Základy synchronizácie: čo možno a čo nemožno synchronizovať. Ako synchronizovať Outlook a kalendár Google

Synchronizácia kalendára Outlook a Gmail

Nedávno sa ma niekto spýtal: Budem môcť integrovať kontakty a kalendáre z Gmailu do Outlooku 2016/2013/2019?

Moja odpoveď bola: Samozrejme môžete!

synchronizovať outlook s google kalendárom

Ale prvé veci. Začnime tým, čo Google gmail je cloudová služba poskytovaná spoločnosťou Google ktorá nie je prepojená s korporáciou Microsoft. Preto vyvstáva logická otázka: mali by sme očakávať, že služba Google Apps Sync bude mať funkciu synchronizácie s aplikáciou Microsoft Outlook? Aj keď takáto funkcia existuje, produkty Google majú stále obmedzenia v spolupráci s programom Outlook.

Treba tiež poznamenať, že Google umožňuje iba používateľom Google Apps použite aplikáciu ActiveSync synchronizáciou a nie bežnými používateľmi účtu Gmail.

Poviem však, že je veľmi jednoduché synchronizovať kontakty a kalendáre Gmailu s aplikáciou Outlook. Nemali by ste na to ani myslieť. Google aj Microsoft na tom však zarábajú. Z čoho vyplýva nasledovné: Budú takéto služby poskytovať zadarmo?

synchronizácia outlook a google kalendár eco

Pretože vám o tom poviem EVO Collaborator pre Outlook , ktorý bol spomenutý. ECO je doplnok Outlooku s otvoreným protokolom CarDAV a CalDAV. Hneď by som chcel poznamenať, že veľkosť tohto doplnku je iba 3 megabajty. A je úžasné, ako spolupráca Outlooku 2016 s doplnkom ECO búra bariéry medzi MS a Google pri synchronizácii kontaktov a kalendárov pomocou protokolov CalDAV a CardDAV alebo podobných.

Najprv však zistíme, čo to je Protokoly CardDAV a CalDAV

CardDAV a CalDAV- štandardné otvorené protokoly API z RFC IETF na synchronizáciu kontaktov a kalendárov. Google vo svojich produktoch, vrátane kontaktov a kalendárov, vo veľkej miere používa API, takže používatelia môžu využívať všetky funkcie.

A teraz prejdime k tomu, ako synchronizovať Gmail a ďalšie kontakty a kalendáre s e-mailovým klientom Outlook bez veľkého úsilia.

1. Ak chcete začať, stiahnite si ECO plugin z oficiálnej stránky EVO. Upozorňujeme, že pri inštalácii pluginu sa musíte prihlásiť ako správca.

2. Po nainštalovaní doplnku otvorte Microsoft Outlook 2019/2016/2013. Na paneli hlavnej ponuky umiestnenom v hornej časti okna programu Outlook 2013 kliknite na zobrazenú kartu EVO. Potom kliknite na „Nastavenia profilu“

3. V zobrazenom okne kliknite na „Gmail – nie je nakonfigurovaný“.

4. Vpravo do riadku „Celé meno e-mailovej adresy“ zadajte svoju adresu Gmail a kliknite na „Test“. Zobrazí sa okno overenia Google s výzvou na zadanie hesla. Po zadaní hesla kliknite na súhlas s podmienkami zmluvy a zatvorte okno.

5. Kliknite na "Prijať" a "Zavrieť"

Po dokončení budú všetky pridané alebo aktualizované kontakty, kalendáre a úlohy v priečinku Gmail obojsmerne synchronizované s MS Outlook. Napríklad pridané kontakty v telefóne s Androidom budú synchronizované s Outlookom 2019. To isté platí pre kalendáre.

Okrem toho, keďže CardDAV a CalDAV sú bežné štandardy, môžete to urobiť pomocou iCloud, Yahoo! účet, OwnCloud a mnoho ďalších služieb, ktoré tieto protokoly podporujú.

Hoci bol Microsoft Outlook vydaný pred viac ako 20 rokmi, stále je obľúbeným nástrojom na poštu, poznámky, kontakty a kalendár pre tisíce používateľov na celom svete. Outlook sa stal tak populárnym práve kvôli možnosti ukladať všetky dáta na jedno miesto. Či už chcete napísať e-mail svojmu kolegovi alebo plánujete obchodné stretnutie, všetko sa dá urobiť niekoľkými kliknutiami myšou.

No každý rok sa dôraz v oblasti obchodnej korešpondencie a plánovania presúva v prospech smartfónov a tabletov. Čoraz viac vecí, ktoré sme predtým robili na počítači, je teraz výsadou mobilných zariadení. Zvláštne na tomto trende je, že výrobcovia každý rok venujú menej a menej pozornosti otázkam výmeny údajov s programami tretích strán, čím sú tisíce ľudí odsúdené na vyčerpávajúce hľadanie fungujúceho riešenia na synchronizáciu s Outlookom.

Do pozadia ustupujú aj problémy s bezpečnosťou údajov. väčšina pracovných metód synchronizácie je založená na ukladaní vašich údajov v cloude. Cloudové služby sú medzi bežnými používateľmi veľmi bežné, no pre majiteľov firiem a len ľudí, ktorým záleží na bezpečnosti svojich dát, nemusia byť takéto riešenia vhodné z dôvodu straty kontroly nad dôležitými a niekedy aj prísne dôvernými informáciami.

Synchronizácia Outlooku a Androidu - ako to urobiť bez cloudu?

Synchronizácia údajov medzi Outlookom a zariadeniami Android je celkom možná prostredníctvom Smart Switch. Program dokáže prenášať dáta z Outlooku do predinštalovaných aplikácií Android zariadení. Najväčšími problémami Smart Switch sú však periodické zamrznutia a časté duplikovanie dát počas prenosu. Ak patríte medzi tých nešťastných, ktorí strávia niekoľko hodín odstraňovaním duplikátov z adresára, najlepším riešením je použiť špecializovaný softvér.

Ďalej vám povieme, ako synchronizovať Android s aplikáciou Outlook pomocou programu s názvom Akruto. Tento softvér bol vytvorený výhradne na prenos údajov z desktopového Outlooku do telefónov. Program navyše neobsahuje žiadnu doplnkovú funkcionalitu, no softvér majstrovsky robí to, na čo bol vytvorený.

Ako synchronizovať Android a Outlook s Akruto

Na synchronizáciu údajov z Outlooku do smartfónu s Androidom budete potrebovať smerovač Wi-Fi. Počítač, na ktorom je nainštalovaný Outlook, a váš smartfón musia byť pripojené k rovnakému smerovaču.

Po nainštalovaní softvéru sa vám zobrazí jednoduché menu, ktoré pozostáva z piatich položiek. Ak chcete začať, vyberte KonfigurovaťAkrutoSync menu vľavo:

Na druhej obrazovke sa zobrazí výzva na výber typu pripojenia na synchronizáciu údajov z programu Outlook. Tu uvidíte dve možnosti: Wi-Fi alebo internet. V prvom aj v druhom prípade nie sú všetky vaše údaje uložené na zahraničných serveroch a počas prenosu sú šifrované. Pri synchronizácii cez internet môžete aktualizovať dáta aj na cestách do zahraničia, pričom možnosť s Wi-Fi routerom vám pomôže zabezpečiť bezproblémovú synchronizáciu v rámci vašej kancelárie.

Zameriame sa na možnosť Wi-Fi synchronizácie a kliknutím prejdeme na ďalší krok Vyberte pod opciou SynchronizovaťcezDomovsiete. Ďalej budete požiadaní, aby ste sa uistili, že zariadenia, ktoré sa majú synchronizovať, sú pripojené k rovnakej sieti a či je v každom povolený rádiový modul.

Pokojne stlačte ďalej a ísť ďalej.

V tejto fáze si musíte vybrať, čo z Outlooku chcete synchronizovať so zariadením Android. Na výber sú 4 typy údajov:

• Kontakty programu Outlook
• Kalendár programu Outlook
• Poznámky programu Outlook
• Úlohy programu Outlook

Môžete vybrať a preniesť všetky údaje, alebo môžete selektívne synchronizovať informácie. Tlačíme Uložiť a prejdite na ďalší krok.

Otvorte prehliadač telefónu a zadajte adresu, ktorú nám program zobrazuje (vo vašom prípade sa bude líšiť od snímky obrazovky):

Nainštalujeme navrhovaný bezpečnostný certifikát (potrebný na šifrovanie údajov) a vrátime sa späť do programu, kde budeme musieť prísť s používateľským menom a heslom na výmenu údajov. Potom si budete musieť v telefóne vytvoriť konto Exchange a zadať prihlasovacie meno a heslo, ktoré ste práve vytvorili.

Toto je posledný krok, po ktorom sa každá zmena v programe Outlook automaticky synchronizuje s telefónom. Funguje to aj opačným smerom: ak do kalendára v telefóne pridáte kontakt, poznámku alebo udalosť, toto všetko sa automaticky zobrazí v Outlooku na vašom počítači.

Nastavenie je celkom jednoduché a zaberie len pár minút. Ak však lepšie vnímate informácie z videa, tu je video vysvetľujúce, ako synchronizovať smartfón so systémom Android s aplikáciou Outlook na príklade Galaxy S7:

Stiahnite si Android to Outlook Sync Tool z Akruto z oficiálnej webovej stránky.

FAQ:

Ako synchronizovať smartphone so systémom Android s kontaktmi programu Outlook?

Ak to chcete urobiť, musíte vybrať kontakty programu Outlook vo fáze, keď vás Akruto požiada o zadanie typu údajov, ktoré sa majú synchronizovať. Synchronizácia kontaktov medzi Androidom a Outlookom prebehne takmer okamžite.

Synchronizácia kalendára Android a Outlook – ako dlho trvá prenos údajov?

Synchronizácia kalendára Android s kalendárom Outlook trvá od troch do 10 minút v závislosti od množstva dát. Ak váš Outlook kalendár neobsahuje stovky záznamov, synchronizácia prebehne takmer okamžite.

Prenášanie úloh z Outlooku do Androidu – čo ak nemám vyhradenú aplikáciu?

Mnoho smartfónov so systémom Android sa dodáva bez predinštalovanej aplikácie úloh a poznámok. Na vyriešenie tohto problému je potrebné nainštalovať aplikáciu s názvom Tasks and Notes for MS Exchange.

Prajem pekný deň!

Na synchronizáciu Windows Phone môžete použiť konto Windows Live, ktoré je prepojené s vaším smartfónom. Identifikátor sa vytvorí pri prvom zapnutí telefónu alebo cez príslušnú položku menu. Proces kopírovania informácií z programu Outlook 2007 do Windows Phone prebieha cez internet. Poštový klient zapisuje údaje na server Microsoft, z ktorého si telefón stiahne potrebné informácie a následne ich zapíše do pamäte.

Synchronizácia Outlooku a Windows Phone nie je možná cez USB kábel.

Výmenný účet

Otvorte Outlook a prejdite na "Nástroje" - "Nastavenia účtu". V sekcii „Názov“, ktorá sa nachádza v strednej časti okna karty E-mail, ktorá sa zobrazí, zobrazte použitý typ účtu. Ak používate Exchange, prejdite v menu telefónu na „Nastavenia“ – „Účty a e-maily“. Kliknite na „Pridať účet“ – Microsoft Outlook a potom zadajte podrobnosti o účte, ktorý používate v počítači, konkrétne e-mailovú adresu a heslo. Po nadviazaní spojenia sa do telefónu pridajú všetky potrebné kontakty a záznamy v kalendári.

Bežný účet

Ak používate iný účet ako Exchange, rovnakým spôsobom pridajte účet v ponuke Účty a e-mail v nastaveniach telefónu. Pomocou počítača si stiahnite doplnok Hotmail Connector dostupný na oficiálnej webovej stránke spoločnosti Microsoft. Nainštalujte stiahnutú aplikáciu podľa pokynov na obrazovke.

Po inštalácii programu otvorte Outlook a prejdite na kartu Outlook Connector - "Pridať nový účet" (Pridať nový účet). Zadajte informácie o účte Windows Live používané používateľom a potom kliknite na tlačidlo OK. Znova reštartujte Outlook a prejdite do sekcie „Kontakty“. Vyberte svoje kontakty uložené v programe Outlook a podržaním ľavého tlačidla myši ich presuňte na riadok s názvom vášho účtu Windows Live. Po dokončení operácie prejdite na svoju časť „Účty a e-maily“. Stlačte a podržte prst na riadku s názvom vášho účtu Windows Live a potom vyberte „Synchronizovať“.

Skopírované údaje sa v telefóne objavia o niekoľko sekúnd.

Android a iOS

Ak chcete synchronizovať Outlook s mobilnými telefónmi so systémom iOS, prejdite do ponuky Nastavenia – Pošta, adresy a kalendáre – Pridať nový – Outlook.com. Zadajte adresu konta, ktoré používate v Outlooku, a potom vyberte nastavenia, ktoré chcete synchronizovať. Kliknite na „Uložiť“ a počkajte, kým sa zmeny použijú.

Ak chcete synchronizovať Android, prejdite do obchodu s aplikáciami Play Market a vyhľadajte Android Sync alebo Google Calendar Sync. Nainštalujte ho kliknutím na tlačidlo „Inštalovať“. Po dokončení inštalácie spustite program a vyberte typ synchronizácie s kontom Outlook. Zadajte údaje používané v e-maile počítača, potom počkajte, kým sa nastavenia aktualizujú a stiahnu potrebné informácie.

Mnoho používateľov, najmä v malých spoločnostiach, sa neustále pýta, ako synchronizovať poštu, kontakty, úlohy medzi niekoľkými používateľmi na rôznych počítačoch. Hneď musím povedať, že bezplatné riešenie nenájdete - budete dlho hľadať, ale správne fungujúce bezplatné riešenie neexistuje a nikdy nebude! To treba raz a navždy pochopiť – spolupráca je nákladná vec, nielen finančne, ale aj administratívne.

Takže, ak ste si ešte neuvedomili, že neexistuje žiadne bezplatné riešenie, potom nemôžete čítať ďalej.

Aké je najlepšie riešenie na synchronizáciu údajov medzi viacerými počítačmi? Je jasné, že požiadavky môžu byť pre rôzne spoločnosti a úlohy rôzne, skúsme si však rozobrať najčastejšie potreby.

Myslím si, že možnosti riešenia problému synchronizácie možno rozdeliť do dvoch typov:

1. Synchronizácia servera

   1. Microsoft Exchange Server
   2. IMAP servery
   3. Čiastočná synchronizácia pomocou POP3

2. Synchronizácia na klientovi Microsoft Outlook

   1. Pluginy

Zvážte všetky možnosti v poradí.

Synchronizácia pomocou servera Microsoft Exchange

Najsprávnejším a zároveň nákladným rozhodnutím bude kúpa Microsoft Exchange Server. Základom tohto servera sú úlohy synchronizácie dát vo vašej spoločnosti. Inými slovami, toto je presne to, čo potrebujete! Spoločnosti, ktoré chcú, aby užívatelia spolupracovali, často hovoria asi takto: „Chceme, aby dáta boli všade rovnaké, ale nie Microsoft Exchange.“ Toto je z kategórie výrazov, ako napríklad: "Musíte byť v Austrálii o 10 hodín, ale nie lietadlom."

Server Microsoft Exchange umožňuje nielen synchronizovať dáta (poštu, kontakty, úlohy, poznámky atď.), ale poskytuje aj dôvernosť, prístupové práva a množstvo ďalších užitočných a potrebných vecí, s ktorými sa určite stretnete. sa nebude môcť rozhodnúť, či odmietnete implementáciu Microsoft Exchange. Ak má vaša spoločnosť do budúcna aspoň nejaké plány a počet používateľov bude rásť, tak to nijako neovplyvní spoluprácu.

Synchronizácia pomocou servera IMAP

Najjednoduchší, ale určite najproblematickejší spôsob synchronizácie pomocou servera IMAP. Všeobecný princíp je tento: každý počítač sa pripája k určitej poštovej schránke pomocou protokolu IMAP. Všetky zmeny vykonané jedným používateľom budú teda viditeľné pre ostatných. Malo by sa však pamätať na to, že spoločnú prácu je možné vykonávať iba na pošte, kontakty, úlohy a iné objekty nebudú synchronizované.

Server IMAP môže byť buď externý (Gmail alebo akýkoľvek iný, vrátane poštového servera vášho ISP), alebo interný (MDaemon alebo akýkoľvek iný poštový server). Ak používate server poskytovateľa, riešenie je veľmi lacné, ale vyžaduje trvalé pripojenie k internetu.

Čiastočná synchronizácia cez POP3

Túto možnosť možno len ťažko nazvať plnohodnotnou synchronizáciou, s najväčšou pravdepodobnosťou ide o banálnu duplikáciu všetkej korešpondencie. Na ľubovoľnom serveri POP môžete nastaviť jednu verejnú schránku a prijímať z nej listy z každého počítača. A vo vlastnostiach účtu začiarknite políčko „Neodstraňovať správy zo servera“. Všetci užívatelia tak budú dostávať spoločnú poštu (možno ich vložiť do samostatného priečinka) a budú môcť presmerovať osobnú poštu do tejto zdieľanej schránky, aby si ju mohli navzájom preposielať.

O bezpečnosti, prístupových právach a iných veciach sa v tejto možnosti samozrejme baviť netreba – tie jednoducho neexistujú a ani nemôžu byť.

Synchronizácia údajov programu Microsoft Outlook pomocou doplnkov

Vďaka premyslenej štruktúre programu Microsoft Outlook a možnosti pripojenia ďalších modulov nájdete na softvérovom trhu riešenia synchronizácie založené na zásuvných moduloch (alebo inak povedané, nazývajú sa doplnky). Doplnky sú zvyčajne nainštalované na všetkých počítačoch s programom Microsoft Outlook. Zvážte najobľúbenejšie synchronizačné doplnky:

Plugin SYNCING.NET

Oficiálna stránka SYNCING.NET

Je nainštalovaný na počítači používateľa a umožňuje vám synchronizovať poštové dáta, kontakty, úlohy, kalendáre atď. Nevyžaduje žiadne servery. Program má 30-dňovú skúšobnú dobu, počas ktorej si môžete overiť, či vyhovuje vašim potrebám.

Obmedzenia používania:

• Nie viac ako 25 počítačov;
• Nie viac ako 1 500 priečinkov na synchronizáciu.

Doplnok ShareO

Oficiálna webová stránka ShareO

Doplnok je nainštalovaný v programe Microsoft Outlook a sleduje zmeny v prvkoch určených priečinkov (vrátane kontaktov, úloh atď.). Zmeny sa posielajú e-mailom všetkým predplatiteľom. Synchronizácia je teda možná nielen v rámci siete, ale aj so vzdialenými počítačmi umiestnenými napr. Na inom kontinente.

Doplnok OutlookSync

Oficiálna stránka OutlookSync

Program dokáže synchronizovať dáta z dvoch vybraných PST súborov. Používateľské súbory PST teda musia byť uložené niekde vo verejnej doméne, aby sa dali ľahko synchronizovať.

Doplnok je vhodný pre tých, ktorí synchronizujú údaje medzi pracovným a domácim počítačom, ale nič viac.

Plugin SynchPst

Oficiálna stránka SyncPst

Plugin dokáže to isté ako predchádzajúci – synchronizuje dva PST súbory.

Na tejto stránke nájdete niekoľko ďalších doplnkov na synchronizáciu údajov programu Microsoft Outlook medzi viacerými počítačmi.

A vždy pamätajte, že používanie servera Microsoft Exchange je najlepšou voľbou!

Raz som písal o. Potom som hovoril len o jednom programe. V skutočnosti existuje veľa takýchto programov a tento článok je o nich.

Tento program má dve verzie: zadarmo a 9,99 $. Podporované Windows a Mac.

Obe verzie sú dostupné v „prenosnej“ verzii. V platenej verzii získate:

• obojsmerná synchronizácia;
• schopnosť synchronizovať iba nadchádzajúce udalosti;
• prispôsobiteľné časové obdobia pre synchronizáciu;
• vylúčenie udalostí zo synchronizácie;
• autorun;
• bez obmedzenia doby synchronizácie.

Obe verzie majú možnosť vybrať si, ktoré kalendáre Google sa majú synchronizovať, podporu pripomienok, opakujúce sa udalosti, automatickú synchronizáciu a ďalšie.

Práve na tomto programe som sa zastavil, aby som vyriešil problém so synchronizáciou Outlooku a Google. Program je dostupný aj v bezplatnej a platenej verzii. Podporovaný je iba Windows a existuje aj „prenosná“ verzia.

• podpora pre všetky verzie programu Outlook;
• synchronizácia všetkých typov kalendárov Google;
• obojsmerná synchronizácia;
• podpora komentárov, pripomienok a iného obsahu udalostí;
• jemné doladenie parametrov synchronizácie.

Calendar Sync+ je jediný bezplatný program v zozname. Program je v beta štádiu vývoja, no už vie synchronizovať viacero kalendárov vrátane pripomienok a ďalšie (v oboch smeroch). Nie je tam toľko „čipov“ ako majú konkurenti, no základná funkcionalita tam je.

Asi najzaujímavejší program zo všetkých. gSyncit dokáže synchronizovať Outlook nielen s Google, ale aj s inými službami:

• Google
• Toodledo
• Todoista
• Evernote
• jednoduché poznámky
• nozbe
• Vreckový informátor online
• CalDav
• CardDav

Cena programu ale nie je malá – 15,99 dolárov. Rovnako ako ostatné programy podporuje obojsmernú synchronizáciu, synchronizáciu pripomienok, komentárov, príloh, účastníkov a mnoho ďalšieho.

Ďalšie možnosti

Používatelia služieb Google Apps alebo Microsoft Exchange môžu používať natívnu synchronizáciu. Tieto metódy sú však dobre opísané v Google a nie sú vhodné pre bežných používateľov.