1.1 CHARAKTERISTIKA TYPOV ELEKTRONICKÝCH DOKUMENTOVÝCH MÉDIÍ

Elektronické dokumenty nie sú pevne viazané na konkrétny nosič informácií. Môžu byť pripevnené na nosičoch odlišné typy. V závislosti od použitého spôsobu zaznamenávania a čítania informácií sa rozlišujú magnetické, optické, magnetooptické a iné typy dokumentov.

Magnetické médiá zahŕňajú magnetickú pásku, magnetickú kartu, magnetický disk (pevný a flexibilný).

Informácie o magnetických dokumentoch sa zaznamenávajú zmenou zvyškovej magnetizácie jednotlivých úsekov magnetickej vrstvy nosiča.

Magnetická páska je nosič informácií vo forme pásky vyrobenej z pružnej a priehľadnej fólie s feromagnetickým povlakom. Magnetická páska prenáša zvuk alebo digitálne informácie fixované elektromagneticky. Používa sa v počítačoch, audio a video zariadeniach.

Magnetická karta je nosič informácií vo forme ohybnej platne s magnetickým povlakom.

Magnetický disk je pamäťové médium vo forme disku s feromagnetickým povlakom na záznam.

Magnetické disky sa delia na pevné a flexibilné (diskety).

Disketa (disketa, disketa) je disk vyrobený z plastu potiahnutého feromagnetickou vrstvou. Je široko používaný v PC a je vymeniteľné médiá informácie alebo softvér. Je uložený mimo počítača a podľa potreby sa inštaluje na disk. Najčastejšie sa používa na výmenu softvérové ​​produkty a údaje.

Podľa priemeru média sa diskety delia na štandardné (priemer 203 mm), minidisky (priemer 133 mm), mikrodisky (priemer 89; 82,5; 76,2 mm). V súčasnosti väčšina informácie sú distribuované na mikrodiskách (mikrodisky s priemerom 89 mm sú štandardom pre PC).

Magnetické disky sa tiež líšia Technické špecifikácie. Hlavnou hodnotou pre používateľa je kapacita disku, teda množstvo informácií, ktoré je možné naň uložiť. Kapacita diskiet závisí od dvoch parametrov: od plochy použitého povrchu a od hustoty záznamu povolenej pre konkrétny dizajn diskety.

V súčasnosti sa najčastejšie používajú 1,44 MB diskety. Umožňujú vám prenášať dokument a programy z jedného počítača do druhého, ukladať informácie, ktoré sa v počítači neustále nepoužívajú, vytvárať archívne kópie informácií obsiahnutých na pevné disky.

Informácie sa zaznamenávajú a ukladajú na sústredné stopy, ktoré sú rozdelené do sektorov.

Krátky čas náhodného prístupu (menej ako 1 sekunda) a vysoká rýchlosť výmeny dát s diskom (250 000 bps) poskytujú významné výhody diskety v porovnaní s akýmkoľvek páskovým magnetickým pamäťovým médiom.

tvrdé magnetické disk (pevný disk) je okrúhla plochá doska vyrobená z tvrdého materiálu (kovu) potiahnutá feromagnetickou vrstvou. Je určený pre trvalé uloženie informácie používané pri práci s osobným počítačom a sú v ňom nainštalované.

Winchestery sú oveľa lepšie ako diskety. Oni majú najlepší výkon kapacitu, spoľahlivosť a rýchlosť prístupu k informáciám. Preto ich použitie zabezpečuje rýchlostné charakteristiky dialógu medzi používateľom a implementovanými programami, rozširuje schopnosti systému o využívaní databáz, organizácii multitaskingového režimu prevádzky, poskytuje účinnú podporu mechanizmu virtuálna pamäť.

Existujú dva typy pevných diskov.

HDD ( pevný disk) - balík magnetických diskov pripevnených nad sebou, zabudovaných do mechaniky (disk mechaniky) na pevnom magnetickom disku, ktorého extrakcia počas prevádzky počítača nie je možná.

Odnímateľné tvrdé disk (vymeniteľný pevný disk) - balenie magnetických diskov uzavretých v ochrannom obale, ktoré je možné počas prevádzky počítača vybrať z jednotky na vymeniteľnom pevnom disku a nahradiť iným. Použitie týchto jednotiek poskytuje prakticky neobmedzený úložný priestor. externá pamäť POČÍTAČ.

Pevné disky sa od seba líšia predovšetkým svojou kapacitou. Druhá podstatná vlastnosť pre užívateľa pevný disk– čas prístupu k informáciám.

Optický dokument je jedným z najnovších nosičov informácií založených na metódach optického záznamu, čítania a prehrávania. Z celej masy dokumentov vyniká tým, ako je zdokumentovaný.

Optický dokument zhromažďuje výhody rôznych spôsobov zaznamenávania informácií a mediálnych materiálov. Dôležitá výhoda tohto dopravcu informácie je po prvé, ich všestrannosť, to znamená schopnosť zaznamenávať a uchovávať v jednom digitálna forma informácie akéhokoľvek druhu – zvuk, text, grafika, video. Po druhé, optický dokument umožňuje organizovať a ukladať informácie vo forme databáz na jednom optické médiá. Po tretie, tento dokument poskytuje príležitosť na vytvorenie integrovaného informačných sietí poskytovanie prístupu k takýmto databázam.

Optický dokument je integrálny pohľad dokument schopný absorbovať výhody a možnosti knihy, mikro-, dia- a videofilmov, audionahrávok a pod., a to všetko súčasne. Je to nevyhnutné pre dlhodobé uchovávanie veľkého množstva informácií.

Medzi optické dokumenty patria optické disky a video disky: CD, CD-ROM, DVD a iné.

Výhody optických dokumentov v súčasnom systéme technicky kódovaných dokumentov sú uvedené v tabuľke.

optický disk. Najsľubnejším typom optického dokumentu, ktorý sa vyznačuje tvarom nosiča a vlastnosťami použitia, je optický disk- materiálový nosič, na ktorý sa zapisuje a číta informácia pomocou zaostreného laserového lúča. V tomto prípade sa vytvárajú mikroskopické priehlbiny alebo jamky (jamky), ktoré spolu vytvárajú špirálové alebo prstencové stopy so záznamom zvuku (optické audio disky), obrazmi (optické video disky) alebo rôznymi textové informácie. Hustota záznamu nad 108 bitov/cm2.

Optický disk je optický (laserový) nosič informácií s priemerom 8-12 cm (4,5”) a hrúbkou 1,2 mm.

Prvé optické disky sa začali objavovať v prvej polovici 50. rokov (COM – computer output microfilm – počítač, ktorý produkuje mikrofilm). V roku 1962 došlo k prvému vývoju v oblasti optické disky, ktorý sa do priemyslu začal zavádzať začiatkom 70. rokov 20. storočia. Široká priemyselná výroba oboch typov optických diskov (kompaktných aj digitálnych) sa však začala až v 80. rokoch minulého storočia a trvá dodnes. Prvá generácia digitálnych optických diskov sa objavila v roku 1983. Jeden disk obsahoval 25 000 až 50 000 faxových strán textu formátu A4. Ďalšia generácia diskov, vyvinutá v roku 1985, pojme až 1 milión strán textu. V súčasnosti je známych viac ako tucet odrôd takýchto diskov.

Priemer optického disku je najčastejšie 305 mm. Informácie sa zaznamenávajú v kódovanej forme (binárny kód). Kapacita disku závisí od technológie záznamu a môže byť 10 000, 25 000 alebo 40 000 strán A4. A to za predpokladu, že povrch disku je využitý na záznam informácií len zo 60-70%.

Úložné objekty na optických diskoch môžu byť: encyklopedické, vedecké a technické, priemyselné referenčné knihy a slovníky, referenčné databázy, audiovizuálne študijné príručky, súbory vzdelávacích a herných programov a iné dokumenty. Teraz na CD rôzne modifikácie vyšlo viac ako 600 publikácií. Polovicu z nich tvoria bibliografické indexy a ročenky. Plnotextové dokumenty, t.j. knihy, časopisy a pod., tvoria až 20 % publikácií na laserové disky. Najsľubnejším odvetvím využitia diskov sú automatizované informácie vyhľadávače.

Podľa kapacity pamäťového média sa disky delia na tri typy:

· veľká kapacita(nad 2´10 9 bajtov) - na použitie ako archívy dát prechádzajúcich počítačom;

· stredná kapacita(7´10 8 - 2´10 9 bajtov) - na ukladanie textových a grafických informácií;

· kompaktné disky (kapacita do 7x10 8 bajtov) – pre mikropočítače.

Podľa možnosti použitia na zápis a čítanie sa disky delia na dva typy. Sú to jednotky určené na zapisovanie informácií priamo používateľovi a ich ukladanie - WORM (Write Once Read Many) a jednotky určené len na čítanie informácií - CD-ROM (Compact Disk Read Only Memory - CD len na čítanie) . Mechaniky WORM sa delia na jednorazové zapisovacie zariadenia a prepisovateľné CD - CD-R (CD-Recordable), na ktoré môže používateľ pomocou špeciálnej mechaniky zapisovať a čítať informácie. Od roku 1999 sa začala výroba DVD nosičov.

Implementácia optická technológia do dokumentovo-informačnej sféry možno považovať za začiatok Nová éra pri distribúcii, uchovávaní, využívaní dokumentárnych informácií.

Zvukové CD je optický disk s trvalými (nevymazateľnými) zvukovými informáciami (reč, hudba atď.) zaznamenanými v binárny kód. Kvalita prehrávania (odolnosť voči šumu), kompaktnosť, jednoduché prehrávanie a skladovanie sú hlavné výhody CD.

Prvý muzikál optické CD boli vydané v roku 1982. Platňa má priemer 120 mm, hrúbku 1,2 mm a hmotnosť 10 g, dĺžka zvuku je 1 hodina. Do konca roku 1987 už bolo vo svete vydaných asi 30 miliónov laserových prehrávačov a viac ako 450 miliónov CD s hudobnými dielami.

Vývoj prvej špecifikácie digitálnych kompaktných diskov slúžil ako základ pre vytvorenie diskov s komplexnou prezentáciou informácií, teda schopných uchovávať nielen zvukové, ale aj textové, grafické a obrazové informácie. Prvá špecifikácia však umožnila disku pracovať iba na konkrétny model riadiť. Druhá špecifikácia, ktorá bola vyvinutá čoskoro, už definovala logické aj súborové formáty disku.

Čoskoro bol prijatý medzinárodný štandard ISO-9660 pre digitálne disky, ktorý definoval ich logické a súborové formáty. Všetky disky, ktoré sa zhodujú tento štandard sú navzájom kompatibilné. Táto norma definuje spôsob záznamu podľa typov informácií: text, grafika, zvuk, atď. Norma je dostupná pre všetkých operačný systém v súčasnosti existujúcimi.

Vďaka malým rozmerom, veľkej kapacite, spoľahlivosti a odolnosti sa audio CD stalo široko používaným.

CD-ROM je najbežnejším typom optického disku na použitie osobné počítače.

CD-ROM - CD s trvalá pamäť, určený na ukladanie a čítanie značného množstva informácií (550 MB alebo viac). Obsahuje informácie o počítači, ktorý číta jednotka pripojená k PC.

CD-ROM sa objavili v roku 1985 na databázovom trhu a sú to okrúhle platne vytlačené z plastu.

Na jeden CD-ROM sa zmestí 150 000 strán textu, čo sa rovná 17 bibliám. Kapacita takéhoto disku je pri malej veľkosti, rovných 650 MB, ekvivalentná kapacite asi 450 trojpalcových diskiet.

CD-ROM označuje multimédiá, teda interaktívne audiovizuálne prostriedky, ktoré umožňujú simultánne operácie s mobilnými zariadeniami. grafické obrázky, text a zvuk. Informácie sú zvyčajne prezentované vo forme komplexu: grafika - menu - hypertext (nástroj na postupné odkazy na textové a grafické fragmenty pri vyhľadávaní potrebné informácie).

CD-ROM podľa dizajnu, vzhľad a fyzické parametre sú takmer totožné s audio CD. Zariadenia na čítanie informácií z CD a CD-ROM sú v podstate rovnaké. Jediný rozdiel je v tom, že sa používajú rôznymi spôsobmi konvertovanie signálu na zobrazovanú informáciu. Čítačka počítača pracuje s CD-ROM aj audio CD.

Hlavnou výhodou CD-ROM v porovnaní s pevnými a disketovými diskami je vysoká informačnú kapacitu. Funkciou disku CD-ROM je, že informácie na disku nie je možné zmeniť a nemožno ich zapísať na médium priamo z počítača. CD-ROM má ešte jednu vlastnosť. Informácie na ňom sú umiestnené na jednej špirálovej dráhe a nie na kruhových dráhach, ako na magnetických diskoch. Toto usporiadanie informácií spomaľuje ich čítanie v porovnaní s ťažké magnetický disk, ktorý zvyšuje prístupový čas a spomaľuje prenos dát. Pre pevné magnetické disky je priemerný čas prístupu k informáciám a prenosu dát približne 35 m/s a pri CD-ROM 350-500 m/s.

Existuje teda niekoľko typov ED nosičov, ktoré zahŕňajú magnetické a optické.

1.2 Elektronické technológie v kancelárskej práci

IN Ruská federácia medzi prioritné úlohy patrí zákonné zdôvodnenie používania elektronického dokumentu v kancelárskej práci organizácií, ako aj pri prenose elektronických dokumentov na uloženie vrátane štátneho archívneho úložiska. Určitú úlohu pri ich riešení má aj archívne oddelenie a VNIIDAD, ktorý prejavuje záujem a priamo sa podieľa na príslušnom dianí.

Prvým krokom pri riešení problematiky používania dokumentov vytvorených pomocou počítačová veda, došlo k vývoju GOST 6.10.4-84 „Udelenie právnej sily dokumentom na strojovom médiu a strojovému záznamu vytvorenému počítačovou technológiou. Základné ustanovenia“, medzi ktorých autorov patril Hlavný archív ZSSR. Na uzákonenie právnej sily nových dokumentov bola použitá forma štátnej normy.

Domáci experti ešte nedospeli k jednotnému chápaniu „elektronického dokumentu“. Neistota vedie k ťažkostiam pri poskytovaní právnej sily informáciám zaznamenaným na strojovom médiu. Jediný technicky možný spôsob, ako poskytnúť dôkaz o „elektronickom dokumente“, je použiť elektronický podpis. Jediná definícia platná v národnom meradle je uvedená v GOST R 51141-98 „Kancelárske práce a archivácia. Termíny a definície“, ktorý definuje „dokument na strojovom médiu“ ako dokument vytvorený pomocou médií a záznamových metód, ktoré zabezpečujú spracovanie jeho informácií elektronickým počítačom.

Norma stanovila, že mashinogram by sa mal vytvoriť s prihliadnutím na požiadavky štátnych noriem pre jednotné systémy dokumentácie. Postupne strojopis nahradila počítačová tlač.

Pokiaľ ide o strojové médium, norma preň stanovila aj povinné podrobnosti registrácie podľa typu papierových dokumentov:

o názov organizácie - tvorca dokumentu

o sídlo organizácie, ktorá dokument vytvorila resp mailová adresa

o dátum vyhotovenia dokumentu

o kód osoby zodpovednej za správne vyhotovenie dokumentu na strojovom nosiči alebo kód osoby, ktorá dokument schválila.

Povinné podrobnosti dokumentu na strojovom médiu boli navrhnuté tak, aby boli umiestnené tak, aby bolo možné jednoznačne identifikovať podrobnosti. V budúcnosti sa pri implementácii normy objavili návrhy umiestniť podrobnosti na špeciálne štítky, na počiatočnú oblasť pásky atď.

Norma totiž zabezpečila používanie iba strojových tlačových výstupov – strojopisov, ktoré sa začali vyhotovovať ako tradičné papierové dokumenty.

GOST 6.10.4-84 tvoril základ pre prípravu oddielov GSDOU (VNIIDAD, 1991) a Štandardné pokyny pre papierovanie na ministerstvách a oddeleniach Ruskej federácie (Rosarchiv, M., 1992), týkajúce sa požiadaviek na strojovo čitateľné dokumenty.

Všetky následné odchádzajúce regulačné a metodické dokumenty VNIIDAD sa zaoberajú používaním a uchovávaním elektronických dokumentov: v Štandardných pokynoch pre papierovanie vo federálnych výkonných orgánoch, v nových Pravidlách prevádzky štátnych archívov a archívov. vládne organizácie a ďalšie (2007)

„Zoznam štandardných riadiacich dokumentov generovaných v činnosti organizácií s uvedením doby uchovávania“ (Rosarchiv, VNIIDAD. M., 2000) je zameraný aj na dokumenty „na netradičných médiách“, pričom ich z hľadiska uchovávania vyrovnáva s papierom. Dokumenty. Napríklad článok 64 „Kodifikačné súbory, databázy (odkaz, úplné znenie) o legislatívnych aktoch a iných regulačných dokumentoch (pokyny, pravidlá)“ sa neprenášajú do štátneho úložiska.

Záujem archívneho oddelenia je premietnutý do Predpisu o Archívnom fonde Ruskej federácie (Výnos prezidenta Ruskej federácie zo 17. marca 1994 N 552), ktorý stanovuje lehotu na dočasné uloženie dokumentov štátnej časti. Archívneho fondu na strojových médiách v rezortných archívoch - 5 rokov.

Absencia legislatívneho aktu o elektronickom podpise nie je reálnou prekážkou používania ED. Existujú legislatívne akty Ruskej federácie, na základe ktorých sa vydávajú rezortné predpisy a pokyny na zabezpečenie legálneho fungovania ED. Takéto činy sú federálny zákon„O informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“ z 27. júna, č. 149-FZ, 2006 a Občiansky zákonník Ruskej federácie z roku 1995, ktorého príslušné články sa používajú v rezortných predpisoch Centrálnej banky Ruska, Najvyšší arbitrážny súd Ruskej federácie, štátne normy (napríklad GOST R 34.10-94 " Informačné technológie. Kryptografická ochrana informácie. Postupy výberu a overovania elektronického digitálneho podpisu založeného na asymetrickom kryptografickom algoritme”) atď. na právnu podporu výmeny elektronických dokumentov.

Pripravený je návrh Modelového zákona o elektronickom digitálnom podpise, ktorý má predstavovať súbor jednotných pravidiel a postupov v rámci SNŠ, ktoré budú akceptované všetkými zúčastnenými a zavedené v príslušných krajinách ako legislatívne akty. „Prítomnosť takéhoto zákona zabezpečí zákonom stanovenú výmenu elektronických dokumentov v rámci CIS. Informácie o návrhu vzorového zákona CIS“. pozri v časopise Computerra č. 13(342) z 11. apríla 2000, s. 26-27.

Štátna duma prijala federálny zákon „o elektronickom digitálnom podpise“ z 13. decembra 2001 č. 129-FZ

Vyššie uvedené domáce návrhy legislatívnych aktov nenavrhujú legislatívne zavedenie technológie elektronickej certifikácie nezmeniteľnosti dokumentu prenášaného prostredníctvom elektronických komunikačných kanálov.

Hlavným smerom legislatívnej úpravy je uznanie právnej sily elektronického podpisu v určitej oblasti a obmedzenie jeho používania aj v určitej oblasti. Technológia digitálneho podpisu zostáva mimo zákona.

Rozšírenie by mal zabezpečiť vývoj legislatívy v oblasti informácií produkciu informácií a informačných vzťahov na najbližších 5-10 rokov, urýchliť proces informatizácie so zameraním na zamýšľané využitie informácií vo všetkých sférach života.

Problém by sa nemal znižovať elektronická technológia v kancelárskej práci len k vytvoreniu „bezpapierovej kancelárie“. Dnes v reálnych podmienkach pomalého rozvoja legislatívneho rámca ED v Ruskej federácii je vhodné poukázať na aktuálne problémy charakteru správy dokumentov, ktoré sú predmetom dnešného riešenia a v očakávaní legislatívnej konsolidácie sa ich snažiť riešiť ako dočasné s približným obdobím 5 rokov.

A v prvom rade medzi takéto problémy patrí používanie elektronických technológií v klasickej (t. j. papierovej) kancelárskej práci.

Vyplýva to z tradičných tém, ktorými sa správa dokumentov zaoberá a ktorých rozhodnutia sa od Spolkového archívneho úradu očakávajú: dokumentačná podpora riadenia, kancelárska práca, organizačná a administratívna dokumentácia, archívne úložisko. Okrem toho treba vychádzať z toho, že v praxi zostáva kancelárska práca napísaná, papierová, aj keď vysoký stupeň informatizácia v organizácii. Nehovoriac o tom, že archívne uloženie zostáva papierom.

Je možné vymenovať podľa mňa tri najefektívnejšie oblasti využitia elektronických technológií v klasickej kancelárskej práci:

· Príprava dokumentov pomocou elektronických technológií - prebieha podľa pravidiel a s použitím formulárov a foriem jednotných dokumentov. Na výstupe sú texty vytlačené na papier a nadobúdajú podobu dokumentov v súlade s platnými pravidlami.

· Elektronický prevod informácie – slúži na urýchlenie jej doručenia spotrebiteľom s následným výstupom dokumentov na papier. Najnaliehavejšou úlohou je určiť miesto faxového prenosu dokumentu v systéme klasickej kancelárskej práce.

· Elektronická registrácia príjem dokumentov do systému – zahŕňa zaradenie do jedného informačný systém všetky dokumenty vznikajúce alebo vstupujúce do organizácie v akejkoľvek forme na základe jednotného registračného poriadku. Na registratúrnom poli je postavené účtovníctvo, vyhľadávanie, kontrola vybavovania dokumentov bez zakladania ďalších registračných formulárov.

Vzhľadom na tradičné technológie prenosu dokumentov v rámci organizácie je možné na účtovníctvo a kontrolu použiť duplicitné registračné formuláre na papieri. Zaradenie dokumentu do registra potvrdzuje skutočnosť jeho existencie a vykonanie úkonu, ktorý eviduje.

Môj prístup je teda k súčasné štádium- prinajmenšom v najbližších piatich rokoch by sa nemali uprednostňovať problémy „elektronického dokumentu“, ale využívanie elektronických technológií v tradičnej kancelárskej práci. Uveďme nasledovné prioritné problémy fungovania elektronických technológií, ktoré treba riešiť:

uchovávanie foriem dokumentov zodpovedajúcich písomnej štruktúre dokumentácie stanovenej modernými predpismi v oblasti riadiacich činností

dôvody na oddelenie originálov a kópií

obmedzenie rozsahu situácií, v ktorých sa ED môže, má a nemá používať

· na základe súčasných predpisov vytvorenie zákonných dôvodov pre uznanie právnej sily ED a ich zafixovanie v rezortných pokynoch, metódach a pod. dokumenty pre praktické využitie a zber informácií o nedostatkoch vývoja.

V súčasnosti je vhodné najmä upustiť od spracovania GOST 6.10.4-84 a pripraviť metodické odporúčania v mene VNIIDAD (aj dočasné usmernenia) o používaní elektronických technológií pri kancelárskej práci. Obsahom takéhoto vedúceho, experimentálneho metodologický vývoj môže byť v zásade nasledovné:

terminológie zodpovedajúcej medzin

podmienky uznania právnej sily dokumentu na strojovom nosiči; aktuálne predpisy, ktoré umožňujú používanie elektronických dokumentov

Prípady povinného používania papierového dokumentu podobného elektronickému (napríklad v personálnych dokumentoch - osobných údajoch, ako aj dokumentoch trvalého a dlhodobého uchovávania, ktoré zabezpečujú práva občanov atď.)

postup pri certifikácii elektronického dokumentu; metódy autentifikácie: EDS, odovzdávací list alebo osvedčujúci dokument a jeho podrobnosti.

používanie faxov Email, dokumenty prijaté cez internet; právnu silu obrázok dokumentu na obrazovke

prenos elektronických dokumentov na archiváciu spolu s papierovou predlohou alebo naopak

Obmedzenie použitia dokumentov v elektronickej podobe (forme), napríklad pri zasielaní oznámení, certifikátov, pozvánok a pod. občania; pri vydávaní zdravotných dokladov občanom

· V tejto fáze je potrebné zachovať povinné náležitosti písomných dokumentov pre elektronické dokumenty, pričom treba pamätať na to, že vo väčšine prípadov budú konvertované do papierovej podoby.

Pri používaní elektronických technológií dbajte na zachovanie formy dokumentu v súlade s jednotné systémy dokumentácie, platných noriem a iných predpisov, pri tlači dokumentu na papier.

Povinné papierové originály dokladov o trvalom a dlhodobom uchovávaní a doklady, ktoré zabezpečujú práva občanov.

Môžeme teda konštatovať existenciu dostatočného regulačného rámca pre praktické využitie ED, ku ktorému v praxi dochádza, a zároveň nedoriešenosť takýchto skutočné problémy, ako je používanie analógov vlastnoručného podpisu, faxových správ, e-mailu a všetkých vznikajúcich nových spôsobov zaznamenávania a prenosu informácií. Vzhľadom na zvýšenú aktivitu legislatívnej činnosti v tejto oblasti je vhodné krátkodobý pripraviť dočasné odporúčania, praktické využitiečo vám umožní nájsť viac správne rozhodnutia v legislatívnych aktoch.

... č. 146 "O koncepcii rozvoja archívov v Kazašskej republike na roky 2001-2005" a uznesenie z 11. júna 2001 č. 797 "O schválení Programu rozvoja archívov v Republike r. Kazachstan v rokoch 2001-2005“. Rozvoj programu je diktovaný potrebou ďalšieho skvalitňovania archívnictva, modernizácie materiálno-technickej základne regionálnych archívnych inštitúcií, ...

... // Sekretárske podnikanie 1997. Číslo 4. s. 19-24. 49. Riadiace dokumenty trvalého uloženia, tvorené v činnosti neštátnych obchodných organizácií (hospodárske spoločnosti a spoločnosti, výrobné družstvá). VNIIDAD, 1996. Príloha 1 CJSC "Stavebná spoločnosť" Tekhnoliga "NÁVOD pre kancelársku prácu ___________ Č. _______ SCHVÁLENÉ generálnym riaditeľom ...

Tieto krajiny sa vyznačujú vysokým postavením národných profesijných združení správcov záznamov, ako aj verejným záujmom o problematiku dokumentačnú podporu zvládanie. 2.1 Správa elektronických záznamov v Austrálii Práca archívnych orgánov v Austrálii v oblasti regulačnej a metodickej regulácie správy záznamov je v súčasnosti ...

ŠTÁTNY ŠTANDARD Zväzu SSR

Systémy spracovania informácií

DOKUMENTY NA MÉDIÁCH MAGNETICKÝCH ÚDAJOV

POSTUP A MANIPULÁCIA

GOST 28388-89

ŠTÁTNY VÝBOR ZSSR PRE RIADENIE KVALITY VÝROBKOV A ŠTANDARDY

ŠTÁTNY ŠTANDARD Zväzu SSR

Dátum uvedenia01.01.91

Táto norma sa vzťahuje na konštrukčné, softvérové, technologické a iné konštrukčné podklady vykonávané na magnetické médiáúdaje (MN).

Norma stanovuje požiadavky nezávislé od konkrétneho spôsobu výmeny a spracovania na vyhotovenie dokumentov na magnetických nosičoch (DM), ako aj všeobecné pravidláúčtovanie, skladovanie, úprava a obeh DM.

Dokumenty na MN nepodliehajú mikrofilmovaniu.

Pojmy použité v norme a ich vysvetlenia sú uvedené v prílohe 1.

1. VŠEOBECNÉ USTANOVENIA 2. DOKUMENTY O MAGNETICKÝCH NOSIČOCH ÚDAJOV V PROCESE MANIPULÁCIE 3. NÁZOV A OZNAČENIE DOKUMENTOV NA MAGNETICKÝCH NOSIČOCH ÚDAJOV 4. CHARAKTERISTIKY VYHĽADÁVANIA INFORMÁCIÍ 5. PRAVIDLÁ PRE ZARADENIE DOKUMENTOV O MAGNETICKÝCH DÁTOVÝCH NOSIČOCH DO SÚBORU DOKUMENTOV NA ESKD, ESPD, ESTD 6. PRAVIDLÁ VYKONÁVANIA CERTIFIKAČNÉHO LISTU 7. VYHLÁSENIE MAGNETICKÉHO NOSITEĽA SO ZÁZNAMOM O PRAVIDLÁCH VÝKONU 8. ÚČTOVNÍCTVO A SKLADOVANIE MAGNETICKÝCH MÉDIÍ 9. ÚČET ORIGINÁLU, DUPLIKÁT, KÓPIÍ 10. OBNOVA PÔVODOV 11. PRAVIDLÁ MODIFIKÁCIE PRÍLOHA 1 Odkaz PODMIENKY A VYSVETLENIA DODATOK 2 Odporúčané POKYNY NA POUŽÍVANIE DOKLADOV NA DÁTOVÝCH NOSIČOCH. PRAVIDLÁ VYKONÁVANIA DODATOK 3 Odporúčané PRÍKLADY NÁVRHU ŠTÍTKOV A UMIESTNENIA DODATOK 4 Odporúčané SERVIS TECHNICKEJ DOKUMENTÁCIE A MANIPULÁCIA S DOKUMENTMI NA MÉDIÁCH MAGNETICKÝCH ÚDAJOV DODATOK 5 Odporúčané PREVENTÍVNA KONTROLA PRÍLOHA 6 Odporúčané POSTUP PRI PRENOSU DUPLIKÁT (KÓPIÍ) DOKLADOV NA MAGNETICKÝCH NOSIČOCH ÚDAJOV SPOTREBITEĽOVI PRÍLOHA 7 Odporúčané VLASTNOSTI ZAHRNUTIA DOKUMENTOV NA MAGNETICKÝCH DÁTOVÝCH NOSIČOCH DO ZLOŽENIA SÚBORU DOKUMENTOV VYROBENÝCH SPOLOČNOSŤOU ESKD PRÍLOHA 8 Odporúčané NORMÁLNA KONTROLA DODATOK 9 Odporúčané TLAČIVÁ A PRAVIDLÁ VYPLŇOVANIA INFORMAČNÉ ÚDAJE

1. Všeobecné ustanovenia

1.1. DM sa vykonáva a zaraďuje do súboru dokumentov v súlade s touto normou a normami ESKD, ESPD, ESTD a KS AS.

1.2. Na dokumentáciu sa používajú tieto typy MN:

magnetické pásky;

magnetické disky;

flexibilné magnetické disky.

1.3. Súbory (súbory údajov) sú objekty správy údajov počas vykonávania DM. DM sa vykonáva vo forme jedného alebo viacerých súborov. Štruktúra, označenie súborov, formáty a značky obsahu podľa:

GOST 25752 - pre magnetické pásky šírky 12,7 mm;

GOST 28104 - pre magnetické pásky šírky 3,81 mm;

GOST 28081 - pre flexibilné magnetické disky.

Poznámky:

1. Štruktúra a označenie súborov, ktoré nie sú stanovené regulačnými a technickými dokumentmi (NTD), sú popísané v návode na používanie DM ( prihláška 2) alebo v ňom (alebo v iných dokumentoch súboru dokumentácie) uveďte odkaz na príslušný dokument.

2. V prípade potreby je dovolené vyhotovovať doklady na MZ bez známok.

1.4. Dokument, v závislosti od jeho objemu a kapacity MN, môže byť zaznamenaný na jednom alebo viacerých zväzkoch.

Na jeden zväzok možno napísať viacero dokumentov.

1.5. DM umiestnené na rovnakom objeme MH sa zaznamenávajú s rovnakou hustotou záznamu.

Pri nahrávaní jedného DM na viacero zväzkov sa používa rovnaký typ a typ MD, ako aj rovnaká hustota záznamu pre všetky zväzky, na ktorých je DM umiestnený.

V prípade potreby je dovolené vyhotoviť dokument na dátových nosičoch rôznych typov, napríklad plný text na MN a obrázky na papieri.

1.6. Každý DM je sprevádzaný charakteristikou vyhľadávania informácií (IPC) v súlade s sek. 4.

1.7. Na certifikačnom liste (UD) sú nalepené originály podpisov osôb zodpovedných za vývoj, výrobu, schvaľovanie a schvaľovanie DM, čo sa vykonáva v súlade s ust. sek. 6.

Je povolené zapísať vyššie uvedené podpisy do schvaľovacieho hárku (LU), stanoveného normami ESKD a ESPD.

1.8. Každý magnetický nosič so zaznamenanými dokumentmi (MNZ) musí mať štítok v súlade s GOST 27781.

Príklady vyhotovenia štítku, jeho výplne a umiestnenia na MH sú uvedené v príloha 3.

1.9. Ku každému MNZ sa vykonáva sprievodný doklad - list MNZ v súlade s sek. 7.

1.10. Všetky DM skladované a v obehu v podniku podliehajú účtovaniu. Účtovanie, uchovávanie, rozmnožovanie, zmeny DM vykonáva služba technickej dokumentácie (STD) v súlade s ust. sek. 8 - 11 A príloha 4.

1.11. MNZ by mala podliehať preventívnej kontrole na zistenie bezpečnosti informácií o MN v súlade s príloha 5.

1.12. Podmienky skladovania MN a MNZ musia zodpovedať normám stanoveným v príslušných regulačných dokumentoch pre konkrétne druhy a druhy MN.

1.13. Technické a softvérové ​​a informačné nástroje používané na realizáciu a obeh DM musia byť uvedené do prevádzky a overené v súlade s ich prevádzkovou dokumentáciou a MN musí prejsť vstupnou kontrolou. Overovanie a vstupná kontrola sa vykonávajú v poradí stanovenom v podniku.

1.14. Prevod DM na spotrebiteľa sa uskutočňuje formou duplikátov (kópií) podľa príloha 6.

Elektronické média

"... Elektronické médium: hmotné médium používané na zaznamenávanie, uchovávanie a reprodukciu informácií spracovaných pomocou výpočtovej techniky..."

Zdroj:

"JEDNOTNÝ SYSTÉM PROJEKTOVEJ DOKUMENTÁCIE. ELEKTRONICKÉ DOKUMENTY. VŠEOBECNÉ USTANOVENIA. GOST 2.051-2006"

(zavedené nariadením Rostekhregulirovanie zo dňa 22.06.2006 N 119-st)

Oficiálna terminológia. Akademik.ru. 2012.

Pozrite si, čo je „Elektronické médiá“ v iných slovníkoch:

elektronické média- 3.1.15 elektronické médiá: Materiálové médiá používané na zaznamenávanie, uchovávanie a reprodukovanie informácií spracovaných pomocou výpočtovej techniky Zdroj: GOST 2.051 2006: jeden systém projektová dokumentácia.… …

ELEKTRONICKÉ MÉDIA- podľa GOST 2.051 2006 ESKD „Elektronické dokumenty. Všeobecné ustanovenia"- hmotný nosič slúžiaci na záznam, uchovávanie a reprodukciu informácií spracovaných pomocou výpočtovej techniky... Kancelárska práca a archivácia v pojmoch a definíciách

Nosič informácií - (nosič informácií) akýkoľvek hmotný objekt alebo prostredie [neznámy pojem] obsahujúce (prenášajúce) informácie (AND), schopné vo svojej štruktúre udržať informácie zapísané do/na nich dostatočne dlhý čas kameň, strom ... Wikipedia

Online peňaženka- (ang. e Purse alebo e Wallet) čipová karta alebo iné elektronické médium s platobným čipom, ktoré vám umožňuje ukladať a vykonávať elektronické peniaze elektronické platby. Termín sa môže vzťahovať aj na zariadenia a softvér, ... ... Wikipedia

ELEKTRONICKÁ PARAMAGNETICKÁ REZONANCIA- (EPR) rezonančná absorpcia (žiarenie) el. magn. vlny rádiofrekvenčný rozsah(109 1012 Hz) paramagnety, ktorých paramagnetizmus je spôsobený elektrónmi. EPR je špeciálny prípad paramagnetu. rezonancia a všeobecnejší fenomén magnetickej rezonancie. Lži… Fyzická encyklopédia

Elektronický dokument- doklad pre digitálne média, pozostávajúce z troch prvkov: informačný obsah; forma poskytovania obsahu; nosič informácií. V mnohých oblastiach činnosti sa používanie elektronických dokumentov rozšírilo a ... ... Veľký právnický slovník

2. Hmotným nosičom sa v týchto požiadavkách rozumie strojom čitateľný nosič informácií (vrátane magnetických a elektronických), na ktorom sú zaznamenané a uložené informácie, ktoré charakterizujú fyziologické vlastnosti človeka ... ... Oficiálna terminológia

Pamäťová karta

Pamäťová karta- Elektronické pamäťové médiá. Hlavné typy: SmartMedia, CompactFlash, SD karta, Sony Memory Stick, xD Picture Card, MMC... Slovník pojmov Samsung Home and Computer

GOST 2.051-2006: Jednotný systém pre projektovú dokumentáciu. Elektronické dokumenty. Všeobecné ustanovenia- Terminológia GOST 2.051 2006: Jednotný systém pre projektovú dokumentáciu. Elektronické dokumenty. Všeobecné ustanovenia pôvodného dokumentu: automatizovaný systém: Systém pozostávajúci z personálu a súboru automatizačných nástrojov pre jeho činnosť, ... ... Slovník-príručka termínov normatívnej a technickej dokumentácie

knihy

• Biologická chémia s cvičeniami a úlohami. Učebnica (+CD), Severin Sergey Evgenievich, Avdeeva Lyudmila Viktorovna, Gubareva Alexandra Evgenievna, Aleinikova Tatyana Leonidovna, Andrianova Lyudmila Evgenievna. Učebnica rozoberá hlavné ustanovenia klasickej biologickej chémie, poskytuje informácie o štruktúre a vlastnostiach molekúl ľudského tela, molekulárnom základe fyziologických funkcií ...