Как сохранить письмо в гугл почте. Импорт сообщений из Gmail в Outlook

Никогда еще не было так важно создавать резервные копии писем Gmail. Так как хакеры постоянно ищут слабые места аккаунта, возможно, что Ваша учетная запись электронной почты может стать скомпрометированной Сообщения могут быть потеряны. Вы даже можете потерять доступ к своей учетной записи Gmail. Если это произойдет, Вы захотите иметь хорошую резервную копию Gmail.

Многие из нас хранят конфиденциальную информацию в наших почтовых аккаунтах Gmail. Потеря этой информации может быть весьма дорогостоящей. Вот почему важно удостовериться, что данные не будут потеряны.

Существует несколько способов резервного копирования почтовых сообщений Gmail, но многие пользователи Gmail не знают об этом. В этом уроке Вы узнаете, как создать резервную копию Gmail. Мы объясним, как использовать утилиту резервного копирования Google (Google Takeout) для резервного копирования Вашего Gmail. Также обсудим некоторые сторонние утилиты резервного копирования Gmail.

Узнайте полезные советы и стратегии электронной почты

Прежде чем мы займемся резервными копиями Gmail, не забудьте зарегистрироваться в информационном бюллетене Tuts + Business и получить бесплатную электронную книгу : The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery . Это свод стратегий для эффективного управления всеми входящими сообщениями.

1. Зачем нужны резервные копии Gmail

Ваш Gmail содержит важную деловую информацию. Клиенты и будущие клиенты используют его для связи с Вами. Он может даже содержать конфиденциальную информацию о проекте.

Но что, если Ваши сообщения электронной почты были потеряны или скомпрометированы?

Правда в том, что учетные записи электронной почты и другие онлайн-аккаунты постоянно взламывают. Новости заполнены с учетом нарушений данных и других сбоев в безопасности. Если кто-то еще имел доступ к Вашей учетной записи электронной почты, это возможно, что Вы можете потерять некоторые из этих важных деловых контактов.

Наличие обновленных резервных копий Gmail позволяет восстановить потерянные электронные письма, если что-либо произойдет с Вашей учетной записью Gmail. Существует несколько способов резервного копирования Вашей учетной записи Gmail.

Ниже вы найдете описание, как можно сделать резервную копию всех сообщений электронной почты Gmail с вложениями в Google Drive в формате PDF. Кроме того, таким способом можно перенести все письма в таблицы Google, а затем экспортировать в формат CSV или XLS для дальнейшей обработки в MS Excel.

Все это позволит сделать дополнение для таблиц Google под названием Save Emails and Attachments, с помощью которого создается правило, запускающее автоматическое резервное копирование каждый час и копирующее первые 20 писем из почтового ящика Gmail. Очень удобно то, что доступны фильтры, которые позволяют копировать только отдельные сообщения электронной почты с вложениями или без них.

Как автоматически сохранять сообщения электронной почты Gmail с вложениями в формате PDF

Шаг 1 : Установите дополнение для Google Sheet. Затем создайте новый лист в таблицах Google, а затем использовать это дополнения, чтобы создать правило для сохранения конкретных сообщений электронной почты Gmail или же всех писем в формате PDF в отдельной папке в Google Drive. Чтобы начать работу, перейдите к Дополнения >> Сохранить сообщения электронной почты и вложения, а затем выберите Создать новый вариант правил.

Примечание : В бесплатной версии можно создать только одно правило для резервного копирования сообщений электронной почты Gmail.

Шаг 2: Далее открывается диалоговое окно, в котором вы должны указать параметры, согласно которым письма Gmail будут сохраняться в Drive. Вы можете выбрать конкретный ярлык в Label , если просто хотите сделать резервную копию писем только из этого раздела вашей почты. Выберите All из выпадающего списка Label , если нужно создавать резервную копию всех сообщений электронной почты Gmail. Вы также можете сохранить сообщения электронной почты Gmail, отправленные или полученные от конкретного контакта Gmail, либо сохранять письма, которые содержат определенные ключевые слова. Также можно выбрать для резервного копирования только те письма, которые получены до или после определенной даты. Вы можете оставить поля условия пустыми, чтобы создать резервные копии всех сообщений электронной почты Gmail, за исключением Label.

Кроме того, резервное копирование сообщений электронной почты или вложений можно сохранять в указанной папке Google Drive. Нажмите на кнопку Select Drive Folder , чтобы выбрать папку Google Drive, в которой будут храниться письма Gmail с вложениями.

Наконец, нажмите на кнопку Create Rule/Update Rule , чтобы закончить процесс.

Шаг 3: Вы можете запускать эти правила любое количество раз вручную. Будет происходить резервное копирование 20 сообщений электронной почты Gmail в Google Drive, а также будет вестись журнал с подробностями сообщений Gmail в Google таблицах, как видно на скриншоте ниже. Очень удобно, что также будет регистрироваться URL-адреса папки в Google Drive для вложений в Gmail.

Для выполнения этого правила вручную перейдите Дополнения > Save Emails and Attachments, а затем выберите Manage Rules . Далее выберите правило, показанное выше, а затем нажмите на кнопку Run Manually для резервного копирования сообщений электронной почты Gmail как PDF с вложенными файлами на Drive.

После установки всех правил почта будет автоматически копироваться, вы сможете экспортировать электронные письма Gmail как Google Sheet, так в CSV или XLS файлы с приложениями.

Оставьте свой комментарий!

После недавней аварии в моей школе, когда из-за повреждения рейда на сервере пропало много важной информации, я серьезно задумался, насколько безопасно мое любимое место хранения — Gmail?
C одной стороны, храня важные документы в «облаке» онлайн, я обезопасил себя от дисковых сбоев, вирусов и пр. нечисти (я рассчитываю, что специалисты в Google достаточно квалифицированы, чтобы справляться с этими неприятностями).
С другой — никто не застрахован от взлома почтового ящика, его элементарного «увода» путем смены пароля. И -страшно подумать — в случае взлома моего почтового ящика Gmail я могу потерять все, что нажито за последние несколько лет! В последнее время я часто получаю письма от коллег, сообщающих, что их ящик взломан. Конечно, в большинстве случаев взлом почтового ящика становится возможным исключительно благодаря невнимательности его владельца (обычно это делается путем фишинга — показа фальшивой страницы, похожей на настоящую, куда требуется ввести пароль), но где гарантия, что при тестировании сотен новых сервисов, которыми я занимаюсь каждый день, не найдется один, очень хорошо замаскированный воришка?

Чтобы обезопасить себя от такого развития ситуации, нужно делать бекап.

Кстати, у бекапа есть и еще один плюс, вовсе не очевидный. В бекапе сохраняются все письма, в том числе и удаленные мной из основного аккаунта. То есть, если я удалю случайно какое-то важное письмо, я всегда смогу найти его в своем бекапе.

Ну, и еще одно — если почта Gmail находится в дауне (такое, хоть и очень редко, но все же случается) — вы всегда сможете просмотреть свои письма и отправить новые.
Для создания бекапа есть два пути — создавать бекап на своем локальном компьютере или держать его онлайн.
Самый простой способ сохранить Gmail на своем компьютере — это настроить почтовый клиент — такой как Thunderbird или Microsoft Outlook.есть и более удобное решение — ю Это утилита, которая умеет не просто делать моментальный снимок почтового архива на дату бекапа, но и добавлять к нему новые письма по мере их поступления.
Мне, однако, очень не хотелось держать многогигабайтный архив на своем локальном диске. К тому же архив, скачанный очень неудобно потом читать — это именно архив, предназначенный для хранения, а не для работы с ним.

И вот какой способ я для себя обнаружил.

Почту Gmail поможет сохранить сам Gmail

Что вам мешает завести еще один аккаунт Gmail и копировать на него почту с основного?

Ничего. Нужно только включить доступ к вашему основному почтовому ящику по POP3 и настроить сбор почты через POP3 на резервном почтовом ящике

Создайте новую учетную запись Gmail и в меню Настройки -> Аккаунты и импорт -> Сбор почты с других аккаунтов -> Добавить учетную запись POP3 электронной почты, введите адрес электронной почты вашего основного аккаунта Gmail, резервную копию которого вы хотите создать.

В течение часа или около того, онлайновый будет «вытягивать» сообщения с вашего основного аккаунта Gmail и копировать их на новый «резервный» аккаунт.

Будьте осторожны при настройке этого способа. Не забудьте при сборе почты включить галочку «

Честно говоря, после двух безуспешных попыток я оставил надежду настроить этот способ бекапа Gmail? хотя, наверное, можно было поиграться с IMAP или иными серверами.

Но зачем, если

Почту Gmail поможет сохранить его злейший друг Microsoft.

Microsoft предлагает для своих пользователей бесплатную почту Windows Live Hotmail. По своему функционалу и объему, доступному для хранения почты Hotmail сравнима с Gmail. Но самое главное, создание бекапа в Hotmail проходит без сучка и без задоринки.

Хотя вы можете добавить сбор почты Gmail в аккаунт Hotmail, используя POP3 (точно такой же, как сборщик писем в Gmail), есть гораздо лучший и надежный вариант для копирования писем Gmail в Hotmail. Это сервс, который называется .

Просто сообщите этому сервису пароли от ваших обоих почтовых ящиков, и он немедленно начнет копирование.

Конечно, тот факт, что при этом нужно дать стороннему сервису свой пароль от самого святого, слегка напрягает. Успокаивает одно — передача данных идет по верифицированному защищенному соединению, а сам сервис представлен солидной компанией, имеющей офис в Нью Йорке.

При бекапе копируются все письма, включая вложения и метки, на стартовой странице пользователя специально успокаивают, что ни одно письмо из старого почтового ящика не пропадет. Это радует.

Мой трехгигабайтный архив копировался около суток. По окончании пришло письмо, что все готово. Мелочь, а приятно.

Все метки Gmail прекрасно импортировались и превратились в папки Hotmail. Не изменился даде статус писем — те, что были непрочитанными на Gmail, остались таковыми и на Hotmail’e.

Обращаю внимание на одну мелочь, которая очень важна. По умолчанию при импорте в анкете стоит налочка «Оповестить всех адресатов из адресно книги о новом почтовом ящике» (Tell your contacts about your Hotmail address).

Это нужно, если вы меняете адрес Gmail на Live.Hotmail. Если же вы собираетесь продолжать работать с Gmail, а Hotmail использовать только в качестве архива, галочку эту надо снять. Я вообще очень негативно отношусь к подобным автоматическим рассылкам по всей адресной книги. Нормальная реакция человека, который получает сгенерированное роботом автоматическое письмо, пусть даже и от знакомого адресата — отправить его в спам, не читая.

Метод 1

Этот способ можно использовать в том случае, если вы используете браузер Google Chrome.

1. Откройте свой почтовый ящик и найдите ту цепочку писем, которую вы хотите сохранить.

2. Рядом с темой писем находится кнопка с изображением принтера. Щелкаем по ней и попадаем в окно настроек печати.

3. Открывается окно настроек печати. Здесь в правой панели находим раздел Принтер и изменяем его на Сохранить как PDF .

4. Указываем место сохранения и имя файла и получаем нашу переписку в красивом и компактном виде в фомате PDF.

Метод 2

Этот метод пригодится вам, если вы используете Firefox, Opera или другой браузер. Кроме этого, он поможет вам сохранить цепочку писем не только в PDF, но и в текстовый формат DOCX, пригодный для редактирования.

1. Открываем настройки почтового клиента Gmail.

2. Переходим в раздел Лаборатория . Здесь ищем функцию Создание документов и активируем ее.

3. Возвращаемся в основной интерфейс и открываем цепочку писем, которую вы хотите сохранить. В меню Еще находим пункт Создать документ .

4. Сгенерированный документ с вашими письмами открывается в Google Docs. Теперь вам остается только сохранить его на свой жесткий диск в удобном вам формате.

При переходе на электронную почту в Office 365 из другой службы, например Gmail, Yahoo! или AOL, у вас есть два варианта.

Перед импортом электронной почты

Совет: У вас нет Office 365? Вы хотите и дальше использовать Gmail? Вы все равно можете использовать Outlook для просмотра, отправки электронной почты и работы с ней. Просто выполните этап 1 , а затем - этап 2 .

Этап 1. Подготовка учетной записи Gmail для подключения к Outlook

Перед подключением учетной записи Gmail к приложению Outlook необходимо подготовить ее . Для этого включите в Gmail двухшаговую проверку, а затем создайте пароль, который приложения Outlook и Office 365 будут использовать с вашим адресом Gmail для установки соединения.

Этап 2. Добавление учетной записи Gmail в Outlook

После выполнения этого действия ваши сообщения Gmail появятся в Outlook. Вы сможете использовать Outlook для получения, чтения и отправки сообщений из учетной записи Gmail. Вы также сможете продолжать работать со своей учетной записью Gmail в веб-интерфейсе Gmail.

Этап 3. Копирование писем Gmail на компьютер

Пользователи компьютеров Mac . Если вы используете Outlook для Mac 2011, ознакомьтесь с другими инструкциями по экспорту и импорту .

Когда вы завершите этот этап, копии писем Gmail будут сохранены в файле, который Outlook создаст на вашем компьютере. Этот файл называется "Файл данных Outlook (PST)" Если после создания этого моментального снимка почтового ящика в вашу учетную запись Gmail поступят новые сообщения, они не будут скопированы в PST-файл. Однако вы можете повторить эти действия, чтобы скопировать новые письма.

Этап 4. Копирование почты Gmail в почтовый ящик Office 365

По завершении этого этапа письма в PST-файле будут доступны в вашем почтовом ящике Office 365.

Этап 5 (необязательно). Удаление учетной записи Gmail в Outlook

После выполнения этого действия ваша учетная запись Gmail будет по-прежнему существовать, но при этом не будет отображаться в Outlook. Если вы и дальше будете получать письма в учетную запись Gmail, повторите действия, описанные в этой статье, чтобы они отображались в почтовом ящике Office 365.

Устранение неполадок при добавлении учетной записи Gmail в Outlook

Здесь описаны 3 распространенные проблемы, с которыми сталкиваются пользователи при импорте Gmail в Outlook.

Проблема 1. Если у вас на экране появляется показанное ниже окно, нажмите кнопку Отмена (вам придется сделать это пару раз), а затем снова нажмите Отмена на странице Автоматическая настройка учетной записи , чтобы оно больше не появлялось.

Это сообщение появляется, поскольку система Google считает, что ваш пароль узнал кто-то посторонний. Такое окно будет появляться каждый раз, когда Outlook обращается к Google. Это происходит в перечисленных ниже случаях.

Вы неправильно ввели пароль. Проверьте его еще раз .

Возможно, вы используете компьютер, с которого раньше никогда не входили в свою учетную запись Gmail.

Возможно, вы давно не входили в свою учетную запись Gmail.

Чтобы устранить эту проблему, попробуйте выполнить описанные ниже действия.

Проблема 2. Если вместо сообщений Gmail в Outlook появится сообщение об ошибке "IMAP-сервер оповещает о следующем...", перейдите в свою учетную запись Gmail и убедитесь, что для параметра Ненадежные приложения разрешены задано значение ВКЛ. , а затем повторите действия для добавления учетной записи Gmail в Outlook.

Проблема 3. Вы получаете сообщение об ошибке "Операция не выполнена, так как не поддерживается поставщиком сервиса. " Вы пытаетесь импортировать сообщения Gmail в учетную запись Outlook.com или Hotmail.com? Эта ошибка появляется при попытке импорта в учетную запись Exchange ActiveSync. Поставщик услуг Exchange ActiveSync (Outlook.com или Hotmail) не поддерживает импорт (или перемещение) сообщений, только копирование в папку. Инструкции см. на веб-странице Добавьте все свои почтовые учетные записи в Outlook.com .

Импорт контактов и календаря Gmail

В Gmail контакты и календарь хранятся отдельно от электронной почты, поэтому, чтобы скопировать их в Outlook, нужно выполнить дополнительные действия. Инструкции см. в следующих статьях.