Bir kopyasını e-postanıza gönderemezsiniz. Ticari yazışma kuralları. pencere oluştur

"Posta" görgü kuralları, mükemmel tasarlanmış bir metin gerektirmez. Bu çok uzun sürebilir. Ana şey, aşağıda yazacaklarımızdan kaçınmaktır - başlangıç ​​için bu yeterli olacaktır.

"Acil" olarak işaretlenmiş acil olmayan bir e-posta göndermek

“Sürekli “kurtlar” diye bağıran bir çocuk hakkında bir peri masalı gibi. "Acil" işaretini kötüye kullanırsanız, insanlar e-postalarınıza yanıt vermeyi bırakacaktır. Ve bu nedenle gerçekten önemli bir mektup fark edilmeyebilir.

aşinalık

Evet, e-postanızın tonu alıcıyla olan ilişkinizi yansıtıyor olabilir. Bununla birlikte, yazışmalarda fazla gayri resmi olmanıza izin verirseniz, profesyonel olmayan biri olarak kabul edilebilirsiniz. Ünlem işaretlerini, ifadeleri, renkli metinleri, süslü yazı tiplerini veya çok kısa mesajları aşırı kullanmayın.

Farklı yaşlardaki, dil engeli olan veya daha geleneksel bir iletişim biçimini tercih eden insanlarla çalışmak zorundaysanız özellikle dikkatli olun.

Çok kuru ton

Aynı zamanda robot da olmamalısınız. Harflerle karakterinizi veya coşkunuzu gösterirseniz hiçbir şey - makul sınırlar içinde.

Hepsini cevapla

İş e-postası eğlence için değil, iletişim içindir. Bu nedenle, bir grup insana gönderilen bir e-postayı yanıtlıyorsanız, "tümünü yanıtla" düğmesine basmadan önce iki kez düşünün. Bunu yapmak için, cevabınız herkes için son derece önemli olmalıdır.

İzinsiz kopya gönderme

Başkalarının bilgilerini başkalarıyla paylaşmak en azından kabul edilemez. Bir müşteriye, patronunuzdan ona herhangi bir şekilde yanıt vermiş bir mektubun bir kopyasını göndermeniz veya bir çalışanı diğeriyle kişisel yazışmalara dahil etmeniz önemli değildir. Mektubun bir kopyasını rızası olmadan gönderirseniz, çok az insan bundan hoşlanabilir.

Kör kopyaların gönderilmesi

Kör kopyalar göndermek güvensizlik yaratır. Birine mektup göndermek istiyorsanız ve bu kişi teorik olarak çalışma yazışmalarına katılmamalı, metni kopyalayın ve ayrı bir mektup olarak gönderin.

Tanımlanmamış e-posta konusu

"Benim", "Merhaba" veya "Bilgi için" (FYI) gibi konular dikkat çekmiyor. Kişi neyin tehlikede olduğunu anlamayacak ve mektuba cevap vermek istemeyecektir. Çalışma mektupları açık ve öz olmalıdır. Alıcı, ondan ne istediğinizi anlarsa, e-postayı açma olasılığı daha yüksektir.

Çok fazla özel e-posta göndermek

Bazen birini neşelendirmek için şakalar, dokunaklı hikayeler ve motive edici alıntılar kullanabilirsiniz. Ancak insanlar bundan çabuk sıkılır ve bunları hangi niyetle yazdığınızın bir önemi yoktur. Çok fazla özel e-posta gönderirseniz, bunlar otomatik olarak silinecek şekilde ayarlanacaktır.

kaba ol

Zehir dolu mektuplar göndermemelisiniz çünkü insanlar size bunu zaman zaman hatırlatacaktır. Bunun yerine, bir mektup yazın ve Taslaklar'da iki gün bırakın. Ardından, dikenleri kaldırarak ona geri dönebilir ve düzenleyebilirsiniz. Bu sayede istediğinizi daha hızlı elde edeceksiniz. Ayrıca, çok sabırlı ve düşünceli bir profesyonel olarak kabul edileceksiniz.

aptal posta adresi

Bir müşteriye, çalışana veya potansiyel işverene e-posta gönderiyorsanız, "profesyonel olmayan" başlığı olan bir e-posta kullanmayın. Posta adında esprili olduğunu iddia eden veya cinsel veya kaba çağrışımlar içeren bir şey varsa (gibi bir şey [e-posta korumalı]), muhatabı kendinize karşı olumsuz bir şekilde ayarlama riskini en başından alırsınız. Tamamen profesyonel ihtiyaçlar için ayrı bir posta oluşturun.

baskı hataları

Bir iPhone'dan bir e-posta gönderilmiş olması, özensiz e-postalar göndermek için bir mazeret değildir. Bir mektupta birden fazla hata yaparsanız, profesyonelce olmadığı kabul edilebilir. Bu çok önemli bir mektupsa ve bir yerlerde aceleniz varsa, göndermeden önce en azından kontrol etmeye çalışın.

Sabahın erken saatlerinde e-posta göndermek

Çoğu insan mektup alırken gönderme saatine bakar. Mektup çok erken gönderilirse, olumsuz muamele görebilirsin. En azından, mahremiyeti olmayan bir işkolik olarak kabul edileceksiniz. Daha da kötüsü, obsesif olarak kabul edilirseniz. İlham sizi gece uyandırırsa, bir mektup yazın, Taslaklar'a kaydedin ve mesai saatlerinde gönderin.

Çok fazla noktalama işareti

İnsanlar bazen kendini fazla kaptırır ve çok fazla ünlem işareti koyar. Sonuç, birisine olgunlaşmamış veya fazla duygusal görünebilir. Kötüye kullanma!!!

Profesyonel olmayan yazı tipleri

Purple Comic Sans'ın kendi kullanımları vardır. İş dünyasında klasik yazı tiplerini, renkleri ve boyutları kullanmak daha iyidir. Mektuplarınız kolay okunabilir olmalıdır.

Tipik olarak 10 veya 12 yazı tipi boyutu kullanılır.Çalışılacak en iyi yazı tipleri Arial, Calibri veya Times New Roman gibi okunması kolay yazı tipleridir. Siyah tercih edilir.

çok uzun mektup

Çoğu insan e-postaları okumak için dakikalar değil, saniyeler harcar. Birçoğu genellikle metni gözleriyle kaydırır, bu nedenle buna dayalı mektuplar yazın. İnsanlar büyük paragrafları okumayı zor buluyor - metni daha küçük bloklara bölün. Öne çıkanlar ve madde işaretli listelerin okunması çok daha kolaydır. Ana noktayı kalın veya italik olarak da vurgulayabilirsiniz, ancak bunu sık sık yapmayın.

Muhtemelen bunu zaten fark etmişsinizdirbazı yazarlardan mektup alırken"Kime" bölümünde, farklı kişilere ait birkaç düzine e-postanın bir listesi var. Üstelik ne siz ne de bu kişiler, bu e-postaların “teşhir edilmesine” rıza göstermediniz. Doğal olarak, alıcılardan biri bu posta aboneliğinden çıkacaktır (postalarımıza spam akışından hepimiz bıktık). Ancak kesin olan bir şey var - tüm alıcılar, posta listesinin yazarına profesyonel olmayan bir kişi gibi davranacak. Ve onun teklifini kabul etmeyi kabul etmeleri pek olası değil.

Her muhataba ayrı ayrı mektup göndermemek ve aynı zamanda "herkesin önünde parlamamak" için nasıl yapılır?
Hemen hemen her posta servisi bunu yapmanıza izin verir.

Bu olasılığı iş postaları gmail.com için en popüler e-posta örneğinde ele alalım.

Genellikle, bir mektup göndermek için Oluştur penceresini kullanırsınız. Üzerine tıklayarak, mektubun kendisini oluşturmak ve göndermek için ihtiyacınız olan her şeyi eklediğiniz yeni bir "Yeni Mesaj" penceresi görürsünüz.

"Alıcılar" penceresine genellikle alıcılarımızın e-postalarını ekleriz.

Kopyalama, "tam kopya" anlamına gelir. Bu alan, yalnızca birincil alıcı olmayan birine e-posta göndermek istediğinizde kullanılır. Bu şekilde, e-postayı yanıtlamak zorunda olmadıklarını bildirirken kişiyi döngüde tutabilirsiniz. Ancak bu mektubun tüm alıcıları birbirlerinin adreslerini (hatta isimlerini) görürler.

Bcc ise "tam gizli kopya" anlamına gelir. Cc ile aynı şekilde çalışır, ancak bu alan tüm alıcı adreslerini gizler.

Bu nedenle, bu alanı kullanmak, çok sayıda kişiye e-posta göndermenin ve gizliliği korumanın en iyi yollarından biridir. Bu nedenle, onlarla olan ilişkiyi bozmayın. Bu özelliği kullanarak en fazla 30 e-posta ekleyebilirsiniz. Bu, tek bir tuşa tıklayarak bu mektubu aynı anda 30 alıcıya e-postalarını göstermeden gönderebileceğiniz anlamına gelir.

Ve gerekirse, mektubun gövdesine bir resim ekleyebilirsiniz ( 4 ) veya bir dosya ekleyin ( 5 ).

Maksimum sayıda düzenleme fırsatı veren bu postadır.

Benzer şekilde, yandex.ru postası ile aynı anda birkaç alıcıya mektup gönderebilirsiniz.

Yalnızca bu postadaki bir mektubun metnini düzenlemek için daha az fırsat vardır. Bu nedenle, sadece mektup gönderme prosedürünü göstereceğim.

"Yaz" ı ve ardından "Kime" penceresinde ( 1 ) ilk alıcının e-posta adresini yapıştırın ve ardından "Kopyala" işlevini seçin ( 2 ) veya Gizli ( 3 ). Mektubunuzun tüm alıcılarının tüm e-postaları görmesini veya adreslerin gizliliği haklarını korumasını isteyip istemediğinize bağlı olarak, işlevlerden birini seçin. Her bir sonraki e-postayı listeye eklemek için, önünde artı işareti olan bir adamın resminin bulunduğu düğmeye tıklamanız gerekir ( 4 ). Ardından, açılır listeden kalıcı alıcılarınızı seçebilir veya e-postalarını manuel olarak girebilirsiniz.

Resimler Yandex Disk'ten indirilebilir ve dosyalar da her zamanki gibi eklenebilir.

"Yaz" düğmesine tıklayın, "Kime" penceresinde fareyi tıkladığınızda ( 1 ), kalıcı alıcılarınızın listesini içeren bir açılır liste görünür ( 2 ). Bu listeden istediğinizi seçebilirsiniz. Veya istediğiniz e-postayı yapıştırın manuel olarak hedefleyin.

Dahil olmak üzere çoğu e-posta istemcisi gmail, yahoo, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, çok sayıda alıcıya tek bir e-posta gönderme yeteneği sağlar. Bunu genellikle işlevle yapabilirsiniz kopyala(İngilizce'de kısaltma, tanımı için kabul edilmiştir. SS), veya Gizli kopya (CCB). adresine mesaj gönderirken kopyalar alıcılar, bu e-postayı alan diğer kişilerin e-posta adreslerini görebilir. İkinci durumda, ek alıcıların kimliği gizlenir.

Alıcı adresi ekleme

E-postanın alıcısını/alıcılarını belirtmek için alana e-posta adreslerini girin Kime (o):

Bazı e-posta istemcileri, program tarafından otomatik olarak doldurulan bir alana bir kullanıcı adı girmenize izin verir.

Bu alanı birden fazla kişiye e-posta göndermek için kullanırsanız, her biri diğer alıcıların tam listesini görebilir.

Bir e-posta nasıl kopyalanır

Alan bilgi veya kopyala alandan daha dolaylı bir şekilde elektronik mesaj alışverişi yapmak için kullanılır Kime. E-postanızda doğrudan bir kişiye hitap etmiyorsanız, ancak o kişinin e-posta ileti dizisindeki tartışmayı takip etmesini veya yalnızca bu konudan haberdar olmasını istiyorsanız, alan kopyala harika bir seçenek olurdu. muhatabı bulunan kopyalar mektuplar, posta kutusuna okunmamış bir mektup alır, tıpkı kutuya konan gibi Kime; fark, yalnızca e-postanızın gövdesinde mektuba ilk olarak kime hitap ettiğinizdedir. Profesyonel dünyada, postalama kopyalarçok yaygın olarak kullanılır ve meslektaşları farklı olaylar ve konular hakkında bilgilendirmeye hizmet eder.

Alana bir adres listesi girerek e-posta alıcılarını listeleyebilirsiniz. kopyala genellikle alanın hemen altında bulunan Kime. Bu alıcı zincirindeki herkes, diğer tüm alıcıların adlarını ve e-posta adreslerini görebilecek:

Bir E-posta Nasıl Gizli Yapılır?

Her e-posta istemcisi (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo, vb.), bir e-postayı gönderen kişinin, ayrıntılarını e-posta zincirindeki diğer kullanıcılara ifşa etmeden çok sayıda kişiye ulaşmasına olanak tanır. Bu işlev denir gizli veya Gizli kopya. Alana adreslerini girerek alıcıları gizleyebilirsiniz. Gizli kopya alanları kullanmak yerine Kime Ve kopyala:

Bu özelliği hem bireysel hem de grup e-postaları için kullanabilirsiniz. Bu, özellikle kişilerinizi gizli tutmak, onları spam ve spam'den korumak veya alıcılarınızın aynı mesajı kimin aldığını bilmesini istemiyorsanız kullanışlıdır.

Alan Gizli kopya tüm e-posta istemcileri için varsayılan olarak her zaman mevcut değildir. örneğin, Görünüm gitmen gerekecek parametreler ayara erişmek için; içinde yıldırım kuşu açılır menüden bu işlevi seçmeniz gerekecek; içinde gmail düğmeye basmalısın kopyala Ve Gizli kopya; içinde Windows Canlı Posta Tuşlara aynı anda basmanız gerekecek alt + B.

Resim: © Ruslan Nesterenko - 123RF.com

Genellikle işte veya kişisel konularda, e-posta ile bir belge göndermemizin istendiği gerçeğiyle karşı karşıya kalıyoruz. Ne yazık ki, herkes bilmiyor ve yapamıyor. Sadece bu tür insanlar için, tüm gönderme sürecini ayrıntılı olarak anlatacağız.

Her şeyden önce, tüm dosyaların e-posta yoluyla kolayca gönderilmediğini belirtmek gerekir. Kural olarak, dosyanın megabayt cinsinden ağırlığına bağlıdır. Yalnızca 20 MB'den büyük olmayan küçük dosyalar gönderin. Büyük dosyalar da gönderilebilir, ancak bu çok daha uzun sürer ve alıcı dosyanın kendisini değil, posta aracısının sunucularından indirmek için bir bağlantı alır. Gönderebileceğiniz dosya sayısında bir sınırlama yoktur, ancak ne kadar çok dosyanız varsa, indirme işlemi o kadar uzun sürer. Bu nedenle WinRar (bir arşivleyici) kullanarak bir dosya arşivi oluşturmanız önerilir. Bu durumda, göndermek için gerekli tüm verileri içeren yalnızca bir arşiv dosyası oluşturulacaktır.

E-posta ile belge nasıl gönderilir? Posta hizmetiniz ne olursa olsun (Yandex, Mail, Rambler, vb.), "elektronik" kullanarak belge göndermek şu şekildedir:

1. Başlamak için "Bir mektup yaz" düğmesini tıklayın. Aynı konudaki yazışmalara devam etmek isterseniz "Cevapla" butonunu da kullanabilirsiniz. Bunu yapmak için, "Gelen Kutusu"nda doğru kişiden bir mektup arıyorsunuz, açın ve "Cevapla" işlevini seçin.
2. Yeni bir mektup yazıyorsanız ("Bir mektup oluşturun" kullanarak) muhatabı belirtmeniz gerekir. "Kime" olarak adlandırılan en üst satırda, muhatabın e-postasını "" türüne göre girmeniz gerekir.
3. "E-posta Konusu" adlı alt satıra gidin. Kolaylık sağlamak için, muhatabınızın mesajınızın içeriğini hemen anlayabilmesi için kısa bir ifade belirtin, örneğin "Doğrulama belgeleri" veya buna benzer bir şey.
4. Hemen altında mektubun metnini yazabileceğiniz geniş bir boş alan göreceksiniz. Bu durumda iş etiği, muhatabın selamlanmasını ve ekli dosyalarda belgelerin bulunduğunun bildirilmesini öngörür.
5. Pekala, şimdi en önemli şey. "Dosya Ekle" düğmesini bulun. İletişim kutusunun üstünde (bir selamlama yazdığımız) veya altında olabilir. Tıklamak, bilgisayarınızın Dosya Gezgini'ni açacaktır. İstediğiniz dosyaları seçin ve "Tamam" düğmesini tıklayın. Tüm dosyaların indirildiğinden emin olmak için her birinin indirme çubuğuna dikkat edin. Kaybolduğunda ve dosyanın boyutu hakkında bilgi göründüğünde (kb veya mb olarak), bu, gerekli tüm dosyaları eklediğiniz ve mektubun gönderilebileceği anlamına gelir.
6. Dosyalar eklenir ve mektup oluşturulur. Şimdi "Gönder" düğmesine tıklayarak alıcıya gönderilebilir.

“Küçük şeyler için endişelenme” ifadesini muhtemelen herkes duymuştur ve bu, hayatın birçok yönü için geçerlidir. Ancak e-posta söz konusu olduğunda, her küçük şey önemlidir.

E-posta yazma ve posta görgü kuralları kuralları, bir kişi potansiyel bir müşteriye, iş ortağına, meslektaşına, yöneticiye veya tanıdıklara bir mesaj gönderdiğinde neyin uygun olduğunu ve neyin uygun olmadığını belirtir. Hatalardan ve yanlış anlamalardan kaçınmaya yardımcı olurlar.

Posta görgü kurallarına neden ihtiyacınız var?

Araştırmalar, hataların bir kişinin diğer insanlar tarafından algılanmasını ciddi şekilde etkilediğini göstermektedir. Bir deneyde, dilbilgisi hataları olan bir e-postayı okuyan katılımcılar, yazarın aynı e-postayı hatasız okuyanlardan daha az vicdanlı, akıllı ve güvenilir olduğunu düşündüler.

Başka bir deneyimde, insanlar fon için başvurdu ve taleplerinde yazım hataları olduğunda daha az elverişli koşullar aldı.

Bu şaşırtıcı değil. Bir kişi hatalar ve yazım hatalarıyla dolu bir mektubu okuduğunda, iki şeyden birini düşünür:

• Gönderici, temel yazım ve dilbilgisi kurallarını bilmiyor.
• Gönderici, göndermeden önce kontrol etmek için bu mesajı yeterince umursamıyor.

Bunların hiçbiri bir ilişki için iyi bir temel olmayacak. Bu hatalardan kaçınmak için, her profesyonelin (özellikle müşterilerle iletişim kuranların) bilmesi ve izlemesi gereken posta görgü kuralları ipuçları kurtarmaya gelir.

Noktalama

Noktalama işaretleri doğru kullanıldığında anlaşılmaz, yanlış kullanıldığında ise belirgindir. Alıcıların önünde kendi izleniminizi bozmamalısınız - bu kurallar hatırlanmalı ve kesinlikle takip edilmelidir.

1. Son noktalama işareti

Her satır, sonunda bir noktalama işareti ile bitmelidir, yani. nokta, soru işareti veya ünlem işareti. Bu işareti atlarsanız, düşünce bitmemiş gibi görünecektir.

Doğru değil: Finans departmanıyla görüştüm ve anlaşmayı onayladılar.

Doğru: Finans departmanıyla görüştüm ve anlaşmayı onayladılar.

Soru ve ünlem işaretleri dikkatli kullanılmalıdır. Bir mektupta çok fazla soru işareti varsa, bu alıcının sorgusu gibi görünebilir.

Durumun nedir? Ekibinizle henüz görüştünüz mü? Olası değişiklikleri tartışabilmemiz için yarın öğlen arayabilir misiniz?

Ve ünlem işaretleri ile çok ileri giderseniz, kendinizi hiperaktif ve aşırı heyecanlı olarak gösterebilirsiniz.

Dünkü verimli sohbet için tekrar teşekkürler! İyi haber: Finans departmanıyla konuştum ve anlaşmayı onayladılar! İşbirliğimiz için sabırsızlanıyorum!

2. Noktalı virgül (;)

Noktalı virgül, iki ayrı ancak ilgili cümleyi birbirine bağlamak için kullanılabilir. Bu virgülle aynı şey değil.

Doğru değil: Yarın beni arayabilir, sonra bana bir cevap verebilir.

Doğru: Beni yarın arayabilir; o zaman bana bir cevap verebilir.

3. Virgül (,)

En yaygın hatalardan biri, gerekli olmayan yerlere virgül koymaktır. En önemli kurallar:

İki eşit basit cümleyi bağlarken, düzenleyici bir bağlaçtan (ve, ancak, ancak, veya, ancak) önce bir virgül yerleştirilir.

Geçen yıl benzer bir müşteriyle çalıştım ve onlar açık oran arttı ayda %20.

Listedeki öğeleri ayırmak için virgül kullanılır.

E-posta uzunluğuna, okunabilirliğe ve içeriğe odaklandım.

4. Selamlamada noktalama işaretleri

Selamlamayı vurgulamanın birkaç farklı yolu vardır (alıcıya adıyla hitap edilen bir e-postanın ilk satırı).

Resmi bir mektupsa, nokta kullanmak daha iyidir.

Sevgili Bayan Frost.

Göreceli olarak günlük bir mektupsa, virgül kullanmak daha iyidir.

Sevgili Aya,

Ve arkadaşça bir mektupsa, ünlem işareti kullanabilirsiniz.

Dilbilgisi

Hayatlarını (aslında satıştan çok daha az karlı olan) dilbilgisini öğrenmeye adamamış insanlar, öyle ya da böyle hatalar yapacaklardır. Ancak bu gizemli kuralı bilmedikçe kimse bunu fark etmeyecektir. Sadece en çarpıcı olan ana hatalardan kaçınmanız gerekiyor ve her şey yolunda olacak.

Örneğin, aşağıdakiler arasındaki farkı bilmeniz gerekir:

• için / her neyse
• akılda / akılda
• Hakkında / hesapta
• ayrıca / aynısı, aynısı
• -tsya / -tsya
• Genel olarak / genel olarak (ve “genel olarak” ve “genel olarak” kelimelerinin olmadığını unutmayın)

Bir editör olarak, tüm dil bilgisi ve yazım hatalarını gerçek zamanlı olarak bulan ve ayrıca genel eğilimler hakkında haftalık bir rapor gönderen Grammarly gibi araçları kullanabilirsiniz.

E-postalardaki emoji

Oldukça sert bir cümleyi yumuşatmak için gülen bir yüz eklemek ya da bir şakayı gülen bir emoji ile bitirmek istemek anlaşılabilir bir şey.

Ancak, alıcı emojiyi zaten kullanmadıysa bundan kaçınılmalıdır. Araştırmalar, iş e-postalarında emoji kullanmanın itibar için kötü olduğunu gösteriyor: göndereni daha az yetkin gösteriyorlar (ve daha dostça görünmesine yardımcı olmuyorlar).

E-posta başlıkları

Konu satırı anlamlı ve nispeten kısa olmalıdır. İdeal olarak, alıcıya e-postayı açmak isteyip istemediğini bildirmelidir.

Doğru değil:"Hey"

Mektup ne diyor? Kesinlikle anlaşılmaz.

Doğru:"02.12'den itibaren bir grup yastık siparişi verme çağrısının özeti"

Bu başlık, mektubun içeriği hakkında hiçbir şüphe bırakmıyor.

selamlar

Yukarıda selamlama sırasında kullanılan noktalama işaretlerinden bahsedilmiştir. Ayrıca, muhatap ve onunla olan ilişkiye bağlı olarak resmi veya gayri resmi olabilen bir selamlama şekli seçmeniz gerekir.

Samimi, sakin bir ton oluşturduğu ve güven ifade ettiği için gündelik, günlük bir selamlama en iyisidir.

Günlük selamlama örnekleri:

• Hey
• Günaydın [öğleden sonra, akşam]
• [İsim]

Bu, bir kişiyle ilk temas ise veya daha yüksek bir pozisyondaysa, daha resmi bir seçenek seçmelisiniz.

Resmi selamlama örnekleri:

• sevgili [isim]
• Sayın Bay/Bayan [soyadı]

Ve şaka olarak dahi kullanılmaması gereken selamlaşma örnekleri:

• Hey!: Fazla gayri resmi ve sabırsız
• [İsim]!: Çok uygunsuz
• Günün güzel zamanı: insanlar böyle konuşmaz
• İlgililere: Fazla kişisel olmayan
• Sayın Bay veya Bayan: Çok eski moda
• Merhaba arkadaşım: Çok korkutucu
• Beyler: Çok eski moda
• Hepsi: Çok havalı

bitirme

Doğru son, mektubun tonunu ve içeriğini tamamlar. Bu, alıcının okuduğu son satır olduğundan, nihai izlenimini etkiler.

Mektup açık tonda yazılmışsa, resmi olmayan, sıcak bir imza ile bitirebilirsiniz.

Örneğin:

• teşekkürler
• Tekrar teşekkürler
• Herşey gönlünce olsun
• İyi günler [haftanın günü]
• İyi haftasonları
• Sonra görüşürüz
• [yarın, çarşamba döndüğünüzde] görüşürüz
• işbirliğimizi dört gözle bekliyoruz
• Bir sonraki konuşmamızı sabırsızlıkla bekliyoruz
• fikrini duymaktan memnun olurum

Mektubun tonu daha ölçülü ise, imza uygun olmalıdır.

Örneğin:

• teşekkürler
• Zaman ayırdığınız için teşekkür ederim
• İyi günler [hafta sonu]

İşte kullanılmaması gereken son satırlar:

• Saygılarımla: Çok eski moda
• Saygılarımla: Çok düşmanca
• Kalbimin derinliklerinden: Çok samimi
• Kardiyak: Fazla doğal olmayan
• - [Gönderenin adı]: Çok kaba

Alıcı adı

Doğru yazılıp yazılmadığını üç kez kontrol etmek gerekir. Bu kişinin profilini sosyal ağlarda açıp karşılaştırabilirsiniz.

Ve e-postalarını bu şekilde imzalamadıkça bir kişinin adını kısaltmayın. "Misha" imzalıyorsa, kısaltılmış adı kullanılabilir; "Michael" ise, ona göre hitap etmeniz gerekir.

Büyük harfler

SMS, sosyal ağlar veya sohbetler gönderirken birçok kişi büyük harf kullanmaz. Ancak bir iş e-postası yazarken bu çok önemlidir. Başka bir deyişle, bir cümlede ve özel adlarda ilk kelimeyi büyük harf yapın.

Örneğin: HubSpot'ta köpekler kabul edilir.

Mektubun tonu

Bir e-postada doğru tonu ayarlamak ve sürdürmek inanılmaz derecede zordur. Araştırmalar, insanların, alıcılarının tonlarının alaycı mı yoksa ciddi mi olduğunu ne sıklıkla doğru bir şekilde değerlendirdiğini önemli ölçüde abarttığını gösteriyor.

Zamanın %80'i alıcıların doğru anladığını düşünürken, gerçek %56'ya yakındı.

Bu, e-postaların yarısının yanlış yorumlanacağı anlamına mı geliyor? Numara. Ancak bu, kelimelerinizi dikkatlice seçmek ve alıcının onları nasıl algılayabileceğini düşünmek anlamına gelir.

İlk olarak, olumsuz bir anlam içeren ifadelerden ve kelimelerden kaçınmanız gerekir. Bir insanı olduğundan daha gergin, sinirli veya gergin gösterebilirler.

Örneğin: Hatalar, problemler, başarısızlık, gecikme, kriz, bela, kötü şans.

İkincisi, alay etmeyin. Alıcının şakayı anlamama olasılığı yüksektir ve gönderenin izlenimi bozulur.

Örneğin:"Ekibimden bunu yarın gözden geçirmesini isterdim ama biliyorsunuz, Cuma günü alınan işi gerçekten kimse yapmıyor."

Üçüncüsü, tahmini bir değere sahip sıfatları ve zarfları hariç tutmak gerekir. Amaç sakin ve profesyonel görünmek olsa da, mektubu aşırı duygusal hale getiriyorlar.

Örnekler:Çok, gerçekten, son derece, çok, ciddi, derinden

Dördüncüsü, muhatabın tarzını taklit edebilirsiniz. Örneğini takip etmek, yazarın yanlışlıkla onu rahatsız etmemesini sağlayacaktır. Kısa ve doğrudan mesajlar yazarsa, aynen cevap vermeniz gerekir. Kişiselleşerek yakınlık kurmaya çalışıyorsa (örneğin, "Bermuda'da olduğunuzu gördüm; umarım iyi vakit geçirmişsinizdir"), aynısını yapın.

Beşincisi, şüpheniz varsa aramak daha iyidir. Potansiyel olarak yoğun bir konuşmanız olduğunda, aramak veya Skype ile görüşmek ya da kişiyle yüz yüze görüşmek iyi bir fikirdir.

Yazı tipleri ve biçimlendirme

Alıcının gözlerini incitmek mi istiyorsunuz? Süslü yazı tipleri, parlak renkler ve orijinal biçimlendirme yardımcı olur.

Evet, bu mektubu çok daha akılda kalıcı hale getirecek, ancak aynı zamanda iletişim normlarının tamamen cehaletini de gösterecektir.

Her zaman varsayılan yazı tipini kullanmalısınız. Siyahtan başka renk yok. Yalnızca standart yazı tipi boyutu. Bir harfte birden fazla kelimeyi (veya kelime dizisini) kalın veya italik yazmayın.

Metni kopyalayıp yapıştırırken, biçimlendirmeyi temizlemeniz gerekir. (Mac'te Command + \, PC'de Ctrl + Shift + N.) Bunu yapmazsanız, pasaj e-postanın geri kalanından farklı görünecektir.

Köprüler

Tam URL'yi bir e-postaya yapıştırmak, değerli yer kaplar ve özensiz görünür. Bunun yerine, bir köprü oluşturabilir veya kısaltılmış bir URL yapıştırabilirsiniz.

Doğru değil:Şuna bir göz atın: https://website/

Doğru:Şuna baksana .

Uygulamalar

Alıcının kaçırmaması için mektubun bir yerinde bir ek olduğunu belirtmeniz gerekir.

Basit bir “X için [belge, elektronik tablo] ekledim” yeterli olacaktır.

Ayrıca, posta zincirine biri eklendiğinde veya bu kişiler onları göremeyecekleri zaman dosyaları yeniden eklediğinizden emin olmanız gerekir.

Mektup imzası

Kötü bir imza, itibarınıza gerçekten zarar verebilir. Dünyanın en anlamlı ve ikna edici mektubunu kötü bir imzayla yazsanız bile amatörce görünecektir.

Hatırlamaya değer: ne kadar küçükse o kadar iyi, imza nispeten küçük, basit ve sınırlı olmalıdır. Favori bir ilham verici alıntı, portre veya tam kişi listesi için yer yoktur. İdeal olarak imza, adı, unvanı, telefon numarasını ve/veya şirket web sitesini içermelidir.

Harf alanları

Kime: Bu alan basittir: İletişim kurulacak kişinin e-posta adresi.

Kopyala: Başka birini bağlamak istiyorsanız, adresini buraya eklemeniz gerekir. Temel olarak "Hey, bunu oku, ama cevap vermek zorunda değilsin" anlamına gelir.

Bu seçenek, e-posta ilgili bilgileri içerdiğinde veya gerçek alıcıya başka bir kişiyi bağlamak istediğinizde gereklidir.

Gizli (BCC): Bu özellik ayrıca kişiyi bir e-posta adresine kopyalar, ancak alıcıdan başka hiç kimse e-postayı aldığını görmez. Başka bir deyişle, Michael Scott'a ve Bcc'ye Jim Halpert'e bir mektup gönderirseniz, Michael Jim'in de aldığını bilmeyecek.

Neden BCC'yi kullanmalısınız?

E-posta adreslerini gizlemek için. Bu özellik, birinin e-postasını diğerlerinden gizli tutmak için kullanılabilir. Örneğin, bir grup kişiye yaklaşan bir etkinlik hakkında e-posta gönderiyorsanız, diğer kişilerin e-posta adreslerini izinsiz vermemek için tüm e-postalar için Gizli'yi seçebilirsiniz.

Genel bilgi için: BCC, konuya dahil olmayan bir kişinin mesajı görmesine izin verir.

İyi ton: BCC, insanları bir diziden kibarca çıkarmanıza olanak tanır. Örneğin, patron kişiyi biriyle tanıştırırsa, karşılığında patrona bir Bcc göndermesi iyi bir davranış olur. Bu, kişinin gelen kutusunu bir e-posta akışıyla doldurmadan yanıt verdiğini gösterir.

"Yanıtla" ve "Tümünü Yanıtla"

Cevaplamak: Bu seçenek, en son e-posta gönderen kişiye doğrudan yanıt vermenizi sağlar. Doğrudan ilk iletiye yanıt verirseniz, yanıt e-postanın asıl göndericisine gider. Ama zincirdeki bir başkasından gelen bir mektuba cevap verirseniz, sonunda cevap sadece o kişiye gidecektir.

Hepsini cevapla: Bu seçenek seçildiğinde, "Kime" veya "Cc" alanlarında adresleri olan herkese yanıt gönderilir. Bu, herkesi ilgilendiren bilgileri iletmek için kullanışlıdır.

Şüpheniz varsa, "Yanıt" seçeneğini seçmek daha iyidir. Sinir bozucu bir insan olmayın.

İletim mektupları

Posta görgü kurallarına uymak için gönderirken birkaç kurala uymanız gerekir:

Bazı e-postaların iletilmesi amaçlanmamıştır. Bir kişi kişisel veya hassas bilgiler sağlarsa, bu tür e-postaları çok dikkatli bir şekilde iletmelisiniz.

Uzun bir posta ileti dizisini iletirken, alıcının kendisinden tam olarak ne istediğini bilmesi için mektuplarda konuşulanları özetlemek iyi bir uygulamadır. Sadece "aşağıya bakın" yazan bir notla 50 e-posta ileti dizisi almaktan daha kötü bir şey yoktur.

Yönlendirilen bir e-postanın yeni bir posta zinciri başlatması için (geçerli ileti dizisinin parçası olmak yerine), konu satırına kendi yorumunuzu eklemeniz yeterlidir.

Yeni tartışma dizisinin konu satırı: Şuna bir bakın! Fw: Salı gününden notlar

Tepki Süresi

Herkesin dolup taşan gelen kutuları ve yoğun programları vardır, bu nedenle bir e-postayı hemen yanıtlamak her zaman mümkün değildir. Uygun yanıt süresi kişiye bağlıdır:

Ekibin doğrudan üyeleri: 12 saat içinde cevap verin. Ekip hızlı ve verimli çalışmalıdır; dahası, mektupların çoğu operasyonel konularla ilgiliydi.

Genel meslektaşları: Diğer tüm çalışanlar için yanıt süresi 24 saattir. Bu süre zarfında yanıt veremiyor musunuz? Onlara mektubun okunduğunu ve cevabın X zamanında hazır olacağını söylemelisiniz.

Harici kişiler: E-posta acil olarak veya mümkün olan en kısa sürede işaretlenmemişse, uygun yanıt süresi e-postanın alındığı haftanın sonu olacaktır - örneğin, Salı günü alınmışsa, o günün Cuma gününe kadar yanıt vermelisiniz. hafta. Yüksek değerli kontaklar için yanıt süresi 24 saattir.

İşte değilken cevaplar

Bir çalışan uzun bir süre müsait olmayacaksa, otomatik bir "OOO" (Ofis Dışı) yanıtı, ofise dönüş tarihinden önce mesaja yanıt veremeyeceğini size bildirir.

OOO yanıtları için iyi ve kötü seçenekler:

• İyi: Çalışanın ne kadar süreyle müsait olmayacağını söyleyin.
• Kötü: Bir gün için bir OOO yanıtı oluşturun.
• İyi: Acil konular için iletişime geçilecek başka birini önerin.
• Kötü: Bu meslektaşına OOO yanıtına dahil olduğunu bildirmemek.
• İyi: İnsanların otomatik bir yanıtı kolayca tanımlayabilmesi için e-posta başlığınıza "OOO" ekleyin.
• Kötü: Çalışanın tatile gittiği yer gibi gerekenden daha fazla ayrıntı ekleyin.

Bir çalışan uzun bir süre için izin alıyorsa, gerçekten acil ve dikkat edilmesi gereken durumlarda iletişim için bir kanal bırakmak yardımcı olabilir.

telefondan gönderme

"Telefonumdan yazıyorum" veya "Telefonumdan yazıyorum - lütfen yazım hatalarını affedin" ifadesini eklemeyin. Birçok kişi bunu tembel olmak için bir bahane olarak kullanır, böylece gönder tuşuna basmadan önce e-postayı tekrar okumak zorunda kalmazlar.

E-posta mektupları nasıl doğru yazılır - E-posta görgü kuralları

5 (%100) - 2 puan