Sonunda ne elde etmek istiyorsun? Konferans, şirkete güvenilir iş bağlantıları sağlamayı, imajını iyileştirmeyi, yatırımcı bulmayı vb. amaçlayabilir. Buna bağlı olarak, etkinliği hazırlama ve tutma süreci boyunca uyulması gereken belirli bir yön seçilir. Hedefin ulaşılabilir, ölçülebilir ve gerçek zamanlı özelliklere sahip olması gerektiğini unutmayın.

Etkinliğe bir ad verin. İlk kez değilse, numaralandırmayı belirtmeyi unutmayın. İsim parlak, akılda kalıcı, ilgi çekici olmalıdır. Hedef kitleniz konferansla ilgilenmelidir.

Net bir hedef kitle tanımlayın. Yanlış kişileri davet ederseniz, mükemmel hazırlanmış ve organize edilmiş bir konferansın bile hiçbir etkisi olmayabilir. Kimin konuşması gerektiğini, kimin fikrinin dinlenmesi gerektiğini, bu etkinliğin konukların ilgisini nasıl çekebileceğini kendinize sorun. Potansiyel hedef kitlenizle en iyi nerede ve nasıl iletişim kuracağınızı belirlemeye çalışın, bu da düzenlediğiniz etkinliğe katılma konusunda doğru kişilerin karar vermesini etkiler.

Zamana ve mekana karar verin. Uzun bir etkinlik planlanmadıkça, çoğu hafta içi (Cuma hariç) yapılır. Mekan, bir bütün olarak olay hakkındaki tüm görüşü büyük ölçüde belirler. Konferansa yönelik tutum, sadece bir konferans odası ararken bile oluşur veya. Bu nedenle, rotayı mümkün olduğunca ayrıntılı bir şekilde tanımlayın, mümkünse işaretler koyun.

Teklifinize verilen tüm yanıtları değerlendirecek ve konuyla en ilgi çekici ve alakalı olanı seçecek bir komite toplayın. Bundan sonra etkinliğin programını oluşturmaya başlamak mümkün olacaktır.

Sorumlulukları içinde dağıtın. Birisi konuklarla iletişim kurmaktan sorumludur, biri medya ile ilgili tüm konulara karar verir, biri etkinliğe öncülük eder, vb. Tüm konferans katılımcılarına ek konuşmacı materyalleri sağlayın. Etkinlikten önce tüm ekipmanları kontrol ettiğinizden emin olun.

Son teslim tarihlerine uymadığınızı fark ederseniz, her biri ve soru sayısı için bir zaman sınırı belirleyin. Seyirciden etkinlikten sonra konuşmacılara ek sorular sormalarını isteyin.

İlgili videolar

Not

Bir konferans veya sunum nerede yapılır? Günümüzde pazarlama, potansiyel alıcılar ve müşterilerle doğrudan temasa doğru gelişiyor. Birçok büyük şirket, ürünlerini sundukları ve faydalarından bahsettikleri çeşitli sunumlar ve konferanslar düzenlemektedir.

faydalı tavsiye

Burada her konuk kendini özgür ve rahat hissedecek ve panoramik pencereler ve Kremlin manzarası tüm etkinlik boyunca mükemmel bir ruh hali sağlayacaktır. Bir iş konferansına, kokteyl partisine veya ziyafete nerede ev sahipliği yapacağınıza karar veriyor olun, cevap belli! Yeni salonumuz "Yaroslavl" da sizin için unutulmaz bir iş veya eğlence etkinliği düzenleyeceğiz.

Kaynaklar:

• Pasmurov A.Ya. Etkili bir konferans, seminer, sergi nasıl yapılır

Bilimsel olanlar odak ve kapsamları bakımından farklılık gösterir. Herhangi bir enstitü alırsanız, bu tür etkinlikler en az her hafta, ancak yalnızca bu organizasyon çerçevesinde yapılabilir. Ancak daha önemli olaylar için, birçok ayrıntıyı hesaba katmanız gereken adım adım bir algoritma vardır.

İhtiyacın olacak

• - plan;
• - bina;
• - yazım araçları;
• - posterler;
• - multimedya ekipmanı;
• - mikrofonlar;
• - bildiriler;
• - masalar ve sandalyeler;
• - masa örtüleri;
• - belgeler içeren klasörler;
• - içme suyu ve bardaklar.

Talimatlar

Konferansın konusuna karar verin. Genel olarak bilimsel toplantınızın başarılı olması için konferansın ana fikrini dikkatlice düşünmeniz gerekir. Konu alakalı, özlü ve sadece konuşmacılar için değil aynı zamanda dinleyiciler için de ilgi çekici olmalıdır. Sonuçta, böyle bir durumda en önemli şey her iki tarafın da menfaatidir. Bu nedenle, kısa ve faydalı bir konu yazmak için benzer düşünen insanları bir araya getirin.

Tüm katılımcıları önceden bilgilendirin. Ayrıca, bu tür konferansların başarısını, bilim dünyasında üst düzey yetkililerin varlığı belirler. Tabii ki, hepsi konferansınızın boyutuna bağlıdır. Her durumda, seçkin konuklar sizi ne kadar çok ziyaret ederse, bu toplantıyı yapmak o kadar ilginç olacaktır. Bunu toplantının açılışından birkaç ay, hatta bir yıl önce halledin! Tüm konuklara yazılı davetiye gönderin.

Bir konferans planlarken, ev sahibi şirket farklı hedefler izleyebilir. Bazı firmalar için bu ana iş türüdür, bazı firmalar ise sadece yeni bir şeyler denemek isterler; hatta bazıları kendilerini endüstri lideri olarak konumlandırıyor ve konferanslar bu durumu pekiştirmeye yardımcı oluyor. Her durumda, her etkinlik yöneticisi konferansını katılımcılar için ilginç ve çekici hale getirmeyi hayal eder.

İşte ortamı nasıl seyrelteceğiniz ve gerçekten unutulmaz bir konferans organize edeceğiniz konusunda bazı pratik ipuçları.

1. Risk almak

Konferans bütçesinin yaklaşık yüzde 60'ı kanıtlanmış ve zaten kanıtlanmış fikirlere giderken, kalan yüzde 40'ı endüstri pazarındaki yeni ürünleri test etmek için harcanmalıdır.

Sonunda, bu yeniliklerin sadece yarısı gerçekten başarılı olacak, ancak başarısızlıklar bile konferansı daha ilginç hale getirmeye ve konuklara ihtiyacınız olan mesajı göndermeye yardımcı olacak.

Risk almaktan korkmayın, o zaman bardaklarınız her zaman şampanyayla dolacaktır.

2. Her katılımcıya kişisel bir yaklaşım benimseyin

Modern teknoloji çağında, insanlar arasındaki canlı iletişim giderek en aza indirgenmektedir. Bugün, bir etkinliğe katılım bile genellikle programlanmış bir elektronik robot tarafından onaylanıyor.

Ancak elektronik yardımcılar abartılmamalıdır. Başvuruları onaylamak ve her bir katılımcıyla yazışmak için özel bir kişi atayarak, konferansın konuklarına saygınızı göstermiş olursunuz. Bu, davetliler ve ev sahibi şirket arasındaki bağları güçlendirmeye yardımcı olacaktır.

3. Katılımcılara programı şekillendirme fırsatı verin

Yenilikçi yöntemler, konferans misafirlerinin programın oluşumuna aktif olarak katılabilecekleri uygulamalar da dahil olmak üzere çeşitli uygulamaların oluşturulmasına izin verir. Katılımcıları konuşmacıları ve konuları seçmeye teşvik edin ve konukların etkinlik başlamadan önce fikirlerini tartışabilecekleri bloglar ve forumlar oluşturun.

Moskova restoranında kurumsal parti fiyatına Sırbistan veya Karadağ'da 4 gün!

Bu sayede konuklarınıza konferans organizasyonuna aidiyet duygusu verecek ve dolayısıyla başarı şansınızı artıracaksınız.

4. Konuşmacılardan benzersiz raporlar talep edin

Kendilerinden son derece özgün sunumlar beklediğiniz konusunda konuşmacıları uyarın. Davet edilen konuğun birkaç yıl boyunca izleyiciye aynı konuşmayı yapmadığından emin olun, ancak izleyicileriniz için gerçekten değerlidir.

5. Sıkıcı tanıtımları atın

Konferansların organizasyonundaki en son trendlerden biri, sıkıcı konuk tanıtımlarının reddedilmesi ve konuşmacının kişisel niteliklerinin kısa, esprili bir incelemesi lehine çeşitli regaliaların listelenmesidir.

Konferans düzenleme işi bir şirket için önemli bir süreçtir. İşletmenin faaliyetleri hakkında bilgi vermek veya çalışanlara gelişme yönleri ve stratejik planlar hakkında önemli bilgiler iletmek için gereklidirler. Az sayıda katılımcıya güveniyor olsanız bile, etkinliğin detaylı planlama ve hazırlık sürecine çok dikkat edilmelidir. Tüm aşamalar iyice düşünülmeli ve organizasyonel görevleri yerine getirmek için sorumlu kişiler atanmalıdır. Herhangi bir konferansın etkinliği doğrudan ne kadar iyi organize edildiğine bağlıdır.

Öğreneceksiniz:

• Şirketin neden konferanslar düzenlemesi gerekiyor?
• Konferanslar düzenlerken nelere dikkat edilmelidir?
• Bir konferans için uygun bir mekan nasıl seçilir.
• Hangi şirketler konferans hizmeti veriyor.
• Bir konferans düzenleme süreciyle hangi sorunlar ilişkilendirilebilir.
• Çevrimiçi bir konferans nasıl düzenlenir.

Hangi konferansı düzenlemeniz gerekiyor?

Konferans, dinleyicileri önemli olaylar hakkında bilgilendirmek, önemli bilgiler vermek veya seçilen konunun ayrıntılı bir analizini yapmak amacıyla düzenlenebilir. Herhangi bir sorunu farklı açılardan değerlendirmenize ve dinleyicilerin aktif eylemlerde bulunması için motivasyon oluşturmanıza olanak tanır. Bir konferans düzenleme sürecinde, tüm noktaları dikkate almaya çalışmak önemlidir: katılımcıları ve konuşmacıları hazırlamak, bilgi sunma yollarını düşünmek, organizasyon ve hazırlıkla ilgili sorunları çözmek.

Ortaklarınızı acilen kontrol edin!

Bunu biliyor musun kontrol ederken, vergi makamları karşı tarafla ilgili herhangi bir şüpheli gerçeğe sarılabilir? Bu nedenle, birlikte çalıştığınız kişileri kontrol etmeniz çok önemlidir. Bugün partnerinizin geçmiş kontrolleri hakkında ücretsiz bilgi alabilir ve en önemlisi bulunan ihlallerin bir listesini alabilirsiniz!

Bilgi miktarına ve süresine bağlı olarak, konferanslar büyük ve küçük olarak ayrılabilir. Büyük olanlar, çok bölümlü kongreleri ve toplantıları ve küçük olanlar - incelenen konunun özünün kısa bir sunumunu sunan konferansları içerir.

Katılımcıların kompozisyonuna ve konferansların yapılma yöntemine göre, seçilen kompozisyonun bulunduğu yerde, kısıtlama olmaksızın mevcut olan herkesin katılımıyla açık ve kapalıdır ve konu sadece konuşmacılar tarafından ifşa edilir.

Aşağıdaki konferanslar amaç ve tarzlarına göre ayırt edilir:

• geniş ölçekli ve herhangi bir dar konuya adanmış;
• Ulusal ve uluslararası;
• eğitim ve iş;
• herhangi bir yıldönümü veya unutulmaz tarihe adanmış.

Her firmanın veya organizasyonun performansı, hem iç hem de dış birçok faktör tarafından belirlenir. Modern pazar koşullarında, etkili PR teknolojilerinin kullanımı, mal ve hizmetlerin tanıtılması sürecinde önemli bir rol oynamaktadır. Şirketin imajını ve itibarını korumak için konferanslar ve yüksek kaliteli forumlar, sunumlar, seminerler, iş yemekleri vb. profesyonel organizasyonlar önemlidir.

İş konferanslarının organizasyonu hem küçük şirketler hem de büyük işletmeler için uygundur. Bazı firmalar bunları pazardaki konumlarını güçlendirmek için kullanırken, diğerleri ürünlerini veya hizmetlerini tanıtmak için konferanslara ihtiyaç duyar. Öte yandan, forum ve konferansların düzenlenmesi, aynı pazar sektöründe faaliyet gösteren, benzer alanlarda proje oluşturan ve teknoloji geliştiren şirketler arasında deneyim alışverişini kolaylaştırmaktadır. Bu tür etkinliklerin başarısı büyük ölçüde ne kadar iyi ve eksiksiz hazırlandıklarına bağlıdır.

Konferansların ve etkinliklerin organizasyonu, bir şirketin çalışmaları hakkında izleyicilere bilgi aktarmanın veya ürünlerini (hizmetlerini) sunmanın ana modern yollarından biridir. Dijital teknolojilerin günlük yaşama aktif olarak girmesine ve İnternet iletişiminin sürekli kullanımına rağmen, bugün çevrimdışı konferanslar talep görmektedir. Ayrıca, modern teknolojiler, uluslararası düzeyde bile konferanslar düzenleme ve düzenleme sürecini büyük ölçüde kolaylaştırarak, katılımcıların fiziksel varlığına olan ihtiyacı ortadan kaldırmaktadır. Bu büyük bir avantaj ve kolaylıktır, çünkü önemli kişiler çeşitli nedenlerle her zaman belirlenen saatte ve belirli tarihlerde gelemezler, aynı zamanda online konferanslara da sorunsuz katılabilirler. Bugün bu tür toplantılar olağan hale geldi. Bilgi ve görsel içeriği etkin ve güvenilir bir şekilde aktarabilen yüksek kaliteli modern dijital ekipman kullanılarak gerçekleştirilirler.

Şirkette konferansların organizasyonu ve düzenlenmesi kimin yetkinliğidir?

Hiçbir konferans bir organizatör veya başka bir deyişle bir konferans yöneticisi olmadan devam edemez. Bu pozisyondaki uzman, etkinliğin planlanmasından, yürütülmesinden ve daha fazla desteklenmesinden sorumludur. Organizatörün konferans mekanında bulunması zorunludur. Görevleri, ortaya çıkan tüm sorunları çözmeyi ve olayın ilerlemesini izlemeyi içerir.

Konferans yöneticisine aşağıdaki gereksinimler uygulanır: iletişim becerileri, hızlı karar verme yeteneği, çoklu görev modunda çalışma yeteneği.

Planlama ve hazırlık aşamasında konferansların nasıl organize edildiğinin dikkate alınması önemlidir. Ana noktalara daha yakından bakalım.

1. Konferans fikri

Kaliteli bir konferans organizasyonu için etkinliğin ana fikrini anlamak gerekir. Tüm konuşmaları ve raporları birbirine bağlayacak ve her katılımcı konferansın tam olarak ne hakkında olduğunu anlayacaktır. Etkinlik açıksa, iyi seçilmiş bir adla, hedef kitleyi çekmekte herhangi bir sorun olmayacaktır.

2. Bir eylem planının geliştirilmesi

Bir konu seçtikten sonra bir eylem planı geliştirmeniz gerekir. Çok günlük bir konferansa ev sahipliği yapacaksanız, projesi özellikle önemli olacaktır. Kültürel etkinlikler, öğle yemeği molaları ve dinlenme molaları da dahil olmak üzere programın tüm unsurları zamanında planlanmalıdır.

Bir konuşmadan diğerine geçişin mantıksal olarak doğrulanması için belirli bir dizi konuşma, sunum ve rapor üzerinde düşünmek gerekir. Performansların belirli bir sınırla sınırlandırılacağı etkinliğin kurallarını belirlemek gerekir. Her sunumun sonunda soru-cevap için zaman ayrılmalıdır.

3. Konferans katılımcılarının kompozisyonunun belirlenmesi

Katılımcılar, konferansın ana temasına ve fikrine uygun olarak seçilir. Organizatör, etkinliğin üyelerinin ve konuklarının bir listesini hazırlar, onlara davetiye gönderir. Konferansta konuşan herkes bir alanda uzmandır. Herkes misafir olarak bulunabilir ve bazen organizatörler özellikle önemli uzmanları veya ünlüleri davet eder. Medyada katılım teklifleri gönderirken ve reklam gönderirken, her konferansın kendi hedef kitlesine sahip olduğu akılda tutulmalıdır - belirtilen konuya adanmış bu özel etkinlikle ilgilenenler.

4. Etkinliğin bütçesini bulma

Bir konferansı finanse etmek için fon bulma süreci, bir pazarlamacı için büyük bir zorluk olabilir. Bu özellikle "yönetici sınıfı" konferansları için geçerlidir. Onları düzenlerken, sponsorları hatırlamanız tavsiye edilir.

Bilgi sponsorları, kayıtlı üyelerin yaklaşık %0.5'ini size sağlayabilecektir. Ancak asıl destekleri, etkinliğinizin yüksek seviyesini gösteren davetiyelerde tanınabilir logoların gösterilmesi olacaktır. Bir diğer olumlu nokta da etkinlik sonunda medya sponsorlarınız tarafından yayınlanacak olan konferans sonuçları ile ilgili makaleler olacaktır.

Finansal sponsorlar söz konusu olduğunda, en iyi seçenek sizinkiyle aynı hedef kitleye sahip ancak ürün çakışması olmayan şirketler olacaktır. Örneğin, başka birinin mallarını dağıtırsanız, satıcı finansmanını çekin. Etkinliğiniz ne kadar güçlüyse, sponsorlar size hizmetlerini ve işbirliklerini sunmak için o kadar aktif olacaktır.

Sponsorları geri çevirmeyi öğrenin. Ürünlerin reklamını yapmak amacıyla hazırladıkları raporlar, zamanın %10'unu geçmemeli ve etkinliğin temasıyla tutarlı olmalıdır.

5. Mekan ve zaman seçimi

Konferansın düzenlenmesi sürecinde, düzenlenme noktası ve zamanı önceden belirlenir. Bir yer seçerken, bazı noktaları dikkate almak önemlidir. Örneğin, bir şirket ofisinde bir konferans yapılıyorsa, bunun için özel bir oda veya başka bir uygun oda seçmeniz gerekir. Değerli bir şey yoksa, bir konferans odası kiralayabilirsiniz. Bu durumda, etkinliğin ekipman ve malzeme ekipmanı ile ilgili sorular kaldırılacaktır. Konferans odası kiralama hizmeti, özellikle küçük kasabalarda çalışan ve ofislerinde konferans düzenlemek ve düzenlemek için yeterince büyük binaları olmayan şirketler veya bireyler için uygundur.

Yolda çok günlü bir konferans düzenliyorsanız, konuklar ve katılımcılar için konaklama konusunu düşünmelisiniz. İdeal olarak, konukları ağırlamak için mekanın yakınında bir otel olmalıdır.

6. Tesislerin hazırlanması ve dekorasyonu

Konferansın teknik donanımının sağlanması çok önemlidir. Yeterli miktarda mikrofon, projektör, bilgisayar, laptop ve diğer gerekli ekipmanların temin edilmesi halinde etkinlik üst düzeyde ve olabildiğince bilgilendirici olarak gerçekleştirilecektir.

Oditoryum alanları, herkesin olup biteni görebileceği ve duyabileceği şekilde yerleştirilmelidir. Etkinlik başlamadan önce odayı havalandırmanız, masalara kalem, kağıt, program, kitapçık, reklam malzemesi, görsel yardımcılar, referans kitapları vb. koymanız gerekmektedir.

7. Katılımcıların toplantı ve dinlenme organizasyonu

Tüm konferans katılımcıları kayıt prosedürünü tamamlamalıdır. Koltukların isim bazında dağıtılması durumunda, her birine bir koltuk tahsis edilir. Uzaktan gelenlerin mekana transferleri sağlanmaktadır.

Konferans uzun sürerse, katılımcılara öğle veya akşam yemeği sağlanmalıdır. Çok günlü etkinlikler söz konusu olduğunda, misafirler için besleyici yemek ve kültürel boş zaman olanakları hakkında önceden düşünmeniz gerekir.

8. Etkinlikten sonra

Konferansın sonu, organizatörlerin çalışmalarının sonu anlamına gelmez. Bilgi desteği sağlamak çok önemlidir. Medyada konferansla ilgili makalelerin yayınlanması, şirketin olumlu imajını koruyacak ve ek bir reklam mecrası haline gelebilecektir. Katılımcılardan, etkinliğin faydalarına ilişkin izlenimlerini paylaşmaları için konferans hakkında geri bildirimde bulunmalarını isteyebilirsiniz.

Uygulayıcı anlatıyor

Bir konferans için doğru kitle nasıl toplanır

Olga Lyubina,

Satış ve Pazarlama Departmanı Direktörü, AXELOT

Tam olarak hedef kitlenizi toplamak için yaygın hatalar yapmayın.

1. Doğru müşterileri davet edin

İnsanların davetinize yanıt verdiğini ve konferansın çok heyecan verici olduğunu varsayalım. Buna rağmen etkinlikten sonra satış yapılmamaktadır. Bu, davet edilen kişilerin ürünü satın alma kararını vermediğini göstermektedir.

İşimizin kapsamı bilişim projeleridir. Hedef şirkette karşılaştığımız tüm insanlar bizim için kabaca üç türe ayrılabilir: işlevsel müşteriler, BT hizmetleri başkanları ve "sponsorlar" (her şeyin parasını ödeyenler - şirketin genel müdürü veya işletme sahibi). Bizim için asıl amaç, özellikle işlevsel müşterileri çekmektir: belirli sonuçlar konusunda çok önemlidirler ve projemizin fikirlerini kendi şirketleri içinde teşvik edebilirler.

1. Küçük başla

Bir iş konferansı düzenlerken kendinize mümkün olduğunca çok insanı davet etme hedefi koymayın. Tekrar bir örneğe dönelim: Şirketimiz oldukça uzmanlaşmış bir pazar segmentinde faaliyet göstermektedir. Bir milyon nüfuslu bir şehirde düzenlediğimiz konferans, 2 binden fazla müteahhiti kapsayacak. Bu listeden en fazla 100 kişi etkinliğe katılacaktır. Pazarımızdaki potansiyel katılımcıların gerçek katılımcılara dönüşümünün düşük olduğu, yaklaşık %5 olduğu ortaya çıktı. "Sıcak" bir taban ile dönüşüm çok daha yüksek olacaktır. Daha önce iletişim kurduğunuz şirketlerin temsilcilerini davet ederseniz, dönüşüm %50'ye ulaşabilir.

Konu ve amaç olarak benzer ancak daha az maliyetli etkinlikler üzerinde şemayı test etmeye çalışın ve 20 kişilik bir atölye düzenleyin. Bu, izleyiciyi hissetmeye, katılımcıların ilgi derecesini belirlemeye, işbirliğini reddetme nedenlerinin neler olabileceğini görmeye yardımcı olacaktır. Deneme konferansları düzenleme ve yürütme sürecinde, çok farklı nitelikteki hataları takip edebilir ve daha sonra bunları çok fazla kayıp ve maliyet olmadan düzeltebilirsiniz.

1. Tam bir evin olmalı

Çok sayıda misafirden korkmayın: Salonda yeterli koltuk olmaması, yarı boş olacağından daha iyidir. Katılımları için para ödeyenlerin bile gelmeyebileceği akılda tutulmalıdır. Bu nedenle kendimizi reasürans ediyor ve daha az katılımcı için koltuk hazırlıyoruz. Örneğin, kayıtlı kişiler listesinde 100 kişi varsa, deneyimlerimize göre 85 kişi konferansa gelecek. Aynı zamanda 70 kişilik yer hazırlayacağız ve ancak hepsi dolunca dinleyiciler için ek yerler ayarlayacağız.

1. Yalnızca şirketiniz ve ürününüzle gerçekten ilgilenenleri arayın

Örneğin, konferansa "Modern bir depo yönetimi" adı verilecek ve bunun için programda ana vurgunun deponun otomasyonu üzerinde olacağını belirteceğiz. Hedef dışı müşterileri kesmek ve hedef müşterilerle aktif olarak çalışmaya konsantre olmak için konuyu daraltmak gerekiyor.

1. Pazarlama faaliyetleri birçok iletişim biçimini içerir - hepsini kullanın

Bazı organizatörler, konferansın ana amacının konuşmacıların sunumları ve sunumları olduğuna inanmaktadır. Ama durum böyle değil. Bu tür olayların ana avantajı, canlı iletişim olasılığıdır. Organizatörlerin bunun farkında olması ve misafirlere hizmet veren personelin görevlerini kusursuz bir şekilde yerine getirmeleri çok önemlidir. Bunu yapmak için, etkinliğin arifesinde, tüm görevleri dağıtmanız ve tartışmanız ve sorumlu kişileri atamanız gerekir.

Müşterileri çekmek için lobide demo stantlar yerleştirilmelidir. Ziyaretçilere önerilen çözümleri nasıl kullanacaklarını gösteren demoları olmalıdır. Aynı zamanda müşterinin stantta çok uzun süre kalmaması da önemlidir. Daha anlamlı ve ciddi soruları varsa, yönetici konuşmaya bağlanmalıdır.

Uzman görüşü

Konferans düzenlerken ortaya çıkabilecek zorluklar

Andrey Medvedev,

Genel Müdür, "Endüstriyel Güç Makineleri"

Her şeyden önce, sorumlulukların yetkin dağılımı hakkında düşünmeniz gerekir. Konferansın organizasyonu ile ilgili tüm görevleri üç geleneksel sektöre ayırdık. Birincisi, tüm hazırlık noktalarıdır. Kurumsal yönetim ve AXO bölüm başkanı sorumlu kişi olarak atanmıştır. İkinci sektör ise üretimde alanın hazırlanmasına yönelik çalışmalardır. Bir metal işleme tesisinin inşaatı için proje yöneticisi ondan sorumluydu. Üçüncü sektör, çalışan performanslarının organizasyonu ile ilgili görevleri içeriyordu. Bu çalışma, reklam departmanı müdürü tarafından denetlendi.

Ön aşamada, üretimde hazırlık çalışmaları yapıldı, konferans ve ziyafetin iş bölümü için yerler düzenlendi, ortaklara davetiyeler gönderildi ve konaklama, yemek ve eğlence sorunları çözüldü. Ancak, ön aşamada yürütülen konferansın düzenlenmesi konusundaki tüm çalışmalar bu kadar değil. En az iki kilit noktaya özellikle dikkat etmeye değer.

1. Katılımcıları davet etme

Tedarikçilerimizin listesinden ürünlerimiz için bileşen parçaları üreten birkaç firma seçtik ve onları konferansa davet ettik. Öncelikle yabancı ortaklarımızı katılımcı olarak görmek istiyoruz ve bu aşamada zorluklar ortaya çıktı. Yabancı şirketlerin birçok çalışanı Ağustos ve Eylül aylarında tatile çıkıyor. Konferansımız Eylül ayı için planlanmıştı, ancak vizelerin işlenmesi iki ila üç gün süren bir seyahat şirketine başvurmamıza rağmen, gerekli tarihe kadar tüm vizeler hazır değildi.

Konferansa davetiyeleri önceden - düzenlenme tarihinden bir buçuk ay önce - gönderdik. Heyetteki katılımcı sayısını sınırlamadığımız için, etkinliğe kaç temsilci göndereceklerine katılımcı firmalar kendileri karar verebilirler. İlk bakışta, bu uygundur. Ancak, yabancı firmaların katılımcı sayısına ilişkin veri sağladığı, Rus firmalarının ise zaman içinde bunu yapmadığı gerçeğiyle karşı karşıya kaldık. Bu bizim ilk hatamızdı: Son ana kadar tam katılımcı sayısını bilmiyorduk.

Sonuç olarak, büyük organizasyon sorunları ortaya çıktı. Çeviri için kaç tane hediyelik eşya, rozet ve kulaklık gerektiğini bilmiyorduk. Konferansın daha profesyonel bir organizasyonu ile bu tür sorunların önüne geçilebilirdi.

Etkinliğin başlamasına neredeyse birkaç saat kala, konuklara koltuk dağıtmakla, ziyafetin masraflarını planlamakla meşguldük. Misafirlerimizin konaklamalarında indirim sağlamak için otelle önceden anlaştık ancak konaklama masraflarını kendileri ödedikleri için maddi bir kayıp olmadı.

Etkinliğinizin medyada geniş yer bulabilmesi için, konferansa muhabirleri ve yerel yönetimlerin temsilcilerini davet etmenizi tavsiye ederiz. Bizim durumumuzda, gazetecileri davet etmekten reklamcılık ve geliştirme departmanı sorumluydu ve ekonomik güvenlik servisi başkanı, idare temsilcileriyle temaslardan sorumluydu.

Uygulama, konukların elektronik kaydının daha uygun olduğunu göstermiştir. Konferans programının ve yol haritasının da yayınlanması gereken şirketin web sitesinde düzenlenebilir. Tüm bunlar, telefon görüşmeleri almak ve posta yoluyla bilgi materyalleri göndermek için harcanacak olan zamandan ve paradan tasarruf etmenize yardımcı olacaktır.

1. Personel eğitimi

Konferansımızın formatı şirketin sunumunu üstlendi, bu nedenle tüm konuşmacılar çalışanlarımızdı. Sekiz konuşmacıdan sadece üçü daha önce topluluk önünde konuşma deneyimine sahipti. Buna göre, her konuşmacı konuşmasını uzun süre ve dikkatli bir şekilde hazırlamak zorunda kaldı. Etkinlikten yaklaşık bir ay önce üzerinde çalışmaya başladılar. Tüm konferans konuşmalarınızı önceden hazırlamak, etkinliğiniz için büyük bir varlık olacaktır.

Konferans düzenlemek için en iyi yer neresidir?

1. Oteller

Bugün, her büyük otelin, yüksek kaliteli bir iş etkinliği için gerekli tüm ekipmanlarla donatılmış kendi konferans salonu vardır.

Oteller, iş etkinlikleri için kiralanan ticari emlak piyasasında aktif olarak yer almaktadır. Birinci sınıf oteller, bina kiralamak ve diğer ticari hizmetleri sağlamak için birçok fırsata sahiptir. Örneğin, Moskova otelleri aynı anda 30 bin kişiye kadar konferans salonları, oditoryumlar ve toplantı salonları sunabilir.

Konferanslar ve diğer sosyal etkinlikler için mekan olarak hizmet veren oteller, popüler ve gelecek vaat eden bir pazar segmentidir. Konferans ve iş etkinliklerinin düzenlenmesi sayesinde oteller kendileri için iyi bir reklam yapabilir, medyada isimlerini duyurabilirler. Bu, onların ek müşteriler çekmelerine ve konaklama işinden artan bir kâr kaynağı olarak hizmet etmelerine olanak sağlayacaktır.

Bu tür hizmetleri sağlayan çeşitli acenteler de dahil olmak üzere etkinlik organizatörleri, hazırlıklarını sipariş etmek için otellerle de iletişime geçer. Bazı oteller bağımsız olarak hizmetlerinin pazarda reklamını yapar ve işbirliği sunar.

3-4-5 * kategorisindeki oteller, öncelikle fiyat ve fırsat çeşitliliği ile birlikte mükemmel kalite sağladıkları için konferanslar ve diğer iş etkinlikleri düzenlemek için en uygundur. Bu kategoride, iş etkinlikleri ve ilgili hizmetlerin satışı için kasıtlı olarak işyeri kiralaması teklif eden oteller bulunmaktadır. Bunlar kural olarak 4-5 * otellerdir. Bunların özel bir kategorisi, Batılı veya Batı yanlısı yönetime sahip küresel otel markalarını içermelidir.

Elbette büyük ölçekli iş etkinliklerinin otellerde düzenlenmesinin iş merkezlerine, yönetim merkezlerine ve diğer yerlere göre yadsınamaz bir takım avantajları vardır. Özellikle çok sayıda bölgesel katılımcının bulunduğu büyük etkinlikler söz konusu olduğunda, otellerin topraklarında, yani bölge temsilcilerinin bulunduğu yerin hemen yakınında konferanslar yapmak uygundur.

Otelin bir konferans salonu olarak bir diğer avantajı ise düşük kiralama fiyatıdır. Bir otelde çok sayıda konferans katılımcısını ağırlarken ve bir konferans veya seminer için bina kiralarken, etkinliğin maliyetlerini önemli ölçüde azaltmanıza yardımcı olacak iyi bir indirim için pazarlık yapabilirsiniz. Oda satış hacmine dayalı standart bir acente ücreti (ortalama %10) sağlandığında, bir rezervasyon acentesinin haklarını konferans organizatörlerine devretmek popülerdir. Bu durumda en önemli koşul, ihtiyacınız olan tarihlerde ücretsiz odaların müsaitliği olacaktır.

3 * kategorisindeki sermaye otelleri ve 4 * otellerin çoğu, kiralık çok işlevli tesisler sunmakta ve böylece gelirlerini artırmaktadır. Temel olarak otel, otel personeli, restoran ve kafe çalışanları yardımıyla müşterilere sipariş vermekten ve hizmet vermekten kar eder. Otel yöneticileri, kurumsal ziyafetler ve büfeler düzenlemek için şenlikli etkinlikler ve kutlamalar için büyük tesisler kiralamayı tercih ediyor. Kural olarak, bu tür toplantılar akşamları yapılır. Çok işlevli odalardan en iyi şekilde yararlanmak için gündüz iş toplantıları, konferanslar, seminerler ve diğer iş etkinlikleri için kiralanması önerilmektedir. Zaman çerçeveleri genellikle organizatörleri tarafından karşılanması gereken belirlenir.

Her otelin hizmet tarzında kendine has özellikleri vardır, ancak konferans ve seminer düzenlemenin temel ilke ve biçimleri aynıdır: sadece etkinliğin gerekli ekipman ve teknolojiye sahip malzeme ekipmanı değil, aynı zamanda özel olarak sağlanması anlamına gelir. eğitilmiş çalışanlar. Özenli ve profesyonel bir kadro, konferans ve etkinlikler düzenlemenin ve ev sahipliği yapmanın başarısı için çok önemlidir.

2. Dinlenme merkezleri, sanatoryumlar ve pansiyonlar

Sanatoryumlar ve benzeri kurumlar, yol üzerinde konferans ve seminerler düzenlemek için hizmet ve olanaklarını sunmaktadır. İş ve etkinlikler arasındaki molalarda katılımcılar rahatlayabilir ve eğlenebilir, bu da şirketin kurumsal ruhunu güçlendirir. Burada hem bir günlük hem de çok günlük etkinlikler düzenleyebilirsiniz. Katılımcıların konferans topraklarında konaklaması da isteğe bağlıdır. Küçük şirketler genellikle konferans salonları, sauna, bilardo, ziyafet salonları ve misafirler için konaklama yeri olan kır evleri veya kır evleri kiralamayı tercih ederler.

3. Eğlence merkezleri ve kulüpleri

Günümüzde, standart olmayan konferanslar düzenleme biçimleri ve ekip oluşturma, iş eğitimi, toplantı sonunda bir ziyafet veya şenlikli bir akşam yemeği ile iş etkinlikleri düzenleme popüler hale geliyor. Organizatörler genellikle konukları eğlendirmek için programa konserler ekler. Bu durumda oteller için rekabet, yüksek düzeyde yemek yeme fırsatlarına ve konferanslar ve diğer iş etkinlikleri düzenlemek için gerekli tesislere sahip büyük eğlence merkezleri tarafından sunulmaktadır. Eğlence merkezlerinin bir diğer avantajı da daha geniş bir iç mekan ve mobilya yelpazesi sunabilmeleridir.

4. Kongre salonları, iş merkezleri, sergi kompleksleri

Bu kuruluşlar, özel profesyonel ekipmanlarla donatılmış tesislere sahiptir. Müşterileri çeşitli ajanslardır. Dezavantajı, katılımcıların mekandan ayrı olarak ağırlanmasıdır.

İş merkezlerinin çok fonksiyonlu ve donanımlı odaları eğitim ve seminerler için idealdir. Gerekli ekipman ve mobilyalarla donatılmış, gerekli formatta bir oda bulmak kolaydır.

Büyük kongre salonları ve sergi alanları, büyük konferanslar ve büyük ölçekli iş etkinlikleri - kongreler, sempozyumlar, sergiler - düzenlemek için çok uygundur. Bu tür mekanlarda aynı anda birden fazla mekanda farklı nitelikte toplantılar yapmak mümkündür. Ayrıca kongre salonları ve sergi merkezlerinde sadece konferansın kendisi için değil, aynı zamanda kahve ve çay molaları, ürün tanıtımları için özel odalar ve daha birçok kullanışlı oda için alan bulunmaktadır.

Uzman görüşü

Bir basın toplantısı nasıl organize edilir

Andrey Purtov,

CEO, ArtGraphics.ru

Bir basın toplantısı düzenlemek, herhangi bir şirket için çok etkili bir pazarlama aracıdır.

Etkinliğin türüne ve ölçeğine bağlı olarak, etkinlik başlamadan 1-6 hafta önce basın toplantısı yapılmalıdır. Büyük ve büyük ölçekli projeler söz konusu olduğunda, özellikle projeniz üç aylık ve aylık yazılı basında yer alıyorsa, basın toplantısının mümkün olduğunca erken yapılmasına özen gösterilmelidir.

Gazeteciler genellikle sabahları ve akşamları meşgul olduklarından, basın toplantıları en iyi gün içinde yapılır.

Etkinliğin başarılı bir şekilde düzenlenmesi, büyük ölçüde basın toplantısının hazırlanması ve organizasyonunda yer alan personelin çalışmalarının kalitesine bağlıdır. Ek bir artı, halkla ilişkiler müdürü ve önde gelen gazeteciler arasında dostane temasların varlığı olacaktır. Ancak, şirket temsilcilerinin bu tür bağlantıları yoksa, dış kaynak kullanımı kullanmak ve organizasyonel sorunları üçüncü taraf uzmanlara devretmek daha akıllıca olacaktır.

Basın toplantısında uzmanlara özel koltuklar ayrılmalıdır. Kural olarak, masada oturmayı tercih ederler. Arkalarına şirket logolu markalı bir stant yerleştirmeniz gerekiyor. Portre fotoğrafçılığı sırasında çerçevede tamamen görünebilecekleri veya tanınabilir büyük parçalar olarak görünebilecekleri boyutta yapılmalıdır. İki profesyonel fotoğrafçı ve bir kameraman sipariş etmeniz gerekiyor. Diğer ülkelerden uzmanlar davet edilirse, çevirmenlerin çalışmalarını organize etmek gerekir. Basın toplantısı, amacına, uzman sayısına ve zamanlamasına bağlı olarak 30-60 dakika arasında dinamik ve heyecan verici bir etkinlik olmalıdır.

Başarılı bir basın toplantısı için, görevleri gazetecilerle iletişim kurmak, sorularını koordine etmek, ruh hallerini ustaca hissetme yeteneği ve konuşmacılar veya uzmanlarla iletişim kurma arzusunu içerecek bir moderatöre ihtiyaç vardır.

Soruyu soran gazeteci 30 saniyeyi karşılamalıdır. Uzmanlar her soruyu 2-3 dakika içinde cevaplamalıdır. Bu sınırı aşarlarsa, onlara etkinliğin kurallarını kibarca hatırlatmaları, soruyu kısaca tekrarlamaları ve bir sonraki uzmanın konuşmasına izin vermeleri veya sözü başka bir gazeteciye iletmeleri gerekecektir. En uygun konuşmacı sayısı, moderatör hariç 2-3 kişidir.

Kural olarak, uzmanların cevapları her zaman gazetecilerin hafızasında kalmaz, iyi hatırladıkları şey ikramlardır. Basın toplantısı hazırlarken bu anı kaçırmayın ve daha başlamadan gazeteciler için hafif atıştırmalıklar düzenleyin, çay, kahve, su seçenekleri sunun. Ardından, basın toplantınız hakkında muhabirler üzerinde hoş bir izlenim bırakabileceksiniz, bu da elbette olayla ilgili makalelerin ve raporların yazılacağı tonu etkileyecektir.

Basın toplantısı sona erdikten sonra, gazetecilere fotoğraf, ses ve video materyalleri, konuşma metinleri, sorular ve cevaplar sağlamak önemlidir. Uzmanlarla telefon veya e-posta yoluyla iletişime geçerek daha hacimli bir haber yayını hazırlayabileceğinizi ve ilgilendiğiniz tüm konularda ek bilgi alabileceğinizi hatırlatmak önemlidir.

Hangi şirketler konferans hizmeti veriyor

1. Uzmanlaşmış ajanslar

Bu firmalar, konferanslar ve diğer iş etkinlikleri düzenlemek için hizmet vermektedir. Uzman ajansların çalışanları, bir sipariş paketi oluşturmak, bir etkinlik programı hazırlamak ve bir konferans düzenlemenin tüm aşamalarını koordine etmekle ilgilenmektedir. Acil görevleri, müşterinin gereksinimlerine ve isteklerine göre uygun bir odanın seçilmesini, gerekli ekipmanla donatılmasını, müşterinin talebi üzerine ek seçenekler sağlanmasını içerir; bazı durumlarda kapsamlı bir hizmet paketi sunulur.

2. Seyahat acenteleri

İş seyahati konusunda uzmanlaşmış firmalar, Rusya'da ve yurtdışında iş gezileri ve konferanslar düzenlemektedir. MICE segmentinde (Toplantılar, Teşvikler, Konferans, Etkinlikler) seçtiğimiz acente ve seyahat şirketi grupları örtüşmektedir.

3. Etkinlik ajansları

Etkinlik ajansları, etkinliğin iş ve eğlence bölümünü organize etmede yer alır. Kural olarak, bir toplantı düzenlemek için özel bir senaryo geliştirmeleri ve bir kültür ve eğlence programı oluşturmaları istenir.

5. Çeviri ajansı

Çeviri büroları ayrıca konferanslar ve iş etkinlikleri düzenlemek için hizmetler sunar.

6. Danışmanlık ajansları

Bazı danışmanlık ajansları, iş toplantıları için ortaklarının binalarını kiralamayı teklif ediyor.

Bir konferans düzenleme süreciyle hangi sorunlar ilişkilendirilebilir?

Sorun 1. Yeni bir şey yok

Aynı endüstride düzenlenen konferanslarda, aynı konuşmacıların aynı konuşmalarla bir araya gelmesi sıklıkla olur. Konferansa katılma fırsatı için para ödeyen dinleyiciler elbette yeni bilgiler için geliyorlar. Yeni bir şey öğrenmedikleri konferansın sonunda nasıl bir geri bildirim bırakabileceklerini düşünmek çok önemli. Bundan kaçınmak için, etkinlik organizatörleri, her bir konuşmacı ile raporunun içeriğinin benzersizliği ve özel konular hakkında anlaşmalıdır.

Popüler ve ünlü konuşmacıların konuşmaları bile taze ve benzersiz olmalıdır. Organizatörün görevi, katılımcılardan özel talep etmektir. Bir konferans düzenlerken, konuşma hazırlama sürecini sürekli izlemelisiniz. Konferansa gelenlerin hayal kırıklığına uğramaması için, konuşmacıların özetlerini, notlarını, planlarını, sunumlarını istemek ve kontrol etmek gerekir.

Konuşmacılar kendi akıllı yollarını da kullanabilirler. Üç farklı etkinlik için üç farklı konuşma talep edebilirler ama aslında konuşmalarının ve sunumlarının özgünlüğü %15'i geçmeyecektir. Bu tür anları takip etmek ve konuşmacıların sizi alt etme girişimlerini durdurmak önemlidir.

Sorun 2. Fiyatlı oyunlar

Bir etkinliğin ortalama kontrolünü artırmak için aşağıdaki numaralara başvurmamalısınız:

• Standart giriş biletlerine ek olarak, özel kapalı akşam yemekleri ve programdaki diğer "herkes için değil" öğeleriyle şüpheli VIP davetiyeleri sunun.
• Koltukların sahneye ne kadar yakın veya uzak olacağına bağlı olarak farklı bilet fiyatları belirleyin.
• Popüler konuşmacıların katılımı nedeniyle etkinliğin maliyetini artırın.
• Pahalı ve prestijli bir mekan seçerek konferansın puanını artırın, böylece bilet maliyetini artırın.

Konuşmacıları ve sponsorları unutmayın, çünkü onlar da sizin hakkınızda bir fikir oluştururlar:

• Konuşmacılardan konuşma başına 5.000 Euro istemeyin.
• Stant asistanlarının bir stant için 100.000 ruble ödemesine gerek yoktur.
• Bir kurdele, rozet, kalem sponsorluğu 50.000 rubleye mal olamaz.

Pazar koşullarını yeterince değerlendirmeye çalışın ve etkinliğiniz için makul fiyatlar belirleyin. Hedef kitlenizin yeteneklerini ve mali düzeylerini dikkate alarak konferansın organizasyonuna yaklaşın. Örneğin, küçük işletmeleri hedefliyorsanız, etkinliğiniz için mekan seçimi onların yeteneklerine uygun olmalıdır. Bu durumda, Skolkovo'da bir konferans düzenlemek, pahalı İngiliz ajanslarından konuşmacı sipariş etmenin yanı sıra uygunsuz olacaktır. Elinizde olan sınırlar içinde çalışmalısınız.

Sorun 3. Her şeyi kaydetme

Konferans katılımcıları ile ilgili hizmetleri gözden kaçırmamalısınız. Kazanma arzunuz etkinliğin seviyesini düşürmemelidir.

Her şeyden önce, konferans katılımcılarına kaliteli yemek sağlamaya özen göstermelisiniz. Etkinliğiniz gün içinde gerçekleşse bile insanlar acıkacaktır. Mayonezli sandviçler sizi kurtarmaz. Mükemmel bir seçenek, sıcak kahve ve çay sunacakları ve hafif atıştırmalıklar sunacakları ücretsiz rafların organizasyonu olabilir. Deneyimler bunun size çok pahalıya mal olmayacağını ve insanların ruh hallerinin önemli ölçüde iyileşeceğini gösteriyor. Konferans uzun bir süre olacaksa, ara vermeli ve katılımcılara tam bir yemek vermelisiniz.

Etkinliğin yeri önceden seçilmelidir. Sıkışık, yetersiz havalandırılmış, rahatsız edici odalar için seçenekleri hemen hariç tutun ve konuşmacıların konuşacağı odanın akustiğine özellikle dikkat edin. Etkinliğiniz eğitici nitelikteyse, önemli noktalar yetkin aydınlatma, mükemmel çalışma ekipmanı, hızlı ve kaliteli İnternet bağlantısı, organize bir etkinlik için moderatör hizmetleri olacaktır.

Boş zaman ve kültürel programların hazırlanmasını unutmayınız. Konferans salonunun oturma alanları ve sahne arkası iletişim için yeterli alan ve fırsatlara sahip olması harika. İzleyicileri rahatlatmak ve eğlendirmek için programa yarışmalar, piyangolar ve eşantiyonlar eklemek iyidir.

Problem 4. İnsan faktörü

Katılımcıların ve konuşmacıların davranışlarını gerçekçi bir şekilde değerlendirmeye çalışın. İzleyicileriniz arasında sadece yüksek eğitimli, zeki ve iyi huylu insanlar, işadamları, uzmanlar olmaması mümkündür. Ayrıca katılımcıların çay poşetleri çaldıkları ve yanlarında oda spreyleri aldıkları da oluyor. Bu tür olayların mümkün olabileceği gerçeğine önceden hazırlanmakta ve bu konuda çok üzülmemekte fayda var.

Yalnızca konferans katılımcıları değil, konuşmacılar da tuhaf ve öngörülemez davranışlar sergileyebilir. Tamamen silahlanmaya ve konferansın başlangıcından önce konuşmayı reddetmeleri de dahil olmak üzere onlardan herhangi bir habere hazırlanmaya değer. İşlerin ters gitmesi durumunda her zaman bir yedek planınız olmalıdır. Aniden konuşmayı reddetmeleri durumunda belirli katılımcıları kiminle değiştirebileceğinize önceden karar verin.

Sorun 5. Vaktinden önce rahatlayın

Sadece etkinlik öncesinde ve sırasında değil, etkinlik sonrasında da dikkatli ve dikkatli olun. Resmi olarak tüm aşamalar sorunsuz geçmiş olsa bile ciddi bir hata olmadı ve kimse sizi hayal kırıklığına uğratmadı, bu katılımcılardan gelen geri bildirimlerin olumlu olacağı anlamına gelmiyor. İnsanların çevrimiçi olarak bıraktığı yorumları ve gelecekteki etkinliklerin organizasyonunu iyileştirmek için önerilerini mutlaka okumalısınız. Özellikle bu alanda yeniyseniz, konferansınıza katılan kişilerin görüşlerini dikkatle dinleyin. Etkinliklerinize katılanlar, tam olarak neyin iyileştirilebileceğini ve düzeltilebileceğini anlamanıza yardımcı olacak en sadık danışmanlardır.

Böyle bir etkinliği kendi başınıza hazırlamak ve yürütmek için, konferansı düzenlemenin bazı özelliklerini dikkate almanız gerekir.

İpucu 1. Konferans davetiyeleri

Davet mektubunda mutlaka konferansın konusunu ve konferansta görüşülecek konuları belirtmelisiniz. Programda, raporların zamanını ve başlıklarını, konuşmacıların tam adlarını yazmalısınız. Davetiyede, etkinliğin hangi hedef kitleye yönelik olduğu da belirtilmelidir.

Devlet temsilcilerini davet etmek için şirketinizin antetli kağıdını kullanmak en iyisidir. Giden yazışma günlüğüne kaydedilmeli ve taahhütlü posta ile gönderilmelidir - bu şekilde davetlerinizin muhatapların eline geçmesi daha olasıdır.

Tüm davetiyeler gönderildikten sonra, tüm kuruluşları arayın ve konferansa katılımlarını onaylamalarını isteyin. Etkinlik arifesinde, kuruluş temsilcilerinin konferansa katılma niyetinde olduğundan emin olmak ve herhangi bir değişiklik varsa katılımcı listesini düzeltmek için ikinci bir çağrı yapılmalıdır.

İpucu 2. Konferansın medyada duyurulması

Yaklaşan etkinlikle ilgili medyada yer alan bilgiler olabildiğince çok misafir çekecek ve katılmaya değip değmeyeceğinden şüphe duyanların gözünde konferansın önemini artıracaktır. Etkinlikle ilgili medyada yer alan yazılar, firma için reklam ve bilgilendirme vesilesi oluşturması açısından önemlidir. Bir konferansın profesyonel medya kapsamı, konferansı organize etmenin maliyetleriyle orantılı olabilir, bu nedenle en uygun fiyat ve izleyici kapsamı oranını bulmak son derece önemlidir. Görevinizin sadece etkinlik hakkında bilgi vermek olmadığını, aynı zamanda sektör lideri ve trend kurucusu olarak şirketin olumlu imajını oluşturmak olduğunu unutmayın.

İpucu 3. Zamanlama

Katılımcıların sunumları projektör kullanılarak yayınlanacaktır. Bir konferans odası kiralarken, gerekli ekipmanın bulunup bulunmadığını kontrol edin: projektör, simultane çeviri için bir cihaz, hoparlörlü bir mikrofon vb.

Raporun süresi bir saati geçmemelidir. En uygun süre 30-40 dakikadır. Bu, izleyicinin ilgisini çekmek için oldukça yeterli, ancak aynı zamanda onu aşırı miktarda bilgi ile yormamak için.

4. İpucu

Her katılımcı, kuruluşunuz hakkında bilgi içeren bir malzeme paketi sağlamalıdır. Bir hedef kitle ile çalıştığınızı unutmayınız. Etkinlik sonunda toplamak ve bir dahaki sefere kullanmak üzere malzemeleri katılımcılara dağıtın. Konferansa katılamayanlara da brifing kağıtları gönderilebilir.

Katılımcılara defter ve markalı kalemler dağıtılabilir. En iyi seçeneğiniz, hepsini üzerinde şirket logonuzun olduğu bir klasöre veya çantaya koymak olacaktır.

5. İpucu: Yemekler ve kahve molaları

Bir konferans için bir mekan seçerken, yemek ve servis olanaklarına ilgi gösterin. Bu işlev mevcut değilse, bu tür hizmetleri sağlayan üçüncü taraf şirketlerden biriyle iletişime geçebilirsiniz.

Konferansın süresine bağlı olarak, gerekli sayıda molayı düşünmeniz ve düzenlemeniz gerekir. İdeal olarak, her üç saatte bir ara vermelisiniz. Konferans sabah erkenden başlıyorsa ve katılımcılar diğer şehirlerden veya ülkelerden geliyorsa, kayıt sırasında hafif atıştırmalıklarla birlikte güçlü kahve ve çay sunulabilir.

Konuşmacıların da öğle yemeğinden sonra konuşmaları planlanıyorsa, tüm katılımcılar için konferans sonunda bir gala yemeği düzenlenebilir. Bu onlara gayri resmi bir ortamda konferansın sonuçları hakkında konuşma, kalan konuları yüz yüze açıklama, daha fazla işbirliği ve gelecekteki projeler için fırsatları tartışma fırsatı verecektir.

Çevrimiçi konferansın doğru organizasyonu

Çevrimiçi bir konferans düzenlemeye başlamak istiyorsanız, aşağıdaki noktalara özellikle dikkat edin:

1. Amaç

Konferans çeşitli amaçlarla düzenlenebilir. Meslektaşlarla deneyim alışverişi, yeni bağlantılar kurma ve ilişkileri güçlendirme, kendini bir uzman olarak konumlandırma, kar etme ve etkinlik sırasında hizmet satma, hatta sadece eğlence olabilir. Tüm bu hedefler oldukça çekici ancak etkinliği hazırlama ve düzenleme aşamasında kendinizinkini belirlemelisiniz.

2. Konu

Etkinliğinizin ana hedeflerini belirlediniz ve şimdi bir çevrimiçi konferansı tam olarak nasıl yapacağınızı açıkça bilmeniz gerekiyor. Düşünülmesi gereken ilk şey, planlanan etkinliğin konusudur. Hedef kitlenizin ilgisini çekeceği kesin olan "sıcak" alakalı bir konu bulabilirseniz en iyisidir. Konunuzun ifadesini özel ve benzersiz hale getirmeye çalışın.

3. Hoparlörler

Konuyu formüle ettikten sonra, yetkin sunumu üzerinde düşünmeniz gerekir. Konferansın sorunları faaliyet alanınızla örtüşüyorsa, etkinliğin yönetimini güvenle üstlenebilirsiniz. Başka bir seçenek daha var - bu konudaki uzmanların rolünü mükemmel bir şekilde yerine getirecek profesyonellere yönelmek. Elbette alanında deneyimli ve bilgili uzmanlar halk tarafından daha çok talep görecektir.

Hoparlörlerinizin hazır olup olmadığını kontrol etmeyi unutmayın. Etkinlikten önce raporlarına bakın, provalar yapın, size çok monoton ve sıkıcı geliyorsa konuşmalarda bir şeyler değiştirin.

4. Site

Bu aşamada online etkinlik için siteye karar vermeniz gerekiyor. Bugün internette birçok özel hizmet bulabilirsiniz: webinar.ru, onwebinar.ru, seemedia.pro, palВee ve diğerleri.

5. Açılış sayfası

Diğer herhangi bir modern ürün gibi, hazır bir çevrimiçi konferansın da tanıtılması gerekiyor. Bunun için harika bir araç, oluşturulması için bir web tasarımcısı ve programcının hizmetlerine ihtiyaç duyduğunuz bir web sayfası olabilir. Bir tasarım geliştirecekler, tek sayfalık bir web sitesi oluşturacaklar, barındırmaya yükleyecekler, çevrimiçi kayıt ve ödemeyi mümkün kılacaklar ve geri bildirim için kişileri belirtecekler.

6. Analitik

İnternet kaynağınızda ilk konuklar görünür görünmez, geri bildirim kalitesi üzerinde çalışmaya ve hizmeti iyileştirmeye başlamanız gerekir.

Tanıdık Google Analytics ve Yandex'e başvurabilirsiniz. Sayfadaki ziyaretlerin ve eylemlerin etkinliğinin yanı sıra ziyaretçileri ilgilendiren soruların analizi, sitenizi daha iyi hale getirmenize yardımcı olacaktır.

7. Promosyon

En etkili ziyaretçi edinme araçları nelerdir? İlk olarak, müşteri tabanınıza e-posta bültenleri gönderin. İkincisi, etkinliğin ortaklar aracılığıyla duyurulması. Üçüncüsü, sosyal medya gruplarınız. Dördüncüsü, içeriğe dayalı reklamcılık. Konferanstan önce, en güçlü kanallardan işe alım sürecini tekrarlayın. Bir hafta önce abonelerinize kendinizi hatırlatın, etkili reklamcılık için bütçenizi artırın ve ortaklardan yeniden duyuru yapmalarını isteyin.

8. Moderatör

Konferans gününde, konferans kaynağına eriştiğinizden emin olun. Şimdi geriye kalan tek şey etkinliği düzenlemek. Programı kontrol edecek ve konuşmacıların konuları ile halkın ilgisini çekecek deneyimli bir moderatörün yardımına ihtiyacınız olabilir.

9. Geribildirim

Online toplantınız bittikten sonra gereksiz harcamalardan kaçınmak için reklam kampanyalarınızı kapatın. Sitedeki kayıt formlarını kapatın, diğer ürünleriniz için "saplama" yapın.

Organizatör, tüm katılımcılara ve misafirlere teşekkür etmeli ve izlenimlerini öğrenmelidir. Etkinlikten hemen sonra, katılımcılardan geri bildirim talebi içeren mektuplar göndermeniz gerekir. Geri bildirimleri sizin için önemli bilgiler haline gelecek ve gelecekte bu tür etkinlikleri daha verimli ve profesyonelce gerçekleştirmenize yardımcı olacaktır.

Uzmanlar hakkında bilgi

Olga Lyubina, Satış ve Pazarlama Departmanı Direktörü, AXELOT. Olga Lyubina, Moskova Devlet Üniversitesi'nden mezun oldu. MV Lomonosov ve Çağdaş Sanat Enstitüsü. Kariyerine First BIT şirketinin İnternet projeleri departmanı başkanı olarak başladı, Delight 2000'de pazarlama departmanının başına geçti. 2010 yılında AXELOT'a pazarlama direktörü olarak katıldı ve 2012 yılında şu anki pozisyonunda. AXELOT, bilgi teknolojisi pazarında çalışmakta, ulusötesi ve büyük Rus şirketleri için artan karmaşıklık projelerinde uzmanlaşmıştır. 1998 yılında kurulmuştur. Müşteriler arasında: "Aqualife", "Metrowagonmash", "SIBUR", "TRASCO", OLDI. Resmi site - www.axelot.ru

Andrey Medvedev, Genel Müdür, Endüstriyel Güç Makinaları. Andrey Medvedev, V.I.'nin adını taşıyan Yaroslavl Devlet Üniversitesi'nden mezun oldu. P.G. Demidov. 2002'den beri JSC Avtodizel'in (Yaroslavl Motor Fabrikası) ticaret evinde satış departmanında lider uzman, ardından pazarlama departmanı başkan yardımcısı olarak çalıştı. Endüstriyel Güç Makineleri mühendislik grubunun yaratılmasının başlatıcılarından biri. Industrial Power Machines Şirketler Grubu, dizel motorlara dayalı özel ekipman mühendisliği ve üretiminde uzmanlaşmıştır. Grup 2005 yılında kurulmuştur. Personel 300 kişidir. Resmi web sitesi www.powerunit.ru'dur.

Andrey Purtov, Genel Müdür, ArtGraphics.ru. Andrey Purtov, HiBrand konferanslarının yapımcısı olan Rusya Pazarlamacılar Birliği'nin bir üyesidir. İş, markalaşma ve kurumsal kimlik oluşturma konularında 20 yılı aşkın deneyime sahiptir. 1971'de Moskova bölgesindeki normal bir ortaokula paralel olarak doğdu, iki yazışma okulundan mezun oldu - Moskova Devlet Üniversitesi ve Moskova Fizik ve Teknoloji Enstitüsü'nde fizik ve matematikte. 1998 yılında Bauman Moskova Devlet Teknik Üniversitesi tasarım fakültesinden mezun oldu, ardından elektronik ve ev aletleri satışı alanında çalıştı ve aynı zamanda Videoservice endişesinde satış departmanının başkanıydı. Markalaşma üzerine çok sayıda makalenin yazarı, 50'den fazla ticari markanın ortak yazarı. ArtGraphics.ru 2000 yılında kurulmuş bir markalaşma şirketidir. 2009 yılında oluşturulan Rus Marka Şirketleri Birliği'ne ilk katılanlardan biriydi. Stüdyonun temel yetkinliği, karmaşık markalaşma ve yeniden markalaşma projeleridir.

"Konferans düzenleme ve düzenleme" sürecinin açıklaması

Konferanslar için genel şartlar

Herhangi bir etkinlik ve konferans, bir istisna değildir, etkinliği bir bütün olarak oluşturmayı amaçlayan eylemlerin tutarlılığını ve sırasını ima eden bir organizasyon planına sahiptir. Eylem planı, her biri belirli sorumlulukların yerine getirilmesini gerektiren noktalardan oluşur. Planlanan etkinliğin uygun seviyede gerçekleşmesi için uygun hazırlığın yapılması gerekmektedir. Bu yöndeki tüm çalışmalar uzmanlar tarafından hata ayıklanmalı ve izlenmelidir. Bir ön koşul, bu süreçteki katılımcılar arasında sorumlulukların ve işlevlerin net bir şekilde dağıtılmasıdır. Atanan kişi veya kişiler grubu (organizasyon komitesi) görevlerine özel dikkat, sorumluluk ve konuya ilişkin anlayışla yaklaşmalıdır.

Genel olarak, etkinliği bir tür etkinlik olarak organize etmenin aşağıdaki aşamaları ayırt edilebilir:

1. Olay fikrinin ortaya çıkışı ve yasal teyidi.

Olay fikri, nesnel veya öznel nedenlerden kaynaklanabilir. İlk durumda, olay yaklaşan önemli tarihle bağlantılı olarak düşünülebilir: kurumun kuruluşunun 50. yıldönümü, yayınevinin ilk kitabının yayınlanmasının 10. yıldönümü, anıtın açılışı vb. . İkinci durumda, kurum çalışanlarından biri tarafından önerilebilir: bilimsel bir konferans düzenlemek.

Ortaya çıkan bir olay fikri, olayı öneren başkan ve çalışan arasında bir konuşma, bu konudaki notunu dikkate alma veya kurumun meslektaş organında tartışma sonrasında bir karar verme prosedürü olmadan gerçekleştirilemez. - çalışma kolektifinin bir toplantısı, müdür, akademik konsey vb. ile bir toplantı.

Kabul edilen karar ilgili sırayla uygulanır. Hangi yasal olarak bir olaya ihtiyaç olduğu gerçeğini, onu organize etmekten, yürütmeyi yürütmekten ve izlemekten sorumlu olanları korur.

2. Katılımcıların kompozisyonunun belirlenmesi.

Organizasyon komitesi veya etkinlikten sorumlu çalışan tarafından kurum başkanı ile mutabık kalınarak gerçekleştirilir.

3. Yaklaşan etkinliğin bildirimi.

Etkinliğin olası katılımcılarının bildirimi ve daveti, etkinliğin türüne ve ölçeğine bağlıdır. Bazı durumlarda (örneğin, bir kurumun yıl dönümü), bunlar bir davet mektubu veya bir davetiye kartı şeklinde ele alınabilir, diğerlerinde - metni buna göre yapılandırılmış reklam, ticari veya bilgi mektupları. şema: kim davet ediyor - nerede davet ediyor - ne zaman ve nerede gerçekleşecek - katılım sırası - katılma daveti.

4. Etkinliğin katılımcılarının buluşması.

Katılımcıların toplantısı, etkinliğin türüne ve ölçeğine, düzenleme koşullarına bağlıdır. Yerleşik olmayan katılımcıların buluşması varış yerinde, yerellerin buluşması mekanda gerçekleşir.

Büyük çaplı etkinlikler yapılırken genellikle fahri katılımcılar ve etkinliğin kurallarına göre belirlenen katılımcılar (liderler, devlet adamları ve politikacılar, yabancı delegasyonlar vb.) karşılanır.

Gelen katılımcının adı, çalışma yeri ve konumu, varış tarihi ve yeri, toplantıdan sorumlu kişi dahil olmak üzere bir toplantı programı hazırlanır. Ulaşım, gelen katılımcıların sayısına ve sırasına göre sıralanır. Böylece onursal katılımcıya, kendisiyle birlikte gelen katılımcı sayısına bakılmaksızın ayrı bir ulaşım sağlanır.

Aynı anda gelen katılımcıları görmezden gelerek fahri bir katılımcıyla tanışmak yanlıştır.

5. Etkinlik katılımcılarının konaklaması.

Etkinliğin yerleşik olmayan katılımcıları, özel sektörde otel, pansiyon, pansiyon, kuruma ait apartman dairelerinde konaklayabilir.

Bir otele yerleştirirken şunları göz önünde bulundurmalısınız:

· Etkinliğin seviyesi;

· katılımcı sayısı;

· Katılımcının sosyal durumu;

· mali koşullar;

· Etkinlik mekanından bölgesel uzaklık.

Bir hostelde konaklama. Bazı kurumlar (özellikle üniversiteler) başta bu kurumların düzenlediği etkinliklere katılımcıları ağırlayabileceğiniz oldukça konforlu yurtlara sahiptir. Önemli bir durum: bir hostelde yaşamanın maliyeti, kural olarak, bu amaçlar için seyahat masraflarına uyar. Temel gereklilik, etkinliğe katılanların mümkünse pansiyonda yaşayanlardan bağımsız olarak ağırlanmasıdır.

Bir pansiyonda konaklama. Bu yöntem, özellikle yatılı evin çeşitli etkinlikler için özel olarak donatılmış bir tesis kompleksine sahip olması durumunda umut vericidir. Ayrıca, etkinlikte tüm katılımcıları ağırlamak için otelde yeterli oda olmadığı durumlarda kullanılır.

Aynı zamanda, yerleşik olmayan katılımcıların yemek (kahvaltı, akşam yemeği) sorunu çözülmektedir. Bu durumdaki rahatsızlık, katılımcıların etkinlik mekanına teslimi için nakliye maliyetlerinin artması ve bazen önemli ölçüde artmasıdır.

Servis dairelerinde konaklama. Bazı kurumlar, ziyaret eden personeli barındıracak şekilde tasarlanmış ofis alanlarına sahiptir. Otellerde ağırlanamayan katılımcıları etkinlikte ağırlayabilirler.

Özel sektörde konaklama. Otellerde oda sıkıntısı olduğunda da kullanılır. Ayrıca, yerleşik olmayan bazı katılımcılar akrabalarının ve arkadaşlarının dairelerinde yaşayabilir. Bu düzenlemenin dezavantajı, ilgili seyahat masraflarını belgelemenin zor olmasıdır.

6. Etkinliğe katılanlar için yemek organizasyonu.

Etkinlik katılımcıları için 3 çeşit ikram vardır:

· Geleneksel yemekler (kahvaltı - öğle yemeği - akşam yemeği);

· Kahve arası (kahve arası);

· Dostça akşam yemeği (masada resmi olmayan toplantı, açık büfe masa, ziyafet).

Geleneksel yemeklere gelince, kahvaltı ve akşam yemeğinin organizasyonu, etkinliğin organizatörleri ile ilgili değildir - bu, kural olarak, katılımcıların kendi sorunudur. Kahvaltı genellikle bir otel odasının fiyatına dahildir. Ancak katılımcılar için öğle yemeğini nerede ve nasıl organize edeceğinizi düşünmeniz gerekir.

Bir kafede öğle yemeği yemeyi planlıyorsanız, önceden masa ayırtmanız ve bir menü üzerinde anlaşmanız gerekir. Katılımcılar öğle yemeğini kurumun yemekhanesinde yiyecekse, öğle yemeğini çalışanlardan farklı bir saatte yemelerini sağlamalı veya özel bir durum için yemekhaneyi (yemekhanenin bir bölümü) kapatmalısınız. hizmet.

Geleneksel yemeklerin çoğu durumda katılımcıların seyahat fonları pahasına sağlandığı ve bu fonların genellikle mütevazi olduğu akılda tutulmalıdır.

7. Etkinlik katılımcılarının kaydı.

Katılımcıların kaydı, etkinliğin içeriğinin başlamasından hemen önce gerçekleştirilir ve şekli, etkinliğin türüne ve ölçeğine bağlıdır. Birçok etkinlikte, özellikle büyük etkinliklerde, katılımcı kaydı yapılmamaktadır.

Normal türdeki etkinliğin katılımcılarının kaydı için, katılımcının seri numarasının, soyadının ve adının baş harflerinin belirtildiği ve imza için bir yer bırakılan katılım (kayıt) sayfaları kullanılır. Olağan etkinliklere katılımcı kaydının amacı, karara yasal güç kazandıran bir karar yeter sayısının, yani yönetmeliklerin gerektirdiği katılımcı sayısını tespit etmektir. Örneğin, kabul edilen karar (karar), toplantı, toplantı vb. seçilmiş üyelerin %75'inin lehte oy kullanması halinde geçerli olacaktır.

Düzensiz etkinlikler düzenlenirken kayıt da kullanılabilir, ancak amacı gelecekte referans ve bilgilendirme çalışmaları yapabilmektir. Bu nedenle, kayıt için, kural olarak aşağıdaki bilgileri yansıtan kayıt formları kullanılır:

· seri numarası;

· Ad Soyad;

· Çalışma yeri ve pozisyonu;

· İletişim için koordinatlar;

· Not.

Kayıt, bir kişi (çoğunlukla düzensiz etkinlikler sırasında) veya düzenleyen kurumun bir grup çalışanı tarafından gerçekleştirilir. İkinci durumda, kayıt için çeşitli parametreler kullanılır, örneğin:

· Soyadlarının alfabetik sırasına göre;

· Katılımcı kurum grupları tarafından;

Bölgelere göre vb.

Kayıt başlamadan önce, üzerinde gruplama işaretlerinin belirtildiği plakalı tablolar önceden belirlenir: alfabe harfleri, kurum adları, bölgeler vb.

8. Etkinliğin düzenlenmesi (program, senaryo).

Düzenlemeler, olayın gidişatının açık bir şekilde düzenlenmesini, konuları değerlendirme prosedürünü, içeriği tamamlama formlarını, prosedürle ilgili konuları (bir rapor, mesaj, tartışma, soruşturma vb. için ayrılan süre) belirlemelidir, yani, olayın yapısını yansıtır, zaman içinde doğrulanır. Zaman çizelgesi, hem düzenli hem de düzensiz etkinliklerin zorunlu bir parçasıdır.

9. Etkinliğin teknik desteği.

Eğitim içerir:

· Etkinlik için bir salon (koltuk sayısı katılımcı sayısından fazla olmalıdır; salon dekore edilmelidir);

· Katılımcıların konuşabileceği yerler (100'den fazla katılımcı varsa başkanlık masasına mikrofon konulmalı, başkanlıktaki koltuk sayısı başkanlık üye sayısından fazla olmalı, tasarım ve donanım üzerinde düşünülmelidir. hoparlörler için mikrofonlu tribün);

· Teknik araçlar (mikrofonlar, bilgisayar, slayt gösterimi için ekipman, masalar, oda aydınlatması).

Her türlü etkinlik için, çeşitli görsel efektler oluşturmak için projektörler, ses sistemleri, mevcut yazılımlara sahip bilgisayarlı ekipmanlar kullanılmaktadır.

Etkinlik sırasında veya sonunda, bir fotoğrafçı davet etmeniz ve gerekli ekipmanı hazırlamanız gereken katılımcıların fotoğraflarını düzenleyebilirsiniz.

10. Kültürel program.

Etkinlik çok günlü ise, katılımcılar için bir kültürel program planlanmalıdır. Aşağıdaki seçenekler mümkündür:

· gezi;

· Kültür ve eğlence kurumlarını ziyaret etmek;

· Profesyonel sanatçıların konseri;

· Amatör performansların gösterisi;

· Seyircilerin katılımıyla animasyon programları.

Kültürel program hazırlanırken, etkinliğin süresi, katılımcıların sayısı ve kültür ve eğitim düzeyi, yeterli sayıda bilet satın alma olasılığı dikkate alınır. Katılımcıların kültürel programa alışmaları, başlamadan önce veya içerik kısmında gerçekleştirilir, molalarda katılımcıların istekleri hakkında bilgi toplanır.

11. Etkinliğe katılanların sorgulanması.

Anket şu amaçlarla gerçekleştirilir:

· Etkinliğin içerik düzeyinin belirlenmesi;

· Daha fazla referans ve bilgilendirme çalışması yapmak.

Anketler uzun olmamalıdır: çoğu durumda katılımcılara 8 - 10 soru sormak yeterlidir. Ana şey, soruların önemsiz olmaması ve açık cevaplar gerektirmemesidir, aksi takdirde anketin bir anlamı yoktur.

12. Olay hakkında rapor verin.

Son aşamada, nihai belgeler hazırlanır, anket materyalleri işlenir ve bir rapor düzenlenir.

Rapor şunları içerir:

· Tanıtım;

· Fuar bilgileri: genel nicel göstergeler, katılımcı ve ziyaretçilerin sektörel ve coğrafi yapısı vb.;

· İş, rekabet, sunum programı olayları hakkında bir rapor;

· Anketlerin ve sosyolojik araştırmaların sonuçları;

· Ekler (çalışma organlarının bileşimi, etkinlik organizatörünün emir ve talimatları, etkinliğin planı; yarışmalara ilişkin düzenlemeler ve yarışma komisyonlarının sonuçları, vb.);

· sonuçlar ve teklifler.

"Bahar Sempozyumu 2017" nedir?

6-8 Mart tarihleri ​​arasında Helsinki Üniversitesi'nde gerçekleştirilen sempozyum, ekoloji ve evrimsel biyoloji alanındaki bilimsel konulara ve keşiflere ayrılmıştı.

Bahar Sempozyumu, kendine has bir fenomendir, çünkü Her yıl sadece doktora öğrencileri tarafından idarenin ve bilimsel liderlerin yardımı olmadan düzenlenmektedir. Orada sadece lisansüstü öğrenciler sözlü raporlar sunabilir, her birine konuşma için 15 dakika ve dinleyicilerden gelen soruları yanıtlama için 5 dakika verilir. Yüksek lisans öğrencileri çalışmalarının sonuçlarını poster şeklinde sunabilirler.

Ancak bu sempozyumun en önemli özelliği, sunumları ve posterleri bağımsız olarak değerlendiren davetli üç yabancı bilim insanından oluşan jüridir. Ayrıca, konferansın herhangi bir katılımcısı, soruları olan bir formu doldurarak konuşmacıya geri bildirimde bulunabilir. Bu nedenle, Bahar Sempozyumu, bilimsel makalelerin halka açık sergilenmesi becerilerini eğitmek ve geliştirmek için paha biçilmez bir platformdur.

Bu yıl yaklaşık 50 katılımcı araştırmalarını halka sundu. Sempozyumun her günü yabancı bir uzmanın 45 dakikalık bir konuşmasıyla başladı. Ardından, tematik bloklara ayrılan lisansüstü öğrencilerin raporları ve ardından öğrencilerin poster oturumları geldi. Sempozyumun kazananlarının açıklanması kapanış töreninde gerçekleşti ( büyük final) Helsinki şehrinin Botanik Bahçesinde. Şimdi her şeyin nasıl organize edildiğinden bahsedeceğim.

Organizasyon Komitesi

Üç ila dört kişiden oluşan sempozyumun düzenlenmesi için çekirdek, genellikle kapanış töreninde oluşturulur. büyük final... Önümüzdeki yıl sempozyum yapmak isteyen lisansüstü öğrencileri, isteklerini organizatörlere bildirir ve buna göre yeni sempozyumun yeni organizatörleri olurlar. Stratejik hedefler belirleme, üniversiteden başlangıç ​​bütçesi alma ve sorumlu roller atama şeklinde en erken hazırlıklara başlayanlar onlar. Yıl boyunca, aralarında benim de bulunduğum diğer adamlar onlara yetişti.

Toplamda, organizasyon komitesinde yedi kişiydik ve roller şu şekilde dağıtıldı:

1. kafa - organizasyonun bir yetkilisi olan tüm işleri koordine eder. Kurul
2. sekreter - toplantı tutanaklarını kaydetmek, organizatörlere haber göndermek
3. sayman - para, çek ve diğer mali konularla ilgili her şey
4. webmaster - resmi web sitesine içerik yükleme, teknik destek
5. yabancı bilim adamlarının bakımından sorumlu
6. yemek ve restoran rezervasyonlarından sorumlu
7. konuşmacılar için otel, uçak bileti ve taksi rezervasyonu yapmaktan sorumlu

Tabii ki, liste çok şartlı ve birbirimizi sigortaladık, ancak genel olarak böyle bir sistemin çok etkili olduğu ortaya çıktı! Her ay düzenli olarak bir araya geldiler (ilk toplantı sempozyumdan 10 ay önceydi!). Toplantılarda nelerin yapılıp nelerin yapılmadığını öğrendiler, yeni görevler belirlediler ve bunları çözmenin yollarını tartıştılar. Sekreter toplantının tutanaklarını tuttu, ardından tartışma kapalı bir Facebook grubuna aktarıldı.

Konferanstan önce ne yapılması gerekiyordu?

Çok fazla vaka olduğu abartısız söylenecektir. Sadeleştirmek adına, bunları üç kategoriye ayırdım: en başından (stratejik), konferanstan birkaç ay önce (resmi) ve etkinlikten bir hafta önce (yerli) ilgilenilmesi gerekenler. .

Stratejik hedefler

Etkinliğin zamanı ve yeri, farklı ülkelerden konuşmacıların seçimi ve daveti ve tüm bunlar için paranın nereden alınacağı - bu aşamadaki üç kilit soru bunlar. İlkiyle başa çıkmak zor değildi, organizatörler önceki 25 sempozyumun iyi bilinen yolunu izlediler: Mart ayının başlarında, Viikki bilim kasabasında biyologlar için bir kütüphane.

Son soru daha zordu, çünkü fakülte masrafların sadece bir kısmını ödedi, bu yüzden masrafların ikinci yarısını karşılamak için şirketler ve kuruluşlar arasında sponsor aramak zorunda kaldık! Bazı şirketler web sitesindeki logoları ve özetleri karşılığında para verdiler. Diğerleri kartvizitlerini ikram masasına koymaları karşılığında çay, fındık ve çikolata şeklinde maddi destek sağladı. Saymanımız bununla meşguldü, bu yüzden detayları bilmiyorum :-)

Ancak ekip için en zor görev, jüri için yabancı bilim adamlarının seçilmesiydi. İlk olarak, Mart ayı başlarında Finlandiya'ya gelebilecek, araştırmalarını geniş ve kolay anlatabilecek karizmatik uzmanlar bulmanız gerekiyor. Sempozyuma mümkün olduğunca çok insanı çekmesi gereken onların 40 dakikalık dersleridir. İkinci olarak, bu uzmanlara Helsinki'de mümkün olan en iyi konaklama, ücretsiz gidiş-dönüş uçak biletleri ve sıra dışı restoranları ziyaret etme şeklinde ilginç bir akşam programı sağlanmalıdır. Tüm bunlar dikkatli planlama, maliyetlendirme ve zamanında rezervasyon gerektirir.

Örneğin, ABD ve Kanada'dan bilim adamları, uçak biletlerinin yüksek fiyatları nedeniyle bize hemen ulaşamadılar, ancak organizatörler, rolleriyle oldukça iyi başa çıkan Belçika, Hollanda ve Almanya'dan daha az ilginç araştırmacıları davet etmediler.

Resmi görevler

Ardından konferans katılımcılarına gerekli tüm bilgileri gönderdiler, sempozyum için Twitter'ı kurdular, bu siteye de eklendi ve en son haberleri bu sitede yayınladılar.

ev yemekleri

Daha önce yapılan tüm hataların ortaya çıktığı yer burasıdır. Ama işte bu ve tüm eksiklikleri gidermek ve etkinliği mükemmel bir şekle sokmak için son hazırlık haftası. Bir şekilde bana mezuniyet veya düğün hazırlıklarını hatırlattı :-)

Çeşitli şeyler var: mikrofon ve projektörün çalışması için seyirciyi kontrol etmek, posterler için stantlar düzenlemek, çay ve kahve yapmak için bir mini mutfak kurmak (yemek yaparken buna ayak uydurmak için 4 kahve makinesine ihtiyacımız vardı). ), yabancı uzmanlarla, hatta yaban mersinli turtalarla tanışmak ve bir hafta sonu hep birlikte elma pişirmek zorunda kaldılar! En önemli şey, tematik oturumlarda organizatörlerin rol dağılımıydı: Kim hangi oturumda sunucu olacak, izleyicilerin sorularına mikrofonu kim getirecek, kim kahve yapacak. Tüm detaylar dikkate alınmalıdır, aksi takdirde her şey bir anda çökebilir.

Organizatörler konferansta ne yaptı?

Sempozyum günleri en zoruydu: 6.30'da evden ayrıldım, gece yarısına daha yakın döndüm. Bunun için hazır olmanız gerekir ve hiçbir durumda etkinlik dönemi için önemli yan konular bırakmayın.

Konferanstaki en sorumlu rol elbette başkana aittir: konuşmacıları temsil etmeli, zamanı takip etmeli ve gerekirse konuşmacıya sorular sormalıdır. Teknik sorunlar olması durumunda, seyirciyi eğlendirmesi ve mücadele ruhunu sürdürmesi gereken kişi odur. Neyse ki, herhangi bir sorun yaşamadık, ancak istisnasız tüm organizatörler sırayla liderdi. Genel olarak, tüm roller eşit olarak dağıtıldı, herkesin bir mikrofonla koşacak ve bolca kahve pişirecek zamanı vardı :-)

Davet edilen uzmanlara gün boyunca eşlik etmek de sunucuların göreviydi. Herkes bir kadeh şarap eşliğinde birbirlerini daha iyi tanımak ve Batı Avrupa'nın önde gelen bilim adamlarının nasıl yaşadığını ve nefes aldığını öğrenmek için zamanlarının olduğu öğle yemeğinin yanı sıra akşam yemeğine de gitti. Ekolojiden çok fizyoloji yapan ben bile onlardan biriyle işbirliği için potansiyel bir temel bulabildim. Böylece, olayların protokolünün tüm ciddiyetine ve formalitesine rağmen, eğlenebilir ve zamanınızı faydalı bir şekilde geçirebilirsiniz!

Son gün ise Botanik Bahçesi'ndeki sempozyumun kapanış töreninde kazananların isimlerini duyurmak için uzmanlar tüm poster ve sunumları değerlendirdi. Bu makalenin yazarı, tarihindeki ilk bilimsel ödülü almış olan yazardı!

Çözüm

Bu kış başıma gelen hikaye bu! Sonuç olarak, stresin yanı sıra bir konferans düzenlemenin bu kadar çok olumlu duygu ve hoş tanıdıklar getirebileceğini hiç düşünmediğimi söylemek istiyorum. Yürekten yaklaşırsanız gerçekten çok heyecan verici bir aktivite.