Čo chcete v konečnom dôsledku získať? Konferencia môže byť zameraná na poskytnutie spoľahlivých obchodných kontaktov spoločnosti, na zlepšenie jej imidžu, na vyhľadávanie investorov atď. V závislosti od toho sa vyberie určitý smer, ktorý by sa mal dodržiavať počas celého procesu prípravy a konania podujatia. Pamätajte, že cieľ musí byť dosiahnuteľný, merateľný a s charakteristikami v reálnom čase.

Pomenujte udalosť. Ak to nie je prvýkrát, nezabudnite uviesť číslovanie. Názov by mal byť jasný, chytľavý, zaujímavý. Vaša cieľová skupina by sa mala o konferenciu zaujímať.

Definujte jasnú cieľovú skupinu. Ani perfektne pripravená a zorganizovaná konferencia nemusí mať žiadny efekt, ak na ňu pozvete nesprávnych ľudí. Opýtajte sa sami seba, kto by mal hovoriť, koho názor by mal byť vypočutý, ako môže byť toto podujatie zaujímavé pre hostí. Pokúste sa identifikovať, kde a ako najlepšie komunikovať so svojou potenciálnou cieľovou skupinou, ktorá ovplyvňuje tých správnych ľudí pri rozhodovaní o účasti na podujatí, ktoré organizujete.

Rozhodnite sa o čase a mieste konania. Väčšina sa koná v pracovné dni (okrem piatku), pokiaľ nie je naplánované zdĺhavé podujatie. Celkový názor na podujatie ako celok do značnej miery závisí od miesta. Postoj ku konferencii sa formuje aj vtedy, keď práve hľadajú konferenčnú miestnosť resp. Preto čo najpodrobnejšie popíšte trasu, umiestnite podľa možnosti značky.

Zhromaždite komisiu, ktorá zváži všetky odpovede na váš návrh a vyberie tie najzaujímavejšie a najrelevantnejšie pre danú tému. Potom bude možné začať s tvorbou programu podujatia.

Rozdeľte zodpovednosti v rámci. Niekto je zodpovedný za komunikáciu s hosťami, niekto rozhoduje o všetkých záležitostiach s médiami, niekto vedie akciu atď. Poskytnite ďalšie materiály pre rečníkov všetkým účastníkom konferencie. Pred podujatím nezabudnite skontrolovať všetko vybavenie.

Ak zistíte, že neplníte termíny, stanovte si časový limit pre každú otázku a pre počet otázok. Požiadajte publikum, aby po podujatí položilo rečníkom akékoľvek ďalšie otázky.

Podobné videá

Poznámka

Kde usporiadať konferenciu alebo prezentáciu? V súčasnosti sa marketing vyvíja smerom k priamemu kontaktu s potenciálnymi kupcami a zákazníkmi. Veľa veľkých firiem organizuje rôzne prezentácie a konferencie, kde prezentujú svoje produkty a hovoria o výhodách.

Užitočné rady

Každý hosť sa tu bude cítiť voľne a pohodlne a panoramatické okná a výhľad na Kremeľ sa postarajú o výbornú náladu počas celého podujatia. Či už sa rozhodujete, kde usporiadať svoju obchodnú konferenciu, koktail alebo banket, odpoveď je zrejmá! V našej novej hale "Jaroslavl" pre vás zorganizujeme nezabudnuteľné obchodné alebo zábavné podujatie.

Zdroje:

• Pasmurov A.Ya. Ako efektívne usporiadať konferenciu, seminár, výstavu

Tie vedecké sa líšia svojim zameraním a rozsahom. Ak vezmete akýkoľvek inštitút, potom sa takéto podujatia môžu konať najmenej každý týždeň, ale iba v rámci tejto organizácie. Ale pre významnejšie udalosti existuje krok za krokom algoritmus, v ktorom musíte brať do úvahy veľa detailov.

Budete potrebovať

• - plánovať;
• - priestory;
• - písacie potreby;
• - plagáty;
• - multimediálne vybavenie;
• - mikrofóny;
• - letáky;
• - stoly a stoličky;
• - obrusy;
• - priečinky s dokumentmi;
• - pitná voda a poháre.

Inštrukcie

Rozhodnite o téme konferencie. Vo všeobecnosti, aby bolo vaše vedecké stretnutie úspešné, musíte si dobre premyslieť hlavnú myšlienku konferencie. Téma by mala byť relevantná, lakonická a mala by byť zaujímavá nielen pre rečníkov, ale aj pre divákov. V takom je predsa najdôležitejší záujem oboch strán. Zhromaždite preto rovnako zmýšľajúcich ľudí, aby napísali krátku užitočnú tému.

Informujte všetkých účastníkov vopred. O úspechu konferencií tohto typu rozhoduje aj prítomnosť vysokých predstaviteľov vo vedeckom svete. Všetko samozrejme závisí od veľkosti vašej konferencie. V každom prípade, čím viac významných hostí vás navštívi, tým zaujímavejšie bude toto stretnutie. Postarajte sa o to o pár mesiacov, ak nie rok pred otvorením stretnutia! Pošlite písomné pozvánky všetkým hosťom.

Pri plánovaní konferencie môže hostiteľská spoločnosť sledovať rôzne ciele. Pre niektoré firmy je to hlavný typ podnikania, zatiaľ čo niektoré firmy chcú len vyskúšať niečo nové; niektorí sa dokonca stavajú ako líder v odvetví a konferencie pomáhajú upevňovať tento status. V každom prípade každý event manažér sníva o tom, aby bola jeho konferencia zaujímavá a atraktívna pre účastníkov.

Tu je niekoľko praktických tipov, ako preriediť vaše prostredie a zorganizovať skutočne nezabudnuteľnú konferenciu.

1. Riskuj

Približne 60 percent rozpočtu konferencie ide na overené a už overené nápady, zatiaľ čo zvyšných 40 percent by sa malo minúť na testovanie nových produktov na priemyselnom trhu.

Nakoniec sa len polovica z týchto inovácií ukáže ako skutočne úspešná, no aj neúspech pomôže urobiť konferenciu zaujímavejšou a poslať hosťom správu, ktorú potrebujete.

Nebojte sa riskovať, potom budú vaše poháre vždy naplnené šampanským.

2. Ku každému účastníkovi pristupujte individuálne

V dobe moderných technológií sa živá komunikácia medzi ľuďmi postupne znižuje na minimum. Dnes už aj účasť na akcii často potvrdí naprogramovaný elektronický robot.

Elektronických pomocníkov však netreba preceňovať. Vymenovaním špecializovanej osoby, ktorá bude potvrdzovať prihlášky a korešpondovať s každým z účastníkov, prejavujete úctu hosťom konferencie. Pomôže to posilniť väzby medzi pozvanými a hostiteľskou spoločnosťou.

3. Dajte účastníkom možnosť formovať program

Inovatívne metódy umožňujú vytváranie rôznych aplikácií, vrátane tých, prostredníctvom ktorých sa môžu hostia konferencie aktívne podieľať na tvorbe programu. Povzbuďte účastníkov, aby si vybrali rečníkov a témy a vytvorili blogy a fóra, kde môžu hostia diskutovať o nápadoch pred začiatkom podujatia.

4 dni v Srbsku alebo Čiernej Hore za cenu firemnej párty v moskovskej reštaurácii!

Svojim hosťom tak poskytnete pocit spolupatričnosti pri organizácii konferencie a tým zvýšite svoje šance na úspech.

4. Vyžadujte jedinečné správy od rečníkov

Upozornite prednášajúcich, že od nich očakávate mimoriadne originálne prezentácie. Dbajte na to, aby pozvaný hosť už niekoľko rokov nesprával divákovi tou istou rečou, ale aby bol pre vaše publikum skutočne hodnotný.

5. Zahoďte nudné úvody

Jedným z najnovších trendov v organizovaní konferencií je odmietanie nudných úvodov hostí a uvádzanie rôznych regálií v prospech krátkeho vtipného hodnotenia osobných kvalít rečníka.

Práca na organizovaní konferencií je pre spoločnosť dôležitým procesom. Sú potrebné, aby informovali o činnosti podniku alebo sprostredkovali zamestnancom dôležité informácie týkajúce sa smerovania rozvoja a strategických plánov. Aj keď rátate s malým počtom účastníkov, veľkú pozornosť treba venovať podrobnému plánovaniu a procesu prípravy podujatia. Všetky etapy by mali byť dôkladne premyslené a na plnenie organizačných úloh by mali byť určené zodpovedné osoby. Efektívnosť akejkoľvek konferencie priamo závisí od toho, ako dobre je zorganizovaná.

Naučíš sa:

• Prečo spoločnosť potrebuje organizovať konferencie.
• Na čo si dať pozor pri organizovaní konferencií.
• Ako vybrať vhodné miesto na konferenciu.
• Ktoré spoločnosti poskytujú konferenčné služby.
• Aké problémy môžu byť spojené s procesom organizácie konferencie.
• Ako zorganizovať online konferenciu.

Akú konferenciu potrebujete zorganizovať?

Konferencia sa môže konať s cieľom informovať poslucháčov o významných udalostiach, priniesť dôležité informácie alebo podrobnú analýzu vybranej témy. Umožňuje vám zvážiť akýkoľvek problém z rôznych uhlov pohľadu a vytvoriť motiváciu pre poslucháčov k aktívnej činnosti. V procese organizácie konferencie je dôležité pokúsiť sa vziať do úvahy všetky body: pripraviť účastníkov a rečníkov, premyslieť spôsoby prezentácie informácií, vyriešiť problémy súvisiace s organizáciou a prípravou.

Naliehavo skontrolujte svojich partnerov!

Vieš to pri kontrole sa daňové úrady môžu držať akejkoľvek podozrivej skutočnosti o protistrane? Preto je veľmi dôležité kontrolovať tých, s ktorými spolupracujete. Dnes môžete získať bezplatné informácie o minulých kontrolách vášho partnera a čo je najdôležitejšie, získať zoznam zistených porušení!

Podľa množstva informácií a dĺžky trvania možno konferencie rozdeliť na veľké a malé. Medzi veľké patria viacodborové kongresy a stretnutia a malé - konferencie, ktoré predstavujú lakonickú prezentáciu podstaty uvažovanej témy.

Podľa zloženia účastníkov a spôsobu konania konferencií sú otvorené, za účasti všetkých prítomných bez obmedzenia, a uzavreté, kde sa nachádza zvolené zloženie a tému zverejňujú iba prednášajúci.

Nasledujúce konferencie sa líšia podľa účelu a štýlu:

• rozsiahle a venované akejkoľvek úzkej téme;
• národné a medzinárodné;
• vzdelávacie a obchodné;
• venované akémukoľvek výročiu alebo pamätnému dátumu.

Výkonnosť každej firmy alebo organizácie je daná mnohými faktormi, internými aj externými. V podmienkach moderného trhu zohráva využitie efektívnych PR-technológií dôležitú úlohu v procese propagácie tovarov a služieb. Pre udržanie imidžu a dobrého mena spoločnosti je dôležitá profesionálna organizácia konferencií a kvalitných fór, prezentácií, seminárov, pracovných obedov a pod.

Organizácia obchodných konferencií je vhodná pre malé firmy aj veľké podniky. Niektoré firmy ich využívajú na posilnenie svojej pozície na trhu, zatiaľ čo iné potrebujú konferencie na propagáciu svojich produktov alebo služieb. Na druhej strane organizovanie fór a konferencií uľahčuje výmenu skúseností medzi spoločnosťami, ktoré pôsobia v rovnakom sektore trhu, vytvárajú projekty a vyvíjajú technológie v podobných oblastiach. Úspech takýchto podujatí do značnej miery závisí od toho, ako dobre a dôkladne sú pripravené.

Organizovanie konferencií a podujatí je jedným z hlavných moderných spôsobov sprostredkovania informácií o práci spoločnosti publiku alebo prezentácie jej produktov (služieb). Offline konferencie sú dnes žiadané aj napriek aktívnemu zavádzaniu digitálnych technológií do každodenného života a neustálemu využívaniu internetovej komunikácie. Moderné technológie navyše výrazne uľahčujú proces organizácie a konania konferencií, a to aj na medzinárodnej úrovni, čím sa eliminuje potreba fyzickej prítomnosti účastníkov. Je to veľká výhoda a pohodlie, keďže dôležité osoby sa z rôznych dôvodov nemôžu vždy dostaviť v určený čas a v určité termíny, no zároveň sa môžu bez problémov zúčastniť online konferencií. Dnes sú takéto stretnutia bežnou záležitosťou. Vykonávajú sa pomocou kvalitných moderných digitálnych zariadení, ktoré sú schopné efektívne a spoľahlivo sprostredkovať informácie a vizuálny obsah.

V ktorej kompetencii je organizovanie a konanie konferencií v spoločnosti

Žiadna konferencia sa nezaobíde bez organizátora alebo inými slovami manažéra konferencie. Špecialista na tejto pozícii je zodpovedný za plánovanie, vedenie a ďalšiu podporu podujatia. Prítomnosť organizátora na mieste konania konferencie je povinná. Medzi jeho funkcie patrí riešenie všetkých vznikajúcich problémov a sledovanie priebehu akcie.

Na manažéra konferencie sú kladené nasledovné požiadavky: komunikačné schopnosti, schopnosť rýchleho rozhodovania, schopnosť pracovať v režime multitaskingu.

Je dôležité zvážiť, ako sú konferencie organizované vo fáze plánovania a prípravy. Pozrime sa bližšie na hlavné body.

1. Myšlienka konferencie

Pre kvalitnú organizáciu konferencie je potrebné pochopiť hlavnú myšlienku podujatia. Prepojí všetky prejavy a správy a každý účastník pochopí, o čo presne na konferencii ide. Ak je podujatie otvorené, potom s dobre zvoleným názvom nebudú problémy s prilákaním cieľového publika.

2. Vypracovanie akčného plánu

Po výbere témy musíte vypracovať akčný plán. Ak sa chystáte hostiť viacdňovú konferenciu, tak jej projekt bude obzvlášť dôležitý. Všetky prvky programu by mali byť naplánované včas, vrátane kultúrnych aktivít, prestávok na obed a oddychu.

Je potrebné premyslieť si určitý sled prejavov, prezentácií a správ, aby bol prechod z jedného prejavu do druhého logicky opodstatnený. Je potrebné stanoviť pravidlá podujatia, podľa ktorých budú vystúpenia obmedzené určitým limitom. Na konci každej prezentácie by ste si mali vyhradiť čas na otázky a odpovede.

3. Určenie zloženia účastníkov konferencie

Účastníci sú vyberaní v súlade s hlavnou témou a myšlienkou konferencie. Organizátor vypracuje zoznam členov a hostí podujatia, pošle im pozvánky. Každý, kto na konferencii vystupuje, je odborníkom v nejakej oblasti. Ako hosť môže byť prítomný ktokoľvek a niekedy organizátori pozývajú najmä významných odborníkov alebo známych ľudí. Pri zasielaní návrhov na účasť a podávaní inzercie v médiách treba mať na pamäti, že každá konferencia má svoju cieľovú skupinu - tých, ktorých zaujíma práve toto podujatie venované uvedenej téme.

4. Zistenie rozpočtu podujatia

Proces hľadania finančných prostriedkov na financovanie konferencie môže byť pre obchodníka veľkou výzvou. To platí najmä pre konferencie „triedy výkonných pracovníkov“. Pri ich organizovaní bude vhodné pamätať na sponzorov.

Informácie sponzori vám budú môcť poskytnúť približne 0,5 % registrovaných členov. Ich hlavnou podporou však bude, že na pozvánkach budú vyobrazené rozpoznateľné logá, ktoré označujú vysokú úroveň vášho podujatia. Ďalším pozitívnym bodom budú články o výsledkoch konferencie, ktoré na konci podujatia zverejnia vaši mediálni sponzori.

Pokiaľ ide o finančných sponzorov, najlepšou možnosťou by boli spoločnosti, ktoré majú rovnaké cieľové publikum ako vy, ale neprekrývajú sa medzi produktmi. Ak napríklad distribuujete tovar niekoho iného, ​​prilákajte financie od dodávateľa. Čím silnejšie bude vaše podujatie, tým aktívnejšie vám budú sponzori ponúkať svoje služby a spoluprácu.

Naučte sa odmietnuť sponzorov. Ich správy na účely reklamy produktov by nemali zaberať viac ako 10 % času a musia byť v súlade s témou udalosti.

5. Výber miesta a času

V procese organizácie konferencie je vopred určený bod a čas jej konania. Pri výbere miesta je dôležité zvážiť niektoré body. Napríklad, ak sa konferencia koná v kancelárii spoločnosti, musíte na tento účel vybrať špeciálnu miestnosť alebo inú vhodnú miestnosť. Ak nie je nič hodné, môžete si prenajať konferenčnú miestnosť. V tomto prípade budú odstránené otázky ohľadom vybavenia a materiálneho vybavenia akcie. Služba prenájmu konferenčnej miestnosti je výhodná najmä pre firmy alebo jednotlivcov, ktorí pracujú v malých mestách a nemajú vo svojich kanceláriách dostatočne veľké priestory na organizovanie a organizovanie konferencií.

Ak organizujete viacdňovú konferenciu, mali by ste zvážiť ubytovanie hostí a účastníkov. V ideálnom prípade by mal byť v blízkosti miesta konania hotel, kde by sa hostia mohli ubytovať.

6. Príprava a výzdoba priestorov

Je veľmi dôležité zabezpečiť technické vybavenie konferencie. Ak budú mikrofóny, projektory, počítače, notebooky a ďalšie potrebné vybavenie zabezpečené v dostatočnom množstve, podujatie prebehne na vysokej úrovni a čo najinformatívnejšie.

Priestory posluchární by mali byť umiestnené tak, aby každý videl a počul, čo sa deje. Pred začiatkom akcie je potrebné miestnosť vyvetrať, na stoly položiť perá, papier, programy, brožúry, reklamný materiál, názorné pomôcky, príručky a pod.

7. Organizácia stretnutia a voľný čas účastníkov

Všetci účastníci konferencie musia absolvovať registračnú procedúru. V prípade rozdelenia miest podľa mena sa miesto pridelí každému. Tí, ktorí prídu zďaleka, majú zabezpečený odvoz na miesto konania.

V prípade, že konferencia trvá dlhší čas, musí byť účastníkom poskytnutý obed alebo večera. Pri viacdňových akciách treba vopred myslieť na možnosti výživného stravovania a kultúrneho vyžitia hostí.

8. Po udalosti

Koniec konferencie neznamená koniec práce organizátorov. Je veľmi dôležité poskytnúť informačnú podporu. Publikovanie článkov o konferencii v médiách zachová pozitívny imidž spoločnosti a môže sa stať doplnkovým reklamným médiom. Môžete požiadať účastníkov, aby zanechali svoju spätnú väzbu na konferenciu a podelili sa o svoje dojmy z prínosu podujatia.

Praktizujúci hovorí

Ako zhromaždiť správne publikum na konferenciu

Olga Lyubina,

Riaditeľ obchodného a marketingového oddelenia, AXELOT

Ak chcete presne zhromaždiť svoje cieľové publikum, nerobte bežné chyby.

1. Pozvite správnych klientov

Predpokladajme, že ľudia odpovedali na vaše pozvanie a konferencia bola veľmi príjemná. Napriek tomu po akcii neprebieha predaj. To naznačuje, že pozvaní ľudia sa nerozhodli kúpiť produkt.

Náplňou našej práce sú IT projekty. Všetkých ľudí, s ktorými sa v cieľovej firme pre nás stretávame, môžeme zhruba rozdeliť do troch typov: funkční zákazníci, šéfovia IT služieb a „sponzori“ (tí, ktorí všetko platia – generálny riaditeľ alebo majiteľ firmy). Pre nás je hlavným cieľom prilákať presne funkčných zákazníkov: sú veľmi dôležití pre konkrétne výsledky a môžu presadzovať myšlienky nášho projektu vo svojej spoločnosti.

1. Začnite v malom

Pri organizovaní obchodnej konferencie si nedávajte za cieľ pozvať čo najviac ľudí. Obráťme sa opäť na príklad: naša spoločnosť pôsobí vo vysoko špecializovanom segmente trhu. Konferencia, ktorú organizujeme v meste s miliónom obyvateľov, sa bude týkať najviac 2000 dodávateľov. Podujatia sa zúčastní maximálne 100 ľudí z tohto zoznamu. Ukazuje sa, že prepočet potenciálnych účastníkov na skutočných na našom trhu je nízky, okolo 5 %. S „horúcim“ základom bude prepočet podstatne vyšší. Ak pozvete zástupcov spoločností, s ktorými ste už nadviazali kontakt, konverzia môže dosiahnuť 50%.

Skúste schému otestovať na aktivitách, ktoré sú témami a účelom podobné, ale sú menej nákladné, a zorganizujte workshop pre 20 ľudí. Pomôže to precítiť publikum, určiť stupeň záujmu účastníkov, zistiť, aké môžu byť dôvody odmietnutia spolupráce. V procese organizovania a vedenia skúšobných konferencií môžete sledovať chyby veľmi odlišného charakteru a potom ich opraviť bez veľkých strát a nákladov.

1. Musíte mať plný dom

Nebojte sa veľkého počtu hostí: je lepšie, ak v sále nie je dostatok miest, než bude poloprázdna. Treba si uvedomiť, že nemusia prísť ani tí, ktorí si účasť zaplatili. Z tohto dôvodu sa preisťujeme a pripravujeme menej miest na počet účastníkov. Ak je na zozname napríklad 100 prihlásených ľudí, tak súdiac podľa našich skúseností príde na konferenciu 85 ľudí. Zároveň pripravíme 70 miest a až keď budú všetky obsadené, zorganizujeme ďalšie miesta pre poslucháčov.

1. Volajte len tým, ktorých naozaj zaujíma vaša spoločnosť a produkt

Konferencia sa bude napríklad volať „Riadenie moderného skladu“ a v programe k nej naznačíme, že hlavný dôraz sa bude klásť na automatizáciu skladu. Zúženie témy je potrebné, aby sme odrezali necieľových zákazníkov a sústredili sa na aktívnu prácu s cieľovými zákazníkmi.

1. Marketingové aktivity zahŕňajú mnoho foriem komunikácie – využite ich všetky

Niektorí organizátori sú si istí, že hlavným cieľom konferencie sú vystúpenia rečníkov a ich prezentácie. Ale nie je to tak. Hlavnou výhodou takýchto podujatí je možnosť živej komunikácie. Je veľmi dôležité, aby si to organizátori uvedomovali a aby si personál obsluhujúci hostí bezchybne plnil svoje povinnosti. Aby ste to dosiahli, v predvečer udalosti musíte rozdeliť a prediskutovať všetky úlohy a vymenovať zodpovedné osoby.

Vo vstupnej hale by mali byť umiestnené demonštračné stojany, aby prilákali zákazníkov. Mali by mať ukážky, ktoré návštevníkom ukážu, ako používať navrhované riešenia. Zároveň je dôležité, aby sa klient nezdržiaval pri stánku príliš dlho. Ak má zmysluplnejšie a vážnejšie otázky, manažér by sa mal zapojiť do rozhovoru.

Odborný názor

Ťažkosti, ktoré môžu nastať pri organizovaní konferencií

Andrej Medvedev,

Generálny riaditeľ, "Priemyselné energetické stroje"

Najprv musíte premýšľať o kompetentnom rozdelení zodpovednosti. Všetky úlohy spojené s organizáciou konferencie sme rozdelili do troch konvenčných sektorov. Prvým sú všetky prípravné body. Zodpovednou osobou bol vymenovaný vedúci odboru corporate governance a AXO. Druhým sektorom sú práce na príprave plochy vo výrobe. Na starosti ju mal projektový manažér výstavby kovoobrábacieho závodu. Do tretieho sektora patrili úlohy spojené s organizáciou výkonov zamestnancov. Na túto prácu dohliadal riaditeľ odboru reklamy.

V prípravnej fáze sa vykonali prípravné práce vo výrobe, zorganizovali sa miesta pre obchodnú časť konferencie a banketu, rozoslali sa pozvánky partnerom a vyriešili sa otázky ich ubytovania, stravovania a voľného času. To však nie sú všetky práce na organizácii konferencie, ktorá sa vykonáva v prípravnej fáze. Prinajmenšom dva kľúčové body si zaslúžia osobitnú pozornosť.

1. Pozývanie účastníkov

Zo zoznamu našich dodávateľov sme vybrali niekoľko spoločností, ktoré vyrábajú komponenty pre naše produkty a pozvali ich na konferenciu. V prvom rade by sme chceli vidieť našich zahraničných partnerov ako účastníkov a práve s touto etapou nastali ťažkosti. Veľa zamestnancov zahraničných firiem odchádza v auguste a septembri na dovolenky. Naša konferencia bola naplánovaná na september, no nie všetky víza boli pripravené v požadovanom termíne, napriek tomu, že sme žiadali v cestovnej kancelárii, kde vybavenie víz trvá dva až tri dni.

Pozvánky na konferenciu sme rozoslali v predstihu - jeden a pol mesiaca pred termínom jej konania. Zúčastnené firmy sa mohli samy rozhodnúť, koľko zástupcov na podujatie vyšlú, keďže sme počet účastníkov delegácie neobmedzovali. Na prvý pohľad je to pohodlné. Stretli sme sa však s tým, že zahraničné firmy poskytli údaje o počte účastníkov, kým ruské firmy to včas neurobili. To bola naša prvá chyba: do poslednej chvíle sme nevedeli presný počet účastníkov.

V dôsledku toho vznikli veľké organizačné problémy. To sme ešte netušili, koľko suvenírov, odznakov a slúchadiel bude treba na preklad. Pri profesionálnejšej organizácii konferencie sa takýmto problémom dalo predísť.

Takmer pár hodín pred začiatkom akcie sme boli zaneprázdnení rozdeľovaním miest pre hostí, plánovaním nákladov na hostinu. S hotelom sme sa vopred dohodli na poskytnutí zľavy na ubytovanie našich hostí, no ubytovanie si hradili sami, takže k finančnej strate nedošlo.

Aby sa vaše podujatie dostalo čo najširšiemu mediálnemu pokrytiu, odporúčame vám pozvať na konferenciu reportérov a zástupcov miestnych úradov. Za pozývanie novinárov malo u nás oddelenie reklamy a rozvoja, kontakty na predstaviteľov administratívy mal na starosti šéf ekonomickej bezpečnostnej služby.

Prax ukázala, že elektronická registrácia hostí je pohodlnejšia. Dá sa zorganizovať na webovej stránke spoločnosti, kde by mal byť zverejnený aj program konferencie a mapa cesty. To všetko pomôže ušetriť čas aj peniaze, ktoré by boli vynaložené na prijímanie telefonátov a zasielanie informačných materiálov poštou.

1. Školenie personálu

Formát našej konferencie predpokladal prezentáciu spoločnosti, takže všetci rečníci boli naši zamestnanci. Z ôsmich rečníkov len traja mali predchádzajúce skúsenosti s vystupovaním na verejnosti. Podľa toho si každý rečník musel svoj prejav dlho a starostlivo pripravovať. Začali na tom pracovať asi mesiac pred akciou. Dôkladná príprava všetkých vašich konferenčných prejavov vopred bude veľkým prínosom pre vašu udalosť.

Kde je najlepšie miesto na usporiadanie konferencie

1. Hotely

Dnes má každý veľký hotel vlastnú konferenčnú miestnosť vybavenú všetkým potrebným vybavením pre kvalitnú obchodnú akciu.

Hotely sa aktívne zapájajú do trhu komerčných nehnuteľností, ktoré sa prenajímajú na obchodné akcie. Špičkové hotely majú veľa príležitostí na prenájom priestorov a poskytovanie ďalších obchodných služieb. Napríklad moskovské hotely môžu ponúknuť konferenčné miestnosti, posluchárne a zasadacie miestnosti až pre 30 tisíc ľudí súčasne.

Obľúbeným a perspektívnym segmentom trhu sú hotely slúžiace ako priestory na organizovanie konferencií a iných spoločenských podujatí. Hotely si vďaka organizovaniu konferencií a obchodných podujatí môžu urobiť dobrú reklamu, rozsvietiť svoje meno v médiách. To im umožní prilákať ďalších zákazníkov a slúžiť ako zdroj zvýšeného zisku z pohostinstva.

Organizátori podujatí, vrátane rôznych agentúr poskytujúcich takéto služby, oslovujú aj hotely, aby si ich prípravu objednali. Niektoré hotely samostatne inzerujú svoje služby na trhu a ponúkajú spoluprácu.

Hotely kategórie 3-4-5* sú najvhodnejšie na organizovanie konferencií a iných firemných akcií predovšetkým preto, že poskytujú vynikajúcu kvalitu v spojení s cenou a rozsahom príležitostí. V tejto kategórii sú hotely, ktoré zámerne ponúkajú podnikateľský prenájom priestorov na firemné akcie a predávajú súvisiace služby. Ide spravidla o 4-5* hotely. Ich osobitnou kategóriou by mali byť svetové hotelové značky so západným či prozápadným manažmentom.

Organizovanie veľkých obchodných podujatí v hoteloch má samozrejme množstvo nepopierateľných výhod oproti obchodným centrám, administratívnym centrám a iným miestam. Najmä v prípade veľkých podujatí s veľkým počtom regionálnych účastníkov je vhodné organizovať konferencie na území hotelov, teda v bezprostrednej blízkosti sídla regionálnych zástupcov.

Ďalšou výhodou hotela ako miesta konferencie je nízka cena prenájmu. Pri ubytovaní väčšieho počtu účastníkov konferencie v jednom hoteli a prenájme priestorov na konferenciu či seminár si viete vyjednať výhodnú zľavu, ktorá vám pomôže výrazne znížiť náklady na akciu. Obľúbené je delegovanie práv booking agenta na organizátorov konferencie, keď im je poskytnutý štandardný poplatok za sprostredkovanie podľa objemu predaja izieb (v priemere 10%). V tomto prípade bude najdôležitejšou podmienkou dostupnosť voľných izieb v termínoch, ktoré potrebujete.

Kapitálové hotely 3* kategórie a väčšina 4* hotelov ponúkajú na prenájom multifunkčné priestory, čím zvyšujú svoje príjmy. Hotel v podstate profituje z objednávania a obsluhy zákazníkov pomocou hotelového personálu, zamestnancov reštaurácií a kaviarní. Manažéri hotelov uprednostňujú prenájom veľkých priestorov na slávnostné akcie a oslavy, na organizovanie firemných rautov a bufetov. Takéto stretnutia sa spravidla konajú večer. Pre maximálne využitie multifunkčných miestností sa navrhuje ich prenajímanie cez deň na obchodné stretnutia, konferencie, semináre a iné firemné akcie. Často sú stanovené časové rámce, v ktorých sa musia organizátori stretnúť.

Každý hotel má svoje špecifiká v štýle služieb, ale základné princípy a formy organizovania konferencií a seminárov sú rovnaké: ide nielen o materiálne vybavenie podujatia potrebnou technikou a technikou, ale aj o zabezpečenie špeciálne vyškolený personál. Pozorný a profesionálny personál je jednou zo základných zložiek úspechu pri organizovaní a organizovaní konferencií a podujatí.

2. Rekreačné strediská, sanatóriá a penzióny

Sanatóriá a podobné inštitúcie ponúkajú svoje služby a zariadenia na organizovanie konferencií a seminárov na cestách. Počas prestávok medzi prácou a podujatiami si účastníci môžu oddýchnuť a zabaviť sa, čím sa posilní firemný duch spoločnosti. Môžete tu organizovať jednodňové aj viacdňové akcie. Ubytovanie účastníkov na území konferencie je tiež voliteľné. Malé spoločnosti sa často rozhodujú v prospech prenájmu chát alebo vidieckych sídiel s konferenčnými miestnosťami, saunou, biliardom, banketovými miestnosťami a ubytovaním pre hostí.

3. Zábavné centrá a kluby

V dnešnej dobe sa stávajú populárnymi neštandardné formy organizovania konferencií a firemných akcií s prvkami teambuildingu, biznis školení, s banketom či slávnostnou večerou na záver stretnutia. Organizátori často zaraďujú do programu aj koncerty na pobavenie hostí. Konkurenciu hotelom v tomto prípade predstavujú veľké zábavné centrá, ktoré disponujú možnosťami kvalitného stravovania a potrebnými priestormi na organizovanie konferencií a iných firemných akcií. Ďalšou výhodou zábavných centier je, že môžu ponúknuť širšiu škálu interiérov a zariadení.

4. Kongresové sály, obchodné centrá, výstavné komplexy

Tieto organizácie majú priestory vybavené špeciálnym profesionálnym vybavením. Ich zákazníkmi sú rôzne agentúry. Nevýhodou je, že účastníci sú ubytovaní oddelene od miesta konania.

Multifunkčné a dobre vybavené priestory biznis centier sú ideálne na školenia a semináre. Je ľahké nájsť miestnosť požadovaného formátu, vybavenú potrebným vybavením a nábytkom.

Veľké kongresové sály a výstavné areály sú veľmi vhodné na organizovanie veľkých konferencií a veľkých obchodných podujatí - kongresy, sympóziá, výstavy. Na takýchto miestach je možné súčasne organizovať stretnutia rôzneho typu na viacerých miestach. Okrem toho majú kongresové sály a výstavné centrá priestor na organizovanie nielen samotnej konferencie, ale aj prestávky na kávu a čaj, špeciálne miestnosti na predvádzanie produktov a mnoho ďalších užitočných miestností.

Odborný názor

Ako zorganizovať tlačovú konferenciu

Andrej Purtov,

CEO, ArtGraphics.ru

Organizovanie tlačovej konferencie je veľmi efektívnym marketingovým nástrojom každej spoločnosti.

V závislosti od typu a rozsahu podujatia by sa tlačová konferencia mala konať 1-6 týždňov pred začiatkom podujatia. V prípade veľkých a rozsiahlych projektov je potrebné dbať na to, aby sa tlačová konferencia uskutočnila čo najskôr, najmä ak sa o vašom projekte píše v štvrťročných a mesačných printových médiách.

Tlačové konferencie sa najlepšie konajú počas dňa, pretože novinári sú zvyčajne ráno a večer zaneprázdnení.

Úspešné uskutočnenie podujatia do veľkej miery závisí od kvality práce personálu, ktorý sa podieľa na príprave a organizácii tlačovej konferencie. Ďalším plusom bude prítomnosť priateľských kontaktov medzi riaditeľom PR a poprednými novinármi. Ak však zástupcovia spoločnosti takéto kontakty nemajú, bolo by rozumnejšie využiť outsourcing a delegovať organizačné záležitosti na špecialistov tretích strán.

Na tlačovej konferencii by mali byť pridelené špeciálne miesta pre odborníkov. Spravidla radšej sedia pri stole. Za nimi je potrebné umiestniť značkový stojan s firemnými logami. Musia byť vyrobené v takej veľkosti, aby boli plne viditeľné v ráme pri portrétnej fotografii alebo boli viditeľné ako veľké rozoznateľné fragmenty. Treba si objednať dvoch profesionálnych fotografov a jedného kameramana. Ak sú pozvaní odborníci z iných krajín, je potrebné zorganizovať prácu prekladateľov. Tlačová konferencia by mala byť dynamickou a vzrušujúcou udalosťou v trvaní 30 – 60 minút, v závislosti od jej účelu, počtu odborníkov a načasovania.

Pre úspešnú tlačovú konferenciu je potrebný moderátor, medzi ktorého úlohy bude patriť komunikácia s novinármi, koordinácia ich otázok, schopnosť nenápadne vycítiť ich náladu a chuť komunikovať s prednášajúcimi či odborníkmi.

Novinár, ktorý kladie otázku, musí splniť 30 sekúnd. Odborníci by mali odpovedať na každú otázku do 2-3 minút. Ak túto hranicu prekročia, budú im musieť slušne pripomenúť pravidlá podujatia, krátko zopakovať otázku a nechať vystúpiť ďalšieho odborníka, prípadne dať slovo inému novinárovi. Optimálny počet prednášajúcich sú 2-3 osoby bez moderátora.

Odpovede odborníkov spravidla nie vždy ostanú v pamäti novinárov, ale to, čo si dobre pamätajú, sú maškrty. Pri príprave tlačovej konferencie nepremeškajte tento moment a ešte pred jej začiatkom zorganizujte ľahké občerstvenie pre novinárov, ponúknite na výber čaj, kávu, vodu. Potom budete môcť zanechať v reportéroch príjemný dojem z vašej tlačovej konferencie, čo samozrejme ovplyvní tón, akým budú písané články a reportáže o podujatí.

Po skončení tlačovej konferencie je dôležité poskytnúť novinárom fotografie, audio a video materiály, prepisy prejavov, otázky a odpovede. Je dôležité im pripomenúť, že môžu pripraviť rozsiahlejšie spravodajstvo a získať ďalšie informácie o všetkých zaujímavých otázkach, ak sa s odborníkmi spoja telefonicky alebo e-mailom.

Ktoré spoločnosti poskytujú konferenčné služby

1. Špecializované agentúry

Tieto firmy poskytujú služby pri organizovaní konferencií a iných obchodných podujatí. Zamestnanci špecializovaných agentúr sa podieľajú na zostavovaní objednávkového balíka, zostavovaní programu podujatia a koordinácii všetkých fáz organizovania konferencie. Medzi ich bezprostredné úlohy patrí výber vhodnej miestnosti v súlade s požiadavkami a želaniami zákazníka, jej vybavenie potrebným zariadením, poskytnutie ďalších možností na želanie klienta; v niektorých prípadoch je ponúkaný komplexný balík služieb.

2. Cestovné kancelárie

Firmy špecializujúce sa na služobné cesty organizujú služobné cesty a konferencie v Rusku av zahraničí. Skupiny agentúr a cestovných kancelárií, ktoré sme vybrali, sa v segmente MICE prekrývajú (stretnutia, stimuly, konferencie, podujatia).

3. Eventové agentúry

Eventové agentúry sa podieľajú na organizácii obchodnej a zábavnej časti podujatia. Spravidla sú požiadaní, aby vypracovali špeciálny scenár na usporiadanie stretnutia a vytvorili kultúrny a zábavný program.

5. Prekladateľská agentúra

Prekladateľské agentúry ponúkajú aj služby pri organizovaní konferencií a obchodných podujatí.

6. Poradenské agentúry

Niektoré poradenské agentúry ponúkajú svojim partnerom prenájom priestorov na obchodné stretnutia.

Aké problémy môžu byť spojené s procesom organizácie konferencie

Problém 1. Nič nové

Často sa stáva, že na konferenciách v rovnakom odvetví sa stretávajú tí istí rečníci s rovnakými prednáškami. Poslucháči, ktorí si za možnosť zúčastniť sa konferencie zaplatili, si samozrejme prídu po nové informácie. Je veľmi dôležité zamyslieť sa nad tým, akú spätnú väzbu môžu zanechať na konci konferencie, na ktorej sa nič nové nedozvedeli. Aby sa tomu zabránilo, organizátori podujatia by sa mali s každým rečníkom dohodnúť na jedinečnosti obsahu jeho správy, na exkluzívnych témach.

Aj prejavy populárnych a známych rečníkov musia byť svieže a jedinečné. Úlohou organizátora je požadovať od účastníkov exkluzivitu. Pri organizovaní konferencie by ste mali neustále sledovať proces prípravy prejavov. Je potrebné si vyžiadať a skontrolovať abstrakty, poznámky, plány, prezentácie rečníkov, aby ľudia, ktorí prídu na konferenciu, nezostali sklamaní.

Rečníci môžu využiť aj svoje šikovné spôsoby. Môžu si nárokovať tri rôzne prednášky na tri rôzne podujatia, ale v skutočnosti jedinečnosť ich prejavov a prezentácií nepresiahne 15 %. Je dôležité sledovať takéto momenty a zastaviť akékoľvek pokusy reproduktorov vás prekabátiť.

Problém 2. Hry s cenou

Na zvýšenie priemernej kontroly vašej udalosti nepoužívajte nasledujúce triky:

• Okrem štandardných vstupeniek ponúknite pochybné VIP pozvánky so špeciálnymi uzavretými večerami a ďalšie položky programu „nie pre každého“.
• Nastavte rôzne ceny vstupeniek v závislosti od toho, ako blízko alebo ďaleko budú miesta od pódia.
• Zvýšte náklady na podujatie kvôli účasti populárnych rečníkov.
• Zvýšte hodnotenie konferencie výberom drahého a prestížneho miesta, čím zvýšite náklady na vstupenky.

Nezabudnite na rečníkov a sponzorov, pretože aj oni si o vás vytvárajú mienku:

• Nežiadajte od rečníkov 5000 eur za prejav.
• Asistenti stánku nemusia platiť 100 000 rubľov za státie.
• Sponzorovanie stuhy, odznaku, pera nemôže stáť 50 000 rubľov.

Pokúste sa primerane posúdiť podmienky na trhu a nastaviť primerané ceny pre vaše podujatie. K organizácii konferencie pristupujte s ohľadom na možnosti vášho publika a jeho finančnú úroveň. Ak sa napríklad zameriavate na malé podniky, výber miesta pre vaše podujatie by mal zodpovedať ich možnostiam. V tomto prípade bude nevhodné organizovať konferenciu v Skolkove, rovnako ako objednávanie rečníkov od drahých britských agentúr. Mali by ste pracovať v medziach toho, čo máte k dispozícii.

Problém 3. Šetrenie na všetkom

Nemali by ste šetriť na službách súvisiacich s účastníkmi konferencie. Vaša túžba vyhrať by nemala znižovať úroveň podujatia.

V prvom rade by ste sa mali postarať o to, aby ste účastníkom konferencie poskytli kvalitné jedlo. Aj keď sa vaša akcia uskutoční počas dňa, ľudia budú hladní. Majonézové chlebíčky vás nezachránia. Vynikajúcou možnosťou môže byť organizácia bezplatných stojanov, kde budú podávať horúcu kávu a čaj, ako aj ľahké občerstvenie. Prax ukázala, že vás to nebude stáť príliš veľa a nálada ľudí sa výrazne zlepší. Ak bude konferencia trvať dlho, mali by ste si urobiť prestávku a poskytnúť účastníkom plné jedlo.

Miesto konania podujatia by malo byť vybrané vopred. Okamžite vylúčte možnosti pre stiesnené, zle vetrané, nepohodlné miestnosti a venujte osobitnú pozornosť akustike miestnosti, v ktorej budú reproduktory hovoriť. Ak je vaša akcia vzdelávacieho charakteru, dôležitými bodmi budú kompetentné osvetlenie, výborné pracovné vybavenie, pripojenie na rýchly a kvalitný internet, moderátorské služby pre organizované podujatie.

Nezabudnite na prípravu voľnočasových a kultúrnych programov. Je skvelé, ak má miesto konania konferencie priestory na sedenie a dostatok priestoru a možností na komunikáciu v zákulisí. Pre relax a zábavu divákov je dobré zaradiť do programu súťaže, lotérie a darčeky.

Problém 4. Ľudský faktor

Pokúste sa reálne posúdiť správanie účastníkov a rečníkov. Je možné, že medzi vašim publikom budú nielen vysoko vzdelaní, inteligentní a dobre vychovaní ľudia, obchodníci, špecialisti. Stáva sa tiež, že účastníci kradnú čajové vrecúška a berú si so sebou osviežovače vzduchu. Stojí za to sa vopred pripraviť na to, že takéto incidenty sú možné, a nebuďte z toho veľmi rozrušení.

Nielen účastníci konferencie, ale aj rečníci sa môžu správať zvláštne a nepredvídateľne. Stojí za to byť plne vyzbrojený a pripraviť sa na akékoľvek správy od nich, vrátane odmietnutia prejavu pred samotným začiatkom konferencie. Vždy by ste mali mať záložný plán pre prípad, že by sa niečo pokazilo. Vopred sa rozhodnite, koho by ste mohli nahradiť určitých účastníkov v prípade ich náhleho odmietnutia prejavu.

Problém 5. Uvoľnite sa vopred

Buďte pozorní a všímaví nielen pred a počas akcie, ale aj po nej. Aj keď formálne všetky etapy prebehli hladko, nedošlo k žiadnym závažným chybám a nikto vás nesklamal, neznamená to, že spätná väzba od účastníkov bude pozitívna. Mali by ste si prečítať recenzie, ktoré ľudia zanechávajú online, a ich odporúčania na zlepšenie organizácie budúcich podujatí. Pozorne si vypočujte názory ľudí, ktorí sa zúčastnili vašej konferencie, najmä ak ste v tejto oblasti nováčik. Účastníci vašich podujatí sú najvernejšími poradcami, ktorí vám pomôžu pochopiť, čo presne možno zlepšiť a opraviť.

Aby ste mohli takéto podujatie pripraviť a uskutočniť svojpomocne, musíte vziať do úvahy niektoré špecifiká organizácie konferencie.

Tip 1. Pozvánky na konferenciu

V pozývacom liste musíte jednoznačne uviesť tému konferencie a problémy, ktoré sa na nej budú preberať. V programe by ste mali napísať čas a názvy správ, ako aj celé mená rečníkov. V pozvánke treba uviesť aj to, pre akú cieľovú skupinu je podujatie určené.

Na pozývanie predstaviteľov vlády je najlepšie použiť hlavičkový papier vašej spoločnosti. Mali by byť zapísané do denníka odoslanej korešpondencie a zaslané doporučene - týmto spôsobom je pravdepodobnejšie, že sa vaše pozvánky dostanú do rúk adresátov.

Po odoslaní všetkých pozvánok zavolajte všetkým organizáciám a požiadajte ich o potvrdenie účasti na konferencii. V predvečer podujatia by sa mal uskutočniť druhý hovor, aby sa konečne ubezpečil, že zástupcovia organizácie majú v úmysle zúčastniť sa konferencie, a aby sa v prípade akýchkoľvek zmien upravil zoznam účastníkov.

Tip 2. Oznámenie o konferencii v médiách

Informácie v médiách o pripravovanom podujatí prilákajú čo najviac hostí a zvýšia význam konferencie aj v očiach tých, ktorí pochybujú, či sa jej oplatí zúčastniť. Články v médiách o podujatí sú pre spoločnosť dôležité z hľadiska reklamy a vytvorenia informačnej príležitosti. Profesionálna medializácia konferencie môže byť úmerná nákladom na organizáciu samotnej konferencie, preto je mimoriadne dôležité nájsť optimálny pomer ceny a pokrytia publika. Nezabúdajte, že vašou úlohou nie je len poskytovať informácie o podujatí, ale aj vytvárať pozitívny obraz spoločnosti ako lídra v odvetví a zakladateľa trendov.

Tip 3. Načasovanie

Prezentácie účastníkov budú vysielané pomocou projektora. Pri prenájme konferenčnej miestnosti si overte dostupnosť potrebného vybavenia: projektor, zariadenie na simultánny preklad, mikrofón s reproduktormi a pod.

Trvanie správy by nemalo presiahnuť hodinu. Najoptimálnejší čas je 30-40 minút. To úplne stačí na to, aby publikum zaujalo, no zároveň aby ​​ho neunavilo nadmerným množstvom informácií.

Tip 4: Pracovné listy

Každý účastník by mal poskytnúť balík s informáciami o vašej organizácii. Nezabudnite, že pracujete s cieľovým publikom. Rozdajte účastníkom materiály, ktoré si vyzdvihnú na konci podujatia na použitie nabudúce. Príspevky s brífingom môžu byť zaslané aj všetkým tým, ktorí sa konferencie nemohli zúčastniť.

Účastníkom je možné rozdať zápisníky a značkové perá. Najlepšie by bolo vložiť to všetko do priečinka alebo tašky s logom vašej spoločnosti.

Tip 5. Jedlá a prestávky na kávu

Pri výbere miesta konania konferencie sa zaujímajte o možnosti stravovania a obsluhy. Ak táto funkcia nie je k dispozícii, môžete sa obrátiť na jednu zo spoločností tretích strán, ktoré takéto služby poskytujú.

V závislosti od dĺžky trvania konferencie si treba premyslieť a zorganizovať potrebný počet prestávok. V ideálnom prípade by ste si mali dať pauzu každé tri hodiny. Ak sa konferencia začína skoro ráno a účastníci pochádzajú z iných miest alebo krajín, silná káva a čaj s ľahkým občerstvením môžu byť ponúknuté už pri registrácii.

Ak majú rečníci vystúpiť aj po obede, na konci konferencie sa môže pre všetkých účastníkov zorganizovať slávnostná večera. To im dá príležitosť porozprávať sa o výsledkoch konferencie v neformálnom prostredí, osobne si vyjasniť zostávajúce otázky, prediskutovať možnosti ďalšej spolupráce a budúcich projektov.

Správna organizácia online konferencie

Ak chcete začať organizovať online konferenciu, venujte zvláštnu pozornosť nasledujúcim bodom:

1. Účel

Konferencia sa môže konať na rôzne účely. Môže to byť výmena skúseností s kolegami, nadväzovanie nových kontaktov a utužovanie väzieb, postavenie sa ako odborník, dosahovanie zisku, predaj služieb počas akcie alebo aj len zábava. Všetky tieto ciele sú dosť atraktívne, ale mali by ste si definovať svoj vlastný vo fáze prípravy a organizácie podujatia.

2. Téma

Identifikovali ste hlavné ciele vašej udalosti a teraz musíte jasne vedieť, ako presne viesť online konferenciu. Prvá vec, na ktorú sa treba zamyslieť, je téma plánovanej akcie. Najlepšie je, ak nájdete „horúci“, relevantný problém, ktorý určite zaujme vašu cieľovú skupinu. Snažte sa, aby znenie vašej témy znelo exkluzívne a jedinečne.

3. Reproduktory

Po sformulovaní témy musíte premýšľať o jej kompetentnej prezentácii. Ak sa problémy konferencie zhodujú so sférou vašej činnosti, môžete bezpečne prevziať vedenie podujatia. Existuje aj iná možnosť - obrátiť sa na profesionálov, ktorí dokonale splnia úlohu odborníkov v tejto téme. Samozrejme, skúsení a znalí špecialisti vo svojom odbore budú viac žiadaní verejnosťou.

Nezabudnite skontrolovať pripravenosť vašich reproduktorov. Pred akciou sa oboznámte s ich reportážami, urobte skúšky, zmeňte niečo v ich prejavoch, ak sa vám zdajú príliš monotónne a nudné.

4. Stránka

V tejto fáze sa musíte rozhodnúť pre web pre online podujatie. Dnes môžete na internete nájsť veľa špeciálnych služieb: webinar.ru, onwebinar.ru, Thenia.pro, palВee a ďalšie.

5. Vstupná stránka

Ako každý iný moderný produkt, aj hotovú online konferenciu treba propagovať. Skvelým nástrojom na to môže byť webová stránka, na ktorú potrebujete služby webdizajnéra a programátora. Vypracujú dizajn, vytvoria jednostránkovú stránku, nahrajú ju na hosting, umožnia online registráciu a platbu a uvedú kontakty pre spätnú väzbu.

6. Analytika

Hneď ako sa na vašom internetovom zdroji objavia prví hostia, musíte začať pracovať na kvalite spätnej väzby a zlepšovaní služby.

Môžete sa obrátiť na známe služby Google Analytics a Yandex. Analýza údajov o návštevnosti a aktivite akcií na stránke, ako aj otázky, ktoré návštevníkov zaujímajú, pomôžu zmeniť vašu stránku k lepšiemu.

7. Propagácia

Aké sú najúčinnejšie nástroje na získavanie návštevníkov? Najprv odošlite e-mailom bulletiny svojej zákazníckej základni. Po druhé, oznámenia o podujatí prostredníctvom partnerov. Po tretie, vaše skupiny sociálnych médií. Po štvrté, kontextová reklama. Pred konferenciou zopakujte proces náboru prostredníctvom najvýkonnejších kanálov. Týždeň pred ním pripomeňte svojim predplatiteľom seba, zvýšte rozpočet na efektívnu reklamu a požiadajte partnerov o opätovné oznámenie.

8. Moderátor

V deň konferencie sa uistite, že máte prístup k zdroju konferencie. Teraz zostáva už len podujatie uskutočniť. Možno budete potrebovať pomoc skúseného moderátora, ktorý dohliadne na načasovanie a udrží záujem verejnosti o témy rečníkov.

9. Spätná väzba

Po skončení online stretnutia vypnite svoje reklamné kampane, aby ste predišli zbytočným výdavkom. Zatvorte registračné formuláre na stránke, urobte „stub“ pre vaše ďalšie produkty.

Organizátor by mal poďakovať všetkým účastníkom a hosťom a informovať sa o ich dojmoch. Ihneď po udalosti je potrebné poslať listy so žiadosťou o spätnú väzbu od účastníkov. Ich spätná väzba sa pre vás stane dôležitou informáciou, ktorá vám v budúcnosti pomôže viesť takéto akcie efektívnejšie a profesionálnejšie.

Informácie o odborníkoch

Olga Lyubina, Riaditeľ obchodného a marketingového oddelenia, AXELOT. Olga Lyubina vyštudovala Moskovskú štátnu univerzitu. MV Lomonosova a Inštitútu súčasného umenia. Svoju kariéru začala ako vedúca oddelenia internetových projektov spoločnosti First BIT, viedla marketingové oddelenie v Delight 2000. Do spoločnosti AXELOT nastúpila v roku 2010 ako marketingová riaditeľka a v roku 2012 na súčasnej pozícii. AXELOT pôsobí na trhu informačných technológií a špecializuje sa na projekty so zvýšenou komplexnosťou pre nadnárodné a veľké ruské spoločnosti. Založená v roku 1998. Medzi klientmi: "Aqualife", "Metrowagonmash", "SIBUR", "TRASCO", OLDI. Oficiálna stránka - www.axelot.ru

Andrej Medvedev, generálny riaditeľ, priemyselné energetické stroje. Andrey Medvedev vyštudoval Yaroslavlskú štátnu univerzitu pomenovanú po P. G. Demidov. Od roku 2002 pracoval v obchodnom dome JSC Avtodizel (Yaroslavl Motor Plant) ako vedúci špecialista v oddelení predaja, potom ako zástupca vedúceho marketingového oddelenia. Jeden z iniciátorov vzniku inžinierskej skupiny Industrial Power Machines. Skupina spoločností Industrial Power Machines sa špecializuje na strojárstvo a výrobu špeciálnych zariadení na báze dieselových motorov. Skupina bola založená v roku 2005. Počet zamestnancov je 300. Oficiálna webová stránka je www.powerunit.ru.

Andrej Purtov, generálny riaditeľ, ArtGraphics.ru. Andrey Purtov je členom Cechu marketérov Ruska, producenta konferencií HiBrand. Má viac ako 20 rokov skúseností v oblasti obchodu, tvorby značiek a firemnej identity. Narodil sa v roku 1971, súbežne s bežnou strednou školou v Moskovskej oblasti, absolvoval dve korešpondenčné školy - fyziku a matematiku na Moskovskej štátnej univerzite a Moskovskom inštitúte fyziky a technológie. V roku 1998 absolvoval fakultu dizajnu Baumanovej Moskovskej štátnej technickej univerzity, po ktorej pracoval v oblasti predaja elektroniky a domácich spotrebičov a bol aj vedúcim obchodného oddelenia v koncerne Videoservice. Autor mnohých článkov o brandingu, spoluautor viac ako 50 ochranných známok. ArtGraphics.ru je značková spoločnosť založená v roku 2000. Bola jednou z prvých, ktorá sa pripojila k Asociácii značkových spoločností Ruska, ktorá vznikla v roku 2009. Kľúčovou kompetenciou štúdia sú komplexné brandingové a rebrandingové projekty.

Opis procesu „organizovanie a usporiadanie konferencií“

Všeobecné požiadavky na konferencie

Akékoľvek podujatie a konferencia nie je výnimkou, má organizačný plán, z ktorého vyplýva konzistentnosť a poradie akcií zameraných na vybudovanie podujatia ako celku. Akčný plán pozostáva z bodov, z ktorých každý si vyžaduje splnenie konkrétnych povinností. Aby sa plánované podujatie uskutočnilo na správnej úrovni, je potrebné vykonať náležitú prípravu. Všetky práce v tomto smere musia byť odladené, monitorované odborníkmi. Predpokladom je jasné rozdelenie zodpovedností a funkcií medzi účastníkov tohto procesu. Menovaná osoba alebo skupina osôb (organizačný výbor) by mala pristupovať k svojim povinnostiam s osobitnou pozornosťou, zodpovednosťou a porozumením veci.

Vo všeobecnosti možno rozlíšiť tieto fázy organizovania podujatia ako druhu činnosti:

1. Vznik myšlienky udalosti a jej právne potvrdenie.

Myšlienka udalosti môže byť spôsobená objektívnymi alebo subjektívnymi dôvodmi. V prvom prípade možno podujatie koncipovať v súvislosti s blížiacim sa významným dátumom: 50. výročie vzniku inštitúcie, 10. výročie vydania prvej knihy vydavateľstva, otvorenie pamätníka a pod. . V druhom prípade to môže navrhnúť jeden zo zamestnancov inštitúcie: usporiadanie vedeckej konferencie.

Myšlienku udalosti, ktorá vznikla, nie je možné realizovať bez rozhodovacieho postupu po rozhovore medzi vedúcim a zamestnancom, ktorý udalosť navrhol, zvážení jeho prípisu k tejto veci alebo diskusii na kolegiálnom orgáne inštitúcie. - stretnutie pracovného kolektívu, stretnutie s riaditeľom, akademickou radou a pod.

Prijaté rozhodnutie sa vykoná v zodpovedajúcom poradí. Čo právne zakotvuje samotný fakt potreby podujatia, zodpovedných za jeho organizáciu, vedenie a sledovanie popravy.

2. Určenie zloženia účastníkov.

Vykonáva ho organizačný výbor alebo pracovník zodpovedný za podujatie po dohode s vedúcim inštitúcie.

3. Upozornenie na blížiacu sa udalosť.

Oznámenie a pozvanie potenciálnych účastníkov podujatia závisí od typu podujatia a jeho rozsahu. V niektorých prípadoch (napríklad pri výročí inštitúcie) to môžu byť adresné pozvánky vo forme pozývacieho listu alebo pozvánky, v iných - reklamné, obchodné alebo informačné listy, ktorých text je štruktúrovaný podľa nasledovná schéma: kto pozýva - kam pozýva - kedy a kde sa uskutoční - poradie účasti - pozvánka na účasť.

4. Stretnutie účastníkov podujatia.

Stretnutie účastníkov závisí od typu a rozsahu podujatia, podmienok jeho konania. Stretnutie nerezidentných účastníkov sa koná na mieste príletu, stretnutie miestnych - na mieste konania.

Pri veľkých podujatiach sa spravidla stretávajú čestní účastníci a účastníci určení podľa pravidiel podujatia (lídri, štátnici a politici, zahraničné delegácie a pod.).

Vypracuje sa harmonogram stretnutí s uvedením mena, miesta výkonu práce a funkcie prichádzajúceho účastníka, dátumu a miesta príchodu, osoby zodpovednej za stretnutie. Doprava sa objednáva v závislosti od počtu a poradia prichádzajúcich účastníkov. Čestnému účastníkovi, bez ohľadu na počet účastníkov, ktorí s ním prídu, je teda zabezpečená samostatná doprava.

Je nesprávne stretnúť sa s čestným účastníkom a ignorovať účastníkov, ktorí prišli v rovnakom čase.

5. Ubytovanie účastníkov podujatia.

Nerezidentní účastníci podujatia môžu byť ubytovaní v hoteloch, ubytovniach, penziónoch, apartmánoch patriacich inštitúcii, v súkromnom sektore.

Pri umiestnení v hoteli by ste mali zvážiť:

· Úroveň podujatia;

· počet účastníkov;

· Sociálne postavenie účastníka;

· finančné podmienky;

· Územná odľahlosť od miesta konania akcie.

Ubytovanie v hosteli. Niektoré inštitúcie (najmä univerzity) majú celkom pohodlné internáty, v ktorých môžete ubytovať účastníkov podujatí, ktoré primárne organizujú tieto inštitúcie. Dôležitá okolnosť: náklady na bývanie v ubytovni spravidla zapadajú do cestovných nákladov na tieto účely. Hlavnou požiadavkou je, aby účastníci podujatia boli ubytovaní, pokiaľ je to možné, nezávisle od tých, ktorí bývajú v ubytovni.

Ubytovanie v penzióne. Tento spôsob je obzvlášť sľubný, ak má penzión komplex miestností špeciálne vybavených na rôzne akcie. Okrem toho sa využíva v prípadoch, keď v hoteli nie je dostatok miesta na ubytovanie všetkých účastníkov akcie.

Zároveň sa rieši otázka stravovania (raňajky, večera) nerezidentských účastníkov. Nepríjemnosťou v tomto prípade je, že náklady na dopravu za dopravu účastníkov na miesto konania podujatia sa zvyšujú a niekedy aj výrazne.

Ubytovanie v služobných apartmánoch. Niektoré inštitúcie majú kancelárske priestory určené na ubytovanie hosťujúcich zamestnancov. Môžu ubytovať účastníkov akcie, ktorí sa nemohli ubytovať v hoteloch.

Ubytovanie v súkromnom sektore. Používa sa aj pri nedostatku izieb v hoteloch. Okrem toho môžu niektorí nerezidenti bývať v bytoch svojich príbuzných a priateľov. Nevýhodou takéhoto umiestňovania je zložitosť dokladovania súvisiacich cestovných nákladov.

6. Organizácia stravovania pre účastníkov podujatia.

Pre účastníkov podujatia sú pripravené 3 druhy stravovania:

· Tradičné jedlo (raňajky - obed - večera);

· Prestávka na kávu (prestávka na kávu);

· Priateľská večera (neformálne stretnutie pri stole, bufetový stôl, banket).

Čo sa týka tradičného jedla, organizácia raňajok a večere nie je pre organizátorov podujatia relevantná – to je spravidla problém samotných účastníkov. Raňajky sú často zahrnuté v cene hotelovej izby. Treba si však premyslieť, kde a ako zorganizovať obed pre účastníkov.

Ak sa chystáte na obed v kaviarni, je potrebné si vopred rezervovať stoly a dohodnúť sa na jedálnom lístku. Ak budú účastníci obedovať v jedálni inštitúcie, potom by ste sa mali uistiť, že obedujú v inom čase ako zamestnanci, prípadne jedáleň (časť jedálne) zavrieť na špeciálne účely. služby.

Treba si uvedomiť, že tradičné stravovanie je vo väčšine prípadov zabezpečené na úkor cestovných prostriedkov účastníkov, pričom tieto prostriedky sú väčšinou viac než skromné.

7. Registrácia účastníkov podujatia.

Registrácia účastníkov prebieha bezprostredne pred začiatkom obsahu podujatia a jej forma závisí od typu podujatia a jeho rozsahu. Na mnohých podujatiach, najmä veľkých, nie je zabezpečená registrácia účastníkov.

Pre prihlasovanie účastníkov na bežné podujatie slúžia takzvané prezenčné (registračné) hárky, na ktorých je uvedené poradové číslo, priezvisko a iniciály účastníka a ponechané miesto na podpis. Účelom registrácie účastníkov na pravidelných podujatiach je stanovenie kvóra, teda počtu účastníkov požadovaných predpismi, ktoré dávajú rozhodnutiu právnu silu. Napríklad prijaté rozhodnutie (uznesenie) bude kompetentné, ak zaň bude hlasovať 75 % zvolených členov schôdze, schôdze a pod.

Pri organizovaní nepravidelných podujatí je možné využiť aj registráciu, ktorej účelom je však v budúcnosti vykonávať referenčnú a informačnú prácu. Preto sa na registráciu používajú registračné formuláre, ktoré spravidla odrážajú tieto informácie:

· sériové číslo;

· Celé meno;

· Miesto práce a pozícia;

· Súradnice pre kontakt;

· Poznámka.

Registráciu vykonáva jedna osoba (hlavne pri nepravidelných podujatiach) alebo skupina zamestnancov usporiadateľskej inštitúcie. V druhom prípade sa na registráciu používajú rôzne parametre, napríklad:

· V abecednom poradí priezvisk;

· Podľa skupín zúčastnených inštitúcií;

Podľa regiónov atď.

Pred začiatkom registrácie sú vopred nastavené tabuľky s tabuľkami, na ktorých sú uvedené znaky zoskupenia: písmená abecedy, názvy inštitúcií, regiónov atď.

8. Pravidlá (program, scenár) podujatia.

Predpisy by mali zabezpečiť prehľadnú organizáciu priebehu podujatia, postup pri posudzovaní otázok, formuláre na doplnenie obsahu, určenie procedurálnych otázok (čas vyhradený na správu, správu, diskusiu, informácie atď.), t. odrážať štruktúru udalosti, overenú v čase. Cestovný poriadok je povinnou súčasťou pravidelných aj nepravidelných podujatí.

9. Technické zabezpečenie podujatia.

Zahŕňa školenie:

· Sála na podujatie (počet miest musí prevyšovať počet účastníkov, sála musí byť vyzdobená);

· Miesta pre prejav účastníkov (pri počte viac ako 100 účastníkov by mal byť na stole prezídia nainštalovaný mikrofón; počet miest v prezídiu by mal prevyšovať počet členov prezídia; je potrebné premyslieť dizajn a vybavenie tribúna s mikrofónom pre rečníkov);

· Technické prostriedky (mikrofóny, počítač, zariadenia na premietanie diapozitívov, stoly, osvetlenie miestnosti).

Na podujatia všetkých typov sa používajú projektory, ozvučenie, počítačové vybavenie s dostupným softvérom na vytváranie rôznych vizuálnych efektov.

Počas akcie alebo na jej konci môžete zorganizovať fotografovanie účastníkov, na ktoré si prizvite fotografa a pripravte si potrebné vybavenie.

10. Kultúrny program.

Ak je podujatie viacdňové, potom by mal byť pre účastníkov pripravený kultúrny program. Možné sú nasledujúce možnosti:

· exkurzia;

· Návšteva kultúrnych a zábavných inštitúcií;

· Koncert profesionálnych umelcov;

· Prehliadka amatérskych predstavení;

· Animačné programy s účasťou divákov.

Pri zostavovaní kultúrneho programu sa berie do úvahy dĺžka trvania podujatia, počet a kultúrno-vzdelávacia úroveň účastníkov, možnosť zakúpenia dostatočného počtu vstupeniek. Oboznámenie účastníkov s kultúrnym programom sa uskutočňuje pred začiatkom alebo počas obsahovej časti, informácie o želaniach účastníkov sa zbierajú počas prestávok.

11. Dopytovanie účastníkov podujatia.

Prieskum sa vykonáva s cieľom:

· Určenie úrovne obsahu podujatia;

· Vykonávanie ďalších referenčných a informačných prác.

Dotazníky by nemali byť zdĺhavé: vo väčšine prípadov stačí položiť účastníkom 8 - 10 otázok. Hlavná vec je, že otázky nie sú triviálne a nevyžadujú zrejmé odpovede, inak dotazník nedáva zmysel.

12. Správa o udalosti.

V poslednej fáze sa pripravia záverečné dokumenty, spracujú sa dotazníkové materiály a vypracuje sa správa.

Správa obsahuje:

· Úvod;

· Informácie o výstave: všeobecné kvantitatívne ukazovatele, sektorová a geografická štruktúra vystavovateľov a návštevníkov atď.;

· Správa o udalostiach obchodného, ​​súťažného, ​​prezentačného programu;

· Výsledky dotazníkov a sociologických výskumov;

· Prílohy (zloženie pracovných orgánov, príkazy a príkazy organizátora podujatia, plán podujatia; predpisy o súťažiach a závery súťažných komisií a pod.);

· závery a ponuky.

Čo je to „jarné sympózium 2017“?

Sympózium sa konalo od 6. do 8. marca na Helsinskej univerzite a bolo venované vedeckým otázkam a objavom v oblasti ekológie a evolučnej biológie.

Jarné sympózium je svojím spôsobom jedinečným fenoménom, pretože každoročne ho organizujú výlučne doktorandi bez pomoci administratívy a vedeckých vedúcich. Ústne správy tam môžu predkladať iba postgraduálni študenti, z ktorých každý má 15 minút na prejav a 5 minút na zodpovedanie otázok z publika. Študenti magisterského štúdia môžu výsledky svojej práce prezentovať formou posterov.

Hlavným vrcholom tohto sympózia je však porota zložená z troch pozvaných zahraničných vedcov, ktorí samostatne hodnotia prezentácie a postery. Okrem toho môže každý návštevník konferencie poskytnúť spätnú väzbu rečníkovi vyplnením formulára s otázkami. Jarné sympózium je teda neoceniteľnou platformou na školenie a zlepšovanie zručností verejnej prezentácie vedeckých prác.

Tento rok predstavilo svoj výskum verejnosti približne 50 účastníkov. Každý deň sympózia začal 45-minútovou prednáškou zahraničného odborníka. Potom nasledovali správy o postgraduálnych študentoch, rozdelené do tematických blokov a následne posterové stretnutia študentov. Vyhlásenie víťazov sympózia sa uskutočnilo na záverečnom ceremoniáli ( Veľké finále) v botanickej záhrade mesta Helsinki. Teraz budem hovoriť o tom, ako to všetko bolo organizované.

Organizačný výbor

Jadro organizácie sympózia, ktoré tvoria traja až štyria ľudia, sa zvyčajne tvorí na záverečnom ceremoniáli Veľké finále... Postgraduálni študenti, ktorí ho chcú uskutočniť budúci rok, nech o tom vedia organizátorov a stanú sa tak novými organizátormi nového sympózia. Práve oni začínajú najskôr s prípravou v podobe stanovenia strategických cieľov, získania počiatočného rozpočtu od univerzity a pridelenia zodpovedných úloh. Počas roka ich dobiehajú ďalší chalani, medzi ktorými som bol aj ja.

Celkovo nás bolo v organizačnom výbore sedem a úlohy boli rozdelené takto:

1. vedúci - koordinuje všetky práce, úradník org. výbor
2. sekretárka - zaznamenávanie zápisníc zo stretnutí, zasielanie noviniek organizátorom
3. pokladník - všetko, čo sa týka peňazí, šekov a iných finančných záležitostí
4. webmaster - nahrávanie obsahu na oficiálnu stránku, technická podpora
5. zodpovedný za starostlivosť o zahraničných vedcov
6. zodpovedný za rezervácie jedál a reštaurácií
7. Zodpovedá za rezervácie hotelov, leteniek a taxíkov pre rečníkov

Samozrejme, zoznam je veľmi podmienený a navzájom sme sa poistili, ale celkovo sa takýto systém ukázal ako veľmi efektívny! Stretávali sa pravidelne, každý mesiac (prvé stretnutie bolo už 10 mesiacov pred sympóziom!). Na stretnutiach zisťovali, čo sa urobilo a čo nie, stanovovali si nové úlohy a diskutovali o spôsoboch ich riešenia. Tajomník spísal zo stretnutia zápisnicu, po ktorej sa diskusia presunula do uzavretej facebookovej skupiny.

Čo bolo potrebné urobiť pred konferenciou?

Bez preháňania sa povie, že prípadov bolo veľmi veľa. Pre zjednodušenie som ich rozdelil do troch kategórií: tie, o ktoré sa treba starať od začiatku (strategické), pár mesiacov pred konferenciou (formálne) a týždeň pred akciou (domáce) .

Strategické ciele

Čas a miesto podujatia, výber a pozvanie rečníkov z rôznych krajín a kde na to všetko zobrať peniaze – to sú tri kľúčové otázky v tejto fáze. Vyrovnať sa s prvým z nich nebolo ťažké, organizátori išli vyšliapanou cestou predchádzajúcich 25 sympózií: začiatkom marca knižnica pre biológov vo vedeckom meste Viikki.

Posledná otázka bola ťažšia, pretože fakulta hradila len časť nákladov, takže na pokrytie druhej polovice nákladov sme museli hľadať sponzorov medzi firmami a organizáciami! Niektoré spoločnosti poskytli peniaze výmenou za svoje logo na stránke lokality a abstrakt. Iní poskytli materiálnu podporu vo forme čaju, orieškov a čokolády výmenou za umiestnenie svojich vizitiek na maškrtný stôl. Zaoberal sa tým náš pokladník, takže podrobnosti nepoznám :-)

Najťažšou úlohou pre tím bol ale výber zahraničných vedcov do poroty. Najprv musíte nájsť charizmatických odborníkov, ktorí vedia široko a jednoducho povedať o svojom výskume a ktorí by mohli prísť do Fínska začiatkom marca. Práve ich 40-minútové prednášky by mali na sympózium prilákať čo najviac ľudí. Po druhé, týmto odborníkom by malo byť poskytnuté čo najlepšie ubytovanie v Helsinkách, bezplatné spiatočné letenky a zaujímavý večerný program v podobe návštevy nezvyčajných reštaurácií. To všetko si vyžaduje starostlivé plánovanie, kalkuláciu a včasnú rezerváciu.

Napríklad vedci z USA a Kanady boli pre nás pre vysoké ceny leteniek okamžite nedostupní, no organizátori pozvali nemenej zaujímavých výskumníkov z Belgicka, Holandska a Nemecka, ktorí sa so svojou úlohou popasovali úžasne.

Formálne úlohy

Následne rozoslali účastníkom konferencie všetky potrebné informácie, pre sympózium zriadili Twitter, ktorý bol aj prílohou stránky, a zverejnili na nej najnovšie správy.

Domáce varenie

Tu sa objavujú všetky chyby, ktoré boli urobené skôr. Ale práve preto je tu posledný týždeň príprav, aby sa odstránili všetky nedostatky a akcia sa dostala do dokonalého stavu. Nejako mi to pripomenulo prípravu na promóciu alebo svadbu :-)

Ide o rôzne veci: kontrola fungovania mikrofónov a projektora v publiku, usporiadanie stojanov na plagáty, inštalácia minikuchynky na prípravu čaju a kávy (potrebovali sme až 4 kávovary, aby sme s ňou držali krok pri varení ), stretnutie so zahraničnými odborníkmi, dokonca aj čučoriedkové koláče a všetci museli jeden víkend piecť jablká spolu! Najdôležitejšie bolo rozdelenie úloh pre organizátorov počas tematických relácií: kto bude na ktorej relácii prezentovať, kto prinesie mikrofón na otázky divákov, kto pripraví kávu. Treba brať do úvahy všetky detaily, inak sa môže všetko v jednom momente zrútiť.

Čo robili organizátori na samotnej konferencii?

Najťažšie boli dni samotného sympózia: domov som odchádzal o 6.30, vrátil som sa bližšie k polnoci. Musíte byť na to pripravení a v žiadnom prípade nenechávajte dôležité vedľajšie záležitosti na obdobie udalosti.

Najzodpovednejšia úloha na konferencii, samozrejme, patrí predsedovi: musí zastupovať rečníkov, sledovať čas a v prípade potreby klásť otázky rečníkovi sám. V prípade technických problémov je to práve on, kto musí zabaviť publikum a zachovať bojovnosť. Našťastie sme nemali žiadne problémy, ale všetci organizátori bez výnimky boli lídrami. Vo všeobecnosti boli všetky úlohy rozdelené rovnomerne, každý mal čas prejsť s mikrofónom a uvariť veľa kávy :-)

Povinnosťou prezentujúcich bolo aj sprevádzanie pozvaných odborníkov počas celého dňa. Všetci sme spolu zašli na obed, aj na večeru, kde sa stihli pri pohári vína bližšie spoznať a zistiť, ako žijú a dýchajú poprední vedci západnej Európy. Dokonca aj ja, ktorý sa venuje viac fyziológii ako ekológii, som dokázal nájsť potenciálny základ pre spoluprácu s jedným z nich. Takže napriek všetkej závažnosti a formálnosti protokolu udalostí sa môžete baviť a užitočne tráviť čas!

V posledný deň odborníci vyhodnotili všetky plagáty a prezentácie s cieľom oznámiť mená víťazov na záverečnom ceremoniáli sympózia v Botanickej záhrade. Medzi nimi, na moje vlastné prekvapenie, bol aj autor tohto článku, ktorý získal prvé vedecké ocenenie vo svojej histórii!

Záver

Toto je príbeh, ktorý sa mi stal túto zimu! Na záver chcem povedať, že som si nikdy nemyslel, že organizovanie konferencie okrem stresu môže priniesť toľko pozitívnych emócií a príjemných známostí. Je to skutočne veľmi vzrušujúca činnosť, ak k nej pristupujete so srdcom.