Štruktúrovanie a analýza informácií. Myšlienkové mapy. Štruktúrovanie informácií: jednoduchá a efektívna metóda analýzy

Napríklad telefónne číslo napísané v tomto tvare: 380673543211 sa zapamätá oveľa horšie, ako keby ste ho štruktúrovali a zapísali takto: +380 (67) 35-43-211. Všetky informácie, od telefónnych čísel až po veľké objemy a slovníky cudzích jazykov, teda musia byť štruktúrované.

Hlavným cieľom štruktúrovania informácií je zjednodušiť pochopenie hlavných prvkov, z ktorých sa skladajú, čo znamená, že rozdelenie do skupín by sa malo riadiť nejakým logickým zdôvodnením. V procese zjednodušovania je pre nás jednoduchšie nadviazať spojenie medzi skupinami a zapamätať si všetky informácie v ich celistvosti.

Efekt okraja

Všimli sme si, že si lepšie zapamätáme informácie, ktoré sú na začiatku a na konci štruktúrnej skupiny. Tento efekt sa nazýva okrajový efekt. A používa sa pri štruktúrovaní – dôležité informácie sú zvyčajne umiestnené buď na konci alebo na začiatku štruktúrnej skupiny.

Obnovujúci efekt

Tento efekt sa nazýva aj izolačný efekt. Je založená na vlastnosti ľudskej pamäte lepšie si zapamätať odlíšené predmety spomedzi množstva homogénnych predmetov.

Pri štruktúrovaní informácií sa využíva aj tento efekt – štruktúrne skupiny sú na rozdiel od seba heterogénne. V tomto prípade si budeme vedieť rýchlo zapamätať, čo obsahujú.

Pozrime sa teraz na rôzne metódy štruktúrovania informácií, ktoré sa často používajú na zrýchlenie a pohodlnejšie zapamätanie.

Metóda rímskej izby

Táto metóda sa nazýva aj reťazec Cicero. Zapamätané predmety sú umiestnené na známom mieste, zvyčajne v miestnosti, v presne definovanom poradí. Potom stačí zapamätať si miestnosť, aby sa reprodukovali požadované informácie. Túto metódu používal Cicero svojho času, keď si pripravoval svoje prejavy. Okrem izby môžete použiť aj iné predmety, ktoré sú vám dobre známe.

metóda Buzanovej mapy mysle

Metóda myšlienkových máp sa nazýva aj metóda pamäťových kariet, alebo metóda myšlienkových máp. Štruktúra informácií pri ich používaní sa zobrazuje pomocou blokových diagramov, prípadne myšlienkových máp. Na zapamätanie informácií sa myšlienková mapa nakreslí takto: do stredu umiestnite meno alebo označenie symbolizujúce obsah všetkého materiálu, ktorý si treba zapamätať. Z tohto stredu nakreslite čiary v rôznych smeroch a umiestnite na ne reťazce článkov, ktoré zobrazujú štruktúru materiálu.

Štruktúrovanie informácií tiež nie je nič iné ako umiestnenie ich štruktúrnych prvkov v určitom poradí. Samotné poradie môže byť definované rôznymi spôsobmi. Napríklad informácie môžu byť usporiadané v chronologickom poradí, abecedne, vo vzostupnom alebo zostupnom poradí zložitosti alebo nejakého iného parametra, podľa kauzálneho vzťahu atď.

Keď sa pustíte do nového podnikania alebo ovládate novú profesiu, veľmi vám pomôže zostavenie jasného sledu akcií.

Podrobnejšie informácie nájdete v sekciách „Všetky kurzy“ a „Užitočnosť“, ku ktorým sa dostanete cez horné menu stránky. V týchto sekciách sú články zoskupené podľa tém do blokov obsahujúcich čo najpodrobnejšie (pokiaľ možno) informácie o rôznych témach.

Môžete sa tiež prihlásiť na odber blogu a dozvedieť sa o všetkých nových článkoch.
Nezaberie to veľa času. Stačí kliknúť na odkaz nižšie:

Problematika štruktúrovania informácií je v modernom svete veľmi žiadaná z dôvodu presýtenosti priestoru rôznymi informáciami. Preto je potrebná správna interpretácia a štruktúrovanie veľkého množstva údajov. Bez toho nie je možné robiť dôležité manažérske a ekonomické rozhodnutia založené na akýchkoľvek znalostiach.

Všeobecné informácie

Existuje mnoho metód na štruktúrovanie informácií. Je to spôsobené tým, že existuje aj obrovské množstvo spôsobov, ako ho reprezentovať a organizovať. Toto by sa malo pamätať, pretože informácie sa môžu veľmi líšiť vo vlastnostiach. Dôležitú úlohu v tom zohráva to, aké prostriedky alebo kanály vnímania sa používajú pri zadávaní alebo výstupe údajov, akú úroveň štruktúrovania má informácia na začiatku a či patrí k číselnému, grafickému, textovému alebo inému typu. Rozhodujúci je konečný cieľ, pre ktorý chcete štruktúrovať svoje údaje.

Ciele

Analýza a štruktúrovanie informácií vždy sleduje určité ciele a v skutočnosti ich nie je málo. Konečný výsledok do značnej miery závisí od správneho nastavenia cieľa. Všimnime si hlavné triedy cieľov:

• Získanie nových poznatkov o konkrétnom procese.
• Kontrola neúplnosti alebo nekonzistentnosti informácií.
• Potreba systematizovať a zefektívniť poznatky.
• Zameranie na niektoré aspekty.
• Obmedzenie informácií, aby ste sa zbavili presýtenia.
• vizuálnejším a zrozumiteľnejším spôsobom.
• Použitie zovšeobecnení a abstrakcií v popise.

V závislosti od toho, aké ciele sledujeme, sa uplatňujú technológie a metódy štruktúrovania. Ale ako vieme, klasifikácia nie je konečným faktorom, ktorý určuje spôsob zoradenia. Preto je dôležité definovať typ informácií a spôsob ich prezentácie.

Klasifikácia informácií

Zvážte klasifikáciu podľa povahy a obsahu vedomostí:

• O cieľoch a hodnotách pre potreby plánovania a prognózovania.
• O funkčných vlastnostiach.
• O štruktúre.
• O dynamických zmenách.
• Vo všeobecnosti o štáte.
• O úlohách.

Táto klasifikácia je uvedená v zostupnom poradí relevantnosti. Najdôležitejšie sú teda informácie o cieľoch, pretože na ich základe sa určujú konečné potreby užívateľa. Ostatné triedy sú od seba relatívne nezávislé, umožňujú len spresniť a doplniť existujúce údaje tak, aby odrážali ich úplnosť. Toto umiestnenie je celkom rozumné, pretože umožňuje rýchlo a efektívne riešiť aplikované problémy, ale prakticky sa nepoužíva pri riešení zložitých problémov vyžadujúcich počítačovú analýzu.

Základy klasifikácie a štruktúrovania informácií sú založené na ďalších kritériách:

1. Informácie súvisiace s niečím

• K objektu.
• Na viacero objektov.
• Stredná.

2. Väzba na časový aspekt

• Minulosť.
• Budúcnosť.
• Darček.

3. Trieda štrukturálnej organizácie

• Štruktúrovaný.
• Neštruktúrovaný.
• Objednané.
• Formalizované.

Napriek zdanlivej zložitosti všetkých klasifikácií by som chcel povedať, že štruktúrovanie informácií je jednoduchý proces, ktorý každodenne uvádzame do života. Problém s pochopením tejto problematiky je len v tom, že sa nezamýšľame nad tým, aká je táto problematika mnohostranná a rozsiahla, všetko robíme automaticky. Ak sa ponoríte do štúdia tejto témy z profesionálneho hľadiska, ukáže sa, že štruktúrovanie informácií rieši mnohé problémy, pomáha nám vybudovať si vlastný znalostný systém a použiť ho na ďalší rozvoj alebo riešenie problémov na úrovni domácností. a na profesionálnej úrovni.

Čo je klasifikácia?

Zber a štruktúrovanie informácií nie je možné bez konceptu klasifikácie, ktorý sme čiastočne zvážili v predchádzajúcich odsekoch. Napriek tomu stojí za to pochopiť tento koncept podrobnejšie. Klasifikácia je druh systému informačných prvkov, ktorý označuje skutočné objekty alebo procesy a zoraďuje ich podľa určitých podobných alebo odlišných charakteristík. Najčastejšie sa tento postup vykonáva s cieľom uľahčiť štúdium.

Existujú dva typy klasifikácií. Prvý, umelý, sa vykonáva podľa niektorých vonkajších znakov, ktoré neodrážajú skutočnú podstatu objektu, a umožňuje vám objednať iba povrchné údaje. Druhým typom je prirodzená alebo prirodzená klasifikácia, ktorá sa uskutočňuje podľa podstatných znakov, ktoré charakterizujú podstatu predmetov a procesov. Je to prirodzená klasifikácia, ktorá je vedeckým nástrojom, ktorý sa používa na štúdium vzorov objektov a procesov. Nedá sa však povedať, že umelé triedenie je absolútne zbytočné. Umožňuje vám vyriešiť množstvo aplikovaných problémov, ale sám o sebe je dosť obmedzený.

Ďalší výsledok štúdie do značnej miery závisí od toho, ako dobre bol vykonaný klasifikačný postup. Vyplýva to zo skutočnosti, že rozlíšenie podľa znakov sa vykonáva v počiatočných štádiách a ak sa v nich pomýlite, ďalší výskum pôjde nesprávnou cestou.

Dôležité zásady

Techniky štruktúrovania informácií vyžadujú dodržiavanie určitých zásad, aby ste si boli istí spoľahlivosťou výsledkov:

• Potreba rozdeliť každú operáciu do tried a použiť iba jednu základnú vlastnosť. To vám umožní zbaviť sa nepotrebných informácií a zamerať sa na hlavné body.
• Výsledné skupiny by mali byť logicky prepojené a usporiadané v určitom poradí na základe dôležitosti, času, intenzity atď.

Millerovo pravidlo

Vzor sa nazýva 7 ± 2. Objavil ho americký vedec a psychológ George Miller po vykonaní veľkého množstva experimentov. Millerovo pravidlo hovorí, že ľudská krátkodobá pamäť si dokáže v priemere zapamätať 7 písmen abecedy, 5 jednoduchých slov, 9 číslic pozostávajúcich z 2 číslic a 8 desatinných čísel. V priemere to predstavuje skupinu 7 ± 2 prvkov. Toto pravidlo je použiteľné v mnohých oblastiach a aktívne sa používa na trénovanie ľudskej pozornosti. Používa sa však aj na štruktúrovanie informácií na základe toho, koľko dokáže ľudský mozog zvládnuť.

Princíp hrany

Tento efekt je založený na skutočnosti, že ľudský mozog si lepšie pamätá informácie na začiatku alebo na konci. Štúdiu tohto princípu uskutočnil vedec z Nemecka v 19. storočí. Práve on je považovaný za jeho objaviteľa. Zaujímavosťou je, že u nás sa o tomto princípe dozvedeli až po filme o dobrodružstvách Stirlitza, v ktorom ním hlavná postava prepínala pozornosť protivníka.

Restroff efekt

Iným spôsobom sa tento efekt nazýva efektom izolácie a spočíva v tom, že keď sa nejaký objekt odlišuje od množstva podobných, zapamätá si ho oveľa lepšie ako ostatné. Inými slovami, môžeme povedať, že najsilnejší si pamätáme to, čo najviac vyniká. Podvedome tento efekt využívajú úplne všetci ľudia, ktorí chcú byť upozornení. Každý si všimol, že to funguje, keď proti jeho vôli upútali pozornosť svetlé šaty, ktoré vyčnievali z davu, bizarná architektúra domu vykúkajúca zo sivej ulice alebo farebný kryt spod kopy rovnakých.

Pri štruktúrovaní informácií sa Restroffov efekt používa na to, aby sa rôzne skupiny informácií navzájom líšili. Vďaka tomu sú rýchlejšie a ľahšie pochopiteľné. Ak je teda každý prvok nejednoznačný a zaujímavý, zapamätáme si ho oveľa rýchlejšie.

Metódy štruktúrovania informácií

Proces štúdia ľudského mozgu nevyjde nazmar. Vedci vyvinuli niekoľko techník a spôsobov štruktúrovania informácií, vďaka ktorým je zapamätávanie oveľa pohodlnejšie. Budeme hovoriť o hlavných a najpopulárnejších metódach.

Metóda rímskej miestnosti alebo Cicerova reťaz je veľmi jednoduchá, ale účinná metóda na asimiláciu materiálu. Spočíva v tom, že predmety, ktoré si treba zapamätať, musíte mentálne umiestniť do svojej izby alebo do tej, ktorú veľmi dobre poznáte. Hlavnou podmienkou je, že všetky položky musia byť usporiadané v prísnom poradí. Potom, aby ste si zapamätali potrebné informácie, stačí si zapamätať miestnosť. Presne toto urobil Cicero, keď sa chystal prehovoriť. Chodil po svojom dome a v duchu kládol akcenty, aby sa mohol vrátiť k dôležitému momentu v priebehu svojho prejavu. Neobmedzujte sa na miestnosť, môžete skúsiť umiestniť požadované informácie na známu ulicu, pracovnú plochu alebo iný objekt, ktorý dobre poznáte.

Metóda mapovania mysle alebo Buzanova metóda je jednoduchý spôsob, ako zobraziť informácie pomocou diagramov. Táto metóda sa často nazýva mapovanie mysle, pretože je potrebné vytvárať asociatívne mapy. Táto metóda zapamätania sa v poslednej dobe stala veľmi populárnou. Takéto karty odporúčajú psychológovia a rôzni kouči, aby si správne stanovili ciele a pochopili svoje skutočné túžby. Ale pôvodným účelom myšlienkových máp bolo presne zapamätať si a rýchlejšie štruktúrovať informácie. Na zostavenie pôrodníckej mapy budete potrebovať:

• Materiál, ktorý chcete študovať.
• Veľký list papiera.
• Farebné perá a ceruzky.

Potom nakreslite do stredu listu symbol alebo obrázok, ktorý sa spája s témou, ktorú si chcete zapamätať, alebo zobrazuje jej podstatu. Potom smerom do stredu nakreslite rôzne reťazce článkov, ktoré odrážajú jednu alebo druhú stranu skúmaného objektu. Výsledkom je, že na to, aby ste si zapamätali potrebné informácie, nemusíte prezerať zoznamy alebo čítať polovičnú učebnicu. Okamžite si môžete zapamätať hlavnú myšlienku tým, že sa na ňu pozriete v strede listu, a potom, keď sa budete pohybovať pozdĺž odchádzajúcich vetiev, zapamätajte si presne to, čo potrebujete.

Metódy fázového štruktúrovania

Prirodzene, štruktúrovanie digitálnych informácií je zložitejší proces. Problémy, ktoré sa vyznačujú rôznymi úrovňami neistoty, sú obzvlášť ťažké. Na ich vyriešenie je potrebné uchýliť sa k niekoľkým metódam, ktoré možno kombinovať do metód postupného štrukturovania a morfologických metód. Oba tieto druhy sú prispôsobené tak, aby sa dali použiť v podmienkach vysokej neistoty.

Ale výrazne sa líšia v tom, ktorá metóda sa použije. Prvá skupina má za cieľ postupne znižovať neistotu problému, zatiaľ čo druhá skupina sa zameriava na riešenie prostredníctvom vytvárania modelov v jednej iterácii.

Treba si uvedomiť, že pri použití morfologickej metódy sa neistota nemusí vôbec zmeniť, jednoducho sa prenesie do inej roviny popisu. Obe metódy začínajú skúmaním úrovne formalizácie. Ak však pre metódy postupného štrukturovania môže byť úroveň ľubovoľná, potom pre morfologické metódy je dôležitá podrobná dekompozícia a následné generovanie maticových modelov. Inými slovami, môžeme povedať, že morfologické metódy sa najčastejšie používajú s výkonnou počítačovou technikou, pretože ľudský mozog nie je schopný spracovať takéto polia informácií.

Metódy fázového štrukturovania sú zamerané na hľadanie logických vzťahov a morfologické metódy si nekladú za úlohu nájsť logický záver, ale vykonávajú dôkladnú kombinatorickú analýzu a dôkladnejšie a hlbšie triedia informácie.

Efektívnosť práce však spočíva v použití oboch týchto metód. Štruktúrovanie digitálnych informácií si vyžaduje integrovaný prístup. Práve z tohto dôvodu je dôležité nielen využívať najdostupnejšie metódy, ale uchýliť sa aj k plánovaniu, experimentovaniu a iným priemyselne špecifickým metódam.

Technológia štruktúrovania informácií do značnej miery závisí od toho, ako podrobne by sa mala práca vykonať. Pri štruktúrovaní sa teda v prvom rade zohľadňujú špecifiká odvetvia.

Analýza a štruktúrovanie informácií je veľmi užitočné zvážiť v kontexte semiotiky. Toto je prístup, ktorý interpretuje akýkoľvek spôsob prezentácie informácií ako jeden z druhov textu. Použitie znakového systému umožňuje maximálne zjednodušiť a uľahčiť pochopenie informácií. V grafickom zobrazení teda používame množstvo metód, ktoré umožňujú prejsť od tonality ku kontrastu, od sýtosti k jasu atď. To všetko umožňuje zjednodušiť rozpoznávanie údajov a prekladať ich pre iné znakové systémy. Ale keďže sú grafické modely do istej miery obmedzené, najčastejšie je jednoduchšie z nich získať informácie pomocou interpretačného modelu.

Štruktúrovanie informácií v mediálnej knižnici počítačov a serverov

Podrobne sme preskúmali otázky štruktúrovania, ale nedotkli sme sa problému v kontexte digitálnych informácií. V modernom svete sa informačné počítačové technológie zavádzajú do všetkých sfér života. Preto je jednoducho nemožné ich ignorovať. V poslednej dobe sa značne rozvinuli knižnice informačných médií, ktoré sa používajú v školách, vysokých školách a technických školách. Počítačové a serverové mediálne knižnice kombinujú učebné pomôcky, zvukové nahrávky, zbierky kníh, video súbory, počítačové prezentácie, ako aj technickú podporu potrebnú na zobrazenie všetkých uvedených informácií. Dnes si každá vzdelávacia inštitúcia vytvára vlastnú mediálnu knižnicu, pravidelne aktualizovanú o nové informácie zaznamenané na rôznych médiách. To umožňuje študentom rozvíjať samostatnú prácu s telekomunikačnými a elektronickými katalógmi. Funkcie vykonávané knižnicou médií sú nasledovné:

• Štruktúrovanie informácií pomocou informačných modelov na ukladanie študentských prác, abstraktov, prezentácií a pod.
• Plná automatizácia práce s knižnicou.
• Aktualizácia a uchovávanie vzdelávacích materiálov v elektronickej forme.
• Uskladnenie referenčných a informačných pomôcok.
• Neobmedzený prístup k online zdrojom a elektronickým knižniciam.
• Ukladanie a prezeranie súborov fotografií a videí vzdelávacej inštitúcie.
• Na požiadanie vyhľadajte potrebné informácie.
• Operatívna práca s akýmikoľvek zdrojmi informácií.

Dôležitú úlohu zohráva štruktúrovanie ukladania informácií. Na tento účel musia inštitúcie vlastniť výkonné servery, ktoré by zaručili integritu a bezpečnosť údajov. Preto treba k otázke pristupovať kompetentne a odborne, pretože v prípade chyby sa nemusia vrátiť zmeškané údaje.

Štruktúrovanie informácií v knižnici médií vášho počítača vyžaduje výkonný výpočtový hardvér vrátane mobilných zariadení, notebookov, nabíjačiek atď. Len kvalitné vybavenie zabezpečí plnohodnotnú prácu s materiálmi súčasne pre všetkých užívateľov. Je tiež veľmi dôležité mať centrálny server, kde budú dáta uložené. Servery sú najčastejšie inštalované v knižniciach. Nastavenie bezdrôtovej siete umožňuje každému učiteľovi alebo študentovi pristupovať ku všetkým materiálom z notebooku bez toho, aby opustili domov.

Štruktúrovanie informácií v databázach

Databáza je súbor údajov, ktoré zdieľajú zamestnanci podniku, regiónu, študenti vysokých škôl atď. Úlohou databáz je vedieť uložiť veľké množstvo informácií a poskytnúť ich na prvé vyžiadanie.

Správne navrhnutá databáza úplne eliminuje redundanciu údajov, čím sa minimalizuje riziko uloženia konfliktných informácií. Na základe toho môžeme povedať, že tvorba databáz v modernom svete sleduje dva hlavné ciele – je to zvýšenie spoľahlivosti dát a zníženie ich redundancie.

Životný cyklus softvérového produktu pozostáva z fáz návrhu, implementácie a prevádzky, ale hlavnou a kľúčovou fázou je fáza návrhu. Informačná saturácia a celkový výkon závisia od toho, ako kompetentne sú premyslené, ako jasne sú definované súvislosti medzi všetkými prvkami.

Správne navrhnutá databáza by mala:

• Zabezpečte integritu údajov.
• Preskúmajte, nájdite a odstráňte nezrovnalosti.
• Poskytnite ľahké vnímanie.
• Umožnite používateľovi štruktúrovať informácie a pridávať nové údaje.
• Spĺňať požiadavky na výkon.

Pred návrhom databázy sa vykoná dôkladná analýza požiadaviek používateľov na budúci softvérový produkt. Zároveň sa od programátora vyžaduje poznať základné pravidlá a limitujúce faktory, aby mohol kompetentne budovať logické vzťahy medzi požiadavkami. Je veľmi dôležité správne vypracovať atribút vyhľadávania, aby používatelia mohli nájsť požadované informácie podľa netriedených kľúčových slov. Malo by sa tiež pamätať na to, že čím viac informácií databáza uchováva, tým dôležitejšia je pre ňu otázka výkonu, pretože všetky nedostatky sú viditeľné pri maximálnom zaťažení.

Úloha informácií v modernom svete

Metódy štruktúrovania informácií, o ktorých sme uvažovali, sú zamerané na to, aby bol čo najjednoduchší prístup k údajom, ich ukladanie v digitálnej alebo materiálnej podobe. Všetky sú vo svojej podstate celkom jednoduché, no pre ich pochopenie je potrebné si uvedomiť, že informácia je len abstraktný pojem.

Je ťažké merať, dotýkať sa alebo vidieť v tej či onej forme. Z hľadiska štruktúrovania informácií je každý objekt iba súborom určitých údajov a charakteristík, ktoré môžeme reprezentovať a rozložiť na niektoré komponenty.

Pochopenie kľúčových rozdielov medzi objektmi je zároveň založené na skutočnosti, že ich hodnoty porovnávame s normou alebo s objektom, ktorý používame na porovnanie. Aby sme sa naučili rýchlo a efektívne štruktúrovať informácie, je dôležité pochopiť, že ide len o súbor určitých charakteristík, vlastností a parametrov. Keď sa naučíte, ako s nimi správne zaobchádzať a klasifikovať, môžete vyriešiť mnoho každodenných a profesionálnych problémov.

Je tiež dôležité pamätať na to, že informácie možno vždy zapísať, zobraziť alebo prezentovať iným spôsobom. Inými slovami, ak niečomu nerozumiete, musíte túto tému rozobrať na detailné prvky a ponoriť sa do ich podstaty, aby nezostalo nič, čo by sa nedalo vysvetliť jednoduchým jazykom.

V každodennom živote väčšina takéto problémy pomerne ľahko rieši vynájdením čipových kariet a využívaním funkcií ich mozgu objavených vedcami. Z odborného hľadiska je však štruktúrovanie informácií stále dosť náročná úloha, pretože ich množstvo rastie každým dňom a každou minútou.

V skutočnosti je celý ľudský vývoj procesom hromadenia vedomostí. Ale zároveň, aby sme pracovali efektívne, je potrebné pochopiť základné princípy štruktúrovania informácií, o ktorých sme tiež hovorili vyššie. Nie je ich veľa. Porozumenie je však kľúčom k spracovaniu obrovského množstva informácií a ich zapamätaniu.

Štruktúrovanie informácií

Igor Nezhdanov

Ďalším pomerne jednoduchým spôsobom, ako analyzovať prijaté informácie, je ich štruktúrovanie. Štruktúrovanie nie je nič iné ako usporiadanie v určitom poradí alebo podľa určitého vzoru. Toto poradie môže byť definované rôznymi spôsobmi. Najvýraznejším príkladom je usporiadanie informácií v chronologickom poradí. Napríklad informácie z rôznych zdrojov o určitej udalosti sú usporiadané postupne od skoršej k neskoršej (alebo naopak), t.j. v súlade s časom, ktorý je opísaný týmto blokom informácií.

Ďalším spôsobom, ako štruktúrovať informácie, je umiestniť každý blok informácií do rôznych sekcií v závislosti od prvku, ktorý daný informačný blok popisuje. Ďalej vám navrhujem, aby ste sa podrobnejšie oboznámili s rôznymi spôsobmi štruktúrovania informácií. Líšia sa najmä princípom štruktúrovania.

Chronologické alebo sled udalostí.

Táto metóda sa nazýva aj historická. Všetky prichádzajúce údaje sú usporiadané podľa času opísaných udalostí. Potom sa určí:
- čo nasleduje po čom,
- aká skutočnosť predurčuje akú udalosť,
- čo čo sprevádza atď.
Inými slovami, obnovuje sa chronológia udalostí. Toto je jeden z najjednoduchších spôsobov a zároveň celkom efektívny. Používa sa v širokej škále štúdií.

Najjednoduchším príkladom použitia historickej metódy (chronológie) je štúdium kandidáta, keď je prijatý. Máte niekoľko zdrojov: životopis kandidáta, jeho pracovný záznam, jeho vyplnenú prihlášku. Okrem toho môžete pomocou internetu identifikovať jeho pracoviská (podľa inzerátov a aplikácií, ktoré mu zanechal) alebo databázu. Po zhromaždení všetkých týchto informácií vytvoríte niekoľko sekvencií (chronológií):

1 - ako chce kandidát vyzerať (podľa jeho životopisu a profilu);
2 - ako to bolo v skutočnosti (podľa jeho pracovnej knihy);
3 - pomocná možnosť (podľa všetkých ostatných zdrojov).

Ďalším prípadom použitia chronológie je reťazenie udalostí. Napríklad obnoviť úplný obraz udalosti - čo nasledovalo po čom, čo bolo príčinou čoho .... Zároveň je obzvlášť cenné, ak sa paralelné incidenty posudzujú podobne, alebo sa udalosti zvažujú s prihliadnutím na známy incident, potom sa veľa vyjasní vďaka „náhodám“ a rôznym druhom korelácií.

Okrem toho je možné túto metódu použiť na identifikáciu podvodu (falšovania faktov) pri prezentácii verzií konfliktu rôznymi stranami tohto konfliktu. Paralelné sekvencie udalostí sú zostavené podľa verzií všetkých zdrojov informácií. A potom je tu „porovnanie čítaní“. Ak všetci účastníci hovoria o prítomnosti určitej akcie v určitom čase, potom to s najväčšou pravdepodobnosťou bolo....

Väzba udalostí na konkrétny incident sa používa na identifikáciu behaviorálnych reakcií objektu, aj keď ide už o modelovanie, ale na registráciu a analýzu sa používa rovnaká historická metóda (chronológia udalostí). V určitom prostredí sa tomu hovorí provokácia. Napríklad objekt dostane nejaký druh „horiacej“ informácie, informácie, ktorá si vyžaduje okamžitý zásah (odoslaný poštou, prenesený ako fáma, oficiálne nahlásený atď.), a potom pozorne sledovať:

Čo a v akom poradí podnikne;
- koho kontaktovať ako prvého;
- ako bude v zásade reagovať na správu atď.

Podľa toho si môžete zariadiť túto udalosť. Napríklad obmedzte objekt v pohybe alebo v spojení, vytvorte dojem, že prakticky nemá čas premýšľať atď. Všetko závisí od toho, čo chcete pochopiť (odhaliť). Na zjednodušenie vnímania situácie je možné výsledok znázorniť schematicky. Ak je niekoľko sekvencií zobrazených v rovnakej mierke a v jednom štýle, potom pri ich kombinovaní môžete identifikovať vzory, koreláciu atď.

Zostavenie zoznamu zdrojov.

Ide o štruktúrovanie údajov o zdrojoch informácií o nejakej problematike. Pri zostavovaní takéhoto zoznamu musíte uviesť stručný popis každého zdroja v závislosti od cieľov zostavenia zoznamu a od všeobecnej úlohy:

Názov;
- autor;
- kto zverejnil;
- pri zverejnení;
- kanál príjmu;
- Hlavná téma;
- hlavné publikum;
- kompetencia (kvalita informácií);
- zaujatosť v prezentácii;
- afiliácia (angažovanosť);
- postavenie vo vzťahu k téme vášho výskumu.

V dôsledku tejto systematizácie získate celkový obraz o informačnej oblasti, v ktorej pracujete. A v dôsledku toho sa rýchlo a správne orientujete v prípade objavenia sa niečoho nového, neobvyklého, neočakávaného. Alebo môžete pochopiť, ktorý zdroj je pre vás dôležitejší vo svetle skúmaného problému.

Analýza trendov.

Ďalším typom historickej metódy (chronológie) je analýza trendov. V skutočnosti ide o štruktúrovanie informácií podľa jednej z charakteristík (ukazovateľa). Táto metóda umožňuje opraviť zmeny v priebehu času pre niektorý indikátor, ktorý ste si vybrali. Takýmto ukazovateľom môže byť niečo číselne vyjadrené (objem predaja, počet obyvateľov, cestovná rýchlosť atď.). V tomto prípade je analýza pomerne jednoduchá - porovnanie tohto ukazovateľa v rôznych časových intervaloch poskytuje základ pre záver o trende rastu, poklesu alebo stagnácie. Zložitejšia situácia je pri nečíselných ukazovateľoch ako nálada fanúšikov športového klubu či postoj občanov k problému. V takýchto prípadoch je potrebné vybraný indikátor najskôr „zdigitalizovať“. Túto digitalizáciu je možné vykonať:

Odborné posudky;
- párové porovnanie;
- výber určitého prvku na jednotku merania.

A potom opäť pozorovanie zmien v čase.

Zostavenie schémy zapojenia.

Nejde o nič iné, ako o definíciu všetkého, čo nejako súvisí so študovaným objektom alebo udalosťou a grafickým zobrazením týchto informácií. Vytvorenie diagramu odkazov nie je nič iné ako štruktúrovanie informácií o takej charakteristike, ako sú prepojenia objektov. Aké typy spojení sa študujú, závisí od cieľa. Takéto odkazy môžu byť explicitné alebo implicitné. Medzi výslovné patria tie priamo založené - s vecným potvrdením (dokladom), ako je založený zakladateľ, predávajúci je kupujúci, príbuzní atď. Implicitné spojenia zahŕňajú tie spojenia, ktoré nemožno dokázať faktami, ale ktoré môžu existovať. Napríklad jedna právna adresa pre viacero organizácií môže naznačovať, že ich vytvára jedna právna kancelária a na základe toho možno predpokladať významnejší vzťah, ktorý si určite vyžaduje dodatočné overenie. Implicitné odkazy nie sú fakty, ale naznačujú smer, ktorým sa má hľadať. A to je už úloha pre operatívcov.

Výsledkom bude diagram, v ktorom rôzne tvary označujú rôzne objekty (napríklad ľudia - ovály; organizácie - obdĺžniky; spojenia čiarami alebo šípkami a hrúbka týchto čiar je silou spojenia). Schémy sú dobré, pretože pokrývajú celú situáciu na prvý pohľad. To umožňuje nielen urýchliť vnímanie situácie, ale aj identifikovať anomálie (čo vyniká na všeobecnom pozadí). Napríklad objekt s najväčším počtom spojení alebo jasný outsider. Je potrebné poznamenať, že konečným výsledkom tejto metódy informačnej analýzy je štruktúrovanie a vizualizácia informácií. Ale o vizualizácii nižšie.

Odhalenie sily spojení.

Túto techniku ​​dobre ilustruje analýza telefonických kontaktov. Všetky kontakty (spojenia) medzi objektmi sú zoradené podľa toho, medzi kým vznikajú. Potom sa posudzujú podľa frekvencie výskytu alebo podľa dĺžky trvania hovorov. Na základe údajov o sile súvislostí sú zostavené hypotézy a vypracované odporúčania pre ďalšie hľadanie.

Zoberme si všetky rovnaké detaily telefonických rozhovorov. Ak máte takéto podrobnosti za určité obdobie, môžete určiť:

S ktorým predplatiteľom má skúmaný najbližší kontakt,
- s kým kontakty v mimopracovnom čase, s kým počas pracovnej doby,
- s kým sú stabilné kontakty a s kým sú epizodické.
- pri porovnaní s paralelnou chronológiou je možné identifikovať závislosť smeru a sily kontaktov s inými udalosťami.
Ak sa takáto štatistika porovná so štatistikou jedného z kontaktérov vyšetrovanej osoby, potom je možné identifikovať aj ich spoločné kontakty a ich hustotu.

Napríklad:

Počas študijného obdobia Ivanov komunikoval:

S Petrovom 4-krát
- so Sidorovom 2 krát
- so Sergeevom 7-krát

Záver naznačuje, že Ivanov a Sergeev majú najbližšie kontakty. Potom môžete vytvárať hypotézy a zbierať ďalšie informácie.

Popis objektu

V tomto prípade sú informácie distribuované v blokoch, ktoré charakterizujú rôzne strany skúmaného objektu. A samotná technológia je štruktúrovanie informácií na takom základe, ako je osvetlenie konkrétnej charakteristiky skúmaného objektu. Ľahšie to pochopíte na príklade. Predpokladajme, že je potrebné systematizovať informácie o určitej spoločnosti XXX. Aby sme to dosiahli, zostavíme niečo ako zoznam vlastností, ktorých prvky sú charakteristikami objektu, ktorý potrebujeme:

identifikačné údaje;
- zvládanie;
- nehnuteľnosť;
- klienti;
- Problémy.

Ďalej distribuujeme všetky prichádzajúce informácie do týchto sekcií v závislosti od obsahu informácií. Po šírení a niekedy aj počas toho informácie „upratujeme“. Nejde o nič iné ako o redukciu do formálnej formy, vhodnejšej na vnímanie.

Sekvenčné riešenie jednoduchších úloh (dekompozícia).

Ďalšou možnosťou štruktúrovania informácií je dekompozícia alebo postupné riešenie jednoduchších problémov. V tejto možnosti štruktúrujete svoj problém a spôsob, ako tento problém vyriešiť. Na začiatku práce na analýze je potrebné od prvého kroku jasne pochopiť cieľ, ku ktorému smerujete. Tento cieľ je formulovaný vo forme otázky, ktorej odpoveďou je to, čo chcete dostať. Urobte si pre seba pravidlo – na začiatku akéhokoľvek projektu si najskôr sformulujte cieľ, ktorý chcete dosiahnuť. Opravte tento cieľ v pláne projektu ďalšou položkou za názvom.
Napríklad "ako sa zachová pán A v takej a takej situácii?" alebo "akú úroveň môže podnik B dosiahnuť vo svojom rozvoji?" alebo všednejšie "akým silám môžu odolať pri kúpe podniku Л a ako ich neutralizovať?" A čím je otázka jasnejšia, tým presnejšia a lacnejšia bude odpoveď.

Niekedy môže byť ťažké sformulovať cieľ. Ale to sa musí urobiť, pretože je nemožné dosiahnuť cieľ bez toho, aby sme o tom vedeli.

Najprv sa zvažuje konečný cieľ projektu – v prípade potreby sa preformuluje tak, aby bolo presne jasné, aký je váš cieľ. Po sformulovaní hlavného cieľa je potrebné určiť jeho čiastkové ciele, bez ktorých nie je možné odpovedať na hlavnú otázku. Inými slovami, odpoviete na otázku „čo potrebujete na dosiahnutie hlavného cieľa (alebo odpovedzte na hlavnú otázku)“. Po určení čiastkových cieľov prejdite na ďalšiu úroveň podľa rovnakého princípu a tak ďalej, až kým nedosiahnete základné otázky, na ktoré možno získať odpovede jednoduchými akciami. Tak sa tvoria skupiny otázok s vlastnou hlavnou otázkou a zo skupín hlavných otázok sa tvorí hlavná otázka, na ktorú potrebujeme odpoveď.
Zoberme si už vyslovenú otázku – „akú úroveň môže podnik Ch dosiahnuť vo svojom rozvoji?“. Ak chcete odpovedať, musíte zistiť nasledovné:

Aký je súčasný stav podniku?
- aké sú možnosti a výhody podniku?
- aké sú hrozby a slabé stránky podniku?
- aké sú zámery síl ovplyvňujúcich podnik?

Aký je súčasný stav podniku
(popis momentálneho stavu objektu)

Manažment (TOP manažment)
- majitelia (zakladatelia, akcionári)
- produkt, ktorý sa vytvára (produkt alebo služba)
- Stručná história objektu
- Majetok (pozemky, budovy a stavby, stroje a zariadenia, nepredané výrobky, nedokončená výroba, suroviny a materiál, cenné papiere a záväzky atď., atď.)
- Partneri (dodávatelia, zákazníci atď.)
- Ukazovatele (finančné, výrobné atď.)

Aké sú vlastnosti a výhody
(popis všetkých zdrojov podniku a jeho výhod)

možnosti:
- Administratívne možnosti (lobby, spojenie s úradmi, závislosť úradov od podniku, možnosť ovplyvňovať rozhodnutia úradov atď.)
- ekonomické príležitosti (možnosti zvýšiť objem výroby, preorientovať výrobu, zlepšiť kvalitu, znížiť ceny, prilákať investície a získať úvery atď.)
- Trestné príležitosti (schopnosť využívať zločincov, závislosť od zločincov, záujem zločincov o podnik, zločinecké plány vo vzťahu k podniku atď.)
- Vedecko-technické schopnosti (interakcia s výskumnými ústavmi, modernizácia technológií, investície do vedy, iná účasť na vedeckých aktivitách)
- Trhové príležitosti (silná konkurenčná pozícia, rastúci dopyt, vyjednávacia sila výrobcu, nedostatok substitučných produktov)

výhody:
- produkty (vysoká kvalita, nízke náklady)
- Cena (jasne definovaná cena)
- Propagácia (silná reklama, lobby medzi hlavnými spotrebiteľmi)
- Servis / personál (vysoká profesionalita personálu, rozvoj zamestnancov, sociálne programy, servisná podpora, ochranné známky a umiestnenie)
- Inžiniering a vývoj nových produktov (modernizácia zariadení, zlepšovanie technológie, zlepšovanie kvality)
- Predaj a marketing (nepretržité sledovanie trhu, podpora predaja)
- Manažment (nízke náklady na riadenie, mobilná štruktúra, jednotná koordinácia, rýchly prechod riadiacich signálov)

Aké sú hrozby a slabé stránky
(opis obchodných slabín a existujúcich hrozieb)

Hrozby:
- Administratívne (lobby konkurentov, nespokojnosť s úradmi, závislosť podniku od úradov, konflikty s úradmi)
- Ekonomické (preťaženie zariadení, nemožnosť preorientovania výroby, nemožnosť zlepšovania kvality a znižovania cien, ťažkosti pri získavaní investícií a získavaní úverov)
- Trestné (nátlak zo strany kriminality, závislosť na kriminalite, záujem na kriminalite v podniku, plány kriminality vo vzťahu k podniku, konflikty so zločincami)
- Vedecké a technické (žiadna interakcia s výskumnými ústavmi, žiadna modernizácia technológií)
- Trh (intenzita konkurencie, hrozba nových konkurentov, potreby kupujúcich na trhu, vyjednávacia sila kupujúcich, distribútorov, dodávateľov, tlak substitučných produktov)

slabé stránky:
- Produkty (nízka kvalita, vysoké náklady, zastaranie, nedostatok dopytu)
- Cena (neprimeraná cena)
- Propagácia (slabá reklama, žiadna lobby)
- obsluha / personál (nízka profesionalita, obťažovanie zamestnancov, nedostatok sociálnych programov, žiadny program podpory služieb)
- Branding a umiestňovanie
- Inžinierstvo a vývoj nových produktov
- Predaj a marketing (trh nie je študovaný, predaj nie je stimulovaný)
- Manažment (vysoké náklady na riadenie, pomalosť konštrukcie, nedostatok jednotnej koordinácie, dlhý prechod riadiacich signálov)

Aké sú zámery síl ovplyvňujúcich podnik

Čo sily ovplyvňujú alebo môžu ovplyvniť podnik
- Zdroje týchto síl
- obchodná povesť týchto síl (história vzťahov s partnermi, klientmi, konkurentmi)
- Úverová história týchto síl (história vrátenia vašich dlhov a práce s dlžníkmi)
- Správanie sa v kritických situáciách týchto síl (aké kroky podnikli v krízových situáciách, na koho sa obrátili o pomoc, kto ukázal ako)
- Plány týchto síl (krátkodobé, dlhodobé, strategické, vrátane súkromných plánov vlastníkov a manažmentu)

Otázky sa stali konkrétnejšími. Teraz pri každej položke musíte povedať, kde a ako možno informácie získať. Keď sú identifikované zdroje a prijateľné náklady, môžete začať so zberom údajov a popisnou fázou práce. Ak je to potrebné, rozklad na zložky ide ďalej. Keď sa dostanete k základným otázkam, môžete odhadnúť, aké zdroje sú potrebné na získanie odpovedí na ne (čas, ľudia, financie atď.). Na základe týchto údajov môžete zostaviť aj rozpočet projektu.

Syntéza údajov o pyramíde zdola nahor je opakom zostavovania stromu cieľov. Teraz, počnúc základnými (záverečnými) otázkami, musíte dôsledne odpovedať na všetky otázky stromu. Po obdržaní všetkých odpovedí na podotázky jednej skupiny môžete začať formulovať odpoveď na hlavnú otázku tejto skupiny. V tejto fáze začína kreativita. Je dobré, ak existuje skupina ľudí, ktorí sa dajú využiť ako odborníci. V tomto prípade je možné na základe odborného posúdenia minimalizovať pravdepodobnosť chyby. Ale bohužiaľ - najčastejšie musíte pracovať sami. A ak áno, pristúpime k priradeniu váh každej odpovedi na podotázku v rámci jej skupiny. Inými slovami, v číslach (bodoch) určujeme silu vplyvu tejto odpovede na hlavnú otázku jej podskupiny. A v závislosti od výsledkov identifikujeme najpravdepodobnejšiu odpoveď. A tak, kým sa nedostaneme k pôvodnej otázke.

Abstrahovanie informácií.

Odkazovanie je ďalšou možnosťou štruktúrovania informácií. V tomto prípade zjednodušíte vnímanie informácií ich komprimovaním a štruktúrovaním. Abstrakcia je užitočná najmä v prípade veľkého množstva informácií z rôznych zdrojov (médiá, databázy, inštalačné opery atď.) a ak je potrebná ďalšia citácia. Ale abstrakcia je vždy zameraná na objekt záujmu, t.j. ten, kto abstrahuje - istým spôsobom sám informácie skresľuje.

Odkazovanie spočíva vo výbere kľúčových bodov z celej škály informácií a ich zaznamenaní. Schopnosť rýchlo zostaviť kvalitný abstrakt je pomerne náročná vlastnosť. V súčasnosti existujú programy, ktoré túto funkciu preberajú. Tými jednoduchými sú TextAnalitics.

Tu je jednoduchá technika na zhrnutie textu.

Skúmaný text sa číta trikrát. Pri prvom čítaní sú zvýraznené slová, ktoré nesú hlavnú sémantickú záťaž - kľúčové slová - sú zvýraznené (fixkou, podčiarknuté, zakrúžkované - ako chcete). Môžu to byť mená, tituly, dátumy, odborné výrazy a pod.
Pri druhom čítaní sa pozornosť sústreďuje na kľúčové slová, pričom sú zvýraznené aj krátke, ktoré neobsahujú nič nadbytočné slovotvorné (frázy), odrážajúce hlavné myšlienky skúmaného textu a charakterizujúce kľúčové slová.

Pri treťom čítaní sa pozornosť venuje len vybraným slovotvorným útvarom a na ich základe sa stavajú jednoduché krátke vety, ktoré vystihujú význam správy. Potom sa urobí záver o hlavnom význame študovaného textu.

Existuje aj iný spôsob zhrnutia – text je rozdelený do ucelených blokov (napríklad odsek) a obsah týchto blokov je prerozprávaný jednou vetou.

Komplexnejšou verziou sumarizovania je vybrať z textu zmysluplné tvrdenia a prezentovať ich. Táto metóda je však zameraná na spotrebiteľa informácií, alebo skôr na jeho záujmy. Nie sú totiž vybrané všetky tvrdenia, ale len tie, ktoré sú pre spotrebiteľa významné. V opačnom prípade bude abstrakt väčší ako pôvodný text.

Predbežná typológia problému.

Nejde o nič iné ako o predbežnú štúdiu problému a určenie jeho hlavných charakteristík, čo umožňuje identifikovať vlastnosti a pochopiť, do akého typu problému tento problém patrí. Tento prístup umožňuje komplexne posudzovať zložité problémy, rozvíjať rôzne možnosti ich riešenia, vr. pomocou alternatívnych scenárov a získaných skúseností.

Plánovanie hľadania riešenia.

Táto metodológia nie je nič iné ako identifikácia analógií v iných oblastiach na vyriešenie nastoleného problému. Napríklad v súvisiacich alebo zásadne nesúvisiacich. Napríklad pri plánovaní vytvorenia veľkého združenia možno ako analógiu brať štádiá vývoja živého organizmu. Alebo hľadanie riešení technických problémov v prírode.

Analýza obsahu

Ďalším spôsobom, ako štruktúrovať textové informácie, je obsahová analýza. V najjednoduchšej forme je obsahová analýza počítaním frekvencie zmienok o určitom kúsku textu (od slova po strany a kapitoly). A ďalšia interpretácia týchto frekvencií. A nejde o nič iné ako o štruktúrovanie.

Najjednoduchším spôsobom, ako využiť analýzu obsahu pre potreby konkurenčného spravodajstva, je identifikovať frekvenciu používania nie bežných slov. Ide o to, aby sa z oblasti analýzy odstránili bežné slová a ponechali sa len špecifické. A z nich môžete vyvodiť závery o preferenciách, profesii, pravdivosti ... a oveľa viac.

V sieti je dosť podobných služieb, od komických až po celkom profesionálne. Napríklad tento

Najjednoduchším spôsobom analýzy prijatých informácií je ich štruktúrovanie. Štruktúrovanie nie je nič iné ako usporiadanie v určitom poradí alebo podľa určitej schémy. Toto poradie môže byť definované rôznymi spôsobmi. Najvýraznejším príkladom je usporiadanie informácií v chronologickom poradí. Napríklad informácie z rôznych zdrojov o určitej udalosti sú usporiadané postupne od skoršej k neskoršej (alebo naopak), t.j. v súlade s časom opísaným v tomto bloku informácií. Ďalším spôsobom, ako štruktúrovať informácie, je umiestniť každý blok informácií do rôznych sekcií v závislosti od prvku, ktorý daný informačný blok popisuje. Ďalej vám navrhujem, aby ste sa podrobnejšie oboznámili s rôznymi spôsobmi štruktúrovania informácií. Líšia sa najmä princípom štruktúrovania.

Chronologické alebo sled udalostí
Táto metóda sa nazýva aj historická. Všetky prichádzajúce údaje sú usporiadané podľa času opísaných udalostí.

Potom sa určí:
- čo nasleduje po čom,
- aká skutočnosť predurčuje akú udalosť,
- čo čo sprevádza atď.

Inými slovami, obnovuje sa chronológia udalostí. Toto je jeden z najjednoduchších spôsobov a zároveň celkom efektívny.

Najjednoduchším príkladom použitia historickej metódy (chronológie) je štúdium kandidáta, keď je prijatý. Máte niekoľko zdrojov: kandidáta, jeho pracovný záznam, dotazník, ktorý vyplnil. Okrem toho môžete pomocou internetu identifikovať jeho pracoviská (podľa inzerátov a aplikácií, ktoré mu zanechal) alebo databázu. Po zhromaždení všetkých týchto informácií vytvoríte niekoľko sekvencií (chronológií):
1) ako chce kandidát vyzerať (podľa jeho životopisu a profilu);
2) ako to naozaj bolo (podľa jeho pracovnej knihy);
3) pomocná možnosť (podľa všetkých ostatných zdrojov).

Ďalším prípadom použitia chronológie je reťazenie udalostí. Zároveň je obzvlášť cenné, ak sa paralelné incidenty alebo udalosti zvažujú podobným spôsobom a berú sa do úvahy známe incidenty, potom sa mnohé vyjasní. Väzba udalostí na konkrétny incident sa používa na identifikáciu behaviorálnych reakcií objektu, toto je však už modelovanie, ale na registráciu a analýzu sa používa rovnaká historická metóda (chronológia udalostí). V určitom prostredí sa tomu hovorí provokácia. Napríklad objekt dostane nejakú „horúcu“ informáciu – informáciu, ktorá si vyžaduje okamžitú akciu (odoslanú poštou, prenesenú ako fámu, oficiálne nahlásenú atď.), a potom pozorne sledovať:
- čo a v akom poradí vykoná;
- koho kontaktovať ako prvého;
- ako bude v zásade reagovať na správu atď.

Podľa toho si môžete zariadiť túto udalosť. Napríklad obmedziť predmet v pohybe alebo v spojení, vyvolať dojem, že prakticky nemá čas na premýšľanie atď. Všetko závisí od toho, čo chcete pochopiť (prezradiť). Na zjednodušenie situácie možno výsledok znázorniť schematicky. Ak je niekoľko sekvencií zobrazených v rovnakej mierke a v jednom štýle, potom keď sa skombinujú, môžu sa odhaliť vzory, korelácia atď.

CIO musia vynaložiť fantastické úsilie, aby udržali krok s dnešným tempom a novými spôsobmi podnikania. IT odborníci, rovnako ako zvyšok organizácie, si musia správne vypočítať svoje silné stránky. Mnoho spoločností sa snaží problém rastúceho dopytu po informáciách riešiť zvyšovaním „pamäťovej kapacity“ a „pumpovaním“ stále väčšieho množstva informácií cez podnikové siete. Iní chápu, že túto úlohu nie je také ľahké vyriešiť.

Je potrebný prístup, ktorý umožní, aby sa existujúce množstvo počítačových údajov využívalo na prijímanie konkrétnych opatrení. Lídri môžu pri analýze údajov a identifikácii významu rýchlo konať. Ako to spraviť? Štrukturalizáciou informácií – spôsob spracovania, na základe ktorého môžete získať jednoduché odpovede na otázky manažérov. Nie je to ľahká úloha, keďže spracovateľ informácií musí rozumieť problematike, kontextu, vedieť interpretovať dáta a vedieť, ako ich možno graficky znázorniť. Transformáciou údajov na to, čo v dnešnom rýchlom svete bohatom na informácie nazývame „naozaj užitočné informácie“, môžete z množstva rôznych údajov získať skutočne zlaté častice. Je dôležité začať s jasnými, pravdivými a použiteľnými údajmi, ktoré dávajú zmysel v kontexte rozhodnutí, ktoré robíme. Okrem toho sa musíte dostať na koniec údajov obsiahnutých v údajoch a usporiadať ich tak, aby bolo možné bez námahy pochopiť ich význam.

Myšlienka je skvelá. Faktom však je, že spoločnostiam chýbajú užitočné informácie a ich CIO sa zdráhajú používať techniky štruktúrovania údajov. Hoci IT profesionáli uznávajú dôležitosť syntézy informácií užitočných pre rozhodovanie, väčšina (v priemere 4,8 z 5) sa o to nesnaží. A sú na to tri hlavné dôvody:

• IT odborníci nevedia, ako štruktúrovať informácie;
• IT profesionáli nechcú robiť obsah;
• IT odborníci nevedia myslieť graficky.

Vo všeobecnosti CIO nie sú pripravení zaoberať sa štruktúrovaním informácií. Mnohí z nich to vnímajú ako proces, ktorý zaručuje iba správnosť, prehľadnosť a zrozumiteľnosť údajov. Veria, že dobre štruktúrované dáta sú dáta, z ktorých je jasné, kde sú vytvorené, kde sa používajú, ako sú podporované, aké sú pravidlá ich overovania a ako sa šíria. Správa údajov na tejto úrovni je pre väčšinu organizácií kritická, no stále nestačí na generovanie zmysluplných informácií. Budovanie konzistentných a spoľahlivých infraštruktúr pre dáta a správy je len začiatok. Po skombinovaní fragmentovaných údajov musíte pochopiť, ako získať užitočné informácie, ktoré zvýšia vašu produktivitu.

Bohužiaľ, väčšina IP riaditeľov nevie, ako to urobiť. Inštitút pre strategické zmeny Andersen Consulting sa opýtal IT profesionálov, či ich spoločnosti majú zadefinovaný proces získavania informácií užitočných pre rozhodovanie obchodných manažérov. Všetci jednohlasne odpovedali záporne. Približne 86 % účastníkov prieskumu uviedlo, že takýto proces neexistuje a že sa plánujú spoliehať na tradičné požiadavky IT a postupy modelovania údajov, teda na tie isté procesy, ktoré sa používajú v moderných informačných prostrediach a nie sú schopné generovať skutočne užitočné informácie. V každom prípade, riaditelia IP ani neuvažujú o štruktúrovaní informácií.

Niektorí odborníci v oblasti IT sa domnievajú, že ich povinnosti sú obmedzené na poskytovanie prístupu k informáciám používateľom, a nie na skutočne užitočné informácie. Títo IT manažéri sú zaujatí riadením výpočtovej infraštruktúry a komunikačných systémov (čiže vstupov do rovnice), a nie sústredením sa na výstupy, ktoré ich spoločnosti zúfalo potrebujú. Sú to vyťažené testovacie siete, integrované platformy na podporu transakcií a dátové sklady, ktoré sú dnes také populárne. Na otázku, aký druh informácií im poskytne výhodu oproti konkurentom na trhu, odpovedia: „Záleží na marketingovom oddelení.“ Na druhej strane špecialisti na spracovanie informácií jednomyseľne vyhlasujú, že nie je možné zaoberať sa ich štruktúrovaním, ak nie je jasné, na akú otázku hľadať odpoveď a aké údaje v tomto prípade použiť.

Mnohí manažéri IS nielenže nepoznajú proces štruktúrovania informácií, nielenže sa zdráhajú zapájať sa do obsahu, ale zdá sa, že ani nepoznajú možnosti vizuálnej analýzy dát. Keď sa ich spýtali, ako používajú grafiku, väčšina začala mudrovať o PowerPointe a Exceli. Na druhej strane, pre dátových vedcov štruktúrovanie informácií neznamená vytváranie snímok s titulkami, ale organizovanie informácií tak, aby boli prezentované vizuálne, neobmedzovali sa len na stĺpcové a koláčové grafy. Napodiv, IT profesionáli pomerne široko používajú vizuálnu analýzu na navrhovanie systémových architektúr a vytváranie softvéru na podporu výrobných procesov. Myšlienka, že vizuálna analýza môže byť použitá na obchodné rozhodnutia, ich však nenapadá.

Dobre štruktúrované a skutočne užitočné informácie pomôžu spoločnostiam rýchlo rozvíjať ich podnikanie. Ak ho chcete vytvoriť, musíte prejsť nasledujúcimi ôsmimi krokmi.

1. Zvážte svoje možnosti

Štruktúrujte informácie tak, aby ste videli opakovateľnosť údajov, aby ste pochopili problém a použili tieto znalosti na prijatie opatrení. Napríklad jednostránková história vývoja programu Harvard Business School MBA ukázala, že škola približne každých desať rokov zásadne mení učebné osnovy. To je zvláštne, pretože nikto z administratívy nerobil takéto plány zámerne. Skombinovať tieto údaje nedalo veľa úsilia. Vytvorenie diagramu trvalo iba jeden deň, pedagógom trvalo niekoľko týždňov, kým tieto informácie analyzovali a pochopili, že je čas prehodnotiť učebné osnovy – v každej tradičnej organizácii by sa to považovalo za úžasnú rýchlosť.

2. Stanovte si priority

Dobrí informační vedci začínajú identifikáciou toho, čo je v údajoch najdôležitejšie. Potom na základe odpovede na túto otázku štruktúrujú informácie. Význam údajov sa mení. V dôsledku toho je možné zistiť skutočný význam počiatočných informácií.

Vedci údajov tiež vykonávajú analytickú prácu, pričom identifikujú vzťahy a vzťahy obsiahnuté v nespracovaných údajoch, aby sa súhrnné informácie zmestili na jednu stránku. Veľa nespracovaných čísel môže mať zmysel, keď sú zakreslené na časovej osi, porovnávané so súborom cieľov alebo spojené do jedného zmysluplného grafu.

3. Hľadajte spoločnú reč

Odborníci považujú štruktúrovanie informácií nielen za proces, ale aj za produkt. Profesionálom poskytuje jedinú platformu na porovnávanie konceptuálnych modelov, ktoré existujú v mysliach rôznych ľudí, a umožňuje týmto modelom rýchlo sa navzájom prispôsobiť. Jedna IT spoločnosť si úprimne myslela, že má dobrú predstavu o tom, aká by mala byť webová stránka. Spoločné stretnutie so špecialistami na spracovanie informácií, kde každý líder graficky predstavil svoju víziu biznis problému, však odhalilo široké spektrum názorov. Toto stretnutie umožnilo manažérom vidieť a diskutovať o tom, čo predtým unikalo ich pozornosti.

Root Learning je konzultačná spoločnosť, ktorá implementuje procesy štruktúrovania informácií, aby pomohla lídrom komunikovať ich stratégie so zvyškom organizácie. Firma navrhuje plagáty, ktoré graficky znázorňujú klientove výzvy a strategické smery. Tieto úlohy sú formulované počas stretnutí a podrobných diskusií s vedúcimi klientskej spoločnosti. Takto navrhnuté plagáty slúžia na to, aby sa zamestnancom ľahšie vysvetlilo, aké ciele si firma kladie a čo presne môže to či ono oddelenie urobiť, aby firma svoje ciele úspešne dosiahla.

4. Snažte sa byť presvedčivý

Informácie by mali byť prezentované jasne a jednoducho, aby na ne prišiel s minimálnym úsilím aj bežný človek. Môžete upútať pozornosť publika pútavými nadpismi a farbami a potom okamžite vyjadriť svoje myšlienky doplnené ilustráciami s dobre štruktúrovanými informáciami.

Edward Tufte, profesor politiky, štatistiky a programovania na Yale University, je presvedčený, že kozmická loď Challenger zahynula v dôsledku zle štruktúrovaných informácií. V noci pred štartom zaslali zainteresovaní inžinieri do riadiaceho centra misie NASA množstvo chybových správ pri štarte. Ak by boli tieto informácie správne štruktúrované, povedzme, reprezentované ako jednoduchý diagram znázorňujúci koreláciu medzi vonkajšou teplotou a poruchami O-krúžku urýchľovača, riaditelia letov by okamžite vedeli, že začať v toto chladné ráno by bola strašná chyba.

5. Riešte správne zadané úlohy

Lídri nemôžu zvýšiť produktivitu alebo využiť nové obchodné príležitosti, ak nemajú jasnú predstavu o situácii.

Špecialisti jednej farmaceutickej spoločnosti si nevedeli vysvetliť, prečo postupne strácajú svoje postavenie na trhu, napriek tomu, že sa snažili vypracovať podrobné odporúčania pre lekárov. Keď spracovatelia informácií zredukovali tieto informácie na dve strany, bolo jasné, v čom je problém: ukázalo sa, že jeden vplyvný lekár zmenil svoju preferenciu v predpisovaní liekov. Preto zmenili formu marketingových materiálov, pričom sa zamerali na požiadavky práve tohto lekára.

6. Pomôžte nájsť jednoduché riešenia

IT odborníci, s ktorými sme hovorili, štruktúrujú informácie, aby pomohli používateľom pochopiť, ako používať produkt alebo ako sa pohybovať na ich webovej lokalite. Dobre premyslená navigácia na stránke je nevyhnutná, tá rozhoduje o tom, či je používateľ spokojný alebo odchádza z vašej stránky úplne sklamaný.

Napríklad pred niekoľkými rokmi jedna veľká počítačová spoločnosť oslovila Christopha Lenka a Paula Kahna z Dynamic Diagrams (dnes divízia Cadmus Communications), aby zhodnotili, aké ľahké je pre bežných používateľov nastaviť a nakonfigurovať mobilný počítač. Lenk a Kahn si jedno takéto auto objednali. Odviezli ju do ich kancelárie a odborníci nakrútili, ako rozbaľujú krabicu s počítačom. Vo vnútri balíka našli počítač a 27 doplnkov k nemu, z ktorých šesť malo pestrofarebné označenie „Najskôr otvorte toto“. Týchto šesť škatúľ obsahovalo marketingovú literatúru a neobsahovalo žiadne pokyny na nastavenie počítača. V dôsledku toho bol proces inštalácie pomalý a stresujúci, o čom informovali vo svojej správe. Počítačová spoločnosť ich požiadala, aby vypracovali a predložili svoje návrhy. Vytvorili mapu – veľkú schému, ktorá presne ukazuje, ako umiestniť jednotlivé komponenty dodané s počítačom a ako ich pripojiť. Jednoduché a jasné.

7. Zabezpečte rýchle rozhodovanie

Veľká sieť reštaurácií dokázala výrazne zlepšiť výkonnosť svojich pobočiek reštrukturalizáciou grafickej podoby hodnotenia kvality. Na základe 40-stranovej správy bol zostavený dvojstranový dokument zobrazujúci úrovne výkonnosti vo všetkých reštauráciách. Takýto systém umožnil sledovať a identifikovať zaostávajúcich, navyše podniky a manažéri mohli posúdiť, či Linux, ako aj rôzne pilotné modernizačné projekty, sú opodstatnené.

Netscape dokázal vylepšiť svoju webovú stránku tým, že priviedol odborníkov na štruktúrovanie informácií, ktorí začali jednoduchým popisom súčasného stavu Netcenter – graficky a výstižne. Akonáhle boli inžinieri v Netscape schopní vidieť tok, ľahko prišli na spôsob, ako ho zlepšiť.

8. Podporovať inovácie

Štruktúrovanie informácií vám pomáha nájsť, zoradiť a použiť dôležité informácie: nové trendy, nezvyčajné nápady a znepokojujúce, nekonzistentné fakty.

Odborníci z veľkého výrobného podniku sa z vlastnej skúsenosti naučili, akú dôležitú úlohu zohráva štruktúrovanie informácií pri vytváraní radikálne nových riešení. Vedenie spoločnosti si dalo záležať, aby sa dizajnérsky tím sústredil nielen na vývoj nových produktov, ale aj na hľadanie spôsobov ich využitia. Okrem toho sa hľadali nové nápady, ktoré by mohli definovať úplne novú cestu rozvoja spoločnosti.

Pre vytvorenie vhodnej atmosféry boli steny miestnosti, v ktorej špecialisti pracovali, vyvesené plagátmi odrážajúcimi demografické trendy, zmeny spotrebiteľského životného štýlu, technologické projekty a podobne. Vedenie verilo, že táto informačná koláž podnieti nové nápady. A aký je základ? Okno do budúcnosti vytvorilo skôr zmätok ako inšpiráciu.

Na vyčistenie neporiadku si spoločnosť najala Donovana a Greena (D&G), ktorí sa následne spojili s Richardom Saulom Wurmanom, firmou na štruktúrovanie informácií. D&G (teraz divízia USWeb / CKS) a Wurman začali organizovaním údajov do systému zoznamov. Každý zoznam bol venovaný jednej, pomerne širokej téme, napríklad „časové náklady“ alebo „vekové skupiny“.

Pozvaní odborníci postavili informačnú architektúru tak, aby divák mohol generovať nápady, identifikovať súvislosti a sledovať interakciu rôznych faktorov – čím ďalej zoznam číta, tým podrobnejšie odpovede dokáže nájsť. Na vytvorenie každého zoznamu použili rovnakú štruktúru, takže inžinier mohol ľahko prechádzať z jedného do druhého bez toho, aby opustil svoje miesto. Zo stien odstránili informačný chaos, ktorý tam vládol, a vyvesili svoje zoznamy. A čo? Nasledovala celá lavína sviežich nápadov, ktoré predurčili ďalší rozvoj podnikania spoločnosti.

Vedúci pracovníci, ktorí chcú využívať skutočne užitočné informácie na efektívne riadenie svojej spoločnosti tak, aby mohla držať krok s tempom vývoja trhu, by mali zaviesť štruktúrovanie informácií. Na to však nestačí len najať dobrých odborníkov. Môžu vám pomôcť použiť informácie na strategické manévre alebo na navrhovanie webových stránok, ktoré zákazníkom ponúkajú hodnotné riešenia. Spoločnosti musia tento prístup bez problémov implementovať. To je dôležité, aj keď to nestačí.

CIO by mali začleniť informácie o štruktúre do svojej každodennej správy údajov a činností spracovania transakcií. Integráciou týchto procesov môžete rýchlo spravovať údaje a zabezpečiť ich presnosť a konzistentnosť, čím sa objasní podstata štruktúrovaných informácií.

Jane Linderová- Bývalý profesor na Harvard Business School a vedúci IT na Polaroide. V súčasnosti pôsobí v Inštitúte pre strategické zmeny v Andersen Consulting. Je možné ju kontaktovať e-mailom: [e-mail chránený]

Kde začať

Optimistickí lídri začnú využívať štruktúrovanie informácií napriek problémom, ktorým čelia

Pilotný projekt sa zaoberá štruktúrovaním informácií pre kritické problémy. Položte si ťažké otázky, ako napríklad: Čo určuje náš úspech?

Začnite školiť ďalšiu generáciu informačných profesionálov. Vyškolte a získajte ľudí, ktorí vedia vykonávať prieskum s bohatými údajmi o dôležitých obchodných záležitostiach, ktorí majú dlhú históriu v oblasti informačných technológií a ktorí vedia prezentovať informácie graficky. Aktívne budú podporovať vzdelávanie v celej vašej organizácii.

Vyžadovať, aby línioví manažéri venovali osobitnú pozornosť transformácii existujúcich informácií na užitočné informácie. Pravdepodobne nebude ľahké premeniť vašu organizáciu na podnik, ktorý využíva skutočne užitočné informácie na rast vášho podnikania. Existuje tisíc dôvodov, prečo môžete zlyhať, jediný spôsob, ako sa im vyhnúť, je aktívne im predchádzať. Čo je pre lídra najťažšie? Získavanie spoľahlivých informácií po začatí používania štruktúrovania informácií.

Jane Linder a Drew Phelps