Vytvorte zdroj údajov v programe Word. Vytvorte zdroj údajov pre hromadnú korešpondenciu v programe Word. Zdroje údajov na zlúčenie

Teraz zvážime príklad implementácie zlúčiť údaje programu Word s údajmi Microsoft SQL Server, zároveň bude tento proces prostriedkami automatizovaný VBA Access 2003.

Mnohí pravdepodobne už vedia, ako zlúčiť dokumenty programu Word, napríklad so zdrojom údajov Excel alebo s rovnakým serverom SQL, ale nie každý vie, ako tento proces automatizovať alebo implementovať do nejakého programu.

Raz som mal za úlohu zautomatizovať zlúčenie určitej šablóny Wordu s údajmi umiestnenými na SQL serveri, pričom toto všetko bolo potrebné implementovať do programu vyvinutého v Accesse 2003 (projekt ADP). A dnes ukážem príklad riešenia tohto problému.

Počiatočné údaje

A najprv si rozoberme prvotné údaje, t.j. čo máme.

Takže ako klient, ako som povedal, budeme mať projekt ADP Access 2003. Ako zdroj údajov bude napríklad slúžiť SQL Server 2012 Express. Microsoft Office 2013 ( a Access 2003).

Na serveri vytvoríme testovaciu tabuľku a naplníme ju údajmi ( povedzme v databáze Test). Ak to chcete urobiť, môžete spustiť nasledujúci príkaz SQL.

VYTVORIŤ TABUĽKU dbo.TestTable (ID INT IDENTITY (1,1) NIE JE NULL, Názov produktu VARCHAR (50) NIE JE NULL, Cena PENIAZE NULL, OBMEDZENIE PRIMÁRNY KĽÚČ V KLUSTERE (ID ASC)) CHOĎTE VLOŽIŤ DO dbo.Testovacej tabuľky (Názov produktu, Cena) ("Počítač", 500) GO INSERT INTO dbo.TestTable (Názov produktu, Cena) VALUES ("Monitor", 400) GO INSERT INTO dbo.TestTable (Názov produktu, Cena) VALUES ("Telefón", 200) GO INSERT INTO dbo. TestTable (názov produktu, cena) HODNOTY ("Tablet", 300) CHOĎTE VLOŽIŤ DO dbo.TestTable (názov produktu, cena) HODNOTY ("Tlačiareň", 250) VYBRAŤ * Z testovacej tabuľky

Vytvorte súbor pripojenia k zdroju údajov MS SQL Server

Teraz vytvorte súbor pripojenia (ODC) k nášmu zdroju údajov. Tento súbor bude fungovať ako druh " šablóna súboru pripojenia“, Neskôr môžeme a budeme predefinovať databázu aj samotný SQL dotaz.

Pre vytvorenie súboru pripojenia k SQL serveru si otvoríme Word a vytvoríme tento súbor štandardným spôsobom, t.j. pomocou funkcie " Bulletiny». ( Mimochodom, už sme uvažovali o príklade vytvorenia pripojenia k serveru SQL z programu Excel v materiáli - Excel - Pripojenie a príjem údajov zo servera SQL).

Potom v okne výberu zdroja údajov stlačte tlačidlo " Vytvorte».

Potom zadáme adresu servera a klikneme na „ Ďalej».

Potom vyberieme databázu a tabuľku na pripojenie, ešte raz vám to pripomeniem, toto je len šablóna, všetky tieto parametre prepíšeme, kliknite “ Ďalej».

A na záver zadáme zrozumiteľný názov súboru pripojenia a môžeme ho tiež okamžite uložiť do adresára, ktorý potrebujeme, stlačením tlačidla „ Prehľad", V predvolenom nastavení je uložený v « C: \ Používatelia \ Používateľské meno \ Dokumenty \ Moje zdroje údajov ". Kliknite na " Pripravený».

To je všetko, súbor bol vytvorený, Word je možné zavrieť bez uloženia.

Ako vytvoriť šablónu hromadnej korešpondencie programu Word

Teraz si pripravíme Word šablónu t.j. toto je dokument, do ktorého nahradíme dáta z databázy SQL servera.

Celá príprava spočíva v tom, že musíme vložiť zlučovacie polia tam, kde to potrebujeme. Toto sa vykonáva nasledujúcim spôsobom. Tab " Vložiť -> Rýchle bloky -> Pole».

Hľadáte pole MERGEFIELD a zadajte názov poľa, ktoré bude zodpovedať poľu v zdroji údajov ( v mojom prípade je to názov produktu a cena). Stlačíme " OK».

Keďže mám túto testovaciu šablónu, nebude v nej prakticky žiadny text a zobrazím len dve polia, s najväčšou pravdepodobnosťou budete mať veľa textu a veľa zlučovacích polí.

Access 2003 VBA kód na zlúčenie dokumentu programu Word so zdrojom údajov servera MS SQL

Zostáva len napísať kód VBA, ktorý vykoná zlúčenie. Pridajme napríklad tlačidlo ŠtartMerge a pole Cena na filtrovanie údajov vo formulári. Potom v editore Visual Basic napíšte procedúru na zlúčenie, povedzme s názvom MergeWord, a do obsluhy udalosti tlačidla StartMerge ( stlačenie tlačidla) vložte kód na volanie tejto procedúry. Celý kód bude vyzerať takto ( Komentoval som to). Dovoľte mi hneď vysvetliť, že šablóna programu Word a súbor ODC sú v adresári D: \ Test \.

"Postup na spustenie zlučovania Private Sub MergeWord (TemplateWord As String, QuerySQL As String)" Prvý parameter - Cesta k šablóne Word Druhý parameter - Reťazec dotazu databázy Pri chybe Prejsť na Err1 Dim ConnectString As String, PathOdc As String Dim WordApp As Object Dim WordDoc As Object "Šablóna súboru ODC pre dátové pripojenie PathOdc =" D: \ Test \ TestSourceData.odc "Ak TemplateWord<>"" Potom "Vytvorte dokument programu Word Nastaviť WordDoc = CreateObject (" Word.document ") Nastaviť WordDoc = GetObject (TemplateWord) Nastaviť WordApp = WordDoc.Parent" Vytvoriť pripojenie k zdroju údajov (MS SQL Server) "Prevziať nejaké údaje z aktuálne pripojenie ADP Project ConnectString = "Poskytovateľ = SQLOLEDB.1; "& _" Integrované zabezpečenie = SSPI; "& _" Trvalé informácie o zabezpečení = Pravda; "& _" Počiatočný katalóg = "& CurrentProject.Connection.Properties (" Počiatočný katalóg ") &"; "& _" Zdroj údajov = "& CurrentProject.Connection.Properties (" Zdroj údajov ") &"; "& _" Použiť postup na prípravu = 1; "& _" Automatický preklad = Pravda; Veľkosť paketu "& _" = 4096; "& _" Použiť šifrovanie pre údaje = Nepravda; "" Nastavte zdroj údajov WordDoc.MailMerge. OpenDataSource NAME: = PathOdc, _ Connection: = ConnectString, _ SQLStatement: = QuerySQL "Zviditeľniť Word WordApp.Visible = True WordApp.Activate" Spustiť zlúčenie s WordDoc.MailMerge .Destination = wdSendToNewDocument .SuppressBlankLines = True: " Falošné Zatvorte šablónu bez uloženia WordDoc.close (wddonotsavechanges) Nastaviť WordDoc = Nič Nastaviť WordApp = Nič iné MsgBox" Nie je zadaná žiadna šablóna zlúčenia ", vbCritical," Chyba "Koniec, ak Ex1: Exit Sub Err1: MsgBox Err.Description WordDoc.close (wddonotsavechanges) ) WordApp.Quit Nastaviť WordDoc = Nič Nastaviť WordApp = Nič Pokračovať Ex1 End Sub Private Sub StartMerge_Click () Dim Filter As String Filter = "" "Stav If Nz (Me.Price," ")<>"" Potom Filter = "WHERE Price> =" & Me.Price End If "Call merge procedure Call MergeWord (" D: \ Test \ Template.docx "," SELECT * FROM "" TestTable "" "& Filter &" " ) End Sub

Prácu uložíme a skontrolujeme.

Po kliknutí na tlačidlo (StartMerge) sa spustí Word, v ktorom sú už vyplnené všetky údaje a dokumentov bude toľko, koľko riadkov v zdroji.

Ako vidíte, všetko funguje. To je z mojej strany všetko, dúfam, že materiál bol užitočný. Zbohom!

Teraz musíte vytvoriť zdroj údajov pre hromadnú korešpondenciu (adresy a priezviská príjemcov listu).

1. V sekcii Vyberte príjemcov okno Zlúčiť na paneli úloh vyberte Vytvorenie zoznamu(obr. 8.6).

Ryža. 8.6. okno Vyberte príjemcov majstrov Zlúčiť

2. Kliknite na príkaz Vytvorte V kapitole Vytvorenie zoznamu... Dialógové okno zobrazené na obr. 8.7.

Zdroj údajov zlúčenia je databáza záznamov, z ktorých každý sa použije na vygenerovanie špecifickej kópie listu pomocou hlavného dokumentu. Všetky záznamy majú rovnaké dátové polia.

Niektoré z bežnejších polí sú vopred uvedené v okne Vytvoriť zdroj údajov. Nepotrebné polia môžete z databázy odstrániť a pridať svoje vlastné.

Ryža. 8.7. Vytvorenie zdroja údajov

Ostatné položky sekcie Vyberte príjemcov vám umožňujú vybrať existujúcu databázu, predtým vytvorenú vo Worde alebo v aplikácii, ako je Access, alebo adresár ako zdroj údajov.

Poznámka Prítomnosť dodatočných polí v zdroji údajov žiadnym spôsobom neovplyvňuje výsledok zlúčenia, ale spomaľuje program.

3. Kliknite na tlačidlo Prispôsobenie... Dialógové okno zobrazené na obr. 8.8.

4. Zvýraznite položku Príťažlivosť.

5. Kliknutím na tlačidlo Odstrániť vymažte zvýraznené pole.

Ryža. 8.8. Nastavenie polí zdroja údajov

Ryža. 8.9. Dialógové okno Zlúčiť príjemcov

6. Opakovaním krokov 4 a 5 vymažte všetky polia okrem názvu, Priezvisko, Organizácia, Adresa 1 a Index.

7. Kliknite na tlačidlo OK.

8. Kliknite na tlačidlo Zavrieť dialógové okná.

9. V dialógovom okne na uloženie dokumentu, ktoré sa otvorí, zadajte názov Hostia a kliknite na tlačidlo Uložiť... Obrázok zobrazený na obr. 8.9 dialógové okno Zlúčiť príjemcov, v ktorom momentálne nie sú žiadne záznamy.

10. Určite budete musieť niekedy zadať informácie do zdroja údajov. Kliknite na tlačidlo Zmeniť... urobiť to teraz. Otvorí sa formulár na zadanie údajov. Pridajme niekoľko záznamov. Neskôr zlúčenie vygeneruje presne toľko kópií hlavného dokumentu, koľko je záznamov v zdroji údajov.

11. Vyplňte polia formulára.

12. Ak chcete pridať ďalší záznam, kliknite na tlačidlo Vytvorte záznam.

13. Zadajte niekoľko ďalších záznamov, čím prenesiete informácie uvedené v tabuľke. 8.1.

TABUĽKA 8.1. Zlúčiť zdroj údajov

14. Kliknite na tlačidlo Zavrieť na uloženie databázy a potom na tlačidlo OK okno Príjemcovia.

Poznámka Ak chcete zmeniť informácie o zdroji údajov, kliknite na na paneli nástrojov Zlúčiť na tlačidle Príjemcovia a potom v otvorenom dialógovom okne - na tlačidlo Zmeniť... Otvorí sa formulár zdroja údajov. Na navigáciu v zdrojových záznamoch použite tlačidlá Prvý, späť, Vpred, Posledný v spodnej časti formulára.

Ryža. 8.10. Panel s nástrojmi Zlúčiť

Word dokáže extrahovať údaje, ktoré sa majú zlúčiť, z rôznych zdrojov. Word, ktorý je súčasťou balíka Microsoft Office, jednoducho prijíma údaje z programov Outlook, Excel a Access. Je možné použiť aj iné zdroje, vrátane webových stránok, textových súborov OpenDocument a súborov s oddelenými údajmi uložených ako obyčajný text. Ak ešte nemáte zdroj údajov, môžete si ho vytvoriť vo Worde.

Dôležité: Prístup k pomenovaným zdrojom údajov v umiestnení HTTP nie je podporovaný. Pred použitím súboru ako zdroja údajov pre hromadnú korešpondenciu ho uložte na lokálny pevný disk.

Zdroje údajov na zlúčenie

Nižšie sú uvedené niektoré zo zdrojov údajov, ktoré môžete použiť na hromadnú korešpondenciu v programe Word.

Iné databázové súbory

Na zlúčenie možno použiť aj iné zdroje údajov. Ak chcete získať prístup k týmto zdrojom, spustite Sprievodcu pripojením údajov.

Po nastavení zdroja údajov môžete pomocou hromadnej korešpondencie vytvárať štítky, obálky, listy a e-maily.

Ďalšie informácie

Stále máte otázky týkajúce sa hromadnej korešpondencie programu Word?

Pomôžte nám zlepšiť Word

Máte nápady na zlepšenie hromadnej korešpondencie alebo iných funkcií programu Word? Zdieľajte ich na stránke

7 Prednáška číslo 8

Zlúčenie dokumentov.

Zlúčenie sa používa, keď potrebujete vytvoriť súbor dokumentov, napríklad nálepky s adresami alebo písmenami na formulároch, ktoré sa odosielajú veľkému počtu zákazníkov. Každý list alebo nálepka obsahuje všeobecné aj individuálne informácie. Napríklad list by mal obsahovať apel na zákazníka podľa priezviska. Jednotlivé informácie pre každé písmeno alebo nálepku pochádzajú zo zdroja údajov.

Proces zlúčenia pozostáva z niekoľkých všeobecných krokov.

Nastavenie hlavného dokumentu. Hlavný dokument obsahuje text a grafiku, ktoré sú spoločné pre všetky verzie hlavného dokumentu, ako je spiatočná adresa alebo hlavičkový pozdrav.

Pripojenie dokumentu k zdroju údajov. Zdroj údajov je súbor, ktorý obsahuje informácie, ktoré sa majú vložiť do dokumentu, ako sú mená a adresy príjemcov listu.

Upravte zoznam príjemcov alebo položiek. Microsoft Office Word vytvorí kópiu hlavného dokumentu pre každú položku alebo položku v dátovom súbore.

Pridanie textových zástupných symbolov (zlučovacích polí) do dokumentu Pri zlúčení sa zlučovacie polia vyplnia údajmi z dátového súboru.

Zobrazenie ukážky a dokončenie zlúčenia Pred tlačou celej sady kópií dokumentu si môžete zobraziť ukážku každej kópie.

Ak chcete zlúčiť s poštou, použite príkazy karty Bulletiny.

Zlúčenie je možné vykonať aj pomocou panela úloh Zlúčiť ktorý vám umožní vykonať celý proces krok za krokom. Ak chcete použiť panel úloh, v skupine Začnite sa spájať v záložke Bulletiny vybrať položku Začnite sa spájať a potom odsek Sprievodca zlúčením krok za krokom.

Nastavenie hlavného dokumentu

Spustite program Word.

V predvolenom nastavení sa otvorí prázdny dokument. Nechajte to otvorené. Ak ho zatvoríte, príkazy, ktoré je potrebné vykonať v ďalšom kroku, už nebudú k dispozícii.

V záložke pošty v skupine Zlúčiť vybrať tím Začnite sa spájať.

Kliknite na typ dokumentu, ktorý chcete vytvoriť.

Môžete napríklad vytvárať nasledujúce typy dokumentov.

Sada obálok Spätné adresy na všetkých obálkach sú rovnaké, ale adresa príjemcu je v každom prípade jedinečná. Vybrať položku Obálky a v záložke Parametre obálky dialógové okno Parametre obálky uveďte, že uprednostňujete veľkosť obálky a formátovanie textu.

Sada nálepiek s adresou Každá nálepka obsahuje meno a adresu, ktoré sú jedinečné. Vybrať položku nálepky a v dialógu Možnosti nálepky zadajte požadovaný typ nálepky.

Sada hlavičkových dokumentov alebo e-mailov Hlavný obsah všetkých listov alebo správ je rovnaký, no každý z nich obsahuje informácie určené konkrétnemu príjemcovi, ako je priezvisko, adresa, prípadne nejaké iné informácie. Ak chcete vytvoriť tieto typy dokumentov, vyberte písmená alebo e-maily.

Adresár alebo priečinok Každá položka zobrazuje informácie rovnakého typu, ako je názov alebo popis, ale sú jedinečné pre každú položku. Kliknite katalóg na vytvorenie dokumentu tohto typu.

Obnovenie zlúčenia

Ak potrebujete prerušiť prácu zlučovania, môžete uložiť hlavný dokument a pokračovať v zlučovaní neskôr. Microsoft Office Word ukladá údaje zdroja údajov a údajov polí. Ak bola použitá tabla úloh Zlúčiť, Word sa vráti tam, kde chcete obnoviť hromadnú korešpondenciu.

Keď ste pripravení obnoviť hromadnú korešpondenciu, otvorte dokument.

Word požiada o potvrdenie otvorenia dokumentu, čím sa spustí príkaz SQL.

Keďže tento dokument je pripojený k zdroju údajov, kliknite Áno... Text dokumentu sa zobrazí spolu so všetkými vloženými poľami.

Pripojenie dokumentu k zdroju údajov

Ak chcete zlúčiť údaje v hlavnom dokumente, musíte tento dokument pripojiť k zdroju údajov alebo údajovému súboru.

Výber dátového súboru

V záložke pošty v skupine Zlúčiť vybrať tím Vyberte príjemcov.

Postupujte podľa nižšie uvedených krokov.

Otvorte dokument aplikácie Microsoft Word. Tento dokument by mal obsahovať jednu tabuľku. Prvý riadok tabuľky by mal obsahovať nadpisy a zvyšné riadky by mali obsahovať záznamy, ktoré sa majú zahrnúť do hlavného dokumentu. Ako zdroj údajov môžete použiť aj zdroj údajov hlavičky (zdroj údajov hlavičky. Dokument obsahujúci riadok hlavičky (alebo záznam), ktorý sa používa na spojenie zadaného zdroja údajov s hlavným dokumentom hromadnej korešpondencie.).

Upravte zoznam príjemcov alebo položiek

Pri pripájaní ku konkrétnemu dátovému súboru možno nebudete chcieť migrovať dáta všetkých záznamov dátového súboru do hlavného dokumentu.

Ak chcete obmedziť zoznam príjemcov alebo použiť podmnožinu položiek súboru údajov, postupujte podľa týchto krokov.

V záložke pošty v skupine Zlúčiť vybrať tím Zmeniť zoznam.

V dialógovom okne Zlúčiť destinácie

Zvýraznenie jednotlivých záznamov Táto metóda je najužitočnejšia, keď je zoznam krátky. Začiarknite políčka vedľa tých príjemcov, ktorí by mali byť zahrnutí do zoznamu, a zrušte začiarknutie políčok vedľa tých príjemcov, ktorí by mali byť zo zoznamu vylúčení.

Ak viete, že do hlavného dokumentu je potrebné zahrnúť len niekoľko záznamov, môžete zrušiť začiarknutie políčka v záhlaví a potom vybrať iba požadované záznamy. Podobne, ak chcete do dokumentu zahrnúť väčšinu zoznamu, začiarknite políčko v záhlaví a potom zrušte začiarknutie políčok pre položky, ktoré nechcete zahrnúť.

Triedenie záznamov Kliknite na hlavičku stĺpca položky, podľa ktorej chcete zoradiť. Zoznam je zoradený vzostupne v abecednom poradí (A až Z).

Filtrovanie záznamov Táto funkcia je užitočná, keď zoznam obsahuje položky, ktoré nechcete vidieť alebo zahrnúť do hlavného dokumentu.

Pridajte do dokumentu textové zástupné symboly (zlučovacie polia).

Po pripojení hlavného dokumentu k súboru s údajmi môžete zadať text dokumentu a pridať textové zástupné symboly, ktoré označujú, kde sa majú v každej kópii dokumentu objaviť jedinečné údaje.

Textové zástupné symboly, ako je adresa alebo pozdrav, sa nazývajú zlučovacie polia. Polia vo Worde zodpovedajú zvýrazneným hlavičkám stĺpcov v dátovom súbore.

Stĺpce v dátovom súbore sú kategórie dát. Polia pridané do hlavného dokumentu sú textové zástupné symboly pre tieto kategórie.

Riadky dátového súboru sú dátové záznamy. Keď vykonáte hromadnú korešpondenciu, Word vytvorí kópiu hlavného dokumentu pre každý záznam.

Pri umiestňovaní poľa do hlavného dokumentu sa predpokladá, že na jeho mieste by sa mala objaviť určitá kategória údajov, napríklad priezvisko alebo adresa.

Poznámka. Keď vložíte zlučovacie pole do hlavného dokumentu, názov poľa je vždy uzavretý v dvojitých hranatých zátvorkách (""). V zložených dokumentoch sa tieto zátvorky nepoužívajú na zdôraznenie. Umožňujú vám rozlíšiť iba okraje v hlavnom dokumente od normálneho textu.

Čo sa stane pri zlúčení

Pri zlučovaní údaje v prvom riadku dátového súboru nahradia polia v hlavnom dokumente, čím sa vytvorí prvý zložený dokument. Údaje v druhom riadku dátového súboru nahradia polia a vytvoria druhý zložený dokument atď.

Príklady práce s poľami

Do hlavného dokumentu môžete pridať ľubovoľné záhlavie stĺpca z dátového súboru ako pole. To umožňuje určitú flexibilitu pri vytváraní hlavičkových papierov, nálepiek, e-mailov a iných zložených dokumentov.

Polia môžete kombinovať a oddeľovať pomocou interpunkčných znamienok. Napríklad, ak chcete vytvoriť presnú adresu, musíte do hlavného dokumentu vložiť nasledujúce polia:

"Meno Priezvisko"

"Dom a ulica"

"Mesto", "Región", "PSČ"

Pre bežné prípady použitia, ako sú bloky adries alebo uvítacie reťazce, Word poskytuje zložité polia – kombináciu viacerých polí. Príklady sú uvedené nižšie.

Pole Blok adresy je kombináciou niekoľkých polí vrátane mena, priezviska, domu a ulice, mesta a PSČ.

Pole Reťazca pozdravu môže obsahovať jedno alebo viac polí s názvom v závislosti od použitých pozdravných slov.

Obsah každého z komplexných polí je možné zodpovedajúcim spôsobom prispôsobiť. Napríklad pre adresu si môžete vybrať formálne meno (Mr. Andrey Alfirovich Jr.) a v adrese použiť „Pre“ namiesto „Vážený“.

Mapovanie zlučovacích polí na dátový súbor

Aby ste si boli istí, že Word nájde stĺpec v dátovom súbore, ktorý zodpovedá každej adrese alebo položke pozdravu, musíte namapovať polia hromadnej korešpondencie vo Worde na stĺpce v dátovom súbore.

Ak chcete polia zhodovať, vyberte Výber polí v skupine Vypracovanie dokumentu a vloženie polí v záložke Bulletiny.

Otvorí sa dialógové okno Výber polí.

Prvky adresy a pozdravu sú uvedené vľavo. Záhlavia stĺpcov z dátového súboru sú uvedené vpravo.

Word hľadá príslušný stĺpec pre každú položku. Obrázok ukazuje, že Word automaticky priradí stĺpec Priezvisko pole dátového súboru Priezvisko... Ale nemohol proti sebe postaviť iné prvky. Konkrétne v tomto dátovom súbore nenašiel Word zhodu pre pole názov.

V zozname vpravo môžete vybrať stĺpec dátového súboru zodpovedajúci položke vľavo. Teraz obrázok ukazuje, že stĺpec názov zodpovedá poli názov... Nie je nič zlé na tom, že pre polia Príťažlivosť, Jedinečný identifikátor a stredné meno nenašla sa žiadna zhoda. Zložený dokument nemusí používať každé pole. Ak pridáte pole, pre ktoré nie sú v dátovom súbore žiadne údaje, zobrazí sa v hlavnom dokumente ako prázdny zástupný symbol textu – zvyčajne prázdny riadok alebo skryté pole.

Zadávanie obsahu a pridávanie polí

V hlavnom dokumente kliknite na miesto, kam chcete pole vložiť.

Použite skupinu Vypracovanie dokumentu a vloženie polí v záložke Bulletiny.

Pridajte niektorú z nasledujúcich položiek.

Blok adresy s menom, poštovou adresou a ďalšími informáciami

Vybrať položku Blok adresy.

V dialógovom okne Vloženie bloku adresy vyberte požadované prvky adresy a formáty zobrazenia a potom kliknite OK.

Výber polí potom Word nedokázal nájsť niektoré informácie potrebné pre blok adresy. Kliknite na šípku vedľa (žiadna zhoda)

Pozdravný riadok

Vybrať položku Pozdravný riadok.

Vyberte formát reťazca pozdravu, ktorý obsahuje názov, meno a interpunkciu za menom.

Vyberte text uvítacieho riadku pre prípady, keď krstné meno príjemcu nie je k dispozícii, napríklad keď zdroj údajov neobsahuje meno alebo priezvisko príjemcu, ale iba názov spoločnosti.

Kliknite na tlačidlo OK.

Ak sa zobrazí dialógové okno Výber polí, potom Word nedokázal nájsť niektoré informácie, ktoré potreboval pre uvítací reťazec. Kliknite na šípku vedľa (žiadna zhoda) a potom zvýraznite príslušné pole v zdroji údajov potrebné na zlúčenie.

Samostatné polia

Informácie je možné vkladať z jednotlivých polí, ako je priezvisko, telefónne číslo alebo výška sponzorstva. Ak chcete rýchlo pridať pole z dátového súboru do hlavného dokumentu, kliknite na šípku vedľa zoznamu Vloženie dátového poľa a potom vyberte názov poľa.

Ak chcete použiť viac možností pri vkladaní jednotlivých polí do dokumentu, postupujte podľa týchto krokov.

V záložke pošty v skupine Nahrávanie a pridávanie polí vybrať tím Vložte zlučovacie pole.

V dialógovom okne Vloženie dátového poľa Vykonajte jednu z nasledujúcich akcií.

Vyberte Polia adresy.

Ak chcete zvýrazniť polia, ktoré vždy používajú údaje priamo zo stĺpca v dátovom súbore, vyberte Databázové polia.

V zozname Polia kliknite na požadované pole.

Kliknite na tlačidlo Vložiť, a potom Zavrieť.

Ak sa zobrazí dialógové okno Výber polí potom Word nedokázal nájsť niektoré informácie, ktoré potrebuje na vloženie poľa. Kliknite na šípku vedľa (žiadna zhoda) a potom zvýraznite príslušné pole v zdroji údajov potrebné na zlúčenie.

• Vlastné polia zo zoznamu kontaktov programu Outlook

Jediný spôsob, ako zahrnúť vlastné polia zoznamu kontaktov do hlavného dokumentu, je spustiť hromadnú korešpondenciu z programu Outlook. Najprv musíte nakonfigurovať zobrazenie zoznamu kontaktov pomocou presne tých polí, ktoré by sa mali použiť pri zlúčení. Potom môžete začať spájať. Po vykonaní všetkých potrebných nastavení sa Word automaticky otvorí a môžete dokončiť hromadnú korešpondenciu.

Formátovanie výsledkov zlúčenia

Ak chcete formátovať údaje obsiahnuté v dokumente, vyberte zlučovacie pole a naformátujte ho tak, ako je formátovaný akýkoľvek iný text. Výber musí obsahovať dvojité dvojité úvodzovky ( « » ) okolo poľa.

Ukážka a dokončite zlúčenie

Po pridaní všetkých polí do hlavného dokumentu si môžete prezrieť predbežné výsledky zlúčenia. Pred samotným dokončením zlúčenia môžete skontrolovať hlavné dokumenty a v prípade potreby vykonať príslušné zmeny.

Ak chcete zobraziť, vykonajte v skupine jeden z nasledujúcich krokov Zobraziť výsledky karty Bulletiny :

Kliknite Zobraziť výsledky.

Prehľadávajte jednotlivé strany hlavného dokumentu pomocou tlačidiel Ďalší príspevok a Predchádzajúci príspevok v skupine Zobrazenie výsledkov.

Zobrazte konkrétny dokument pomocou príkazu Nájdite príjemcu.

Dokončenie zlúčenia

Je možné vytlačiť alebo upraviť viacero dokumentov jednotlivo. Dá sa to urobiť pre všetky dokumenty alebo pre podskupinu dokumentov.

Vyberte, či chcete upraviť celú množinu dokumentov, iba aktuálne zobrazenú kópiu alebo podmnožinu dokumentov označenú zadaným číslom záznamu. Word ukladá kópie, ktoré chcete upraviť, ako jeden súbor, kde sú od seba oddelené pomocou zlomov strán.

Uloženie hlavného dokumentu

Pamätajte, že zložené dokumenty sa ukladajú oddelene od hlavného. Je vhodné ponechať hlavný dokument oddelený, pretože to môže byť užitočné pri následnom zlúčení.