Bir iş konferansı ayrıntılı senaryosu nasıl organize edilir. Şirkette konferansların organizasyonu ve düzenlenmesi kimin yetkinliğidir. Bir konferans için doğru kitle nasıl toplanır

Bir konferans düzenlemenin ve çok sayıda insanı çekmenin ana kuralı, çeşitli kaynaklar ve portallar hakkında bilginin büyük ölçüde yayılmasıdır. Konferans iyi planlanmalıdır. Etkinliğin ilginç bir konusu, ilgili ve gerekli bilgiler - tüm bunlar dinleyicilerin dikkatini projeye çekecek.

Günde yaklaşık 100 başvuru sahibini çekmek için sadece konferans hakkında bilgi yaymanız, programın en ayrıntılı tanımını ve dikkate alınacak konuları vermeniz yeterlidir. İyi tekliflere olan talep her zaman yüksektir.

Bugün konferansın formatı yaygın ve etkinliğin hazırlanması konusu çok alakalı.

Konferans için hazırlık birkaç aşamaya ayrılmıştır:

• Bir konferans planı hazırlamak ve üzerinde anlaşmaya varmak;
• Mali planın koordinasyonu;
• Konferans için yer seçimi;
• Konferans stilinin geliştirilmesi;
• İnsanları konferansa davet etmek.

Her şeyden önce, bir konferans belirli bir dinleyici grubuna bir ürün veya hizmet hakkında bir açıklamadır. Konferans Araştırma Merkezi veya Enstitü Bölümü tarafından düzenleniyorsa, ana dinleyici grubu yükseköğretim kurumlarının öğrencileridir.

Dekanlık aracılığıyla enstitü ve üniversitelerde bilgi yayarak öğrencilerin toplu halde konferansa katılmalarını sağlamak mümkündür. Bilgiler sadece ziyaretçilerin ilgisini çekecek şekilde değil, aynı zamanda harekete geçmeye teşvik edecek şekilde sunulmalıdır. Etkinliğin planı, konferans konukları için konunun bir açıklamasını ve izleyicilerden gelen soruların cevaplarını içermelidir. Konferans formatı bazı öğrencilerin mikrofona konuşmasını gerektiriyorsa, bu da plana dahil edilmelidir.

Talep edilen bilimsel konferans türleri

Pek çok farklı akademik konferans türü vardır, ancak hepsi öğrencileri çekmez. En ilginç ve talep edilenler:

Başarılı Bir Konferansa Nasıl Ev Sahipliği Yapılır?

Konferans organizatörleri

Bilimsel Araştırma Merkezleri, Bilimsel Araştırma Enstitüleri ve Enstitü ve Üniversitenin Bölümleri konferansın düzenleyicisi olarak hareket edebilir, asıl mesele bir profesörün (Doktor) başında olmasıdır.

Konferanslara katılım biçimleri

Bilimsel konferanslar tam zamanlı ve yarı zamanlı olarak düzenlenebilir. Her birinin kendi avantajları ve dezavantajları vardır. Yüz yüze konferans formatı, konuyu geliştirmek ve dinlemekle ilgilenen tüm kişilerin tek bir yerde toplanmasına olanak sağlayacaktır. Birbirleriyle iletişim kurarlar, sorular sorarlar, birbirlerini tanırlar. Ancak, konferanslar genellikle büyük şehirlerde yapıldığı için herkes ziyaret edemez.

Kayıttan sonra, sayfaya bir reklam yerleştirilmelidir. Bu site birkaç benzer çevrimiçi dizinin en iyisidir, daha kullanıcı dostudur ve İnternet kullanıcıları arasında çok popülerdir.

Bilimsel platformlar aracılığıyla dinleyicileri çekmenin özellikleri:

• Olaylar hakkında bilgi üzerinde kontrol;
• Öğrenciler için sayfaya kolay erişim. "Bilimsel konferanslar", "bilimsel konferanslar" ... konu .. "," bilimsel konferanslar ... "şehir";
• Ücretsiz yerleştirme;
• Her hafta abonelere haberlerin otomatik olarak gönderilmesi;
• 7/24 destek.

Bir konferans nasıl düzenlenir ve 1 günde 100 başvuru nasıl çekilir? güncelleme: 15 Şubat 2019 yazar tarafından: Bilimsel Makaleler.Ru

Prestijli bir bilimsel organizasyonun genç ve başarılı bir çalışanısınız. Organizasyonunuzun liderliği, organizasyonel becerilerinizi kontrol etmek için size bir konferans düzenlemenizi söyler. İlk defa böyle bir görevle karşı karşıya kaldınız. Bu durumda, böyle bir etkinliğin organizasyonuna zaten dahil olanlarla iletişime geçmek en iyisidir. Herhangi bir yardım veya tavsiye, hatalardan kaçınmanızı sağlayacaktır.

Öyleyse, göreviniz - nereden başlamalı?

1. Bir eylem planı hazırlamak

Her şeyden önce, etkinliğin konusunu dikkatlice düşünmeli ve hangi konuları ele almak istediğinizi belirlemelisiniz. Dar bir profesyonel toplantı mı olacak, yoksa ilgili sektörlerden deneyimli uzmanların katılımıyla geniş bir sorun alanını mı ele almak istiyorsunuz yoksa yeni bilimsel yönler arayan ve aynı zamanda çözüm arayan uzmanların bir araya geldiği bir toplantı mı olacak? bilimin belirli alanlarında belirli konular. Öncelikle bu etkinliğin nasıl yapılacağı - kongre mi, seminer mi, konferans mı yoksa toplantı mı olacağı sorusu mutlaka ortaya çıkacaktır. Özünde bu tür olayların ne olduğunu düşünelim.

- Kongre. Bu kelime Latinceden gelmektedir. kongre, çeviride çoğu durumda uluslararası nitelikte bir toplantı, kongre veya toplantı anlamına gelir.
- Seminer. Latince'den çevrilmiş, bir yatak odası gibi veya mecazi anlamda - bir okul gibi geliyor. Genellikle bunlar, sürekli eğitim veya özel eğitimle meşgul oldukları grup oturumlarıdır.
- Konferans. Ayrıca Latince kelimeden türetilmiştir. konferans salonu... Bu, bilim adamlarının açıkça tanımlanmış bir konuya ayrılmış konuların derinlemesine tartışılması için bir araya geldikleri organizasyonel bir bilimsel faaliyet biçimidir. Statü itibariyle konferans, kongre ile seminer arasında bir ara konuma sahip olacaktır.
- Toplantı. Bu etkinlik, belirli konuların geniş tartışma ve çözümüne ve bunların uygulanması için etkili önlemlerin benimsenmesine adanmıştır.

Her şeyden önce, uluslararası olanlar da dahil olmak üzere hangi kurum ve kuruluşların gelecekteki etkinlikleri düzenlemenize yardımcı olabileceğini düşünmelisiniz. Sizin için oluşturacakları koşulları analiz edin. Bunlar, konferansın yeri ve şekli ile ilgili koşulların yanı sıra katılımcılar ve konferans materyallerinin yayınları hakkında bilgiler olacaktır. Kuruluşunuzdaki hangi geleneksel müşterilerin veya ortakların doğrudan etkinliği düzenlemeye ve katılmaya dahil olabileceği hakkında bilgi toplayın. Muhtemel sponsorları ve ilgili kuruluşları bulabileceğiniz İnternet hizmetlerini kullandığınızdan emin olun ve diğer konferansların sitelerine de bakmaktan zarar gelmez. Hemen hemen tüm sponsor kuruluşların yardımlarını yalnızca rekabetçi bir temelde sağladığına dikkat edilmelidir. Bu durumda, etkinliğinizi düzenleme fikrinizi oldukça makul bir şekilde sunmanız gerekirken, sponsorun dikkatini onun için önemine, organizasyonel konulardaki tutarlılığınıza ve etkinliği bu belirli zamanda düzenleme ihtiyacına çektiğinizden emin olun. .

Bu etkinliğin kurucu ortağı olarak geleneksel ortaklara ek olarak hangi kuruluşları davet edebileceğinizi de belirlemek gerekiyor. Aynı zamanda, planlanan etkinliğin ilgili kuruluşların yıllık planında yer aldığını da dikkate almak gerekir. Bu gibi durumlarda, çoğu kuruluş etkinlik için bir gerekçeye ve bir finansal plana ihtiyaç duyar. Çoğu durumda, bir etkinliğin yıllık plana dahil edilmesi, kurucu ortaklardan organizasyonel ve finansal yardım almak için bir ön koşuldur.

Hangi etkinlik türünü seçerseniz seçin (kongre, seminer, konferans), bilgileri etkinliğiniz için belirleyici olacak, alanında iyi bilinen birkaç saygın bilim insanını davet etmeniz gerekir. Ayrıca, dünyaca ünlü bilim adamlarının sıklıkla kötü konuşmacılar olduğu gerçeğine de dikkat etmelisiniz. Ve bu bağlamda, raporları, genel sunumlardan ziyade son derece uzmanlaşmış konferanslar ve seminerler için daha ilginç olacaktır. Ayrıca, bilim adamlarından hangisinin etkinliğinize katılmayı kabul edeceği ve bunun size ne kadara mal olacağı da önemli olacaktır. Ayrıca sektörünüzün konunuza yakın başka büyük etkinliklere ev sahipliği yapıp yapmayacağı ve davet ettiğiniz bilim insanlarının çoğunun katılmayı tercih etmeyeceği gerçeğini de hesaba katmak gerekir. Ayrıca hemen bir kongre mi yoksa büyük bir konferans mı düzenleyebileceğinizi veya ilk kez küçük bir seminer veya konferans düzenlemeye başlamanın en iyisi olup olmadığını merak etmelisiniz. Uygulama, konferansların konferansın başlamasından 1-3 yıl önce planlandığını göstermektedir. Destek sağlama ve önde gelen bilim adamlarının etkinliklerine katılım gibi konular en iyi şekilde diğer konferanslarda veya müzakerelerde ve ayrıca ortak çalışma anlaşmaları imzalanırken ele alınır.

Öyleyse, konferans gibi bir etkinlikte duralım. Çoğu durumda, konferanslar düzenli aralıklarla yapılır veya bazı yıldönümü etkinliklerine adanmıştır, bu da uzmanların güncel olaylardan haberdar olmasını, araştırmacılarla temaslarını genişletmesini ve sonuç olarak gerekli bilgileri almasını sağlar. Planlanan konferansı, konferansın adıyla birlikte diğerleri arasında kolayca tanınabilir kılmak için, hatırlanması kolay bir logo geliştirmeniz gerekir. Bu durumda konferans logoları ve isimlerinin projeleri için küçük bir yarışma düzenlemelisiniz.

Şimdi ana noktalardan birine inelim. Önceki tüm soruları kesinlikle düşündükten sonra, öncelikle konferansa katılacak katılımcı sayısını tahmin edin. Konferansın planlanan mali katkılarını ve maliyetlerini göz önünde bulundurun ve ardından planlanan kayıt ücretini hesaplayın. Konferans katılımcılarınız için çok büyük olup olmayacağını kendinize sorun. Kuruluşunuzun muhasebe departmanına ve çeşitli harcama kalemleri için tahmini finansal maliyetleri nasıl yerleştirebileceğinize danışın. Mali tablonuzda, konferans katılımcıları için ek etkinlikler düzenlemek için kullanabileceğiniz bir acil durum fonu oluşturun. Tiyatro ve konser ziyaretlerinin yanı sıra bir dizi gezi düzenlemeniz önerilir. Konferansınız bir sanatoryum veya kayak merkezinin yakınında yapılacaksa, katılımcıları için bir spor ve fitness programı düzenleyin.

Bir konferans planlarken bile iş arkadaşlarınızın yardımı olmadan yapamayacağınıza dikkatinizi çekmek önemlidir. Bu nedenle, böyle bir etkinlik için, konferansı düzenlemenizde size daha fazla destek olacak bir düzenleme komitesi oluşturmanız gerekecektir. Burada tüm beceri ve yaratıcılığınızı göstermeniz gerekecek. Meslektaşlarınızın sadece icracı olmaları değil, aynı zamanda inisiyatif göstermeleri de gereklidir, o zaman planlanan eylemi gerçekleştirmeniz sizin için oldukça kolay olacaktır. Yeni fikirleri dinleyin, her ilginç konuyu tartışın, tartışın. Sonuçta, gerçeğin bir anlaşmazlıkta doğduğunu ve ortak çalışma ile gelecekteki iş ilişkilerinin yaratılacağını söylemeleri boşuna değil.

2. İlk aşama - planlama aşaması - geçtiniz, şimdi organizasyon aşamasına geçiyoruz

Herhangi bir işi organize ederken, insanların ana şey olduğu iyi bilinmektedir. Ve burada bir organizatör olarak tüm organizasyon yeteneğinizi göstermelisiniz. Her şeyden önce, sunulan bildirileri ve konferansta sunum sırasını seçmesi gereken bir düzenleme komitesi oluşturmanız gerekir. Düzenleme komitesi, konferansta sunulacak tüm bilimsel alanlarda yüksek nitelikli uzmanları içermelidir. Komitenizin uluslararası olması arzu edilir. Komite, konferansın yürütülmesine aktif olarak katılacak temsilcileri içermelidir.

Şimdi biraz da organizasyon komitesinden bahsedelim. Grubunuz çok aktif ve dinamik olmalıdır. Sorumlulukları komite içinde net bir şekilde dağıtın. Tüm işi kendiniz yapmaya çalışmayın. Konferansı düzenleme işini bloklara bölmek ve bunların başına sorumlu yürütücüler atamak en iyisidir. Komisyonların liderleri, çalışmaları gruplar halinde organize edecek kendi gruplarını oluşturacak. Göreviniz, sizinle daha önce çalışmış ve işlerini iyi yapabilecek kişilerin seçimini içerecektir. Yönetim literatürüne ve pratik verilere göre esnek yapılar için en uygun çalışan sayısının 5-7 kişi olacağını unutmamalısınız. Ayrıca organizasyon komitesinin her üyesinin kendi yardımcısı olması ve bu yedeklerin herkes tarafından bilinmesi gerektiği unutulmamalıdır. Senin de böyle bir vekilin olmalı. Şimdi, konferansın niteliğine bağlı olarak birleştirilebilecek, bölünebilecek veya diğer komisyonlar ve bloklarla tamamlanabilecek ana komisyonların ve ilgili blokların bir listesini veriyoruz:

Malzemelerin hazırlanması için komisyon. Çoğu durumda, bu komiteye konferansın bilimsel sekreteri başkanlık eder ve o, organizasyon komitesinin ana isimlerinden biridir. Bilimsel sekreter, konferans katılımcıları ile tüm yazışmaları yürütür, konferansta sunulan raporlar hakkında gerekli tüm verileri topladı. Sorumlulukları arasında konferans programının hazırlanması ve yayınlanması yer almaktadır. Ayrıca, varsa çeşitli değişiklikler yapar, materyalleri ve konferans özetlerinin koleksiyonlarını basılı olarak yayınlamak için hazırlar ve ayrıca bölüm ve grupların çalışmalarını düzenler.

Kayıt komisyonu. Adın kendisi, bu komisyonun konferans katılımcılarının kaydıyla uğraştığını gösteriyor. Ayrıca komisyon üyeleri yaka kartları ve bildiriler hazırlar. Komisyon üyeleri, konuşmacıların gelişini bilimsel sekretere sürekli olarak bildirir.

Çoğu durumda, kayıt yeri, posterlerin ve konferans stantlarının yerleştirildiği ve mevcut tüm bilgilerle tanışabileceğiniz geniş bir odadır. Rapor programları ve toplantı odası düzenleri burada sağlanmalıdır. Kayıt sürecini uzun kuyruklar ve konferans katılımcılarının birden fazla form doldurması gerekmeyecek şekilde düzenlemelisiniz. Kayıt işleminin kendisi fazla zaman almamalıdır.

- Konut Komisyonu. Bu komisyon, konferans katılımcılarının konaklamasından sorumludur. Görevi, gelen yeniden yerleşim taleplerini işleme koymaktır. Otellerde oda rezervasyonu yapar ve beklenmedik durumlarda ek yerlerin sağlanmasıyla da ilgilenir.
- Ulaştırma Komisyonu. Sorumlulukları arasında, konferans katılımcılarını karşılamak ve mekana seyahat etmek için konferansa gerekli ulaşımı sağlamak yer almaktadır. Gerekli ekipman ve malzemelerin teslimi için çeşitli geziler düzenler.
- Mali Komisyon. Buradaki her şey son derece basit - bu komisyon, konferansın tüm mali yönünden tamamen sorumludur.
- Yemek Komisyonu. Yetkinliği, konferans üyeleri için yemek organize etmeyi, hiçbir konferansın onsuz yapamayacağı çeşitli kahve molaları vermeyi ve ayrıca geleneksel bir oryantasyon resepsiyonu düzenlemeyi içerir. Öğle veya akşam yemeği olabilir.
- Tedarik Komisyonu. Bu komisyonun görevleri, başta mali komisyon olmak üzere konferansın tüm komisyonlarıyla yakın etkileşimi ve gerekli tüm katılımcıları sağlamayı içerir.
- Teknik Destek Komisyonu. Görevleri arasında raporların sunulması için gerekli olan ekipmanın çalışır durumda olması ve ayrıca stantların düzenlenmesi ve stantlara raporların sabitlenmesi için gerekli ek materyaller yer almaktadır.

Son zamanlarda, çeşitli yanlış anlamaları önlemek için konferanslarda başka bir grup insan var - güvenlik görevlileri.

3. Konferansınızın bilgi aşaması

Pekala, oldu ve bilimsel konferansınızla ilgili bilgiler internette çıktı. Bu tür bilgiler, bu etkinliği düzenleyen kuruluşların web sitelerinin yanı sıra sponsor kuruluşların web sitelerinde planlanan etkinlikler bölümünde okunabilir. Bu zamana kadar, hangi kuruluşların organize ettiği ve hangilerinin sponsor olduğu hakkında zaten bilgi sahibi olursunuz. Ayrıca sponsorlar tarafından size hangi tutarların sağlanacağını zaten çok iyi biliyorsunuz ve artık kayıt ücreti miktarını sabitleyebilirsiniz. Şimdi, düzenlenen konferans hakkında mümkün olduğunca fazla bilgi yayınlamanız ve mümkünse bir reklam oluşturmanız gerekiyor. Düzenlenen konferansla ilgili gerekli bilgiler, başlamasından yaklaşık bir yıl önce yayınlanmaya başlar. Bilgi nasıl görünecek ve nasıl sunulmalıdır?

Yüzyılımızı internet olmadan hayal etmek zor ve kendi web sitenizi oluşturmadan önemli bir etkinlik düzenlemeyi hayal etmek zor. Bugüne kadar, çoğu büyük uluslararası konferans, konferans web sitesi aracılığıyla katılım için başvuru kaydetmeye geçmiştir. Haber bülteninin yayınlandığı tarihte siteniz henüz tam olarak hazır değilse, en gerekli bilgileri içeren bir sayfa hazırlamalısınız. Bu sayfa bilgi mesajına yansıtılır ve konferansın tarihini ve ayrıca sitede diğer bilgi mesajlarının ne zaman sunulacağını gösteren verileri içerir.

Şimdi, nihayetinde konferansınızın ayırt edici özelliği olacak olan bilgi mesajının tasarımına geçiyoruz. Tamamen bilgilendirici, iyi hatırlanacak ve meydan okuyan olmayacak şekilde tasarlanmalıdır. Tasarım renkli veya siyah beyaz olabilir. Konferansın mesajını ve logosunu tasarlamanıza yardımcı olacak bir tasarımcının hizmetlerinden yararlanmak faydalı olacaktır.

Bilgi mesajının tasarımı farklı olabilir, ancak içinde aşağıdakilerin belirtilmesi zorunludur:

Konferans adı, yeri, tarihi ve logosu.
- Katılımcıların kaydının nerede ve nasıl yapılacağına ve ayrıca materyallerinizi hangi zaman diliminde göndermeniz gerektiğine dair bilgiler.
- Konferansın organizatörü kim, iletişim telefon ve faks numaraları, e-posta ve posta adresleri ile daha detaylı bilgi alabileceğiniz konferans web sitesinin adresi.
- konferansın hangi dilde yapılacağı ve ayrıca konferans materyallerinin nerede ve nasıl yayınlanacağı.

Bazı durumlarda, bilgi mesajı, konferansınıza katılmayı kabul eden ünlü bilim adamlarının isimlerini, organizasyon komitesinin yapısını gösterir. Ayrıca kayıt ücretinin miktarını ve ödenebileceği fatura numarasını da belirtebilirsiniz. Ayrıca konferansın planlanan etkinlikleri hakkında bilgi verir - toplantılar, seminerler, geziler. Web sitesinde, gerekirse, konferans katılımcılarının konaklaması için olası seçeneklerin yanı sıra vize desteğini belirtin.

Konferansın nerede yapılacağı ayrı ayrı tartışılmalıdır. Bir şehir haritasında kolayca bulunabilen ve ulaşım yollarının geçtiği bir bina veya kurum olmalıdır - taksiler, tramvaylar, troleybüsler, vb. Çoğu zaman, tren istasyonlarından ve havaalanlarından bir yol tarifi haritası verirler. Aksi takdirde, konferans katılımcılarının geliş ve gidişleri için ulaşımı kendiniz ayarlamanız ve varış yerlerinde onları karşılamanız gerekecektir. Ayrıca otellerin konumuna da dikkat etmelisiniz, konferans yerine mümkün olduğunca yakın olmalıdırlar. Konferansın organizatörün tesislerinde yapılması tavsiye edilir, bu durumda mali açıdan oldukça önemli olan bina kiralamak için ödeme yapmanız gerekmeyecektir.

Tüm bu sorular çözüldükten sonra, konferansınızla ilgili haberleri yaymaya çalışın. Burada mevcut tüm araçları kullanabilirsiniz - tematik dergiler, basın, İnternet sistemi. Sektörde çalışan tüm kuruluşlar için bülten e-posta ve posta adreslerini listelediğinizden emin olun. Bu liste gelecekteki konferanslar için saklanmalıdır. Konferans bitiminden sonra bu liste, katılımcıların yeni adresleri ile desteklenmelidir. Konferansınızın düzenlenmesiyle ilgili bilgiler ayrıca http://www.konferencii.ru web sitesinde yayınlanmalıdır. Bu tür bilgiler, konferans katılımcıları çemberini önemli ölçüde genişletmenize izin verecektir.

4. Organizasyon aşaması

Öyle oldu. Gelecekteki konferans katılımcılarının başvuruları adresinize ulaşmaya başlıyor. Ayrıca, size hemen sorular sorulacak, ek sorunlar ortaya çıkacak, konferansın başında çözmeniz gereken çok çeşitli görevleriniz olacak. Her gün, konferansın hazırlanma sürecine çok sayıda insan dahil olacak ve bunlar daha sonra konferans düzenleme sürecinin düzenlenmesinde doğrudan rol oynayacaktır. Halihazırda bir organizasyon komitesi, çalışma komisyonları oluşturdunuz ve komisyon başkanları ile organizasyon çalışmaları yapmaya başladınız. Bu tür toplantılarda, genel sorunlar çözülür ve yürütülürken sizi performans hakkında bilgilendiren komisyon başkanlarına görevler açıkça belirlenir. Komisyonların çalışmaları ile ilgili güncel konular çalışma düzeninde çözülür. Bu aşamada, düzenleme kurulu başkanı komisyonların çalışmalarını kontrol eder, tartışmalı konuları koordine eder ve gerekli kararları alır.

Şimdi konferans programı üzerinde duralım. Katılım için çok fazla başvuru olması ve program komitesinin konferans programından çıkarılmasını önermemesi durumunda, farklı bölümlerde paralel çalışmalar düzenlemeniz gerekir. Kaç bölüm sunmuş olursanız olun, konferansın açılışının genel olması gerektiğini göz önünde bulundurmalısınız. Açılış konuşmaları, her durumda, konferansın düzenleyicilerinden en ünlü bilim adamına veya yüksek yetkiliye yapılmalıdır. Ardından dünyaca ünlü birçok bilim insanı raporlarıyla karşımıza çıkıyor. Bu raporlar, bilimin çeşitli yönlerinin gelişiminin sorunlarını vurgular, bilimsel başarıların kullanımından elde edilen gerçek sonuçları gösterir ve gelecekte olası kullanımlarını analiz eder.

Bölümlerdeki mesajların veya genel raporların sayısının çok fazla olmaması gerektiği unutulmamalıdır, çünkü bolluk nedeniyle hatırlanamayacaklardır. Uzun çalışma ile bölümleri aşırı yüklemeyin, kahve molaları ile birkaç aşamada düzenlemek daha iyidir. Bölüm katılımcılarının raporlarda yayınlanan sonuçların avantajlarını değerlendirip karşılaştırabilmeleri için ilgili raporları bölümlerin içine yan yana koyun. Uygulama, ilk ve son konuşmaların hepsinden daha iyi hatırlandığını göstermektedir, bu nedenle bölümün çalışması en ilginç raporlarla başlamalı ve bitmelidir.

Konferans programı oluşturulduktan sonra, konferans katılımcılarına davetiye göndermeye başlayın. Sunum formları - sözlü, genel, poster ve ayrıca kendilerine hangi ekipmanın sağlanacağı hakkında onları bilgilendirin. Davetiyede, raporun tarih ve saatini ve süresini ve ayrıca konferans katılımcılarının ihtiyaç duyacağı tüm gerekli bilgileri belirtin.

Karşılaşacağınız tüm durumları önceden tahmin etmek imkansızdır, ancak her şeye hazırlıklı olmalısınız. Organizasyon komitesinin sizinle ilgili tüm soru ve durumları nasıl düşündüğüne bağlı olarak, daha az sorun çıkacaktır. Tabii ki, hata yapmadan olmaz. Ancak sadece hiçbir şey yapmayanların yanılmadığı iyi bilinir.

5. Konferans

Görevlerinizi mükemmel bir şekilde yaptınız. Çabalarınız konferansın başarısına katkıda bulundu.

Konferansın sona erdiği an geldi. Boş salonlar kaldırıldı ve katılımcılar adreslerine dağıldı. Ama sizin için konferans henüz bitmedi. Ne de olsa, teslimatı kurallar, anlaşmalar ve yasalar tarafından sağlanan bir dizi başka materyalin yanı sıra konferans hakkında stok almak, raporlar hazırlamak gerekir. Konferansın önemini ve sunulan raporların düzeyini analiz etmeniz gerekiyor. Son olarak, bilgileri hazırlayın ve konferans web sitesinde yayınlayın. Kendiniz için, varsa tüm hataları ve başarısızlıkları analiz etmeli ve not almalısınız. Son olarak düzenleme kuruluna çalışmaları için teşekkür etmeyi unutmayınız. Sonuçta, insanlar her zaman seninle önce gelmeli. Onların yardımı olmadan, böyle bir etkinliği asla başarılı bir şekilde yürütemezdiniz. Ve en sonunda - tüm gereksiz materyalleri gözden geçirin ve atın ve ... bu sizin için bir kural olmalı - bir sonraki konferansın yılını planlayın.

Bir konferans planlarken, ev sahibi şirket farklı hedefler izleyebilir. Bazı firmalar için bu ana iş türüdür, bazı firmalar ise sadece yeni bir şeyler denemek isterler; hatta bazıları kendilerini endüstri lideri olarak konumlandırıyor ve konferanslar bu durumu pekiştirmeye yardımcı oluyor. Her durumda, her etkinlik yöneticisi, konferansını katılımcılar için ilginç ve çekici hale getirmeyi hayal eder.

İşte ortamınızı nasıl sulandıracağınız ve gerçekten unutulmaz bir konferans organize edeceğiniz konusunda bazı pratik ipuçları.

1. Risk almak

Konferans bütçesinin yaklaşık yüzde 60'ı kanıtlanmış ve zaten kanıtlanmış fikirlere giderken, kalan yüzde 40'ı endüstri pazarındaki yeni ürünleri test etmek için harcanmalıdır.

Sonunda, bu yeniliklerin sadece yarısı gerçekten başarılı olacak, ancak başarısızlık bile konferansı daha ilginç hale getirmeye ve konuklara ihtiyacınız olan mesajı göndermeye yardımcı olacaktır.

Risk almaktan korkmayın, o zaman bardaklarınız her zaman şampanyayla dolacaktır.

2. Her katılımcıya kişisel bir yaklaşım benimseyin

Modern teknoloji çağında, insanlar arasındaki canlı iletişim giderek en aza indirgenmektedir. Bugün, bir etkinliğe katılım bile genellikle programlanmış bir elektronik robot tarafından onaylanıyor.

Ancak elektronik yardımcılar abartılmamalıdır. Başvuruları onaylamak ve her bir katılımcıyla yazışmak için özel bir kişi atayarak, konferansın konuklarına saygınızı göstermiş olursunuz. Bu, davetliler ile ev sahibi şirket arasındaki bağları güçlendirmeye yardımcı olacaktır.

3. Katılımcılara programı şekillendirme fırsatı verin

Yenilikçi yöntemler, konferans misafirlerinin programın oluşumuna aktif olarak katılabilecekleri uygulamalar da dahil olmak üzere çeşitli uygulamaların oluşturulmasına izin verir. Katılımcıları konuşmacıları ve konuları seçmeye teşvik edin ve konukların etkinlik başlamadan önce fikirlerini tartışabilecekleri bloglar ve forumlar oluşturun.

Moskova restoranında kurumsal parti fiyatına Sırbistan veya Karadağ'da 4 gün!

Bu sayede konuklarınıza konferans organizasyonuna aidiyet duygusu verecek ve dolayısıyla başarı şansınızı artıracaksınız.

4. Konuşmacılardan benzersiz raporlar talep edin

Kendilerinden son derece özgün sunumlar beklediğiniz konusunda konuşmacıları uyarın. Davet edilen konuğun birkaç yıl boyunca izleyiciye aynı konuşmayı yapmadığından emin olun, ancak izleyicileriniz için gerçekten değerlidir.

5. Sıkıcı tanıtımları atın

Konferansların organizasyonundaki en son trendlerden biri, sıkıcı konuk tanıtımlarının reddedilmesi ve konuşmacının kişisel niteliklerinin kısa ve esprili bir incelemesi lehine çeşitli ödüllerin listelenmesidir.