Что, в конечном итоге, вы хотите получить? Конференция может быть направлена на обеспечение компании надежными бизнес-контактами, на улучшение имиджа, на поиск инвесторов и т.д. В зависимости от этого выбирается определенное направление, которого следует придерживаться на протяжении процесса подготовки и проведения мероприятия. Помните, что цель должна быть досягаема, измерима и иметь реальные временны́е характеристики.

Дайте название мероприятию. Если оно проводится не в первый раз, то не забудьте указать нумерацию. Название должно быть ярким, броским, интригующим. Ваша целевая аудитория должна заинтересоваться конференцией.

Определите четкую целевую аудиторию. Даже идеально подготовленная и организованная конференция может не принести никакого эффекта, если вы пригласите на нее не «тех» людей. Задайте себе вопрос, кто должен выступать, чье мнение должно быть услышано, чем это мероприятие может быть интересно гостям. Попробуйте определить, где и как лучше общаться с потенциальной целевой аудиторией, что влияет на принятие нужных людей решения об участии в организуемом вами мероприятии.

Определитесь со временем и местом проведения . Большинство проводится в будни (кроме пятницы), если не предполагается длительное мероприятие. От места во многом зависит все мнение о событии в целом. У отношение к конференции формируется еще тогда, когда они только ищут конференц-зал или . Поэтому как можно более подробно опишите маршрут, по возможности разместите указатели.

Соберите комитет, который рассмотрит все отклики на ваше предложение и отберет наиболее интересные и соответствующие теме . После этого можно будет приступить к формированию программы мероприятия.

Распределите обязанности внутри . Кто-то отвечает за общение с гостями, кто-то решает все вопросы со СМИ, кто-то ведет мероприятие и т.д. Предоставьте всем участникам конференции дополнительные материалы о выступающих. Перед мероприятием обязательно проверьте всю технику.

Если вы понимаете, что не укладываетесь во временны́е сроки, установите лимит времени на каждое и на количество вопросов. Обратитесь к аудитории с предложением задать выступающим все дополнительные вопросы уже после окончания мероприятия.

Видео по теме

Обратите внимание

Где провести конференцию или презентацию? Сегодня маркетинг развивается в сторону прямого контакта с потенциальными покупателям и заказчиками. Многие крупные компании устраивают различные презентации и конференции, где представляют свои продукты и рассказывают о преимуществах.

Полезный совет

Здесь каждый гость почувствует себя свободно и непринужденно, а панорамные окна и вид на Кремль обеспечат превосходное настроение в течение всего мероприятия. Если вы решаете, где провести конференцию для бизнес-партеров, коктейль-party или банкет, ответ очевиден! В нашем новом зале «Ярославль» мы организуем для вас незабываемое деловое или развлекательное событие.

Источники:

• Пасмуров А.Я. Как эффективно провести конференцию, семинар, выставку

Научные различаются по своим направленностям и масштабом проведения. Если взять любой институт, то такие мероприятия можно проводить хоть каждую неделю, но только в рамках этой организации. Но для более значимых событий есть свой пошаговый алгоритм, в котором нужно учесть много деталей.

Вам понадобится

• - план;
• - помещение;
• - писчие материалы;
• - плакаты;
• - мультимедийное оборудование;
• - микрофоны;
• - раздаточные материалы;
• - столы и стулья;
• - скатерти;
• - папки с документами;
• - питьевая вода и стаканчики.

Инструкция

Определитесь с темой конференции. Вообще, чтобы ваше научное собрание имело успех, нужно хорошо продумать основную идею конференции. Тема должна быть актуальной, лаконичной и представлять интерес не только для выступающих, но и для зрителей. Ведь самое главное в подобных – заинтересованность обеих сторон. Поэтому соберите единомышленников, чтобы составить краткую полезную тему.

Оповестите заранее всех участников. Также успех конференций подобного типа определяется наличием высокопоставленных в научном мире. Конечно, все зависит от размаха вашей конференции. В любом случае, чем более именитые гости вас посетят, тем будет интересней проводить данное собрание. Позаботьтесь об этом за несколько месяцев, а то и за год да открытия заседания! Разошлите всем гостям письменные приглашения.

При планировании конференции компания-организатор может преследовать разные цели. Для определенных фирм — это основной вид бизнеса, в то время как некоторые компании лишь хотят попробовать что-то новое; кто-то же и вовсе позиционируют себя как лидера индустрии и конференции помогают закрепить этот статус. В любом случае каждый event-менеджер мечтает сделать свою конференцию интересной и привлекательной для участников.

Вот несколько практических советов о том, как разбавить обстановку и организовать по-настоящему незабываемую конференцию.

1 . Рискуйте

Около 60 процентов бюджета конференции уходит на проверенные и уже зарекомендовавшие себя самым лучшим образом идеи, остальные же 40 процентов должны быть направлены на тестирование новинок на рынке индустрии.

В конце концов, только половина из этих инноваций окажется действительно успешными, но даже неудачи помогут сделать конференцию интереснее и послать гостям необходимый вам месседж.

Не бойтесь рисковать, тогда в ваши бокалы будут всегда наполнены шампанским.

2 . Используйте личностный подход к каждому участнику

В век современных технологий живое общение между людьми постепенно сводится к минимуму. На сегодняшний день даже участие в мероприятии часто подтверждается запрограммированным электронным роботом.

Тем не менее, не стоит переоценивать электронных «помощников». Назначив специального человека для подтверждения заявок и ведения переписки с каждым из участников, вы выразите своё уважение к гостям конференции. Это поможет укрепить связи между приглашенными и компанией-организатором.

3 . Дайте участникам возможность формировать программу

Инновационные методы позволяют создать разнообразные приложения, в том числе и такие, благодаря которым гости конференции могут активно участвовать в формировании программы. Предложите участникам выбирать спикеров и темы, а также создайте блоги и форумы, где гости смогут обсуждать идеи до начала самого мероприятия.

4 дня в Сербии или Черногории по цене корпоратива в московском ресторане!

Таким образом, вы подарите своим гостям ощущение причастности в организации конференции, а значит увеличите свои шансы на успех.

4 . Требуйте от спикеров уникальных докладов

Предупредите спикеров, что вы ожидаете от них исключительно оригинальные презентации. Убедитесь, что приглашенный гость не потчивает зрителя одним и тем же докладом вот уже несколько лет, а действительно ценен вашей публике.

5 . Отбросьте скучные введения

Одним из последних трендов в организации конференций становится отказ от скучных представлений гостя и перечисления различных регалий в пользу короткого остроумного отзыва о личных качествах спикера.

Работа по организации конференций - важный процесс для компании. Они нужны, чтобы рассказать о деятельности предприятия или донести до сотрудников важную информацию, касающуюся направлений развития и стратегических планов. Даже если вы рассчитываете на небольшое количество участников, подробному планированию и процессу подготовки мероприятия необходимо уделить много внимания. Все этапы следует основательно продумать, а для выполнения организационных задач назначить ответственных лиц. Эффективность любой конференции напрямую зависит от того, насколько хорошо она организована.

Вы узнаете:

• Для чего компании необходима организация конференций.
• На что обратить внимание при организации конференций.
• Как выбрать подходящее место для проведения конференции.
• Какие компании предоставляют услуги по организации конференций.
• С какими проблемами может быть связан процесс организации конференции.
• Как организовать онлайн-конференцию.

Организация какой конференции вам необходима?

Конференция может проводиться с целью информирования аудитории о значимых событиях, донесения важной информации или подробного анализа выбранной темы. Она позволяет рассмотреть какую-либо проблему с разных ракурсов и создать у слушателей мотивацию на активные действия. В процессе организации конференции важно постараться учесть все моменты: подготовить участников и спикеров, продумать способы подачи информации, решить вопросы, касающиеся организации и подготовки.

Срочно проверьте своих партнеров!

Вы знаете, что налоговики при проверке могут цепляться к любому подозрительному факту о контрагенте ? Поэтому очень важно проверять тех, с кем Вы работаете. Сегодня, Вы можете бесплатно получить информацию о прошедших проверках Вашего партнера, а главное получить перечень выявленных нарушений!

В зависимости от объема информации и длительности конференции можно поделить на большие и маленькие. К большим относятся многосекционные конгрессы и заседания, а к маленьким - конференции, на которых представлено лаконичное изложение сути рассматриваемой темы.

По составу участников и методу проведения конференции бывают открытые, с участием всех присутствующих без ограничений, и закрытые, где находится избранный состав, а тему раскрывают только докладчики.

По предназначению и стилю различают следующие конференции:

• масштабные и посвященные какой-либо узкой теме;
• национальные и международные;
• обучающие и деловые;
• приуроченные к какому-либо юбилею или памятной дате.

Результативность работы каждой фирмы или организации обусловлена многими факторами, как внутренними, так и внешними. В условиях современного рынка большую роль в процессе продвижения товаров и услуг играет использование эффективных PR-технологий. Для поддержания имиджа компании и ее репутации важна профессиональная организация конференций и качественное проведение форумов, презентаций, семинаров, бизнес-ланчей и т. д.

Организация бизнес-конференций подходит и маленьким компаниям, и крупным предприятиям. Одни фирмы с их помощью укрепляют свое положение на рынке, а кому-то конференции необходимы для продвижения своих товаров или услуг. С другой стороны, организация форумов и конференций способствует обмену опытом между компаниями, которые работают в одном секторе рынка, создают проекты и развивают технологии в схожих областях. Успех проведения подобных мероприятий зависит во многом от того, насколько качественно и основательно проходит их подготовка.

Организация конференций и мероприятий является одним из главных современных способов донесения до аудитории информации о работе компании или представления ее продукции (услуг). Офлайн-конференции востребованы сегодня, даже несмотря на активное внедрение в повседневную жизнь цифровых технологий и постоянное использование интернет-коммуникаций. Более того, современные технологии во многом облегчают процесс организации и проведения конференций даже международного уровня, устраняя необходимость физического присутствия участников. Это большое преимущество и удобство, так как важные лица не всегда могут приехать в назначенное время и в определенные даты в силу разных причин, но при этом без проблем могут принимать участие в онлайн-конференциях. Сегодня подобные совещания стали привычным событием. Они проводятся с использованием качественного современного цифрового оборудования, которое способно эффективно и надежно доносить информацию и визуальный контент.

В чьей компетенции организация и проведение конференций в компании

Ни одна конференция не может пройти без организатора или, другими словами, менеджера по организации конференций. Специалист на этой должности несет ответственность за планирование, проведение и дальнейшее сопровождение мероприятия. Присутствие организатора на месте проведения конференции обязательно. В его функции входит решение всех возникающих вопросов и контроль за ходом мероприятия.

К менеджеру по организации конференций предъявляются следующие требования: коммуникабельность, умение быстро принимать решения, способность к работе в режиме многозадачности.

На этапе планирования и подготовки важно учесть порядок организации конференций. Рассмотрим подробнее основные моменты.

1. Идея конференции

Для качественной организации конференции необходимо понимать главную идею мероприятия. Она свяжет все выступления и доклады, и каждому участнику будет понятно, чему именно посвящена конференция. Если мероприятие будет открытым, то при грамотно подобранном названии не возникнет проблем с привлечением целевой аудитории.

2. Разработка плана мероприятия

После выбора темы необходимо разработать план мероприятия. Если вы собираетесь провести многодневную конференцию, то ее проект будет иметь особенно важное значение. Следует распланировать по времени все элементы программы, включая культурные мероприятия, перерывы на обед и на отдых.

Нужно продумать определенную последовательность выступлений, презентаций и докладов так, чтобы переход от одной речи к другой был логически обоснован. Необходимо установить регламент мероприятия, согласно которому выступления будут ограничиваться определенным лимитом. В конце каждого доклада необходимо выделить время для вопросов и ответов на них.

3. Определение состава участников конференции

Участники подбираются в соответствии с основной темой и идеей конференции. Организатор составляет список членов и гостей мероприятия, рассылает им приглашения. Каждый, кто выступает на конференции, является специалистом в какой-либо области. В качестве гостей могут присутствовать все желающие, а иногда организаторы приглашают особенно важных специалистов или известных персон. Рассылая предложения об участии и подавая рекламу в СМИ, следует обязательно учитывать, что у каждой конференции есть своя целевая аудитория - те, кого интересует именно это конкретное мероприятие, посвященное заявленной теме.

4. Поиск бюджета мероприятия

Процесс поиска средств для финансирования конференции может стать серьезным вызовом для маркетолога. В особенности это касается конференций «представительского класса». При их организации целесообразно будет вспомнить о спонсорах.

Информационные спонсоры смогут обеспечить вам около 0,5 % зарегистрированных участников. Но главная их поддержка будет заключаться в том, что на приглашениях изобразят узнаваемые логотипы, свидетельствующие о высоком уровне вашего мероприятия. Другим положительным моментом станут статьи о результатах конференции, которые будут опубликованы вашими информационными спонсорами по завершении мероприятия.

Что касается финансовых спонсоров, то лучшим вариантом станут компании, у которых та же целевая аудитория, что и у вас, но при этом нет пересечения по продукции. К примеру, если вы распространяете чьи-то товары, привлеките вендорские финансы. Чем сильнее будет ваше мероприятие, тем активнее спонсоры станут сами предлагать вам свои услуги и сотрудничество.

Научитесь отказывать спонсорам. Их доклады с целью рекламы продукции не должны занимать более 10 % времени и обязаны соответствовать теме мероприятия.

5. Выбор места и времени проведения

В процессе организации конференции пункт и время ее проведения определяются заранее. Выбирая место, важно учесть некоторые моменты. Например, если конференция проводится в офисе компании, нужно подобрать для этих целей специальный зал или другое подходящее помещение. Если же нет ничего достойного, можно арендовать конференц-зал. В этом случае снимутся вопросы по оборудованию и материальному оснащению мероприятия. Услуга аренды конференц-зала особенно удобна для компаний или частных лиц, работающих в маленьких городах и не имеющих в своих офисах достаточно больших помещений для организации и проведения конференций.

Если же вы проводите многодневную конференцию на выезде, то следует предусмотреть вопрос размещения гостей и участников. В идеале недалеко от места проведения мероприятия должен находиться отель для размещения гостей.

6. Подготовка и оформление помещения

Очень важно предусмотреть техническое оснащение конференции. Если микрофоны, проекторы, компьютеры, ноутбуки и другое необходимое оборудование будут предоставлены в достаточном количестве, то мероприятие пройдет на высоком уровне и максимально информативно.

Места для аудитории следует расположить таким образом, чтобы все могли хорошо видеть и слышать происходящее. Перед началом мероприятия нужно проветрить помещение, разложить на столах ручки, бумагу, программки, буклеты, рекламный материал, наглядные пособия, справочную литературу и т. д.

7. Организация встречи и досуга участников

Все участники конференции должны пройти процедуру регистрации. В случае поименного распределения мест каждому выделяется кресло. Тем, кто приехал издалека, предоставляют трансфер до места проведения мероприятия.

Если конференция длится долго, то участникам необходимо предоставить обед или ужин. В случае многодневных мероприятий нужно заранее продумать возможности полноценного питания и культурного досуга гостей.

8. После проведенного мероприятия

Окончание конференции еще не означает завершение работы организаторов. Очень важно обеспечить информационную поддержку. Публикация статей о конференции в СМИ сохранит положительный имидж компании и может стать дополнительным рекламным средством. Можно обратиться к участникам с просьбой о том, чтобы они оставили свои отзывы о конференции, поделились впечатлениями о пользе мероприятия.

Рассказывает практик

Как собрать подходящую аудиторию на конференцию

Ольга Любина,

директор департамента продаж и маркетинга, AXELOT

Чтобы собрать именно вашу целевую аудиторию, не совершайте распространенных ошибок.

1. Приглашайте правильных клиентов

Предположим, что люди откликнулись на ваше приглашение, и конференция прошла очень увлекательно. Несмотря на это, продаж после мероприятия нет. Это говорит о том, что приглашенные люди не принимали решения о приобретении продукта.

Сфера нашей работы - IT-проекты. Всех людей, с которыми мы сталкиваемся в целевой для нас компании, можно условно поделить на три типа: функциональные заказчики, начальники IT-службы и «спонсоры» (те, кто за все платят, - гендиректор компании или владелец бизнеса). Для нас главной целью является привлечение именно функциональных заказчиков: им очень важны конкретные результаты, и они могут продвигать идеи нашего проекта внутри своей компании.

1. Начинайте с малого

При организации бизнес-конференции не ставьте перед собой цель пригласить как можно больше людей. Вновь обратимся к примеру: наша компания работает в узкоспециализированном сегменте рынка. Конференция, организованная нами в городе с миллионным населением, позволит охватить не более чем 2000 контрагентов. На мероприятие придет максимум 100 человек из этого списка. Получается, что конверсия потенциальных участников в реальных на нашем рынке невысока, около 5 %. При «горячей» базе конверсия будет значительно выше. Если вы пригласите представителей компаний, с которыми уже налажен контакт, то конверсия может достигнуть 50 %.

Попробуйте протестировать схему на похожих по теме и целям, но менее затратных мероприятиях и организуйте семинар для 20 человек. Это поможет почувствовать аудиторию, определить степень заинтересованности участников, посмотреть, какими могут быть причины отказа от сотрудничества. В процессе организации и проведения пробных конференций можно отследить ошибки самого разного характера, а затем исправить их без особых потерь и затрат.

1. У вас должен быть аншлаг

Не бойтесь большого количества гостей: пусть лучше в зале не хватит мест, чем он окажется наполовину пустым. Нужно иметь в виду, что даже те, кто оплатил свое участие, могут не прийти. По этой причине мы перестраховываемся и готовим посадочных мест меньше числа участников. Например, если в списке зарегистрировавшихся 100 человек, то, судя по нашему опыту, на конференцию придет 85 человек. При этом мы подготовим 70 мест и, лишь когда они все будут заняты, организуем дополнительные места для слушателей.

1. Зовите только тех, кто действительно заинтересован в вашей компании и продукте

Например, конференция будет называться «Управление современным складом», а в программе к ней мы укажем, что основной акцент будет сделан на автоматизации работы склада. Сузить тему нужно для того, чтобы отсечь нецелевых клиентов и сконцентрироваться на активной работе с целевыми.

1. Проведение маркетинговых мероприятий включает множество форм коммуникации - используйте их все

Некоторые организаторы уверены, что главная цель конференции - выступления докладчиков и их презентации. Но это не так. Главное преимущество таких мероприятий заключается в возможности живого общения. Очень важно, чтобы организаторы осознавали это, а сотрудники, обслуживающие гостей, безукоризненно исполняли свои обязанности. Для этого накануне мероприятия нужно распределить и обговорить все задачи и назначить ответственных лиц.

В фойе надо разместить демостенды для привлечения клиентов. У них должны работать демонстраторы, которые покажут посетителям способы применения предлагаемых решений. При этом важно, чтобы клиент не задерживался у стенда слишком долго. Если у него возникают более содержательные и серьезные вопросы, к общению должен подключиться менеджер.

Мнение эксперта

Сложности, которые могут возникнуть при организации конференций

Андрей Медведев ,

генеральный директор, «Промышленные силовые машины»

В первую очередь нужно подумать о грамотном распределении ответственности. Мы разбили все задачи, связанные с организацией конференции, на три условных сектора. Первый - все подготовительные моменты. Ответственным лицом назначили главу отдела корпоративного управления и АХО. Второй сектор - работа по подготовке площади на производстве. За нее отвечал руководитель проекта строительства металлообрабатывающего завода. Третий сектор включал в себя задачи, связанные с организацией выступлений сотрудников. Этой работой руководил директор рекламного отдела.

На предварительном этапе проводилась подготовительная работа на производстве, организовывались площадки для деловой части конференции и банкета, рассылались приглашения партнерам и решались вопросы их размещения, питания и досуга. Но это еще не вся работа по организации конференции, которая проводится на предварительном этапе. Как минимум на два ключевых момента стоит обратить особое внимание.

1. Приглашение участников

Из списка своих поставщиков мы выбрали несколько компаний-производителей комплектующих частей для нашей продукции и пригласили их на конференцию. В качестве участников мы прежде всего хотели бы видеть наших иностранных партнеров, и именно с этим этапом возникли трудности. Многие сотрудники зарубежных компаний уходят в отпуск в августе и сентябре. Наша конференция была запланирована на сентябрь, но не все визы были готовы к нужной дате, несмотря на то, что мы обращались в туристическую компанию, где на оформление виз уходит от двух до трех дней.

Приглашения на конференцию мы разослали заранее - за полтора месяца до даты ее проведения. Компании-участники могли сами решить, сколько представителей отправить на мероприятие, так как мы не стали ограничивать число участников в делегации. На первый взгляд, это удобно. Однако мы столкнулись с тем, что иностранные компании предоставили данные по количеству участников, а российские фирмы не сделали того же вовремя. Это был наш первый промах: мы до последнего момента не знали точное количество участников.

В итоге возникли большие организационные проблемы. Мы понятия не имели, сколько понадобится сувениров, бейджей и наушников для перевода. При более профессиональной организации конференции подобных проблем можно было бы избежать.

Практически за несколько часов до начала мероприятия мы занимались распределением мест для гостей, планировали расходы на банкет. Мы заранее договорились с гостиницей о предоставлении скидки при размещении наших гостей, но они оплачивали свое проживание сами, так что финансовых потерь не возникло.

Для того чтобы ваше мероприятие получило обширное освещение в СМИ, советуем пригласить на конференцию репортеров и представителей местной власти. В нашем случае за приглашения журналистов отвечал отдел рекламы и развития, а контактами с представителями администрации занимался начальник службы экономической безопасности.

Практика показала, что более удобна электронная регистрация гостей. Ее можно организовать на сайте компании, где также следует разместить программу конференции и карту проезда. Все это поможет сэкономить и время, и финансы, которые были бы потрачены на прием телефонных звонков и отправку информационных материалов по почте.

1. Подготовка сотрудников

Формат нашей конференции предполагал презентацию компании, поэтому все выступающие были нашими сотрудниками. Из восьми докладчиков только трое имели опыт предыдущих выступлений перед публикой. Соответственно, каждому спикеру пришлось долго и тщательно готовить свою речь. Они начали работать над этим примерно за месяц до мероприятия. Если вы заранее проведете тщательную подготовку всех выступлений для конференции, это станет неоспоримым преимуществом вашего мероприятия.

В каком месте лучше проводить конференцию

1. Гостиницы

Сегодня в каждом крупном отеле есть свой конференц-зал, оснащенный всем необходимым оборудованием для качественного проведения делового мероприятия.

Гостиницы активно участвуют в рынке коммерческой недвижимости, которая предназначается под сдачу в аренду для деловых мероприятий. У отелей большой звездности много возможностей сдать помещения в аренду и предоставить другие бизнес-услуги. Например, московские гостиницы могут предложить конференц-залы, аудитории и комнаты для переговоров для одновременного участия до 30 тысяч человек.

Гостиницы, являющиеся площадками для организации конференций и других общественных мероприятий, - это востребованный и перспективный сегмент рынка. Благодаря организации конференций и деловых мероприятий гостиницы могут сделать себе хорошую рекламу, засветить свое имя в СМИ. Это позволит им привлечь дополнительных клиентов и послужит источником увеличения прибыли от гостиничного бизнеса.

Организаторы мероприятий, в том числе и различные агентства по предоставлению подобных услуг, также обращаются в отели, чтобы заказать их подготовку. Некоторые гостиницы самостоятельно рекламируют свои услуги на рынке и предлагают сотрудничество.

Отели категории 3-4-5* наиболее оптимально подходят для организации конференций и других деловых мероприятий прежде всего потому, что они обеспечивают отличное качество в сочетании с ценой и ассортиментом возможностей. В этой категории есть гостиницы, которые намеренно занимаются предложением бизнес-аренды помещений для деловых мероприятий и продажей сопутствующих услуг. Это, как правило, отели 4-5*. К особой их категории следует отнести мировые гостиничные бренды с западным или прозападным менеджментом.

Безусловно, проведение масштабных деловых мероприятий в гостиницах имеет ряд неоспоримых преимуществ перед бизнес-центрами, административными центрами и другими местами. Особенно в случае крупных мероприятий с большим количеством региональных участников удобно проведение конференций на территории гостиниц, то есть в непосредственной близости к месту размещения региональных представителей.

Другое преимущество отеля в качестве площадки для организации конференции заключается в низкой арендной ставке. При размещении большого количества участников конференции в одной гостинице и аренде помещения под проведение конференции или семинара можно договориться о хорошей скидке, что поможет вам значительно сократить расходы на мероприятие. Популярно делегирование прав агента по бронированию организаторам конференций, когда им предоставляется стандартное агентское вознаграждение от объема реализации номеров (в среднем 10 %). В этом случае самым главным условием будет наличие свободных комнат в нужные вам даты.

Столичные гостиницы категории 3* и большинство отелей категории 4* предлагают в аренду многофункциональные помещения, увеличивая тем самым свой доход. В основном гостиница получает прибыль от заказа и обслуживания клиентов при помощи гостиничного персонала, работников ресторанов и кафе. Управляющие отелей предпочитают сдавать большие помещения под праздничные мероприятия и торжества, для организации корпоративных банкетов и фуршетов. Как правило, такие встречи проводятся вечером. Для того чтобы использовать многофункциональные залы по максимуму, предлагается их сдача в аренду в дневное время для проведения бизнес-встреч, конференций, семинаров и других деловых мероприятий. Часто устанавливаются временные рамки, в которые должны уложиться их организаторы.

У каждой гостиницы есть свои особенности в стиле обслуживания, но основные принципы и формы организации конференций и семинаров едины: они предполагают не только материальное оснащение мероприятия необходимым оборудованием и техникой, но и предоставление специально обученных сотрудников. Внимательный персонал, профессионально выполняющий свои обязанности, является одной из важных составляющих успеха организации и проведения конференций и мероприятий.

2. Базы отдыха, санатории и пансионаты

Санатории и подобные им учреждения предлагают свои услуги и помещения для организации конференций и семинаров на выезде. В перерывах между работой и мероприятиями участники могут отдыхать и развлекаться, укрепляя корпоративный дух компании. Здесь можно организовывать как мероприятия одного дня, так и многодневные. Проживание участников на территории проведения конференции также опционально. Маленькие компании нередко делают свой выбор в пользу аренды коттеджей или загородных резиденций, имеющих помещения для конференций, сауну, бильярд, залы для проведения банкетов и возможности для проживания гостей.

3. Развлекательные центры и клубы

В наши дни популярными становятся нестандартные формы организации конференций и проведения деловых мероприятий с элементами тимбилдинга, бизнес-тренинга, с завершающим встречу банкетом или праздничным ужином. Нередко организаторы для развлечения гостей включают в программу концерты. Конкуренцию гостиницам в этом случае представляют большие развлекательные центры, в которых есть возможности для осуществления питания на высоком уровне и необходимые помещения для организации конференций и других деловых мероприятий. Еще одно преимущество развлекательных центров заключается в том, что они могут предложить более разнообразный ассортимент интерьера и оформления помещений.

4. Конгресс-холлы, бизнес-центры, выставочные комплексы

Данные организации располагают помещениями, оснащенными специальным профессиональным оборудованием. Заказчиками их выступают различные агентства. Недостаток в том, что участники размещаются отдельно от места проведения мероприятия.

Многофункциональные и хорошо оборудованные залы бизнес-центров отлично подойдут для проведения тренингов и семинаров. Здесь легко подобрать помещение нужного формата, оснащенное необходимым оборудованием и мебелью.

Большие конгресс-холлы и выставочные площадки очень хорошо подходят для организации крупных конференций и масштабных деловых мероприятий - конгрессов, симпозиумов, выставок. В таких местах можно на нескольких площадках одновременно проводить совещания различного характера. Кроме того, в конгресс-холлах и выставочных комплексах есть пространство для организации не только самой конференции, но и для перерывов на кофе и чай, специальные залы для демонстрации продукции и много других полезных помещений.

Мнение эксперта

Как организовать пресс-конференцию

Андрей Пуртов ,

генеральный директор, ArtGraphics.ru

Организация пресс-конференции - это очень действенный инструмент маркетинга для любой компании.

В зависимости от того, какого типа и масштаба готовится мероприятие, пресс-конференция должна быть проведена за 1-6 недель до его начала. В случае крупных и масштабных проектов следует позаботиться о том, чтобы провести пресс-конференцию как можно раньше, особенно если ваш проект освещается в квартальных и ежемесячных печатных СМИ.

Пресс-конференции лучше проводить в дневное время, так как по утрам и вечерам журналисты обычно бывают заняты.

Успешное проведение мероприятия во многом зависит от качества работы персонала, задействованного в подготовке и организации пресс-конференции. Дополнительным плюсом будет наличие дружеских контактов PR-директора с ведущими журналистами. Но, если у представителей компании таких связей нет, разумнее будет воспользоваться аутсорсингом и делегировать организационные вопросы сторонним специалистам.

На пресс-конференции следует выделить специальные места для экспертов. Как правило, они предпочитают сидеть за столом. Позади них нужно разместить брендированный стенд с логотипами компании. Их надо сделать такого размера, чтобы они полностью были видны в кадре при портретной съемке либо были заметны в качестве больших узнаваемых фрагментов. Вам нужно заказать двух профессиональных фотографов и одного видеооператора. Если эксперты приглашены из других стран, необходимо организовать работу переводчиков. Пресс-конференция должна быть динамичным и увлекательным мероприятием на 30-60 минут в зависимости от его цели, количества экспертов и времени проведения.

Для успешной пресс-конференции необходим модератор, в задачи которого будет входить общение с журналистами, координация их вопросов, умение тонко чувствовать их настроение и желание общаться с докладчиками или экспертами.

Журналист, задающий вопрос, должен уложиться в 30 секунд. Экспертам следует отвечать на каждый вопрос в течение 2-3 минут. В случае если они превысят этот лимит, нужно будет вежливо напомнить им о регламенте мероприятия, кратко повторить вопрос и позволить высказаться следующему эксперту либо передать слово другому журналисту. Оптимальное количество выступающих - 2-3 человека, не включая модератора.

Как правило, ответы экспертов не всегда остаются в памяти журналистов, но то, что они хорошо запоминают, - это угощения. При подготовке пресс-конференции не упустите этот момент и еще до ее начала организуйте для журналистов легкие закуски, предложите на выбор чай, кофе, воду. Тогда вы сможете оставить у репортеров приятное впечатление о своей пресс-конференции, что, конечно, отразится на тональности, в которой будут написаны статьи и отчеты о мероприятии.

После того как пресс-конференция завершится, важно предоставить журналистам фото, аудио- и видеоматериалы, расшифровки выступлений, вопросов и ответов. Важно напомнить им о том, что можно подготовить более объемную новостную публикацию и получить дополнительную информацию по всем интересующим вопросам, связавшись с экспертами по телефону или электронной почте.

Какие компании предоставляют услуги по организации конференций

1. Специализированные агентства

Эти фирмы предоставляют услуги по организации конференций и других деловых мероприятий. Сотрудники специализированных агентств занимаются тем, что формируют пакет заказа, составляют программу мероприятия и координируют все этапы организации конференции. В их непосредственные задачи входит подбор подходящего помещения, в соответствии с требованиями и пожеланиями заказчика, оснащение его необходимым оборудованием, предоставление дополнительных опций по желанию клиента; в отдельных случаях предлагается комплексный пакет услуг.

2. Туристические агентства

Фирмы, специализирующиеся на бизнес-туризме, занимаются организацией деловых поездок и конференций в России и за ее пределами. Выделенные нами группы агентств и туристических фирм пересекаются в сегменте MICE (Meetings, Incentives, Conference, Events).

3. Event-агентства

Event-агентства занимаются организацией деловой и развлекательной части мероприятия. Как правило, к ним обращаются за разработкой особенного сценария проведения встречи и за созданием культурно-развлекательной программы.

5. Бюро переводов

Бюро переводов в числе прочего предлагают и услуги по организации конференций и деловых мероприятий.

6. Консалтинговые агентства

Некоторые агентства по оказанию консалтинговых услуг предлагают в аренду помещения своих партнеров для проведения бизнес-встреч.

С какими проблемами может быть связан процесс организации конференции

Проблема 1. Ничего нового

Нередко бывает так, что на конференциях, проходящих внутри одной отрасли, собираются одни и те же выступающие с одними и теми же докладами. Слушатели, которые оплатили возможность присутствовать на конференции, конечно же, приходят за новой информацией. Очень важно подумать о том, какие отзывы они могут оставить по окончании конференции, на которой не узнали ничего нового. Во избежание этого организаторы мероприятия должны договариваться с каждым выступающим об уникальности содержания его доклада, об эксклюзивных темах.

Даже выступления популярных и известных спикеров должны отличаться свежестью и уникальностью. Задача организатора - требовать от участников эксклюзив. Занимаясь организацией конференции, следует постоянно контролировать процесс подготовки выступлений. Нужно запрашивать и проверять тезисы, конспекты, планы, презентации выступающих, для того чтобы пришедшие на конференцию люди не остались разочарованными.

Спикеры могут также применять свои хитрые способы. Они могут заявлять о трех разных докладах для трех разных мероприятий, но по факту уникальность их выступлений и презентаций не будет превышать и 15 %. Важно отслеживать такие моменты и пресекать попытки спикеров перехитрить вас.

Проблема 2. Игры с ценообразованием

Не стоит прибегать к следующим уловкам для повышения среднего чека мероприятия:

• Помимо стандартных входных билетов, предлагать сомнительные VIP-приглашения со специальными закрытыми ужинами и другими пунктами программы «не для всех».
• Устанавливать разную стоимость билетов в зависимости от того, насколько близко или далеко от сцены будут расположены места.
• Увеличивать стоимость мероприятия из-за участия популярных спикеров.
• Повышать рейтинг конференции за счет выбора дорогой и престижной площадки, увеличивая из-за этого стоимость билетов.

Не забывайте о докладчиках и спонсорах, ведь они тоже формируют мнение о вас:

• Не требуйте со спикеров по 5000 евро за выступление.
• Стендисты не должны платить по 100 000 рублей за стенд.
• Спонсорство ленточки, бейджа, ручки не может стоит 50 000 рублей.

Старайтесь адекватно оценивать условия рынка и устанавливайте цены на свое мероприятие в разумных пределах. Подходите к организации конференции, учитывая возможности вашей аудитории и их финансовый уровень. К примеру, если вы нацелены на представителей малого бизнеса, то выбор места проведения вашего мероприятия должен соответствовать их возможностям. Организация конференции в «Сколково» в этом случае будет нецелесообразной, так же как и заказ спикеров из дорогостоящих агентств Британии. Следует работать в рамках того, что вам доступно.

Проблема 3. Экономия на всем

Не следует экономить на том, что связано с обслуживанием участников конференции. Ваше стремление выгадать не должно снижать уровень мероприятия.

В первую очередь следует позаботиться о предоставлении участникам конференции качественного питания. Даже если ваше мероприятие проходит днем, люди проголодаются. Бутерброды с майонезом вас не спасут. Отличным вариантом может стать организация бесплатных стоек, где будут разливать горячие кофе и чай, а также предлагать легкие закуски. Опыт показывает, что это не потребует от вас слишком больших затрат, а настроение людей существенно улучшится. Если конференция продлится долго, следует сделать перерыв и предоставить участникам полноценный обед.

Место для проведения мероприятия следует подобрать заранее. Сразу исключите варианты тесных, плохо проветриваемых, некомфортных помещений, а также обратите особое внимание на акустику зала, в котором будут выступать докладчики. Если ваше мероприятие носит образовательный характер, важными моментами станут грамотное освещение, отлично работающая техника, подключение к быстрому и качественному Интернету, услуги модератора для организованного проведения мероприятия.

Не забудьте о подготовке досуга и культурной программы. Прекрасно, если в месте проведения конференции есть зоны для отдыха и достаточно мест и возможностей для кулуарного общения. Для расслабления и развлечения аудитории хорошо включить в программу конкурсы, лотереи и розыгрыши подарков.

Проблема 4. Человеческий фактор

Постарайтесь реально оценить поведение участников и спикеров. Не исключено, что среди вашей аудитории будут не только высокообразованные, интеллигентные и воспитанные люди, бизнесмены, специалисты. Бывает и такое, что участники воруют чайные пакетики и уносят с собой освежители воздуха. Стоит заранее подготовиться к тому, что подобные казусы возможны, и не сильно расстраиваться по этому поводу.

Странно и непредсказуемо вести себя могут не только участники конференции, но и спикеры. Стоит быть во всеоружии и подготовиться к любым новостям от них, в том числе и к отказам от выступлений перед самым началом конференции. Вам всегда следует иметь запасной план, в случае если ситуация пойдет не так, как было задумано. Решите заранее, кем бы вы могли заменить тех или иных участников в случае их внезапного отказа от выступления.

Проблема 5. Расслабиться раньше времени

Будьте внимательны и осознанны не только до и во время, но и после мероприятия. Даже если формально все этапы прошли гладко, не было серьезных промахов и никто вас не подвел, это еще не означает, что отклики участников будут положительными. Вам следует обязательно ознакомиться с отзывами, которые люди оставят в интернете, и с их рекомендациями по улучшению организации будущих мероприятий. Внимательно прислушивайтесь к мнению людей, побывавших на вашей конференции, особенно если вы новичок в этой области. Участники ваших мероприятий - самые верные советчики, помогающие понять, что именно можно улучшить и исправить.

Для того чтобы подготовить и провести подобное мероприятие самостоятельно, вам нужно учесть некоторые особенности организации конференции.

Совет 1. Приглашения на конференцию

В пригласительном письме вам нужно обязательно указать тему конференции и вопросы, которые будут на ней обсуждаться. В программе следует написать время и названия докладов, а также полные имена выступающих. Еще в приглашении нужно отметить, на какую целевую аудиторию рассчитано мероприятие.

Для приглашений представителей государственных организаций лучше всего использовать фирменные бланки вашей компании. Их следует зарегистрировать в журнале исходящей корреспонденции и отправить по почте заказными письмами - так выше вероятность, что ваши приглашения попадут в руки к адресатам.

После того как все приглашения будут разосланы, обзвоните все организации и попросите их подтвердить свое участие в конференции. Накануне мероприятия следует сделать повторный звонок, чтобы окончательно удостовериться в том, что представители организации намерены присутствовать на конференции, и скорректировать список участников, если будут какие-либо изменения.

Совет 2. Анонс конференции в СМИ

Информация в СМИ о предстоящем мероприятии позволит привлечь как можно больше гостей, а также повысит значимость конференции в глазах тех, кто сомневается, стоит ли принимать в ней участие. Статьи в СМИ о состоявшемся мероприятии важны для компании с точки зрения рекламы и для создания информационного повода. Профессиональное освещение конференции в СМИ может быть соизмеримо с затратами на саму ее организацию, поэтому крайне важно найти оптимальное соотношение цены и охвата аудитории. Не забывайте, что ваша задача - не только предоставить информацию о мероприятии, но и создать положительный имидж компании в качестве лидера отрасли и основателя трендов.

Совет 3. Тайминг

Презентации участников будут транслироваться с помощью проектора. Арендуя помещение для конференции, уточните наличие необходимого оборудования: проектора, устройства для синхронного перевода, микрофона с колонками и т. д.

Длительность доклада не должна превышать часа. Самым оптимальным временем будет отрезок в 30-40 минут. Этого вполне достаточно, чтобы заинтересовать аудиторию, но при этом не утомить ее излишним объемом информации.

Совет 4. Раздаточные материалы

Каждому участнику следует предоставить пакет материалов, содержащих информацию о вашей организации. Не забывайте о том, что вы работаете с целевой аудиторией. Раздайте участникам материалы, которые можно забрать по окончании мероприятия и использовать в следующий раз. Информационные документы можно также направить всем тем, кто не смог принять участие в конференции.

Можно раздать участникам бумагу для записей и фирменные ручки. Лучше всего будет сложить все это в папку или пакет с логотипом вашей компании.

Совет 5. Питание и кофе-брейки

Подбирая место для проведения конференции, интересуйтесь возможностью организации питания и обслуживания. Если этой функции нет, то можно обратиться в одну из сторонних компаний, предоставляющих такие услуги.

В зависимости от продолжительности конференции нужно продумать и организовать необходимое количество перерывов. В идеале следует делать паузы каждые три часа. Если конференция начинается рано утром, а участники приезжают из других городов или стран, то крепкий кофе и чай с легкими закусками можно предложить уже во время регистрации.

Если после обеда также запланированы выступления спикеров, в завершение конференции можно организовать праздничный ужин для всех участников. Это даст им возможность поговорить об итогах конференции в неформальной обстановке, прояснить оставшиеся вопросы в личном общении, обсудить возможности дальнейшего сотрудничества и будущие проекты.

Правильная организация онлайн-конференции

Если вы хотите заняться организацией онлайн-конференции, обратите особое внимание на следующие моменты:

1. Цель

Конференцию можно проводить с самыми разными целями. Это может быть и обмен опытом с коллегами, и налаживание новых контактов и укрепление связей, и позиционирование себя в качестве эксперта, и получение прибыли, и продажа услуг в процессе мероприятия или даже просто развлечение. Все эти цели достаточно привлекательны, однако вам следует определить свою еще на этапе подготовки и организации мероприятия.

2. Тема

Вы определили основные цели вашего мероприятия, и теперь вам нужно четко знать, как именно проводить онлайн-конференцию. Первое, о чем следует подумать, - это тема запланированного мероприятия. Лучше всего, если вы сможете найти «горячую», актуальную проблему, которая наверняка заинтересует вашу целевую аудиторию. Постарайтесь сделать так, чтобы формулировка вашей темы звучала эксклюзивно и уникально.

3. Спикеры

После того как вы сформулировали тему, нужно продумать ее грамотную подачу. Если проблематика конференции совпадает со сферой вашей деятельности, то вы смело можете взять ведение мероприятия на себя. Есть и другой вариант - обратиться к профессионалам, которые отлично выполнят роль экспертов в данной теме. Конечно же, опытные и знающие толк в своем деле специалисты будут более востребованы публикой.

Не забудьте проконтролировать готовность ваших спикеров. Еще до мероприятия ознакомьтесь с их докладами, проведите репетиции, измените что-то в выступлениях, если они покажутся вам слишком монотонными и скучными.

4. Площадка

На этом этапе нужно определиться с площадкой для проведения онлайн-мероприятия. Сегодня в Интернете можно найти немало специальных сервисов: webinar.ru, onwebinar.ru, seemedia.pro, palВee и другие.

5. Целевая страница

Как и любой другой современный продукт, готовую онлайн-конференцию нужно продвигать. Отличным инструментом для этого может стать веб-страница, для создания которой вам понадобятся услуги веб-дизайнера и программиста. Они разработают дизайн, сверстают одностраничный сайт, зальют его на хостинг, сделают возможной онлайн-регистрацию и внесение оплаты и укажут контакты для обратной связи.

6. Аналитика

Как только на вашем интернет-ресурсе появятся первые гости, нужно начинать работать над качеством обратной связи и улучшением сервиса.

Можно обратиться к привычным Google Analytics и Yandex. Анализ данных по посещениям и активности действий на странице, а также вопросов, которые интересуют посетителей, поможет изменить ваш сайт к лучшему.

7. Продвижение

Какие инструменты привлечения посетителей являются наиболее эффективными? Во-первых, электронные рассылки по вашим клиентским базам. Во-вторых, анонсы мероприятия через партнеров. В-третьих, ваши группы в социальных сетях. В-четвертых, контекстная реклама. Перед проведением конференции повторите процесс привлечения по наиболее действенным каналам. За неделю до нее напомните о себе подписчикам, увеличьте бюджет на эффективную рекламу и попросите партнеров сделать повторный анонс.

8. Модератор

В день проведения конференции убедитесь в доступе к ресурсу ее проведения. Теперь останется только провести мероприятие. Возможно, вам понадобится помощь опытного модератора, который будет контролировать регламент и поддерживать у публики интерес к темам докладчиков.

9. Обратная связь

После того как онлайн-конференция подойдет к концу, отключите рекламные кампании, чтобы избежать лишних трат. Закройте формы регистрации на сайте, сделайте «заглушки» на другие ваши продукты.

Организатору следует поблагодарить всех участников и гостей, узнать об их впечатлениях. Сразу после мероприятия нужно сделать рассылку писем с запросом обратной связи от участников. Их отзывы станут для вас важной информацией, которая в будущем поможет вам более качественно и профессионально проводить подобные мероприятия.

Информация об экспертах

Ольга Любина, директор департамента продаж и маркетинга, AXELOT. Ольга Любина окончила МГУ им. М. В. Ломоносова и Институт современного искусства. Начала карьеру как руководитель отдела интернет-проектов компании «Первый БИТ», возглавляла отдел маркетинга в компании Delight 2000. В AXELOT с 2010 года как директор по маркетингу, с 2012‑го - в нынешней должности. AXELOT работает на рынке информационных технологий, специализируется на проектах повышенной сложности для транснациональных и крупных российских компаний. Основана в 1998 году. Среди клиентов: «Аквалайф», «Метровагонмаш», «СИБУР», «ТРАСКО», OLDI. Официальный сайт - www.axelot.ru

Андрей Медведев , генеральный директор, «Промышленные силовые машины». Андрей Медведев окончил Ярославский государственный университет им. П. Г. Демидова. С 2002 года работал в торговом доме ОАО «Автодизель» (Ярославский моторный завод) ведущим специалистом отдела продаж, затем заместителем начальника отдела маркетинга. Один из инициаторов создания инжиниринговой группы «Промышленные силовые машины». ГК «Промышленные силовые машины» специализируется на инжиниринге и производстве специального оборудования на базе дизельных двигателей. Группа основана в 2005 году. Штат - 300 сотрудников. Официальный сайт - www.powerunit.ru.

Андрей Пуртов , генеральный директор, ArtGraphics.ru. Андрей Пуртов - член Гильдии маркетологов России, продюсер конференций HiBrand. Имеет более чем 20-летний опыт в бизнесе, брендинге и формировании корпоративной идентичности. Родился в 1971 году и параллельно с обычной средней школой в Подмосковье окончил две заочные школы - по физике и математике при МГУ и МФТИ. В 1998 году окончил конструкторский факультет МГТУ имени Баумана, после чего работал в сфере продаж электроники и бытовой техники, а также был начальником отдела сбыта в концерне «Видеосервис». Автор множества статей по брендингу, соавтор более 50 товарных знаков. ArtGraphics.ru - брендинговая компания, основанная в 2000 году. Одной из первых вошла в созданную в 2009 году Ассоциацию брендинговых компаний России. Ключевой компетенцией студии являются комплексные проекты по брендингу и ребрендингу.

Описание процесса «организация и проведение конференций»

Общие требования к проведению конференций

Любое мероприятие и конференция не исключение имеет организационный план, который подразумевает логичность и порядок действий, направленных на построение мероприятия в целом. План мероприятия состоит из пунктов, каждый из которых требует выполнения определенных обязанностей. Чтобы планируемое мероприятие прошло на должном уровне, необходимо проводить соответствующую подготовку. Вся работа в этом направлении должна быть отлажена, проконтролирована специалистами. Необходимым условием является четкое распределение обязанностей, функций между участниками этого процесса. Назначенное лицо или группа лиц (оргкомитет) должны относиться к своим обязанностям с особым вниманием, ответственностью и с пониманием дела.

В целом можно выделить следующие этапы организации проведения мероприятия как вида деятельности:

1. Возникновение идеи мероприятия и её юридическое закрепление.

Идея мероприятия может быть вызвана объективными либо субъективными причинами. В первом случае мероприятие может быть задумано в связи с приближающейся значительной датой: 50-летие создания учреждения, 10-летие выхода в свет первой книги издательства, открытие монумента и т.д. Во втором случае оно может быть предложено кем-то из сотрудников учреждения: проведение научной конференции.

Возникшая идея мероприятия не сможет осуществиться без процедуры принятия решения после беседы руководителя с сотрудником, предложившим мероприятие, рассмотрения его служебной записки по данному поводу либо обсуждения на коллегиальном органе учреждения - собрании трудового коллектива, заседании у директора, ученом совете и т.д.

Принятое решение реализуется в соответствующем приказе. Который юридически закрепляет сам факт необходимости проведения мероприятия, ответственных за его организацию, проведение и осуществление контроля за исполнением.

2. Определение состава участников.

Осуществляется оргкомитетом либо сотрудником, ответственным за проведение мероприятия, по согласованию с руководителем учреждения.

3. Оповещение о предстоящем мероприятии.

Оповещение и приглашение предполагаемых участников мероприятия зависят от вида мероприятия и его масштабности. В одних случаях (например, юбилей учреждения) это могут быть адресные приглашения в форме письма-приглашения или пригласительного билета, в других - рекламные, коммерческие или информационные письма, текст которых строится по схеме: кто приглашает - куда приглашает - когда и где состоится - порядок участия - приглашение к участию.

4. Встреча участников мероприятия.

Встреча участников зависит от вида и масштабности мероприятия, условий его проведения. Встреча иногородних участников происходит в месте прибытия, встреча местных - в месте проведения.

При проведении масштабных мероприятий встречают обычно почетных участников и участников, определенных регламентом мероприятия (руководители, государственные и политические деятели, иностранные делегации и т.п.).

Составляется график встреч, включающий фамилию, место работы и должность прибывающего участника, дату и место прибытия, ответственного за встречу. Заказывается транспорт в зависимости от количества и ранга прибывающих участников. Так, почетному участнику независимо от количества прибывающих вместе с ним участников предоставляется отдельный транспорт.

Некорректно встретить почетного участника, игнорируя при этом участников, прибывших одновременно с ним.

5. Размещение участников мероприятия.

Иногородние участники мероприятия могут размещаться в гостиницах, общежитиях, пансионатах, квартирах, принадлежащих учреждению, в частном секторе.

При размещении в гостинице следует учитывать:

· уровень мероприятия;

· количество участников;

· социальный статус участника;

· финансовые условия;

· территориальную удаленность от места проведения мероприятия.

Размещение в общежитии. Некоторые учреждения (особенно вузы) имеют вполне комфортабельные общежития, в которых можно размещать участников мероприятий, прежде всего проводимых этими учреждениями. Важное обстоятельство: стоимость проживания в общежитии, как правило, вписывается в командировочные расходы на эти цели. Основное требование - участников мероприятия нужно размещать, по возможности, автономно от проживающих в общежитии.

Размещение в пансионате. Этот способ особенно перспективен, если пансионат располагает комплексом помещений, специально оборудованных для проведения различных мероприятий. Кроме того, он используется в случаях, когда мест в гостинице не хватает для размещения всех участников мероприятия.

При этом решается вопрос с питанием (завтрак, ужин) иногородних участников. Неудобство в данном случае в том, что возрастают, и иногда существенно, транспортные расходы по доставке участников к месту проведения мероприятия.

Размещение в служебных квартирах. Некоторые учреждения располагают служебной площадью, предназначенной для размещения командированных сотрудников. В них можно поселить участников мероприятия, которых не удалось разместить в гостиницах.

Размещение в частном секторе. Используется также при нехватке мест в гостиницах. Кроме того, некоторые иногородние участники могут проживать в квартирах своих родственников и знакомых. Неудобство такого размещения заключается в том, что отчет за соответствующие командировочные расходы документально затрудняется.

6. Организация питания участников мероприятия.

Существует 3 вида организации питания участников мероприятия:

· традиционное питание (завтрак - обед - ужин);

· перерыв на кофе (кофе-брейк);

· товарищеский ужин (неформальная встреча за столом, фуршет, банкет).

Что касается традиционного питания, то организация завтрака и ужина не актуальна для организаторов мероприятия - это, как правило, проблема самих участников. Завтрак нередко входит в стоимость гостиничного номера. Но следует продумать, где и как организовать обед участников.

Если обед планируется в кафе, то необходимо заранее заказать столики и согласовать меню. Если участники будут обедать в столовой учреждения, то следует позаботиться о том, чтобы они обедали в другое время, чем сотрудники, либо закрыть столовую (часть столовой) на спец. обслуживание.

Следует иметь в виду, что традиционное питание осуществляется в большинстве случаев за счет командировочных средств участников, а средства эти, как правило, более чем скромные.

7. Регистрация участников мероприятия.

Регистрация участников проводится непосредственно перед началом содержательной части мероприятия, а её форма зависит от вида мероприятия и его масштабности. На многих мероприятиях, особенно массовых, регистрация участников не предусматривается.

Для регистрации участников мероприятия регулярного типа используются так называемые явочные (регистрационные) листы, на которых указывается порядковый номер, фамилия и инициалы участника и оставляется место для подписи. Цель проведения регистрации участников регулярных мероприятий - зафиксировать наличие кворума, то есть необходимого по регламенту количества участников, придающего принятому решению юридическую силу. Например, принятое решение (постановление) будет правомочным, если за него проголосовало 75% избранных членов собрания, заседания и т.п.

При проведении нерегулярных мероприятий также может использоваться регистрация, но цель её - в возможности в дальнейшем вести справочно-информационную работу. Поэтому для регистрации используются регистрационные формы, в которых, как правило, отражается следующая информация:

· порядковый номер;

· фамилия, имя, отчество;

· место работы и должность;

· координаты для контакта;

· примечание.

Регистрация проводится одним лицом (преимущественно во время нерегулярных мероприятий) или группой сотрудников учреждения-организатора. Во втором случае используются различные параметры для регистрации, например:

· по алфавитному порядку фамилий;

· по группам учреждений-участников;

· по регионам и т.д.

Перед началом регистрации заранее устанавливаются столы с табличками, на которых указываются признаки группировки: буквы алфавита, наименования учреждений, регионы и т.д.

8. Регламент (программа, сценарий) мероприятия.

Регламент должен предусматривать четкую организацию хода осуществления мероприятия, порядок рассмотрения вопросов, формы завершения содержательной части, определение процедурных вопросов (время, отводимое на доклад, сообщение, дискуссию, справки и др.), то есть отражать структуру проведения мероприятия, выверенную по времени. Регламент является обязательной составной частью как регулярных, так и нерегулярных мероприятий.

9. Техническое обеспечение мероприятия.

Оно включает в себя подготовку:

· зала для проведения мероприятия (количество мест должно превышать количество участников; зал должен быть оформлен);

· места для выступления участников (на столе президиума должен быть установлен микрофон, если участников более 100 человек; количество мест в президиуме должно превышать число членов президиума; необходимо продумать дизайн и оснастить трибуну микрофоном для выступающих);

· технических средств (микрофоны, компьютер, аппаратура для демонстрации слайдов, таблиц, освещенность зала).

Для мероприятий всех типов используются проекторы, звуковые системы, компьютеризированное оборудование с доступным программным обеспечением, позволяющим создавать различные визуальные эффекты.

В ходе мероприятия или по окончании его можно организовать фотосъемку участников, для чего следует пригласить фотографа и подготовить необходимую аппаратуру.

10. Культурная программа.

Если мероприятие многодневное, то следует запланировать для участников культурную программу. Возможны следующие варианты:

· экскурсия;

· посещение культурно-зрелищных учреждений;

· концерт профессиональных артистов;

· показ художественной самодеятельности;

· анимационные программы с участием зрителей.

При составлении культурной программы учитываются продолжительность мероприятия, количество и культурно-образовательный уровень участников, возможность приобретения достаточного количества билетов. Ознакомление участников с культурной программой производится до начала или в ходе содержательной части, информацию о пожеланиях участников собирают во время перерывов.

11. Анкетирование участников мероприятия.

Анкетирование проводится в целях:

· определения уровня содержания проведенного мероприятия;

· проведения в дальнейшем справочно-информационной работы.

Анкеты не должны быть объемными: в большинстве случаев достаточно задать участникам 8 - 10 вопросов. Главное, чтобы вопросы не были банальными и не требовали очевидных ответов, иначе анкетирование не имеет смысла.

12. Отчет о проведении мероприятия.

На последнем этапе проводится подготовка итоговых документов, обработка материалов анкетирования и составляется отчет.

Отчет включает в себя:

· введение;

· экспозиционную информацию: общие количественные показатели, отраслевая и географическая структура участников и посетителей и др.;

· отчет о мероприятиях деловой, конкурсной, презентационной программы;

· результаты анкетирования и социологического исследования;

· приложения (состав рабочих органов, приказы и распоряжения организатора мероприятия, план проведения мероприятия; положения о конкурсах и заключения конкурсных комиссий и др.);

· выводы и предложения.

Что такое "Spring Symposium 2017"?

Симпозиум проходил с 6 по 8 марта в Университете Хельсинки и был посвящен научным вопросам и открытиям в области экологии и эволюционной биологии.

Spring Symposium, в своем роде, - уникальное явление, т.к. ежегодно его организуют исключительно аспиранты (PhD-student) без помощи администрации и научных руководителей. Выступать с устными докладами на нем могут также только аспиранты, каждому из которых дается 15 минут на выступление и 5 минут на вопросы зала. Студенты магистратуры могут представить результаты своих работ в виде постеров.

Но главной изюминкой данного симпозиума является жюри, состоящее из трех приглашенных зарубежных ученых, которые независимо оценивают презентации и постеры. Более того, любой посетитель конференции может дать обратную связь выступающему, заполнив форму с вопросами. Таким образом, Spring Symposium является бесценной площадкой для тренировки и улучшения навыков публичного показа научных работ.

В этом году около 50 участников представили свои исследования на суд публики. Каждый день симпозиума начинался с 45-минутной лекции зарубежного эксперта. После шли доклады аспирантов, разбитые на тематические блоки, а затем постер-сессии студентов. Оглашение победителей симпозиума происходило на церемонии закрытия (Grande Finale ) в Ботаническом Саду города Хельсинки. А теперь, я расскажу о том, как все это организовывалось.

Организационный комитет

Ядро для организации симпозиума, состоящее из трех-четырех человек, обычно формируется на церемонии закрытия Grande Finale . Аспиранты, которые хотят провести его в следующем году, дают знать организаторам о своем желании и, соответственно, становятся новыми организаторами нового симпозиума. Именно они начинают самые ранние приготовления в виде постановки стратегических задач, получении стартового бюджета от университета и распределении ответственных ролей. В течение года к ним подтягиваются другие ребята, среди которых оказался и я.

Всего в организационном комитете нас было семь человек, и роли распределились следующим образом:

1. глава - координирует всю работу, официальное лицо орг. комитета
2. секретарь - запись протокола собраний, рассылка новостей организаторам
3. казначей - все что касается денег, чеков и прочих финансовых вопросов
4. вебмастер - загрузка контента на официальный сайт, тех.поддержка
5. ответственный за заботу о зарубежных ученых
6. ответственный за еду и бронирование ресторанов
7. ответственный за бронирование отелей, авиабилетов и такси для спикеров

Конечно, список весьма условный, и мы друг друга подстраховывали, но в целом такая система оказалась очень эффективной! Собирались регулярно, каждый месяц (первая встреча была аж за 10 месяцев до симпозиума!). На собраниях выясняли что сделано, а что нет, ставили новые задачи и обсуждали пути их решения. Секретарь вел протокол собрания, после чего дискуссия переходила в закрытую группу Facebook.

Что было необходимо сделать до конференции?

Дел, без преувеличения будет сказано, оказалось очень и очень много. Для упрощенного изложения я разделил их на три категории: те о которых надо позаботиться с самого начала (стратегические), за пару месяцев до конференции (формальные), и за неделю до мероприятия (бытовые).

Стратегические цели

Время и место проведения мероприятия, выбор и приглашение спикеров из разных стран, и где взять деньги на все это - вот тройка ключевых вопросов на этом этапе. С первым из них справиться не составило труда, организаторы пошли протоптанной дорожкой предыдущих 25 симпозиумов: начало марта, библиотека в научном городке Viikki для биологов.

Последний вопрос был посложнее, ведь, факультет оплачивал лишь часть расходов, поэтому для покрытия второй половины расходов нам пришлось искать спонсоров среди компаний и организаций! Некоторые компании предоставляли деньги в обмен на их лого на странице сайта и сборнике тезисов. Другие оказывали материальную поддержку в виде чая, орехов и шоколада, в обмен на размещение их визиток на столе с угощениями. Занимался этим наш казначей, поэтому деталей я не знаю:-)

Но самым тяжелым заданием для коллектива был подбор зарубежных ученых в жюри. Во-первых, нужно найти харизматичных экспертов, способных рассказать широко и доступно о своем исследовании, которые смогли бы приехать в Финляндию в начале марта. Именно их 40-минутные лекции должны привлечь на симпозиум как можно больше людей. Во-вторых, этим экспертам должны быть предоставлены наилучшие условия проживания в Хельсинки, бесплатные авиабилеты в оба конца и интересная вечерняя программа в виде посещения необычных ресторанов. Все это требует тщательного планирования, расчета затрат и своевременного бронирования.

Так например, ученые из США и Канады нам сразу оказались недоступны из-за высоких цен на авиабилеты, но организаторы пригласили не менее интересных исследователей из Бельгии, Голландии и Германии, которые замечательно справились со своей ролью.

Формальные задачи

Затем рассылали всю необходимую информацию участникам конференции, заводели твиттер для симпозиума, который также прикреплили к сайту, и опубликовали на нем последние новости.

Бытовые приготовления

Вот здесь и проявляются все ляпы, которые были сделаны раннее. Но на то она и финальная неделя подготовки, чтобы убрать все недочеты и привести мероприятие в идеальную форму. Чем-то это мне напоминало подготовку к выпускному или к свадьбе:-)

Дела самые разнообразные: проверка аудитории на предмет работы микрофонов и проектора, расстановка стендов для постеров, установка мини-кухни для приготовления чая и кофе (нам понадобилось аж 4 кофемашины, чтобы успевать его во время варить), встреча зарубежных экспертов, даже пироги с черникой и яблоками пришлось всем вместе печь в один из выходных! Самым же главным делом было распределение ролей для организаторов во время тематических сессий: кто на какой сессии будет ведущим, кто микрофон приносить для вопросов аудитории, кто кофе варить. Все детали нужно учесть, иначе все может рухнуть в один момент.

Что организаторы делали на самой конференции?

Самые трудными оказались дни самого симпозиума: я уходил из дома в 6.30, возвращался ближе к полуночи. К этому надо быть готовым, и ни в коем случае не оставлять важные сторонние дела на период мероприятия.

Самая ответственная роль на конференции, конечно, у ведущего сессии (chair person): он должен представлять докладчиков, следить за временем и при необходимости самому задавать вопросы докладчику. В случае технических неполадок именно он должен развлекать публику и сохранять боевой дух. К счастью, у нас неполадок не было, а вот ведущими были поочереди все организаторы без исключения. Вообще все роли распределялись равномерно, каждый и с микрофоном набегаться успевал, и кофе наготовить вдоволь:-)

Также обязанностью ведущих было сопровождение приглашенных экспертов в течение всего дня. На обед ходили все вместе, так же как и на ужин, где и успевали за бокалом вина познакомиться поближе и узнать, чем живут и дышат ведущие ученые западной Европы. Даже я, занимаясь больше физиологией, нежели экологией, смог найти потенциальную почву для сотрудничества с одним из них. Так что, несмотря на всю строгость и официальность протокола мероприятий, можно весело и с пользой провести время!

В последний же день эксперты оценивали все постеры и презентации для того, чтобы объявить имена победителей на церемонии закрытия симпозиума в Ботаническом Саду. Среди них, к собственному удивлению, оказался и автор этой статьи, получив первую за свою историю научную награду!

Заключение

Вот такая история приключилась со мной этой зимой! В заключении, хочу сказать, что я никогда не думал, что организация конференции помимо стресса может принести столько положительных эмоций и приятных знакомств. Это действительно очень увлекательное занятие, если подойти к нему с душой.