Сложный всплывающий список в excel. Создание выпадающего списка в Excel

Microsoft Excel – отличный инструмент для работы с табличными данными. С его помощью можно быстро создать подходящую таблицу и заполнить ее данными. При этом Excel упрощает не только работу с данными в таблице, но и сам процесс заполнения таблицы.

В этом материале речь пойдет именно о заполнении таблицы. Здесь вы сможете узнать, как в Эксель сделать выпадающий список, который позволит значительно быстрее заполнять таблицу данными. Инструкция будет актуальна для Excel 2007, 2010, 2013 и 2016.

Самый простой способ сделать выпадающий список в Экселе, это воспользоваться функцией для проверки данных. Для создания данного выпадающего списка вам сначала нужно сделать обычный список с данными и разместить его в документе Эксель. Такой список можно разместить на том же листе документа, где будет расположен выпадающий список, либо на любом другом листе.

Итак, сначала создаем список данных, которые должны находится в выпадающем списке, и размещаем его в любом удобном месте документа Эксель. Например, вы можете разместить такой список за областью печати либо на другом листе документа Эксель.

После этого выбираем ячейку, в которой нужно сделать выпадающий список. Выделяем эту ячейку мышкой и нажимаем на кнопку «Проверка данных», на вкладке «Данные».

После этого откроется окно «Проверка вводимых значений». В этом окне сначала нужно открыть выпадающий список «Тип данных» и выбрать там вариант «Список».

После чего нужно заполнить строку «Источник».

Для этого устанавливаем курсор в строку «Источник» после чего выделяем мышкой список данных, который должен находится в созданном выпадающем списке.

После указания источника закрываем окно «Проверка вводимых значений» нажатием на кнопку «Ok». Выпадающий список в Экселе сделан и его можно проверять.

Но, теперь в данную ячейку можно ввести только те данные, которые присутствуют в выпадающем списке. А при попытке ввести неверное значение вы будете получать сообщение об ошибке.

Если вы хотите оставить возможность вводить в ячейку данные не содержащиеся в выпадающем списке, то вам нужно выделить ячейку с впадающим списком и нажать на кнопку «Проверка данных». Дальше в открывшемся окне нужно перейти на вкладку «Сообщение об ошибке» и снять отметку напротив функции «Выводить сообщение об ошибке».

После сохранения этих настроек вы можете вводить в ячейку не только те данные, которые доступны в выпадающем списке, но и любые другие, которые вам понадобятся.

Как сделать выпадающий список с добавлением данных

Описанный выше вариант выпадающего списка достаточно удобен. Но, если вы хотите регулярно добавлять в него новые данные, то этот вариант не подойдет, поскольку после каждого добавления данных вам придется изменять диапазон, который указывается в поле «Источник». Решить эту проблему можно с помощью функции «Умные таблицы», которая появилась в Microsoft Excel 2007.

Для этого вам нужно сделать список с данными, точно также как описано выше. Единственно отличие, теперь список должен иметь заголовок.

После создания списка, его нужно выделить и с помощью кнопки «Форматировать как таблицу» на вкладке «Главная» применить к списку любой стиль.

После выбора стиля, появится окно «Форматирование таблицы». Здесь нужно установить отметку напротив функции «Таблица с заголовком» и нажать «Ok».

В результате у вас должна получится таблица с данными, примерно такая, как на скриншоте внизу.

Теперь нужно выделить ячейку, в которой вы хотите сделать выпадающий список, и нажать на кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные». В открывшемся окне нужно выбрать «Тип данных – Список», а потом установить курсор в строку «Источник» и выделить мышкой список с данными, которые должны использоваться для выпадающего списка (выделять заголовок списка не нужно).

Данный способ создания выпадающих списков с возможностью добавления новых строк был проверен на Excel 2010, но он также должен работать и в Excel 2007. Как и в более современных версиях Excel, например, Excel 2013 и Excel 2016.

Выпадающий список в ячейке позволяет пользователю выбирать для ввода только заданные значения. Это особенно удобно при работе с файлами структурированными как база данных, когда ввод несоответствующего значения в поле может привести к нежелаемым результатам.

Итак, для создания выпадающего списка необходимо:

1. Создать список значений, которые будут предоставляться на выбор пользователю (в нашем примере это диапазон M1:M3 ), далее выбрать ячейку в которой будет выпадающий список (в нашем примере это ячейка К1 ), потом зайти во вкладку "Данные ", группа "Работа с данными ", кнопка "Проверка данных "

2. Выбираем "Тип данных " -"Список " и указываем диапазон списка

3. Если есть желание подсказать пользователю о его действиях, то переходим во вкладку "Сообщение для ввода " и заполняем заголовок и текст сообщения

которое будет появляться при выборе ячейки с выпадающим списком

4. Так же необязательно можно создать и сообщение, которое будет появляться при попытке ввести неправильные данные

Если Вы не сделаете пункты 3 и 4, то проверка данных работать будет, но при активации ячейки не будет появляться сообщение пользователю о его предполагаемых действиях, а вместо сообщения об ошибке с вашим текстом будет появляться стандартное сообщение.

5. Если список значений находится на другом листе, то вышеописанным образом создать выпадающий список не получится (до версии Excel 2010). Для этого необходимо будет присвоить имя списку. Это можно сделать несколько способами. Первый : выделите список и кликните правой кнопкой мыши, в контекстном меню выберите "Присвоить имя "

Для Excel версий ниже 2007 те же действия выглядят так:

Второй : воспользуйтесь Диспетчером имён (Excel версий выше 2003 - вкладка "Формулы " - группа "Определённые имена "), который в любой версии Excel вызывается сочетанием клавиш Ctrl+F3 .
Какой бы способ Вы не выбрали в итоге Вы должны будете ввести имя (я назвал диапазон со списком list ) и адрес самого диапазона (в нашем примере это"2"!$A$1:$A$3 )

6. Теперь в ячейке с выпадающим списком укажите в поле "Источник" имя диапазона

7. Готово!

Для полноты картины добавлю, что список значений можно ввести и непосредственно в проверку данных, не прибегая к вынесению значений на лист (это так же позволит работать со списком на любом листе). Делается это так:

То есть вручную, через ; (точка с запятой) вводим список в поле "Источник ", в том порядке в котором мы хотим его видеть (значения введённые слева-направо будут отображаться в ячейке сверху вниз).

При всех своих плюсах выпадающий список, созданный вышеописанным образом, имеет один, но очень "жирный" минус: проверка данных работает только при непосредственном вводе значений с клавиатуры. Если Вы попытаетесь вставить в ячейку с проверкой данных значения из буфера обмена, т.е скопированные предварительно любым способом, то Вам это удастся. Более того, вставленное значение из буфера УДАЛИТ ПРОВЕРКУ ДАННЫХ И ВЫПАДАЮЩИЙ СПИСОК ИЗ ЯЧЕЙКИ, в которую вставили предварительно скопированное значение. Избежать этого штатными средствами Excel нельзя.

Многие пользователи даже не догадываются, что всем известный табличный редактор Excel обладает такими функциями и имеет такие инструменты, которые далеко выходят за рамки основной цели использования программы - редактирования таблиц. В этой статье будет рассказано об опции выбора из Другими словами, расскажем, как создавать выпадающие списки в ячейках таблицы.

Способ 1: создаем дополнительный список

Если вы хотите сделать в ячейке Excel список выбора, то проще всего воспользоваться этим способом, подразумевающим простое создание выпадающего списка. Кстати, будет рассказано о двух его вариациях, поэтому прочтите до конца, чтобы во всем разобраться.

Шаг 1: подготавливаем данные

Предварительно необходимо в отдельном диапазоне ячеек создать таблицу с данными, которые будут в будущем находиться в выпадающем списке. Разберем все на примере продуктов. Итак, мы имеем список из семи товаров, если быть точнее, то продуктов. Эту табличку мы создадим чуть правее от основной таблицы, в рамках которой будут созданы выпадающие списки.

Если вы не хотите, чтобы таблица с данными находилась на том листе, что и основная, вы можете создать ее на отдельном листе. Роли это не сыграет.

Шаг 2: вводим имя диапазона

Чтобы использовать опцию выбора из списка в Excel, предварительно надо ввести имя диапазона с данными для будущего списка. Делается это довольно просто:

1. Выделите ячейки, в которых находятся в данном случае наименования товаров.
2. Нажмите правой кнопкой мыши (ПКМ) по выделению.
3. Выберите из меню опцию «Присвоить имя».
4. В появившемся окне в поле «Имя» введите название диапазона. Оно может быть абсолютно любым.
5. Нажмите «ОК».

Второй шаг выполнен. Созданный нами только что диапазон ячеек облегчит создание списка в будущем.

Шаг 3: делаем выпадающий список

Теперь можно переходить непосредственно к использованию опции выбора из списка в Excel. Делается это следующим образом:

1. Выделите нужный диапазон ячеек, в котором будут располагаться выпадающие списки.
2. Перейдите на вкладку «Данные».
3. В группе инструментов «Работа с данными» нажмите по кнопке «Проверка данных».
4. В появившемся окне на вкладке «Параметры» выберите из выпадающего списка «Тип данных» значение «Список».
5. Введите в поле «Источник» название ранее созданного диапазона ячеек, предварительно поставив знак равенства. В нашем случае - «=Продукты».
6. Нажмите «ОК».

Сразу после этого в выбранных ячейках появятся выпадающие списки. Это был первый способ его создания, перейдем ко второму.

Способ 2: создание выпадающего списка через меню «Разработчика»

Вполне возможно, что предыдущая инструкция показалась вам непонятной, и вы столкнулись с трудностями при создании в ячейке таблицы элемента выбора значения из списка в Excel. Второй метод реализации может стать достойной альтернативой.

Как создать выпадающий список в ячейке листа при помощи меню «Разработчика»? Как и в предыдущий раз, для лучшего понимания все действия будут поделены на этапы.

Шаг 1: включаем меню «Разработчика»

Итак, в первую очередь необходимо активировать меню «Разработчика», так как по умолчанию его нет среди прочих вкладок.

1. Нажмите по кнопке «Файл».
2. Нажмите по кнопке «Параметры».
3. В появившемся одноименном окне перейдите в раздел «Настройка ленты».
4. В области «Основные вкладки» установите отметку напротив пункта «Разработчик».
5. Нажмите «ОК».

Нужная панель инструментов активирована, теперь можно приступать к созданию списка.

Шаг 2: вставляем выпадающий список

Нужно создать непосредственно сам элемент «Выпадающий список». Для этого:

1. Перейдите на добавленную вкладку «Разработчик».
2. На листе создайте список товаров, который будет использоваться для создания выпадающего списка.
3. Нажмите по кнопке «Вставить» и в дополнительном меню выберите пункт «Поле со списком».
4. Кликните по той ячейке, где будет располагаться сам список.

Уже на этом этапе нужный элемент появится, но, если нажать по нему, откроется пустой список. Соответственно, надо добавить в него продукты.

Шаг 3: задаем необходимые параметры

Чтобы добавить в выпадающий список пункты, необходимо:

1. На панели инструментов нажать по кнопке «Режим конструктора».
2. Затем нажать кнопку «Свойства элемента управления», располагающуюся рядом.
3. В появившемся окне со свойствами в графе ListFillRange введите диапазон ячеек, в котором находятся пункты будущего выпадающего списка.
4. Теперь нажмите ПКМ по выпадающему списку и в меню выберите «Объект ComboBox», а в подменю Edit.

Сразу же после этого в выпадающий список будут внесены указанные пункты. Вот так просто можно выполнить выбор из списка в Excel вторым методом.

Способ 3: создание связанного списка

Для выбора нескольких значений выпадающий список в Excel подходит лучше всего, но порой бывает потребность во взаимосвязи нескольких таких списков. К счастью, программа это позволяет делать, и далее будет предоставлена подробная пошаговая инструкция с детальным описанием всех действий.

Шаг 1: создаем дополнительный список

Первостепенно необходимо создать основной выпадающий список. На этом долго останавливаться не будем, так как конструкция полностью аналогична той, что была описана в первом способе. Скажем только, что связывать мы будем наименование товара с его весом. Рекомендуется создать наименование диапазонов с мерами товаров (г, кг, мл, л).

Шаг 2: Связываем первый список со вторым

Ну а теперь перейдем непосредственно к основному - к созданию второго элемента «Выбора из списка» в Excel, который будет связан с первым.

1. Установите курсор в той ячейке, где будет располагаться второй список.
2. Откройте окно «Проверки вводимых значений», нажав на вкладке «Данные» по кнопке «Проверка данных».
3. В появившемся окне на вкладке «Параметры» выберите из выпадающего списка «Тип данных» пункт «Список».
4. В поле для ввода «Источник» введите формулу «ДВССЫЛ», ссылающуюся на первый список. В данном случае она будет выглядеть следующим образом: «=ДВССЫЛ($B3)».
5. Нажмите «ОК».

Второй список создан. Он привязан к первому, что означает, что, выбрав значение в данном случае продукта, вам необходимо будет выбрать также и его меру. Чтобы не создавать такие же списки в других ячейках, выделите уже добавленные и потяните за нижний правый угол выделения вниз, тем самым заполнив все нужные ячейки.

Заключение

Опция выбора из списка в Excel довольно полезна, это можно было понять из всего вышесказанного. Но куда важнее то, что для ее создания не требуется обладать глубокими знаниями в использовании табличного процессора. Тем более есть даже три способа реализации данной функции, а с помощью описанных инструкций у вас не должно возникнуть особых проблем при их выполнении.

Чтобы упростить работу пользователей с листом, добавьте в ячейки раскрывающиеся списки, в которых можно выбрать нужный элемент.

На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в таблице Excel . Если это не так, список можно быстро преобразовать в таблицу, выделив любую ячейку диапазона и нажав клавиши CTRL+T .



Примечания:

1. Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.

   На ленте откройте вкладку Данные и нажмите кнопку Проверка данных .

   Примечание: Если кнопка Проверка данных недоступна, возможно, лист защищен или является общим. Разблокируйте определенные области защищенной книги или отмените общий доступ к листу, а затем повторите шаг 3.

   На вкладке Параметры в поле Тип данных выберите пункт Список .

   Щелкните поле Источник и выделите диапазон списка. В примере данные находятся на листе "Города" в диапазоне A2:A9. Обратите внимание на то, что строка заголовков отсутствует в диапазоне, так как она не является одним из вариантов, доступных для выбора.

   

   Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок Игнорировать пустые ячейки .

   Установите флажок Список допустимых значений

   Откройте вкладку Сообщение для ввода .

   
   

2. Откройте вкладку Сообщение об ошибке .

   
   

3. Не знаете, какой параметр выбрать в поле Вид ?

Работа с раскрывающимся списком

После того как вы создадите раскрывающийся список, убедитесь, что он работает так, как вам нужно. Например, может потребоваться проверить, нужно ли изменять ширину столбцов и высоту строк , чтобы отображались все записи.

Скачивание примеров

Предлагаем скачать образец книги с несколькими примерами проверки данных, аналогичными примеру в этой статье. Вы можете воспользоваться ими или создать собственные сценарии проверки данных. Скачать примеры проверки данных Excel

Ввод данных станет быстрее и точнее, если ограничить значения в ячейке вариантами из раскрывающегося списка.

Сначала создайте на листе список допустимых элементов, а затем выполните сортировку или расположите их в нужном порядке. В дальнейшем эти элементы могут служить источником для раскрывающегося списка данных. Если список небольшой, на него можно легко ссылаться и вводить элементы прямо в средстве проверки данных.

Выпадающие списки в Microsoft Excel незаменимы при создании объемных таблиц, работе с базами данных. В чем же конкретно заключается удобство этого инструмента?
Если при заполнении таблицы некоторые данные периодически повторяются, нет необходимости каждый раз вбивать вручную постоянное значение — например, наименование товара, месяц, ФИО сотрудника. Достаточно один раз закрепить повторяющийся параметр в списке.
Ячейки списка защищены от введения посторонних значений, что снижает вероятность допустить ошибку в работе.
Таблица, оформленная таким образом, выглядит аккуратно.
В статье я расскажу, как в Экселе сделать выпадающий список в ячейк е и как с ним работать.

Формирование выпадающего списка

Один из распространенных примеров использования выпадающих списков – интернет-магазины, в которых вся продукция распределена по категориям – такая структура облегчает пользователям поиск по сайту.
Рассмотрим наглядно:

Все товары, перечисленные в таблице, нужно отнести к категории «Одежда». Чтобы создать выпадающий список для этого перечня, потребуется выполнить следующие действия:
Выделить любую ячейку, в которой будет создан список.
Зайти на вкладку «Данные», в раздел «Проверка данных».
В открывшемся окне выбрать вкладку «Параметры», а в перечне «Тип данных» вариант – «Список».
В появившейся строке необходимо указать все имеющиеся наименования списка. Сделать это можно двумя способами: выделить мышкой диапазон данных в таблице (в примере – ячейки А1-А7) или вбить названия вручную через точку с запятой.
Выделить все ячейки с нужными значениями, и, щелкнув правой кнопкой мыши, выбрать в контекстном меню пункт «Присвоить имя».
В строке «Имя» указать наименование списка – в данном случае, «Одежда».
Выделить ячейку, в которой создан список, и вписать созданное имя в строку «Источник» со знаком «=» вначале.
Итоговый результат выглядит так. Это самый простой вариант выпадающего списка. В зависимости от версии Excel, действий может быть больше или меньше, но в целом, инструкция универсальна для любой программы.

Как добавлять значения в список

Иногда возникает необходимость дополнить уже имеющийся перечень. В раскрывающемся списке все новые пункты отображаются автоматически при добавлении. Однако чтобы связать диапазон ячеек с добавленным вновь элементом, список требуется оформить в виде таблицы. Для этого нужно выделить диапазон значений, найти на вкладке «Главная» пункт «Форматировать как таблицу» и выбрать любой понравившийся стиль, например.