Ako zorganizovať obchodnú konferenciu podrobný scenár. V kompetencii koho je organizovanie a konanie konferencií v spoločnosti. Ako zhromaždiť správne publikum na konferenciu

Hlavným pravidlom organizovania konferencie a prilákania veľkého počtu ľudí je hromadné šírenie informácií na viacerých zdrojoch a portáloch. Konferencia musí byť dobre naplánovaná. Zaujímavá téma podujatia, relevantné a potrebné informácie – to všetko upozorní poslucháčov na projekt.

Ak chcete prilákať asi 100 záujemcov denne, stačí šíriť informácie o konferencii, dať maximum Detailný popis programy a problémy, ktoré treba zvážiť. Dopyt dobré návrhy vždy vysoká.

Dnes je formát konferencie rozšírený a otázka prípravy podujatia je veľmi aktuálna.

Príprava na konferenciu je rozdelená do niekoľkých etáp:

• Vypracovanie a koordinácia plánu konferencie;
• Koordinácia finančného plánu;
• Výber miesta konania konferencie;
• rozvoj konferenčného štýlu;
• Pozvanie ľudí na konferenciu.

Po prvé, konferencia je vyhlásenie o produkte alebo službe pre konkrétnu skupinu poslucháčov. Ak konferenciu organizuje Vedecko-výskumné centrum, prípadne oddelenie ústavu, tak hlavnou skupinou poslucháčov sú študenti vysokých škôl.

Masovo je možné prilákať študentov na konferenciu šírením informácií na ústavoch a univerzitách, prostredníctvom dekanátu. Informácie by mali byť prezentované tak, aby návštevníkov nielen zaujali, ale aby ich aj povzbudili k činnosti. Plán podujatia by mal obsahovať vysvetlenie tém pre hostí konferencie a odpovede na otázky publika. Ak formát konferencie vyžaduje, aby niektorí študenti hovorili pri mikrofóne, malo by to byť tiež zahrnuté v pláne.

Typy požadovaných vedeckých konferencií

Je ich veľa odlišné typy vedecké konferencie, no nie všetky prilákajú študentov. Najzaujímavejšie a najžiadanejšie sú:

Ako viesť úspešnú konferenciu

Organizátori konferencie

Organizátormi konferencie môžu byť vedecko-výskumné centrá, vedecko-výskumné ústavy a katedry ústavu a univerzity, hlavné je, že na čele je profesor (doktor vied).

Formáty účasti na konferenciách

Vedecké konferencie sa môžu konať osobne aj v neprítomnosti. Každý z nich má svoje výhody a nevýhody. Prezenčný formát konferencie umožní na jednom mieste zhromaždiť všetkých záujemcov o rozvíjanie a počúvanie danej témy. Rozprávajú sa, pýtajú sa, spoznávajú. Nie každý ho však môže navštíviť, pretože konferencie sa väčšinou konajú vo veľkých mestách.

Po registrácii na stránke by ste si mali podať inzerát. Táto stránka je najlepšia z niekoľkých takýchto online adresárov, je pohodlnejšia a medzi používateľmi internetu je veľmi populárna.

Vlastnosti prilákania poslucháčov prostredníctvom vedeckých platforiem:

• Kontrola informácií o udalostiach;
• Jednoduchý prístup na stránku pre študentov. Stránka s informáciami o konferencii sa otvorí, keď zadáte otázky ako: "vedecké konferencie", "vedecké konferencie" ... téma ..", "vedecké konferencie v ... "mesto";
• bezplatné ubytovanie;
• Automatické informačné bulletiny pre predplatiteľov každý týždeň;
• 24/7 podpora.

Ako zorganizovať konferenciu a prilákať 100 záujemcov za 1 deň aktualizované: 15. februára 2019 používateľom: Vedecké články.Ru

Ste mladý a úspešný pracovník prestížnej vedeckej organizácie. Vedenie vašej organizácie, aby si otestovalo vaše organizačné schopnosti, vám dá pokyn usporiadať konferenciu. Toto je prvýkrát, čo čelíte takejto výzve. V tomto prípade je najlepšie kontaktovať tých, ktorí už takúto akciu organizovali. Akákoľvek pomoc alebo rada vám dá príležitosť vyhnúť sa chybám.

Stojíte teda pred úlohou – kde začať?

1. Vypracovanie akčného plánu

V prvom rade by ste si mali dôkladne premyslieť tému udalosti a určiť, aký rozsah problémov chcete zvážiť. Bude to vysoko odborné stretnutie alebo chcete pokryť širokú oblasť problémov so zapojením skúsených špecialistov z príbuzných odvetví, alebo to bude stretnutie špecialistov, ktorí hľadajú nové vedecké smery, ale aj riešia konkrétne problémy v určitých oblastiach vedy. V prvom rade určite vyvstane otázka, ako bude toto podujatie prebiehať – či to bude kongres, seminár, konferencia alebo stretnutie. Pozrime sa na podstatu toho, čo sú tieto udalosti.

- kongrese. Toto slovo pochádza z lat kongrese, čo v preklade znamená stretnutie, kongres alebo stretnutie, vo väčšine prípadov medzinárodného charakteru.
- Seminár. V preklade z latinčiny to znie ako ohnisko, alebo v prenesenom význame – škola. Zvyčajne ide o skupinové hodiny, počas ktorých sa venujú pokročilému výcviku alebo špeciálnemu výcviku.
- konferencia. Pochádza tiež z latinského slova konferencie. Predstavuje organizačnú formu vedecká činnosť, počas ktorej sa vedci zhromažďujú na hĺbkovú diskusiu o problémoch, ktoré sa venujú nejakej dobre definovanej téme. Štatút konferencie bude zastávať medzipolohu medzi kongresom a seminárom.
- Stretnutie. Toto podujatie je venované širokej diskusii a riešeniu konkrétnych problémov a prijímaniu účinných opatrení na ich realizáciu.

V prvom rade sa musíte zamyslieť nad tým, aké organizácie a fondy, vrátane medzinárodných, vám môžu pomôcť pri organizovaní budúcich podujatí. Analyzujte podmienky, ktoré vám predložia. Pôjde o podmienky o mieste a forme konania, ako aj o informáciách o účastníkoch a zverejnení materiálov konferencie. Zhromaždite informácie o tom, ktorí z tradičných zákazníkov alebo partnerov vašej organizácie môžu byť priamo zapojení do organizácie a účasti na tomto podujatí. Určite využite internet, kde nájdete možných sponzorov, ale aj zainteresované organizácie a nezaškodí pozrieť si aj stránky iných konferencií. Je potrebné venovať pozornosť skutočnosti, že takmer všetky sponzorské organizácie poskytujú svoju pomoc len na konkurenčnom základe. V tomto prípade budete musieť celkom rozumne prezentovať svoj nápad na usporiadanie vášho podujatia a určite upozorniť sponzora na jeho význam pre neho, vašu životaschopnosť v organizačných záležitostiach a potrebu usporiadať podujatie v tomto konkrétnom čase.

Musíte tiež určiť, ktoré organizácie okrem tradičných partnerov môžete pozvať, aby podporili toto podujatie. Zároveň je potrebné vziať do úvahy skutočnosť, že plánované podujatie je zaradené do ročného plánu zainteresovaných organizácií. V takýchto prípadoch väčšina organizácií potrebuje zdôvodnenie udalosti a finančný plán. Vo väčšine prípadov je zahrnutie udalosti do ročného plánu nevyhnutná podmienka získať organizačnú a finančnú pomoc od podnikov spoluzakladateľov.

Bez ohľadu na to, akú formu podujatia si zvolíte (kongres, seminár, konferencia), je potrebné pozvať viacero renomovaných vedcov známych v odbore, ktorých informácie budú pre vaše podujatie rozhodujúce. Mali by ste tiež venovať pozornosť tomu, že pomerne často existujú svetoznámi vedci, ktorí sú často slabými rečníkmi. A v tomto smere budú ich správy zaujímavejšie pre úzko špecializované konferencie a semináre ako pre plenárne prezentácie. Dôležitý bude aj fakt, ktorý z vedcov bude súhlasiť s účasťou na vašom podujatí a koľko vás to bude stáť. Treba počítať aj s tým, že vo vašej brandži sa budú konať aj iné veľké podujatia, ktoré budú blízke vášmu predmetu a nedopadne to tak, že väčšina vedcov, ktorých pozvete, sa ich radšej zúčastní. Tiež by ste si mali položiť otázku, či môžete hneď zorganizovať kongres alebo veľkú konferenciu, alebo či je lepšie zorganizovať najskôr malý seminár alebo konferenciu. Prax ukazuje, že konferencie sa plánujú 1-3 roky pred začiatkom podujatia. Otázky ako poskytovanie podpory a účasti na podujatiach významných vedcov je najlepšie riešiť na iných konferenciách či rokovaniach, ako aj pri uzatváraní zmlúv o spoločnej práci.

Zamerajme sa teda na také podujatie, akým je konferencia. Konferencie sa vo väčšine prípadov uskutočňujú v určitých intervaloch, alebo sú venované nejakému jubilejnému podujatiu, čo umožňuje odborníkom držať krok s aktuálnym dianím, rozširovať kontakty s výskumníkmi a vďaka tomu získavať potrebné informácie. Aby bola plánovaná konferencia ľahko rozpoznateľná medzi mnohými inými spolu s názvom konferencie, musíte vytvoriť ľahko zapamätateľné logo. V tomto prípade by ste mali usporiadať malú súťaž o navrhnutie loga a názvov konferencie.

Teraz poďme k jednému z vrcholov. Po dôkladnom premyslení absolútne všetkých predchádzajúcich otázok v prvom rade odhadnite počet účastníkov, ktorí sa konferencie zúčastnia. Zvážte plánované finančné príspevky a výdavky na konferenciu a viac ako to, vypočítajte plánovaný organizačný poplatok. Opýtajte sa sami seba, či nebude pre účastníkov konferencie príliš veľký. Nezabudnite sa poradiť s účtovným oddelením vašej organizácie a o tom, ako môžete umiestniť navrhované finančné výdavky pre rôzne položky výdavkov. Vo svojej finančnej správe si vytvorte rezervný fond, pomocou ktorého môžete organizovať ďalšie podujatia pre účastníkov konferencie. Je vhodné zorganizovať množstvo exkurzií, ako aj návštevy divadiel a koncertov. Ak sa vaša konferencia bude konať v blízkosti sanatória alebo lyžiarskej základne, zorganizujte pre jej účastníkov športovo-rekreačný program.

Je dôležité dbať na to, že ani pri plánovaní konferencie sa nezaobídete bez pomoci svojich kolegov. Preto na usporiadanie takéhoto podujatia budete musieť vytvoriť organizačný výbor, ktorý vás bude ďalej podporovať pri organizovaní konferencie. Tu budete musieť ukázať všetku svoju zručnosť a vynaliezavosť. Je potrebné, aby vaši kolegovia boli nielen účinkujúci, ale aby prevzali aj iniciatívu, potom bude pre vás celkom jednoduché uskutočniť plánovanú akciu. Počúvajte nové nápady, diskutujte o nich záujem Spýtaj sa, hádať sa. Veď nie nadarmo sa hovorí, že pravda sa rodí v spore a kedy spoločná práca budú vytvorené budúce obchodné vzťahy.

2. Prvú fázu – fázu plánovania – máte za sebou, teraz začíname fázu organizačnú

Je dobre známe, že pri organizovaní akéhokoľvek podnikania sú ľudia hlavnou vecou. A tu musíte ako organizátor ukázať všetok svoj organizačný talent. V prvom rade je potrebné zostaviť organizačný výbor, ktorý by mal vybrať zaslané správy a poradie, v akom budú prezentované na konferencii. V organizačnom výbore by mali byť vysokokvalifikovaní odborníci vo všetkých vedeckých oblastiach, ktorí budú na konferencii zastúpení. Je žiaduce, aby bol váš výbor medzinárodný. Vo výbore by mali byť zástupcovia, ktorí sa konferencie aktívne zúčastnia.

Poďme sa teraz baviť o organizačnom výbore. Vaša skupina by mala byť veľmi aktívna a dynamická. Jasne prideľte povinnosti výboru. Nesnažte sa robiť všetku prácu sami. Prácu na organizácii konferencie je najlepšie rozdeliť do blokov a na ich čele dosadiť zodpovedných vykonávateľov. Šéfovia komisií si vytvoria svoje skupiny, ktoré budú organizovať prácu v skupinách. Vašou úlohou bude výber ľudí, ktorí s vami už spolupracovali a budú svoju prácu robiť dobre. Musíte si uvedomiť, že podľa manažérskej literatúry a údajov z praxe je optimálny počet zamestnancov pre flexibilné štruktúry bude 5-7 ľudí. Treba pamätať aj na to, že každý člen organizačného výboru musí mať svojho zástupcu a títo zástupcovia musia byť každému známi. Mali by ste mať aj takúto náhradu. Teraz uvádzame zoznam hlavných komisií a zodpovedajúcich blokov, ktoré je možné v závislosti od charakteru konferencie kombinovať, deliť alebo dopĺňať o ďalšie komisie a bloky:

Komisia na prípravu materiálov. Na čele tejto komisie je vo väčšine prípadov vedecký sekretár konferencie, ktorý je jednou z hlavných postáv organizačného výboru. Vedecký tajomník vedie všetku korešpondenciu s účastníkmi konferencie, zozbieral všetky potrebné údaje o správach prezentovaných na konferencii. Medzi jeho povinnosti patrí zostavovanie a publikovanie programu konferencie. Aj on prispieva rôzne zmeny, ak existuje, vykonáva prípravu tlačeného vydania materiálov a zborníkov abstraktov konferencie a tiež upravuje prácu sekcií a skupín.

Registračná komisia. Už samotný názov napovedá, že táto komisia sa zaoberá registráciou účastníkov konferencie. Okrem toho členovia komisie pripravujú odznaky a písomky. Členovia komisie priebežne informujú vedeckého tajomníka o príchode rečníkov.

Vo väčšine prípadov je miestom registrácie priestranná sála, kde sú umiestnené plagáty a stánky konferencie a kde sa môžete zoznámiť so všetkými dostupné informácie. Tu by mali byť uvedené rozvrhy prezentácií a usporiadanie zasadacích miestností. Registračný proces by ste mali zorganizovať tak, aby nevznikali dlhé rady a účastníci konferencie nemuseli vypĺňať množstvo formulárov. Samotný proces registrácie by nemal trvať dlho.

- Bytová komisia. Táto komisia sa zaoberá ubytovaním účastníkov konferencie. Jej úlohou je vybavovať prichádzajúce žiadosti o presídlenie. Ona robí hotelové rezervácie a tiež poskytuje prístelky ak nastanú nepredvídané okolnosti.
- dopravná komisia. Medzi jej povinnosti patrí zabezpečenie potrebnej dopravy na konferenciu na stretnutie s účastníkmi konferencie a ich odvoz na miesto konania. Organizuje rôzne prepravné zájazdy potrebné vybavenie a materiálov.
- Finančná komisia. Všetko je tu mimoriadne jednoduché – táto komisia je plne zodpovedná za celú finančnú stránku konferencie.
- Stravovacia komisia. Do jej kompetencie patrí catering pre členov konferencie, organizovanie rôznych prestávok na kávu, bez ktorých sa žiadna konferencia nezaobíde, ako aj usporiadanie tradičnej úvodnej recepcie. Môže to byť obed alebo večera.
- Zásobovacia komisia. Medzi úlohy tejto komisie patrí úzka súčinnosť so všetkými konferenčnými komisiami, predovšetkým s finančnou, a poskytovanie všetkého potrebného účastníkom.
- Komisia technickej podpory. Medzi jej povinnosti patrí zabezpečenie prevádzkyschopnosti zariadení, ktoré sú potrebné na predkladanie správ, ako aj usporiadanie stojanov a doplnkových materiálov potrebných na upevnenie správ na stojanoch.

AT nedávne časy na konferenciách vyhnúť iný druh nedorozumenia, je tu ešte jedna skupina ľudí – bezpečnosť.

3. Informačná fáza vašej konferencie

No stalo sa, a informácie o vašej vedeckej konferencii objavila na internete. Takéto informácie nájdete v sekcii plánované akcie na stránkach organizácií, ktoré toto podujatie organizujú, ako aj na stránkach sponzorských organizácií. V tomto čase už máte informácie o tom, ktoré organizácie vystupujú ako organizátori a ktorí sponzori. Taktiež už dobre viete, aké sumy vám sponzori poskytnú a teraz si môžete zafixovať výšku registračného poplatku. Teraz musíte umiestniť čo najviac informácií o konferencii a ak je to možné, vytvoriť reklamu. Potrebné informácie o prebiehajúcej konferencii sa začínajú zverejňovať približne rok pred jej začiatkom. Ako by takéto informácie vyzerali a ako by sa mali prezentovať?

Teraz je ťažké predstaviť si naše storočie bez internetu a je ťažké si predstaviť organizovanie akejkoľvek významnej udalosti bez vytvorenia vlastnej webovej stránky. Dnes väčšina major medzinárodných konferencií prešli na registráciu žiadostí o účasť prostredníctvom webovej stránky konferencie. V prípade, že vaša stránka ešte nie je úplne pripravená informačná správa musíte pripraviť stránku s najviac potrebné informácie. Táto stránka sa odráža v informačnej správe a obsahuje údaje, ktoré ukazujú dátum konania konferencie, ako aj to, kedy budú na stránke dostupné ďalšie informačné správy.

Teraz pristúpime k návrhu informačnej správy, ktorá sa nakoniec stane vizitka vašu konferenciu. Mal by byť navrhnutý tak, aby bol čisto informatívny, dobre zapamätateľný a nie vyzývavý. Dizajn môže byť farebný alebo čiernobiely. Bolo by užitočné využiť služby dizajnéra, ktorý vám pomôže navrhnúť konferenčné posolstvo a emblém.

Dizajn informačnej správy môže byť odlišný, ale v ňom in celkom určite musíte uviesť nasledovné:

Názov konferencie, miesto konania, dátum a logo.
- informácie o tom, kde a ako bude prebiehať registrácia účastníkov, ako aj termíny na zaslanie vašich materiálov.
- kto je organizátorom konferencie, kontaktné čísla telefóny a faxy, adresy – elektronické a poštové, ako aj adresu webovej stránky konferencie, kde získate podrobnejšie informácie.
- v akom jazyku sa bude konferencia konať, ako aj kde a ako budú publikované konferenčné materiály.

V niektorých prípadoch informačná správa uvádza zloženie organizačného výboru, mená známych vedcov, ktorí súhlasili s účasťou na vašej konferencii. Môžete uviesť aj výšku registračného poplatku a číslo účtu, na ktorý je možné ho uhradiť. Informuje aj o plánovaných podujatiach konferencie – stretnutia, semináre, exkurzie. Na stránke, ak je to potrebné, uveďte možné možnosti ubytovanie účastníkov konferencie, ako aj vízová podpora.

Otázka, kde sa bude konferencia konať, by mala byť prediskutovaná samostatne. Musí ísť o budovu alebo inštitúciu, ktorú možno ľahko nájsť na mape mesta a kde prechádzajú dopravné trasy - taxíky, električky, trolejbusy atď. Najčastejšie dávajú pokyny zo železničných staníc a letísk. V opačnom prípade budete musieť zabezpečiť dopravu na príchod a odchod účastníkov konferencie a stretnúť sa s nimi na miestach príchodu. Pozor si treba dať aj na umiestnenie hotelov, tie by sa mali nachádzať čo najbližšie k miestu konania konferencie. Konferenciu je vhodné uskutočniť na území kancelárie organizátora, v tomto prípade nebudete musieť platiť za prenájom priestorov, čo je z finančného hľadiska dosť významné.

Po vyriešení všetkých týchto problémov sa pokúste šíriť informácie o vašej konferencii. Tu sa dá použiť všetko dostupné finančné prostriedky- tematické časopisy, tlač, internetový systém. Nezabudnite si vytvoriť zoznam e-mailových adries a mailing list informačnú správu o všetkých organizáciách, ktoré pôsobia v odvetví. Tento zoznam by sa mal ponechať pre budúce konferencie. Po skončení konferencie je potrebné tento zoznam doplniť o nové adresy účastníkov. Informácie o vašej konferencii by mali byť zverejnené aj na webovej stránke http://www.konferencii.ru. Takéto informácie vám umožnia výrazne rozšíriť okruh účastníkov konferencie.

4. Organizačná fáza

Takže je to hotové. Prihlášky budúcich účastníkov konferencie začnú prichádzať na vašu adresu. Tiež sa vám okamžite budú klásť otázky, objaví sa to ďalšie problémy, budete čeliť veľkému spektru úloh, ktoré budete musieť do začiatku konferencie vyriešiť. Do prípravy konferencie sa zapojí každý deň veľké množstvoľudí, ktorí sa následne budú priamo podieľať na organizácii procesu konferencie. Už ste vytvorili organizačný výbor, pracovné komisie a začali ste organizačne pracovať so šéfmi komisií. Tieto stretnutia rozhodujú všeobecné otázky a úlohy sú jasne stanovené pre vedúcich komisií, ktorí vás po ich splnení informujú o vykonaní. Aktuálne problémy práce komisií sú riešené v pracovnom poriadku. Predseda organizačného výboru v tejto fáze vykonáva kontrolu nad prácou komisií, koordinuje sporné otázky a urobiť potrebné rozhodnutia.

Teraz sa pozrime na program konferencie. V prípade, že bolo prijatých veľa žiadostí o účasť a programový výbor ich neodporúča vylúčiť z programu konferencie, je potrebné organizovať sa v sekciách s rôznymi témami paralelná práca. Mali by ste vziať do úvahy skutočnosť, že otvorenie konferencie by malo byť plenárne, bez ohľadu na to, koľko sekcií ste prezentovali. Úvodné slovo musí mať vo všetkých prípadoch najznámejší vedec alebo vysoký úradník z radov organizátorov konferencie. Potom niekoľko svetoznámych vedcov podáva svoje správy. Tieto správy poukazujú na problémy rozvoja rôznych oblastí vedy, demonštrujú skutočné výsledky využívania vedeckých úspechov a analyzujú ich možné využitie v budúcnosti.

Je potrebné mať na pamäti, že počet správ alebo správ z pléna v rámci sekcií by nemal byť príliš veľký, pretože vzhľadom na ich množstvo sa jednoducho nebudú pamätať. Nepreťažujte sekcie dlhá práca, radšej to zorganizujte v niekoľkých fázach, s prestávkami na kávu. Umiestnite správy do sekcií blízko tém, aby účastníci sekcií mohli vyhodnotiť a porovnať prínosy výsledkov publikovaných v správach. Prax ukazuje, že prvé a posledné prejavy sa najlepšie zapamätajú, preto by práca sekcie mala začínať a končiť najzaujímavejšími správami.

Po zostavení programu konferencie začnite rozosielať pozvánky účastníkom konferencie. Informujte ich o formáte prezentácií – ústne, plénum, ​​poster, ako aj o tom, aké vybavenie im bude poskytnuté. V pozvánke uveďte dátum a čas správy a jej trvanie, ako aj všetky potrebné informácie ktoré budú potrebovať účastníci konferencie.

Nie je možné predvídať všetky situácie, ktorým budete čeliť, ale musíte byť pripravení na všetko. Podľa toho, ako si s vami organizačný výbor premyslí všetky otázky a situácie, tým menej problémov vznikne. Určite nie bez chýb. Ale je dobre známe, že chyby nerobí len ten, kto nič nerobí.

5. Konferencia

S úlohami ste odviedli skvelú prácu. Vaše úsilie prispelo k úspechu konferencie.

Nastal moment, keď sa konferencia skončila. Prázdne sály boli odstránené a účastníci išli na svoje adresy. Pre vás sa však konferencia ešte neskončila. Veď je potrebné zhrnúť, pripraviť správy o konferencii, ako aj množstvo ďalších materiálov, ktorých dodanie zabezpečujú pravidlá, zmluvy a zákony. Musíte analyzovať význam konferencie, ako aj úroveň poskytovaných prezentácií. Nakoniec pripravte a zverejnite informácie na webovej stránke konferencie. Pre seba by ste mali analyzovať a zaznamenať všetky chyby a zlyhania, ak nejaké existujú. Na záver nezabudnite poďakovať organizačnému výboru za odvedenú prácu. Ľudia by predsa mali byť vždy na prvom mieste. Bez ich pomoci by ste nikdy nedokázali úspešne organizovať takéto podujatie. A na úplný záver – skontrolujte a vyhoďte všetky materiály, ktoré už nie sú potrebné, a ... malo by to byť pre vás pravidlom – naplánujte si rok ďalšej konferencie.

Pri plánovaní konferencie môže hostiteľská spoločnosť pokračovať rôzne ciele. Pre niektoré firmy je to hlavný typ podnikania, zatiaľ čo niektoré firmy chcú len vyskúšať niečo nové; niektorí sa dokonca stavajú ako lídri v odvetví a konferencie pomáhajú zabezpečiť tento status. V každom prípade každý event manažér sníva o tom, aby bola jeho konferencia zaujímavá a atraktívna pre účastníkov.

Tu je niekoľko praktické rady o tom, ako rozriediť atmosféru a zorganizovať skutočne nezabudnuteľnú konferenciu.

jeden . Riskuj

Asi 60 percent z rozpočtu konferencie ide na overené a osvedčené tým najlepším spôsobom nápadov, zvyšných 40 percent by malo smerovať na testovanie nových produktov na priemyselnom trhu.

V konečnom dôsledku bude skutočne úspešná len polovica z týchto inovácií, no aj neúspechy pomôžu urobiť konferenciu zaujímavejšou a poslať hosťom potrebné posolstvo.

Nebojte sa riskovať, potom budú vaše poháre vždy naplnené šampanským.

2. Využite osobný prístup ku každému účastníkovi

za storočie moderné technológie živá komunikácia medzi ľuďmi sa postupne znižuje na minimum. Dnes už aj účasť na akcii často potvrdí naprogramovaný elektronický robot.

Nepreceňujte však elektronických „asistentov“. Vymenovanie špeciálna osoba na potvrdenie prihlášok a vedenie korešpondencie s každým z účastníkov vyjadrujete svoju úctu hosťom konferencie. Pomôže to posilniť väzby medzi pozvanými a organizujúcou spoločnosťou.

3. Nechajte účastníkov formovať program

Inovatívne metódy umožňujú vytvárať rôzne aplikácie, vrátane tých, ktoré umožňujú hosťom konferencie aktívne sa podieľať na formovaní programu. Pozvite účastníkov, aby si vybrali rečníkov a témy, a vytvorili blogy a fóra, kde môžu hostia diskutovať o nápadoch pred samotným podujatím.

4 dni v Srbsku alebo Čiernej Hore za cenu firemnej párty v moskovskej reštaurácii!

Týmto spôsobom dáte svojim hosťom pocit zapojenia sa do organizácie konferencie, čím zvýšite svoje šance na úspech.

štyri . Požadujte od rečníkov jedinečné prezentácie

Upozornite rečníkov, že od nich očakávate len originálne prezentácie. Uistite sa, že pozvaný hosť neoslavuje diváka tou istou správou niekoľko rokov, ale je skutočne cenný pre vaše publikum.

5. Preskočte nudné úvody

Jedným z najnovších trendov v organizovaní konferencií je odmietanie nudných predstavovaní hostí a vymenovávania rôznych regálií v prospech krátkej vtipnej recenzie osobné kvality reproduktor.