Dow'da otomatik bilgi sistemleri. Dow için entegre bir otomasyon sisteminin uygulanması. DOW'un temel kavramları

giriiş

Son yıllarda, yönetim bilgi desteğinin rolü birkaç kat artmıştır. Modern dünyanın koşullarında, sosyal ve ekonomik gelişmesinde, bilginin toplanmasını, depolanmasını, işlenmesini, iletilmesini ve arşivlenmesini içeren yönetim süreci için bilgi desteğinin artan önemine dikkat edilmelidir. etkili yönetim kararları.

Bir piyasa ekonomisinin modern gelişme ve büyüme koşullarında etkili yönetim kararları almak için bir kuruluş, entegre ve tutarlı bir otomatik dokümantasyon sistemine ihtiyaç duyar.

Bilgi süreçleri (bilginin toplanması, işlenmesi ve iletilmesi) bilimde, teknolojide ve toplumda her zaman önemli bir rol oynamıştır. İnsanlığın evrimi sırasında, içsel içerikleri esasen değişmemiş olsa da, bu süreçlerin otomasyonuna yönelik sürekli bir eğilim vardır.

Bilgi kendi başına var olmaz, bilgi süreçlerinde kendini gösterir. İnsan bilgi dünyasında yaşar ve hayatı boyunca her türlü bilgi sürecine katılır.

Ana bilgi süreçleri şunlardır: bilginin araştırılması, toplanması, depolanması, aktarılması, işlenmesi, kullanılması ve korunması.

Bilgi ile gerçekleştirilen eylemlere bilgi süreçleri denir.

Bilginin alınması, saklanması, işlenmesi ve iletilmesi ile ilgili işlemlere bilgi denir.

Bilgi süreci - herhangi bir sonuca ulaşmak için bilgi (veri, bilgi, gerçekler, fikirler, hipotezler, teoriler ve diğerleri şeklinde) üzerinde gerçekleştirilen bir dizi ardışık eylem (işlem).

Bilgi, her zaman herhangi bir sistemde (sosyal, sosyoteknik, biyolojik ve diğerleri) yer alan bilgi süreçlerinde kendini gösterir.

Belirli bilgi teknolojileri kullanılarak gerçekleştirilen bilgi süreçleri, insan bilgi faaliyetinin temelini oluşturur. Bilgisayar, bilgi işlemlerinin otomatik olarak yürütülmesi için evrensel bir cihazdır.

Bu çalışmanın amacı, ofis çalışmaları alanında otomatik bilgi sistemlerini analiz etmek ve dikkate almak, "bilgi sistemleri" kavramını analiz etmek ve otomatik sistemlerde uygulandığında analiz etmektir.

Hedefe ulaşmak için aşağıdaki görevleri analiz etmek gerekir: DOE hizmetinin ana görevlerini belirlemek ve belirlemek, ofis otomasyonu ve elektronik belge yönetim sistemlerini analiz etmek, otomatik sistemleri tanıtırken bilgi desteği oluşturma ilkelerini dikkate almak.

Aynı zamanda bu çalışmanın amacı otomatikleştirilmiş ofis sistemleridir.

1. Büro çalışmalarında temel kavramlar ve AS'nin teorik yönleri

1.1 DOW'un temel kavramları

"Otomatik ofis işleri" konusunu ifşa etmek için, bu yönün temel terminolojisini tanıtmak gerekir. Bir belge tanımlayarak başlayın. "Belge" kavramı bize Latince'den "kanıt", "delil" anlamına gelen "documentum" kelimesinden geldi. Başlangıçta, bu terim Büyük Peter zamanında tanıtıldı ve "yazılı kanıt" anlamına geliyordu. Kısa bir süre sonra "iş belgesi", "resmi belge" ve "eylem" gibi terimler kullanılmaya başlandı. Bu terimler, yönetim sistemindeki doküman fonksiyonlarının önemini vurgulamıştır. 77-FZ sayılı Federal Yasa "Belgelerin yasal olarak saklanması hakkında", aşağıdaki belge tanımını verir - "Belge, üzerinde herhangi bir biçimde metin, ses kaydı, görüntü ve ( veya) bunların tanımlanmasına izin veren ayrıntılara sahip olan ve kamusal kullanım ve depolama için zaman ve mekanda iletilmesi amaçlanan bir kombinasyonu.

Bu tanımdan, "belge" kavramının ayrılmaz bir şekilde "bilgi" kavramıyla bağlantılı olduğu sonucu çıkar. 20 Şubat 1995 tarihli "Bilgi ve Bilgi Koruması Hakkında" Federal Yasa, "belgesel bilgi" kavramına aşağıdaki tanımı vermektedir - bu, tanımlanmasına izin veren ayrıntılarla birlikte bir malzeme taşıyıcısına kaydedilen bilgilerdir. Daha sonra bu kanun düzenlenerek yeniden yayımlanmıştır. 149 Sayılı Federal Kanun - "Bilgi, Bilgi Teknolojileri ve Bilgi Koruma Hakkında Federal Kanun" tanımına göre, "bilgi", sunum biçiminden bağımsız olarak bilgidir (mesajlar, veriler).

Buna karşılık, dokümante edilmiş bilgi, bilgilerin, bu tür bilgilerin veya yasaların öngördüğü hallerde somut ortamının tanımlanmasını mümkün kılan ayrıntılarla belgelenmesi yoluyla somut bir ortama kaydedilen bilgilerdir.

Herhangi bir faaliyet alanının organizasyonunda, belge, tüm yapısal bölümlerdeki faaliyetleri yönetmenin bir aracı olarak hareket eder. Bu faaliyet alanında “belge” değil “resmi belge” denilmelidir. Resmi belge, bir kuruluşta kullanım hakkı bulunan, bir tüzel veya gerçek kişi tarafından oluşturulmuş, öngörülen şekilde düzenlenmiş ve onaylanmış belgedir. .

Resmi belgelerle dokümantasyon ve iş organizasyonunu sağlayan faaliyet alanına Dokümantasyon Destek Yönetimi denir.

DOW, belgelerin oluşturulması, yürütülmesi ve ayrıca son teslim tarihlerinin yürütülmesi ve kontrolü ile ilgili tüm çalışmalarla ilgilenmektedir. Ayrıca, bu kompleks, belge muhasebesi, halihazırda yürütülen belgelerden vakaların oluşturulması, mevcut vakaların saklanması ve kullanılması ve bunların arşive aktarılması için hazırlanmasını içerir.

Bu işlevler, bağımsız bir yapısal birim olarak hareket eden özel bir hizmet tarafından gerçekleştirilir. Aynı zamanda farklı şekilde de adlandırılabilir: Kayıt Yönetimi Departmanı, Genel Departman, Kançılarya Departmanı, Sekreterlik veya Vaka Yönetimi Departmanı.

Dar bir faaliyet odağına sahip işletmelerde, oldukça az miktarda belge yeterlidir, bu nedenle ayrı bir departman oluşturmak pratik değildir. Bu gibi durumlarda, işletmede belge yönetimi ile ilgili tüm çalışmalar, kuruluş başkanının sekreteri veya bu iş için özel olarak işe alınan bir çalışan tarafından gerçekleştirilir.

İşletmenin verimliliği, yönetimsel kararların kalitesi ve hızının yanı sıra, işletmedeki ofis çalışmalarının ustaca düşünülmüş, organize ve düzenli çalışmasına bağlıdır. Bu nedenle, herhangi bir işletmede yönetim faaliyetlerinin kurumsal belgelerle sağlanmasının en önemli yönetim işlevi olduğunu söyleyebiliriz.

Ancak, her işletmenin benzersiz olduğu, kendi kişisel organizasyon biçimine sahip olduğu ve bu nedenle DOW hizmetinin biçiminin işletmenin yönetim biçimine uygun olarak seçilmesi gerektiği unutulmamalıdır. Daha sonra, seçilen çalışma biçiminin belgelerle düzenlenmesi, işletmenin ofis işleri için talimatlarda belirlenir.

Resmi belgelerle çalışmanın organizasyonu şu anda GOST R 51141-98 “Ofis işleri ve arşivleme” tarafından düzenlenmektedir. Terimler ve tanımlar". "Ofis işi" terimine ek olarak, modern ofis işi organizasyonundaki bilgi ve teknik bileşeni en yaygın şekilde ortaya koyan "yönetim dokümantasyon desteği" eşanlamlı bir terim vardır.

Devlet standardına göre, dokümantasyon, çeşitli ortamlar hakkındaki bilgileri belirlenmiş kurallara göre sabitler. Belgeleme, belgelerin oluşturulması, hazırlanması, derlenmesi, onaylanması, yürütülmesi ve üretilmesi için bir dizi işlemdir.

DOE hizmet süreci birkaç aşamadan oluşur:

)belgelerin oluşturulması ve yürütülmesi;

)belgelerin kabulü ve iletilmesi;

)kuruluş içindeki belgelerin hareketinin organizasyonu;

)kayıt ve yürütme kontrolü;

)bilgi ve referans çalışması;

)belgelerin saklanması.

Bu faaliyetler aşağıdaki görevleri gerçekleştirmek için gerçekleştirilir:

)belgelerle çalışma biçimlerinin ve yöntemlerinin iyileştirilmesi;

)birleşik bir dokümantasyon prosedürünün sağlanması;

)belgelerle çalışmanın organizasyonu;

)bina bilgi alma sistemleri;

)geçerli standartlara uygun olarak arşive aktarılmak üzere belgelerin yürütülmesi ve hazırlanması üzerinde kontrol;

)evrak işlerinin azaltılması;

)belge biçimlerinin birleştirilmesi;

)yapıdaki yönetimin dokümantasyon desteğini iyileştirmek için düzenleyici ve metodolojik dokümanların geliştirilmesi ve uygulanması;

)belgelerle çalışırken en son bilgi teknolojilerinin tanıtımı.

Yönetim Dokümantasyon Desteğinin işlev ve görevlerini daha derinlemesine incelemek ve yukarıda belirtilen hizmetin tam olarak ne yaptığını anlamak için, modern dünyada yönetim dokümanlarıyla yapılan herhangi bir çalışmanın bilgisayar ve bilgi teknolojilerine dayandığı gerçeğine odaklanmak gerekir. DOW hizmetinin işlevleri, yalnızca etkili belge yönetimi organizasyonu, belge muhasebesi ve aynı zamanda tüm belgelerin tek bir işletmede yürütülmesi üzerinde kontrol ve belgelerle çalışmak için otomatik bilgi sistemlerinin geliştirilmesinde görevlerin belirlenmesi değildir. Aynı zamanda, kuruluş içinde ve dışında belgelerle çalışmayı iyileştirmek için bilgiye erişim modunun yanı sıra yetkisiz erişime karşı korunmasını sağlamak gerekir.

Ancak, belgelerin oluşturulmasında kullanılan bilgilerin tam, objektif, doğru, değerli, güvenilir ve zamanında sağlanmadığı takdirde tüm bu işler mümkün değildir.

1.2 Yönetim dokümantasyonu destek hizmetinin ana görevleri

Modern koşullarda, birçok kurumda yönetim belgeleriyle çalışmak bilgisayar teknolojisine dayandığında, DOE hizmetinin işlevleri yalnızca kurumun belge akışını düzenlemek, belgeleri muhasebeleştirmek ve yürütmelerini izlemekle sınırlı değildir. DOW hizmeti, belgelerle çalışmak için otomatik bilgi sistemlerinin geliştirilmesinde, bilgilere erişim sağlanmasında ve belgelerle çalışmanın iyileştirilmesinde görevlerin belirlenmesinde doğrudan yer alır.

Böylece DOW hizmeti üç ana görev grubunu çözer:

) yönetim faaliyetlerinin dokümantasyonunun sağlanması;

- kurumdaki belgelerle çalışmanın organizasyonu;

) belgelerle çalışma biçimlerinin ve yöntemlerinin iyileştirilmesi.

DOW hizmetinin karşılaştığı görevler, işlevlerini belirler.

1. Yönetim faaliyetlerinin belgelenmesini sağlama görevleri, aşağıdaki işlevleri yerine getirerek çözülebilir:

Formların geliştirilmesi ve tasarımı, üretimlerinin sağlanması;

belgelerin üretilmesini, kopyalanmasını ve çoğaltılmasını sağlamak;

belgelerin hazırlanması ve yürütülmesinin kalite kontrolü, belgelerin onaylanması ve sertifikalandırılması için belirlenmiş prosedüre uygunluk.

2. Bir kurumda belgelerle çalışma düzenleme görevleri, aşağıdaki işlevleri yerine getirerek çözülür:

Belgelerin geçişi için birleşik bir prosedürün oluşturulması (kurumun belge akışı);

gelen ve giden belgelerin iletilmesi;

gelen, giden ve dahili belgelerin kaydı ve muhasebesi;

belgelerin yürütülmesi üzerinde kontrol;

belgelerin sistemleştirilmesi, saklanması ve kullanılması; vatandaşların temyizleriyle iş organizasyonu.

bilgilerin korunmasını sağlamak.

3. Belgelerle çalışma biçimlerini ve yöntemlerini geliştirme görevleri aşağıdaki işlevleri içerir:

Düzenleyici, öğretici, metodolojik belgelerin geliştirilmesi ve revize edilmesi ve kuruluş çalışanlarının dikkatine sunulması;

kuruluşun yapısal bölümlerindeki belgelerle çalışmak için belirlenmiş kurallara uygunluk üzerinde metodolojik rehberlik ve kontrol;

kuruluş çalışanlarının ileri eğitimi ve belgelerle çalışma konusunda tavsiyeleri;

kuruluşun belgelerinin düzenlenmesi, belgelerin birleştirilmesi, Rapor Kartının ve kuruluşun faaliyetlerinde kullanılan belge formlarının Albümünün geliştirilmesi üzerine çalışmalar yapılması;

belgelerle yeni çalışma biçimleri ve yöntemlerinin geliştirilmesi ve uygulanması, kuruluşun iş akışının iyileştirilmesi, yürütme disiplininin iyileştirilmesi;

belgelerle çalışmak için otomatik bilgi sistemlerinin ve veritabanlarının geliştirilmesi ve iyileştirilmesi için görevlerin belirlenmesi.

Yukarıdaki noktalara dayanarak, elektronik belge yönetimi uygulanmadan bir çalışanın tüm işlemleri kendi başına gerçekleştiremeyeceğini görüyoruz.

1.3 Elektronik belge yönetim sistemlerinin uygulanması için modern teknolojiler

Yönetim sistemi, resmi bir iş süreci olarak sunulması gereken verimli bir iş akışının düzenlenmesini ve sürdürülmesini gerektirir. Bu durumda, herhangi bir belge (elektronik veya kağıt), iş birimleri arasındaki iş etkileşimini resmileştirmek ve dış ilişkileri düzenlemek için ana araçtır.

Yönetimsel kararlar almak için gerekli bilgi hacmindeki önemli bir artışın istikrarlı eğilimi, belgelerin eskisinden çok daha büyük miktarlarda alınması, işlenmesi ve saklanması gerekliliğine yol açmaktadır. Belgelerle çalışmanın geleneksel yöntemleri aynı zamanda etkisiz hale gelir.

İş süreçlerinin bir analizi, iş sırasında belgelerin yaklaşık %15'inin kaybolduğunu ve belgeleri işlemekten sorumlu çalışanların çalışma sürelerinin %30'a kadarının onları aramakla geçtiğini gösterdi. Bu durumda, bilgilerin bir kısmının bile geri dönüşü olmayan kaybı önemli kayıplara neden olabilir.

Tipik bir kağıt belge ile toplu iş düzenlemek için, onu birden çok kez kopyalamak, çeşitli yapısal bölümlere teslim etmek, özel toplantılar yapmak ve onaylamak gerekir, bu da inanılmaz derecede uzun bir zaman alır.

Diğer bir sorun ise talep üzerine gerekli bilgilerin bulunmasının uzun sürmesi ile ilgilidir. Elektronik belgelerle çalışırken, belge arama süresi ve dolayısıyla bir talebe yanıt verme süresi çok daha kısadır.

Uzman tahminlerine göre, kağıt iş akışının elektronik olanla değiştirilmesi, çalışan verimliliğinde %25-50 artışa katkıda bulunur ve bir belgenin işlem süresi %75'ten fazla azalır. Klasik olarak iş, bir iş süreci olarak sadece %10-20 oranında otomasyon sistemi tarafından desteklenmektedir. Bunlar, kural olarak, yalnızca açıkça resmileştirilebilen ve yapılandırılabilen bilgilerdir. Formülasyon ve resmileştirme sürecinin kendisi geleneksel otomasyon tarafından desteklenmemektedir.

1.4 Ofis otomasyonu ve elektronik belge yönetim sistemleri

Gerekli otomasyon seviyesini belirledikten sonra kuruluş, kuruluşun otomasyon ihtiyaçlarını karşılayacak bir sistem seçer.

Otomasyon sistemi, otomasyonun amacı ne olursa olsun, ister kamu kurumu, ticari banka, ticaret şirketi veya başka bir kuruluş olsun, ofis iş görevlerini çözmek için tasarlanmış herhangi bir otomatik sistem olarak anlaşılır. Bu kuruluşta ofis işlerinin yürütülmesi ve çözülmesi gereken görevlerin kapsamını net bir şekilde belirlememizi sağlayan Rus mevzuatının ortaya koyduğu gerekliliklere uygun olarak yürütülmesi önemlidir8.

Bir belge otomasyon sistemi seçerken, kural olarak iki seçenekten biri dikkate alınır:

Ofis otomasyonu;

iş akışı otomasyonu.

Ofis otomasyon sistemleri esas olarak gelen, giden, dahili ve organizasyonel ve idari belgelerin muhasebeleştirilmesi (kayıt edilmesi), verilen kararların muhasebeleştirilmesi ve bunların yürütülmesi hakkında alınan bilgilerin görevlerini çözer. Sistem veritabanları, yalnızca sözde formdaki belgelerin ayrıntılarını saklayamaz. "kayıt ve kontrol kartı" değil, aynı zamanda metin, dosya veya resim biçimindeki içerikleri. Ofis otomasyon sistemleri, belgelerin ve her bir kararın veya siparişin yürütülmesini kontrol etmenize, belgelerin ilgili olduğu durumlara ilişkin verileri saklamanıza olanak tanır. Belirli bir kritere veya bir dizi belgeye göre gerekli belgelerin hızlı bir şekilde aranması, bu tür sistemlerin temel bir özelliğidir.

Bugün, bir belge otomasyon sistemini uygulamanın üç ana yolu vardır:

özgün bir otomasyon sisteminin geliştirilmesi;

tipik bir otomasyon sisteminin kurulumu;

otomasyon araçlarını kurmak.

İdeal olarak sistem, kuruluşun iş süreçlerinin yanı sıra hem kağıt hem de elektronik belge yönetimini desteklemelidir. Uygulamada, bunu başarmak zordur.

Dikkate alınması gereken önemli bir faktör, programın ölçeklenebilirliği, yani programın kullanıldığı iş yeri (bilgisayar) sayısını artırma ve sistemde depolanan belge sayısını zamanla artırma olasılığıdır.

Dikkat etmeniz gereken bir diğer nokta da belgelerle birkaç yıl çalışabilme olasılığıdır. Bazı programlarda, her yıl geçmiş yıla ait belgeler arşive taşınır ve içinde bulunulan yıla ait yeni bir belge veritabanı oluşturulur. Bir yandan bu, işi basitleştirir ve sistem yükünü azaltır. Ancak öte yandan, yürütmenin kontrolünü önemli ölçüde karmaşıklaştırabilir ve geçen yılın belgelerinde arama yapabilir. Bu, özellikle, arşive taşınmış olan 2-3 aylık belgelere sık sık atıfta bulunulan yılın başında fark edilir.

Bu nedenle, programın geçmiş yıllardaki belgeleri kolayca aramanıza izin vermesi önemlidir.

Kullanıcının bazı sistem ayarlarını (örneğin sözlükler, dizinler, standart yollar vb.) yöneticinin hizmetlerine bir kez daha başvurmadan kendisi yapabilmesi için programın kullanılabilir olması gerekir. Yönetici, yalnızca bilgilerin güvenliğini sağlamak, kullanıcıların haklarını ve eylemlerini kontrol etmek için işlevleri yerine getirmelidir.

Otomatik sistemlerde ofis çalışmasının tüm geleneksel geleneksel işlevlerinin korunmasına rağmen, otomasyon, elbette, belgelerle çalışmayı geleneksel (“manuel”) teknolojilerden daha verimli bir şekilde organize etmeyi ve bilgisayar ağlarını kullanarak birçok tipik görevi çözmeyi mümkün kılar. ofis işi yeni bir şekilde, organizasyondaki belgelerin hareket sürecini büyük ölçüde basitleştiriyor ve hızlandırıyor.

Genel olarak, bir otomatik bilgi destek sistemi aşağıdaki blokları içerebilir:

.Görevleri, kuruluşun yönüne ve yöneticilerin ve uzmanların taleplerine karşılık gelen tüm belgelerin, özetlerin veya adreslerin zamanında tanımlanması, muhasebeleştirilmesi, seçilmesi ve kullanıcılara sunulması olan otomatik bir bilimsel ve teknik bilgi sistemi (NTI).

Sistemin öncelikleri arasında aşağıdakileri vurgulamak gerekir:

)gelen NTI kaynaklarının (kitaplar, broşürler, bilimsel dergiler, makaleler, bilimsel ve teknik raporlar, vb.) muhasebeleştirilmesi;

)NTI kaynaklarının verilmesi ve iade edilmesi dahil olmak üzere kullanıcı abonelik hizmetlerinin otomatik muhasebesi;

)çeşitli dizinlerin, bültenlerin derlenmesi ve bakımı;

)Yönetim çalışanlarını güncel bilimsel, teknik, ekonomik vb. konularda bilgilendirmek. kalıcı veya bir kerelik taleplere ilişkin bilgi gereksinimlerine göre başarılar (bilginin seçici olarak dağıtılması ve geriye dönük arama modunda);

) karar verme sürecinin çeşitli aşamalarında çözülmekte olan soruna karşılık gelen bilimsel ve teknik bilgilerin araştırılması ve yayınlanması;

.otomatik düzenleyici sistem. ve yasal bilgiler. Bu tür bilgiler, karar vermenin temel düzenleyicileri olarak hareket eder ve bunlara dayanarak kararın yasal geçerliliği kontrol edilir. Yöneticilerin bu bilgilerin büyük hacimlerini manuel olarak işleme konusundaki sınırlı yetenekleri, yöneticilerin mevcut düzenlemeler hakkında yetersiz farkındalığa yol açmaktadır. Yasal bilgilerin sağlanmasını iyileştirmenin yollarından biri otomasyondur;

.kurumsal ve idari bilgilerin otomatik belgesel sistemi;

.otomatik olgusal bilgi ve referans sistemi.

Bu alt sistemlerin her biri, karar verme sürecinde çok özel bir rol oynar. Olgu sistemi, yönetilen nesnenin durumu ve dinamikleri hakkında belirli bilgileri elde etmek ve işlemek için kullanılır. Otomatik bilimsel ve teknik bilgi sistemi, yöneticilere ve uzmanlara, onsuz kararı haklı çıkarmanın imkansız olduğu gerekli bilimsel ve teknik bilgileri sağlar. Alınan kararların yasal olarak desteklenmesi için otomatik bir düzenleyici ve yasal bilgi sistemi gereklidir. Diğer alt sistemlerle ilgili merkezi yer, kontrol ve yönetilen sistemler arasında operasyonel bir iletişim kanalı görevi gören ve bir sorunun teşhisinden tüm yönetimsel karar verme döngüsünü yansıtan otomatik bir organizasyonel ve idari bilgi sistemi (ORI) tarafından işgal edilir. bir alternatif seçme ve uygulama. Bu nedenle, ARI sistemi sadece bir bilgi erişim sistemi değildir, yönetim sürecine aktif olarak katılır ve etkiler. Ana görevleri, yönetim sistemi ve süreçlerinin organizasyonu için en uygun koşulları yaratmak, zamanında karar vermenin uygulanması ve bunları belirli uygulayıcılara getirmek, kararların tüm seviyelerinde kararların uygulanmasının zamanlaması, kalitesi ve hacmi üzerinde zamanında kontrol sağlamaktır. yönetmek.

2. Belge yönetimi için otomatik sistemlerin uygulanmasında bilgi sistemleri

1 Otomatik sistemlerin uygulanması için bir bilgi destek sisteminin geliştirilmesi için temel ilkeler

elektronik belge yönetimi otomasyonu

Yerli ve yabancı yönetim bilgi sistemleri (MIS) tasarlama deneyimi, etkinliklerini belirleyen önemli bir faktörün bilgi destek problemlerini çözmek için sistematik bir yaklaşımın uygulanması olduğunu göstermektedir. Sistematik bir yaklaşım, ekonomik, teknolojik, psikolojik, mühendislik ve sosyal sorunların kapsamlı bir şekilde ele alınmasını ve çözümlenmesini içerir. Yatay entegrasyonu (karar verme için gerekli tüm bilgilerin koordinasyonu, belirli bir hiyerarşik düzeyde dolaşan) dikey entegrasyon ile birleştiren entegre bir yönetim sistemi oluşturma sorununa yaklaşmanızı sağlar. Entegrasyon ilkesi, bu bölümde bir tasarım nesnesi olarak ele alacağımız otomatik sistemlerde en eksiksiz şekilde uygulanır.

Yönetimde otomatik sistemlerin işletilmesinde yeterince kapsamlı deneyim, bunların yaratılmasının temel ilkelerini formüle etmemizi sağlar. Bu ilkeler 3 gruba ayrılabilir:

) yönetimsel;

) teknik;

)örgütsel.

İlk grup, oluşturulan sistemlerin tutarlılığı, karmaşıklığı, verimliliği ve yeni görevler ilkesini içerir.

tutarlılık ilkesibir bilgi sisteminin tasarımının, kontrol nesnesinin ve bir bütün olarak kontrol sisteminin ön sistem analizine dayanmasını gerektirir. Sistem analizi, sistemin amaçlarının tanımını, nesnenin işleyişinin resmileştirilmiş bir modelinin oluşturulmasını içerir.

karmaşıklık ilkesiOtomasyon çalışmaları da dahil olmak üzere üretimde, yönetimde yürütülen tüm işlerin birbirine bağlanmasını içerir. Otomasyonun etkinliği, yalnızca tek bir metodolojik temel kullanarak üretimi yoğunlaştırmayı amaçlayan tüm önlemlerin birleşik bir şekilde planlanmasıyla elde edilir. Ek olarak, uygulamanın gösterdiği gibi, yalnızca bir işlevi veya görevi değil, aynı zamanda birbirine bağlı komplekslerini de otomatikleştiren sistemler daha verimlidir. Karmaşıklık ilkesi, yerel sistemlerin oluşturulmasından entegre otomatik sistemlerin oluşturulmasına geçişte gerçek bir düzenleme aldı.

Herhangi bir otomatik sistemin geliştirilmesindeki en önemli hükümlerden biri, otomasyon verimliliği ilkesi. Sistemlerin verimliliği, öncelikle otomatikleştirilmiş işlevler, teknolojiler ve görevler yelpazesinin doğru seçimi ile ilişkilidir. Genellikle etkinliği yetersiz veya olumsuz olan sistemler vardır.

Ekonomik verimlilik göstergeleri, çoğu sistemin etkinliğini değerlendirmek için bir kriter olarak kullanılır. Verimlilik kriterleri ayrıca şunlar olabilir: hizmet süresinin azaltılması, kullanıcı farkındalığının artırılması ve bir dizi başka gösterge.

Yeni görevlerin prensibigeliştirilmekte olan sistemin sadece geleneksel sorunlara bir çözüm sağlamayacağını, aynı zamanda yeni teknolojilerin kullanılmasına da izin vereceğini, yani yönetim kararlarının bilgi desteğinde yeni fırsatların ortaya çıkacağını varsayar. Otomatik bir sistem çerçevesinde sadece yerel muhasebe ve raporlama görevlerinin yerine getirilmesi verimsizdir.

İkinci tasarım ilkeleri grubu, uyulması kesinlikle gerekli olan teknik ilkeleri içerir:

)bilgisayar teknolojisi ve yazılımının entegre kullanımı;

)sistemin birleşik bir bilgi tabanının oluşturulması;

)kullanıcı ve sistem arasındaki doğrudan iletişimin organizasyonu.

Donanım ve yazılım kullanımındaki karmaşıklık, bilgisayar teknolojisinin kapsamı genişledikçe giderek daha önemli hale gelmektedir.

Entegre bir bilgi sisteminin oluşturulması çok karmaşık ve zaman alıcı bir süreç olduğundan, ilgili çalışmanın uygulanması, önde gelen bir bilgi destek uzmanı atanarak elde edilen tüm geliştiricilerin faaliyetlerinin koordinasyonunu gerektirir. Bu tür pozisyonlar bir dizi işletmede zaten tanıtıldı. Bilgi destek uzmanının ana işlevleri şunlardır:

.entegre bir veri tabanının tasarımı, bakımı ve geliştirilmesi ile ilgili çalışmaların organizasyonu; organizasyon içindeki bilgi ihtiyaçlarının incelenmesi; etkili bilgi destek sistemleri oluşturma deneyiminin özetlenmesi;

.sınıflandırıcıların ve kodlayıcıların iyileştirilmesi ve uygulanması;

.heterojen veritabanlarını entegre etmek ve dağıtılmış veri tabanı yönetim sistemlerini geliştirmek için sistemler yaratmayı amaçlayan çalışmaların organizasyonu;

.bilgi destek sistemlerinin güvenilir işleyişini sağlamak.

Baş bilgi destek uzmanı (IO), yönetim bilgi sistemini plana uygun olarak geliştiren, uygulayan ve işleten bilgi destek hizmetinin çalışmalarını yönetir. Hizmetin bir parçası olarak, iç ve dış bilgilerle çalışmak için grupları ayırmanız önerilir. Bu grupların çalışmalarını koordine etmek ve bilgi destek hizmetinin kuruluşun diğer hizmetleri ile etkileşimini sağlamak, baş uzmanın en önemli işlevlerinden biridir.

Otomatik kontrol sistemlerinin (ACS) tasarımına iki yaklaşım vardır:

)tümdengelim (genel bir görevden belirli yönetim görevlerine);

)endüktif (belirli işlevlerden genel kontrol görevine).

Deneyimler, bu iki yaklaşımı birleştirip tek bir hedefe bağlamanın en umut verici gibi göründüğünü göstermektedir. Bilgi desteği tasarlamak için genel şema aşağıdaki sırayla sunulabilir:

Karar verme sisteminin analizi. Süreç, bilgi verilmesini gerektiren her türlü kararın tanımlanmasıyla başlar. Her seviyenin ve fonksiyonel alanın ihtiyaçları dikkate alınmalıdır.

Bilgi taleplerinin analizi, yani Her bir kararı vermek için ne tür bilgilerin gerekli olduğunu belirlemek gereklidir.

Karar toplama. Her karar özel bir bilgi sistemi gerektiriyorsa, MIS umutsuzca karmaşık olurdu. Aynı bilgiyi gerektiren kararlar tek bir kontrol görevinde gruplandırılmalıdır. Diğer bir deyişle, MIS, organizasyon yapısı ile koordineli ve entegre olmalıdır.

Bilgi İşlem Tasarımı. Bu aşamada, bilgilerin toplanması, iletilmesi, depolanması ve değiştirilmesi için gerçek bir sistem geliştirilmektedir.

Son aşama sistemin oluşturulması ve uygulanmasıamacı, MIS tarafından yayınlanan bilgileri değerlendirmek ve hataları tanımaktır. Ayrıca, tasarlanmakta olan sistemin birçok eksikliğinin olacağını kabul etmek gerekir ve bu nedenle bunları tespit etmek ve sistemi düzeltmek için prosedürler oluşturmak gerekir. Bu nedenle, sistem esnek olacak şekilde tasarlanmalıdır.

MIS'in tasarımına ilişkin çalışmanın uygulanmasında yaygın ve etkili bir araştırma tekniği, her bir bağlantıda, her düzeyde, her lider tarafından alınan kararların analizidir. Alınan kararların analizi, yönetim konusundan önce ortaya çıkan tüm görevleri sunmamıza, çözümü belirli bir seviye veya yönetici için zorunlu olan görevleri belirlememize ve bilgi desteğini sağlamamıza, etkili kanıtlamamıza olanak tanır. Çözümleri için yöntemler. Yöntemlerin geliştirilmesi, matematiksel modeller de dahil olmak üzere bilimsel başarıların maksimum kullanımına odaklanmalıdır.

UIS anında ortaya çıkmaz. Bir şirketin böyle entegre bir otomatik sistemi hayata geçirmesi 3-5 yıl alıyor. Bu nedenle, MIS'in geliştirilmesinde her zaman uzun vadeli bir planlama unsuru vardır. Bu tez, geleneksel biçimde bilgi desteğinin organizasyonu için de geçerlidir.

1970-1980'lerde otomatik kontrol sistemlerinin tasarımı ve geliştirilmesinde deneyim. zaman testini geçen ana önerileri ve gereksinimleri sunan GOST'lere yansıtılır.

GOST 20914-75'e göre, ACS tasarımının aşağıdaki aşamaları ayırt edilebilir:

.proje öncesi aşama;

.Tasarım aşaması;

uygulama.

Proje öncesi aşama, otomatik kontrol sistemi için bir proje öncesi araştırma ve teknik özelliklerin geliştirilmesini içerir. Bu aşamanın en önemli sonuçları, bilgi sisteminin amaç ve hedeflerinin tanımlanması; yaratılması için genel gereksinimlerin geliştirilmesi; aşağıdakilerin incelendiği ve belirtildiği çerçevede bir anket yürütmek için bir programın geliştirilmesi: bilgi yönetim modeli; organizasyonun yapısı ve işlevleri, otomatikleştirilecek görevlerin listesi; teknik araçların yaklaşık bileşimi; bilgi destek sisteminin teknik ve ekonomik özellikleri.

Tasarım aşaması, teknik ve çalışma projelerinin geliştirilmesi ile ilişkilidir. Görev tanımının geliştirilmesi, mevcut tesisin (organizasyon veya bölüm) ve kontrol sistemlerinin veya en yakın tesisin (yeni bir tesisin bir benzeri) incelenmesini içerir. Bilgi desteği problemlerini çözmek için bilgi akışları, sınıflandırma ve kodlama sistemleri, dokümantasyon formları ve ayrıca DBMS, mevcut veritabanlarının yapıları ve entegrasyon yöntemleri incelenir. Bu çalışmaların sonuçları ilk teknolojik gereksinimlere dahil edilmiştir ve GOST 24.202-80 ve 24.205-80 dikkate alınarak GOST 17.195-76, 15.101-80, 7.32-81'e göre hazırlanmıştır.

Teknik bir proje geliştirirken, kullanılan tüm bilgilerin eksiksizliği, tutarlılığı, fazlalığı ve tekrarı olmaması ve ayrıca çıktı belgelerinin formlarının geliştirilmesi açısından ayrıntılı olarak üzerinde durmak gerekir. Böyle bir çalışmanın sonuçları, IO'nun organizasyonu için gereksinimleri belirten "Bilgi desteğinin tanımı" belgesinde resmileştirilmiştir. Teknolojik dokümantasyon, GOST 24.205-80'i dikkate alarak GOST 24.101-80 gerekliliklerine uygun olmalıdır. Metodolojik materyallere uygun olarak, bu aşamanın çalışmasının, teknolojik projenin ayrı bir bölümü şeklinde resmileştirilmesine izin verilir; belgeleri tasarlayın ve tahmin edin, ancak "İşletmeye Alma" aşamasının başlangıcından geç olmamak üzere.

Ayrıntılı tasarım aşamasında, ana aşamalardan biri, amacı gerekli yazılımı oluşturmak, bilgilerin ilk indirilmesi için makine ortamında referans ve üretim bilgilerini hazırlamak olan IS'nin bilgi desteği için çalışma belgelerinin geliştirilmesidir. ve ayrıca kullanıcı talimatları ve çalıştırma talimatları da dahil olmak üzere gerekli çalışma belgelerini yayınlayın. Aynı aşamada veri tabanı yöneticisine ilişkin yönetmeliğin geliştirilmesi ve onaylanması tavsiye edilir. Dokümantasyonun bileşimi şunları içermelidir: bilgi sisteminin teknik tasarımı; bilgi tabanı organizasyonunun tanımı; sınıflandırma ve kodlama sistemlerinin tanımı; ilk verilerin listesi; çıktı belgelerinin listesi; yerel veritabanlarının tanımı; çıktı formları.

MIS uygulama aşaması, ana uygulama faaliyetlerinin uygulanmasını içerir; personelin seçimi ve eğitimi; tesislerin ve teknik araçların hazırlanması. Bu aşamada belirli problemler çözülerek ve test sonuçları analiz edilerek sistemin pilot çalışması da gerçekleştirilir.

Her türden otomatik sistemlerin oluşturulması ile ilgili çalışmaların yapılması GOST 24.601-86 “Otomatik sistemler. Yaratılışın aşamaları. Genel gereksinimler ve tüm aşamalarda ve aşamalarda bir dizi çalışma GOST 24.602-86 "Yaratma aşamalarına göre işin bileşimi ve içeriği" ile belirlenir.

.2 Bilgi sistemleri, özellikleri ve özellikleri

Bir bilgi sistemi, bilginin tüm yaşam döngüsünü oluşturan bilgi süreçlerinin gerçekleştiği bir sistemdir: üretim, dönüşüm, iletim, alım, depolama, işleme (kullanım), imha.

Bilgi sistemlerinin görevi- kuruluşun konu faaliyetinin bilgi desteği.

Bilgi sistemlerinin özelliklerine ve özelliklerine gelince, her şeyden önce boyutundan ve karmaşıklığından bahsetmeye değer.

Herhangi bir nitelikteki modern sistemler, büyük ve karmaşık sistemler olma eğilimindedir.

Kompleks sistembüyük ölçekli, çok sayıda birbirine bağlı ve etkileşimli öğeden oluşan ve karmaşık bir işlevi yerine getirebilen bir sistemdir.

Rastgele faktörlerin etkisi. Karakteristik ve çok önemli bir özellik, bilgi sistemlerinin yalnızca personel veya kullanıcıların teknik cihazlarının arızaları, arızaları veya hataları gibi değil, aynı zamanda insanların kötü niyetli eylemleri gibi rastgele faktörlerin etkisine duyarlılığıdır. sadece rastgele değil, aynı zamanda genellikle tahmin edilemez veya en iyi ihtimalle tahmin edilmesi zordur.

İnsan bilgi süreçlerine katılım. Tuhaflık, bilgi sistemlerinin son kullanıcısının her zaman organizasyonun çalışanları olmasıdır. Kuruluşun personeli, bilgi sağlarken (özgür iradenin varlığı) dikkate alınması gereken kendi çıkarlarına ve hedeflerine sahiptir.

benzersizlikBilgi sisteminin her durumu benzersizdir ve bilgi desteğinin tüm özelliklerini ve dolayısıyla çeşitli etkilerin bireysel uygulamasını hesaba katmasını gerektirir.

Dinamizm.Bilgi sistemleri, yapılarını ve öğelerinin durumlarını zamanla değiştirir.

dağıtımsistemin tek tek bileşenlerinin mekansal düzenlemesi anlamına gelir.

Bilgi sisteminin durumu, sistematik olarak birbiriyle ilişkili bir dizi organizasyonel, teknik, prosedürel, bilgilendirici ve yasal yapısal çözümdür.

Tanıtılan kavramların tanımlarını verelim. Bir teknik araç ve sistem kompleksinin bileşimi, miktarı, mimarisi (bağlantısı) ile teknik personel ve bilgi prosedürlerinin uygulanmasında doğrudan yer alan personelin sabit bir organizasyonu, teknik ve organizasyon yapısının bir durumu olarak tanımlanabilir. bir bilgi sisteminin veya organizasyonel ve teknik yapısal bir çözüm olarak.

Kompozisyonun sabit organizasyonu, bilgi prosedürlerinin sırası, bilgi sisteminin prosedürel yapısının durumu veya prosedürel yapısal bir karar olarak tanımlanabilir.

Bilgi teknolojisinin yasal çerçevesi altında, bilgi sisteminin işleyişi açısından bilgi desteğini düzenleyen düzenleyici belgelerin bileşimini kastediyoruz. Bunlar şunlar olabilir: genel hükümler, personelin işlevsel görevleri, teknikler hakkında talimat ve talimatlar, prosedürlerin uygulanması ve teknik araçlar üzerinde çalışmak için yöntemler ve yöntemler vb.

2.3 Bilgi ve kontrol sistemi, amaçları ve amaçları

Bir bilgi yönetim sistemi, karar verme için gerekli olan bilgilerin idareye verilmesi için resmi bir sistem olarak tanımlanır.

EYS geçmiş, şimdi ve gelecek hakkında bilgi sağlamalıdır. Kuruluş içindeki ve dışındaki tüm ilgili olayları takip etmelidir. İYS'nin genel amacı, bir bütün olarak planlama, kontrol, üretim faaliyetleri ve yönetim sürecinin işlevlerinin etkin bir şekilde yerine getirilmesini kolaylaştırmaktır. En önemli görevi, doğru zamanda doğru kişilere doğru bilgiyi sağlamaktır.

Unutulmamalıdır ki, IMS, idarenin tüm bilgi ihtiyaçlarını karşılayan tek kapsamlı entegre sistem değildir. Bu nitelikte bir sistem elde etme arzusu olabileceğinden, büyük karmaşıklık nedeniyle onu yaratma olasılığının küçük olduğunu bu yönü şart koşmak gerekir. ICS'nin her zaman bilgisayar kullanımını içerdiği gerçeği göz ardı edilemez. Gerçekten de, veri işleme teknolojisindeki son gelişmeler, bilgi yönetim sistemlerinin oluşturulmasına büyük katkı sağlamıştır. Bazı IMS türleri, bilgisayarların sağladığı veri işleme hızı ve doğruluğu olmadan mümkün olmazdı.

Bilgisayar devrimi, kuruluşların bilgiyi işleme biçiminde önemli değişiklikler getirdi. Yönetim uygulamaları alanında yapılan çalışmalardan biri, elektronik veri işleme ve bilgi yönetim sistemlerinin yönetimde en yaygın kullanılan iki araç olduğunu göstermiştir. Bilgisayarların kuruluşlarda yaygın olarak kullanılması, her düzeydeki yöneticilerin faaliyetlerinde büyük miktarda bilgi kullanmalarına olanak tanır.

Bilgisayar teknolojisi sayesinde, bireysel yöneticiler artık şirketlerinde hazırlanan bilgilere dayanarak kararlar alabilmektedir. Şirket içi veri tabanları, yöneticinin işi, pazarları, rekabeti, fiyatları ve tahminleri hakkında sadece birkaç saat içinde bilgi almasına olanak tanır.

Bilgisayarlar, yöneticilere, planlanan ve gerçekleşen sonuçları karşılaştırmalarına, tutarsızlıkları erken tespit etmelerine ve sorunları çözmek için ayarlamalar yapmalarına yardımcı olan her türlü kontrol için ihtiyaç duydukları bilgileri sağlayabilir. Ancak, tüm yönetim araçları gibi, bilgisayarlı bilgi sistemleri de tasarlandıkları şekilde çalışır ve daha iyi olamaz. Bu nedenle, bence, ICS'nin tasarımını ve verimliliğini artırmanın yollarını düşünmek gerekiyor.

IRS'nin amacının sadece bazı bilgileri vermek ve işlemek olmadığını söylemek abartı olmaz. IMS kullanıcı odaklı olmalıdır, yani işlediği bilgiler onu alan yöneticilerin ihtiyaçlarına hizmet etmelidir.

Bir bilgi sistemi tasarlarken, yöneticilerin bilgi ihtiyaçlarının farklı olduğu ve hiyerarşideki seviyelerine ve işlevsel sorumluluklara bağlı olduğu akılda tutulmalıdır.

Bilgi ve kontrol sistemleri ve yönetim faaliyetleri

Yöneticilerin bilgi gereksinimlerindeki farklılıkları inceleyerek, yönetimsel faaliyet türlerini şartlı olarak üç kategoriye ayırabiliriz.

1.Stratejik planlama, organizasyonun amaçları, bu amaçların değiştirilmesi, bu amaçlara ulaşmak için kaynakların kullanılması ve bu kaynakların elde edilmesini, kullanılmasını ve tahsis edilmesini yöneten stratejiler hakkında karar verme sürecidir.

2.Yönetim kontrolü, yöneticilerin, organizasyonun genel hedeflerine ulaşmak için kaynakların elde edilmesini ve etkin bir şekilde kullanılmasını sağlama sürecidir.

.Operasyonel kontrol, belirli görevlerin verimli ve nitelikli bir şekilde yerine getirilmesini sağlama sürecidir.

Bu faaliyet kategorileri kabaca kıdemli, orta ve taban yöneticilerin sorumluluklarına karşılık gelir. IMS, kategorilerin her biri için çeşitli gereksinimleri karşılayan bilgileri sağlamalıdır.

Örneğin, stratejik planlamada üst düzey yöneticilerin faaliyetleri, her şeyden önce, organizasyon ve çevre arasındaki gelecekteki etkileşim konularını içerir. Bu nedenle, üst düzey yöneticiler dış kaynaklardan bilgiye ihtiyaç duyarlar. Bu bilgiler çok ayrıntılı olmamalı ve eğilimleri gösterecek kadar geniş olmalıdır. Ayrıca çok yüksek hassasiyet gerektirmez.

Yönetimsel kontrol için bilgi, hem üst hem de orta düzey yöneticiler için gereklidir. Doğal olarak, hem iç hem de dış kaynaklardan gelmelidir. Örneğin, üst düzey yöneticiler, şirketlerinin ana bölümlerinin çalışmaları ve rakip kuruluşların faaliyetleri hakkında bilgiye ihtiyaç duyarlar. Orta düzey yönetici, üretkenlik, maliyetler, ciro ve muhtemelen müşteri veya teknoloji gereksinimlerindeki değişiklikler hakkında bilgiye ihtiyaç duyar. Bu bilgi, stratejik planlama için gerekli olandan daha detaylı, kapsamı daha dar ve daha doğru olmalıdır. Ayrıca, kararların zaman çerçevesi burada daha kısa olduğu için daha kısa aralıklarla gelmelidir.

Günlük faaliyetlerle ilgili operasyonel kontrol amaçlı bilgiler çok doğru, dar ve güncel olmalıdır. Neredeyse yalnızca iç kaynaklardan gelmelidir. Örneğin, bir fabrika yöneticisi, her işçinin günde kaç saat çalıştığını, günlük veya haftalık çıktının ne olduğunu ve ne kadar malzeme kullanıldığını ve boşa harcandığını tam olarak bilmelidir.

Ayrıca, yöneticilerin kendi mesleki alanlarıyla ilgili özel bilgilere ihtiyaçları vardır. Bu nedenle, satış yöneticisinin ticaret anlaşmaları, tüketici zevkleri, yeni ürünlerin rekabet gücü vb. hakkında bilgiye ihtiyacı vardır. Teknik Departman başkanı için temel öneme sahip olan yeni bir ürünün özellikleri hakkında ayrıntılı bilgi, pazarlama kararlarının alınması için şart değildir. Gerçekten de, eğer IMS bu tür bilgileri satış müdürüne düzenli olarak veriyorsa, bu sadece onun çalışmasına engel olacak ve zaman alacaktır.

.4 Yönetim bilgisi kaynakları

Dahili kaynaklar, doğrudan bir kuruluşta oluşturulan belgelerdir. Organizasyonel ve idari, özel dokümantasyon sistemlerini (personel, finans, planlama vb.) ve diğer şirket materyallerini içerir. En ilginç belgeler arasında, raporları vurgularız: günlük (kayıp analizi, iş gücü verimliliği istatistikleri, zaman kaybı analizi, alınan siparişler); haftalık (fazla mesai analizi, iş performansı, proje kontrolü); aylık (departman faaliyet raporu, personel değişiklik analizi, genel gider analizi, satış analizi, stok tüketim raporu, satış değişiklik analizi, kar ve zarar hesabı, bilanço, muhasebe analizi, nakit bakiyesi, vadesi geçmiş hesaplar); üç aylık, altı aylık ve yıllık (kar hesabı, bilanço, fon kaynakları ve kullanımı, bölümlerin çalışmaları hakkında raporlar). Kuruluşun işleyişinin özel koşullarına bağlı olarak, raporlama belgelerinin kendi sıklığı, bilgi sunum şekli olabilir. Ayrıca otomasyon görevlerine karşılık gelen raporlama türleri oluşturulabilir. Düzenli raporlara ek olarak, bireysel faktörler ve durumlar hakkında uzun vadeli izleme raporları derlenir.

İç kaynaklar sırayla birincil ve ikincil olarak ayrılabilir. Birincil kaynaklar, kuruluşun faaliyetlerinin sonuçlarına ilişkin belirli operasyonel verilerin kaydedildiği kaynakları içerir - bunlar muhasebe belgeleri, işletme belgeleri vb. Birincil kaynaklar en güvenilir olanlardır.

İkincil belgeler - genelleme, özet ve raporlama niteliğindeki metinler, yani. özetler, raporlar, raporlar, analitik notlar, tahminler vb. Bu kaynaklar, kural olarak, toplu veriler, belirli sonuçlar ve öneriler içerir. İkincil kaynaklar, daha yüksek derecede bozulma içerdiğinden daha az güvenilirdir. Bilgilerin çarpıtılması yalnızca hesaplama ve sonuçlardaki hatalardan değil, aynı zamanda belirli resmi eksiklikleri gizlemek için yüksek kasıtlı çarpıtma olasılığından da etkilenebilir, bu nedenle bu tür kaynaklarda yer alan bilgilerin yeniden kontrol edilmesi gerekir.

.5 Bilgi akışı yönetimi

Yönetimdeki birçok görevin formülasyonu ve çözümü için, çeşitli dizilerde sunulan bilgiler kullanılır. Bilgi akışlarının organizasyonundaki merkezi bağlantı, hareket yollarının ve kaynaklar ile tüketiciler arasındaki dolaşım sıklığının belirlenmesidir.

Bu nedenle, bilgi kaynaklarının tüketim süreci bilgi akışları şeklinde gerçekleştirilir. Bir IS oluştururken, bilgi akışlarını rasyonel olarak düzenlemek ve yoğunluklarında bir artış elde etmek gerekir. Bu sorunları çözmek için, bir IS tasarlarken, mevcut bilgi destek organizasyon sistemini incelemenize izin veren bilgi akışlarını analiz etmeniz önerilir, bilgi akışlarının daha da iyileştirilmesi ve optimizasyonu için temel oluşturur. Bilgi akışlarının analizi iki aşamada gerçekleştirilir:

) muayene;

) söz konusu kuruluşun bilgi modelinin inşası ve analizi.

MIS'in tasarımının temeli, bu bilgi sisteminin oluşturulduğu konu alanının özelliği olan bilgi akışları ve iş akışı anketlerinin sonuçlarıdır. Şu anda, IS tasarımındaki bilgi akışlarının anketini ve analizini yöneten GOST'ler, düzenleyici materyaller bulunmamaktadır. Bununla birlikte, bu sorunlar, söz konusu durumlarda çalışmayı düzenlemek için kullanılabilecek otomatik kontrol sistemleri (GOST 24.208-80, GOST 23.501.15-81, RTM 25575-83, vb.) için düzenleyici materyallere yansıtılmaktadır.

Bilgi akışlarını analiz ederken, bilgi hareketini aşağıdaki yönlerde hesaba katmak gerekir:

Dikey olarak, yani hiyerarşik seviyelere göre. Artan ve azalan çizgiler boyunca dikey akışların analizi, sürekliliği, sıkıştırmayı, ortalamayı ve bilgi çıktısını tanımlamayı mümkün kılar. Bilginin sürekliliğinin analizi, tüm yönetim düzeylerinden geçen kesişen göstergeleri vurgular ve aynı olgunun farklı düzeylerde karakteristik özelliklerini vurgular, yani. bilgileri birleştirmek mümkün hale gelir. Bu analizin sonuçları, çeşitli hiyerarşik seviyelerde bilgi desteğinin belirlenmesi için temel oluşturur.

Bilginin sıkıştırılma derecesinin bir analizi, temel olmayan göstergelerin ortadan kaldırılmasının doğruluğunu ve özelin genel olanlara toplanmasını karakterize eder. Bunun nedeni, daha yüksek bir düzeye bilgi aktarımının genel kalıplarıdır;

Bilginin yatay hareketi. Böyle bir analizin ana odağı, yönlendirmesi karar geliştirme süreçleri tarafından belirlendiğinden, geliştirme ve karar verme şeması ile bilgi akışı şemalarını karşılaştırmaktır. Bilgi yollarını analiz etmek için en kabul edilebilir yöntem, olayların belirli kararların benimsenmesi ve yolların bilgi akışı olduğu ağ analizidir.

Analiz sırasında, gerekli tüm çözümleri sağlamak için en kısa yollar bulunur (açıklık için bir diyagram oluşturulması önerilir). Grafiksel analiz, bilgi akışlarının rasyonalitesinin oldukça eksiksiz bir resmini verir. Bu durumda, hareketin doğrudanlığını, ritmi, bilgi akışlarının uzmanlığını, yoğunluğunu (yoğunluğunu), akış hareketinin paralelliğini hesaba katmak gerekir.

Bilgi akışlarının yapısı, organizasyonun yapısı, iş akışının yapısı ve belgesiz bilgilerin hareketi analiz edilerek ortaya çıkar.

.6 Bilgi sistemlerinin geliştirilmesinde önemli hususlar

Ana bilgi dizisi hakkında düşünmeye başladığında sistem geliştiricisinin önüne çıkan ana sorular şunlardır: kaç veri seviyesine ihtiyaç vardır; IS'nin tek bir ana veri seti kullanarak farklı bilgi ihtiyaçları olan şirkette mevcut tüm yönetim seviyelerine hizmet verip veremeyeceği.

Örneğin, ticari bir bankanın MIS'inde, kasiyerin her bir hesapla ilgili ayrıntılı bilgilere erişmesi gerekir, yani. cari bakiyeye, çek miktarına vb. Ancak, bu tür bilgiler operasyonel yönetim düzeyini ilgilendirmez. Bu seviyedeki yöneticiler, hesap grupları hakkında kümülatif bilgilerle ilgilenirler. Ve politika oluşturma düzeyinde, üst düzey yöneticilerin krediler, kazançlar ve mevduat büyüme tahminleri hakkında daha da geniş bilgiye ihtiyacı var. Bu nedenle, IS tasarımcısının ana görevi, ana veri gövdesini, şirketin tüm yönetim seviyeleri ve bölümleri tarafından kullanılabilecek şekilde entegre etmeye çalışmaktır.

Bilgi dizisini düzenlemek için uygun sınıflandırıcıyı düşünmek gerekir. Dizide yer alan bilgiler aşağıdaki kriterlere göre sınıflandırılır:

) hareket yönü;

) elde etme yöntemi;

) alınma sıklığı;

) yönetim sürecinde uygulamanın niteliği.

Hareket yönüne göre, bilgi ayrılır:

) gelen;

)ara (iç);

) dışa dönük.

Makbuz sıklığına göre, ayrılır:

)sürekli geliyor;

) günlük;

) haftalık;

)aylık vb.

Bu süreler her bilgi türü için belirlenir.

Yönetim sürecine katılımın niteliğine göre, bilgiler aşağıdakilere ayrılır:

) normatif;

) referans;

) planlı;

)analitik (operasyonel);

) raporlama.

3. Otomatik bilgi sistemleri

.1 AIS'nin genel özellikleri

AIS - bilgileri işlemek ve yönetim kararları vermek için tasarlanmış bir dizi bilgi, ekonomik ve matematiksel yöntem ve model, teknik, yazılım, teknolojik araçlar ve uzmanlar.

AIS, organizasyonun amaçlarından kaynaklanan gereksinimlere uygun olarak bilgi toplamak, işlemek, dağıtmak, depolamak, yayınlamak için tasarlanmış birbirine bağlı bir veri, ekipman, yazılım, personel, standartlar, prosedürler setidir.

Fonksiyonel ve destekleyici alt sistemler

Otomatik bilgi sistemi, işlevsel ve destekleyici alt sistemlere sahiptir.

İşlevsel alt sistem, görevlerin yerine getirilmesini ve bilgi sisteminin amacını sağlar. Genellikle, bir bilgi sisteminde fonksiyonel kısım, fonksiyonel özelliklere göre alt sistemlere ayrılır:

.konu faaliyetinin seviyesi, örneğin yönetim (daha yüksek, orta, daha düşük);

.yönetilen kaynağın türü (malzeme, emek, finansal vb.);

.kapsam (bankacılık, borsa vb.);

.kontrol fonksiyonları ve kontrol periyodu.

Destekleyici alt sistem “bilgi, teknik, matematiksel, yazılım, metodolojik, organizasyonel ve dilsel desteği içerir.

3.2 Okul öncesi eğitim kurumlarının otomasyon hedefleri, amaçları ve seviyeleri

Örgütsel ve yasal biçimlerine bakılmaksızın tüm kuruluşların okul öncesi eğitim kurumlarının otomasyonunun hedefleri oldukça benzerdir ve aşağıdaki gibidir:

.ofis çalışmalarını geliştirerek organizasyon yönetiminin kalitesini ve verimliliğini artırmak;

.bölgesel olarak uzak olanlar da dahil olmak üzere organizasyonun tüm yapısal bölümlerinin tek bir ofis döngüsüne entegrasyonu;

.kuruluşun bilgi (belge) kaynaklarına hızlı ve aynı zamanda farklılaştırılmış erişimin sağlanması;

.işçilik ve zaman maliyetlerinin ve genel giderlerin azaltılması ve bunun sonucunda ekonomik bir etki elde edilmesi;

.işletmede elektronik belge yönetimine kademeli geçişin temellerini atmak, gelecek için çalışmak.

Belirlenen hedeflere ulaşmak, kuruluşun okul öncesi eğitim kurumlarının aşağıdaki alanlarda şartlı olarak sistematik hale getirilebilecek otomasyon sorunlarını çözerek mümkündür:

) Belgelerin hazırlanması ve yürütülmesi.

Bu alanın otomasyonu, kuruluşta oluşturulan belgelerin hazırlanmasının kalitesini ve verimliliğini artırmanıza, belge biçimini birleştirmenize olanak tanır.

2) İş akışının organizasyonu ve belgelerin yürütülmesi. Bu alanın otomasyonu, belgeyle çalışmanın çeşitli aşamalarında belge hakkında bilgi girme (kayıt sürecini basitleştirme), organizasyonun bir belgesel tabanını oluşturarak, belge kaybı olasılığını azaltarak, organizasyonun belge akışı (belgelerin rotalarını basitleştirin), belgelerle icracıların çalışmalarının verimliliğini ve kalitesini artırın, belgelerin yürütme ve geçiş süresini azaltın, çalışanları alınan ve oluşturulan belgeler hakkında zamanında bilgilendirin.

3) Belgelerin yürütülmesi üzerinde kontrol organizasyonu.

Belgelerin yürütülmesi üzerindeki kontrol otomasyonu, yürütme durumu ve herhangi bir belgenin yeri hakkında hızlı bir şekilde bilgi edinmenize, belgelerin alındığı andan (oluşturulduğu) ana kadar kuruluşun bölümlerindeki geçiş aşamalarını izlemenize olanak tanır. onlarla çalışmanın tamamlanması.

) Belgelerin depolanmasını organize etmek, belgeler için bir arama motoru. Otomasyon, elektronik ortamda hazırlanan belge metinlerinin, grafik görüntülerinin ve materyallerinin merkezi olarak saklanmasını, çevrimiçi bir aramanın düzenlenmesini, bir konuyla ilgili belgeleri mantıksal olarak bağlamayı ve tematik veya diğer kriterlere göre malzeme seçimlerini yapmayı mümkün kılar.

DOE'nin her bir organizasyonla ilgili otomasyon seviyesini belirleme ihtiyacından bahsederken, DOW otomasyon sürecinin neyi kapsaması gerektiğine karar verilmelidir:

bölgesel olarak uzak alt bölümleri de dahil olmak üzere tüm organizasyon;

bir bütün olarak organizasyonun genel merkezi;

organizasyonun iş akışında aktif olarak yer alan bir dizi yapı (örneğin, personel hizmeti + okul öncesi eğitim kurumu hizmeti + muhasebe vb.);

okul öncesi eğitim kurumunun organizasyonundan sorumlu yapılar (vaka yönetimi, okul öncesi eğitim kurumunun hizmeti, sekreterlik, ofis vb.);

özel yapılar (muhasebe, personel servisi vb.)

Çözüm

Bu ders çalışmasında, otomatikleştirilmiş bilgi sistemlerinin çok çeşitli işlevlerini inceledik. Yukarıdakilerden, otomasyonun bilgi işleme teknolojilerini önemli ölçüde değiştirdiği sonucuna varabiliriz. Bilgisayarlaşma koşulları altında, tüm bilgi hareketi süreci, her biri bir işyerinde gerçekleştirilen birbirine bağlı birçok manuel ve otomatik işlemden oluşur. Teknolojik bilgi işleme sürecinin ana işlemleri: birincil verilerin toplanması ve kaydedilmesi, sisteme girişi, veri güvenilirliği kontrolü, bir veritabanının oluşturulması ve bakımı, belirli bir algoritmaya göre arama ve işleme, oluşturma ve çıktı. nihai sonuçların, işleme sonuçlarının son kullanıcıya aktarılması.

Ne yazık ki, yukarıda sayılan tüm işlemleri doğru, hızlı, verimli ve zamanında yapacak yeterli insan kaynağının olmaması, hem aynı organizasyon içinde hem de uluslararası alanda ofis işleri alanında durgunluğa yol açabilmektedir.

Dahası, dünyanın ilerlemesine, dünya pazarlarının çöküşüne, uluslararası organizasyonlara engel olacaktır.

Otomatik sistemler bir kişinin işini yapar, ancak bir İnsanın yol gösterici eli olmadan hiçbir otomatik bilgi sisteminin çalışmayacağını söylemeye değer.

bibliyografya

1.Sistem Teorisi ve Sistem Analizi - V.N. Volkova, A.A. Denisov, Yurayt Yayınevi, 2013.

2.GOST 24.601-86

.SCRIBD (Elektronik kaynak) - #"hakla">. InfoManagement (Elektronik kaynak) - #"gerekçe">. Directum (Elektronik kaynak) - #"hakla">. Yönetimin bilgi desteği - Ders kitabı. Mazur L.M.

.Lawmix (Elektronik kaynak) - #"gerekçe">. Lenservice (Elektronik kaynak). - http://www.lenservice.ru/.

.Bilişim. Temel kurs - Simonovich S.V. ve diğerleri.-St. Petersburg: Peter, 2005

.«İşletmenin otomasyonu. Nereden başlamalı?", İlya Kolomin, Mobilya Fabrikası dergisi, No. 1-4", 2006.

.Gagarina L.G., Kiselev D.V., Fedotova E.L. Otomatik bilgi sistemlerinin geliştirilmesi ve işletilmesi: ders kitabı.-M.: Forum Yayınevi: INFRA-M, 2007.

.Golitsyna O.L., Maksimov N.V., Popov I.I. Veritabanları: ders kitabı. Fayda. - E.: "Forum": INFRA-M, 2007.

Herhangi bir kuruluştaki yönetim faaliyeti, aynı zamanda, ilk verileri etkili bilgilere dönüştürmek için bir teknolojinin varlığından bahsetmemize izin veren, bilgilerin işlenmesine ve yeni bilgilerin üretilmesine dayanır. Münferit işyerlerini bilgisayarlarla donatmak, taslak belge oluşturma ve düzenleme sürecini hızlandırmasına, hata sayısını azaltmasına ve daktiloya kıyasla bilgisayar çıktılarının genel görünümünü iyileştirmesine rağmen istenen sonuçları getirmedi.

Okul öncesi eğitim kurumlarının bilgisayarlaşmasının bu aşamasında, en önemlileri iş istasyonu yazılımı.

Herhangi bir bilgisayarın yazılımı sistem ve uygulamaya ayrılmıştır.

Sistem yazılımı bilgisayar sistemlerinin bu şekilde çalışmasını sağlamak için tasarlanmıştır. Onlar içerir:

• test, teşhis ve anti-virüs programları;
• İşletim sistemleri;
• komut dosyası kabukları.

Bunlar genel amaçlı yazılım araçlarıdır, yukarıdaki tüm yazılım araçlarını bunlara entegre etmek de dahil olmak üzere, gelecek nesil işletim sistemlerinin yeteneklerini genişletme eğilimi olduğuna dikkat edilmelidir.

Arasında uygulamalı yazılım yönetim faaliyetleri için dokümantasyon desteğinin bilgisayarlaştırılması için gerekli, şunları ayırt edebiliriz:

yaygın olarak kullanılan türleri:

• metin belgeleri hazırlama sistemleri;
• kişisel bilgi sistemleri;
• Veritabanı Yönetim Sistemleri;
• metin tanıma programları;
• programları dış ortama çıkış;
• mali ve ekonomik bilgilerin işlenmesi için sistemler;

özel kullanıcı eğitimi gerektiren daha az yaygın uzmanlık:

• sunum hazırlama sistemleri;
• proje yönetim sistemleri;
• uzman sistemler ve karar destek sistemleri;
• akıllı tasarım sistemleri ve kontrol sistemlerinin iyileştirilmesi.

Metin belgeleri hazırlama sistemleri yönetim belgelerinin üretim teknolojisini ve metin niteliğindeki çeşitli bilgi materyallerini düzenlemek için tasarlanmıştır. Yeteneklerine göre metin editörlerine ayrılırlar; kelime işlemcileri; masaüstü yayıncılık sistemleri.

Metin düzenleyici (metin düzenleyici) herhangi bir sembolik metnin girilmesini, değiştirilmesini ve kaydedilmesini sağlar, ancak esas olarak biçimlendirme gerektirmeyen programların metinlerini hazırlamak için tasarlanmıştır, yani. metin öğelerinin düzenlenmesinin otomatik dönüşümü, yazı tipi değişiklikleri vb.

Niteliksel düzeyde bir belge hazırlamak ve yazdırmak için bir metin düzenleyicinin kullanımı, elektrikli daktilo kullanımına karşılık gelir, yalnızca tekrarlama kolaylığı, elektronik bellekte saklanan bir iş parçasından yazdırma ve her iki yazım hatasını düzeltme olasılığı nedeniyle daha verimlidir. ve yenilerini ekleyerek veya silerek metni kısmen işleme.

Mevcut birçok editör programından biri Norton Editor, Side Kick, Brief, çok fonksiyonlu çok pencereli Multi-Edit editörü, Turbo sistem editörleri seçilebilir.

Kelime işlemcilerin en önemli özelliklerinden biri, kağıt bir belgenin ekrandaki bir kopyanın görüntüsüne tam olarak karşılık gelmesidir. Bir kelime işlemci seçiminde önemli bir rol, işgal edilen bellek miktarı, diğer yazılım ürünleriyle entegrasyon tarafından oynanır. Her kullanıcının bir belge üzerinde kendi çalışma tarzı vardır (bir kullanıcı grubu için uygun, diğeri için bir engeldir). Bu nedenle, belge geliştiricisi için en çekici olanı, arayüzü zevkinize ve ihtiyaçlarınıza göre özelleştirmenin mümkün olduğu programlardır.

Kelime işlemciler, metin girmeyi ve basılı biçimde sunmayı kolaylaştırmak için tasarlanmış özel özelliklere sahiptir. Kelime işlemcinin ve metnin yazdırılması gereken yazıcının ön yapılandırması şunları sağlar:

• Ekranda sayfanın belirli bir görünümünü sağlayan metni görüntüleyerek, metnin yazdırıldıktan sonra kağıt üzerindeki gerçek konumu hakkında bir fikir verir;
• paragraf girintileri, başlıklar, çeşitli metin öğeleri için yazı tipi ve boyutu, satır aralığı, metin sütunlarının sayısı, dipnotların yeri ve numaralandırılması vb. gibi önceden ayarlanmış parametreler;
• otomatik olarak yazım denetimi yapın ve eş anlamlı sözcükleri seçerken ipuçları alın;
• tabloları ve formülleri görüntülemek ve düzenlemek;
• metni baskıya hazırlama sürecinde belgeleri birleştirmek;
• otomatik olarak bir içindekiler tablosu ve alfabetik referans oluşturur.

Ancak hemen hemen tüm kelime işlemciler (ve sürümleri) metni temsil etmek için benzersiz bir veri yapısına sahiptir; bu, belgenin yapısını tanımlayan metne ek bilgi ekleme ihtiyacı ile açıklanır. Bu nedenle, tek kelime işlemci ile hazırlanan metinler genellikle okunamaz ve bu nedenle başkaları tarafından düzenlenip yazılabilir. Nokta vuruşlu da dahil olmak üzere her türlü yazıcıda baskı yapılabilir.

Metin belgelerinin bir kelime işlemci ortamından diğerine aktarılırken uyumluluğunu sağlamak için, özel yazılım - belgenin kelime işlemci alıcısı biçiminde bir çıktı dosyası sağlayan dönüştürücüler kurmak gerekir.

Kitaplar da dahil olmak üzere karmaşık ve büyük belgeleri hazırlamanıza ve yazdırmanıza izin veren kelime işlemciler şunları içerir: Microsoft Word, WordPerfect, WordStar 2000, Lexicon, vb. Ancak çoğu ofis için Word ve WordPerfect sistemlerine ihtiyaç yoktur: karmaşıktırlar, içerirler. birçok sahipsiz fırsat.

İkinci kelime işlemci grubu, önemli ölçüde daha az özelliğe sahiptir, ancak kullanımı daha kolaydır, daha hızlıdır ve daha az bellek gerektirir, kullanımı daha kolaydır. Bunlar Beyond Word Writer, Professional Write, Symantec Jus, Write, DacEasy Word'ü içerir. Ancak Microsoft Word, 6.0, 97, 2000, 2002 sürümleri Rus ofisleri için fiili standart haline geldi.

Masaüstü yayınevleri, basım kurallarına göre ve tipografik kalitede metinler hazırlar. Masaüstü yayınevleri aslında bir düzen tasarımcısının aracıdır ve belge oluşturmak için değil, çeşitli baskı efektleri uygulamak için tasarlanmıştır. Metni kolayca değiştirmenize, sayfa biçimlerini değiştirmenize, girinti boyutlarını değiştirmenize ve farklı yazı tiplerini birleştirmenize olanak tanırlar. Masaüstü yayıncılar tarafından hazırlanan metinler sadece lazer yazıcılarda basılmaktadır.

Profesyonel düzeydeki sistemler arasında Windows için QuarkXPress, Windows için FrameMaker, Windows için PageMaker bulunur. Kullanımı zor "masaüstü yazdırma" konusunda uzmanlaşmak, yalnızca ara sıra güzel bir kartpostal, mektup veya duyuru hazırlaması gereken kişiler için pek uygun değildir.

Microsoft Publisher, Pageplus Windows sistemleri için endüstriyel baskı ürünlerine yönelik değildir. Küçük bir şirkette renkli belgeleri çoğaltmak için ara sıra kullanılırlar. Çalışma zamanının yalnızca bir kısmını yayınlamaya adayan kullanıcıya yöneliktirler.

Metin hazırlama sistemlerinin önerilen sınıflandırması, büyük ölçüde koşulludur, çünkü sınıflar arasındaki sınırları bulanıklaştıran yeni geliştirilmiş sürümler ortaya çıkar.

Kişisel bilgi sistemleri bir yönetici çalışanın işyerinin bilgi hizmetine yöneliktir ve özünde bir sekreter veya elektronik düzenleyicinin işlevlerini yerine getirir:

• planlanan olayların başlangıcının zamanında hatırlatılması olasılığı ile çeşitli zaman seviyelerinde kişisel zaman planlamak;
• gerekli bilgilerin otomatik olarak seçilmesi olasılığı ile kişisel veya diğer dosya dolaplarının bakımı;
• telefon görüşmelerinin kaydedilmesi ve çok işlevli telefon setlerine özgü işlevlerin performansı ile telefon hatları üzerinden bağlantı;
• çeşitli kişisel bilgilerin saklanması için kişisel bilgi defterlerinin bakımı.

Veritabanı Yönetim Sistemleri büyük veri dizilerini oluşturmak, depolamak ve işlemek için tasarlanmıştır. Bu sınıfın farklı sistemleri, veri depolamayı düzenleme ve arama isteklerini işleme biçimlerinin yanı sıra veritabanında depolanan bilgilerin doğası bakımından farklılık gösterir. Bu sistemler hem kişisel bir bilgisayarda hem de bir bilgisayar ağında çalışırken çalışır.

Mali ve ekonomik bilgilerin işlenmesi için sistemlerçeşitli üretim, ekonomik ve finansal olayları ve nesneleri karakterize eden sayısal verileri işlemek ve ilgili yönetim belgelerini, bilgileri ve analitik materyalleri derlemek için tasarlanmıştır. Bunlar şunları içerir:

• evrensel elektronik tablo işlemcileri;
• özel muhasebe programları;
• finansal ve ekonomik analiz ve planlama için özel programlar.

Elektronik tablo işlemcisi, herhangi bir entegre ofis paketinin veya sisteminin zorunlu bir bileşenidir:

• Corel'den Corel Office Professional;
• Corel'den Windows için Word Perfect Suite;
• Windows için Microsoft Çalışır;
• Microsoft tarafından MAC için MS Office;
• Windows için Microsoft Office Professional;
• Lotus tarafından Kazanmak için SmartSuite.

Windows işletim sisteminin ortaya çıkmasıyla birlikte, bu ortamda çalışmaya yönelik elektronik tablo işlemcilerinin sürümleri geliştirildi: Excel, Lotus, Corel Quattro.

Sunum hazırlama sistemleri sunumlarda, iş görüşmelerinde, konferanslarda gösteri amaçlı kullanılan grafik ve metin materyalleri hazırlamak için tasarlanmıştır. Sunum hazırlamak için modern teknolojiler, hipermedya teknolojilerinin uygulanması hakkında konuşmamızı sağlayan geleneksel grafiklere ve video ve sesli bilgi metinlerine bağlantı ile karakterize edilir.

Bugün, yukarıdaki programlar nadiren birbirinden ayrı olarak değerlendirilmektedir. Hepsi entegre ofis paketlerinin bir parçasıdır. Metin belgeleri hazırlama sistemine ek olarak, pakette bir elektronik tablo, bir sunum grafik programı ve bir veritabanı yönetim sistemi (DBMS), bir kişisel planlayıcı vb.

Örneğin, WordPerfect kelime işlemcisi şu anda bağımsız bir ürün olarak değil, yalnızca Corel Office Professional paketinin bir parçası olarak satılmaktadır. Uygulama yazılımı pazarına üç şirket hakimdir: Microsoft, Corel ve Lotus. Hepsi genel yasalara göre gelişir. Her şeyden önce, bu tam bir birleştirmedir: dosyaları yönetmek, düzenlemek, biçimlendirmek, yazdırmak, e-posta ile çalışmak ve yardım sistemi ipuçlarını aramak, küresel bilgisayar ağı İnternet ile entegrasyon gibi tipik görevleri çözmek için ortak bir kullanıcı arayüzü ve tek tip yaklaşımlar .

Uygulama sistemleri programları, ekip çalışması için araçlarla donatılmıştır: İnternet için HTML biçiminde temel türdeki belgeleri düzenlemek ve kaydetmek için araçlara sahiptirler.

Metin belgeleri hazırlamaya yönelik ofis sistemleri, yazar ekibinin görüşlerini dikkate alma sürecini büyük ölçüde basitleştiren, düzeltmeleri işaretleme, izleme ve düzenleme araçları sağlar. Notlar, belgeyi değiştirmeden yorum yapmak için kullanılabilir. Doğrudan metinde değişiklik yapmak için, metin veya grafiklerin belgede nereye eklendiğini, silindiğini veya taşındığını izlemenizi sağlayan bir düzeltme kayıt modu vardır. İşbirliği araçları, sürüm izlemeyi ve yazarın adını ve değişikliklerin yapıldığı tarihi içeren açılır pencereleri içerir.

Bir bilgisayar ortak bir ağa bağlandığında, e-posta ve bir posta listesi, tüm muhabirlere bilgi getirmeyi mümkün kılar. Çoğu modern posta sisteminde yerleşik olarak bulunan iade makbuzu özelliği, bilgilerin gerçekten alındığı zamanı kontrol etmenize ve uygun eylemi izlemenize olanak tanır.

Belgeye erişimi olan kişilerin çevresini ve her birinin değişiklik yapma haklarını kısıtlamak mümkündür: belge salt okunur olabilir, belgenin başka bir adla kaydedilmesi veya değiştirilmesi yasaklanabilir. stiller veya tersine, kullanıcıya tam erişim hakları verilebilir.

Bu nedenle, Microsoft World kelime işlemcisine ek olarak Microsoft Office XP'nin genişletilmiş sürümü şunları içerir:

• elektronik tablo - Excel;
• veritabanı yönetim sistemi - Erişim;
• kişisel planlayıcı - Outlook;
• sunum aracı - Power Point;
• e-posta sistemi - Outlook Express;
• web sayfası oluşturma aracı - Ön Sayfa;
• fotoğraf işleme aracı - Fotoğraf Düzenleyici.

Proje Yönetim Sistemleri karmaşık araştırma ve tasarım ve inşaat işlerinin uygulanmasında çeşitli türlerdeki (malzeme, teknik, finansal, personel, bilgi) kaynakları planlamak ve yönetmek için tasarlanmıştır.

Uzman sistemler ve karar destek sistemleri ekonomik ve matematiksel modelleme kullanımına ve yapay zeka ilkelerine dayalı yönetimsel karar verme süreçlerinin bilgi desteğine yönelik teknolojileri uygulamak üzere tasarlanmıştır.

Akıllı Tasarım ve Kontrol İyileştirme Sistemleri Kurumsal yönetim sistemlerinin oluşturulması ve iyileştirilmesi için tasarım çözümlerinin otomatik olarak geliştirilmesine odaklanan CASE teknolojilerini (Bilgisayar Yardımı Sistem Mühendisliği) kullanmak üzere tasarlanmıştır.

Tüm modern ofis paketleri ve işletim sistemleri, bir ağ yapılandırmasında çalışacak şekilde uyarlanmıştır; bilgi teknolojisi, otomatik iş istasyonlarının yerini almıştır.

Bilgi Teknolojisi- bu, teknik araçların kullanımına dayalı olarak bilgi toplama, iletme, biriktirme, işleme, depolama, sunma ve kullanma yöntemleri ve yolları sistemidir.

Her özel bilgi süreci, kendi teknik tabanını kullanan ayrı bir teknoloji, teknik bir araç yönetim sistemi - bilgisayar teknolojisi için, bunlar yazılım araçlarıdır - ve organizasyonel ve metodolojik destek - kurallar, talimatlar ile uygulanabilir.

Ancak yönetim faaliyeti, karar verme sürecinin bireysel aşamalarının sırasına ve içeriğine uygun olarak listelenen bilgi teknolojisi türlerinin neredeyse tamamının uygulanmasına dayanmaktadır. Bu nedenle, yönetim faaliyetleri için modern bilgi teknolojileri, temeli bilgisayar teknolojisi olan tek bir teknik kompleks temelinde çeşitli bilgi süreçlerinin entegre kullanımına dayanmaktadır. Bu bakımdan modern ya da yeni bilişim teknolojilerinin sadece bilgisayar teknolojileri olarak anlaşılması tam olarak doğru değildir.

Şu anda, çalışma sürecinde optimize edilen yapısal bir insan-makine kontrol ünitesinden bahsediyoruz: kullanıcı tarafından çözülen görevlerin yapılandırılması ve bilgi tabanının yenilenmesi nedeniyle bilgisayarların yetenekleri genişliyor ve kullanıcının yetenekleri - daha önce ekonomik veya teknik nedenlerle bilgisayara aktarılması uygun olmayan görevleri otomatikleştirerek.

Modern ofis bilgi teknolojileri, hem kişisel hem de kurumsal bilgisayarlara dayanmaktadır.

Kişisel bilgisayarlar, tüm kaynakları tamamen bir yönetim çalışanının bir işyerinin faaliyetini sağlamayı amaçlayan bilgi işlem sistemleridir. Bu, IBM PC ve bunlarla uyumlu kişisel bilgisayarların yanı sıra Apple'ın Macintosh bilgisayarlarını içeren en çok sayıda bilgisayar teknolojisi sınıfıdır.

Kurumsal bilgisayarlar, video terminali, klavye, konumlandırma cihazı, yazdırma cihazı gibi minimum donanıma sahip çok sayıda iş istasyonunun bağlı olduğu, önemli bilgi kaynaklarına sahip yüksek bilgi işlem gücüne sahip merkezi bir birime sahip çok kullanıcılı bilgi işlem sistemleridir.

Kurumsal bilgisayarları kullanmanın modern alanı, büyük finansal ve endüstriyel kuruluşlarda yönetim faaliyetleri için bilgi teknolojilerinin uygulanması, aynı işlev içinde çok sayıda kullanıcıya hizmet eden çeşitli bilgi sistemlerinin organizasyonu: takas ve bankacılık sistemleri, bilet rezervasyonu ve satışı. nüfusa ulaşım hizmetleri sağlamak için vb. P.

Şu anda, bilgisayarları ve işyerlerini çeşitli boyutlarda bilgisayar ağlarında birleştirme eğilimi hakimdir, bu da bilgi teknolojilerinin en verimli şekilde uygulanması için kaynakların entegre edilmesini sağlar, çünkü kişisel bilgisayarlar kurumsal bir bilgisayarın merkezi birimine bağlı işyerleri olarak da kullanılabilir.

Bilgisayar bilgi teknolojileri ile daha önce var olan teknolojiler arasındaki temel fark, yalnızca bilginin biçimini veya yerini değiştirme süreçlerini otomatikleştirmede değil, aynı zamanda içeriğini de değiştirmededir.

Yönetim faaliyetlerinde modern bilgi teknolojilerinin uygulanmasını geliştirmek için iki strateji vardır.

Birincisi, bilgi teknolojisinin mevcut haliyle organizasyon yapısına uyum sağlaması ve mevcut çalışma yöntemlerinin modernize edilmesidir:

işler rasyonalize edilir, işlevler teknik işçiler ve uzmanlar arasında ikincisi lehine yeniden dağıtılır;

bilgi toplama ve işleme işlevlerinin optimizasyonu vardır - karar verme işleviyle belgelerin fiziksel akışı - bilgi akışı;

iletişim sorunları hala ikincil bir rol oynamaktadır.

İkincisi - organizasyon yapısı, bilgi teknolojisinin en büyük etkiye sahip olacağı şekilde modernize ediliyor:

ana strateji, daha önce ekonomik olarak mümkün olmayan iletişimin gelişimini ve yeni organizasyonel ilişkilerin geliştirilmesini en üst düzeye çıkarmaktır;

yeni işler tanıtılır, eski pozisyonlar ortadan kaldırılır, öngörülen görev dağılımı şirketin neredeyse tüm çalışanları arasında gerçekleştirilir;

dokümantasyon desteğinin organizasyonu için yeni düzenleyici ve metodolojik destek geliştirilmekte, çalışanların yeni teknolojilerle çalışırken sürekli yeniden eğitimi gerçekleştirilmektedir;

organizasyon yapısının verimliliği artar, çünkü elektronik veri arşivleri yeniden dağıtılır, kanallarda dolaşan belgesel bilgi hacmi, her bir yönetim seviyesi ve çözülmesi gereken görev hacmi arasında bir denge sağlamak için azaltılır.

Bu nedenle, ilk strateji kuruluştaki mevcut yapıya ve mevcut ilişkilere odaklanırken, uygulamadan kaynaklanan risk derecesi en aza indirilirken, maliyetler asgari düzeydedir ve organizasyon yapısı rasyonelleştirilmez; ikincisi - sistemin kesinlikle bilgi ihtiyaçlarına göre, verilen parametrelerde, ancak insan faktörünü hesaba katmadan genişlediği gelecekteki yapıya. Her durumda, bilgisayar teknolojisinin kullanımına yaklaşım değişiyor: işyerlerini donatmanın temeli haline geliyor. Kullanılan yazılımın evrenselliği nedeniyle, bilgi sistemleri ve süreçlerinin teknolojik, metodolojik, organizasyonel bir entegrasyonu vardır.

Yönetimin belgesel desteğinin otomasyonu için entegre sistemlerin oluşturulması ve uygulanması, aşağıdaki hedeflere ulaşılmasını sağlar:

belge işleme alanında:

• belgelerle çalışmanın verimliliğini ve kalitesinin iyileştirilmesini sağlamak, iş akışını kolaylaştırmak, yürütme üzerinde kontrol sağlamak;
• geleneksel kağıt iş akışından elektronik kağıtsız teknolojiye geçiş için koşulların yaratılması;
• belgelerle anlamlı ve anlamsal çalışma için entelektüel üretken emeğin payını artırmak ve rutin işlemler için işgücü maliyetlerini azaltmak için gerekli koşulların yaratılması;
• kuruluşta oluşturulan belgelerin kalitesinin iyileştirilmesini sağlamak;
• onunla çeşitli çalışma alanlarında belge hakkında bilgi girerek çalışmanın tekrarlanmasının ortadan kaldırılması;

yürütme kontrolü alanında:

• Belgelerin alındığı veya oluşturulduğu andan gönderme veya işlemenin tamamlanmasına kadar kuruluşun bölümlerindeki belgelerin geçişinin otomatik kontrolünü sağlamak, alınan ve oluşturulan belgeler hakkında çalışanları ve yönetimi zamanında bilgilendirmek, ortadan kaldırmak belgelerin kaybı;
• belgelerin zamanında yürütülmesi, devlet gücü ve idaresinin en yüksek organlarından gelen talimatlar, kuruluşun yönetiminden talimat ve talimatlar, yürütme durumu ve herhangi bir belgenin yeri hakkında bilgilerin derhal alınması üzerinde otomatik proaktif kontrolün sağlanması;
• belgelerin geçiş ve icra şartlarının azaltılması;

bilgiye erişim organizasyonu alanında:

• elektronik ortamda hazırlanan belge metinlerinin ve grafik görüntülerinin yanı sıra ilgili tüm materyallerin (belgelerin kayıt kartları, kararlar, beraberindeki belgeler) tek bir konuyla ilgili belgelerin mantıksal bağlantılarını organize etme imkanı ile ve çevrimiçi olarak merkezi olarak depolanmasını sağlamak tematik sahne setine göre belgelerin aranması (seçimi).

Okul öncesi eğitim kurumları için bir yazılım otomasyon sisteminin getirilmesi, organizasyonun tüm bölümlerini kapsayan tek bir sistem için bir donanım ve yazılım temeli oluşturmalıdır. Aşağıdaki hedeflere ulaşılması beklenmektedir:

• organizasyonun bölümlerindeki belgelerle bireysel ve ortak çalışma için tek bir prosedür;
• kuruluşun bölümleri arasında elektronik belge akışlarının konsolidasyonu;
• tüm kuruluşlar için ortak bir belge indeksleme (numaralandırma) sisteminin kullanılması, ortak referans kitapları-sınıflandırıcılar (kuruluşların listesi, vakaların isimlendirilmesi gibi), belgelerin tek bir kayıt ve kontrol kartı (RCC) biçimi vb. .;
• yönetim belgelerinin birleştirilmesini sağlamak ve tek tip belge formlarının ve türlerinin sayısını azaltmak.

Şu anda, ofis otomasyonu ve iş akışı alanındaki yazılım sistemleri pazarı aşağıdaki özelliklerle karakterize edilir:

1. Satış yapan firmaların ortak bir terminolojisi yoktur ve çoğu, ürünlerini net bir şekilde konumlandırmaz.
2. Reklam kitapçıklarında yer alan bilgileri anlamak zor olduğundan, kuruluşlar genellikle şu veya bu sistemin ne yapıp ne yapamayacağı konusunda bir anlayıştan yoksundur: bu tür açıklamalarda çok az teknik bilgi vardır ve verilenler her zaman sistemin esasını vurgulamaz. reklamı yapılan yazılım ürünü.
3. İşletmelerde belgesel yönetim desteğinin otomasyonu açısından yapılması gerekenler konusunda net bir anlayış bulunmamaktadır.

Stratejinin ilk versiyonunu uygulayan yazılım sistemleri, Rus teknolojisini kırmaz, kamu kurumlarında kullanıma odaklanır ve belirli bir kuruluşta benimsenen tüm ofis çalışma geleneklerini ve normlarını korur. Bu tür sistemlerin görevi, kağıt iş akışı için destek sağlamak, rutin belge işleme operasyonlarının karmaşıklığını azaltmaktır. Bu tür sistemler, belgeleri kişisel bir bilgisayarda işleyerek geleneksel ofis ve iş akışı süreçlerinin kapsamını önemli ölçüde genişletebilir. Bu yöndeki sistemler, kağıttan kağıtsız belgelere kademeli bir geçiş için bir tür "köprü" dür. Bu teknolojinin otomasyon sistemleri şunları içerir: "İş"; "1C: Kurumsal" vb.

Batı teknolojisi yazılım ürünlerinin temel özelliği, iş akışı süreçlerinin modellenmesi ve bu bilgi sistemleri modelleri için özelleştirilmesidir. Bu stratejinin anahtarındaki gelişmeler, elektronik belgelerin ve kullanıcıların toplu çalışma araçlarının mümkün olan en iyi şekilde kullanılmasına, iş akışındaki ara bağlantıların ortadan kaldırılmasına ve belgelerle çalışmak için yeni teknolojilerin geliştirilmesine odaklanmıştır. Kuruluştaki, bölümlerindeki ve çalışanlarındaki belgelerin hareket yolları sistem yöneticisi tarafından oluşturulur.

Sistemi organizasyonun belirli süreçlerine uyarlarken, çalışanların kişisel bilgisayarlarına sadece gerekli fonksiyonel bileşenler yüklenerek, her bir çalışanın organizasyonun iş akışındaki rolüne uygun olarak belirli bir dizi görevi çözmelerine izin verilir.

Bu alandaki sistemler şunları içerir:

Popüler Batı sistemlerinin Ruslaştırılmış versiyonları:

DocsOpen (PC DOCS);

LinkWorks (Aralık);

Personel (Personel PLS)

Lotus Notları (Lotus-IBM);

Rus şirketleri tarafından Batı sistemlerine dayalı olarak oluşturulan yazılım çözümleri:

Ofis Medya sistemi (Lotus Notes);

bir dizi program "Ofis işi" (Lotus Notes);

Cinderella-Dolap sistemi (Lotus Notes);

JSC Vest (DocsOpen) çözümleri;

Optima sistemi (MS Exchange, MS SQL);

Rus şirketlerinin kendi geliştirmeleri: LanDocs sistemi; efekt ofisi; KADO; "Belge2000"; "Kron"; arama motoru "Fırat".

CJSC "Elektronik Büro Sistemleri"nin "Delo" sistemi, geleneksel yerli teknolojilere dayalı ofis çalışmalarını otomatikleştirmek ve devlet kurumlarının yönetim faaliyetleri için belge desteği sağlamak üzere tasarlanmıştır.

Delo sistemi aşağıdaki özellikleri sağlar:

• kurum ve kuruluşların temel fonksiyonel süreçlerinde ofis operasyonlarının tüm aşamalarını ve çalışma sonuçlarını takip etmek;
• vatandaşlardan gelen mektuplar ve itirazlar da dahil olmak üzere gelen tüm yazışmaların birleşik kaydı, belgeyle ilgili bilgilerin girildiği bir kayıt kartı oluşturarak, ardından yönetim ve yapısal bölümler tarafından değerlendirilmek üzere yazışmalar göndererek. Hem dışarıdan alınan belgeler hem de departmanlar içinde oluşturulan belgeler kayıt altına alınır. Bunlar arasında gelen, giden belgeler, vatandaşların itirazları;
• mükerrer olanlar da dahil olmak üzere karar metinlerinin girilmesi ve bunlar için uygulayıcıların atanması;
• kullanıcı-yürütücülerin işyerlerine kararlar ve belgeler göndermek;
• Belgedeki uygulayıcıların raporlarını sorumlu uygulayıcılara ve (veya) kararların yazarlarına göndermek;
• belgelerin kağıt asıllarının ve kağıt kopyalarının hareketi ve ilgili kararlar, performans raporları, belgelerin onaylanması (onaylanması) dahil olmak üzere kuruluş içindeki belgelerin hareketinin (belge akışı) kaydı;
• yönetimin talimat, kurum, kuruluş itirazları, karar ve talimatlarının zamanında yerine getirilip getirilmediğini izlemek; belgelerin yürütülmesinin doğruluğunun ve güncelliğinin doğrulanması;
• ofis yönetim sistemine kayıtlı belgelerin çeşitli kriterlere göre konsolidasyonu ve gruplandırılması;
• belgelerin yürütülmesini izleme, referans ve analitik çalışma yapma işlevlerini yerine getirmek için bir dizi kayıt kartı ve karar ayrıntısı üzerinde bir arama yapmak;
• belge dağıtım kayıtlarının oluşturulmasıyla giden belgelerin alıcılara gönderilmesi hakkında bilgi girilmesi;
• yönetime sunulmak üzere bilgi materyalleri, özetler, raporlar elde etmek;
• geleneksel ofis teknolojisi ile uyumluluğu sağlamak için istatistiksel sertifikalar ve raporların yanı sıra kayıt kartlarının alınması ve yazdırılması;
• belgelerin elektronik görüntülerinin depolanması;
• kuruluşta kabul edilen davaların isimlendirilmesine göre davaya belgelerin yazılması ve gerekirse davadan çıkarılması;
• kayıt kartları ve çözünürlükler dahil olmak üzere kullanıcının sistemle yaptığı işi kaydetme.

Sistem "BOSS-Referans" by IT Co., grup çalışması destek sistemleri için bir tasarım aracı olan ve bu alanda bir standart olarak kabul edilebilecek Lotus Development Corporation'ın Lotus Notes ürünü temel alınarak geliştirilmiştir. Lotus Notes ortamı ve buna dayalı olarak oluşturulan uygulamaları, büyük kuruluşlar için birleşik bir belge yönetim sistemi için temel gereksinimleri ve özellikle aşağıdakileri karşılar:

her türlü belgenin muhasebeleştirilmesi. Veritabanları, hemen hemen her tür bilgiyi depolayabilir ve dahili yollarla belgelerin geçişinin muhasebesini ve kontrolünü organize edebilir. Sistem, hem resmi ayrıntılar hem de belgelerin içeriği dahil olmak üzere belgelerin kaydedilmesi için çeşitli formların oluşturulmasını sağlar. Gerekirse, belgenin gerçek içeriği, taranmış bir kağıt belgenin görüntüsü de dahil olmak üzere ayrı bir veritabanında saklanabilir;

sayı benzersizliği. Sistem, dağıtılmış bir bilgisayar ağı da dahil olmak üzere belgelere benzersiz numaralar atama yeteneğine sahiptir;

belgenin metniyle çalışma desteği. Gömme mekanizmasını ve nesne bağlamayı destekleyen diğer kelime işlemcilerde (Microsoft Word, Word Pro, vb.) hazırlanan dosyaların yanı sıra elektronik tablolar ve grafik paketlerine dahil etmek mümkündür. Notes, tam metin arama araçları ve güçlü bir sorgu oluşturucu içerir;

belgelerin tutarlılığı. Bir Notes belgesi, diğer veritabanlarında depolananlar da dahil olmak üzere diğer Notes belgelerine sınırsız sayıda bağlantı içerebilir;

Diğer alt sistemlerle tutarlılık. Notes sistemi, uzantısının araçlarıyla birlikte, diğer bilgi alt sistemleriyle, özellikle postayla ve ayrıca ilişkisel veritabanlarıyla çalışan sistemlerle entegrasyon yeteneği sağlar;

dağıtılmış iş akışı. Notes, tek bir kişisel bilgisayardan her biri birkaç yüz kullanıcıya bağlanabilen düzinelerce sunucuya sahip sistemlere kadar yüksek düzeyde ölçeklenebilir bir sistemdir. Her sunucu birden fazla veritabanını barındırabilir. Gerekli bilgiler bu veri tabanları arasında dağıtılır ve tüm kullanıcılar için gerekli bilgiler periyodik olarak senkronize edilir;

Erişim sınırlaması. Veri koruması her düzeyde uygulanır: sunucu, veritabanı, form, belge, belge bölümü ve bireysel alan. Bir iletişim oturumu kurulduğunda, kullanıcının kimliğinin doğrulanması gerekir. Elektronik imza ve veri şifreleme desteklenir.

Yönetim ve kurulumları için dokümantasyon desteğinin az çok tam otomasyonu için belirli bir yazılım ürünleri (sistemleri) paketinin seçimi şu anda düzenlenmemiştir. Maddi, finansal ve diğer yeteneklerine bağlı olarak, her kuruluş bunları ofis yazılım ürünleri ve hizmetleri pazarından elde eder. Mevcut modelle ciddi bir çalışma ve aşinalık olmadan, reklam açıklamalarına dayanarak, listelenen sistemlerin her birinin yönetim için dokümantasyon desteği düzenleme alanındaki avantajlarını ve dezavantajlarını bulmak zordur.

Belirli bir kuruluş için, sistemlerin tüketici özelliklerinin tamamı değil, yalnızca bazıları önemlidir. İstenen bir özelliğin varlığı veya yokluğu, bir sistem seçiminde ana kriter haline gelebilir. Öte yandan, tüm sistemlerin geliştiricileri onları geliştirmek için sürekli çalışıyor ve her birinin önceki sürümlerde bulunmayan belirli özellikleri olabilir.

Dokümantasyon yönetimi desteğinin otomasyonu için çeşitli yazılım ürünlerinin karşılaştırmasının sonuçları görecelidir ve belirli bir sistemin mutlak avantaj ve dezavantajlarını gösteremez. Bu nedenle, bir otomasyon sistemi seçerken şunları yapmalısınız:

• reklamı yapılan sistemlerin belirli bir organizasyondaki iş akışını otomatikleştirmeye uygunlukları ve ayrıca mevcut DOW süreçlerinin arzu edilen yeniden organizasyonu derinliği açısından değerlendirilmesi;
• yazılım ürünlerinde kullanılan temel bilgi teknolojilerinin, kullanım beklentilerini ve kısa vadede okul öncesi eğitim kurumları için otomasyon teknolojilerinin genel gelişimi için tahminleri dikkate alarak değerlendirilmesi;
• mevcut düzenleyici çerçeve çerçevesinde çalışmayı sağlamak için iş akışı otomasyon sisteminin yeteneklerinin dikkatli bir şekilde incelenmesi ve doğrulanması: belgelere yasal güç verilmesi, belgelerin saklanma süreleri boyunca kayıt veritabanlarının sürdürülmesi, güvenilir bir belge ortamına zamanında çıktı alınması uzun ve kalıcı depolama süreleri vb.

Günümüzde belgelerle çalışmak için teknolojik süreçlerin otomasyon düzeyi, belge yönetimi desteğinin (DOW) iyileştirilmesi için öncelikli alanlarla ilişkili önemli bir değerlendirme kriteri görevi görmektedir. Bir kuruluşta otomatik teknolojinin varlığı veya yokluğu ve kısa vadede - kurumsal bir belge yönetim sistemi, işin kalitesini ve verimliliğini değerlendirmeyi mümkün kılan resmi bir gösterge olarak kabul edilebilir.

İş akışı otomasyonu ihtiyaçları ve yeni bilgi teknolojileri alanındaki gelişmeler, yazılım pazarındaki tekliflerde sürekli bir artışa yol açmaktadır. Artık piyasada, yalnızca geleneksel kayıt, yürütme denetimi ve belge arama işlevlerini yerine getirme değil, aynı zamanda çeşitli belge yönetimi işlevleri sağlama ve elektronik belge yönetimi öğelerini kullanma becerisini sağlayan yazılım ürünleri bulunmaktadır. Ofis işlerinde belirli işlemleri gerçekleştirirken (örneğin, belgelerin yürütülmesini kaydederken ve kontrol ederken) işçilik maliyetlerini en aza indirmeyi amaçlayan geçen yüzyılın 80'lerinde tanıtılan sistemlerin aksine, modern araçlar için otomatik bir sistem oluşturmanıza olanak tanır. kurum genelinde belgelerle çalışma. veya işletmeler.

Şu anda, geliştiriciler yalnızca ısmarlama geliştirmeler değil, aynı zamanda "kutulu" seçenekler, yani iş akışı otomasyonu için tipik ihtiyaçları dikkate alan çoğaltılmış geliştirmeler de sunmaktadır. Buna göre, iş akışı otomasyonu için bir yazılım ürünü seçimi, çeşitli sektörlerdeki birçok kuruluş için acil bir görev haline geliyor.

UDOiV'de ofis süreçlerini otomatik hale getirmek için, sistemin temel gereksinimlerinin kurum özellikleri dikkate alınarak oluşturulması ve mevcut sistemlerden aşağıdaki gereksinimleri karşılayacak olanın belirlenmesi gerekmektedir.

Her şeyden önce, bir otomatik belge yönetim sistemi (ADMS), belge yönetimi desteğinin tüm görevlerini eksiksiz olarak yerine getirmelidir: belgelerin hazırlanması, kayıtlarının yapılması, yürütme kontrolü, belgelerin aranması, bunların saklanması ve bir dizi belge üzerinde referans çalışması. Sistem, tek tip metodolojik ilkeler, yazılım, donanım ve teknolojik çözümler üzerine ve mevcut organizasyonel ve yasal koşullar çerçevesinde iç mevzuat, devlet standartları, talimatlar ve gereksinimler şeklinde oluşturulmalıdır. ASUD, birikmiş bilgi kaynağının tam kullanımını (entegrasyonunu) sağlamalı ve tek bir bilgi girişi ve bunun hem belgesel olarak hem de fiili olarak çoklu kullanımı ilkesini uygulamalıdır. Sistem ayrıca, bilgilerin yetkisiz erişime karşı gerekli derecede korunmasını sağlayarak, dokümantasyonun kuruluş içindeki hareket yollarının seçilmesine de yardımcı olmalıdır.

Bu nedenle, UDO ve V için kurumsal bir iş akışı otomasyon sistemi, aşağıdaki işlevsel ve sistem-teknik gereksinimleri karşılamalıdır.

A. İşlevsel gereksinimler

Önerilen teknolojinin devlet düzenlemelerine ve DOW'un kurumsal standartlarına uygunluğuna odaklanarak sistemi kullanmanın kolaylığını sağlarlar.

1. Ofis işleri

Belgelerin oluşturulması (şablonların kullanımı)

Belgelerin kaydı

· Belgelerin yürütülmesini izlemek

Bilgi ve referans çalışması (kayıt kartı arayın)

・Vakaların isimlendirilmesinin sürdürülmesi

Doküman akışına ilişkin istatistiksel verilerin hazırlanması

· Kağıt ortamından otomatik bilgi girişi

2. Elektronik arşiv düzenleme

Belge arşivleme

Tam özellikli arama

Belge depolama güvenliği

Arşiv belgelerine erişim organizasyonu

3. Elektronik belge yönetimi görevlerinin sağlanması

Elektronik dijital imza (EDS) teknolojisi

Elektronik dosyalarla çalışma

· Kripto koruma araçları

Elektronik iletişim kanalları aracılığıyla alınan belgelerin kaydı

4. Belge yönetimi

Organizasyon içindeki doküman akışlarının yönetimi

· İcra için belgelerin transferi

Belgelerin hareketinin (aktarının) kontrolü

Kullanıcı eylemlerinin kontrolü

Belge yönlendirme

· Belgelerin koordinasyonu

Kayıt kartlarına ve belge dosyalarına erişimin düzenlenmesi

5. İş süreci yönetimi

Belgeler üzerinde gerçek zamanlı olarak işbirliği yapın

· Uzak ofisler ve bölümlerle çalışın

· Her detayda ve her bölümde raporlamanın oluşturulması

Elektronik belge yönetim sisteminden bildirim alma

· Dizinlerle çalışın

B. Sistem ve teknik gereksinimler

Sistem ve teknik gereksinimler, değerlendirilen ürünlerin kullanılan sistem ve teknik platforma uygunluğunu dikkate almalıdır.

1. Yazılım uygulaması

· İstemci-sunucu teknolojisi

internet teknolojisi

Açık sistem standartları için destek

Uygulama geliştirme araçlarının kullanılabilirliği

Belge tarama araçlarının kullanılabilirliği

· Kullanıcı dostu arayüz

2. Sunucu bölümü için ağ işletim sistemi

Windows Sunucusu 2008

3. İstemci tarafı için ağ işletim sistemi

4. Operasyonel gereksinimler

Otomatik sistemin güvenilirliği

Sistem güvenliği

· Sistem Yönetimi

Aynı anda çalışan kullanıcı sayısı - 100'e kadar

5. Uyarlanabilirlik

Sistemin uygulanmasında basitlik ve kolaylık

Sistem kurulum kolaylığı

Sistem geliştirme imkanı

Bu nedenle, bir yazılım ürünü seçimi, kurumsal bir iş akışı otomasyon sistemi oluşturmanın ilk adımı olarak kabul edilebilir. Sistem için açıkça tanımlanmış hedefler ve gereksinimler, bu seçimi daha dengeli ve tutarlı hale getirir. Bu, sistemin başarılı bir şekilde uygulanması ve kullanıcıların onunla çalışması için en önemli ön koşulları yaratır.

TOMSK DEVLET ÜNİVERSİTESİ (TSU)

Tarih bölümü

UDC 005.92

GAK'TA KORUMAYA KABUL

Kafa kafe tarih ve

Doküman yönetimi

Doktor ist. bilimler, Prof.

NS Larkov

"____" ___________2010

MEZUNİYET ÇALIŞMASI

TOMSK BÖLGESİ YÖNETİMİNDE DOKÜMANTASYON DESTEK YÖNETİM OTOMASYONU

Tatyanenko Ekaterina Viktorovna

Bilim danışmanı

Sanat. öğretmen, doktora Bilimler

E.V. Tatyanenko

Tomsk 2010

Rusya Federasyonu Eğitim ve Bilim Bakanlığı

^ TOMSK DEVLET ÜNİVERSİTESİ (TSU)

Tarih bölümü

Tarih ve Dokümantasyon Bölümü

ONAYLAMAK

Kafa kafe tarih ve belgeler

Tarih Doktoru, Profesör

N.S. Larkov

"___" ___________ 2010

EGZERSİZ YAPMAK

Öğrenci Tatyanenko Ekaterina Viktorovna için tez hazırlama üzerine

1. Tezin Konusu: "Tomsk Bölgesi İdaresinde okul öncesi eğitim kurumlarının otomasyonu"

2. Öğrencinin tamamladığı tezi teslim etme süresi:

^ 3. İş için ilk veriler:

Çalışmanın amacı: Tomsk Bölgesi İdaresi'nde okul öncesi eğitim kurumunun AS'sini uygulama sürecini analiz etmek.

1. 
   Çalışmanın amaçları: Tomsk Bölgesi İdari İşler Departmanı okul öncesi eğitim kurumunun hizmetinin düzenleyici ve metodolojik belge paketi hakkında bilgi sahibi olmak; mevcut ofis çalışmasının durumunu değerlendirmek; okul öncesi eğitim kurumlarının otomasyon aşamalarını ve bu durumda ortaya çıkan sorunları sürekli olarak incelemek; Programın uygulanması sonucunda elde edilen fırsatları ve TR İdaresinde okul öncesi eğitim kurumunun AS'sinin gelişimi için daha fazla beklentiyi incelemek.

Çalışmanın amacı: okul öncesi eğitim kurumlarının otomatik sistemi.

Çalışmanın konusu: AS okul öncesi eğitim kurumlarının tanıtımı, Tomsk Bölgesi İdaresi'ndeki okul öncesi eğitim kurumlarının otomasyonu için sorunlar ve beklentiler.

Araştırma yöntemleri: analiz, sentez, karşılaştırma, genelleme, sınıflandırma, tümevarım, gözlem, anket, grafik, istatistik, açıklama, tahmin.

^ 4. İşin özeti:

Tez danışmanı

Tarih Bilimleri Adayı, Kıdemli Öğretim Görevlisi ________________ V.V. Mirkin

Görev, 26 Şubat 2010'da ________________ E.V. Tatyanenko tarafından yürütülmek üzere kabul edildi.

DİPNOT

Tez, yönetim için otomatik dokümantasyon desteği sistemlerinin uygulanmasındaki işlevleri, aşamaları ve sorunları tartışır. Okul öncesi eğitim kurumlarının otomasyonunun teorik ve uygulamalı yönleri, Tomsk Bölgesi İdaresi örneğinde incelenmiştir. Otomatik bir okul öncesi eğitim kurumları sisteminin tanıtılmasının sonuçlarının genel bir değerlendirmesi yapılır, elektronik belge yönetiminin geliştirilmesi için bir tahmin verilir.

Giriş 6

1. 
   AS DOW 15'in işlevleri, aşamaları, uygulama sorunları

1.1 Dokümantasyon otomasyon sistemlerinin işlevleri

yönetim 15

1.2 Otomasyon adımları 21

1.3 Okul öncesi eğitim kurumlarının otomasyon sorunları 28

2 Tomsk bölgesi idaresindeki okul öncesi eğitim kurumlarının otomasyonu 47

2.1 Okul öncesi eğitim kurumlarının otomasyon aşamaları.

AS DOW 59'u tanıtma sürecinin incelenmesi

2.2 AS "Kodeks" uygulamasının sonucu ve Tomsk Bölgesi İdaresi'nde okul öncesi eğitim kurumlarının otomasyonunun geliştirilmesi için beklentiler 68

Sonuç 73

Kullanılan kaynaklar ve literatür listesi 77

EK A Okul öncesi eğitim kurumu için yasal ve düzenleyici çerçeve listesi 86

EK B Belgelerin miktarı 92

EK C

Yazışma 96

EK D Belge türleri 97

EK E Takvim "Vatandaşların İtirazları" 98

EK E Belgelerin korelasyonu

2008 ve 2009 dönemi için (Ocak-Kasım arası) 99

EK G Trafik yollarının şeması

Belgeler 100

EK H Elektronik belge yönetimi ve ofis çalışma sistemi için yazılımın (yazılımın) geliştirilmesi için referans şartları 101

GİRİİŞ

Şu anda faaliyetlerinizi, herhangi bir kurumu, organizasyonu bilgi teknolojisi (BT) olmadan hayal etmek zor. Bilgi teknolojisi (BT), bilgisayar teknolojisini kullananlar da dahil olmak üzere kontrol ve veri işleme teknolojileriyle ilgili geniş bir disiplinler ve faaliyet alanları sınıfıdır. Son zamanlarda, bilgi teknolojisi en çok bilgisayar teknolojisi olarak anlaşılmaktadır. Özellikle BT, bilgi depolamak, dönüştürmek, korumak, işlemek, iletmek ve almak için bilgisayarların ve yazılımların kullanımı ile ilgilenir 1 . Bilgisayar teknolojisi sayesinde, bilgi işleme ile ilgili yük önemli ölçüde azaltılmıştır. Yönetim belgeleri bir istisna değildir. Ofis işlerini geliştirmek için birçok otomatik sistem geliştirilmiştir.

New Illustrated Dictionary'ye göre otomasyon, üretim, bilimsel, yönetimsel ve diğer insan faaliyet alanlarında makinelerin, otomatik ve otomatik sistemlerin kullanılmasıdır. Otomasyonun temel amacı, işgücü verimliliğini artırmak, yönetimi optimize etmek, kaliteyi iyileştirmek ve bir kişinin sağlığa zararlı koşullarda çalışmasını engellemektir.

Bugün pazar, “doe otomasyonu” kavramı için pek çok eşanlamlı sunmaktadır: bir belge yönetim sistemi, bir bilgisayarlı belge yönetimi ve ofis otomasyon sistemi, bir ofis yönetim sistemi, bir dağıtılmış belge yönetim sistemi, bir belge yönetim sistemi, endüstriyel ofis otomasyon teknolojisi, elektronik belge yönetim sistemi vb. VNIIDAD araştırmacıları, mevcut tüm çeşitli yazılım ürünlerini, belge yönetimi desteği (AS DOW) için otomatik sistemlerin koşullu adı altında birleştirmeyi teklif ediyor. Onlara göre, bu tanım mevcut durumu en iyi şekilde yansıtmaktadır 1 .

Ofis süreçlerinin otomasyonu, bilgi ve belgelerle en son teknolojileri dikkate alan rasyonel bir operasyon organizasyonudur: derleme ve yürütme, transfer (teslimat), muhasebe, kayıt temelinde bir bilgi ve referans aparatının oluşturulması, uygulanması üzerinde kontrolün organizasyonu. alınan kararlar, mevcut depolama, imha olasılığı (değerin incelenmesi), bir arşivin oluşturulması ve bakımı 2 .

Herhangi bir organizasyonun modern faaliyeti, belirli süreçlerin otomasyonu yardımıyla gerçekleşir. Dolayısıyla, yerel özyönetim organları, yönetim süreçlerini, işbirliğini ve yürütme organından gelen talimatların yerine getirilmesini organize etmek için güvenilir bir temele ihtiyaç duyar. İdarelerin faaliyetleri DOW bazında yürütülür. Bu nedenle, otomatik sistemler aracılığıyla bu alanın optimize edilmesine ihtiyaç vardır. AS'nin tanıtılması, entegre bir yaklaşım gerektiren zor bir iştir.

Son yıllarda, giderek daha fazla kuruluş, çalışmayı genel olarak belgelerle otomatikleştirme ihtiyacına geldi. Bu durum aşağıdakilerin benimsenmesiyle kolaylaştırılmıştır:

1. 10 Ocak 2002 tarihli 1-FZ "Elektronik Dijital İmza Üzerine" Federal Yasası. Bu yasa, belgelerin elektronik biçimdeki uygulama kapsamını önemli ölçüde genişletti.

2. Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 28 Ocak 2002 tarih ve 65 sayılı “Belge akışının çoğunun elektronik dijital forma aktarılmasını” sağlayan “Elektronik Rusya (2002-2010)” federal hedef programı hakkında ticari kuruluşlar, kamu yetkilileri ve yerel özyönetim organları arasında” 1 .

Bu yazıda, hem Rusya Federasyonu'nda hem de doğrudan Tomsk Bölgesi İdaresi'nde belge yönetimi alanında modern teknik araçların tanıtımına odaklanacağız.

Herhangi bir araştırma çalışması, belirli bir konuda teorik materyalin incelenmesini içerir. Çalışmanın ana aşamaları şunları içerir: literatür ve diğer kaynakların incelenmesi; İdaredeki düzenleyici ve metodolojik belgelerin incelenmesi, işte kullanılan diğer belgeler; iş operasyonlarının incelenmesi; yapılan işin kurallara ve standartlara uygunluğunu incelemek; İşler Departmanı çalışanları ile görüşme; otomatik bir sistemin (AS) uygulama aşamalarının incelenmesi; AS uygulamasının sonucunun analizi; elektronik belge yönetiminin geliştirilmesi üzerine daha fazla çalışma öngörmek.

Bununla birlikte, bu konuda yerli literatüre olan yüksek talebe rağmen, hala kaynak sıkıntısı, ofis otomasyonunu incelemeye yönelik çalışma eksikliği olduğunu belirtmekte fayda var. Bu, bilgisayar ve bilgi teknolojilerinin göreli yeniliği ve son derece hızlı gelişimi ile açıklanabilir. Sonuç olarak, birçok ders kitabı, eser, makale vb. ilgilerini hızla kaybeder.

Günümüzde kaynakların çoğu, belirli yazılım ürünlerinin pratik uygulamaları hakkında bilgi sunmaktadır. "Sekreter İş", "Büro Yönetimi", "Sekreter ve Büro Yöneticisinin El Kitabı" ve diğerleri gibi dergiler gibi yönetimin dokümantasyon desteğini otomatikleştirmenin olası sorunları ve aşamalarını analiz etmek ve tanımak.

Makalelerin ve diğer eserlerin yazarları, belge bilimi ve arşivleme alanında uzmanlar, elektronik belgelerin sorunlarıyla ilgilenen AS DOW ve çeşitli kuruluşların çalışanlarıdır. Bunlar arasında aşağıdaki uzmanlar bulunmaktadır: O.I. Ryskov 1 - VNIIDAD'da kıdemli araştırmacı, yıllık bilimsel ve pratik konferanslara katılan; S. L. Kuznetsov 2 - Tarihte Doktora, Gorbaçov Vakfı Bilim ve Bilgi Merkezi Başkanı; TELEVİZYON. Kuznetsova 3, kafa. Kayıt Bilimi Bölümü IAI RGGU, Profesör; G.A. Serov 4 - Doktora

Serova G. A., makalelerinde okul öncesi eğitim kurumlarının otomasyonunun ana amaçlarını ve ilkelerini ortaya koymaktadır. Otomasyon sorununun çözümüne önemli bir katkı T.V. Kuznetsova. Otomasyonun aşamaları ve işlevleri hakkında bilgi edinme konusunda yardım, S.L. Kuznetsov'un makalelerinin yanı sıra Polina Kochetkova 5 (ZAO InterTrust Company'nin önde gelen uzmanı) tarafından sağlandı.

Marina Tarasova, elektronik belge yönetim sistemlerinin (EDMS) 6 uygulanmasına yönelik pratik bir yaklaşımın altını çiziyor.

Ö. Podolina, şirket çalışanı "İnter Güven" , Danışmanlık Hizmetleri ve Uygulamaları Merkezi danışmanı, belgelerin yaşam döngülerini EDMS çerçevesinde inceler ve geleneksel ofis çalışmalarından önemli olanları açıklar. 1 .

Zhuravleva N. makalelerinde belge tarama ve çeşitli yazılım araçlarını kullanarak tanıma ihtiyacına odaklanıyor. EDMS ile çalışırken çalışanların eğitimine ve seçim, uygulama ve işletim sırasında ortaya çıkan sorunlara dikkat eder. 2 .

VNIIDAD okul öncesi eğitim kurumları bölümü araştırmacısı Belaya T.R., AS okul öncesi eğitim kurumlarının oluşturulması ve uygulanması sürecini ayrıntılı olarak inceliyor. 3 .

Büro çalışmaları ve PEI süreçlerinin otomasyonu alanında bilim adamları, araştırmacılar ve uzmanlar tarafından sağlanan veriler iki türe ayrılabilir. İlk çalışma türü, düzenleyici ve metodolojik bir çerçeve, yasama girişimlerinin analizidir. İkinci tip çalışmalar, pratik uygulama örnekleri, AS DOW olasılıklarının analizini sunar.

Çalışmanın kaynak temeli, Rusya Federasyonu'nun yasal düzenlemelerinin yanı sıra Devlet Standartları (GOST'ler), Tomsk Bölge İdaresi tüzüğü, Yönetmelikler, okul öncesi eğitim kurumunun hizmetine ilişkin Yönetmelikler, okul öncesi eğitim kurumunun hizmetlerine ilişkin talimatlardı. okul öncesi eğitim kurumu, uzmanların görev tanımlarının yanı sıra kullanım konularını doğrudan veya dolaylı olarak düzenleyen kurallar, AS DOW oluşturulması. Muhasebe ve referans belgelerinden aşağıdakiler kullanıldı: otomatik sistem "Kodeks" veritabanı (DB), AS "KORD" veritabanı, 2009 için vaka isimlendirmesi. Belge formlarının yanı sıra belgelerin kendileri, kullanıcılar ve yöneticiler için otomatik sistem "Kodeks" ile çalışma talimatları ve kılavuzları.

Önemli, ana kaynaklar arasında, Federal Hedef Programı "Elektronik Rusya" belirtilmelidir. Rusya Başbakanı Vladimir Putin, "Elektronik Rusya (2002-2010)" 1 Federal Hedef Programında yapılan değişiklikleri onayladığı 10 Eylül 2009 tarih ve 721 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi'ni imzaladı.

Programın ana hedefleri, demokrasinin gelişmesi için koşullar yaratmak, BİT'in (bilgi ve iletişim teknolojileri) tanıtılması ve kitlesel olarak yaygınlaştırılması yoluyla ekonominin, kamu yönetiminin ve yerel özyönetimin işleyişinin verimliliğini artırmak, bilgileri özgürce arama, alma, iletme, üretme ve yayma, BİT uzmanlarının ve nitelikli kullanıcıların eğitimini genişletme hakları.

Program süresince, bilgi teknolojisi alanını doğrudan düzenleyen birkaç önemli federal yasa hazırlanmıştır. 27 Temmuz 2006'da, 149 sayılı “Bilgi, Bilgi Teknolojileri ve Bilginin Korunması Hakkında” Federal Yasa onaylandı ve devlet organlarında ve yerel yönetimlerde birleşik bir ofis çalışması sistemini etkin bir şekilde uygulamaya koydu 2 .

"Kişisel Veriler Üzerine" federal yasa, personel veritabanlarının korunmasına ilişkin gereklilikleri belirledi. Kanun, ofis otomasyon sistemlerine bir takım kısıtlamalar getirmektedir. Örneğin, Madde 19 uyarınca, “Kişisel verileri işlerken, işletmeci, kişisel verileri yetkisiz veya kazara erişime karşı korumak için şifreleme (kriptografik) yöntemlerin kullanılması da dahil olmak üzere gerekli organizasyonel ve teknik önlemleri almakla yükümlüdür, kişisel verilerin imhası, değiştirilmesi, engellenmesi, kopyalanması, dağıtılması ve diğer yasa dışı eylemlerden” 1 .

Belge ayrılmaz bir şekilde özgünlük ve dolayısıyla yasal güç ile ilişkilidir. Şu anda, belge yalnızca bilgi içeren bir malzeme taşıyıcısı değil, aynı zamanda elektronik belgelerdir. Elektronik bir belgeyi düzeltmelerden, sahtecilikten ve bilgi eklenmesinden korumak için, elektronik bir belgenin sahteciliğe karşı korunması için bir gereklilik olarak "elektronik dijital imza" kavramını getiren "Elektronik Dijital İmza Hakkında"2 kanunu geliştirilmiştir. .

Otomatik sistemlerin oluşturulması, işletilmesi konuları GOST 34.601-90 tarafından düzenlenir 3 . GOST, çeşitli faaliyet alanlarında kullanılan otomatik sistemlerin oluşturulmasında sekiz aşamayı ayırt eder. Yönetim alanında: otomatik sistemler (AS) için gereksinimlerin oluşturulması, AU kavramlarının geliştirilmesi, görev tanımı, taslak tasarım, teknik tasarım, çalışma belgeleri, devreye alma, AU desteği. GOST 34.602-89 4, "Sistemin oluşturulması (geliştirilmesi veya modernizasyonu) için İş Tanımı" belgesinin düzenlenmesi için kompozisyon, içerik, kuralların yanı sıra geliştirme, onay ve onay prosedürünü belirler. Bu standart, referans şartlarında yer alan gereksinimlerin "en iyi modern yerli ve yabancı analoglar için benzer gereksinimlerden daha düşük olmaması" gerektiğini belirtir.

İncelenen materyal, elektronik dokümantasyon çalışmalarını düzenleme alanındaki yasal çerçevenin tutarsızlığını göstermektedir. Aynı zamanda, yasal düzenleme deneyimi büyük değildir ve sorun belge yönetimi açısından açıklanmamıştır, bu nedenle önerilen çalışmanın konusunu ilgili olarak değerlendirmek için bir neden vardır.

Bu tezin pratik sonuçları da vardır. Analiz edilen bilgiler, işte kullanım için özlü ve uygun bir biçimde sunulur. Bu, okul öncesi otomasyonun temellerini öğrenmek isteyen herkes için bir tür pratik rehberdir. Teorik kısım, otomasyon süreçleri hakkında genel bir fikir oluşturmanıza izin verir ve pratik kısım, kabul edilen kavramların onaylanmasını veya reddedilmesini sağlar. Her özel durumda, otomasyon söz konusu olduğunda, bir ikilem ortaya çıkar - belge yönetimi desteği için hangi otomasyon sistemini seçmeli, seçerken ne yönlendirmeli, nasıl bir “eylem planı” hazırlamalısınız, kendinizi acil otomasyon problemlerini çözmekle sınırlandırın veya “Büyüme için” bir sistem oluşturun 1.

Çalışmanın amacı, okul öncesi eğitim kurumlarının otomasyonunun tüm Rus ilkeleri, TR İdaresinde okul öncesi yönetim hizmetinin otomasyonu ve bir bütün olarak İdarede elektronik belge yönetiminin tanıtılmasıdır.

Bu çalışmanın konusu, okul öncesi eğitim kurumlarının otomasyonu ile çalışmanın tüm aşamalarında ortaya çıkabilecek sorunlar, okul öncesi eğitim kurumlarının AS'sini uygulama sürecinin aşamaları, okul öncesi eğitim kurumlarının otomasyona yönelik sorunları ve olası beklentileridir. Tomsk bölgesinin yönetimi.

Araştırma yöntemleri: analiz, sentez, karşılaştırma, genelleme, belgelerin incelenmesi, doğrudan gözlem, anket, grafik, istatistiksel, tahmin.

Çalışmanın amacı: Tomsk Bölgesi İdaresi'nde okul öncesi eğitim kurumunun AS'sini uygulama sürecini analiz etmektir.

Tezin amacını gerçekleştiren görevler: AS DOW'un işlevlerini düşünün; okul öncesi eğitim için optimizasyon araçlarının uygulanması sırasında ortaya çıkan otomasyon aşamalarını ve sorunları incelemek; Tomsk Bölgesi İdare İdaresinin okul öncesi eğitim kurumunun hizmetine yönelik düzenleyici ve metodolojik belge paketi hakkında bilgi edinin; mevcut ofis çalışmasının durumunu değerlendirmek; otomasyon sürecinde ortaya çıkan sorunları araştırmak; Programın uygulanması sonucunda elde edilen fırsatları ve TR İdaresinde okul öncesi eğitim kurumunun AS'sinin gelişimi için daha fazla beklentiyi incelemek.

Diploma projesi bir giriş, iki bölümden oluşan ana bölüm, sonuç, referanslar ve referanslar listesi ve bir ekten oluşur.

^ 1. AS DOW'un işlevleri, aşamaları, uygulama sorunları

1.1 Yönetimin dokümantasyon desteği için otomasyon sistemlerinin işlevleri

Ofis otomasyon sistemlerinin ana işlevlerini incelerken, tam teşekküllü bir AS DOW'un uyması gereken gerekli özellikleri vurgulamak gerekir.

Her şeyden önce, bir belge oluşturma yeteneğidir. Belge, uygun düzenleyicide (metin, grafik) bağımsız olarak veya hazırlanmış şablonlara dayalı olarak oluşturulabilir.

Program, belgenin otomatik olarak kaydedilmesini sağlar. Her muhasebe belgesi için, belgeyle ilgili bilgilerin girildiği bir kayıt ve kontrol kartı oluşturulur. Sistem, hem doğrudan içinde oluşturulan belgeleri hem de dışarıdan içe aktarılan belgeleri kaydedebilir.

AC, yazışmalarla çalışmanıza izin verir. Bu işlev, kural olarak, farklı konularda yazsa bile, belge paketinin bağlantı başlangıcının muhatap - gönderici olduğu gerçeğiyle karakterize edilir.

Sistem, idari belgelerin kaydı, işlenmesi ve kontrolü için teknolojileri destekler.

Belirli kriterlere göre birleştirilen belgeler, kullanıcının çalışma klasörlerinde oluşturulmaktadır. Ayrıca, genellikle belgenin kendisini değil, ona bir bağlantı depolarlar.

Sistem, belgelerin yürütülmesi üzerinde kontrol uygulamanıza izin verir. Belgelerin yürütülmesi, hem kararın yazarı düzeyinde hem de kontrol belgelerinin yürütülmesi hakkında raporlar oluşturma olasılığı ile merkezi kontrol düzeyinde izlenir.

Belgelerin işlenmesi ve saklanması. Kayıt kartı, belgenin kendisini içeren dosyaların bilgisayarlı bir temsil biçiminde (örneğin, metin, ses veya video materyali, vb.) eklenmesi olasılığını sunar. Sistem, belgeleri birleştirme yeteneğine sahip olmalı, ayrı metin ve grafik dosyalarını bir araya getirerek eksiksiz bir belge oluşturmanıza izin vermelidir.

İlgili belgelerle çalışma. Tematik olarak ilgili, birbirini tamamlayan veya iptal eden, tekrar eden vb. belgelerin kayıt kartları arasında bağlantı kurma imkanı desteklenmektedir. Bir belgeyle çalışırken, konuyla ilgili tüm yazışmaları, geçmişini, kartların kopyalarını diğer departmanlara göndererek, ilgilendiğiniz her karta anında erişerek her zaman görüntüleyebilirsiniz.

Belgelerin hareketi, kararların ve açıklamaların girişi. Belge hareket mekanizması, sistem kullanıcıları arasında belgelerin işlenmesini ve aktarılmasını sağlar. Bir kararın sunulması, belgelerin otomatik olarak aktarılması için temel teşkil edebilir. Belge hareket yönlendirmesi sabit kodlanmış olabilir veya kullanıcı tanımlı olabilir. Belgenin ilk değerlendirme için başlığa teslim edildiği andan davaya yazıldığı ana kadarki yolu kaydedilir.

İç içe alt sistemler için destek. Bir organizasyonun ofis çalışma sistemi, kendi işlevleri olan departmanların alt sistemlerini (muhasebe, kontrol, belgelerin hareketi vb.)

Tek bir belgenin izleme sürümleri. Birkaç kullanıcı aynı belge üzerinde birlikte çalıştığında, "sürümler" ve "kopyalar ve orijinaller" sorunu çok zaman ve çaba gerektirir.

Numaralandırılmış belgeler için muhasebe, raporlama.

Dağıtılmış işleme, belgeleri postayla gönderme. Belge işleme süreci, sistemin tüm kullanıcıları için aynı olmalıdır. Kullanıcılar arasında bilgi alışverişi için sistem, işlevleri aşağıdakileri içeren e-posta sağlar: resmi ve kişisel yazışmalar; mesajların ve bildirimlerin otomatik dağıtımı. Sistem, posta listeleri oluşturmanıza olanak tanır.

İnternet üzerinden çalışın. Sistem, internet üzerinden herhangi bir yerel veya uzak bilgisayardan belgeler ve belgelerin kendileri hakkındaki verilere erişim sağlayan ofis işleri için bir Web sunucusu uygular. Kullanıcıya, sistemde kayıtlı bir belgeyi veya bir grup belgeyi aramak için bir talep oluşturma fırsatı verilir.

Arama sistemi, bir belgeyi çeşitli kriterlere göre bulmanızı sağlar: belge adı, muhatap, gönderen, belgenin tarihi, belge metninde yer alan kelimeler, vb.

Sistem belgeleri arşivlemenizi sağlar. İşlendikten sonra imzalanan belgeler arşivlenir. Arşiv yönetimi iş istasyonu, belgeleri arşivleme ve geri yükleme modlarını yapılandırmanıza, arşivlere erişim haklarını ayarlamanıza olanak tanır.

Davadaki belgenin silinmesi. Otomatik sistemde kayıt kartına uygun giriş yapıldığında belge dosyaya yazılır.

Sözlüklerin ve referans kitaplarının bakımı ve otomatik güncellenmesi. Sistemin dizinleri şunları içerir: kullanıcılar, departmanlar, kuruluşlar, vatandaşlar, belgelerin tematik değerlendirme listeleri, standart metinler, vaka isimlendirmeleri, erişim damgaları, posta listeleri. Bazı sistemlerde, kendiniz yeni arama tabloları oluşturabilirsiniz.

Referans ve analitik çalışmaların otomasyonunu sağlamak. Sistem standart raporlar ve grafikler (referanslar, özetler, dergiler, belge listeleri) üretir. Rapor ve grafik oluşturucuyu indirmek de mümkündür. Çalışma sırasında sistem eylemleri ve kullanıcı eylemleri kaydedilir.

Erişim haklarının düzenlenmesi. Sistemdeki kullanıcı hakları, sınıflandırmalarına göre hem dosya dolaplarına ve belgelere erişim haklarını hem de belirli bir kullanıcı için mevcut olan bir dizi işlevi (kayıt, düzenleme, bir belgeyi bir davaya yazma, kontrolden çıkarma vb.) ). Gerektiğinde departman çalışanlarına sadece kendi departmanlarının belgeleri ile çalışma imkanı verilebilir. Diğer bölümlerin belgelerine hiç erişilemez veya yalnızca görüntülenebilir.

İmza hakkının devri. Sistem, belgelerin elektronik imzasını ve belgeler üzerindeki kararları sağlar. Gerekirse, bir belgeye imza yetkisi verilmesi veya imzaya sunulan tüm belgeler için yöneticiye otomatik yetkilendirme kurulması mümkündür.

Veri koruması. Her iş istasyonu, bilgilere yetkisiz erişim girişimlerine ve kullanıcı adına eylemlerin gerçekleştirilmesine karşı bir parola ile korunabilir. Aynı zamanda, sistem mevcut kayıt tutma uygulamasına uymalı, belgenin kuruluştaki tüm yaşam döngüsünü desteklemelidir: ilk kaydından silinmesine kadar davaya. Sistem, ofis işleri için GOST'lere uygunluk için devlet sertifikasını geçmelidir.

Bilgi koruması için özel gereksinimleri olan kuruluşlar için ofis çalışma sistemlerinin oluşturulması, sistemin, sertifikalı olanlar da dahil olmak üzere, mümkün kılacak herhangi bir özel bilgi koruma aracıyla uyumluluğunu sağlamanın gerekli olduğu gerçeği dikkate alınarak gerçekleştirilir. kullanımını mevcut güvenlik standartlarıyla uyumlu hale getirmek 1 .

Bu nedenle, yukarıdakileri özetleyerek, aşağıdakilere dikkat edilmelidir. Okul öncesi eğitim kurumlarının otomatik sistemleri aşağıdaki işlevlere hizmet eder: belgelerin oluşturulması ve kaydedilmesi, yazışmaların aktarılması, kontrol, uygulayıcıların tanıtılması ve müteakip belgelerin yürütülmesi üzerinde kontrol, kontrolden çıkarma, davaya yazma, referans çalışması ve arşiv depolamak. Bilgileri yetkisiz kullanımdan korumanın yanı sıra, kopyalama, değiştirme, aktarma ve erişim hakları verme.

Böylece, AS DOW ve otomatik süreçlerin ana görevlerini belirlemek mümkündür.

Ofis otomasyonunun ana görevleri şunlardır:

1. 
   Personeli artırmadan belgelerle çalışma düzeninin düzenlenmesi;
2. 
   Gerekirse personelin azaltılması;
3. 
   Firmanın, işletmenin, organizasyonun müşteri hizmetlerini ve yönetimini geliştirmek;
4. 
   Belgelerin işlenmesi, işlenmesi ve aktarılması sürelerinin azaltılması;
5. 
   Belge kaybının hariç tutulması;
6. 
   İş süreçlerinin ilerlemesinin merkezi takibi;
7. 
   Yürütme kontrolünün iyileştirilmesi;
8. 
   Belge işleme kalitesinin iyileştirilmesi;
9. 
   Belgelerin saklanmasını sağlamak;
10. 
    Referans çalışması için zamanın azaltılması.

DOE'de aşağıdaki işlemler otomatikleştirilebilir:

1. 
   Gelen yazışmaların alınması, kaydedilmesi, işlenmesi ve dağıtılması;
2. 
   Giden yazışmaların hazırlanması, imzalanması, kaydı ve dağıtımı;
3. 
   Dahili ve organizasyonel ve idari belgelerin hazırlanması, imzalanması, kaydedilmesi ve gönderilmesi;
4. 
   Her tür belge için talimatlar, kararlar ve bunlara yanıt kaydetme olasılığı;
5. 
   Belgelerin ve kararların yürütülmesini izlemek;
6. 
   Çok sayıda belgenin taranması, belgelerin elektronik arşivlerinin oluşturulması ve bakımı.
7. 
   Kuruluşlar, bireysel bölümler ve çalışanlar arasında iş yazışmalarının yürütülmesi 1 .
8. 
   Bilgi kaynaklarına erişimin kısıtlanması veya genişletilmesi.

Bir ofis otomasyon sisteminin tanıtımı karmaşık ve sorumlu bir süreçtir. Yanlış sistem, en iyi ihtimalle gereksiz maliyetlere yol açar ve en kötü ihtimalle, çalışanların işini önemli ölçüde karmaşıklaştırabilir ve nihayetinde otomasyon fikrini tehlikeye atabilir. Bazı durumlarda, birkaç yıldır devam eden otomatik bir sistemin tanıtılması süreci, kuruluşun çok fazla çaba ve paranın yatırıldığı yazılım paketini terk etmeye ve bir şeyler aramaya zorlanmasına neden olur. belgelerle çalışmak üzere tasarlanmış otomatik sistemler için piyasada başka.

Ayrıca ofis otomasyonunun sadece bir organizasyonda (kurum, işletme, firma, holding, kurum) faaliyet gösteren doküman yönetim sisteminin bir yansıması olduğu unutulmamalıdır. Bu nedenle, en iyi sonuçları elde etmek için herhangi bir otomasyon, kuruluştaki belgelerle çalışmak için mevcut şemaların optimizasyonu ile başlamalı ve yalnızca bu optimize edilmiş model temelinde otomatik bir ofis çalışma sistemi kurulmalıdır. Aksi takdirde, belgelerle çalışmak için kusurlu, çelişkili ve kafa karıştırıcı bir şemanın bilgisayarlı bir temele aktarılması, aynı çelişkili ve kusurlu otomatik sistemin yaratılmasına yol açacaktır. Okul öncesi eğitim kurumlarının başarılı bir şekilde otomasyonu için bu süreç birkaç aşamaya bölünmelidir.

^ 1.2 Otomasyonun aşamaları

İlk adım okul öncesi eğitim kurumunun otomasyonu, kuruluşta 1 ofis çalışmalarının yürütülmesini tanımlayan ve düzenleyen yasal ve düzenleyici ve metodolojik belgeler paketinin oluşturulmasıdır.

Düzenleyici ve metodolojik bir belge paketinin oluşturulması, ofis işleri endüstrisini düzenleyen bir dizi GOST ile başlamalıdır. Ayrıca, bu paket, işletmenin türüne, türüne, kurumun organizasyonuna, Rusya Federasyonu Başkanının ve Hükümetinin düzenlemelerine, federal yürütme makamlarının belgelerine bağlı olarak belgelerle çalışma süreçlerini kontrol eden çeşitli federal yasaları içermelidir. (EK A (bilgilendirici))

Düzenleyici ve metodolojik belgeler paketinde ayrı bir bölüm ayırmanın uygun olduğunu düşünüyorum - ofis işleri ile ilgili kılavuzlar ve ofis süreçlerini dikkate alan süreli yayınlar. Diğer belgelerin yanı sıra gerekli olabilir Yönetimin dokümantasyon desteği için otomasyon sistemlerinin etkileşimi için standart 2 .

Dubrovin S.'ye göre, devam eden faaliyetlere profesyonel bir bakış, hedefe ulaşmak için yöntem ve araçların geliştirilmesi, yazılım gereksinimlerinin geliştirilmesi gereklidir.

Bu yoldaki ilk adım, vakaların isimlendirilmesidir. Peki, eğer öyleyse, değilse, yapılmalıdır. Vakaların isimlendirilmesiyle çalışmak için mevcut öneriler geneldir, ancak modern bir sekreterin veya ofisin çalışması gereken her türlü belgeyi dikkate almazlar. Bunlar arasında filmler, fotoğraf belgeleri, ses kayıtları, raster ve vektör görüntüler yer alır. Veritabanlarından rapor olarak alınan belgeler tarafından özel bir bölüm işgal edilir. Tüm bu çeşitlilik iş akışı açısından değerlendirilmelidir. İş yerinizi düzenlemenin en kolay yolu, bilgisayarınızda vaka isimlendirmesine karşılık gelen ve başlıkta karşılık gelen numaralandırma ile bir klasör listesi oluşturmaktır. Bu durumda, yenileri eklendiğinde klasörlerin sırası değişmeyecek ve işletim sistemi onları her zaman artan düzende sıralamanıza izin verecektir. Ancak aynı zamanda, davaların isimlendirilmesinde geleneksel olarak yer almayan farklı türdeki belgeleri hesaba katmak için bir fırsat yaratmak gerekir 1 .

^ İkinci aşama- Kuruluşun neyi ve nasıl otomatikleştirmeyi planladığı, otomatik bir sistemin devreye alınmasından sonra nelerin değişmesi gerektiği, bu sistemin nasıl çalışması gerektiğine dair ayrıntılı bir açıklama içeren görev tanımlarının hazırlanması.

Otomasyonu başlatırken, sistem için ayrıntılı gereksinimlerin veya başka bir deyişle otomasyon için görev tanımlarının formüle edilmesi gerekir. Bu görev tanımını (TOR) dikkate alarak, işbirliği içinde ben Kuruluşun T-servisi, ofis işlerinde kullanılmak üzere bir program seçecek ve yapılandıracaktır. Birçok açıdan, modern teknolojilerin tanıtılmasının başarısı ve çalışanların bilgisayar ofis işleri için kurulu yazılım paketi ile rahatlığı, büyük ölçüde böyle bir gereksinim listesinin ne kadar ayrıntılı formüle edildiğine bağlıdır. 2 .

Teknik şartnamelerin hazırlanması için, GOST'ler gibi: GOST 19.201-78 Birleşik program dokümantasyonu sistemi. Teknik görev. İçerik ve tasarım gereksinimleri , GOST 34.602-89 Bilgi teknolojisi. Otomatik sistemler için standartlar seti. Otomatik bir sistemin oluşturulması için referans şartları bir . Bugüne kadar, Avrupa spesifikasyonu MoReq-2 Rusya'da kullanılabilir. Belge, okul öncesi eğitim kurumları için tam teşekküllü otomasyon sistemlerinin inşası için teknik gereksinimlerin oluşumu hakkında ayrıntılı öneriler sunmaktadır. 2

Bu nedenle, okul öncesi eğitim kurumunun çalışanlarının etkin çalışması için oldukça eksiksiz bir düzenleyici ve metodolojik belge paketi hakkında söyleyebiliriz.

^ İkinci aşama mevcut ofis çalışmasının bir çalışmasıdır. Büro çalışmasının durumunun objektif bir değerlendirmesini yapabilmek için incelenmesi gerekmektedir. Okul öncesi eğitim sisteminin incelenmesi iki ana bölümden oluşur:

1. 
   Belgelerin bileşimi ve hareketinin incelenmesi. Bu bölüm, belgelerin nicel ve nitel bileşiminin, hareketlerinin yollarının bir tanımını verir.
2. 
   Ana iş süreçlerinin incelenmesi.

Belgelerin bileşimi ve hareketinin incelenmesi

Belgelerin nicel kompozisyonunun özelliklerini incelemek için 01/01/2009 - 11/31/2009 arası dönem alınmıştır. İşler Departmanında (UD) kayıtlı tüm belge gruplarının toplam sayısı 11795 idi.

Tomsk Bölgesi İdaresi'ndeki tüm belge seti 3 gruptur.

1. 
   Gelen (gelen) - toplam 4897 1 ;
2. 
   Giden (gönderilen) - toplam 2596 2 ;
3. 
   Dahili belgeler - 4302 3 .

Ana katman, gelen ve giden belgelerden oluşur.

Grafiği analiz etme (EK B (bilgilendirici)), şunları söyleyebiliriz: yılın başında nispeten az sayıda belge, çok sayıda hafta sonu ve tatil ile ilişkilidir. Bahar döneminde iç belgelerin kütlesindeki artış, görünüşe göre arazi sorunlarına ilişkin çok sayıda kararın onaylanmasıyla ilişkilidir. Tüm inşaat ve arazi çalışmaları bu dönemde gerçekleştiğinden, böyle bir eğilimi belirleyen hava koşulları olduğu varsayılabilir. Yaz aylarındaki genel düşüş, TC Başkanının tatili de dahil olmak üzere tatil dönemi ile ilişkilidir. Yıl sonunda gelen belgelerdeki azalma, mükerrer belgelerin kayıt kurallarındaki değişikliklerden kaynaklanmaktadır. Eylül ayına kadar, gelen tüm mükerrer belgeler mükerrer olarak kaydedildi ve program onlara ek bir numara verdi. Örneğin, zaten 01-01-2365, ek olarak 01-01-2365/1, 01-01-2365/2 vb. varsa. Ayrıca, sadece ilk gelen belge kaydedilir, orijinal belgenin gelmesi durumunda (posta ile mavi damga ile, kendi elinizle getirerek), Başkanın kararı ile belgeye kayıt olmadan uygulanır.

Faks ve e-posta ile gönderilen mektupların yeniden kayıt altına alınmadığını, teslim tutanaklarının tutulduğunu unutmayın.

En eksiksiz açıklama için yazışmalarla ilgili bir tablo ve grafik sağlanmalıdır. (EK B (bilgilendirici)).

Diyagram, ticari konularda gelen ve giden resmi yazışmaların miktarlarını göstermektedir. Açıklamadaki sayılar tablodaki verilere karşılık gelir (n/a No.).

Pasta grafiği, yazışmalarda en sık hangi soruların bulunduğunu gösterir. En büyük bölüm, kuruluşlarla (ATC, savcılık, mahkemeler, adalet) kolluk faaliyetleriyle ilgili yazışmalarla doludur. Bunun nedeni savcılıktan gelen sık talepler, davalara katılım vb. Arazi kaynakları ve arazi yönetimi konularında yazışmalar - gelen ve giden belgelerin toplam sayısının% 11'i. Üçüncü en önemli yer, bilgi için gönderilen devlet makamlarının belgelerine (kanunlar, kararnameler, kararlar, kararlar, protokoller) ayrılan pay tarafından işgal edilmektedir. İdarenin çalışmaları da mali faaliyetlere dayanmaktadır ve bu da %7'lik kısmını doğrulamaktadır.

Belge türlerine göre diyagram (EK D (referans)), İşler Departmanında "Kod" sisteminde (giden, gelen, dahili) kayıtlı tüm belgelerin adlarını gösterir. Toplam kütleden mektup, karar ve emir gibi belge türleri öne çıkıyor. Bu gruplar, organizasyonun faaliyetleri tarafından belirlenir.

Vatandaşların itirazları, Kodeks otomatik sisteminin ayrı bir modülüne kaydedilir (sadece gelen mektuplar). Vatandaşların itirazlarına ilişkin giden yazışmalar, giden mektuplar dergisinde geleneksel şekilde kaydedilir. Tablo ve grafiği oluşturmak için iki kaynak kullanıldı (EK E (referans için))

Vatandaşlardan gelen başvuru sayısı çok fazla değil, ancak bunlara özel önem veriliyor. Hepsi İdare Başkanının kontrolü altındadır. Tomsk Bölgesi İdaresi'nden hem sözlü hem de yazılı çok sayıda itiraz gönderilir.

Takvim ve tabloya (EK E (referans)) göre 2008 ve 2009 için belge hacminin karşılaştırmalı bir analizinde, 2009 yılında bir öncekine göre gelen, dahili ve vatandaş başvurularında hafif bir artış görebiliriz. yıl. Giden belge sayısı biraz azalmıştır. Çubuk grafik sayesinde TC İdaresi'nde her yıl belge hacminin arttığı varsayılabilir.

^ Belgelerin hareket yolları.

Belge grupları için rota şeması (EK G (referans)), tekrarlanan belge geçişlerini tanımlamanıza ve ortadan kaldırmanıza olanak tanır. Bu zaman ve işgücü kaynaklarından tasarruf sağlar.

Gelen tüm belgeler (resmi yazışmalar, vatandaşların itirazları, e-postalar, faks mesajları vb.) kesinlikle DOE İşler Dairesi Başkanlığı'ndan geçer. Belgeler posta yoluyla, kurye veya ziyaretçi ile teslim edilebilir, faks, e-posta ile alınabilir. Belgelerin alınmasından sonra, her şeyden önce, teslimatlarının doğruluğu kontrol edilir. Yanlışlıkla alınan yazışmalar gönderene iade edilir veya muhatabına iletilir. Zarflar açıldıktan sonra ekin doğruluğu ve bütünlüğü kontrol edilir, yani. belgenin tüm sayfalarının ve tüm uygulamaların varlığı. Faks için ayrıca alınan toplam sayfa sayısını, bunların faksın ilk sayfasında belirtilen sayıya karşılık gelip gelmediğini ve okunaklı olup olmadığını kontrol eder. Bir faks mesajı eksikse veya tek tek sayfaların kalitesi düşükse, gönderen bilgilendirilir.

Belgelerin posta yoluyla alınması durumunda, "kişisel" ibaresi olanlar hariç tüm zarflar açılır. Özel vatandaşlardan gelen mektuplar hariç, zarflar açıldıktan sonra imha edilir, çünkü iade adresi sadece zarf üzerinde belirtilebilir. Zarflar ayrıca, zaten son teslim tarihi geçmiş olan belgelerden de kaydedilir. Bu durumda, zarfın üzerindeki damga, belgenin alındığı günün kanıtı olarak kullanılabilir. Örgütlerle (ATC, savcılık, mahkemeler, adalet) kolluk faaliyetlerine ilişkin zarflar da kaydedilir.

Kayıtsız belgeler için sıralama yapılır - reklam ve bilgi mektupları, davetiyeler ve diğerleri, vatandaşların temyizleri - bunlar İdari Departmanın başka bir çalışanı (kıdemli uzman) tarafından Codex sisteminin ayrı bir modülüne kaydedilir, bu nedenle ayrı bir iş istasyonu (AWP). Kayıtlı olmayan harfler de daha sonra iletilmek üzere sanatçılar tarafından sıralanır (hücrelere veya klasörlere eklenir).

Mektuplar sadece Başkan ve yardımcıları adına kaydedilir.

Kayda tabi mektuplar açılır. Kayıttan sorumlu çalışan içeriği öğrenir ve acil olanlara ayırır (cevap süresi 3 güne kadardır). Ayrıca, öncelikle acil evraklar kayıt altına alınır ve bunlara rota belirlenir, ardından diğerleri. Rota birkaç yönde belirlenir: kayıtsız mektuplar doğrudan uygulayıcılara aktarılır (örneğin, mektup kendilerine gönderilmişse bölüm başkanlarına), kayıtlı olanlar gözden geçirilmek üzere İşler Dairesi başkanına aktarılır ve doğrulama. Bu, İdare Başkanının işini kolaylaştırır. Konu Yönetim Dairesi başkanının yetkisi dahilindeyse, belge kontrol altına alınacak bir kararla zaten iade edilir. Diğerleri değerlendirilmek üzere Başkana sunulur. Belgeler, icracıların bir göstergesi ile kontrol altına alınmasına yönelik bir kararla kafadan iade edilir. Ayrıca belge, daha sonra siparişin gözden geçirilmesi ve/veya yürütülmesi için kullanıcıya aktarılır. Giden belgeler için mekanizmanın başladığı yer burasıdır. Yürütmenin tamamlanmasının ardından, belge kontrol edilir, gerekirse, gözden geçirilmek ve elle kontrolden çıkarılması için Başkana verilir. Cevap, İdarenin antetli kağıdına değil de herhangi bir Dairenin antetli kağıdına yazılmışsa, ilgili daire başkanının imzası yeterlidir (istisnalar, Başkan tarafından şahsen kontrol için konulan belgelerdir - zorunlu olarak Daire Başkanı tarafından imzalanması gerekir). Baş ve İdarenin antetli kağıdına hazırlanmalıdır). Hazır imzalanmış belgeler, kayıt ve gönderim için UD'ye iade edilir. Olaylar zincirindeki evrakların son aşaması, dosyaya yazıp saklama yerlerine yerleştirmektir. Ayrıca, belge daha sonra kullanılabilir, ardından arşive aktarılabilir veya imha edilebilir.

Dahili belgelerin geçişi aşağıdaki rotaya sahiptir. Hazırlandıktan sonra belge onay için geçer, daha sonra yönetici onunla tanışır, imzalar ve kayıt için sunar. Ayrıca, belge sanatçılara gönderilir ve kontrol altına alınır. Yürütüldükten sonra dosyaya yazılır, gelecekte kullanılır, arşive aktarılır veya imha edilir.

Bölge Başkanına (İdare Başkanı) ve ayrıca İdarenin belirli bir kişi veya organı belirtilmeden gönderilen belgeler, İdare Başkan Yardımcısı - İşler Müdürü tarafından ön değerlendirmeye alınır. Yönetim Departmanı başkanı aracılığıyla ek belgelerin geçişinin haklı olduğunu söyleyebiliriz. Belgelerin ön incelemesi, İlçe Başkanı (İdare Başkanı) tarafından zorunlu değerlendirilmesi gerekenlere ve gerekmeyenlere ve İdare Başkan Yardımcılarına doğrudan gönderilenlere dağıtılması için belgelerin ön incelemesi yapılır. İdare organlarına gönderilir.

^ Ana iş operasyonlarının incelenmesi

Okul öncesi eğitim kurumu hizmetinin uzmanları, ofis çalışma talimatları, yönetmelikler, Vatandaşlara Yönelik Federal Yasa ve iş tanımları ile düzenlenir.

Ana iş aşamaları şunlardır:

1. 
   Kayıt;
2. 
   Yürütme kontrolünün organizasyonu;
3. 
   Operasyonel ve arşivsel depolama;
4. 
   Referans çalışması.

Kayıt

Yönetim Departmanı tarafından alınan tüm belgeler, birinci kategorideki bir uzman tarafından işlenir. Büro çalışması talimatlarındaki listeye göre, belgelerde kayıtlı olmayan belgeler vurgulanmıştır:

Aşağıdaki belgeler kayda tabi değildir:

A) tebrik mektupları, davetiyeler, bildirimler;

B) özetler;

D) fiyat listeleri, bunların kopyaları;

D) malzeme tüketim oranları;

E) muhasebe belgeleri;

G) isimsiz itirazlar;

h) Bilgi için gönderilen istatistiki raporlar, bültenler, koleksiyonlar.

c, d, e, f, h bentlerinde sayılan belgeler, İdarenin ilgili organlarında özel muhasebeye tabidir.

Önemli bir özellik, resmi yazışmaların alındığı gün kaydedilmesi ve vatandaşların 2 Mayıs 2006 tarih ve 59-FZ sayılı Federal Kanun uyarınca alındığı tarihten itibaren 3 gün içinde temyiz başvurusunda bulunmalarıdır. Rusya Federasyonu vatandaşlarının temyizi" 1

Tüm kayıtlar Kodeks sisteminde gerçekleştirilir. Bu sistem birkaç modüle ayrılmıştır. "Ofis Yazışmaları" modülünde şunlar kaydedilir: gelen, giden inisiyatif, gelen belgelere verilen yanıtlar. Kayıt, birinci kategorinin bir uzmanı tarafından gerçekleştirilir.

Vatandaşların İtirazları modülü yalnızca gelen itirazları, vatandaşlardan gelen şikayetleri kaydetmek için kullanılır. Alt sistemde, giden belgeleri kaydetmek için bir bölüm yoktur.

^ Belgelerin yürütülmesi üzerinde kontrol organizasyonu

Belge yürütme kontrolü, belgelerin zamanında yürütülmesini sağlayan bir dizi eylemdir.

Kontrol, ofis çalışması talimatlarına uygun olarak gerçekleştirilir.

Yürütme kontrol grubunun (çalışan kontrolü uygulayan) ana görevleri şunlardır:

1. 
   Yönetimden sabit talimatları olan gelen, giden ve dahili belgelerin ilerlemesini takip etmek ve fiili olarak yürütülmesini düzeltmek;
2. 
   Sürecin ve yürütmenin sonuçlarının izlenmesi sırasında elde edilen bilgilerin özetlenmesi, bu bilgilerin uygun bir resmileştirilmiş biçimde yönetime sunulması;
3. 
   Belge akışlarını hızlandırmak ve performans disiplinini güçlendirmek için tekliflerin geliştirilmesi

Belgelerin yürütülmesinin kontrolü (zamanlama üzerinde) birkaç ardışık aşama içerir:

1. 
   Kontrol için belgelerin beyanı;
2. 
   Belgelerin belirli uygulayıcılara zamanında getirilmesinin kontrol edilmesi;
3. 
   Yürütme ilerlemesinin ön kontrolü ve düzenlenmesi;
4. 
   Belgelerin kontrolden çıkarılması;
5. 
   Belgelerin yürütülmesini izleme sonuçlarının muhasebeleştirilmesi ve özetlenmesi

Entegre bir belge yönetim sisteminin tanıtılması, inovasyon sürecinin yasalarını dikkate almayı ve etkin bir şekilde düzenlemeyi mümkün kılan bir yönetim inovasyonu olarak düşünülebilir.

Yenilik potansiyeline bağlı olarak, iki ana yenilik türü ayırt edilir:

o radikal (temel), temelde yeni fırsatlar açan, insan faaliyet yollarında niteliksel değişiklikler getiren;

o Mevcut çalışma yöntemlerini ve biçimlerini değiştirmek, iyileştirmek.

Yönetim sürecindeki radikal ve değiştirici yenilikler birleştirilmelidir. Uygulamada, yalnızca dış nitelikleri ilgilendiren ve prestij ya da reklam kaygılarıyla dikte edilen sahte yeniliklerle de karşılaşılır.

Modern koşullarda KSD'nin tanıtılması ve elektronik belge yönetiminin kullanılması radikal bir yenilik olarak kabul edilebilir.

Değiştirici türden yenilikler, radikal olanlardan daha sık ortaya çıkar ve değişen koşullara ve görevlere uyum sağlar. Örneğin, yönetsel iş organizasyonunda ve iş akışının kendisinde kısmi iyileştirmeler olumlu sonuçlar verir. Ancak yenilikleri değiştirme olanakları sınırlıdır ve belirli bir aşamada artık organizasyonun ihtiyaçlarını karşılayamazlar. Ve daha sonra, daha büyük ölçekli veya radikal yeniliklerin (bizim durumumuzda, entegre bir okul öncesi otomasyon sistemi) geliştirilmesinde ve uygulanmasında bir gecikme, durgunluğa, yönetim verimliliğinde bir azalmaya yol açabilir.

Bir yönetimsel yenilik olarak okul öncesi eğitim kurumları için entegre bir otomasyon sisteminin "yaşam döngüsü" aşağıdaki aşamaları içerir: yenilik ihtiyacının farkındalığı ve gelişimi; yeni bir teknolojiye geçiş, gelişimi hakkında karar vermek; istikrarlı çalışma ve geliştirme. Bir yenilik, ara bir aşamada durursa tamamlanmış sayılmaz. Herhangi bir yeniliğin "yaşam döngüsünün" sonunda, kısmi veya daha büyük iyileştirmelere duyulan ihtiyaç tekrar ortaya çıkar.

İnovasyon süreci öncelikle yaratıcı problem çözmenin sonucudur. Bu nedenle, inovasyon ihtiyacının farkına varma ve geliştirme aşaması aynı zamanda yönetimsel kararlar hazırlama ve alma sürecidir, sonraki aşamaların sonuçları büyük ölçüde geçerliliğine ve zamanında olmasına bağlıdır. Önerilen yeniliğin uygulanması, özellikle bilgi toplamak ve işlemek, sorun durumunu analiz etmek, seçenekler geliştirmek ve bir çözüm seçmek için hangi yöntemlerin kullanıldığına bağlıdır. Ayrıca, bir çözümün geliştirilmesi ve seçimi sırasında yeniliğin sonuçları ve uygulanmasının özellikleri analiz edilmelidir. İş akışı otomasyonu alanında yönetimsel yenilikleri tanıtmak için özel önlemler uygularken, bilgi yönetiminin ana bileşenleri arasındaki ilişkiyi dikkate alması gerekir.

Bir yeniliğin geliştirme aşaması, belirlenen eksikliklerin giderilmesi ve uygun değişikliklerin yapılması için gerekli olan süreyi kapsar. Bu aşamada büyük önem taşıyan, çalışanların faaliyetleri üzerindeki kontroldür (örneğin, kurumsal belge yönetim sistemindeki çalışma teknolojisi gereksinimlerine uygun olarak). Uygulanan iş akışı teknolojisinin günlük olarak kullanılması ve önceki iş organizasyonuna geri dönme olasılığının ortadan kaldırılması önemlidir (örneğin, el yazısı kayıt günlüklerinin tutulması, belgelerin çoklu kaydı vb.). Bu, çalışanların brifingini veya eğitimini, metodolojik materyallerin (akış şemaları, kullanıcılar ve sistem yöneticileri için kılavuzlar, vb.) hazırlanmasını gerektirir.

İnovasyonu sürdürmeye ve geliştirmeye de dikkat etmek önemlidir. Bazen, bir yeniliğin piyasaya sürülmesinden bir süre sonra, eski çalışma yöntemlerine geri dönme girişimleri olur (ve yenisinin verimsizliği nedeniyle hiç de değil). Bu aşamadaki görev, bunu önlemek, yenilikleri stabilize etmek ve desteklemek ve bir yeniliğin bir başkası tarafından desteklenmesi veya güçlendirilmesi gerekip gerekmediğine karar vermektir.

Bu nedenle, okul öncesi eğitim kurumları için entegre bir otomasyon sisteminin uygulanması ve geliştirilmesi aşamalarında, yeni ve eski teknolojilerin (kuruluşun henüz sisteme bağlı olmayan bölümlerinde) eşzamanlı olarak bir arada bulunduğu bir dönem olabilir. "Kim kazanacak?" - bu aşamanın sonucu, gerekli düzenleyici ve metodolojik çerçevenin oluşturulması da dahil olmak üzere bir dizi örgütsel sorunun çözümüne bağlıdır. Bu koşullar altında personel dağılımı değişiklikleri, sistem bakım hizmetinin düzenlenmesi ve yönetimi sorunları çözülmektedir. Kullanıcıların bağlanması ve sistemi kullanma hakkının verilmesi prosedürü belirlenir ve bilgi güvenliği sorunları çözülür.

İnovasyon sürecinin her aşamasında, katılımcılarının çemberi genişlemektedir. Bu nedenle, örneğin, büyük bir organizasyonda, bir okul öncesi eğitim kurumu için entegre bir otomasyon sisteminin tanıtılması, sisteme, önce ofisten sonra diğer yapısal bölümlerle, karşılık gelen bir sistemle aşamalı bir bağlantı niteliğinde olabilir. kullanıcı sayısında artış. Tüm organizasyonun belge akışını kapsayan otomatik bir sistemden maksimum etkinin, ancak tüm planlanan birimler birbirine bağlı olduğunda elde edildiği açıktır.

Aynı zamanda, inovasyon sürecindeki katılımcıların hem yönetsel inovasyonu (bizim durumumuzda bir kurumsal iş akışı otomasyon sistemi) desteklemek için inisiyatif alabileceklerini hem de başarısına karşı çıkabileceklerini akılda tutmak önemlidir. Sistemin kullanıcıları olarak çalışanlara (nitelikleri dahil) yeni gereksinimler getiren ve çalışmalarını genel bir bakış açısıyla değerlendirmelerine olanak tanıyan kurumsal bir iş akışı teknolojisinin tanıtılması, inovasyona farklı tepkilere neden olabilecek önemli yenilik ve dönüşümlerden biridir.

Yeni teknolojilerin tanıtılmasıyla ilgili sorunlar, sözde "psikolojik engel" ile sınırlı değildir ve kuruluş çalışanlarının (ekonomik, sosyal) ilgi alanlarını kapsar. Çalışan, tanıtılan yeniliğin bazı ihtiyaçlarını karşılamasını azaltacağını veya hatta imkansız hale getireceğini varsayarsa, o zaman yeniliğe karşı çıkacaktır. Bazen bireysel çalışanlar, başkaları üzerindeki etkilerini artırmak için kasıtlı olarak bir yeniliğe karşı çıkabilir.

Dolayısıyla hem kolektif hem de bireysel çıkarların etkisini hesaba katma ihtiyacı.

Bu açıdan bakıldığında, çalışanların KSD'nin uygulanmasından elde ettikleri faydaların ve yeniliği kabul etmemenin dezavantajlarının eski çalışma biçimini sürdürmenin faydalarından daha fazla olduğunu anlamaları önemlidir.

KSD'yi uygularken, kurum kültürü ile ilgili yönler de ortaya çıkar. Örneğin, kuruluş üyeleri uzun süredir mevcut iş düzenini sürdürmeye odaklanmışsa ve yeniliklere duyarlılık ve çalışanların becerilerini geliştirme arzusu, şirket kültürünün ve öncelikler sisteminin bir özelliği değildi. yönetim, o zaman yenilikleri tanıtırken yönetim sorunları ortaya çıkabilir.

Okul öncesi eğitim kurumları için entegre bir otomasyon sisteminin uygulanmasının önündeki engellerin bir dizi olası nedeninin açıklaması, çeşitli tutarsızlıkları içeren M. Sutton'ın iyi bilinen çalışmasında verilmiştir: tutarsızlık, kararsızlık, güvensizlik, hazırlıksızlık, önyargı, düzensizlik, belirsizlik, işlevleri yerine getirememe vb.

Okul öncesi eğitim kurumları için entegre bir otomasyon sistemi sunarken, tanıtılan yeniliklere karşı tutumun büyük ölçüde aşağıdaki özelliklerine bağlı olduğunu dikkate almak önemlidir:

Ö göreceli avantaj(önerilen inovasyonun sosyo-ekonomik açıdan mevcut çalışma prosedüründen ne kadar daha karlı olduğu, organizasyonun hedeflerine ulaşmasına ne kadar katkıda bulunduğu);

Ö uyumluluk(bu yenilik, çalışanların görüş ve deneyimleriyle uyumlu olduğu sürece - kabul edilmesinin daha zor mu yoksa daha kolay mı olacağına bağlıdır);

Ö zorluklar(önerilen yeniliği anlamanın, işte kullanmanın ve uyarlamanın ne kadar zor olduğu);

Ö fazlama(aşamalı veya deneysel doğrulama ile uygulanabilecek yenilikler daha iyi karşılanacaktır).

Başarısı büyük ölçüde bilgi desteğinin organizasyonuna, yeniliklerin uygulanması konusunda çalışanlar arasında resmi ve gayri resmi iletişime bağlıdır. Sistemi uygularken, çalışanlara yeni teknolojinin faydaları hakkında bilgi vermek (kuruluş, departman, bireysel çalışan için), eğitim sistemi üzerinde düşünmek ve uygulama aşamalarını özetlemek önemlidir.

Özellikle aynı anda olağan çalışma biçiminde çok sayıda değişiklik varsa, çalışanların yeni teknolojiye hızla adapte olmaları psikolojik olarak zor olabilir. Bu nedenle, uygulanan sistem ne kadar yeniyse, personelin uygulama sürecine katılımını, sistemin yeni yeteneklerini açıklamak ve bazı çalışanlar için psikolojik engeli aşmak için o kadar dikkatli davranmak gerekir. İşçileri tanımak için gereken süreyi ve ardından yeni iş teknolojisine hakim olma süresini planlamak gerekir. Girişteki acele, kuruluş çalışanlarının çok sayıda değişikliğe hemen uyum sağlayamamasıyla ilgili zorluklara yol açmaktadır. Bu süreci aşırı derecede geciktirmek, inovasyonun etkisini önemli ölçüde azaltabilir ve hatta içinde hayal kırıklığına neden olabilir. Bu koşullar göz önüne alındığında, okul öncesi eğitim kurumları için entegre bir otomasyon sistemi sunarken, bölümleri kuruluş başkanına bağlamak için bir program geliştirmek ve onaylamak önemlidir.

Organizasyonun bir bütün olarak işleyişini sağlamak için tasarlanmış bir iş akışı otomasyon sisteminin uygulanmasının başarısı, çalışmanın derinliğine ve organizasyonel sorunları uygun yönetim seviyelerinde çözme zamanına bağlıdır. Sistemin kuruluş yönetimi tarafından uygulanmasına destek (“birinci kişi ilkesi”) temel bir rol oynamaktadır. Böyle bir desteğin yokluğunda, sistemin tüm bölümlerde uygulanması olası değildir. Sistem uygulama sürecinin operasyonel düzenlemesi için, kalıcı bir organ (örneğin, uygulamanın çeşitli yönlerinden sorumlu departman temsilcilerinden oluşan bir komisyon veya çalışma grubu - organizasyonel, teknolojik, yazılım ve donanım, personel, personel, yanı sıra bilgi koruması). DOW hizmetinin görevleri arasında önemli teknolojik sorunları çözmek, sistemin kullanıcıları olarak bölümlerin çıkarlarını koordine etmek, gerekli düzenleyici ve metodolojik belgeleri hazırlamak, bir belge sınıflandırması geliştirmek ve sistem dizinlerini korumak yer alır.

Okul öncesi eğitim kurumları için entegre bir otomasyon sistemi tanıtılırken ve sistemin kullanıcı sayısı artırılırken, yeni bölümler birbirine bağlanırken aşağıdaki yaklaşımlar faydalı olabilir:

o Diğer çalışanlar tarafından teknolojinin geliştirilmesinde örnek, deneyim ve becerilerini kullanarak, psikolojik olarak en hazırlıklı ve nitelikli çalışanlarla başlayın;

o Yeni teknolojiyi öncelikle acil ihtiyacın ve uygulamanın etkisinin en belirgin olduğu departmanlarda tanıtın.

Modern koşullarda, büyük bir kuruluş için çok işlevli bir otomatik sistemin hemen uygulanmasının pek mümkün olmadığını belirtmek önemlidir. Aşama aşama geliştirme seçeneği daha kabul edilebilir görünüyor. Aksi takdirde sistemin geliştirilmesi ve uygulanması uzun bir süre gecikebilir ve hatta başlangıçtaki gereksinimler geçersiz hale gelebilir.

Bu aşamalardan herhangi birinde, belge yönetim teknolojisini (hem geleneksel hem de otomatik) geliştirmek için çalışmalar yapılabilir, yani. değiştiren yenilikleri uygular.

Hem geleneksel (kağıt) hem de otomatik belge yönetimi, aşağıdakileri dikkate alarak optimizasyon sorunlarına sürekli dikkat gerektirir:

o yönetimin organizasyon yapısında devam eden değişiklikler, geleneksel ve otomatik teknolojileri birleştirme ihtiyacı;

o organizasyonel ve metodolojik rehberlik sağlamak ve yerleşik çalışma prosedürlerine uyumu izlemek;

o yeni yazılım ve donanım yeteneklerini dikkate alarak sistemin geliştirilmesi ve bireysel işlevlerinin iyileştirilmesi.

Bu nedenle, uygun bir bilgisayar sisteminin getirilmesinden sonra bile bilgi yönetiminin sorunları bitmemiştir.