Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

ГОСТ Р 51141-98 дает нам такое определение:

Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В ГОСТ ИСО 15489-1-2007

Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Сущность, признаки и свойства документа

Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа .

Новый Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Как носитель информации , документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Реквизиты документа

Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит , раскроем его содержание.

В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Формуляр документа

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

Один документ — это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации.

Классификация документов

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

Виды документов по происхождению:

• личного происхождения;
• официальные.

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ — документ, созданный или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.

Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.

Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности .

Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):

• Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
• Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
• Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
• Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
• Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
• Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
• Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
• Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
• Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
• Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
• Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и именно таких документов. Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.

Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Виды документов в зависимости от отношения к аппарату управления:

• входящие (поступившие в организацию);
• исходящие (отправляемые из организации);
• внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).
• Совокупность этих документов образует организации.

Виды документов по числу затронутых вопросов:

• простые;
• сложные.

Простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например, постановления, решения, регламенты, инструкции).

По ограничению доступа документы разделяются на:

• секретные;
• для служебного пользования;
• несекретные (простые).

Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

Виды документов по способу изложения текста:

• индивидуальные;
• трафаретные;
• типовые.

В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы представляют собой традиционный литературный текст.

В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов является анкета или справка. Такие документы, как правило, напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Вариант использования трафаретных текстов — введение их в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).

Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, они составляются на основе образца (например, типовые письма, инструкции, договоры и др.). В документоведении метод типизации используется для создания типовых форм документов и текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Тйповой текст — текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

Постепени подлинности документы делятся на:

• подлинники (оригиналы);
• копии;
• дубликаты.

Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий . Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).

Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».

;

электронные сообщения.

Виды боевых графических документов, составляемых в подразделениях, их назначение, общие правила составления и оформления

Боевыми являются документы, относящиеся к боевой деятельности войск, подготовке и ведению боевых действий (боевого применения), перегруппировкам (перебазированию) войск или их расположению на месте.

Боевые документы могут быть текстовыми, графическими или табличными. Они могут изготавливаться вручную или с помощью технических средств на бумаге, кальке, топографических или специальных картах, микродиапозитивах, микрофильмах, фотоснимках, фотограммах, а также фиксироваться на промежуточных носителях (перфокартах, перфолентах, магнитных дисках, лентах и т. п.)

Рис. 56. Формуляр - образец письменного боевого документа

Для изготовления графических документов по карте должны быть нанесены: на прозрачной основе - не менее трех точек (для последующего совмещения основы с картой), расположенных, как правило, по углам внутренней рамки листа карты или в пересечении координатной (географической) сетки и отмеченных перекрестиями (длина линий 1 х 1 см); на непрозрачной основе - координатная сетка с оцифровкой. Кроме того, подписываются масштаб, номенклатура и год издания карты.

Если документ изготовлен в произвольном масштабе и не имеет координатной сетки, об этом делается оговорка «Вне масштаба» с левой стороны у нижней кромки документа и наносится стрелка «север - юг».

При разработке боевых документов необходимо соблюдать, следующие требования: разрабатывать только документы, необходимые для практического применения при боевом управлении войсками; по содержанию они должны быть лаконичными, ясными, точными, не допускающими двоякого толкования, исключающими общетеоретические, общеизвестные положения; по структуре и форме документы должны быть простыми, наглядными и удобными в работе, по объему - оптимально краткими, но вместе с тем раскрывающими всё действительно необходимое содержание, что достигается применением методов унификации, формализованных бланков, сокращенных терминов и фраз.

Графические документы должны быть наглядными, отображаемая на них обстановка и все элементы решения должны наноситься четко, без излишн ей раскраски и детализации, не забивая топографической основы карт.

Каждый боевой документ должен иметь: гриф секретности и номер экземпляра; служебный заголовок; подпись соответствующего должностного лица с указанием должности, воинского звания, фамилии; отметку с указанием количества изготовленных экземпляров, фамилий исполнителя и маши нистки (чертежника), даты исполнения и номера по журналу учета размножения документов. На приказах и директивах фамилии исполнителей не указываются.

Боевой документ, направляемый в войска или представляемый в вышестоящий штаб, кроме того, должен иметь: категорию срочности;

наименование адресата; отметки о времени (часы, минуты, дата) отправки и получения документа адресатом. На учебном документе делается отметка «По учению». Боевыми графическими документами называют документы, отработанные графически на карте или схеме. По назначению они подразделяются на документы по управлению войсками, отчетно­информационные и справочные.

Основные требования к боевым графическим документам: достоверность, точность, наглядность, своевременность разработки, краткость и ясность.

Наглядность достигается нанесением на документ лишь тех данных, которые требуются поставленной задачей, применением общепринятых топографических и тактических условных знаков, правильным и четким вычерчиванием, а также выбором масштаба топографической основы и размеров условных знаков и подписей.

В зависимости от используемой топографической основы различают карты, схемы и карточки.

Рабочая карта - один из важнейших боевых графических документов, с помощью которого командиры и офицеры штаба выполняют свои обязанности по планированию боевых действий и управлению войсками в ходе боевых действий.

К этой же группе боевых графических документов относятся также карты обстановки и разведывательные карты, которые выполняются на обычных топографических и бланковых картах путем нанесения или впечатывания данных о противнике и местности. Бланковыми картами называют копии обычных топографических карт, издаваемых в том же или увеличенном масштабе, чаще в одну, а иногда в две-три краски бледного тона. Их используют в штабах как бланки для нанесения или впечатывания необходимых данных обстановки.

Рис. 58. Схема ориентиров

Схему обычно ориентируют так же, как и карту (север - вверху, юг - внизу). Если же ориентировка схемы по сравнению с картой изменена, то в свободной части чертежа помещают стрелку север-юг. В этом случае все надписи дают параллельно нижней стороне схемы. Для привязки графического документа к карте на углах схемы делают перекрестия километровых линий с обозначением подписей километров. Наверху подписывают номенклатуру листа карты, по которой составлялась схема, а внизу помещают масштаб.

Карточки - это простейшие чертежи небольших участков местности, выполненные в поле с одной - двух точек стояния без точного соблюдения масштаба. Расстояния на чертеже откладывают на глаз, добиваясь правильного взаимного расположения объектов местности.

Содержание и степень подробности карточек, как и других боевых графических документов, определяются их назначением. На одних карточках детально показывают разведывательные данные о противнике (карточка - донесение), на других - различные топографические элементы местности, например, карточка проходов через завалы, карточка брода и др.). Некоторые из карточек иногда называют схемами, например "схема ориентиров".

Общие правила вычерчивания боевых графических документов.

При нанесении на схему пояснительных надписей и сокращений применяется прямой или наклонный чертежный шрифт.

Тема 2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.11. Учебная база данных с главной кнопочной формой "Training_students" - Скачать

Microsoft Word - текстовый процессор

2.1. Обработка текстовой информации. Текстовые процессоры

2.1.5. Работа с графикой в Word

В документах Word могут быть использованы два типа графических изображений:

• рисунки;
• графические объекты.

Рисунки импортируются из файлов, созданных другими программами (не программой Word), а графические объекты можно создавать самостоятельно с помощью встроенных в Word средств (встроенным редактором графических объектов).

Графические объекты в Word

Графические объекты: это любой нарисованный или вставленный объект, который можно редактировать и форматировать с помощью панели инструментов рисования (встроенным редактором графических объектов). Эти объекты являются частью текстового документа.

Автофигуры являются векторными рисунками. Векторные рисунки создаются из линий, кривых, прямоугольников и других объектов. Векторные рисунки сохраняются в формате приложения, в которых они создавались.

К графическим объектам в Word относятся:

1. Автофигуры.
2. Объекты Надпись.
3. Объекты WordArt.

Рисунки в Word

Рисунки в Word являются изображениями, созданными из другого файла. Рисунки можно вставлять в документы Word, применив следующие методы: копирование, внедрение или связывание.

К рисункам в Word относятся: точечные рисунки, сканированные изображения, фотографии и картинки. Для изменения рисунков служат панель инструментов Настройка изображения и некоторые инструменты панели инструментов Рисование.

Точечные рисунки (растровые рисунки) – это рисунки, образованные набором точек. Точечные рисунки создаются в таких графических редакторах, как Microsoft Paint. К точечным рисункам относятся все сканированные изображения и фотографии. Точечные рисунки часто сохраняются с расширением BMP, PNG, JPG или GIF.

Вставка распространенных графических форматов файлов (формат файла обозначается расширением имени файла) в документ производится напрямую или с использованием специальных графических фильтров.

Типы графических файлов, поддерживаемые Word:

1. Enhanced Metafile (.EMF).
2. Graphics Interchange Format (.GIF).
3. Joint Photographic Experts Group (.JPG).
4. Portable Network Graphics (.PNG).
5. Точечные рисунки Microsoft Windows (BMP, RLE, DIB).
6. Метафайлы Microsoft Windows (.WMF).
7. Tagged Image File Format (.TIF).
8. Encapsulated PostScript (.EPS).

В комплект поставки Word входит коллекция рисунков в составе Clip Gallery. В коллекции клипов содержится набор картинок, относящихся к Microsoft Word. Большинство картинок выполнено в формате метафайла.

Кроме того, в Windows существует технология, позволяющая одним приложениям использовать информацию, создаваемую и редактируемую другим приложением. Называется эта технология OLE – объектное связывание и встраивание.

Для связывания и внедрения используется либо часть объекта, либо весь документ полностью. Вставка различных графических изображений из различных графических редакторов осуществляется командой Вставка / Объект, откроется окно диалога Вставка объекта. Для вставки нового рисунка (объекта) в документ Word используют вкладку Создание, а для вставки существующего рисунка – вкладку Создание из файла.

Импортирование графики в документ Word

Вставка рисунка в документ Word из другой программы (из файла)

Для вставки содержимого графического файла необходимо выполнить:

• щелкнуть место вставки рисунка;
• в меню Вставка выбрать команду Рисунок, а затем - команду Из файла…;
• выбрать рисунок, который следует вставить;
• дважды щелкните рисунок, который следует вставить.

Копирование графики из другой программы:

1. Выделите графический объект в другой программе и выполните команду копирования в буфер обмена одним из способов.
2. Укажите курсором место вставки рисунка в документе WORD.
3. Выполните в WORD команду Правка – Вставить или Правка – Специальная вставка.
4. Выберите из списка "Как:" необходимый формат данных. Можно выбрать любое значение, кроме того, в которое входит слово объект, так как в этом случае произойдет внедрение данных.

Вставка рисунка или картинки из коллекции в документ Word:

1. Укажите место вставки рисунка или картинки.
2. В меню Вставка выберите команду Рисунок или Нажмите кнопку Добавить картинку на панели инструментов Рисование, а затем в Области задач выберите раздел Упорядочить картинки. Появится окно Избранное – Коллекция картинок, в котором необходимо выбрать нужную категорию в Коллекции Microsoft Office.
3. Выделите нужный рисунок, а затем выберите команду Копировать в появившемся меню, после этого нажмите кнопку Вставить на панели инструментов.
4. После завершения работы с коллекцией нажмите кнопку Закрыть в окне Избранное – Коллекция картинок.

Вставка рисунка со сканера в документ Word

Сканирование и вставка рисунка в документ Word

Для выполнения этой процедуры к компьютеру должно быть подключено устройство (сканер или цифровая камера), поддерживающее протокол TWAIN. Кроме того, на компьютере должно быть установлено программное обеспечение, поддерживающее протокол TWAIN.

Настройка изображения в документе Word

Рисунки, созданные из другого файла, включают точечные рисунки, сканированные изображения и фотографии, а также картинки. Для изменения рисунков служат панель инструментов Настройка изображения и некоторые кнопки панели инструментов Рисование.

При выделении рисунка на экран выводится панель инструментов Настройка изображения с инструментами, позволяющими обрезать рисунок, добавить к нему границу или изменить его яркость и контраст и т.д.

Рис. 1.

Создание графических объектов в документе Word

Графический редактор Word, позволяет быстро строить несложные рисунки. Возможности, предоставляемые редактором рисунков, очень похожи на средства, имеющиеся в любом другом графическом редакторе. Для редактирования объектов и изменения их цветов, заливок, границ и других параметров, служит панель инструментов Рисование.

Рис. 2.

Процесс создания рисунков из графических объектов состоит из трех основных действий:

1. Вставка рисованных объекты в документ.
2. Рисование или выполнение определенных действий (например, перемещение рисованных объектов по документу, группировка, порядок и т.д.).
3. Изменение рисованных объектов (например, изменение размеров, угла поворота и т.д.).

Средняя группа кнопок на панели инструментов Рисование предназначена для вставки разнообразных графических объектов:

• автофигуры;
• линии;
• стрелки;
• прямоугольник;
• овал;
• надпись;
• добавить объект WordArt.

Рис. 3.

Существует три основные категории графических объектов, создаваемых средствами Word:

1. Автофигуры – это стандартные графические объекты.
2. Объект WordArt служит для создания фигурного текста.
3. Объект Надпись служит для нестандартной вставки небольших текстов. Кнопка с изображением текста и буквицы А, которая активизирует этот объект, находится на панели Рисование.

После вставки графических объектов в документ осуществляется процесс рисования. Для рисования или работы с графическими объектами предназначена группа кнопок: Рисование и Выбор объектов.

Рис. 4.

В процессе действий (группировать, порядок, перемещение, изменение размеров и угла поворота, привязка, расположение текста в объектах и т.д.) создается рисунок.

Основной принцип работы с графическими объектами тот же, что и при работе с текстом документа: сначала следует выделить объект, а затем выполнить с ним некоторые действия.

Изменение цвета и типа графических объектов.

Группа кнопок на панели инструментов Рисование предназначена для изменения цвета и узора заливки графических объектов, цвета и типа линий, цвета шрифта, а также для придания объекту эффекта тени или объема

Рис. 5.

Форматирование надписей, картинок и рисунков

Диалоговое окно формат. Диалоговое окно формат предполагает наиболее полные возможности для форматирования графических объектов.

Для того чтобы активизировать окно диалога Формат, необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделить объект, щелкнув на нем. Чтобы выделить объект, располагающий позади текста, нужно сначала щелкнуть на кнопке Выбор объектов панели инструментов Рисование.
2. Выбрать из меню Формат команду Автофигура, Надпись, Рисунок, Объект WordArt. Название команды зависит от типа выделенного объекта. Откроется диалоговое окно Формат. Название окна будет соответствовать типу выделенного объекта.

Рис. 6.

На вкладках диалогового окна необходимо выбрать параметры форматирования:

1. Цвета и линии: выбор стиля обтекания и выбор цвета и способа заливки, цвета, типа и толщины линии.
2. Размер: изменение размера, масштаба и угла поворота.
3. Положение: выбор стиля обтекания и выравнивания по горизонтали.
4. Рисунок: только для рисунков – обрезка рисунков, выбор их цвета, яркости и контрастности.
5. Надпись: только для надписи – изменение полей между текстом и рамкой надписи.