Настроить сборщик почты на Gmail, пошаговая инструкция. Распределение писем по нужным ярлыкам в GMail. Добавление Области просмотра

Когда количество писем и состояние вашей электронной почты начинает нагонять тоску и депрессию. Чтобы навести порядок в онлайн-хранилище переписки и достичь заветных «Inbox Zero», воспользуйтесь советами из нашей подборки.

Найти дзен в папке « Входящие»

Gmail позволяет настроить стиль папки входящей корреспонденции: «По умолчанию», отображать «Сначала важные», «Сначала непрочитанные, «Сначала помеченные» и тип «Приоритетные», сортирующий письма в зависимости от их важности.

Если вы хотите действительно контролировать свою электронную почту, типы «По умолчанию» и Приоритетные» будут самыми полезными: один классифицирует, другой выставляет приоритеты. Вы можете менять вид почтового ящика до тех пор, пока не найдёте подходящий именно вам вариант. Откройте меню Настройки и нажмите на вкладку входящих писем, под которой откроется меню для выбора типа этой папки.

Минуя «Входящие»

Нет никакой необходимости вручную сортировать сообщения для их последующего архивирования. Если вы хотите, чтобы некоторые письма (например, относящиеся к рабочему проекту, счета и т.д.) сортировались автоматически - создайте фильтр, который будет обходить папку «Входящие».

Для этого откройте меню Настройки, нажмите на Фильтры и заблокированные адреса, создайте новый фильтр и введите необходимые параметры, например, все письма со словом «заработок» в теме. После этого вам следует указать, чтобы все будущие отфильтрованные сообщения направлялись сразу в архив, минуя папку входящих писем. Можно настроить так, чтобы отфильтрованные послания автоматически отмечались, как прочитанные.

Ключевые слова

Архивная система Gmail способствует тому, чтобы пользователи никогда и ничего не удаляли. Возможно, в этом есть рациональное зерно, но из-за такого положения дел поиск определённого письма заставляет пробираться сквозь кипы электронных отходов даже в том случае, если они идеально организованы и имеют цветовую маркировку.

Автоматическая поисковая опция Gmail вполне приемлема, но намного лучше взять настройки поиска в свои руки. Если у вас есть письмо и вы полагаете, что оно может пригодиться в будущем, перешлите его себе, добавив несколько уникальных, запоминающихся ключевых слов или предложений . Теперь вместо поиска по параметрам даты вы можете просто ввести ключевые слова/предложения и искомое письмо появится перед вами.

Искать как профи

Если вам нужно найти какое-либо письмо, не имеющее полезных ключевых слов, придётся обратиться за помощью к поисковой системе Gmail. В этом разделе вы найдёте информацию о дополнительных операторах поиска, которые помогут отыскать нужный текст в океане из 20 тыс + старых писем.

• Исключите письма с определёнными ярлыками через фукнцию label: [название лейбла] . Это особенно полезно, когда вы хотите отключить логи чатов. Просто введите label:chats в поле поиска. Также вы можете искать сообщения с определёнными лейблами через +label: [название лейбла] . Операторы + и – также работают с другими поисковыми настройками.
• Отыскивайте письма, отправленные и полученные в определённый период с помощью операторов before:[дд/мм/гггг] и after:[дд/мм/гггг] .
• Ищите прикреплённый файл по его названию или типу с помощью оператора filename:[тип файла]. Например, если нужно письмо с вложенными файлами PDF, введите в типе filename:pdf .
• Обыкновенный поиск не включает сообщения из Корзины или Спама - используйте in:trash или in:spam соответственно. Чтобы поиск проверил абсолютно все папки почты используйте команду in:anywhere .

Выделение цветом

Ярлыки полезны для сортировки и классификации ваших писем в Gmail. Но иногда их действительно сложно прочесть, особенно если перед вами находится бесцветная стена писем. Вы можете сделать письма визуально организованными, используя маркировку цветными ярлыками .

Передвиньте мышку к левой колонке и наведите курсор на ярлык, которому хотите присвоить цвет. Нажмите на направленную вниз стрелку, и перед вами появится меню опций. Наведите курсор на Цвет ярлыка и выберите понравившийся вариант, тем самым задав его для определённого ярлыка. Можно добавлять свои собственные варианты цветов.

Удаление старых вложений

Пользователи Google получают 15ГБ бесплатного места для Gmail, Google Drive и Google+. Если вы обнаружили, что лимит исчерпан – удаление старых писем с большими вложениями станет самым верным решением.

Найти подобные сообщения можно следующим образом: перейдите в поле поиска и нажмите на направленную вниз стрелку, чтобы выполнить расширенный поиск. Пометьте пункт Есть прикреплённые файлы и нажмите на Поиск. Или введите has:attachment в поле поиска. Чтобы найти письма, превышающие определённый размер, независимо от статуса вложения, введите следующие параметры размера расширенного поиска: рядом с размером выберите «больше чем» и введите цифру в байтах, килобайтах или мегабайтах, после задайте поиск.

«Умные» ярлыки

Вы также можете организовать письма, создав дополнительные вложенные ярлыки . Используя их, можно классифицировать письма ещё более точно. Например, вместо того, чтобы помечать сообщение простым «Работа», создайте ветку «Работа>Важные проекты».

Выберите письмо и нажмите на кнопку «Ярлык», создайте новый ярлык и введите его название. Затем поставьте галочку напротив «Разместить ярлык под» и выберите родительский элемент из раскрывающегося меню.

Добавление Области просмотра

Добавление опции предварительного просмотра в папке входящих писем поможет сортировать их намного быстрее, без необходимости открывать каждое отдельно .

Откройте меню Настройки и зайдите во вкладку «Лаборатория», которая уже достаточно продолжительное время находится в бета-версии и предлагает множество пока ещё экспериментальных функций. Найдите пункт «Область просмотра» и включите его. После того, как вы сохраните новые настройки, рядом со значком шестерёнки появится кнопка «Показать несколько папок». Нажимайте на нее, когда захотите включить или отключить Область просмотра, а также поменять её параметры.

Чат с правой стороны. Done

Чат справа – ещё одна экспериментальная функция Gmail и отличная возможность разгрузить левую часть экрана. Зайдите в «Лабораторию», найдите функцию «Чат с правой стороны», активируйте её и сохраните изменения. После этого чат переместится в правую часть экрана, освободив левую колонку.

Настройки отображения ярлыков

Чтобы изменить параметры просмотра для отдельных ярлыков зайдите во вкладку Ярлыки в настройках. Там указан список: Системные ярлыки, Категории, Круги и другие, созданные вами. Можно выбрать следующие варианты: показывать или не показывать ярлыки, отображать, только если есть непрочитанные сообщения. Выберите настройку для каждого отдельного ярлыка и сохраните изменения. Если вы решили скрыть все ярлыки, то появится новая настройка: «Ещё» в левой колонке.

Используйте псевдонимы электронной почты

Вы получаете дополнительную возможность сортировать письма с использованием псевдонимов электронных адресов. Просто добавьте +any.alias к адресу после имени пользователя, но перед @gmail.com. Вы по-прежнему будете получать письма в свою папку входящих, потому что отправка сообщения на «[email protected]» аналогична отправке сообщения на «[email protected]» или «[email protected]».

Псевдонимы часто используются чтобы отфильтровать нежелательные сообщения (например, «[email protected]»), но вы также можете использовать их для фильтрации важных писем .

Автоматическая пересылка важных сообщений

Сначала нужно добавить адрес для автоматической переадресации, для чего лучше заручиться согласием получателя. Скорее всего, адреса для переадресации будут принадлежать кому-то из ваших родственников, коллег или вам самим. Выберите вкладку Пересылка и POP/IMAP в настройках , добавьте нужный адрес электронной почты для пересылки и нажмите След. Подтверждение по электронной почте вместе с проверочным кодом будет отправлено на данный адрес. Вы или другой получатель должны перейти по ссылке в подтверждающем письме, после чего начнёт работать автоматическая пересылка.

После настройки переадресации можно создать и фильтры через вкладку фильтров и заблокированных адресов в настройках. Создайте фильтр в соответствии с новыми запросами, на следующем экране настройте пересылку на выбранный для определённых сообщений адрес.

Постичь мастерство «отфильтровывания»

Фильтры становятся по-настоящему действенным в том случае, когда вы используете их креативно. Если вы уже освоили основные фильтры (фильтрация сообщений от определённого отправителя или доменного имени и их последующая отправка в нужную папку), пора познакомиться с другими интересными вариантами.

• Используйте filename:[тип файла] чтобы создать фильтры для разных типов медиа. Например, filename:jpg | filename:png чтобы отправлять все сообщения с прикреплёнными фотографиями в папку для фото.
• Фильтруйте сообщения, которые содержат ваш адрес электронной почты в полях «От» и «Кому» и отправляйте их в нужную папку. Теперь вы сразу будете находить свои заметки/напоминания/to-do списки в одном определённом месте.
• Создайте хештег (например, #неудалятьникогда ) и специальный резервный аккаунт Gmail для особо важных писем, которые нельзя пропустить или потерять. Затем установите фильтр, который будет автоматически пересылать письма с данным хештегом на резервный аккаунт.

В мире есть не так много вещей, которые можно было бы принести из магазина, распаковать — и сразу использовать. Большинство технических новинок требуют, чтобы перед началом использования вы хотя бы прочли инструкцию «Quick start».

Дело в том, что так как никаких папок в Gmail нет изначально, то ничего никуда перемещать не надо. Просто присваиваешь письму метку «Спам» и проваливается оно в преисподнюю. Но народ-то привык к папкам! И вот, специально для таких ретроградов создана кнопка «Переместить в…»

Собственно, как я уже говорил, выбирая какой-либо пункт из списка, вы просто присваиваете письму метку. Но при использовании «Переместить в…» вы одновременно еще и архивируете письмо, удаляя его из папки «Входящие». То есть вместо двух кликов: «присвоить ярлы»к и» архивировать» можно обойтись лишь одним. Визуально это ничем не отличается от перемещения писем из папки в папку. Мелочь, а приятно….

5. Быстрый поиск письма.

Gmail не позволяет сортировать письма. Зачем? Зачем утомительно пролистывать страницу за страницей упорядоченный по авторам или дате отправки список, если можно просто найти нужное письмо. Ведь это почта от поискового гиганта Google, в конце концов. Как и в любом порядочном поиске тут есть возможность расширенного поиска? которым, впрочем, пользоваться приходится редко. намного проще искать прямо из поисковой строки используя специальные «гугловские» операторы:

Оператор	Пояснение	Пример
from:	Ищет почту от определенного отправителя	Пример: from:Ivan Значение: Письма от Ivan
to:	Почта, направленная определенному адресату	Пример: to:Анна Значение: Все сообщения, посланные Анне (от вас или кого-либо иного
subject:	Поиск в теме письма	Пример: subject:семинар Значение:Сообщения со словом «семинар» в теме
OR	Поиск всех сообщений, содержащих слово A или слово B* *OR должно быть написано заглавными буквами	Пример: from:Ivan OR from:Анна Значение: Письма от Анны или от Ivan
— (дефис)	исключить из поиска слово, стоящее после дефиса	Пример: семинар -таймменеджмент Значение: Сообщения, содержащие слово «семинар» в теме письм, но не содержащие слова «таймменеджмент»
label:	Искать сообщения, помеченные определенной меткой* *Искать среди не помеченных этой меткой не будет	Пример: from:Ivan label:learn Значение: сообщения от Ivan, помеченные меткой «learn»
has:attachment	Поиск только среди сообщений с вложением	Пример: from:david has:attachment Значение: Сообщения от David с вложениями
list:	Поиск в списках рассылки	Пример: list:[email protected] Значение: сообщения с адресом [email protected]в хеадере, посланное по списку рассылки.
filename:	Поиск по имени или расширению приложенных к письмам файлов	Пример: filename:physicshomework.txt Значение: Сообщения со вложением по имени «physicshomework.txt» Пример: label:work filename:pdf Значение: Сообщения помеченные «work», содержащие PDF файл в приложении
» « (quotes)	Искать точное вхождение фразы	Пример: «i’m feeling lucky» Значение: Сообщения, содержащие фразу «i’m feeling lucky» или «I’m feeling lucky» Пример: subject:»dinner and a movie» Значение: Сообщения, содержащие фразу «dinner and a movie» in the subject
()	Группировка слов используются для того, чтобы включить/исключить отдельные слова	Пример: from:Ivan(обед OR кино) Значение: сообщения от Ivan, соержащие одно из двух слов — либо «обед» либо «кино» Пример: subject:(dinner movie) Значение: сообщения, содержащиеоба слова одновременно «dinner» и «movie»
in:anywhere	Искать во всех местах Gmail, даже в мусоре* *Сообщения, помеченые как Spam или Trash обычно не включаются в результаты поиска	Пример: in:anywhere кино Значение: сообщения в Вся почта , Spam , и Trash , которые содержат слово «кино»
in:inbox in:trash in:spam	Искать сообщения в Inbox , Trash , или Spam	Пример: in:trash from:amy Значение: Messages from Amy that are in Trash
is:starred is:unread is:read	Искать среди письем, помеченных звездочками, непрочитанных или прочитанных	Пример: is:read is:starred from:David Значение: Messages from David that have been read and are marked with a star
cc: bcc:	Искать по получателю копии письма cc: или скрытой копии bcc:	Пример: cc:david Значение: Писма, посланные копией на адрес David
after: before:	искть сообщения, написанные после определенного времени* *Дата задается в формате yyyy/mm/dd.	Пример: after:2009/04/16 before:2009/04/18 Значение: Сообщения, посланные с 16 апреля 2009 по 18 апреля 2009.
is:chat	Искать в сообщениях чата	Пример: is:chat козёл Значение: Все сообщения в чате, в которых есть слово «козёл»
deliveredto:	искать сообщения, направленные на чей-то адрес от робота, использующего заголовок Delivered-To вписьме.	Пример: deliveredto:[email protected] Значение: Все сообщения с адресом [email protected] в заголовке Delivered-To: сообщения

6. А вы держите папку Входящие пустой?

Одним из основных принципов разумной организации любого потока информации, как учат нас гуру по тайм менеджменту, является наличие в папке входящие только тех писем, по которым нужно предпринять какие-либо действия. Захламление этой папки приводит ктому, что важные письма в нужный момент затеряются в куче рутинных записок.

При архивировании письма перемещаются из входящих в папку Все письма , что позволяет очистить папку входящих писем, ничего не удаляя. Заархивированные письма находятся в папке «Все письма» с любыми назначенными ярлыками. Их можно найти, выполнив поиск в аккаунте. Когда на архивированное письмо приходит ответ, цепочка, в которой оно содержится, снова отображается во входящих.

Чтобы заархивировать письма, выполните указанные ниже действия.

1. Выберите письма, установив флажки рядом с именами отправителей.
2. Нажмите кнопку «Архивировать» .

Открытые цепочки можно заархивировать, нажав кнопку «Архивировать» в верхней части страницы.

7. Импортируйте почту из своих старых почтовых ящиков.

Gmail позволяет импортировать всю почту из ваших старых почтовых ящиков. При этом для ряда сервисов (из российских поддерживаются yandex.ru, ya.ru, yandex.ua, bk.ru, inbox.ru, list.ru, mail.ru) возможен импорт не только почты, но и адресной книги.

Чтобы импортировать контакты, выполните указанные ниже действия. Прежде чем приступить к делу, учтите, что у вас должен быть доступ к старому аккаунту электронной почты.

1. Нажмите на ссылку Настройки .
2. Под вкладкой Аккаунты и импорт нажмите на кнопку Импорт почты и контактов .
3. В появившемся окне введите адрес аккаунта, из которого нужно импортировать контакты. Нажмите Продолжить .
4. Введите пароль к другому аккаунту и нажмите Продолжить .
5. Установите все нужные флажки.
   • При импорте контактов информация из адресной книги старого аккаунта импортируется в раздел «Контакты» в Gmail.
   • Если установлен флажок «Импортировать почту», все имеющиеся в старом аккаунте сообщения импортируются во входящие в Gmail.
   • При необходимости можно установить флажок «Импорт новой почты»: в этом случае в аккаунт Gmail импортируются все сообщения, которые поступят на старый аккаунт в течение следующих 30 дней. Эти сообщения не появятся в Gmail сразу же после их поступления на другой аккаунт. Обновление произойдет в течение одного или двух дней.
   • Кроме того, к импортируемым письма можно автоматически добавлять ярлык, указывающий на то, что они были отправлены на другой аккаунт.
6. Нажмите Начать импорт. Импорт продолжится, даже если вы покинете страницу «Настройки» или выйдете из Gmail.
7. Контакты и письма будут импортированы. Это может занять от 24 до 48 часов, поэтому импортированные письма не появятся в Gmail сразу после нажатия на кнопку OK . Чтобы проверить состояние импорта, откройте вкладку Аккаунты и импорт на странице «Настройки». Как только импорт завершится, в верхней части папки «Входящие» появится сообщение с подтверждением.

8. вам не надоело стандартное оформление почтовика?

Мой GMail, например, изменяет цвет в зависимости от погоды. Я пишу эти строки пасмурным февральским утром. И тема моего почтовика соответствующая:

Вечером небо над моим домом почернеет, и тема почернеет вместе с ним. А завтра, когда взойдет солнце, я его увижу и в своей почте Gmail. Не знаю уж каким образом, но в Google умудрились привязать эту тему не только ко времени суток, но и к погоде.

9.Не изменяй старым друзьям.

Впрочем, совершенно не обязательно пользоваться только одним адресом электропочты. Я настроил свой Gmail так, что могу посылать письма. не выходя из Gmail с пяти своих адресов. Это очень удобно — иметь для разных целей разные адреса. еще удобнее иметь возможность работать со всеми из одного места.

10. Кто будет бороться со спамом — Пушкин?

Нет, не Пушкин. Я доверяю эту борьбу Gmail’y. Обяснить почему?

Статистика.

Известно,что на то, чтобы понять, является ли письмо спамом, требуется в среднем 5 секунд. Я получаю примерно сотню мусорных писем в день. 500 секунд — это почти десять минут в день. Немного, но мне их жалко. Я их деллю с миллионами пользователей Google.

Потому что, если ко мне приходит письмо со спамом. я помечаю его. И это же одновременно делает еще сто человек. Досто первого это письмо не дойдет. Оно будет признано спамом и выброшено на помойку. судя по тому, что в мой ящик спам почти не проникает, я очень часто становлюсь в этом списке то сто первым, то сто пятидесятым, а то и пятисотым. это очень удобно — работать плечом-к-плечу с надежными партнерами.

Ну, вот и все на сегодня. скажите честно, сколько фишек из этих перечисленных вы не знали? А о скольких знали, но не понимали, зачем они нужны?

Привет! Сегодня я бы хотел поговорить про почтовый сервис Gmail (электронная почта от “Гугл” ). Наверняка, Вы уже знакомы с ним, лично я познакомился относительно недавно, около 4-х месяцев назад. До этого я “сидел” на Mail.ru, но после перехода на Gmail я понял, что последний – действительно лучший в мире. Почему? Об этом расскажу чуть ниже.

Что же меня заставило перейти на другой почтовый сервис? Это красивая , то есть сейчас моя почта имеет следующий вид: petr@сайт . Неплохо, да? Да, конечно, такое можно сделать и в Яндексе, но я почему-то остановился на Gmail и ни сколько не жалею об этом. Зарегистрироваться на Gmail.com не составит труда, но все же я рекомендую Вам вместо обычной регистрации сразу сделать красивую почту с собственным доменным именем (как это сделать, я рассказывал ).

Как я использую электронную почту Gmail

1. Очищаю папку “Входящие”.

В папке “Входящие" у меня расположены только актуальные письма, которые требуют каких-то действий: ответить, проследить за какими-то действиями и т.п. Когда некоторое письмо становится неактуальной, я просто отправляю его в архив . Что такое архив? Это письма, которые не видны в папке “Входящие”, но доступны для поиска. Вот здесь расположена кнопка “Архивировать”:

Также письма, которые отправлены в “Архив” доступны через папку “Вся почта”. Таким образом, в папке “Входящие” у меня всегда чистота . Если же Вы уверены, что какое-то конкретное письмо точно Вам никогда не пригодится, то вместо “Архивировать” смело можно нажать на кнопку “Удалить”.

2. Отмечаю важные письма.

Некоторые письма требуют срочный ответ или крайне важны для меня. И в то время, когда я разбираю почту, первым делом захожу в папку “Помеченные”:

Пометить письмо очень просто: достаточно в правом верхнем углу нажать на “звездочку”:

Если для Вас одной звездочки мало, можете использовать кучу отметок. Чтобы их включить, нужно перейти в Настройки –> Общие –> Звезды:

3. Использую “Ярлыки”.

Например, в данный момент проходит и мне очень удобно собирать письма от каждого участника в отдельную папку. Что я для этого сделал?

Таким образом Вы можете фильтровать письма по почтовому ящику, по теме и т.п.

К каждому ярлыку присвойте определенный цвет, тем самым наглядность увеличится в разы:

4. Отмечаю как прочитанное автоматические письма.

Часто приходят письма от бирж, типа , Rotapost и другие. Они мне нужны, но мне не нравятся, когда они являются “непрочитанными письмами”. Для подобных писем от бирж я также создаю фильтры, просто в шаге 4 предыдущего пункта (см. выше), ставлю галочку напротив “Отметить как прочитанное” (ярлыков для данных писем я не создаю):

Также Вы можете некоторые письма “пропускать” мимо папки “Входящие” или вообще удалить.

Совет: обязательно научитесь пользоваться фильтрами , тем самым Вы сильно упростите себе жизнь при разборе почтового ящика.

5. В папке “Входящие” сначала вывожу непрочитанные письма.

По умолчанию в Gmail все письма сортируются по дате. Мне же гораздо удобнее, когда непрочитанные письма расположены в самом верху. Для этого просто нужно нажать на стрелочку справа от папки “Входящие” и ставлю галочку напротив “Сначала непрочитанные”:

6. Активно использую поиск.

Нужно собрать всю переписку с определенным адресатом? Не проблема! В Gmail сделать это очень просто. Просто вбиваете адрес почтового ящика нужного Вам человека и вуаля! , все письма от него перед Вашими глазами:

Очень сильно спасает, когда человек, с которым ты переписываешься, не использует историю сообщений в электронной почте. Потом еще удивляются, почему я не отвечаю на их письма? А я порою даже не помню, о чем я с этим человеком говорил. Честно, поиск очень полезен. Также ищу всякие ключевые слова и действительно нахожу нужные мне письма.

Также в Gmail очень радует, что все письма, которые являются ответами, собираются в цепочки писем (экономия места в списке писем и удобство слежки за историей).

7. Очень удобно пользоваться электронной почтой Gmail через мобильный телефон.

Вы с легкостью найдете приложение практически для любого телефона тут http://gmail.com/app . Или же можете пользоваться браузерной версией сайта Gmail, все равно очень удобно (почта “сужается” до размера экрана). Также очень много приложений выпускают сторонние разработчики. Например, на своем любимом iPhone я использую приложение Sparrow , который действительно очень удобен. На iPad же я пользуюсь почтой в браузере, все работает великолепно.

8. Все вложенные файлы открываю непосредственно в Gmail.

К письму приложили Word документ? Что я обычно делал: скачивал файл на компьютер, открывал его, после ознакомления чаще всего удалял. В Gmail же все очень просто: открываете документ прямо в браузере, избавляя себя от лишних телодвижений:

9. Использую готовые ответы.

Часто бывает так, что приходят однотипные письма и приходится отвечать одинаково. Для таких писем придуманы “Готовые ответы”. То есть, получив письмо, Вы просто выбираете нужный ответ из шаблонов:

Это экспериментальная функция, чтобы активировать данную возможность нужно зайти в настройки почты –> Лаборатория –> Шаблоны ответов –> Включить:

И вообще в этой “Лаборатории” можно включить очень много разных функций. Просмотрите их, возможно, Вы найдете что-то подходящее и интересное для себя.

10. Горячие клавиши.

Очень удобно, как и в любой программе, пользоваться “горячими клавишами”. Чтобы включить их, перейдите в настройки почты –> Общие –> Быстрые клавиши –> Включить:

• C – Новое сообщение.
• O – Открыть сообщение.
• E – Архивировать.
• R – Ответить.
• F – Переслать.
• Tab+Enter – Отправить.
• ? – Вызов справки по “горячим клавишам”.

Думаю, этих 10 советов достаточно, чтобы понять, что электронная почта Gmail действительно лучшая , да и эти советы, надеюсь, облегчат Вашу жизнь.

d9stAZhbfEE

Буду очень благодарен за ретвит, всего доброго!

Одним из самых мощных инструментов Gmail является его система фильтрации. Как ни странно, похоже, что лишь немногие пользователи популярной почтовой службы Google используют фильтры, чтобы улучшить работу электронной почты. Фильтры могут помочь автоматизировать многие задачи, которые делают сами каждый день, и оптимизировать ваш почтовый ящик таким образом, чтобы отображать только те письма, которые вы хотите получать, и удалять нежелательные.

Действительно, что Google по умолчанию уже обеспечивает некоторую фильтрацию электронной почты с помощью категорий и вкладки «Входящие», автоматического выделении «важных» электронных писем и, конечно же, фильтрацию спама. Но создание собственных фильтров поможет вывести организацию почтового ящика на новый уровень и позволит вам тратить меньше времени на упорядочение ваших электронных писем.

Основы фильтрации

Настройка фильтрации осуществляется в Gmail во вкладке «Фильтры и заблокированные адреса» в меню настроек. Для доступа к этому параметру вам нужно будет открыть веб-версию Gmail на компьютере, поскольку в настоящее время нет возможности настроить фильтры из мобильного приложения Gmail.

В этом разделе настроек есть два подраздела: один – для фильтрации сообщений электронной почты и другой – для блокировки сообщений. В этой статье мы рассмотрим подробнее фильтрацию писем, хотя мы легко можем добавить адреса электронной почты в список заблокированных адресов с помощью соответствующей опции.

Первым шагом в настройке фильтра будет создание определённых параметров поиска. Эти параметры будут применены к вашим письмам прежде, чем они попадут в ваш почтовый ящик, поэтому важно, чтобы ваши условия были как можно более конкретными.

Здесь Gmail предоставляет для выбора несколько полей для создания нужных поисковых запросов, вы можете заполнить столько полей, сколько захотите.

Например, предположим, что вы хотите отфильтровать все письма от вашего руководителя, связанные с важным бизнес-проектом с большими вложениями. Вы можете настроить поиск со следующими условиями:

• адрес электронной почты вашего руководителя в поле «от»;
• название бизнес-проекта или его часть в поле «содержит слова»;
• поставьте галочку в квадрате «есть прикрепленные файлы»
• в последнем поле укажите размер вложения, скажем, больше 5 МБ.

Следующий шаг – установить, что вы хотите, чтобы фильтр выполнял. Здесь доступно очень много удобных опций, от автоматической маркировки писем до автоматического удаления. Как и в предыдущем шаге, вы можете объединить несколько опций в один фильтр.

Используя предыдущий пример, допустим, вы хотите пометить эти письма как «PDF» и убедиться, что они как можно более заметны в вашем почтовом ящике. В этом случае стоит настроить, к примеру, следующие действия фильтра:

1. отметить звёздочкой выбранные сообщения;
2. применить ярлык «PDF»;
3. никогда не отправлять в спам;
4. всегда помечать как важное.

Нажмите «Создать фильтр» и он будет работать в фоновом режиме, и оптимизировать работу с входящими письмами, соответствующими заданным условиям.

Теперь, когда вы знаете, что представляет собой система фильтрации и как она работает, мы представляем несколько полезных советов по оптимизации почты. Некоторые из них действительно помогли нам автоматизировать почтовые ящики, сократив нежелательные электронные письма и классифицируя входящие сообщения таким образом, чтобы их можно было легко заметить.

Добавьте ярлыки к рабочим и личным электронным письмам . Если вы используете один почтовый ящик для работы и личной переписки, то вы можете автоматически применять метки к соответствующим электронным письмам с помощью системы фильтрации. Тогда ваши рабочие письма будут выделяться в вашем почтовом ящике.

Выделите письма, связанные с проектами или событиями . Для автоматического выделения наиболее важных сообщений в почтовом ящике используйте ярлыки, звёздочки, а также категоризацию сообщений в системе фильтрации.

Удалите спам раз и навсегда . Бывает, что мы получаем тонну писем от одной и той же группы электронных адресов, и неважно, сколько раз мы помечаем их как спам, они все равно продолжают приходить. Настроив соответствующий фильтр, вы можете автоматически помещать приходящие с этих адресов сообщения в Спам или Корзину.

Пересылайте письма автоматически . Конечно, переслать электронное письмо вручную несложно, но иногда стоит применить более тонкий подход и использовать автоматическую пересылку некоторых сообщений. Система фильтров дает вам такую возможность.

Архивируйте электронные письма . Ваша мама присылает вам устаревшие и не особенно забавные мемы по электронной почте? С помощью системы фильтрации вы можете отмечать эти письма как прочитанные и архивировать их автоматически при получении.

Конечно, есть еще много других вещей, которые вы можете сделать с помощью системы фильтрации электронной почты Gmail, поэтому, если вы хотите оптимизировать свой почтовый ящик и автоматизировать некоторые основные задачи, возможно, вам стоит изучить все её возможности.

Сезон «весенней уборки». Google чистит продукты Google. И я чищу продукты Google. Мусор, накопившийся в Drive, временные отметки на картах, а самое главное - почту. Ни в коем случае не претендуя на единственность решения, просто хочу рассказать, как организовал свою почту. Вдруг кому пригодится или натолкнёт на свои идеи. А может вы уже нашли лучшее решение и расскажете о нём.

GMail хороший. У меня есть четыре главные причины, чтобы пользоваться именно им, а не, скажем, яндекс-почтой:

1. Сильный спам-фильтр . Когда-то я писал свои серверные штуки, для нетскейпа, потом тюнил спам-ассасин, но как только gmail набрал обороты, я отказался от всего. Просто не нужно.
2. Вписанность в экосистему Google. Разумеется, это вопрос личных предпочтений. Мне удобно, когда и контакты, и календарь, и облако, всё в одном месте. Поиск даже по почте идёт гугловский: быстрый, точный. В общем, решение Гугла меня в целом устраивает.
3. Не надо держать почту в СССР. Ибо СОРМ, правоохренительная практика, Большой Брат слушает Skype и читает твои письма. Брат есть и в США, но ему до меня дела меньше, чем ближнему моему. Так что наверное можно обобщить: «Не стоит держать почту на серверах страны, которая может больше других интересоваться твоей личной жизнью».
4. Настраиваемые фильтры. Позволяют удобно раскидать входящий поток.

Пару дней назад я решил сменить концепцию общения с почтой. Раньше на gmail хранился архив, теперь только рабочие ветки по актуальным сейчас темам. Никакого хранения ключевой информации в почте, и уж тем более, аттачей. Всё или в облака, или в соответствующие проектные папки на дисках. Почта теперь - входящий канал и общение. Поэтому 93К старых сообщений ушло в цифровое небытие, а вместе с ними и большая часть старой структуры папок.

Что я хочу от почты? В первую очередь, понять актуальность: нужно ли срочно реагировать на письмо? Для этого хорошо бы сразу видеть, к какой категории оно относится. Например, письма по бизнесу явно приоритетны. А вот новостные рассылки читаются по остаточному принципу. У каждого свои темы и свои приоритеты. Мне показалось удобным сделать такие папки:

Кому-то может показаться ненужным разделять фотосайты и дневники. Кому-то важно разделить уведомления от банков и с eBay. Кому-то в «friends» захочется сделать подпапки с самыми близкими друзьями, а кто-то захочет в business завести папки для отдельных компаний или проектов. Главное - сама концепция. При взгляде на эти папки в любом почтовом клиенте сразу должно быть видно: вот это я читаю немедленно, а это ждёт .

Расщепить входящий поток помогут фильтры . Раньше я использовал фильтры Thunderbird, но теперь решил перейти целиком на фильтрацию в Gmail. Причина простая: я хочу, чтобы почта фильтровалась независимо от того, включу я рабочий компьютер с Thunderbird, или нет.

В фильтрах может использоваться свой язык запросов с полезными операторами . Не буду описывать, как создать фильтры, об этом подробно сказано . Упомяну лишь общую схему и скажу про не самые очевидные вещи.

• Не обязательно делать все фильтры сразу. Можно их создавать постепенно, по факту. Пришло письмо, нажал «Ещё :: Фильтровать похожие письма», сделал фильтр.
• В фильтрах, которые раскидывают письма по папкам, помимо «Применить ярлык», поставьте галочку у «Пропустить входящие (архивировать)» («Skip the Inbox (Archive it)»). Gmain работает так: все письма попадают в папку «Вся почта» («All mail») и там и лежат, пока вы их оттуда не удалите. Всё остальное, все папки - лишь «ярлыки» на эти письма. Включая «Входящие» («Inbox»). У одного письма ярлыков может быть несколько, а может не быть вообще - в последнем случае оно будет видно только в папке «Вся почта». То есть если вы применили к пришедшему к вам письму ярлык «Business», письмо будет видно и в папке «Входящие», и в папке «Business», и в папке «Вся почта». И если его удалить, то оно тоже исчезнет отовсюду. Поэтому я и рекомендую ставить галочку у «Пропустить входящие», чтобы письму назначался только один ярлык и не было дублирования. Тогда отфильтрованное письмо будет видно только в нужной папке, а из «Входящих» оно исчезнет. (Разумеется, во «Всей почте» оно будет в любом случае, это хранилище всех писем, которые у вас есть). Кстати, если вы нажмёте на письме кнопку «Архивировать», то Gmail просто уберёт все ярлыки, включая ярлык «Входящие», и письмо будет видно только во «Всей почте».
• Имеет смысл для всех фильтруемых писем ставить галочку «Никогда не помечать как спам» . Раз уж вы делаете фильтр, значит наверное как-то доверяете источнику. От неугодных рассылок лучше просто отписываться, а обычный спам отмечать как спам, и Гугл будет не пускать такие письма изначально.
• Говоря о спаме . GMail хранит отфильтрованные спамфильтром письма в особой папке «Спам». Хранит долго. И помечает, как непрочтённые, что сказывается на общем счётчике непрочтённых писем - например, в мобильных клиентах. Мне это неудобно, так что я сделал два фильтра, исправляющих ситуацию. Первый: в «содержит слова» указать «in:spam» и на следующем шаге поставить галочку «пометить, как прочитанное». Весь спам будет теперь автоматом отмечаться, как прочтённое. Второй фильтр: в поле «содержит слова» указать «label:spam older_than:30d» и поставить галочку «удалить». Спам старше 30 дней будет автоматом удаляться из корзины. Если вам совсем мучительно страшно что-то пропустить (и при этом вы почему-то ленитесь заглядывать в спам раз в месяц), можете наладить пересылку старых спамов на какой-нибудь мусорный архивный email.
• Уведомления о календарных событиях как правило неактуальны уже на следующий день. Поэтому «содержит слова» = «label:calendar older_than:1d», удалить.
• Промо-письма можно сразу помечать как прочтённые. И заглядывать в папку раз в неделю, посмотреть список на предмет чего-то интересного. Если же интересное не встречается уже который раз подряд, имеет смысл отписаться.
• В принципе можно отмечать как прочтённые, и письма в «Черновиках» . Волшебное слово: «label:draft». Однако, по непонятной мне причине, Thunderbird на эту отметку реагирует, а веб-интерфейс Gmail, хоть и показывает письмо как прочтённое, всё равно оставляет счётчик непрочтённых писем возле названия папки («Drafts (1)»).
• И точно можно удалять черновики старше полугода .
• По желанию вы можете сделать фильтры, группирующие в одной папке все письма с вложениями , а внутри неё подпапки с аттачами по типам (mp3, images, documents, presentations). Как пример, в фильтре для картиночных аттачей в «содержит слова» укажите «filename:(jpg|png|tif|gif)» и поставьте галочку у «содержит вложения». Предупреждаю: при этом счётчик непрочтённых сообщений будет увеличиваться и за счёт этих папок, что может быть неудобно.
• Если вы не хотите видеть в папке вложений свои отправленные сообщения , добавьте «-in:sent». Для своих аттачей можно завести отдельную папку. Соответственно, фильтр будет содержать слова «in:sent has:attachment».
• Очень большие вложения тоже можно отфильтровать: «larger:3m -in:sent has:attachment».
• Чтобы «Входящие» не замусоривались , в архив можно отправлять и неотсортированную почту старше какого-то срока. Слова «in:inbox older_than:30d», «Пропустить входящие» и поместить в папку «Inbox Archive». Аналогично можно поступить и с отправленными письмами.

Вот такая схема. Делитесь идеями и вдохновениями.