Neprenáša fax. Právna sila dokumentov zasielaných faxom a e-mailom

Článok popisuje vlastnosti používania faxov, pomáha pri výbere pri nákupe a riešení problémov, ktoré sa vyskytnú v priebehu práce.

čo je fax? Komu a kam sa posiela?

Zhruba povedané, faxová alebo faxová komunikácia bola vynájdená asi pred 100 rokmi na začiatku 20. storočia. Hoci hlavný boom faxu nastal v 80. rokoch minulého storočia, fax a dodnes zostáva nemenným atribútom každej kancelárie, a to aj napriek prudkému rozvoju internetových technológií. Fax je len skratka z latinského „fac simile“, čo znamená „urobiť to isté“, „vytvoriť duplikát“.

Ako funguje fax v porovnaní? Nebudeme sa vŕtať v špecifikách vnútornej štruktúry, ale pre jednoduchosť porovnajme fax s fungovaním troch zariadení: skenera, modemu a tlačiarne. Keď sa odošle fax, zariadenie naskenuje dokument pomocou svetelných senzorov a prevedie prijatý obraz na elektrické signály a odošle ho zašifrovaný cez telefónne/faxové kanály. V režime modemu a tlačiarne fax funguje, keď prijme dokument. Dáta prijaté cez komunikačné linky sa dešifrujú a vytlačia na papier.

Dnes je táto úloha oveľa jednoduchšia na zvládnutie pomocou skenera a e-mailu. Tento spôsob je časovo menej náročný a výsledný dokument na rubovej strane bude oveľa bližšie k originálu. Sú však situácie, keď je internet dočasne alebo v zásade nedostupný, alebo adresát potrebuje kópiu dokumentu zaslanú faxom.
Vtedy nám pomôže starý dobrý fax, s ktorého prevádzkovými a riadiacimi funkciami sa bližšie zoznámime.

Prvýkrát – prvý fax

Takže ste sa ocitli vo veľmi nezávideniahodnej situácii: hneď v prvý pracovný deň bolo prvou úlohou prijať úlohu poslať/prijať fax. A ešte ste nikdy nevideli fax. Aby ste nespadli tvárou dolu do špiny a vyhli sa odpovedi „neviem“, podrobne popíšeme proces odoslania faxu, aby ste na prvý raz nedostali smiešne prepichnutia alebo zbytočné otázky. techniku.

Prijať fax

Prijatie faxu je najjednoduchšia dostupná operácia. Fax môžete prijímať v manuálnom alebo automatickom režime.

Manuálny režim znamená nasledujúci postup: zdvihli telefón, v odpovedi počuli frázu „Prosím, prijmite fax“ alebo typický faxový signál, odpovedali „Súhlasím / začínam“ alebo v štýle Jurija Gagarina – „Poďme choď!", Stlačte zelené tlačidlo "Fax / Start "a počkajte na úplný výtlačok faxu. Nemali by ste okamžite vracať prijímač späť na miesto, pretože prijatý dokument musí byť skontrolovaný z hľadiska čitateľnosti a prítomnosti skreslení, aby ste potvrdili odosielateľovi, že všetko prišlo v poriadku, niekedy povedať svoju pozíciu a priezvisko.

Automatický režim vyžaduje jednorazové nastavenie počtu zvonení, po ktorom bude zariadenie prijímať faxy samo. Vo väčšine modelov možno toto nastavenie nájsť v ponuke „Fax-Možnosti-Počet zvonení“. A na ovládacom paneli je špeciálne tlačidlo na prepnutie faxu do automatického režimu. Automatický režim je vhodný pre vyhradené faxy aj telefóny-faxy, ktoré zamestnanci nechávajú bez dozoru v noci, cez víkendy alebo sviatky.

Odoslanie faxu

O niečo náročnejšia úloha, ale len preto, že musíte vytočiť číslo účastníka a orientovať sa v situácii.

Na začiatok teda vložte dokument, ktorý odosielate, do prijímača textom nadol, kým fax neuchopí hárok a neposunie ho mierne dopredu. Ak sa veľkosť papiera líši od štandardnej, posuňte vodidlá papiera smerom k okrajom papiera, aby ste predišli zošikmeniu dokumentu počas odosielania. Potom vytočte číslo účastníka a počkajte na odpoveď. Ako odpoveď môže zaznieť faxový signál, ak je fax nakonfigurovaný v automatickom režime na druhom konci kábla, alebo sa môže ozývať hlas účastníka, ktorý by mal byť potešený frázou „Prijmite fax“. Keď sa v prijímači objavia zvuky faxu, môžete bezpečne stlačiť tlačidlo "Fax / Štart" a sledovať proces "absorpcie" dokumentu faxom.

Skromnejšie modely faxov umožňujú odosielať po jednom hárku, čo vás núti „začať“ odznova po každom odoslanom hárku. Vopred upozornite predplatiteľa, že budete posielať niekoľko listov. Moderné a niektoré staršie modely faxov majú podávač dokumentov a dokážu odosielať viacero listov naraz.
Urobíme fotokópiu.

Nečudujte sa, ale uchýliť sa k takémuto triku nie je hriech, keď sa kancelárska kopírka pokazí a kópiu treba každú chvíľu. Skôr sme spomenuli, že fax je skener a tlačiareň zároveň. Mnoho modelov má preto samostatné tlačidlo "Kopírovať", kliknutím na ktoré môžete vytvoriť fotokópiu požadovaného dokumentu, niekedy dokonca zvoliť kvalitu kópie.

Typické problémy s faxom

Áno, nepochybne, každé zariadenie, ktoré používame, má poruchy. Všetko by bolo v poriadku, no len tieto poruchy sa objavujú v tých najnevhodnejších momentoch – „Murphyho zákon“ v akcii. To znamená, že keď sa počíta každá sekunda, fax sa môže pokaziť, odmietnuť prijať alebo vytlačiť dokument. Aby sme mohli rýchlo a rýchlo reagovať, opraviť poruchu, zvážime hlavné poruchy, ktoré sa vyskytujú na faxovom zariadení, a spôsoby ich odstránenia.

Fax nevykazuje žiadne známky „života“
Fax je napájaný z elektrickej zásuvky. Skontrolujte, či je faxový kábel zapojený do elektrickej zásuvky. Ak máte prenosný faxový prístroj GSM, mali by ste nabiť alebo vymeniť vstavanú batériu.

Červený pruh na papieri zmizol.
Červený pásik je indikátorom konca termopapiera na kotúči. So zrušením prijatého faxu sa neponáhľajte, pretože budete mať na sklade ešte 2-3 hárky A4. Moderné modely faxov majú navyše vstavanú pamäť, ktorá vám umožní prijímať a ukladať desiatky strán bez papiera. Po výmene kotúča papiera sa tlač vykoná z pamäte zariadenia.

Papier sa zasekol.
Keď vidíte takúto situáciu, neponáhľajte sa prudko vytiahnuť zaseknutý list, aby sa nerozbil. Vyberacie valčeky zvyčajne držia hárok dobre, ale silnou, pomalou a stálou silou sa zrolujú a uvoľnia zaseknutý hárok. Je tiež možné, že rolový papier, na ktorý sa tlačí prijatý fax, sa zasekol. V takom prípade otvorte kryt faxu a odstráňte pokrčenú časť.

Fax nezachytáva odosielaný dokument.
Táto situácia sa stáva pomerne často. Do prijímača dokumentov by sa mohli dostať odpadky, sponka na papier alebo iné drobné kancelárske potreby. Ak je to možné, odstráňte cudzie predmety pomocou pinzety, magnetu, vysávača do auta so špeciálnym nástavcom alebo jemne vytraste nečistoty otočením faxu.

Prijatý fax je ťažko viditeľný.
Dôvod je buď zo strany odosielateľa (odosielaný dokument nie je veľmi kontrastný), alebo z vašej strany (minie toner na tlač, je chybná fixačná jednotka). Požiadajte odosielateľa o opätovné odoslanie alebo skontrolujte, či sa na vašom faxovom zariadení nevyskytujú problémy s tonerom v kazete.

Fax nedorazil celý.
Odoslanie faxu je potrebné zopakovať, predchádzajúci pokus môže byť neúspešný z dôvodu zlyhania komunikačnej linky.

Príjemca faxu dostane prázdny fax.
V tomto prípade s najväčšou pravdepodobnosťou vkladáte hárok, ktorý odosielate, nesprávnym smerom, alebo druhej osobe došiel toner vo faxe. Nezabudnite, že dokument, ktorý odosielate, musí byť vložený textom nadol. V najhoršom prípade má fax chybnú jednotku skenera - priama cesta do servisného strediska.

Príjemca faxu dostane úplne čierny fax.
Problém je na vašej strane – skenovacia lampa alebo jednotka skenera je chybná a musí byť opravená v servisnom stredisku.

Odosielaný dokument je zaseknutý (príjemcovi chýbajú niektoré riadky).
Tieto problémy sú dôsledkom opotrebovania preťahovacích valcov. Ak chcete problém vyriešiť, musíte v servisnom stredisku obnoviť alebo vymeniť podávacie valčeky.

Na prijatom dokumente sa objavujú biele pruhy, ktoré sa však nezobrazujú v režime kopírovania.
Problém nie je vo vás, ale vo vysielacej strane.

Ľavá alebo pravá strana prijatého dokumentu sa nevytlačí.
Mechanizmus upínania papiera k tepelnému pravítku je chybný. Bude potrebná oprava v servisnom stredisku.

Nie je možné odoslať/prijať fax, hoci fax vytvára kópie.
Vyskytol sa problém so spojkou telefónnej linky. Na vyriešenie problému je potrebná oprava kvalifikovaným technikom.

Ale ako?

Odpovieme na množstvo otázok, ktoré budete musieť položiť zamestnancom alebo vyhľadávaču google aspoň raz. Odpovede vám poskytneme teraz, takže v budúcnosti môžete pokojne faxovať.

Ako otvorím kryt faxu?
Jedna z najčastejších otázok. Odpoveďou je malé tlačidlo, zvyčajne na pravom bočnom paneli faxu. Stlačte ho až na doraz a veko sa automaticky otvorí. Na zatvorenie sklopte kryt, kým nezacvakne.

Ako naplním fax tonerom/atramentom?
Ak sa fax prestane tlačiť alebo sa výrazne zhoršila kvalita prijatých dokumentov, dochádza v ňom atrament alebo sú niektoré prvky nefunkčné. Kroky na vyriešenie problému sa líšia v závislosti od konkrétneho modelu faxu.
a) Fax sa tlačí na termálny papier. V tomto prípade je pravdepodobne poškodené vykurovacie teleso, ktoré „vyvíja“ text na termopapieri, a nedá sa vyhnúť oprave v servisnom stredisku.
b) Fax s laserovou tlačou (zvyčajne ide o MFP s funkciou faxu). Naplňte kazetu produktu tonerom. Túto operáciu môžete vykonať sami, ale bude to vyžadovať veľa zručností a skúseností s takouto technikou. Kazetu je lepšie doplniť v servisnom stredisku.
c) Faxovanie pomocou tepelného prenosu. Zdrojom termopásky, ktorá prenáša výsledný obraz na papier, je cca 250 listov A4. Ak chcete pokračovať v tlači, stačí si kúpiť nový kotúč termopásky.

Ako vložím novú rolku termopapiera?
1. Otvorte kryt faxu. 2. Odstráňte prázdny kartónový valec z opotrebovaného kotúča. 3. Rozbaľte novú rolku: odstráňte plastový obal a uvoľnite prilepený okraj. 4. Vložte rolku do priehradky na papier a odvíjajte 15-20 cm tak, aby papier prečnieval za priehradku. 5. Zatvorte kryt faxu.

Ako odfaxujem veľmi veľký alebo veľmi malý dokument?
Stáva sa, že faxom potrebujete poslať doslova jeden odsek textu alebo trochu viac ako jeden list. V prvom prípade odsek na odoslanie odrežte z hárku alebo hárok prehnite na polovicu – ušetríte tým papier príjemcu a čas na odoslanie. V prípade veľkého dokumentu, aby sa "nezačalo" odosielať fax 2x, ihneď po prvom liste (prekrývajúcom sa) pošlite chýbajúci fragment dokumentu alebo celý 2. list. Moderné faxové modely preberajú druhý a ďalší list dokumentu samy.

Ako zistím, od koho fax prišiel?
Zadanie takýchto údajov do pamäte faxu je prvá vec, ktorú musíte urobiť. Bude to vyzerať takto: v hornej časti odosielaného dokumentu je vytlačené meno adresáta vašej inštitúcie, telefónne číslo a ďalšie údaje. Zadajte tieto údaje do pamäte faxu sami pomocou návodu na obsluhu vášho konkrétneho modelu.
prečo to robiť? Jednak je to pohodlné pre príjemcu – vždy aj po dlhšom čase bude vedieť, od koho fax je. Po druhé, môžete bezpečne odoslať fax, ak fax príjemcu pracuje v automatickom režime bez živého človeka, ktorý sa bude pýtať, kto a prečo prenáša ten alebo ten dokument.

Aký model faxu si mám vybrať?

Pozrime sa bližšie na to, čo sa dnes dá nájsť na pultoch technotrhov a internetových obchodov v sekcii „Fax / Telefónia“, ako aj na zásadné rozdiely medzi konkrétnymi modelmi.
Prvá vec, ktorú musíte pri výbere faxu určiť, je typ tlače prijatých faxov. Tento bod je dôležitý a v podstate aj hlavný, pretože všetky ostatné faxové funkcie sú blízko štandardu.

Existujú tieto typy tlače: laserová tlač, termotransfer, tlač na termopapier. Každý spôsob tlače má svoje výhody a nevýhody, ktoré si bližšie popíšeme.

Tlač na termopapier. Nevyžaduje dopĺňanie tonerom, zo spotrebného materiálu sa používa iba termopapier, na ktorý špeciálny mechanizmus „vypáli“ text prijatého faxu. Nedostatok termálneho papiera je krehkosť. Časom papier zožltne a kresba môže citeľne vyblednúť. Nie je vhodný na dlhodobé skladovanie dokumentov.

Laserová tlač. V skutočnosti ide o tie isté dokumenty vytlačené na tlačiarni, ktorých trvanlivosť je neobmedzená a od nepriateľov sa dajú izolovať iba kvapky tekutiny, ktoré môžu rozmazať tlač. Najekonomickejší typ tlače. Laserová tlač sa nachádza hlavne v multifunkčných zariadeniach s faxovými funkciami.

Tepelný prenos. Pomocou metódy tepelného lisu sa prijatý fax prenesie (akoby pod pauzovacím papierom) na papier. Kvalita dokumentu je porovnateľná s laserovou / atramentovou tlačou, ale cena je oveľa vyššia. Najdrahšia možnosť tlače.

Ďalšie funkcie faxu

Len sa nesnažte nájsť modely faxov so 4" displejom a 8 megapixelovým fotoaparátom. Nie sú to smartfóny pre vás, ale faxy majú okrem „Volať“ a „Odoslať/prijať fax“ aj ďalšie užitočné funkcie.

Odkazovač. S jeho pomocou nezmeškáte jediný hovor / fax. Po nakonfigurovaní parametrov odkazovača samotný fax po určitom počte zazvonení prijme hovor, zaznamená prijatú správu alebo, rozpozná špeciálny signál, prijme fax.

Bezdrôtové slúchadlo. Takzvaný rádiotelefón namiesto bežného drôtového slúchadla. Jeho užitočnosť je zrejmá – fax možno umiestniť do inej kancelárie alebo mimo pracovného priestoru, aby sa eliminoval hluk, ktorý vytvára.

Xerox. Možnosť skopírovať dokument stlačením tlačidla príde vhod v prípade poruchy hlavnej kopírky alebo tlačiarne.

Pamäť prijatých / odoslaných faxov. Keď sa vo faxe minie papier, pomocou tejto funkcie je možné uložiť do pamäte až 2-3 desiatky listov prichádzajúceho dokumentu. Ak chcete odoslať dokument niekoľkým účastníkom, fax zapíše všetko do pamäte a potom odošle hromadný fax.

A kde je odpoveď na najdôležitejšiu otázku: “ Aký model faxu si mám kúpiť?", - pýtaš sa? Odpovedáme.

Pre kancelárske potreby sa lepšie hodí veľké množstvo prijatých a odoslaných faxov, model s laserovou tlačou, bezdrôtové slúchadlo a prítomnosť všetkých potrebných doplnkových funkcií.

Laserová tlač bude lacnejšia ako ostatné, funkcie skupinovej pošty, záznamník, pamäť faxu len uľahčia prácu pracovníkovi zodpovednému za fax.

Na domáce podmienky a príjem jedného alebo dvoch faxov za štvrťrok nemôžete minúť veľa peňazí a vziať si základný model s potlačou na termopapier alebo termotransferom.

Výrobcovia faxov a najobľúbenejšie modely

Našťastie medzi výrobcami faxov existuje malá konkurencia, čo výrazne uľahčuje výber správneho modelu. Nesporným lídrom je Panasonic, ktorý má v sortimente viac ako dve desiatky modelov faxov.

Brat, Philips sú výrobcovia, ktorí síce majú malý sortiment, no nedovoľujú Panasonicu konečne sa uvoľniť kvôli nedostatku konkurencie. Vo svojom arzenáli majú niekoľko vynikajúcich modelov faxov s dobrým pomerom cena / kvalita.

Possio je možnosťou pre tých, ktorí sú ochotní zaplatiť za fax, ktorý sa tlačí na termopapier, v cene 10 bežných faxov. Je však za čo platiť – spoločnosť je zameraná na mobilné GSM-faxy, ktoré si môžete vziať so sebou na cesty. Vynikajúca možnosť pre aktívne podnikanie bez kancelárie.

Aby ste nemuseli dlho hľadať, odporúčame vám venovať pozornosť TOP-5 populárnym modelom faxov s vynikajúcim pomerom cena / kvalita:
- Panasonic KX-FT988RU, Brother FAX-335, Philips HFC 325 - lacné, ale celkom funkčné modely. Medzi dostupné funkcie, v závislosti od modelu: kopírovanie, odosielanie / prijímanie faxu, ID volajúceho, pamäť pre prijaté faxy na 15-28 listov, multicasting pre 20 účastníkov, automatický podávač dokumentov.

Všetky tieto modely využívajú na prácu termopapier, ktorý šetrí peniaze za spotrebný materiál a robí tlač veľmi ekonomickou.

- Panasonic KX-FC965RU, Philips PPF 685 Magic 5 Voice Dect - zariadenia vyššej cenovej kategórie s rozšírenou sadou funkcií. Okrem káblového slúchadla obsahuje súprava aj bezdrôtové slúchadlo DECT. Funkcia pamäte na 25-50 listov je dostupná nielen pre prijaté, ale aj pre odoslané dokumenty, možný je oneskorený faxový prenos skupine predplatiteľov.

- Okrem spomínaných 5 obľúbených modelov faxov zvážte kompaktný GSM-fax Possio Greta, ktorý tlačí na termopapier. Zásadný rozdiel medzi týmto faxom a ostatnými modelmi spočíva v jeho absolútnej autonómii. Vstavaná batéria, GSM-modul, hmotnosť 1 kg - to všetko vám umožní mať fax vždy a všade po ruke, či už ste na cestách alebo ďaleko od svojho pracoviska.

Užitočné faxové tipy a triky.

Pred odoslaním faxu skontrolujte, či nie sú zošívačky alebo kancelárske spinky, ktoré by mohli poškodiť vnútorné mechanizmy faxu.

Pri odosielaní dokumentu sa list s textom položí lícom nadol (textom) nadol.

Vopred sa zásobte dostatočným množstvom termopapiera, ktorý sa zvykne minúť v tú najnevhodnejšiu chvíľu.

Skontrolujte každý dokument, ktorý dostanete faxom, pretože chýbajúci a chýbajúci jeden riadok nie je nezvyčajné a opakované volanie so žiadosťou o opätovné odoslanie jednej alebo druhej strany je problematické.

Pred kúpou faxu správne zhodnoťte svoje finančné možnosti: lacný model faxu s termotransferovou tlačou bude v dôsledku toho stáť najviac kvôli spotrebnému materiálu, zatiaľ čo drahší model s laserovou tlačou na papier A4 bude časom stáť. plne odôvodniť svoje náklady a ušetriť. Najlepšou možnosťou sú faxy, ktoré pracujú s termopapierom.

Pamätajte na niekoľko bezplatných a platených služieb na odosielanie faxov cez internet. V prípade poruchy faxu vyriešia váš problém v priebehu niekoľkých minút.

Programy na odosielanie faxov cez internet

Tento postup sa môže zdať zvláštny, pretože je oveľa jednoduchšie odoslať dokument cez internet pomocou e-mailu. Sú však situácie, keď vám problémy na telefónnej linke bránia používať fax. Iná situácia – ste na služobnej ceste, nemáte po ruke mobilný GPS-fax od Possia, ale máte telefón alebo tablet s prístupom na internet. Práve vtedy dobre poslúžia rôzne služby a programy na odosielanie faxov cez internet. Poďme sa s nimi zoznámiť na príklade 3 služieb.

Služby na odosielanie faxov cez internet

Pomocou služby Freepopfax.com máte možnosť bezplatne poslať faxom akúkoľvek textovú správu alebo dokument v rôznych formátoch (doc, jpg, png, pdf). Stačí vyplniť krajinu príjemcu a číslo faxu, uviesť celé meno a e-mail, nezabudnite priložiť dokument na odoslanie alebo pripravenú SMS. Po doručení faxu adresátovi Vám bude na Váš e-mail zaslané potvrdenie.

Táto služba bola braná len ako príklad, je bezplatná a umožňuje odosielať maximálne 2 faxy denne do 40 krajín sveta. Na internete nájdete množstvo podobných obmedzených bezplatných a funkčných platených služieb na odosielanie a príjem faxov. Zvyčajne. Bezplatné služby nevyžadujú registráciu, ale obmedzujú počet dokumentov, ktoré sú k dispozícii na odoslanie za deň. Platené služby môžu mať špeciálny klientsky softvér, pohodlnú podpornú službu, poskytnúť vám vyhradené faxové číslo na odosielanie a prijímanie faxov.

Hlavným rozlišovacím znakom tohto typu služby je, že okrem prístupu na internet nepotrebujete žiadne ďalšie vybavenie (fax, faxmodem).

Služby pre príjem faxov cez internet

Tieto služby spravidla prevezmú fax za vás a pošlú jeho kópiu na váš e-mail.

Napríklad služba „Virtuálny fax“ od spoločnosti Quickfon vám umožňuje prijímať fax počas hovoru na mobilnom telefóne stlačením jednoduchej kombinácie kláves. Fax je zaslaný na váš e-mail vo forme pdf dokumentu, ktorý je možné následne vytlačiť alebo sa s jeho obsahom oboznámiť kontrolou e-mailu.

Pohodlie tohto druhu služieb je zrejmé: fax alebo niekoľko faxov bude súčasne prijatých a bezpečne uložených bez ohľadu na to, kde sa nachádzate.

Hlavným rozdielom medzi programami zo série VentaFax je použitie faxmodemu na odoslanie faxu. To znamená, že pomocou VentaFaxu získate takzvaný veľmi funkčný „počítačový fax“.

Po inštalácii softvéru sa všetky manipulácie pri odosielaní a prijímaní faxov vykonávajú na počítači - žiadne hlučné faxy a kotúče termopapiera.

Zhodnoťme funkčnosť VentaFaxu pomocou obchodnej verzie programu ako príkladu:

• Odosielanie hlasových a faxových správ manuálne alebo podľa určeného plánu jednému alebo niekoľkým účastníkom.
• Prijímanie faxových a hlasových správ a ich odosielanie na niekoľko e-mailových adries. Čo to znamená? Ak fax dorazí počas vašej neprítomnosti na pracovisku, jeho kópia vám bude zaslaná na váš e-mail.
• Previesť prichádzajúce faxy do formátu pdf. Všetky práce na vytvorení databázy prijatých faxov teda prebiehajú v automatickom režime.
• Neobmedzená registrácia (nahrávanie) telefonátov na vaše číslo.
• ID volajúceho, záznamník.
• Preposielanie správ na iný telefónny fax.
• Rusifikované a intuitívne rozhranie programu.

VentaFax nie je jedinou možnosťou na odoslanie faxu pomocou faxmodemu, ale slúži ako príklad, aby bolo možné jasne pochopiť všetky možnosti tohto typu služby.
Ďakujeme, že ste si prečítali tento článok, pokúsili sme sa odpovedať na všetky možné otázky, ktoré môžu vzniknúť pri práci s faxom. Napíšte nám, aké máte problémy s kancelárskymi zariadeniami a my sa pokúsime na ne odpovedať.

Dokument PDF môžete podpísať na svojom telefóne, tablete alebo inom počítači a poslať ho komukoľvek. Niektoré organizácie však stále neprijímajú dokumenty e-mailom – možno budete musieť dokumenty odfaxovať. Smartfón nemôžete použiť ako fax alebo na vytáčanie modemu pomocou telefónneho spojenia. Pri odoslaní faxu sa budete musieť spoľahnúť na aplikáciu alebo službu tretej strany, rovnako ako pri odosielaní faxu z počítača.

Ako odosielať a prijímať faxy cez sieť bez faxu alebo telefónnej linky

Nenájdete aplikáciu, ktorá by vám umožnila bezplatne posielať neobmedzené množstvo faxov. Každá aplikácia, ktorú nájdete, vás pri pravidelnom používaní bude stáť peniaze. Niektoré aplikácie vám budú môcť bezplatne poslať viacero stránok, ale to je tak všetko. Tieto služby by mali platiť za telefónne čísla a rozhranie telefónnej siete. Váš smartfón nebude schopný vykonávať vytáčanie modemu, takže to nie je triviálna úloha, ktorá vás čaká.

A hoci vás všetky tieto služby budú stáť peniaze, môžete si vybrať lacnejší a pohodlnejší spôsob. Alternatívou je zaplatiť si za používanie faxov na poštách alebo si zakúpiť vlastný fax a pripojiť ho k telefónnej linke. Obe možnosti budú pravdepodobne výrazne drahšie, ak potrebujete odoslať viacero faxov. Ak ste si práve kúpili telefón v internetovom obchode MobiOK a chcete z neho vyťažiť maximum – tento článok je určený práve vám.

Navrhovaná metóda tiež umožňuje robiť všetko úplne elektronicky. Dokumenty PDF môžete podpísať a vyplniť v telefóne a odfaxovať ich. Alebo použite fotoaparát telefónu na skenovanie papierových dokumentov a ich faxovanie.

Aplikácie na odosielanie faxov pre iPhone a Android

Napíšte „fax“ v App Store a nájdete veľa možností, no žiadna z aplikácií nie je v skutočnosti zadarmo. Tých niekoľko stránok, ktoré vám bezplatne odošle fax, je zvyčajne obmedzených na niekoľko strán, kým vám budú účtovať peniaze.

Je tu však veľký problém – drvivá väčšina prípadov, keď potrebujete niečo odfaxovať, si vyžaduje zvýšené súkromie. Faxujete dokument, ktorý obsahuje vysoko osobné informácie – zdravotné, daňové alebo vládne orgány zvyčajne vyžadujú odoslanie faxov obsahujúcich osobné informácie.

Nemôžete dôverovať nikomu, kto používa fax, s vašimi osobnými údajmi. Máme pre vás teda niekoľko odporúčaní.

RingCentral Fax

Ak budete neustále posielať dôverné faxy alebo budete pracovať pre spoločnosť, ktorá takúto službu potrebuje, potom RingCentral Fax, čiastočne vlastnený spoločnosťami Cisco a AT&T, je pravdepodobne najlepšou voľbou pre vaše potreby. Najmä preto, že služba má mnoho skvelých bezpečnostných funkcií a podpora viacerých používateľov so samostatnými faxovými linkami.

Majú tiež skutočne šikovnú mobilnú aplikáciu, ktorá je pravdepodobne jedným z najpohodlnejších spôsobov faxovania. Prípadne môžete posielať faxy e-mailom. Aplikácia má všetky funkcie, ktoré si dokážete predstaviť, vrátane integrácie s Outlookom, Diskom Google, Dropboxom, Boxom a dokonca môžete získať aj bezplatné číslo. Služba má tiež mnoho bezpečnostných prvkov, ktoré môžu byť užitočné pre spoločnosti alebo ľudí, ktorí prenášajú chránené informácie.

Samozrejme, ak chcete poslať len niekoľko faxov, môžete použiť jeden z ich lacných dátových programov za menej ako 7 dolárov mesačne ... a potom ho po mesiaci alebo dvoch jednoducho zrušiť.

Odosielanie jedného alebo viacerých faxov

Ak chcete iba príležitostne odosielať viacero faxov, môžete sa rozhodnúť pre službu eFax, ktorá je známa tým, že je to spoločnosť, ktorá v podstate prišla s digitálnymi faxmi. Majú skvelú mobilnú aplikáciu, ktorá vám umožní odosielať a prijímať faxy.

Ak potrebujete len poslať fax, odporúčame aj MyFax, ktorý vám umožní poslať až 10 bezplatných stránok bez nutnosti platiť. To nie je veľa, ale je to viac faxov, ako väčšina používateľov odošle za rok. Ak potrebujete každý mesiac odoslať viac stránok, môžete prejsť na bežný plán.

Obe tieto služby sú renomované a vlastní ich tá istá veľká spoločnosť, ktorá na tomto trhu pôsobí už mnoho rokov. Toto nie je nejaký druh operácie cez noc. Nemusia poskytovať všetky funkcie zabezpečenia, ktoré poskytuje RingCentral, no nemusíte sa obávať, kto má prístup k vašim osobným údajom.

Zaslanie faxu e-mailom

Ak používate Windows Phone, Blackberry, Fire Tablet alebo iný operačný systém, vždy sa môžete prihlásiť na odber RingCentral, eFax alebo MyFax a potom použiť webovú stránku na odoslanie faxu – alebo môžete použiť ich fax na e-mail.

Takmer všetky služby umožňujú odosielať faxy odoslaním dokumentu e-mailom na číslo, na ktoré sa pokúšate odoslať fax. Napríklad, ak chcete poslať fax na číslo 800-666-3434, musíte dokument poslať e-mailom, napr. [e-mail chránený](nie je to skutočná adresa).

Schopnosť odosielať faxy e-mailom znamená, že akékoľvek mobilné zariadenie môže jednoducho odosielať faxy bez inštalácie ďalších aplikácií.

V konečnom dôsledku neexistuje žiadna optimálna faxová aplikácia pre každého. Ak musíte pravidelne odosielať pomerne málo stránok, služba ako RingCentral alebo eFax môže byť najlepšia. Ak chcete odoslať len jeden alebo viac faxov, MyFax je pravdepodobne najlepšou voľbou.

Ak používate smartfón na inej mobilnej platforme (napríklad Windows Phone), najlepšie urobíte, ak si nájdete faxovú službu, ktorá vám umožní odosielať faxy e-mailom, čo je vo všeobecnosti najjednoduchší a najlepší spôsob odosielania faxov.

Hoci sa dnes väčšina dokumentov posiela e-mailom, fax je stále populárny. Ľudia majú často otázku: ako poslať fax, je to ťažké. Pri odosielaní dokumentov faxom nie je nič zložité, tento postup pozostáva z niekoľkých jednoduchých krokov, ktoré zvládne každý.

Odoslanie faxu

• Najprv si musíte pripraviť dokument, ktorý odfaxujete. Zvyčajne sú potrebné informácie vytlačené na papieri A4, pretože nie všetky modely faxov dokážu odosielať dokumenty menšej veľkosti. V každom prípade sú listy formátu A4 v poriadku. Ak vaše zariadenie podporuje odosielanie dokumentov rôznych veľkostí, musí mať nastavovače veľkosti papiera.
• Je dôležité, aby bol váš dokument dobre vytlačený, inak môže mať adresát problémy s analýzou informácií, ktoré sú v ňom uvedené. Ak sú z nejakého dôvodu text alebo obrázky na hárku rozmazané, je lepšie vytlačiť dokument znova.
• Po príprave dokumentu na odoslanie otvorte vo faxe podávač dokumentov. Zvyčajne sa umiestňuje na zadnú stranu prístroja. Dokument musí byť vložený lícom nadol.
• Ak potrebujete odoslať viacero hárkov, postup ich vloženia bude závisieť od typu zariadenia, ktoré máte. Niektoré faxy podporujú hromadné odosielanie, takže do zásobníka zariadenia možno vložiť viacero listov, zvyčajne nie viac ako desať. Existujú aj modely faxov, ktoré nepodporujú odosielanie viacerých listov, takže dokumenty je potrebné vkladať po jednom. Po vložení dokumentu do zariadenia by ste mali počuť jedno pípnutie, po ktorom sa dokument zachytí.
• Pred faxovaním dokumentov vytočte na zariadení číslo príjemcu a počkajte, kým telefón zdvihne telefón. Potom sa musíte predstaviť a požiadať partnera, aby prijal fax. Zvyčajne je príkaz na odoslanie dokumentu faxom "Štart", po ktorom musíte vy aj váš adresát stlačiť tlačidlo "Štart" na zariadení. Tým sa spustí odosielanie faxu, nikdy nezaveste, kým sa nedokončí. Stáva sa, že adresát má automatický fax. V tomto prípade je všetko oveľa jednoduchšie: stačí vytočiť číslo, počkať na faxový signál a stlačiť "Štart".
• Po odoslaní dokumentu stlačte tlačidlo "Pripojiť" a opýtajte sa, či bol fax doručený a či sú informácie rozmazané. Ak vám dokument príde v zlej kvalite, musíte ho odoslať znova.

Kam môžem poslať fax

Niektoré podniky dnes vyžadujú odoslanie určitých dokumentov prostredníctvom faxov. Čo ak nemáte fax alebo k nemu nemáte prístup?

Fax môžete poslať na poštu. Tam vám za poplatok váš dokument pošlú kamkoľvek budete potrebovať. O túto službu môžete požiadať aj špecializované firmy, ktoré sa zaoberajú odosielaním faxov.

Samozrejme, existujú aj jednoduchšie možnosti: požiadať o zaslanie faxu z kancelárie alebo požiadať o pomoc priateľov. Určite máte priateľov, ktorí majú v práci fax.

Ak musíte často odosielať faxy, mali by ste zvážiť kúpu faxu. Nie každý však chce mať doma ďalší rozmerný prístroj, preto musíte porozmýšľať nad inými spôsobmi riešenia problému.

Nie každý vie, že fax môžete odoslať aj pomocou počítača. Samozrejme, na to musí byť pripojený k internetu, inak nebude nič fungovať. Na vytvorenie naskenovanej kópie dokumentu, ktorý sa má odoslať, musíte mať aj skener.

Dnes mnohé stránky ponúkajú bezplatné odosielanie faxov cez internet. Niekedy ešte musíte zaplatiť za odoslanie dokumentu, preto je dôležité najprv sa oboznámiť s pravidlami stránky. Zvyčajne majú podrobné pokyny na odoslanie faxu z počítača, pretože tento postup sa na rôznych stránkach mierne líši.

Moderný svet informácií si vyžaduje rýchlu výmenu rôznych informácií. Faksimilná komunikácia zaujíma v tomto prúde významné miesto. S jeho pomocou sa prenášajú textové správy, grafické diagramy, obrázky. Faxy sú inštalované v kanceláriách, ale nie každý vie, ako ich používať, a to aj napriek rozšírenému používaniu takýchto zariadení. Môžete tiež odosielať a prijímať faxy cez internet. Nižšie nájdete odporúčania, ako odoslať fax rôznymi spôsobmi.

Ak je v kancelárii telefax, je ľahké prijať alebo odoslať dokument. Nižšie podrobne popíšeme, ako prijať fax a potom odoslať fax z telefónu.

Prijímanie faxu

Ak vám zavolajú a požiadajú o prijatie faxu, odpoviete: „Prijímam“ alebo konvenčným slangovým slovom „Začnime“, čo znamená, že ste pripravený na postup.

1. Po zaznení tónu stlačte zelené tlačidlo Štart.
2. Počkajte na úplný výtlačok preposlaného dokumentu.
3. Po prijatí dokumentu kliknite na „Stop“.

Ak chcete dokument prijať, informujte odosielateľa o pripravenosti a kliknite na tlačidlo "Štart".

Ak sa prenos uskutočnil s deformáciami textu, grafiky, informujte o tom odosielateľa, aby mohol prenos zopakovať.

Počas prenosu môžete po spustení prenosu zavesiť. Potom sa práce neprerušia. Ak chcete potvrdiť prenos alebo pokračovať v konverzácii, zostaňte na linke, po dokončení prenosu bude audiohovor opäť fungovať, môžete nahlásiť, že postup bol úspešný a pokračovať v konverzácii.

K dispozícii je automatický režim, ktorý umožňuje samotnému zariadeniu bez vašej pomoci prijímať dokumenty. Môžete ho nakonfigurovať v špeciálnom menu "Parametre - Počet hovorov", povoľte tlačidlo, ktoré je na to priradené na paneli. Automatický režim je vhodný, keď je prenos možný v noci, na sviatky, v neprítomnosti pracovníkov v kancelárii.

Odoslanie faxu

Ak ste nikdy nepracovali s kancelárskym vybavením, vysvetlíme vám, ako poslať dokument faxom.

Pripravte dokument, zvyčajne sa používa formát A4. Skontrolujte kvalitu tlače, aby príjemca nemal neskôr problémy s čítaním. Ak je atrament rozmazaný alebo rozmazaný, môžu nastať problémy, je lepšie hárok vytlačiť znova. Pred odoslaním odstráňte z hárku kancelárske sponky, sponky. Očíslujte strany, aby ste sa neskôr vyhli nejasnostiam.

1. Otvorte veko, zvyčajne je na to na bočnom paneli malé tlačidlo.
2. Nezabudnite vložiť hárok lícom nadol do špeciálneho zásobníka. Zásobník vo väčšine zariadení je umiestnený v zadnej časti, pokrytý vekom. Zaznie cvaknutie, krátke pípnutie signalizujúce, že hárok bol vložený správne, stroj ho uchopil.
3. Zavolajte príjemcovi, informujte o preposielaní faxu, počte odoslaných strán.
4. Keď je adresát pripravený prijať písomnosť, odpovie: "Začnime." Potom stlačí tlačidlo "Štart". Papier sa bude pohybovať cez valce, čo znamená, že prenos sa začal. Ak sa hárok zastavil, vyskytla sa chyba, informácie o tom sa zobrazia na tabuli. Príjemca by nemal zavesiť, kým sa prenos nedokončí.
5. Kontaktujte adresáta, zistite, či dostal informáciu, či je text rozmazaný. Ak je kvalita nízka, odošlite dokument znova.
6. Zatvorte veko jeho sklopením, kým nezacvakne.

Vložte dokument lícom nadol do zásobníka a stlačte tlačidlo Štart.

Ak potrebujete odoslať niekoľko listov, vložte ich jeden po druhom. Existujú zariadenia, ktoré podporujú hromadné odosielanie, vtedy môžete do zásobníka vložiť až 10 strán naraz.

Špecializované programy expedície

Ak máte vstavaný modem, môžete cez neho odosielať fax z počítača. Potrebujete špecializovaný program ako VentaFax alebo vstavanú funkciu Windows. Nastavením funkcie odosielania môžete odoslať naskenovaný dokument do faxového zariadenia príjemcu.

Posielanie cez internet

Ak z akéhokoľvek technického dôvodu nie je telefónne spojenie, v zariadení sa minul papier, môžete využiť služby World Wide Web na odoslanie z počítača. Môže sa tiež stať, že príjemca vyžaduje odoslanie dokumentov faxom a vy toto zariadenie nemáte alebo je pokazené. Pošty vám môžu so zásielkou pomôcť, je to však časovo a finančne náročné. Keď je k dispozícii internet, môžete konať v čase, ktorý vám vyhovuje. Nie všetci používatelia vedia, ako odoslať fax z počítača cez internet. Stačí naskenovať dokument a nájsť sprostredkovateľskú stránku, ktorá sa zaoberá preposielaním faxov. Vymenujme niektoré z nich.

MyFax

Pozrime sa napríklad na službu MyFax, ktorá vám umožní bezplatne poslať cez internet 2 faxy denne, každý do 10 strán. Registrácia nie je potrebná. Výhodou služby je možnosť odosielania informácií do 41 krajín sveta. Okrem toho je ponúkaná skúšobná doba 30 dní, kedy môžete prijímať osobné faxové číslo, posielať neobmedzené množstvo dokumentov a prijímať ich. Dokumenty môžete posielať v niekoľkých formátoch. Existuje platený obsah.

Pre odoslanie faxu vyplňte bloky odosielateľa a príjemcu, priložte dokument a prepošlite ho stlačením tlačidla „ODESLAŤ FAX“.

Na vašu e-mailovú adresu dostanete potvrdzovací odkaz. Po doručení informácie o tom dostanete správu alebo upozornenie o chybe pri prevode.

Freepopfax

Služba vám umožňuje bezplatne odoslať 5 faxov do 14 strán cez internet bez registrácie. Posielanie sa vykonáva do 48 krajín, žiaľ, v Rusku to nefunguje. Na prvej strane odoslaných dokumentov sa zobrazí reklama na Popfax.com. Podporovaných je niekoľko formátov dokumentov. Po odoslaní na poštu dostanete upozornenie.

FaxOrama.com

Internetová služba, ktorá vám umožňuje bezplatne posielať faxy do USA, Kanady. Žiadna registrácia, do zasielaných dokumentov sa nepridávajú žiadne inzeráty. Povolené poslať 2 dokumenty denne, 5 strán. Existujú aplikácie pre IOS, Android, ktoré umožňujú nasnímať fotografiu a následne ju odoslať z telefónu. Podpora viacerých formátov.

Existuje veľa služieb na odosielanie / prijímanie faxov cez internet, platené zvyčajne poskytujú skúšobné obdobie na bezplatné použitie. Bezplatné služby často obsahujú reklamy na preposlaných stránkach. Ak často potrebujete odosielať alebo prijímať informácie, odporúča sa používať platené služby, na jednorazové odoslanie je vhodný bezplatný globálny sieťový zdroj.

Ako vidíte, otázka, ako poslať fax, nie je náročná. Postup trvá málo času. Používanie elektronického počítača, internetových služieb, mobilných aplikácií vám umožňuje pracovať s faxmi v režime, ktorý vám vyhovuje.

Pomerne často medzi používateľmi kancelárskeho vybavenia vzniká otázka, ako prijať fax. Vo všeobecnosti možno túto úlohu bezpečne pripísať kategórii jednoduchých, pretože na jeho vyriešenie nie sú potrebné žiadne špeciálne zručnosti a schopnosti. Ale na to by bolo pekné pochopiť, ako funguje fax. Nebudeme sa vŕtať v dizajne tohto zariadenia, preto si len pre názorný príklad porovnajme fungovanie tlačiarne, modemu a skenera s faxom.

Keď prebieha proces odosielania, toto zariadenie pomocou špeciálnych svetelných senzorov naskenuje list papiera. Výsledný obraz potom zariadenie prevedie na elektrické signály, ktoré sa odosielajú v zašifrovanom formáte cez faxové alebo telefónne kanály. V režime zariadení, ako je tlačiareň a modem, zariadenie začne fungovať, keď prijme dokumenty. V budúcnosti sa údaje dešifrujú a vytlačia na list papiera.

Princíp fungovania telefaxu je teda celkom jednoduchý. Samozrejme, dnes sa potrebné dokumenty dajú poslať e-mailom, no sú situácie, keď môže pomôcť starý dobrý spôsob. Ak máte záujem o „fax s pokynmi“, prečítajte si zvyšok tohto článku.

Ako vziať?

Problém súvisiaci s prijímaním faxu je možné vyriešiť v automatickom alebo manuálnom režime. Posledná možnosť zahŕňa nasledujúci postup: zdvihnete telefón a počujete požiadavku na prijatie dokumentu alebo typického signálu zo stroja, potom odpoviete „Prijímam“ a stlačíte tlačidlo Štart/Fax a počkáte na úplný výtlačok dokumentu. odoslaný dokument. Majte však na pamäti, že by ste nemali hneď zavesiť. treba skontrolovať, či je dokument vyplnený správne a či nie je skreslená čitateľnosť textu na jeho hárku. Ak je všetko v poriadku, informujte o tom odosielateľa a až potom zaveste prijímač.

Čo sa týka automatického režimu, v tomto prípade bude potrebné upraviť počet zvonení, po ktorých fax dostane dokumenty sám. Na prepnutie zariadenia do tohto režimu je spravidla na jeho ovládacom paneli špeciálne tlačidlo. Tento režim je vhodný pre všetky modely týchto zariadení, ktoré sú počas sviatkov ponechané bez dozoru zamestnancov.

Ako poslať?

Čo sa týka odoslania dokumentu s dôležitými informáciami faxom, táto úloha je trochu zložitejšia. Najprv musíte vložiť list papiera do špeciálneho prijímača, spravidla to musíte urobiť s textom nadol (v závislosti od modelu zariadenia). Počkajte, kým ho zariadenie neuchopí a nepohne sa trochu dopredu. Okrem toho môže vyriešenie problému týkajúceho sa vloženia papiera do stroja vyžadovať posunutie špeciálnych vodiacich líšt - je to potrebné, ak sa veľkosť listu líši od štandardného.

Len pomocou obmedzovačov sa vyhnete zošikmeniu hárku pri odosielaní.

Potom vytočte číslo predplatiteľa, kam chcete dokument odoslať, a počkajte na odpoveď z druhej strany. Ak je zariadenie nakonfigurované na druhom konci kábla v automatickom režime, ako odpoveď budete počuť špeciálny signál. V opačnom prípade budete počuť hlas osoby, ktorej sú odosielané informácie určené. Nakoniec je potrebné stlačiť tlačidlo štart a uistiť sa, že stroj „zhltne“ vložený dokument.

Ako môžem vymeniť papier?

Pokiaľ ide o riešenie problému výmeny papiera vo faxe, musíte otvoriť kryt zariadenia stlačením špeciálneho tlačidla na boku. Veko by sa malo otvárať úplne automaticky. Vo vnútri sa väčšinou nachádza „faxový návod“ v podobe obrázkov, ako vymeniť papier.

Ak chcete vložiť papier do faxu, musíte odstrániť plastové alebo kartónové tuby, ktoré zase držali starý spotrebný materiál. Otvorte novú rolku pomocou bežných nožníc. Potom by ste z neho mali odvinúť asi 15-20 cm papiera a vložiť ho do drážky. Pokúste sa fax vložiť papierom veľmi opatrne, aby nebol príliš voľný/natiahnutý.

Nakoniec zatvorte kryt zariadenia a zatlačte na obe strany. Keď počas tejto akcie budete počuť charakteristické kliknutie, stlačte tlačidlo, ktoré aktivuje stroj, aby rozpoznal nový kotúč papiera a pripravil sa na ďalšiu prácu. Riešenie problému, ako naplniť fax papierom, teda nie je také ťažké. Upozorňujeme, že ak fax natankujete nesprávne, nevydá správu o pripravenosti a budete musieť vykonať opísané manipulácie od samého začiatku.

Niektoré bežné chyby a ako ich opraviť

Často sa stáva, že fax neodošle dokumenty. Dôvody tohto problému môžu byť rôzne. Napríklad správne a správne nastavený fax jednoducho nedokáže zachytiť dokument, ktorý plánujete odoslať. Zdroj problému spočíva v tom, že sa do prijímača dokumentov dostal odpad alebo nejaká administratívna maličkosť, napríklad kancelárska sponka.

Cudzie predmety môžete odstrániť pomocou magnetu, pinzety alebo opatrným otočením zariadenia.

Okrem toho dôvodom, prečo neposielate dokument, môže byť telefónna linka, ktorá má problémy. Problém môžete vyriešiť zavolaním kvalifikovaných odborníkov. Je potrebné poznamenať, že rovnaký dôvod je zdrojom problému, že používateľ nemôže prijať dokument, ktorý mu bol zaslaný.

Stáva sa tiež, že dokument, ktorý odosielate, sa vytlačí u príjemcu ako list s čiernym pozadím. Problém je na vašej strane. skenovacia jednotka/skenovacia lampa vášho zariadenia prestali správne fungovať. Ak fax dorazí úplne prázdny, zdrojom problému je vyčerpaný toner účastníka v zariadení alebo nesprávne odoslanie dokumentu, ktorý nebol do zariadenia vložený správne.

Vo všeobecnosti je veľmi jednoduché ovládať zariadenie, akým je fax. Hlavná vec je starostlivo preštudovať všetky pokyny a postupnosť akcií.