaz Tu dávam listy s informáciami o pozadí: uvítacie listy s prihláseniami z rôznych webových služieb, lístky na nadchádzajúce lety atď.
• 2_Projekty. Tu je uložený archív korešpondencie o partneroch a projektoch, s ktorými existuje aktuálny vzťah. Prirodzene, pre každý projekt alebo partnera existuje samostatný priečinok. Do priečinka partnera vkladám listy nielen od jeho zamestnancov, ale aj listy od zamestnancov „Neba“ spojených s týmto partnerom. Veľmi pohodlné: v prípade potreby je všetka korešpondencia o projekte po ruke niekoľkými kliknutiami.
• 3_Múzeum. Sem hodím tie písmenká, ktoré je škoda vymazať a výhody z nich nie sú zrejmé. Sem migrujú aj priečinky s uzavretými projektmi z "2_Projects". Jedným slovom, prví kandidáti na výmaz sú uložení v „Múzeu“.
• 4_Dokumenty. Tu sú listy s elektronickými vzorovými dokumentmi, ktoré môžu byť v budúcnosti užitočné na účtovanie, napríklad akty zosúlaďovania od klientov, lístky na výlety. Priečinok má veľa spoločného s priečinkami "2_Projekty" a "1_Sprav", iba obsahuje účtovné informácie av priečinku "2_Projekty" - informácie o správe. V "4_Documents" - mŕtve informácie a v "2_Projects" - živé.
• 5_Znalosti. Sem dávam len naozaj užitočné mailingy, ku ktorým sa chcem po čase vrátiť pre inšpiráciu alebo hľadanie riešení.

Existujú ďalšie nastavenia poštového klienta, ktoré sú dôležité pre fungovanie tohto systému. Po prvé, v predvolenom nastavení má Thunderbird začiarkavacie políčko „Označiť správy ako prečítané“. Radšej to robím vedome, takže vlajka je vypnutá! Ak to chcete urobiť, prejdite do ponuky „Nástroje“ → „Nastavenia“ → „Rozšírené“ → „Čítanie a zobrazenie“.

Po druhé, používame filtre . Predtým som aktívne používal filtre, ktoré automaticky preposielali listy do príslušných priečinkov na základe adresy odosielateľa. Napríklad listy od právnika sa presunuli do priečinka „Právnik“. Tento prístup som opustil z niekoľkých dôvodov. Po prvé: listy od právnika sa v 99 % prípadov týkajú projektu alebo partnera, čo znamená, že musia byť presunuté do priečinka tohto partnera alebo projektu. Po druhé: Rozhodol som sa pridať povedomie. Sami sa musíte rozhodnúť, kam sa má konkrétny list uložiť, a je pohodlnejšie hľadať nespracované správy len na jednom mieste – v priečinku doručenej pošty. Teraz používam filtre len na organizovanie automatických bežných listov z rôznych systémov do priečinkov, teda listov, ktoré odo mňa nevyžadujú rozhodovanie. Filtre v Mozilla Thunderbird sa konfigurujú v ponuke „Nástroje“ → „Filtre správ“.

Takže pri správnom prístupe by e-mail mal trvať od 10 do 60 minút denne, v závislosti od objemu korešpondencie.

Áno a ešte jedna vec. Máte už vypnuté upozornenia na nové e-maily? ;)

Väčšina e-mailových klientov, vrátane gmail, Yahoo, Mail.ru, Microsoft Outlook , Mozilla Thunderbird, poskytujú možnosť odoslať jeden e-mail Vysoké číslo príjemcov. Zvyčajne to môžete urobiť pomocou funkcie Kopírovať(na anglický jazyk pre jeho označenie sa používa skratka. SS), alebo Skrytá kópia (CCB). Pri odosielaní správy na kópie príjemcovia môžu vidieť emailové adresyďalší ľudia, ktorým bol tento list tiež zaslaný. V druhom prípade je identita ďalších príjemcov skrytá.

Pridanie adresy príjemcu

Ak chcete určiť príjemcu (príjemcov) e-mailu, zadajte ich e-mailovú adresu do poľa Komu (To):

Niektorí e-mailoví klienti vám umožňujú jednoducho zadať používateľské meno do poľa, ktoré potom program automaticky vyplní.

Ak toto pole použijete na odoslanie e-mailu viacerým ľuďom, každý z nich bude vidieť úplný zoznam iných príjemcov.

Ako skopírovať e-mail

Lúka CC alebo Kopírovať zvyknutý na výmenu elektronické správy nepriamym spôsobom ako pole Komu. Ak vo svojom e-maile neoslovujete priamo osobu, ale chceli by ste, aby táto osoba sledovala diskusiu v e-mailovom vlákne alebo len aby si bola vedomá tejto témy, pole Kopírovať bola by to skvelá možnosť. Adresát sídli v kópie listov, dostane do schránky neprečítaný list, rovnako ako ten, ktorý bol do schránky vložený Komu; rozdiel je len v tom, komu list v tele svojho e-mailu adresujete ako prvému. V profesionálnom svete, mailing to kópie veľmi široko používaný a slúži na informovanie kolegov rôzne udalosti a témach.

Príjemcov e-mailu môžete uviesť jednoduchým zadaním zoznamu adries do poľa Kopírovať, ktorý sa zvyčajne nachádza bezprostredne pod poľom Komu. Všetci v tomto reťazci príjemcov budú môcť vidieť mená a e-mailové adresy všetkých ostatných príjemcov:

Ako vytvoriť skrytú kópiu e-mailu

Každý e-mailový klient (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo atď.) umožňuje odosielateľovi e-mailu osloviť veľké množstvo ľudí bez toho, aby ich údaje odhalili iným používateľom v reťazci e-mailov. Táto funkcia sa nazýva BCC alebo Skrytá kópia. Príjemcov môžete skryť zadaním ich adries do poľa Skrytá kópia namiesto použitia polí Komu A Kopírovať:

Túto funkciu môžete použiť pre individuálne aj skupinové e-maily. Je to užitočné najmä vtedy, ak chcete, aby vaše kontakty zostali súkromné, chránili ich pred spamom a spamom alebo jednoducho nechcete, aby vaši príjemcovia vedeli, kto dostal rovnakú správu.

Lúka Skrytá kópia nie je vždy k dispozícii v predvolenom nastavení pre všetkých e-mailových klientov. Napríklad v Outlook Budete musieť ísť do Parametre pre prístup k nastaveniu; v Thunderbird budete musieť vybrať túto funkciu z rozbaľovacej ponuky; v gmail musíte stlačiť tlačidlo Kopírovať A Skrytá kópia; v Windows Živá pošta Budete musieť súčasne stlačiť tlačidlá alt + B.

Obrázok: © Ruslan Nesterenko - 123RF.com

Poučenie

Prejdite do svojej poštovej schránky a vytvorte novú list. Zadajte prvé písmeno adresy a zobrazí sa zoznam príjemcov, ktorých meno sa naň začína poštová schránka. Vyberte si z nich požadovaný e-mail a kliknite naň myšou. V príslušnom okne sa za ním zobrazí adresa. Rovnakým spôsobom zopakujte zadávanie údajov pre ostatných príjemcov. Pridajte predmet správy, text samotného listu a potrebné prílohy. Po dokončení návrhu kliknite na tlačidlo „Odoslať“. Váš list dostanú všetci majitelia uvedených poštové adresy. Pravda, každý z nich bude vedieť, že nie je jediným príjemcom.

Využite adresár. Na rôznych poštových službách je táto služba implementovaná vlastným spôsobom, ale podľa rovnakej logiky. Na konci riadku „do“ je ikona predstavujúca adresár. Automaticky sa doň pridávajú adresy, na ktoré ste už posielali správy. Kliknutím na symbol otvoríte celý zoznam pred vami. Začiarknite políčka vedľa tých, ktorých chcete pridať ako príjemcov tohto listu. Kliknite na tlačidlo „Pridať vybraté“. Označené adresy sa zobrazia v riadku „komu“.

Zadajte požadované údaje ručne. Budete to musieť urobiť, ak ste predtým neposielali listy na tieto adresy. Každý z nich musíte oddeliť čiarkou a medzerou. Napríklad: [chránený e-mailom], [chránený e-mailom], [chránený e-mailom]

Upozorňujeme, že v pole pre adresu zmestí sa maximálne 25 adries. Ak máte v úmysle odoslať daná správa viac ľudí, použite "kópia" a " skrytá kópia».

Ak nechcete, aby ostatní príjemcovia vedeli, že toto odosielate, pridajte príjemcov do riadku Skrytá kópia list nielen im. Bodka sa zobrazí, ak kliknete na ponuku „zobraziť všetky polia“ alebo na príslušný nápis nad riadkom „do“. Táto metóda má značná nevýhoda: Príjemcovia nemusia dostať vaše zásielky. Roboty poštové systémy tí, ktorí bojujú proti spamu, takéto e-maily vymazávajú.

Zadajte nastavenia poštovej schránky a vytvorte text, ktorý chcete poslať viacerým príjemcom. A teraz ručne pre každé vytvorenie adresy list, zadajte príjemcu a vyberte predmet. Stačí ho zadať raz a potom sa zobrazí v rozbaľovacom riadku. V prípade potreby pripojte súbor a kliknite na tlačidlo Odoslať. Táto metóda vám umožňuje vyhnúť sa spamovým filtrom a vyvolať dojem, že píšete tejto osobe. Zároveň minimalizuje množstvo ručná práca.

Využite výhody špeciálne programy pre hromadné zasielanie správ. Umožňujú odoslať až niekoľko stoviek správ za minútu a maximálne zjednodušia všetky fázy písania listov. Vyberte si pre vás najvhodnejší program a stiahnite si ho z niektorej z tematických stránok.

Zdroje:

• Hromadné oznamovanie zbraní. Ako si zorganizovať vlastný newsletter
• ako poslať správu viacerým príjemcom
• Prispôsobte si e-maily pre hromadné korešpondencie pomocou

Hromadná korešpondencia – možnosť okamžite poslať email niekoľko príjemcovia – užitočné najmä vtedy, keď potrebujete poslať blahoželanie alebo pozvánku alebo poslať tlačovú správu. Mnoho poštových serverov má túto funkciu a na jej použitie stačí mať prístup na internet.

Poučenie

Ak chcete súčasne odoslať e-mail niekoľko adresátov ktoré už máte vo svojom zozname kontaktov, otvorte svoj e-mail (algoritmus na odosielanie listov niekoľko adresátov identické v mnohých e-mailových programoch). Kliknite na záložku "Napísať list" a vyplňte polia na vytvorenie novej správy: jej predmet a samotný text.

Vyberte odkaz „Pridať“ alebo obrázok notebook. Stiahnete si tak zoznam adresára, v ktorom označíte zaškrtávacie políčka tých, ktorým potrebujete poslať list. Znova kliknite na „Pridať“ alebo jednoducho kliknite na voľné pole.

V paneli s adresou „Komu“ sa zobrazí zoznam všetkých zadaných adries. Kliknite na „Odoslať“ a používatelia dostanú váš e-mail. Okrem listu však uvidia v riadku „Komu“ aj adresy všetkých ostatných adresátov.

Ak chcete pred príjemcami skryť, že ste použili funkciu hromadného odoslania, použite jeden z dvoch spôsobov. Po vyplnení predmetu a textu listu zadajte do poľa „Komu“ meno príjemcu a následne kliknite na odkaz „Skrytá kópia“. Pod bunkou sa zobrazí ďalšie prázdne pole, v ktorom vyberte požadovaných príjemcov pomocou predchádzajúcej metódy. Znova kliknite na „Odoslať“. Váš list bude odoslaný všetkým príjemcom, aj keď to nezaručuje, že bol doručený. Roboty mnohých poštových systémov považujú takéto správy za spam a často ich vymazávajú.

Ak sa chcete vyhnúť tomu, aby sa list dostal do spamového filtra, posielajte správy cez „Koncept“. Do príslušných polí zadajte predmet a text a potom kliknite na odkaz „Uložiť ako koncept“. Prejdite do sekcie „Koncept“ na ľavej strane stránky a kliknite na uložený e-mail. Pred vami sa objaví šablóna listu, v ktorej nie je nalepená iba adresa príjemcu. Manuálne zadajte požadovaný e-mail a kliknite na „Odoslať“, potom sa vráťte do časti „Koncept“ a zopakujte postup pre každého nového používateľa.

Podobné videá

Zdroje:

• ako odoslať e-mail z konceptu v roku 2019

Stáva sa, že ich musíte poslať niekoľko správy naraz. Zvyčajne sa takto distribuujú vtipy, oznamy a iné informácie. Pre toto existuje špeciálne služby a programy. Okamžite vám pošlú správy.

Budete potrebovať

• - počítač;
• - internet;
• - E-mailová schránka 4.2
• - okrem toho program ePochta Subscription Manager

Poučenie

Registrovať sa môžete napríklad na piestposter.com. Táto služba stabilný. Tu si môžete vytvárať vlastné alebo blogy. Prejdite do sekcie „Projekty“. Zadajte text, ktorý plánujete distribuovať. Nájdete tu aj možnosť „Akcia“, pod ktorou sa nachádza niekoľko ikon. Vyberte obrázok listu. Zobrazí sa okno Odoslať správu. Zadajte, kam a komu sa budú posielať vaše správy, a kliknite na tlačidlo „Odoslať“.

V sociálnej Siete Vkontakte Môžete poslať aj viac správy. Ak to chcete urobiť, prejdite do časti „Moje správy“ a kliknite na tlačidlo „Napísať správu“. Zadajte text, ktorý potrebujete, a do poľa „Príjemca“ vyberte tých, ktorým chcete posielať listy.

Aby používateľ mohol z poštovej schránky odstrániť veľa nepotrebných listov, musí vykonať sériu akcií. Prvotnou akciou bude používateľ v elektronickom systéme. Ak to chcete urobiť, musíte otvoriť hlavnú stránku poštovej schránky a potom zadať svoje používateľské meno a heslo do autorizačného formulára ponúkaného zdrojom. Po vyplnení týchto polí kliknite na tlačidlo „Prihlásiť sa“. Takže budete in osobný účet svoju poštovú schránku.

Po úspešnej autorizácii vo vyhľadávači musíte urobiť nasledovné. Prejdite na zobrazenie prichádzajúcich správ. Ak to chcete urobiť, nájdite na stránke príslušný odkaz a potom naň kliknite. Budete presmerovaní na stránku, ktorá zobrazí všetky doručené. Ak budete venovať pozornosť, naproti téme každého prichádzajúca správa, budete môcť vidieť prázdne bunky.

Kliknutím na tieto bunky označíte isté písmená. Ak potrebujete na stránke označiť všetky prichádzajúce správy naraz, v hornej časti uvidíte samostatné políčko. Zaškrtnite v ňom políčko – automaticky sa označia všetky prichádzajúce, ktoré na stránke vidíte.

V akciách s prichádzajúcimi správami nastavte príkaz „Vymazať“, potom potvrďte vymazanie príslušných správ. Naraz môžete odstrániť dvadsať až päťdesiat e-mailov. Ak chcete úplne odstrániť všetku poštu, možno budete musieť zopakovať všetky vyššie uvedené kroky viac ako raz.

V živote sú situácie, keď potrebujeme poslať list na e-mail nie hneď, ale po chvíli určitý čas. Niektorí z poštové servery, napríklad Yandex, vám umožňujú odosielať list automaticky. Ako presne to urobiť?

Poučenie

Otvorí sa pred vami stránka s prichádzajúcimi listami. Hneď nad písmenami je tlačidlo "Napísať" - kliknite naň.

Teraz píšte sami list. Najprv zadajte adresu poštovej schránky osoby, ktorej ste list poslať. Ďalej špecifikujte predmet listu, ktorý by mal odrážať zhrnutiečo píšeš. Nakoniec do najväčšieho poľa zadajte text listu. Ak by ste si chceli zariadiť svoje list nejakým zvláštnym spôsobom kliknite vpravo na tlačidlo „Dokončiť list". Kliknutím na toto tlačidlo sa otvorí panel formátovania textu. Ak chcete, môžete mať chyby v hláskovaní kliknutím na tlačidlo Kontrola pravopisu. Ak potrebujete k listu pripojiť nejaké súbory, kliknite na tlačidlo Pripojiť súbory, nahrajte ich z počítača a priložte k listu. Môžete si nastaviť aj niektorú z doplnkových funkcií, napríklad upozornenie na prijatie listu, SMS upozornenie príjemcu na prijatie listu atď.

Teraz to najzaujímavejšie. Keď skončíte prácu so sebou list m, musíte to poslať. Tak, aby bola adresátovi odoslaná automaticky, t.j. nie hneď po jeho napísaní, ale po určitom čase v spodnej časti pod textom listu nájdite nápis „Odoslať dnes na ...“. Ak ju chcete povoliť, začiarknite políčko vedľa nej. túto funkciu. Inštalácia presný dátum a čas odoslania. Kliknutím na ikonu s otáznik, môžete si prečítať pomocníka k tejto funkcii. Pozor: odoslanie listu je možné odložiť najviac o jeden rok od aktuálneho dátumu. Na konci celého procesu kliknite na tlačidlo „Odoslať“.

E-mail v Rusku sa teraz veľmi aktívne používa v súkromnej korešpondencii. v západnej Európe a Severná Amerika už pred desiatimi rokmi sa tento spôsob začal praktizovať ani nie tak v súkromnej korešpondencii, ako skôr pri výmene obchodných informácií v rámci rôznych organizácií. A keďže bolo dosť často potrebné posielať správy viacerým kolegom súčasne, poštové programy boli rýchlo prijaté doplnková funkcia na zjednodušenie riešenia tohto problému. Moderné poštové služby zdedili a vyvinuli mechanizmus na odosielanie správ niekoľkým príjemcom súčasne.

Budete potrebovať

• Poštový program alebo prístup k poštovej službe

Poučenie

Ak poslať e-maily používate aplikáciu nainštalovanú vo vašom operačný systém(napríklad Microsoft Outlook alebo Netopier!), potom ho spustite a vytvorte správu, ktorú chcete poslať viacerým príjemcom.

Poučenie

Ak na odosielanie e-mailov používate aplikáciu nainštalovanú vo vašom operačnom systéme (napríklad Microsoft Outlook alebo The Bat!), spustite ju a vytvorte správu, ktorú chcete odoslať viacerým príjemcom.

V poli „Komu“ uveďte e-mailové adresy všetkých príjemcov. Napíšte ich na jeden riadok oddelený čiarkou a medzerou. Namiesto čiarky možno použiť bodkočiarku (;). Ak sú uvedené všetky adresy, ktoré potrebujete adresár svojho e-mailového klienta, potom namiesto manuálne zadávanie môžete ho použiť. V závislosti od použitého programu môže byť táto akcia organizovaná rôznymi spôsobmi - napríklad v aplikácii The Bat kliknite na ikonu na pravej strane poľa "Komu" a potom v okne, ktoré sa otvorí, presuňte všetky myšou. požadované adresy z ľavého poľa do pravého poľa. Ďalšou možnosťou je začiarknutie políčok požadované línie zoznam a potom kliknite na tlačidlo so šípkou doprava.

Podobne môžete použiť polia „Kopírovať“ a „Skrytá kópia“. Hlavným rozdielom medzi umiestnením zoznamu príjemcov do polí „Komu“ a „Kópia“ je poradie zoradenia a pohodlie pri hľadaní správ, ktoré už boli odoslané. Ak by ste neskôr potrebovali nájsť text tejto správy, je jednoduchšie ho vyhľadať podľa hlavného príjemcu z poľa „Komu“ a nie podľa celého zoznamu, ktorý je lepšie umiestniť do poľa „Kópia“. Riadok "Bcc" sa líši od riadku "Cc" tým, že zoznam v ňom umiestnený nebude viditeľný pre žiadneho z príjemcov.

Kliknite na tlačidlo odoslať pripravenej správy s vyplneným zoznamom príjemcov a aplikácia začne správu odosielať.

Ak používate Poštová služba hosťované na internetovom serveri (napríklad Gmail.com alebo Mail.ru), vyplnenie polí popísaných v druhom a treťom kroku sa musí vykonať v prehliadači a ich názvy a účel sa spravidla zhodujú s tými, ktoré sa používajú v poštového klienta. Ak je vaša poštová služba bezplatná, s najväčšou pravdepodobnosťou má limit na počet príjemcov - napríklad Mail.ru by nemal prekročiť 15. Pred odoslaním správ si pozrite príslušné obmedzenia vašej služby.

Zdroje:

• Ako poslať 1000 e-mailov

Stáva sa, že ich musíte poslať niekoľko správy naraz. Zvyčajne sa takto distribuujú vtipy, oznamy a iné informácie. Na to existujú špeciálne služby a programy. Okamžite vám pošlú správy.

Budete potrebovať

• - počítač;
• - internet;
• - E-mailová schránka 4.2
• - okrem toho program ePochta Subscription Manager

Poučenie

Registrovať sa môžete napríklad na piestposter.com. Táto služba je stabilná. Tu si môžete vytvárať vlastné alebo blogy. Prejdite do sekcie „Projekty“. Zadajte text, ktorý plánujete distribuovať. Nájdete tu aj možnosť „Akcia“, pod ktorou sa nachádza niekoľko ikon. Vyberte obrázok listu. Zobrazí sa okno Odoslať správu. Zadajte, kam a komu sa budú posielať vaše správy, a kliknite na tlačidlo „Odoslať“.

IN sociálna sieť Vkontakte môže tiež odosielať niekoľko správ súčasne. správy. Ak to chcete urobiť, prejdite do časti „Moje správy“ a kliknite na tlačidlo „Napísať správu“. Zadajte text, ktorý potrebujete, a do poľa „Príjemca“ vyberte tých, ktorým chcete posielať listy.

ePochta Mailer 4.25 - na odoslanie správy. Dovoľuje hromadné zásielky adresátov. Stiahnite si a nainštalujte ho na . Nájdete ho na webovej stránke soft.softodrom.ru. Importujte do nej potrebný e-mail a mená vašich príjemcov. Pridajte text na odoslanie. Potom kliknite na tlačidlo "Štart". V priebehu niekoľkých sekúnd budú doručené všetky správy.